Gestión de proyectos II

Caso práctico –Unidad II- Matriz de Comunicaciones.

Presentado por Yamile Díaz Rodríguez

Enunciado

Se ha estudiado la Gestión de las Comunicaciones del proyecto, como una herramienta

fundamental para conseguir el involucramiento de los interesados a través del desarrollo de
estrategias adecuadas de comunicación con los mismos.

Para desarrollar una correcta estrategia de comunicaciones es necesario efectuarse las

siguientes consideraciones:

 ¿Quién necesita información?

 ¿Qué información necesita?
 ¿Cuándo necesita la información?
 ¿Cómo será enviada la información, es decir, en qué formato?
 ¿Quién va a distribuir la información?
 ¿Existe alguna restricción legal o tecnológica a tener en consideración?

Debe quedar muy claro que no todos los interesados deben recibir la misma información, por
tanto, resulta crítico para evitar conflictos dentro del proyecto, analizar muy bien las necesidades
de comunicación de cada interesado y desarrollar las estrategias adecuadas para cumplir sus
expectativas.

El caso práctico de este capítulo consiste en desarrollar una Matriz de Comunicaciones para un
proyecto cualquiera, cada uno de vosotros puede pensar en los proyectos en los que esté o haya
estado involucrado. Como aún queda mucha materia por estudiar en el Máster, no será posible
elaborar una matriz completa y detallada. Sin embargo, con el conocimiento de la gestión de
integración, alcance, cronograma, costo, calidad y comunicación, la matriz debe incluir la
información principal que debería distribuirse a los principales interesados del proyecto
relacionadas con esas áreas.

Respuesta:

Proyecto: Cultivo de hortaliza con la práctica de agricultura vertical, utilizando objetos

reciclables para ayudar al cuidado del medio ambiente y beneficiar a hogares vulnerables de la
comunidad del Palmar en el departamento de Córdoba.

Objetivo: Promover cultivos de agricultura vertical en casa de una forma eco amigables con el
medio ambiente, con la ayuda de reciclado de botellas plásticas en búsqueda del ahorro de
espacio, agua y fertilizante para mejorar la alimentación de las personas vulnerables.

Para este proyecto se tendrá en cuenta los siguientes integrantes:

 Patrocinador del proyecto: Es uno de los principales integrantes del proyecto ya que
promueve el proyecto.
 Gerente del proyecto: El director de proyectos es el responsable de asegurar que el proyecto
consiga sus objetivos.
 Equipo de dirección de proyecto: Está conformado por los coordinadores de cada componente
de proyecto.
 Equipo del proyecto: Personal profesional y técnico que están vinculadas a los componentes
del proyecto.
 Partes Interesadas: Personas u organizaciones que tengan interés sobre el proyecto, trabajen o
no en el.
 MATRIZ DE COMUNICACIÓN

Nivel de Responsable a Metodología o Frecuencia de

Información Contenido Formato Grupo receptor
detalle comunicar Tecnología comunicación

*Documento de negocio del proyecto. *Presentación de *Patrocinador *Reunión.

Alto * Gerente del proyecto. *Acta de reunión Una sola vez
*Plan de gestión de beneficios. Documento Word del proyecto
*Proveedores
Inicio del proyecto
*Presentación de Gerente del *Reunión
Acta de constitución del proyecto Medio *Patrocinador del proyecto. Una sola vez
Documento Word- proyecto *Acta de reunión
*Proveedores

*Programación detallada del proyecto,

donde se debe hacer:
*Patrocinador del proyecto.
*Equipo de dirección de *Envió de
*Plan integral para la dirección de *Presentación de Gerente del
Alto proyecto. documento vía Una sola vez
proyectos: Documentos donde se documentos en PDF proyecto
*Las personas necesarias mail.
describe cómo será ejecutado,
del Equipo del proyecto.
monitoreado y controlado el proyecto
para cultivos de agricultura vertical.

*Patrocinador del proyecto.

Planificación del *Presentación de *Equipo de dirección de *Envió de
*Línea base del proyecto (alcance, Gerente del
proyecto documentos en PDF Alto proyecto. documento vía Una sola vez
cronograma y costo). proyecto
*Las personas necesarias mail.
del Equipo del proyecto.

*Patrocinador del proyecto.

*Equipo de dirección de *Envió de
*Planes secundarios/subsidiarios de *Presentación Gerente del
Medio proyecto. documento vía Semanal
gestión/ Plan de gestión de cambio documentos en Word. proyecto
*Las personas necesarias mail.
del Equipo del proyecto.

Plan de gestión de comunicación del *Presentación de
Medio
proyecto. documentos en PDF
*Presentación de
*Control integrado de cambio Medio
documentos en PDF
Gestión del proyecto
*Presentación de
*Informe de calidad del proyecto Alto
documentos Word
*Presentación de
*Informes de estado y de avance
documentos Word Alto
del proyecto.
*Presentación de
*Datos de desempeño del trabajo. documentos Word y
Alto
*Análisis del desempeño del proyecto Excel –gráficos
*Presentación de
*Informe de desempeño del trabajo.
Monitorear y documentos PDF Alto
*Toma de decisiones
controlar el proyecto
*Presentación
Solicitud de cambio Medio
documentos en Word.
*Patrocinador del proyecto
Gerente del *Equipo de dirección de *Envió de documento
Semanal
proyecto proyecto. vía mail.
* Equipo del proyecto
*Patrocinador del proyecto
Gerente del *Equipo de dirección de *Envió de documento
Semanal
proyecto proyecto. vía mail.
* Equipo del proyecto
*Patrocinador del proyecto. *Plantilla de informe.
*Equipo de dirección de *Envió de documento
Gerente del
proyecto. vía mail. (revisión) Mensual
proyecto
* Las personas necesarias *Reunión(sustentación)
del equipo del proyecto. Acta de reunión
*Patrocinador del proyecto. *Plantilla de informe.
*Equipo de dirección de *Envió de documento
Gerente del
proyecto. vía mail. (revisión) Mensual
proyecto
* Las personas necesarias *Reunión(sustentación)
del equipo del proyecto. Acta de reunión
*Patrocinador del proyecto.
*Equipo de dirección de *Envió de documento
Gerente del
proyecto. vía mail. Semanal
proyecto
* Las personas necesarias
del Equipo del proyecto
*Patrocinador del proyecto. *Plantilla de informe.
*Equipo de dirección de *Envió de documento
Gerente del
proyecto. vía mail. (revisión) Mensual
proyecto
* Las personas necesarias *Reunión(sustentación)
del equipo del proyecto Acta de reunión
*Patrocinador del
proyecto.* Equipo de
*Envió de documento
Gerente del dirección de proyecto.
vía mail. Semanal
proyecto *Las personas necesarias
del equipo del proyecto
 *Patrocinador del proyecto.
*Equipo de dirección de *Envió de documento
Monitorear y Actualización del plan de dirección de *Presentación Gerente del
Medio proyecto. vía mail. Semanal
controlar el proyecto proyecto documentos en Word. proyecto
*Las personas necesarias
del equipo del proyecto.

*Envió de documento
*Patrocinador del proyecto. vía mail. (revisión)
Revisión del plan de dirección de *Presentación Gerente del Una sola
Alto *Equipo de dirección de *Reunión
proyectos documentos en Word. proyecto vez
proyecto. (sustentación).
Acta de reunión

*Envió de documento
*Patrocinador del proyecto. vía mail. (revisión)
*Presentación Gerente del Una sola
Entregables aceptados Alto *Equipo de dirección de *Reunión
documentos en PDF proyecto vez
proyecto. (sustentación).
Cierre de proyecto
Acta de reunión

*Patrocinador del proyecto

Confirmación de
*Equipo de dirección de
*Presentación Gerente del aceptación de Una sola
Reunión de cierre Medio proyecto.
documentos en PDF proyecto entregables vez
* Equipo del proyecto
*Acta de reunión
*interesados del proyecto

*Reunión
*Presentación Gerente del *Patrocinador del proyecto Una sola
Informe final Alto *acta de cierre del
documentos en PDF proyecto vez
proyecto.
Bibliografía

https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_guia de los fundamentos para la

dirección de proyecto.pdf.
https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_gestion de
integración/clase4_pdf1.pdf
https://www.centro-virtual.com/recursos/biblioteca/pdf/dgp_gestion de la
comunicaciones/clase4_pdf1.pdf