5.

Escritura y tratamiento
Escriba siempre en la primera persona del singular; por ejemplo: “le escribo”, “lo
saludo”, “espero”. Escriba en plural solo si el comunicado lo firman varias personas,
pero cuando un representante escribe en nombre de varias personas, lo correcto es
escribir en primera persona.

Escriba en todos los casos en tono de “usted”. Utilice un lenguaje cortés y respetuoso,
aún si está reclamando o dando una orden.

6. Partes obligatorias de la carta 

 Código: el Icontec recomienda escribirlo a 3 o 4 cm del margen superior.

 Lugar y fecha de redacción: escriba la ciudad, seguida del día, el mes y el año
de elaboración. En los distritos especiales como Washington D.C., México D.F.,
Bogotá D.C. no escriba nunca coma en medio del nombre y la especificación del
distrito, ya que este hace parte del nombre; además, escriba siempre los meses en
minúscula, estos son sustantivos comunes, por eso no deben escribirse con
mayúscula inicial. En ningún caso escriba los años con punto.

Ejemplo:

            Bogotá D.C., 3 de julio de 2015

 Datos del destinatario: escriba la denominación o título académico, el

nombre completo y el cargo. Recuerde que la denominación “doctor” solo es un
vocativo para las personas que se han doctorado en alguna área del conocimiento.
En el caso de los abogados, médicos, sicólogos y demás casos en los que se utiliza
la denominación “doctor”, es preferible escribir el título académico.

Ejemplo:

Abogada
ENID CORTÉS VELANDIA
Ministerio del Comercio Exterior y la Inversión Extranjera  
Infanta, Número 16-23 y Humboldt
La Habana, Cuba

 
  Asunto: solo la inicial debe ir en mayúscula. Sin negrilla y sin subrayar.
Escríbala dos líneas libres después del último dato del destinatario. Omita
conjunciones, preposiciones y artículos.

 Saludo: algunos saludos sin redundancias o sin las llamadas “frases de cajón”

son:

-Lo saludo, respetuosamente, y le informo que (…)

-Le escribo para informarle que (…)
-Respondiendo a su solicitud, le informo que (…)
 
Evite saludos como:
-Por medio de la presente me dirijo a usted para solicitarle (…)
-La presente misiva tiene como objeto comunicarle que (…)

 Despedida: tenga presente que no debe escribir “cordial saludo” en las

despedidas. Algunas despedidas cortas son:

-Atentamente,
-Cordialmente,
-Sinceramente,
-Respetuosamente,
 

 Remitente y firmas responsables: escríbalo cinco líneas después de la

despedida; de la misma forma que el nombre del destinatario, escriba el nombre
del remitente en mayúscula sostenida.

 Líneas especiales: si hay anexos o copias, detalle qué tipo de documentos

adjunta y la cantidad entre paréntesis.

 Ejemplos:

Anexo: uno (15 folios)

Anexos: dos (8 cheques y un CD-ROM)
Anexos: tres (10 folios, un CD-ROM y un folleto)

En el caso de las copias, escriba la palabra copia con mayúscula inicial, así:

Ejemplos:

Copia: Sicóloga, Daniela Méndez, Construirte SAS

Copia: Gerente informático, Yohan Romero, Ipler CI SAS
Copia: Jefe de recursos humanos, Gustavo León Rios; Coordinadora de investigación,
Laura Macías.
 
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mensaje, además le permitirá mejorar la comunicación interna y la imagen
corporativa de su organización. Consulte sus dudas en el portal de la Real Academia
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www.fundeu.es. Y si quiere mejorar su ortografía, lea aquí nuestro artículo: Cómo tener
buena ortografía: tres tips útiles para mejorar