Participante: Gisel M Vaderna Martínez

MF0978. Caso Práctico Tema 3 “Tablas, consultas, informes y formularios”

Planteamiento:

En el Centro de Documentación Musical de la Sierra de Carlamós su responsable

está tratando de organizar el conjunto documental archivístico del que disponen
(fundamentalmente Partituras, CDs y Casetes) aprovechando los ordenadores que han
llegado recientemente de la Junta de municipios de la zona. Para ello, se ha propuesto
idear una base de datos en la cual pueda disponer los datos de cada una de las
obras musicales existentes en el centro.

 Es por tanto la "obra musical” el núcleo en torno al cual quiere hacer girar
la base de datos. De cada obra quiere conocer una serie de datos:

 Nombre de la obra (título de la canción, concierto, villancico, etc...)

 Opus (catalogación de algunas de las obras)
 Nombre del Autor (Compositor)
 Fecha de nacimiento del autor
 Fecha de fallecimiento del autor
 Nacionalidad del autor
 Época histórica del autor
 Forma musical
 Tema (tema general sobre el que versa la obra; Amor, Naturaleza, etc...)
 Formato (CD, Casete, Partitura, MP3)
 Intérprete
 Director (en los casos de coros y orquestas)
 Código de caja contenedora

 Le solicitamos, a partir de estas necesidades, que plantee los siguientes

desarrollos:

1. Señale qué tipo de datos contendrá cada uno de los campos propuestos.
 2. Envíe a su tutor/a su esquema o esquemas (puede elaborar más de uno si lo
considera oportuno) con la estructura de tablas, campos de las mismas, (y
relación entre ellas si lo considera oportuno).
3. Genere las relaciones correspondientes entre ellas.
4. Inserte algunos datos (reales o ficticios) que le permitan tener al menos 10
registros. (Al menos dos de los registros identificarán obras compuestas por
Antonio Vivaldi)
5. Una vez haya introducido los datos, realice una ordenación alfabética de los
mismos, a partir del nombre de autor.
6. Filtre la tabla de obras para mostrar las que compuso "Antonio Vivaldi”.
7. Realice una consulta de selección que permita mostrar aquellos registros que
señalen obras compuestas por Vivaldi.
8. Realice una consulta que muestre todas las obras existentes en formato de
partitura.
9. Elabore un Formulario de introducción de datos para nuevos autores.
10. Elabore un Informe con el: Listado de autores, con sus fechas de nacimiento
y fallecimiento.
11. Cree una contraseña de apertura para su base de datos.
12. Indique a su tutor los pasos seguidos para cada una de las operaciones
anteriores y remita el fichero de base de datos "música”.
13. Guarde las tablas y la base de datos, y envíela a su tutor.

Respuesta:

1. Señale qué tipo de datos contendrá cada uno de los campos propuestos.

Los datos en este caso estarán constituidos por todo elemento mínimo que forma
parte de la información, es decir, es la unidad mínima que se maneja como
conocimiento; en este ejercicio los datos estarán formados por todo el ítem de
conocimiento que se nos suministraron al inicio del planteamiento de la actividad. En
este caso al ser un sistema de base de datos relacional, los datos se organizan en
Tablas. Un tipo de datos determina como va a ser el almacenamiento de datos en
un campo de una tabla, y esto va a depender de la función que quieres que cumpla
cada dato en particular.
 Las tablas almacenan información sobre un tema, en este caso he agrupado sobre
la base de las siguientes tablas:

 Autor
 Formato
 Intérprete
 Obra

Los tipos de datos que contendrá cada uno de los campos propuestos son:

1) Texto: Se utilizan para introducir datos que incluyan texto, valores numéricos
que no requieran cálculos matemáticos o combinación de texto y números.
Ejemplos: Nombre de la obra, Nacionalidad del autor, Época histórica del
autor, entre otros.

2) Fecha/Hora: Tipo utilizado para introducir datos de fecha, del año 100 al año
9999. Para que no ocupe mucho espacio en nuestra base de datos, podemos
utilizar en formato (dentro de propiedades del campo) la fecha corta. Y
también seleccionar una máscara de entrada (propiedades del campo).

3) Auto numeración: El valor que contenga este campo se va a ir incrementando

cada vez que se agregue un registro a la tabla que lo contenga, este tipo de
datos es utilizado para llevar una secuencia de los registros ingresados a una
tabla.
2. Envíe a su tutor/a su esquema o esquemas (puede elaborar más de uno si
lo considera oportuno) con la estructura de tablas, campos de las mismas,
(y relación entre ellas si lo considera oportuno).

3. Genere las relaciones correspondientes entre ellas.

AUTOR OBRA INTERPRETE

 Nombre autor  Código de Obra
Intérprete
Nombre obra
Fecha Opus Director
nacimiento Nombre Autor
Forma musical  Código de
Fecha
Tema Interprete
fallecimiento
Formato
Nacionalidad Código Caja
Código
Época Intérprete

 Código de
Interprete

FORMATO
 Código Formato
Formato

4. Inserte algunos datos (reales o ficticios) que le permitan tener al menos

10 registros. (Al menos dos de los registros identificarán obras compuestas
por Antonio Vivaldi) ) Respuesta consta en archivo en Access adjunto.

5. Una vez haya introducido los datos, realice una ordenación alfabética de
los mismos, a partir del nombre de autor. Respuesta consta en archivo en
Access adjunto.
 COMO REALICE LA ORDENACION ALFABETICA:
Access nos permite organizar los registros en las tablas basándonos en un
campo o valor que en este caso que se nos pide es el apellido), por lo que en este
caso para ordenarlos alfabéticamente, para ello podemos hacerlo a través de dos
opciones:

 Ordenar texto
Para ordenar texto, ofrece dos opciones para ordenar el texto. De la A a la Z que
quiere decir que los registros, en este caso a partir del apellido, comienzan a
ordenarse por orden alfabético comenzando por la A. También de la Z a la A, que
organiza los registros comenzando por la Z.

 Agrupar valores de texto

 Hice clic en la flecha desplegable que se encuentra en la parte superior
de la columna.
 Cuando el menú apareció, seleccione la opción Ordenar de la A a Z
 Una vez seleccionada la opción de la A a la Z , los registros aparecen
ordenados basados en la columna que seleccionamos, organizando, ésta
misma, en orden alfabético comenzando por la A, esto a partir del apellido,
tal como se ve en ejercicio adjunto.

6. Filtre la tabla de obras para mostrar las que compuso "Antonio Vivaldi”.

Dentro de las opciones de filtro avanzadas del grupo Ordenar y filtrar, utilice
la opción Filtro por Formulario. Usando esta opción, Access, se abre una hoja de
datos en blanco con los nombres de los campos de tabla en la parte superior de
cada columna. En la ficha Buscar, hice clic en la fila resaltada y seleccione solo el
valor del campo que quería emplear como criterio de filtro que es “"Antonio Vivaldi”,
lo que me arrojo el resultado filtrado que se evidencia en capture siguiente:
 7. Realice una consulta de selección que permita mostrar aquellos registros
que señalen obras compuestas por Vivaldi.

Las consultas de selección son las consultas que extraen o nos muestran datos.
Muestran aquellos datos de una tabla que cumplen los criterios especificados, en
este caso “Vivaldi”, en la tabla Obras. Los pasos a realizar son los siguientes:

 Elegí las tablas obra que deseaba usar como orígenes de datos.
 Especifique los campos de los orígenes de datos que desea incluir, en este
caso: nombre de obra y nombre de autor
 Especifique criterios para limitar los registros que devuelve la consulta, en este
caso en nombre de autor especifique criterio: *Vivaldi” que se traduce en
buscar registros que contengan “Vivaldi” o como “Vivaldi”
 Una vez que cree la consulta de selección, la ejecuté para ver los resultados.
Para ejecutar la consulta de selección, la abrí en la vista Hoja de información.
Guardé la consulta con el nombre “Consulta OBRAS VIVALDI”
8. Realice una consulta que muestre todas las obras existentes en formato
de partitura.
 Realice los mismos pasos y no se observan obras en formato de PARTITURA,
que están codificadas con el número “2” de acuerdo a la relación de tablas
realizadas
9. Elabore un Formulario de introducción de datos para nuevos autores.
Pasos:
 En este caso cree un formulario a partir de la tabla “Autores” , en el panel de
navegación, hice clic en la tabla que contenía los datos del formulario de
autores que necesito y, en la pestaña Crear, hice clic en Formulario.
 Luego aparece creado el formulario y lo abrí en la vista Presentación. Desde
allí pude realizar cambios de diseño, como ajustar el tamaño de los cuadros
de texto para que quepan los datos, entre otros cambios.
 Consta el formulario realizado, en el archivo en Access adjunto enviado, con
el nombre “Formulario NUEVOS AUTORES”

10. Elabore un Informe con el: Listado de autores, con sus fechas de
nacimiento y fallecimiento.
Pasos:
 Seleccione Crear > Asistente para informes.
 Seleccione la tabla “Autores”, hace doble clic en campos referidos a: Nombre
de autor, fecha nacimiento y fecha fallecimiento, por ser los campos
disponibles que quería agregar y seleccione siguiente.
 Hice doble clic en el campo que deseaba usar para la agrupación y a
continuación, seleccione Siguiente.
 Completé el resto de las pantallas del asistente y, a continuación, seleccione
Finalizar.
 Posteriormente cambie el diseño de informe para darle apariencia de lista y
aparece en archivo en Access enviado adjunto guardado con el nombre:
LISTADO AUTORES FECHA NAC Y FECHA FALLECI.

11. Cree una contraseña de apertura para su base de datos.

A continuación expongo los pasos a seguir para poner una contraseña de

acceso a las base de datos Access.

 Abrí Microsoft Access

 Hice clic a Archivo -> Abrir
 Busque la base de datos a la que quería poner la contraseña, en este caso
“CENTRO DOCUM-OBRA MUS”. Antes de darle a abrir, hay que dar al lado del
botón a abrir. Elegir Abrir en modo exclusivo.
 Hice clic a Archivo y seleccioné «Cifrar con contraseña».
 Puse la contraseña deseada, que en este caso es : MUSICA
 Hice clic en aceptar
 Ahora para poder abrir el archivo nos solicitará la contraseña: MUSICA
12. Indique a su tutor los pasos seguidos para cada una de las operaciones
anteriores y remita el fichero de base de datos "música”.
PASOS INDICADOS EN CADA NUMERAL
13. Guarde las tablas y la base de datos, y envíela a su tutor.

ARCHIVO EN ACCESS ENVIADO ADJUNTO.

BIBLIOGRAFIA Y WEBGRAFIA UTILIZADA:

 ACCESS BASICO PILDORAS INFORMATICAS:

https://www.pildorasinformaticas.es/course/curso-access-2010-basico/
 CIBERAULA ACCESS: https://www.ciberaula.com/cursos-access-basico-online/
 CURSO DE ACCESS BASICO: https://www.aulaclic.es/access-2016/
 MANUAL U0348: UTILIZACION DE BBDD RELACIONALES EN EL SISTEMA DE
GESTION Y ALMACENAMIENTO DE DATOS. GESTION INTEGRAL DE RRHH
FORMACION PARA EL EMPLEO. CENTRO AEG.