GLOSARIO

1. Alfabético: Los expedientes se rotulan con los nombres de los

individuos o las instituciones
2. Sistema por Asunto Los rótulos corresponden a los nombre
de los temas.
3. Sistema Numérico El rótulo corresponde al número asignado
al individuo, organización o asunto
4. Geográfico El rótulo indica los nombres de las localidades y
luego el nombre del corresponsal.
5. Sistema Es un conjunto de reglas o principios relacionados
entre sí que se siguen parar poder realizar una actividad
esencial en la oficina
6. Sistema de archivo manual Es el arreglo sistemático de
equipo y materiales que permiten la conservación de
documentos de acuerdo a un plan establecido y siguiendo
unos procedimientos específicos
7. Procedimiento Es una serie de pasos relacionados que se
siguen para desarrollar el sistema
8. Archivar Es el arte de conservar en orden, debidamente
agrupados y protegidos, los documentos pertenecientes a un
individuo, firma o asunto
9. Archivos centrales Lugar donde las empresas conservan los
documentos en papel e importantes, por el tiempo de vida
útil.
10. Expediente Es un conjunto de todos los documento
correspondiente a un individuo, asunto o negocio
11. Rótulo Es el nombre o número con que se identifica un
récord o expediente
 12. Método Computarizado

Existe una variedad de sistemas y programas de

computadoras diseñados específicamente para el manejo de
la información
ACCESS
DBASE

Los programas de base de datos pueden utilizarse para mantener

información de:

Empleados y computar la nómina

Productos o pizas y obtener el inventario
Las ventas o crédito y preparar las facturas de los clientes

13. Base de Datos Es toda información organizada en filas o

columnas
14. Base de Datos Computadorizada – Programa de
computadora que organiza y procesa en lista o tablas de
información
15. Egreso o producto Es la información que la
computadora genera como resultado de sus cálculos
16. Archivo de base de datos Consiste de una serie de
récords o expedientes de una misma naturaleza
 17. Récord Contiene información de un asunto en
particular, de un individuo o forma, de un empleado o de un
cliente
18. Campos Los récords consisten de diferentes campos
que contiene cierta información

Ejemplo

 Nombre
 Dirección
 Teléfono

CLASIFICACION DE DOCUMENTOS

19. Documentos vitales Son esenciales para la existencia de una

organización

No deben destruirse mientras estén vigente

Podemos encontrar

 Título de propiedad
 Planos
 Contratos
 Testamentos

20. Documentos Importantes Facilitan las operaciones días de los

negocios

Se pueden reemplazar a un costo altos, pero conlleva a mucho

tiempo reemplazarlos
Incluyen

Órdenes de compra

Facturas

Cuentas por cobrar

Registros inventarios

21 Documentos útiles Su utilidad es temporal y se puede

reemplazar a un costo bajo

Incluyen

Correspondencia general

Memorando

Estados de cuentas bancarios

22 Documentos no esenciales Se pueden destruir tan pronto se

tramitan

23 De conservación temporalmente No se deben archivar con

otros documentos importantes

Incluyen :

Información de rutina

Invitaciones

Hojas de Trámite

Solicitudes de rutina

Material publicitario
 24 CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO

25 CREACION O RECIBO El documento se crea al mecanografiarlo,

al preparar un borrador a mano, al dictarlo a una persona o equipo
al llenar un formulario. Se recibe por correo, servicio de mensajero
o por correo electrónico.

26. DISTRIBUCION Consiste en hacer llegar los documentos a las

personas dentro o fuera de la institución que necesite la
información
27. ARCHIVO Se refiere a la conservación de conservación de
documentos en diferentes medios y áreas de tal forma que se
facilite el acceso a la información

28. PROTECCION Se refiere a la conservación de documentos en

gabinetes de archivo, en bóvedas especiales o en sistemas
computarizadas debidamente protegidos de modo que se proteja
su integridad y se puedan localizar rápidamente cuando se
necesitan.

29. LOCALIZACION Y USO Se refiere a la localización de los

documentos en los archivos para consultarlo con diferentes
propósitos

30. TRASFERENCIA Es el traspaso de documentos de archivos

activos a archivos semiactivos o inactivos para hacer mejor uso del
espacio.

31. DISPOSICION Es la destrucción o disposición de los documentos

cuando ya no tienen ningún valor para la empresa.