CONTROLES EN EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE NÓMINAS

12 de agosto de 2013
Autor: José Alejandro Núñez Duarte / Auditoría

Una empresa que carece de un adecuado sistema de control interno se expone a perder
activos, incurrir en gastos innecesarios, cometer errores en la presentación de la información
financiera, además de no ofrecer confianza a los accionistas o a los propietarios si es un
negocio individual.

En el proceso de la elaboración de las nóminas existen situaciones que, debido a la falta de

un adecuado control interno, se pueden cometer errores en los cálculos y los pagos
mensuales que se efectúan a los empleados. La nómina de sueldos es un documento donde
se tiene un listado de los empleados de la empresa y se acumulan datos de pago de sueldos
del personal por las actividades que desarrollan bajo la dirección del patrono.

El trabajo en la preparación de la nómina varía de una entidad a otra, sin embargo, para toda
empresa se requiere documentar el cálculo de los pagos efectuados y reportar en un orden
lógico la acumulación de los datos individuales por empleado y los totales de sueldos pagados
mensualmente, debido a esto, es de gran importancia para las empresas tener el control de
este proceso, tener el mayor cuidado en cada detalle a fin de que existan controles que sean
aplicados y evaluados constantemente para la preparación, registro, aprobación y pago de la
nómina para minimizar la existencia de los errores humanos que se dan frecuentemente.

Los errores que se pueden cometer en el proceso de elaboración y pago de las nóminas
pueden ser los siguientes:

 Pago de sueldos a personal que no existe.

 Pagos por trabajos que no se realizaron.
 Ausencia de la verificación de cálculos por una persona distinta a la persona que elabora
la nómina.
 Falta de autorización de los pagos de sueldos.
 Contabilización incorrecta.
 Ausencia de archivos de personal actualizados.
 Falta de documentación que respalde el cumplimiento de las responsabilidades sociales y
fiscales de los empleados.

Para reducir el nivel de errores en el proceso de elaboración de las nóminas, es importante

considerar la segregación de funciones entre la elaboración, revisión y pago de los sueldos.
Se debe verificar que existen expedientes de personal actualizados y que se sigue un orden
preestablecido en la documentación que respalda el expediente de cada empleado para evitar
la improvisación, debido a que los expedientes de los empleados es la base de la información
inicial a consultar por cada persona contratada, de esa cuenta, se debe verificar que existe la
documentación mínima de respaldo siguiente: informe de admisión del empleado, contrato de
trabajo, constancia del goce de vacaciones anual, constancia de la declaración jurada ante el
patrono para descuentos de retenciones del Impuesto Sobre la Renta, constancias del pago
del boleto de ornato anual, entre otros.
Finalmente, hay que considerar que para que los sueldos sean deducibles de los ingresos y
aceptados fiscalmente como gastos de operación, se requiere comprobar los pagos al Seguro
Social de cada empleado, cuando el número de empleados sea de 3 o más personas, que
existan planillas de respaldo, que se pueda comprobar el pago, que exista el libro de salarios
y retenciones de Impuesto Sobre la Renta sobre los salarios que superen el mímino vital.

Hoy se requieren más controles contables, fiscales y administrativos que garanticen la

exactitud en el control y pago de los sueldos, tómenos en cuenta de requerir algún apoyo
profesional.

Última actualización el Lunes, 12 de Agosto de 2013

________________________________________

¿CÓMO FUNCIONA EL FACTOR DE NÓMINA EN LOS ESTADOS

FINANCIEROS (EE.FF.)?
By Diana Wicks
Actualización: February 01, 2018

Una situación financiera y de resultados bien escrito indica el total de activos, pasivos y
efectivo de trabajo en una entidad para establecer el valor de su gestión. Una entidad que
tenga funcionarios o empleados deben manejar los aspectos de RMRP en el proceso contable
de la gestión de nómina tanto de los resultados como la situación financiera. Las nóminas
tienen un papel clave en los Estados Financieros (EE.FF.). Calcular la nómina debe ser
desarrollado con diligencia para asegurar que los activos y pasivos corrientes de la entidad se
concilien.

Retenciones de nómina

Las retenciones de nómina son los importes que el empleador descuenta del salario bruto del
funcionario o empleado. Estas retenciones son cantidades requeridas por el gobierno en
forma de impuestos de Seguridad Social, sobre la renta por pagar por funcinario o empleado.
Estas retenciones de nómina no se registran como gastos del empleador, sino como parte del
pasivo corriente del estado de situación financiera (ESF). Se registran como pasivo, ya que se
pagan a un tercero en lugar de una fuente de ingresos para la entidad.

Impuestos sobre la nómina del empleador

Aparte de los pasivos relacionados con la nómina del funcionario o empleado, el empleador
incurre en pasivos de nómina. Estos vienen en forma de impuestos que un empleador paga
como consecuencia de tener empleados. Los pasivos vinculados con el empleador también se
registran como pasivo corriente en el ESF. Ejemplo de estos pasivos son: la porción del
empleador de Seguridad Social, aportes sobre la nomina (Ley 21 de 1982), seguro de riesgos
del trabajo y contribuciones a planes de pensiones. Estos pagos sirven para aumentar el
pasivo en el ESF.
Nómina devengada

La nómina devengada como aportes y pasivos relacionados con la nómina del empleador, se
registran en el pasivo del ESF. La nómina devengada de los salarios por pagar es el monto
designado para pagar a los funcionarios o empleados. Si un empleador puede pagar a sus
funcionarios o empleados, esto es un bien en sí mismo, sino los salarios devengados por
pagar se registran como un pasivo corriente ya que todavía no han sido procesados y
distribuidos a los funcionarios o empleados. Después del desembolso, los salarios no se
registrarán como un pasivo y el ESF de la entidada tendrá menos de un pasivo.

Efectos sobre los EE.FF.

En general, se puede decir que la nómina tiene un efecto negativo en los EE.FF. Esto es
porque las nóminas devengadas se debitan de la cuenta bajo el salario bruto de un
funcionario o empleado, mientras que al mismo tiempo acreditan las cuentas de pasivo de
nómina. Nómina esencialmente reduce la cantidad de dinero que una entidad gana. En
consecuencia, el reclutamiento y la contratación de los funcionarios o empleados es una
decisión importante para esta que tratan de utilizar dinero en efectivo en el pago de personal
que va a ser un activo y no un pasivo.
___________________________

AUDITORÍA DE CONTROL INTERNO DEL PROCESO DE LIQUIDACIÓN Y

GESTIÓN DE NÓMINA
Publicado: julio 19, 2018

En este editorial mencionamos qué normatividad se debe tener en cuenta para realizar un
proceso de auditoría de control interno, y algunos aspectos que deben atender la
administración y la persona encargada de ejecutar dicha auditoría, a fin de que pueda
agregar valor a la organización.

“se requiere que, a través de la auditoría de control interno, se

revisen situaciones que mitiguen el riesgo y permitan identificar
aspectos de mejora para las entidades”

La gestión de la nómina, a pesar de ser un proceso de apoyo administrativo en la

organización, es un punto vulnerable de las entidades cuando no se atienden
situaciones como pagos no autorizados, ineficiente liquidación de pagos a
empleados, diferencias injustificadas entre la contabilidad y las declaraciones
fiscales, desvío de dineros, y otras situaciones que pueden poner en riesgo el
negocio en marcha. Por esto se requiere que, a través de la auditoría de control interno, se
revisen situaciones que mitiguen el riesgo y permitan identificar aspectos de mejora para las
entidades.

A continuación, mencionamos la normatividad y algunos procedimientos que debe tener

presente la persona encargada de realizar la auditoría de control interno:
Normatividad relacionada

Las siguientes son algunas de las principales normas que se deben revisar al momento de
realizar una auditoría de control interno, en relación con la gestión y liquidación de la nómina:

 Código Sustantivo del Trabajo o Decretos para el Sector Público.

 Nuevos marcos técnicos normativos para el reconocimiento, medición y revelación de
información financiera.
 Lineamientos del marco de gestión de riesgos empresariales integrado con estrategia y
desempeño –COSO 2017–.
 Normas de Aseguramiento de la Información –NAI– tales como la NIA 265 –
Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables de gobierno y a
la dirección de la entidad, NIA 315 –Identificación y valoración de los riesgos de
incorrección material, mediante el conocimiento de la entidad y su entorno, NIA 330 –
Respuestas del auditor a los riesgos valorados, ISAE 3000 – Trabajos para atestiguar
distintos de auditoría o de revisión de información histórica, y el Código de Ética de la
IFAC.
 Código de Comercio.
 Estatuto Tributario.
 Ley 43 de 1990.
 Ley 789 de 2002
 Resolución 533 de 2015 y 484 de 2017 y sus complentos de la CGN.
 Disposiciones de operación de la Administración SIIF Nación del MHCP.

Procedimientos de auditoría de control interno

“Determinar si el proceso de nómina se realiza de forma desagregada y no

existen sobrecargos de funciones a algún colaborador”

Los siguientes son los principales aspectos que deben tener en cuenta las personas
encargadas del control interno de la entidad, en relación con la liquidación y gestión de la
nómina:

 Verificar que la entidad cuenta con procedimientos para cada uno de los procesos
asociados a la liquidación y gestión de nómina en uno o varios documentos, entre ellos,
manual de funciones, manual de procesos, diagramas de flujo u otros, que permitan
llevar a cabo la liquidación de nómina de forma exitosa, el registro de información
contable de forma fiable y el reporte de información a terceros de forma oportuna.
Asimismo, verificar que los procesos hayan sido diseñados teniendo en cuenta los
objetivos estratégicos de la entidad.

 Identificar los tipos de contratos gestionados por la entidad con sus colaboradores
internos y externos, qué modalidades de contrato sostiene la entidad, y verificar si las
condiciones de estos han sido ejecutadas de acuerdo con los lineamientos del Código
Sustantivo del Trabajo, la Ley 789 de 2002 y demás normas concordantes.
 Revisar que la liquidación del salario, comisiones, auxilios, bonificaciones, horas extras,
viáticos, recargos nocturnos y demás conceptos se estén calculando de forma adecuada.

 Verificar que el proceso de cálculo y registro de retención en la fuente, los rubros

relacionados en la declaración de renta y las demás declaraciones tributarias, responden
fielmente a los requerimientos de las normas fiscales del DUT 1625 de 2016, el Estatuto
Tributario y demás normas concordantes.

 Revisar que las facturas, certificados de retenciones, reportes de planilla y demás

soportes revelen los rubros reconocidos en la contabilidad de la entidad, en relación con
aportes parafiscales, prestaciones sociales, seguridad social, gastos de viáticos, entre
otros, de acuerdo con los parámetros del DUR 2420 de 2015. De igual manera, revisar
que estos rubros estén bien relacionados como deducciones y retenciones ante las
autoridades fiscales.

 Revisar los libros contables y conciliar los saldos, de acuerdo con las consignaciones y
pagos que se hayan realizado a empleados, cajas de compensación, entidades
prestadoras de servicios de salud, aseguradoras u otros terceros con los que la entidad
tenga relación en torno a la nómina.

 Evaluar los descuentos que los empleados han autorizado para que se realicen por
nómina.

 Identificar si existen embargos por alimentos, o por entidades financieras o fiscales a

algunos de los empleados; asimismo, que el tratamiento que lleva a cabo la entidad sea
realizado de acuerdo con los lineamientos del Código Sustantivo del Trabajo.

 Determinar si el proceso de nómina se realiza de forma desagregada y no existen

sobrecargos de funciones a algún colaborador, verificando que la entidad cuente con los
funcionarios idóneos y necesarios para llevar a cabo un adecuado proceso de gestión y
liquidación de nómina.

 Evaluar el sistema contable de la entidad en cuanto a su parametrización, y que este

satisfaga las necesidades de la entidad en cuanto a registro de información,
procesamiento de datos y reporte.

 Evaluar la gestión de los registros de novedades por ausentismos, incapacidad, luto,

permiso, calamidades, llegadas tarde, etc.
_____________________

PROCEDIMIENTOS DE NÓMINA
lunes, 2 de abril de 2012

Los procedimientos de nómina están enfocados a registrar las operaciones que se derivan de
la gestión del talento humano (personal). Los cargos por concepto de la nómina representan
normalmente un costo o gasto importante para la Entidad. En este sentido el control de las
erogaciones relacionadas con la nómina representa un aspecto importante para ser
administrado por un aplicativo aplicable al ciclo.

Vamos a ver cuales son los principales procesos y los registros aplicables.

Procesos relacionados con el personal:

El ciclo de nómina adquiere especial importancia en la Entidad. En la actualidad, es necesario

que la Entidad logre un equilibrio entre sus recursos humanos o factor humano y los recursos
materiales; de esta forma, la fuerza de la Empresa estará representada por sus recursos
financieros y su personal.

Este factor humano del que hablamos anteriormente es controlado por el departamento de
personal o recursos humanos (Gestión de Nómina), o en su defecto por el funcionario,
empleado o contratista que este ejecutando dicha función, en este departamento se procesan
todos los aspectos relacionados con el personal, los cuales son entre otros:

 Reclutamiento y selección
 Ingreso de personal
 Entrenamiento y desarrollo
 Control de asistencia y horas trabajadas
 Beneficios por vacaciones y otras prestaciones
 Cumplimiento de obligaciones gubernamentales
 Préstamos al personal
 Funcionalidad Aplicativo de nómina: Utilizado para hacer los cálculos necesarios de
asignaciones y deducciones para cada empleado, al cual se le realizan los pagos.
 Funcionalidad Aplicativo de beneficios contractuales: Sirve para calcular los
beneficios que deben ser pagados a los empleados por efecto de contratos o de la ley
laboral, puede incluir vacaciones, prestaciones sociales, bonificaciones, etc.
 Funcionalidad Aplicativo de préstamos a empleados: Para controlar todos los
préstamos y anticipos entregados a los empleados.
 Funcionalidad Aplicativo de información sobre nómina: Tendrán por objetivo
suministrar toda la información requerida por la administración con roles y
responsabilidades de la Gestión del Talento Humano, tales como estadísticas de personal
por departamento, rotación de personal, promedios de sueldos, etc.

La Gestión del Talento Humano (administración de personal) se refiere a todas las actividades
relacionados con el pago de sueldos y salarios, obligaciones gubernamentales, ingresos y
egresos al maestro de nómina y control de los beneficios adicionales contractuales o legales.

Dentro de los procesos de Gestión del Talento Humano (administración de personal), hay que
tener presente dónde terminan las actividades de la gestión del talento humano y dónde
comienzan los procedimientos contables de RMRP.
Reconocimiento, Medición, Revelación, Registros contables:

Las operaciones que generan RMRP en el proceso contable asociado al ciclo de nómina
pueden clasificarse en:

 Pagos por nómina

 Otorgamiento de préstamos
 Terminación de la relación laboral
 Pago de retenciones laborales
 Otorgamientos de anticipos a cuenta de prestaciones laborales

Clasificación de las cuentas relacionadas:

Las cuentas relacionadas con el ciclo de nómina son las siguientes:

- Préstamos a empleados: La naturaleza de esta cuenta hace que se presente, en el balance

general, después de las cuentas comerciales y de las otras cuentas por cobrar.

- Nómina por pagar: Esta cuenta debe estar incluida en el pasivo circulante como gastos
acumulados y después de los documentos y cuentas por pagar.

Control interno:

El área de control interno en el ciclo de nómina debe estar enfocada hacia dos áreas:

 Fomentar la eficiencia operacional

 Salvaguardar los activos

En este sentido, el fomentar la eficiencia operacional es una norma que obliga a la Entidad a
crear un adecuado clima de control. Una de las formas para fomentar la eficiencia es el
establecimiento de procedimientos, en donde se indique la forma en que deben efectuar sus
tareas los funcionarios o empleados con roles y responsabildiades en la Gestión de Nómina y
Talento Humano.

El segundo aspecto que debe tenerse presente en el control interno es el salvaguardar los
activos, y ello en el ciclo de nómina se refiere principalmente a las operaciones en las cuales
se involucra el manejo del efectivo para el pago de la nómina.
_____________________