Microsoft Excel. ¿Qué es y para qué sirve?

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de
préstamos hipotecarios y otros mucho más complejos.

Excel es una hoja de cálculo integrada en Microsoft Office. Esto quiere decir que si ya conoces
otro programa de Office, como Word, Access o PowerPoint… te resultará familiar utilizar Excel,
puesto que muchos iconos y comandos funcionan de forma similar en todos los programas de
Office.

Probablemente no te sirva de mucho saber que Excel es una hoja de cálculo, pero no te
preocupes que para eso estemos aquí.

Una hoja de cálculo es un programa que es capaz de trabajar con números de forma sencilla e
intuitiva. Para ello se utiliza una cuadrícula donde, en cada celda de la cuadrícula, se pueden
introducir números, letras y gráficos.

Por ejemplo, para sumar una serie de números sólo tienes que introducirlos uno debajo de
otro, como harías en un papel, colocarte en la celda donde irá el resultado y decirle a Excel que
quieres hacer la suma de lo que tienes encima (ya veremos más adelante lo sencillo que es
hacerlo).

Pensarás que para una simple suma mejor usamos una calculadora que andar abriendo Excel e
introducir los datos y fórmulas pero piensa qué ocurre si te equivocas al introducir un número
en una suma de 50 números, tienes que volver a introducirlos todos mientras que en Excel no
importa si te equivocas al introducir un dato, simplemente corriges el dato y automáticamente
Excel vuelve a calcularlo todo.

Esto es importante cuando los cálculos son un poco más complicados, imagina que estás
calculando a mano los gastos generados en casa o en tu empresa durante un año entero, algo
como la imagen anterior, y descubres u error, tendrás que volver a calcularlo todo. Si lo haces
con Excel solo tienes que corregir el dato erróneo y se volverá a calcular todo
automáticamente.

Esta característica de recalculo automático te permite jugar con simulaciones fácilmente, por
ejemplo, imagina que estás calculando el importe que pagarás mensualmente de un préstamo
en función de la cantidad que solicites al banco, en Excel basta con que vallas cambiando el
importe a pedir y automáticamente se calcularán las cuotas mensuales.

Otra página

Excel es un programa computacional diseñado por la empresa Microsoft. Está destinado a la

creación, modificación y manejo de hojas de cálculo. Es indispensable para trabajos de oficina,
en especial en los ámbitos de la administración y la contaduría. Gracias a la gran gama de
funciones y herramientas que ofrece a los usuarios, es útil para multitud de campos más.
Excel funciona como un arreglo de filas y columnas divididas por casillas, en que se pueden
llevar a cabo, de forma más eficiente, infinidad de tareas y acciones, como:

Registro detallado de datos

Procesar texto

Hacer cálculos con herramientas matemáticas

Crear gráficas para plasmar información

¿Para qué sirve Excel?

Excel es un programa que aumenta la rapidez en el trabajo de tabular y organizar la

información. Es ideal ante la necesidad de insertar datos para manejarlos, interpretarlos y
almacenarlos. En los ámbitos empresariales, en que el tiempo es el recurso más valioso, Excel
es el asistente por excelencia.

Un archivo de Excel se denomina “Libro”, dado que está formado por una serie de hojas de
cálculo. Se caracteriza por tener la extensión “.xlsx”. El término puede asociarse con los libros
Diario y Mayor, indispensables herramientas de la contabilidad.

Sirve para:

Elaborar tablas para registrar los datos

Crear gráficas de los datos

Sumar datos en casillas

Restar datos en casillas

Multiplicar datos en casillas

Dividir datos en casillas

Elevar el dato de una casilla a un exponente

Elaborar calendarios

Crear formatos de facturas

Elaborar cronogramas, horarios de trabajo y escolares

Redactar y manejar informes contables

Calcular presupuestos de proyectos

Insertar vínculos a textos u hojas de cálculo relacionadas

Utilizar plantillas prediseñadas para tabular información

Insertar imágenes en las hojas de cálculo

Editar hojas de cálculo de otros programas y plataformas compatibles, como Open office,
KOffice y Star Office, entre otros

Graficar información

Con Excel, se puede seleccionar una serie de datos para crear una gráfica con ellos. Es una
manera de plasmar los elementos numéricos en un recurso visual, para comprenderlos más
rápido.

Esta cualidad de Excel es muy útil en todos los ámbitos, como el científico y el de las
humanidades, impulsando tareas como:

Registro de poblaciones de microorganismos

Estudio de los medicamentos según su mecanismo de reacción

Observación de un proceso químico, registrando las concentraciones de las sustancias

Catalogar documentos de las ciencias humanitarias

Crear plantillas y formatos

Con este programa, el usuario puede elaborar y modificar sus propias plantillas, adaptadas a
sus necesidades. Es posible agregar funciones automáticas, como la autosuma, que se encarga
de entregar el resultado de una sumatoria, formada por los datos ingresados en una columna.
El ahorro de tiempo es significativo cuando estos vienen en gran cantidad.

Cuando ya se tienen previamente elaboradas las gráficas, y estas están vinculadas con
determinadas casillas, se ajustarán automáticamente cuando se ingresen datos diferentes.

Vincular información

Tabla de Excel impresa

Tabla de Excel impresa.

Excel permite que se puedan insertar vínculos, a distintas ubicaciones como:

Direcciones de páginas web

Otras hojas de cálculo en el ordenador

Otras hojas de cálculo en el mismo Libro, con imágenes o gráficos relacionados

Al hacer clic en el vínculo, se tendrá acceso inmediato a la ubicación correspondiente.

Hacer cálculos con los datos en casillas

Excel sirve para hacer cálculos, involucrando los datos en las casillas de las hojas. Cuenta con
una gran variedad de herramientas matemáticas, desde la autosuma hasta las operaciones
condicionales.

El usuario puede establecer que estas operaciones se realicen de forma automática,

escribiendo el comando en la barra de fórmulas. Es posible así desarrollar listas de existencias,
de nómina, de ventas, y muchos otros modelos tabulares.

Gracias a la automatización de los cálculos por medio de fórmulas, es posible conocer sus
resultados de inmediato, durante la inserción de los datos. Se conocen así las operaciones
diarias de una empresa. Mejor aún, las gráficas sirven como segunda evidencia de la
información.

Antecedentes de Excel

Hoja de pagos en Excel

Es una herramienta útil en la administración de las empresas en general. En la foto planilla de

pago.

Este programa tiene como antecedente directo a las hojas de cálculo de nombre Multiplan,
lanzadas en la década de los 80´s. Estas tuvieron versiones que fueron evolucionando hasta la
actualidad. Se les han añadido nuevas herramientas y funciones que optimizan el trabajo.

El nombre Excel se utilizó en este producto, tanto para las versiones del sistema operativo de
Macintosh como para las versiones de Windows. Sin embargo, por problemas de derechos de
autor, en el año 1993 este programa tuvo un cambio de nombre, transformándose en
Microsoft Excel.

Actualmente, se alude a él como Excel, en términos prácticos y generales. Sus versiones

comenzaron en 1987 con Excel 2.0, variando progresivamente hasta el tiempo presente.

Historia

A principios de 1993, Excel se convirtió en el objetivo de una demanda por otra empresa que
ya tenía a la venta un paquete de software llamado "Excel" en el sector financiero ya que era
un producto muy competitivo en el mercado. Como resultado de la controversia, Microsoft2
estaba obligada a hacer referencia al programa como "Microsoft Excel" en todos sus
comunicados de prensa oficiales y documentos jurídicos. Sin embargo, con el tiempo esta
práctica ha sido ignorada, y Microsoft aclaró definitivamente la cuestión cuando se adquirió la
marca del otro programa.

Microsoft alentó el uso de las letras XL como abreviatura para el programa; el icono del
programa en Windows todavía consiste en una estilizada combinación de las dos letras. La
extensión de archivo por defecto del formato Excel puede ser .xls en versiones anteriores o
iguales a Excel 2003 (11.0), .xlsx para libros de Excel regulares en versiones posteriores o
iguales a Excel 2007 (12.0), .xlsm para libros de Excel preparados para macros en versiones
posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0)3 o .xlsb para libros de Excel binarios en versiones
posteriores o iguales a Excel 2007 (12.0).
Excel ofrece una interfaz de usuario ajustada a las principales características de las hojas de
cálculo, en esencia manteniendo ciertas premisas que pueden encontrarse en la hoja de
cálculo original, VisiCalc: el programa muestra las celdas organizadas en filas y columnas
(intersección de las filas y columnas), y cada celda contiene datos o una fórmula, con
referencias relativas, absolutas o mixtas a otras celdas.

Excel fue la primera hoja de cálculo que permitió al usuario definir la apariencia (las fuentes,
atributos de carácter y celdas). También introdujo recomputación inteligente de celdas, donde
celdas dependientes de otra celda que han sido modificadas, se actualizan al instante
(programas de hoja de cálculo anterior recalculaban la totalidad de los datos todo el tiempo o
esperaban para un comando específico del usuario). Excel tiene una amplia capacidad gráfica,
y permite a los usuarios realizar, entre otras muchas aplicaciones, listados usados en
combinación de correspondencia.

Cuando Microsoft primeramente empaquetó Microsoft Word y Microsoft PowerPoint en

Microsoft Office en 1993, rediseñó las GUI de las aplicaciones para mayor coherencia con
Excel, producto insigne de Microsoft en el momento.

Desde 1993, Excel ha incluido Visual Basic para Aplicaciones (VBA), un lenguaje de
programación basado en Visual Basic, que añade la capacidad para automatizar tareas en Excel
y para proporcionar funciones definidas por el usuario para su uso en las hojas de trabajo. VBA
es una poderosa anexión a la aplicación que, en versiones posteriores, incluye un completo
entorno de desarrollo integrado (IDE) conocido también como Editor de VBA. La grabación de
macros puede producir código (VBA) para repetir las acciones del usuario, lo que permite la
automatización de simples tareas. VBA permite la creación de formularios y controles en la
hoja de trabajo para comunicarse con el usuario. Admite el uso del lenguaje (pero no la
creación) de las DLL de ActiveX (COM); versiones posteriores añadieron soporte para los
módulos de clase permitiendo el uso de técnicas de programación básicas orientadas a
objetos.

La funcionalidad de la automatización proporcionada por VBA originó que Excel se convirtiera

en un objetivo para virus en macros. Este fue un grave problema en el mundo corporativo
hasta que los productos antivirus comenzaron a detectar estos virus. Microsoft tomó medidas
tardíamente para mitigar este riesgo mediante la adición de la opción de deshabilitar la
ejecución automática de las macros al abrir un archivo excel.

Ventajas y desventajas

Generalmente este programa es utilizado por empresas y estudiantes para la creación de

fórmulas, funciones, ecuaciones y listas. Excel forma parte de un software de programas para
utilizar en las tareas de la oficina, junto a otros programas como Microsoft Word y Microsoft
PowerPoint. El uso de esta herramienta en particular es únicamente para realizar tareas
contables y financieras.

El uso adecuado y correcto de Excel facilita muchas tareas, por lo tanto, aquí veremos algunas
de las numerosas ventajas de usar este programa
un programa muy preciso, por lo cual, agiliza la realización de las tareas de trabajo.

Permite introducir datos con rapidez y exactitud; utilizar esta herramienta nos puede asegurar
que los datos y resultados arrojados son correctos y exactos.

Excel tiene la gran ventaja de que nos deja recalcular datos con facilidad, es decir, que, al
momento de algún error, no es necesario volver a empezar, sino utilizar los comandos
correctos para actualizar los datos y que nos presente el dato correcto

Excel realiza análisis de tipo, ¿Qué pasaría si…?, ventaja que nos puede ayudar y orientar en
cuanto a la toma de decisiones.

Tiene la función de hacer de la información visualmente más atractiva. Excel nos proporciona
estas funciones para modificar el aspecto visual que tenga nuestra hoja de cálculo y así hacerla
más llamativa.

Nos permite crear gráficos de una manera sencilla, estos gráficos se van actualizando
automáticamente a medida que se va trabajando y se van cambiando o agregando datos.

Excel tiene la opción de crear hojas de trabajo nuevas a partir de otras ya existentes, esto no
modifica ninguna de las dos, pudiéndose conservar ambas en sus propios archivos.

Algunas de las desventajas principales de este programa:

Este programa no es de fácil uso, lo cual requiere de algún conocimiento previo para su uso
adecuado, lo cual si no se cumple puede generar resultados erróneos y conflictos por los
mismos

Los archivos de este programan ocupan gran cantidad de espacio, a pesar de que los cálculos
sean sencillos, esto dificulta su eficacia

Algunas personas piensan que los gráficos de este programa son insuficientes y de mala
calidad, por lo tanto, genera molestias en algunos usuarios

Cuando se comienza a utilizar este programa es necesario que la computadora a utilizar esté
en buen estado para que funcione de forma rápida y eficiente

El uso de este programa requiere de una serie de cursos Excel, ya que una de las desventajas
principales del mismo es que no es un programa autodidáctico, esto quiere decir que requiere
de cursos Excel para su manejo

Especificaciones límites y problemas

Especificaciones y límites

Las características, especificaciones y límites de Excel han variado considerablemente de

versión en versión, exhibiendo cambios en su interfaz operativa y capacidades desde el
lanzamiento de su versión 12.0 mejor conocida como Excel 2007. Esto también ha hecho que
las personas sientan una evolución positiva dentro del programa y dado a su usuario una mejor
calidad y opción de hoja ya que tiene más de 15 tipos de estas. Se puede destacar que mejoró
su límite de columnas ampliando la cantidad máxima de columnas por hoja de cálculo de 266 a
16 384 columnas.5 De la misma forma fue ampliado el límite máximo de filas por hoja de
cálculo de 65 536 a 1 048 576 filas6 por hoja, dando un total de 17 179 869 184 celdas. Otras
características también fueron ampliadas, tales como el número máximo de hojas de cálculo
que es posible crear por libro que pasó de 256 a 1024 o la cantidad de memoria del PC que es
posible emplear que creció de 1 GB a 2 GB soportando además la posibilidad de usar
procesadores de varios núcleos.

Problema de manejo de fechas anteriores a 1900

Uno de los problemas conocidos y relevantes de esta hoja de cálculo es el hecho de su

«incapacidad para manejar fechas anteriores a 1900»7 (incluyendo versiones para Mac OS X),
es decir, no puede manejar campos en formato de fecha anteriores a dicho año (como
acontecimientos históricos). Este problema se ha venido presentando desde versiones más
antiguas de 16 bits, persistiendo aún en la versión actual.

Bug de multiplicación

El 25 de septiembre del 2007, se informó que la hoja de cálculo Excel 2007 mostraba
resultados erróneos bajo ciertas condiciones. Particularmente para algunas parejas de
números, para los que el producto sea 65 535 (tales como 850 y 77,1), Excel muestra como
resultado de la operación 100 000. Esto ocurre con alrededor del 14,5 % de tales pares.
Además, si se suma uno a este resultado Excel lo calcula como 100 001. No obstante, si se
resta uno al resultado original, entonces muestra el valor correcto 65 534. (también si se
multiplica o divide por 2, muestra los valores correctos 131 070 y 32 767,5, respectivamente).8

Microsoft informó en el blog de Microsoft Excel,9 que el problema existe al mostrar seis
puntos flotantes específicos entre 65.534,9995 y 65.535, y seis valores entre
65.535,99999999995 y 65.536 (no incluye los enteros). Cualquier cálculo realizado a celda es
correcto, sólo el valor mostrado estaría errado. Sin embargo, en algunas instancias, como al
redondear el valor con cero dígitos decimales, almacenará un valor incorrecto en memoria.
Este error se introdujo con los cambios realizados a la lógica de información en pantalla de la
versión 2007, y que no existe en las versiones anteriores. El 9 de octubre de 2007 Microsoft
lanzó un parche para este bug.10 Este problema también queda subsanado con la instalación
del Service Pack 1, y desapareció por completo en todas las versiones de Excel lanzadas al
mercado posteriormente.