DIAGNÓSTICO Y PRESENTACIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA, DE

ACUERDO CON EL ANÁLISIS FACTORIAL

Fundación Universitaria Área Andina

Bogotá

Auditoria

Grupo
 I
Tabla de Contenido

Pag

1. Introducción.........................................................................................................1

2. Objetivos .............................................................................................................2

3. Informe de avance de acuerdo con el análisis factorial........................................3

3.1 Actividad Económica.........................................................................................3

3.2 Ciclo PHVA.......................................................................................................5

3.3 Metodología Auditoria Administrativa..............................................................6

3.3.1 Función Económica.........................................................................................6

3.3.2 Estructura Organizacional...............................................................................7

3.3.3 Dividendos y utilidades...................................................................................8

3.3.4 Temas relacionados con los accionistas..........................................................9

3.3.5 I&D.................................................................................................................9

3.3.6 Normatividad...................................................................................................9

3.3.7 Politicas Tributarias........................................................................................9

3.3.8 eficiencia y productividad............................................................................10

3.3.9 Mercadeo y distribución................................................................................11

3.3.10 Posición ante la competencia......................................................................13

4.Combinar los hallazgos y diagnosticar...............................................................14

4.1 Capacidad óptima para el logro de objetivos...................................................14

 II

4.2 Ejecución real frente a el proceso de planeación.............................................15

4.3 Factores que nos permiten que se logren los objetivos con claridad...............16

4.4 Factores a los que debemos poner mayor atención..........................................16

4.5 Objetivos puede alcanzarse en estas condiciones y cuál no.............................17

4.6 Objetivos puede alcanzarse en estas condiciones y cuál no.............................17

5. Presentación del diagnóstico..............................................................................17

5.1 Presentación de documentos y Formatos........................................................17

5.2 Problemática y factores que generaron el diagnostico.....................................21

5.3 Exposicion de personas involucradas...............................................................23

5.4 Acciones de mejora..........................................................................................24

5.5 Reportes y clases de informes a presentar........................................................25

6. Conclusiones......................................................................................................26

7. Bibliografía........................................................................................................27
 III

Lista de Figuras

1. Figura 1- Reportes y clases de informes a presentar...........................................3

2. Figura 2- Tomada Actualización de la Cámara de Comercio..............................4

3. Figura 3- Tomada RUP- Información Financiera................................................6

4. Figura 4- Organigrama System Net Ingenieria SAS............................................8

5. Figura 5- Tomada publicidad.............................................................................12

6. Figura 6- Tomada Folleto-Mercadeo.................................................................12

7. Figura 7- Tomadas de Brochure System Net ingeniería SAS............................15

8. Figura 8- Cronograma de actividad creación propia..........................................18

9.Figura 9- Formato Guía de Auditoria..................................................................19

10. Figura 10- Figura 10- Formato Guía de Auditoria...........................................20

11. Figura 11- Creación propia Flujograma General.............................................21

12. Figura 12- Creación propia Flujograma-Acciones de Mejora.........................22

13. Figura 13- Creación propia -Personas Involucradas........................................23

 1

1.INTRODUCCIÓN

Desde la época antigua la auditoria empezó a evolucionar, facilitando la eficacia de procesos y

procedimientos por medio de la aplicación de métodos administrativos como lo es el análisis

factorial en las organizaciones estos permiten fortalecer las acciones de corrección en las

empresas con el fin de alcanzar estrategias, objetivos y metas trazadas.

 2

2. OBJETIVOS

2.1 Objetivo General:

Culminar los procesos del análisis factorial en la empresa real.

2.2 Objetivo Especifico:

 Analizar las falencias de la organización.

 Implementar los factores de mejora a la empresa.

 Revisar estructura organizacional y objetivos de la empresa.

 Creación de nuevas estrategias por medio de la observación, análisis de los errores y

juicios propios.
 3

3. INFORME DE AVANCE DE ACUERDO CON El ANALISIS FACTORIAL

3.1 Actividad Económica:

-Se realiza el día 16 de marzo del 2020 actualización de las actividades económicas en la

empresa System Net Ingenieria SAS con el fin de Trazar nuevos objetivos, impactando en

nuevos mercados.

9511: Mantenimiento y reparación de computadores y de equipo periférico.

7730: Alquiler y arrendamiento de otros tipos de maquinaria, equipo y bienes tangibles N.C.P.

4741: Comercio al por menor de computadores, equipos periféricos, programas de informática y

equipos de telecomunicaciones en establecimientos especializados.

Otras Actividades

1812: Actividades de servicios relacionados con la impresión.

 4

Figura 2- Tomada Actualización de la Cámara de Comercio de Bogotá System Net

Ingeniería SAS. (Marzo 16 del 2020).

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3.2 Áreas de Intervención-Ciclo PHVA

PLANEAR
PLANEAR
-Definición de recursos a Utilizar:
-Definición de recursos
Documentación, a Utilizar:
recursos, equipo de
Documentación, recursos, equipo de de
auditores, computadores, condiciones
auditores,
traslado). computadores, condiciones de
traslado).
-Revisar y aprobar cronogramas.
-Revisar y aprobar
-Definición cronogramas.
de indicadores. (Eficiencia de
-Definición
los técnicos)de indicadores.
-Implementar acciones preventivas.

ACTUAR HACER
-Ajustar los entregables para satisfacer -Educar y capacitar a los miembros del
las necesidades de la empresa System equipo auditor en la metodología a
CICLO PHVA implementar.
Net Ingenieria SAS.
-Propuesta de nueva misión. -Ejecutar las actividades planteadas en
-Mejora eficiencia de los el cronograma, entregado en la fase de
colaboradores. diagnóstico.
-Importación a nivel nacional e
internacional.

VERIFICAR
-Verificar los resultados de las
actividades y tiempo planteados en los
cronogramas.
-Revisar la calidad de los productos a
entregar al cliente.
-Revisar y comparar los procesos con
las políticas de la empresa.
-Revisar calidad y tiempo de trabajo de
los colaboradores.

3.3. Metodología del American Institute of Management de auditoria administrativa

 6

3.3.1 Función Económica

Figura 3 Tomada RUP- Información Financiera

3.3.2 Estructura Organizacional

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Cargos Directivos:

 Gerente y Representante Legal: Javier Hernández Campos.

 Asesor SGSST: Ing. Leidy Monroy (Contratista).

 Asesor Jurídico: Contadora Blanca Sánchez (Contratista).

 Gerente de Licitaciones: Javier Hernández C.

 Auxiliar de Licitaciones: Angie Henao.

 Gerente de Proyectos: Ing. Hugo Azcarate.

 Técnicos: Carlos Ardila, Jorge Aguillón, Paola orduña, Julián Gaviria, Oscar Munar.

 Subgerencia: Sonia Valenzuela

 Gerencia Comercial: Marcela Bonilla (Ejecutiva de cuenta)

 Auxiliar de ventas: Ricardo Paris.

 Auxiliar Logístico: Jeison Garzón

 Auxiliar Administrativo: Harrison Rodríguez

 8

Figura 4- Organigrama System Net Ingenieria SAS

3.3.3 Dividendos y utilidades/perdida operacional.

TOTAL UTILIDAD $ 217.145.797 Sonia 5% $ 5.428.645

       
50% EMPRESA $ 108.572.899 Hugo 10% $ 10.857.290
       

    Javier 85% $ 92.286.964

     TOTAL: $ 108.572.899
 9
3.3.4 Temas relacionados con los accionistas

Accionistas de la empresa System Net Ingenieria SAS con un patrimonio de $814.975.217.

-Sonia Valenzuela: Aporte del 5 %.

-Hugo Azcarate: Aportes 10%

-Javier Hernández: Aportes del 85%

3.3.5 I&D

Tamaño de la empresa: Pequeña PYME

-Adecuación de sistemas de computo y de administración de la información.

-Desarrollo Tecnológico. (Actividad Económica).

-Desarrollo de productos y procesos.

3.3.6 Junta Directiva:

: Gerente

: Subgerente (Apoyo área administrativa).

: Jefe Directo-Técnicos.

3.3.7 Normatividad y Políticas Tributarias

-Dian

-Declaración de renta.

-ICA

-IVA
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3.3.8 Eficiencia y productividad.

EFICIENCIA DE POR TÉCNICO-DIAGNOSTICADA

  TIEMPO PORCENTAJE
Tiempo Disponible: 8 HORAS
Mantenimiento preventivo y correctivo 4
PLANIFICACIÓN Impresoras por dia Meta Diaria. 100%
4 impresoras/dia.

6 horas de productividad debido a que si falta

repuestos el técnico debe ir a buscarlos.
Capacidad Producida:
Rendimiento: 3 Impresoras /Día
3 horas por impresora.
DISPONIBILIDAD 80%

RENDIMIENTO Mantenimiento de 3 horas por impresora. 80%

De 3 impresoras revisadas con mantenimientos

CALIDAD preventivos y correctivos el 1 resulta 75%
defectuosa.
EFICENCIA
Disponibilidad del 80% X rendimiento 80% X
GENERAL DE LOS 48%
calidad 70%
EQUIPOS

Según la información suministrada y recolectada analizamos que de las 8 horas laboradas que
equivalen al 100% es decir debería ser por día 4 impresoras, los técnicos producen solo el 80%
que equivale a 6 horas laboradas, es decir que tienen un rendimiento de 3 impresoras por día, es
decir que el rendimiento diario por técnico es decir un equivalente al 80%.
 11
Analizando la calidad se define que los clientes presentan constantes desacuerdos debido a que
de las 3 impresoras a las que se le realiza 1 queda en mal estado.
Como conclusión se define que la eficiencia por técnico de la empresa es un 48%. Es decir está
por debajo del 50% de efectividad.

3.3 9. Mercadeo y Distribución

 Estrategia Comercial: Oferta, distribución, precios, publicidad, ventas.

1- Utilizar directorio.

2- Generar alianzas con todas las marcas de insumos para equipo de oficina.

3- Manejar contactos del cliente con amigos, familiares, compañeros un voz a voz.

4-Realizar telemercadeo.

5-Visitar clientes con el Brochure.

 Ofertas:

1- Se obsequia un mantenimiento general a los equipos de oficina por la compra de los insumos.

2- Se realiza descuentos especiales por ser nuevos clientes.

3-Montos grandes de compra se da un plazo amplio de pago.

 Distribución: No somos fabricantes manejaos proveedores, se trabaja a nivel nacional.

 Precios: Según al valor al que se le compra a los proveedores se le incrementa el 1.4 %.

 Publicidad: Folletos, página web, redes sociales, brochures, regalo, publicidad, (esferos).
 12

Figura 5-Tomada publicidad http://systemnetingenieria.com/site/

 13

Figura 6- Tomada Folleto-Mercadeo

 Departamento de Ventas: Gerencia comercial, (4) cuatro ejecutivos de cuenta.

 Función del gerente de venta: Forma y motiva a su equipo de venta, realiza presupuesto

de venta, cumple con los objetivos de la compañía.

 Función del Ejecutivo de Venta: Cumplir con el objetivo de la venta, brindar asesoría

sobre los productos, nuevos clientes, contribuir a la solución de problema, estar pendiente

de los clientes.

3.3.10 Posición ante la competencia:

Es favorable debido a siendo una PYME compite por contratos con el estado con empresas

grandes, logrando sobresalir y mantenerse en este tiempo de experiencia.

Factores favorables:

 Conocimiento de los avances tecnológicos en sus diferentes etapas.

 Adquisición de productos de proveedores mayoristas y fabricantes de marcas

reconocidas.

 Mejora de la diferenciación: Personalizar productos.

 Coordinar actividades a nivel nacional.

 Inversiones en hardware y software.

 14

4. Combinar los hallazgos y diagnosticar.

4.1 Capacidad óptima para el logro de objetivos

-Misión:

Ser la empresa líder en comercialización de productos de tecnología de la comunicación,

satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes, brindándoles un producto de calidad, con un

excelente servicio.

-Visión:

SYSTEM NET en el 2020 será el mayor aliado estratégico en la distribución y comercialización

de tecnología de la comunicación a nivel nacional, con un excelente servicio brindando

soluciones integrales, eficientes y eficaces con los más altos estándares de calidad.

-Objetivos Estratégicos:

 Aumentar la participación en el mercado mediante productos novedosos para el cliente.

 Obtener un 25% más de clientes.

 Poner a la venta productos tecnológicos con precios competitivos.

 Establecer campañas masivas de promoción.

 Coordinar actividades a nivel nacional.

 Impactar nuevos mercados a nivel nacional. y internacional

 15

4.2 Ejecución real frente a el proceso de planeación

Analizando la Misión Visión y estrategias se diagnostica que la empresa System Net Ingenieria

SAS a cumplido lo planeado hasta el año 2020, debido a que ha impactado el 50% de las

empresas nacionales, algunos de sus clientes son:

Figura 7- Tomadas de Brochure System Net ingeniería SAS

Sin embargo y como nueva estrategia se planea impactar también por medio de outsourcing el

mercado internacional exportando y siendo competitivos por este motivo se realizó el cambio a

él RUT con las actividades económicas con el fin de impactar nuevos mercados.
 16
En cuanto a lo planeado con el equipo auditor se a obtenido la información de la empresa y los

documentos, así como la observación de las instalaciones y recursos indispensables para el

desarrollo correcto de la organización.

4.3 Factores que nos permiten que se logren los objetivos con claridad

 Objetivos concisos y claros.

 Exactitud en la planeación.

 Compromiso de los colaboradores de la empresa en general desde la parte directiva hasta

la operativa.

 Aplicación de gestión de proyectos, midiendo en que punto esta y adonde se va.

 Actualización constante de la organización.

 Distribución de recursos para las actividades de manera ordenada y correcta.

4.4 Factores a los que debemos poner mayor atención

 Operacional: De manera que el colaborador realice su trabajo de manera eficaz y

eficiente haciendo un uso correcto de los recursos suministrados, (Rendimiento,

Rentabilidad).

 Mantener al colaborador animado de manera que pueda rendir un 100% en su labor.

 Financiero: Publicar estados financieros confiables.

 17
 Cumplimiento: Cumplimiento de normas y leyes establecida.

 Documentación: Estatutos, manuales de procedimiento, actas, contratos,

correspondencia, certificado cámara de comercio, Rup, Rut, página web de la empresa.

4.5 Objetivos puede alcanzarse en estas condiciones y cuáles no

En cuanto a los objetivos estratégicos planeados por System Net Ingenieria SAS todos a corto

plazo se pueden a cumplir a nivel nacional, ya que es más fácil los desplazamientos obtención de

la información envió, en cambio a nivel internacional es más complejo debido a que se deben

obtener una serie de permisos, para la exportación de medios tecnológicos, además debe aliarse

como proveedor mayorista de marcas reconocidas y grandes en el mercado esto llevaría tiempo

por lo tanto se vería como un objetivo de estrategia a largo plazo.

4.6 Se debe examinar y conciliar con todo el equipo de auditores

Responsables.

Equipo Auditor

 Coordinador General: Moisés David Barrios Sierra.

 Líder de Áreas del proyecto: Angie Carolina Contreras Guzmán.

(Área técnica y Administrativa).

 Analista del Área o Proyecto: Angie Paola Henao Hernández

(Control de la información).
 18
El equipo auditor de esta fase de diagnóstico para la empresa System Net Ingenieria SAS

desarrollo el ciclo PHVA, en donde se identificó falencias en la efectividad de los técnicos, así

como el desarrollo de un objetivo el cual se debe implementar a largo plazo, debido a la

documentación y experiencia que este exige, esto permitirá a la empresa planear y no generar

perdidas en el momento de su implementación y desarrollo,

5. Presentación del diagnóstico:

5.1 Presentación de documentos, Formatos para la implementación de la Auditoria.

 Cronograma de Actividades.

Figura 8- Cronograma de actividad creación propia.

 19
 Formato Informe de Auditoria

Figura 9- Formato Guía de Auditoria https://www.auditoriainternadegobierno.gob.cl/wp-

content/upLoads/2015/08/DOCUMENTO-TECNICO-N%C2%B0-87-SEGUIMIENTO-DEL-
TRABAJO-DE-AUDITORIA.pdf

Auditores:

 Coordinador General: Moisés David Barrios Sierra.

 Líder de Áreas del proyecto: Angie Carolina Contreras Guzmán.

(Área técnica y Administrativa).

 Analista del Área o Proyecto: Angie Paola Henao Hernández

(Control de la información).
 20
 Formato de Seguimiento-Riesgos

MATERIA EN CONSIDERAD
SEGUIMIENT
ANALISIS RANKIN CLASIFICACIÓ O COMO PLAN
PROCESOS O DE
(SUBPROCESOS G N DE
AUDITORIA
) SEGUIMIENTO
Compras y
Adquisiciones 5, 0 Alto X SI
insumos
Commercialization Ventas 5, 0 Alto X SI
Producción Control de Calidad 4, 0 Alto X SI
Recursos Humanos Personal 4, 0 Medio X SI
Control de
3, 8 Medio X SI
Producción mantenimientos
Finanzas Contabilidad 4, 0 Medio X NO
politicas de
2,5 Bajo X NO
Comercialización Marketing
Otros Otros 2,5 Bajo X NO
Comercialización Ventas en Linea 2,5 Bajo X NO

Figura 10- Formato Guía de Auditoria Tomado

https://www.auditoriainternadegobierno.gob.cl/wp-content/upLoads/2015/08/DOCUMENTO-
TECNICO-N%C2%B0-87-SEGUIMIENTO-DEL-TRABAJO-DE-AUDITORIA.pdf

Auditores:

 Coordinador General: Moisés David Barrios Sierra.

 Líder de Áreas del proyecto: Angie Carolina Contreras Guzmán.

(Área técnica y Administrativa).

 Analista del Área o Proyecto: Angie Paola Henao Hernández

(Control de la información).
 21
5.2 Problemática y factores que generaron el diagnostico.

-Diagrama de Flujo procesos A nivel General.

Figura 11- Creación propia Flujograma General

 22

-Diagrama de Flujo de Seguimiento Factores detectados de Mejora.

 23
Figura 12- Creación propia Flujograma-Acciones de Mejora
5.3 Exponer a las personas involucradas, Decisiones para mejorar e Impulsar.

PROBLEMÁTICA Y METODOLOGIA APLICADA A LA EMPRESA SYSTEM NET IGENIERIA SAS

DESCRIPCIÓN DE LA RESPONSABLES
PROBLEMÁTICA Y PERSONAS
No. RECOMENDACIÓN DE DEL
FACTORES INVOLUCRADAS
LA AUDITORIA COMPROMISO
Junta Directiva
System Net
Ingenieria SAS
*Coordinador
General: Moises
Junta Directiva System
Rumbo de la empresa- Nuevas Misión nuevos retos Barrios.
1 Net Ingenieria SAS, grupo
Establecer nueva Misión nuevos mercados *Líder de Áreas del
de auditores.
proyecto: Angee
Contreras.
*Analista del Área
o Proyect:
Angie Henao
Técnicos, Junta
Mejora en la Eficiencia de Entrevistar y motivar al Directiva System
2 Técnicos
los Técnicos personal. Net Ingenieria SAS,
grupo de auditores.
Investigación y
cumplimiento de
Junta Directiva
Preparar Documentación documentación requerida. Junta Directiva System
System Net
3 para importación a nivel Investigación de empresas Net Ingenieria SAS, grupo
Ingenieria SAS,
Internacional. de asesoría. de auditores.
grupo de auditores.
Conocimiento de la
competencia.

Figura 13- Creación propia Flujograma-Personas Involucradas.

 24

5.4 Acciones de Mejora

 Sugerencia de Visión:

Nuestra visión es la de proveer en el 2025 por lo menos el 70% de las empresas nacionales y el

existentes en nuestro territorio y el 40% de la importación tecnológica a nivel internacional, se

buscara que cada cliente nos permita hacer negocios y satisfacer sus necesidades tecnológicas

quedando satisfecho con el trabajo realizado y pueda recomendar nuestra empresa para así ser la

empresa más reconocida a nivel nacional y internacional  tanto  por la calidad de sus productos

como por  su factor humano y cobertura. 

 Sugerencia de Eficiencia en los Colaboradores:

-Conocer las necesidades, valores, propósitos y objetivos personales de sus colaboradores.

-Mostrar a los colaboradores oportunidades de crecimiento y construir planes de acción.

-Realizar Capacitaciones mensuales a los colaboradores.

-Motivar al personal. “Un trabajador feliz es más productivo”.

 Sugerencia para Importación de Tecnología a nivel Internacional.

-Consultar el arancel de aduanas.

-Presentar certificado de calidad, Emitido por un técnico en calidad.

 25
-Realizar un estudio de mercado Precio, Producto, costos de transporte internacional

(Inconterm), costos de nacionalización y demás gastos.

-Identificación de los productos.

-Tramite en el ministerio de industria y comercio.

-Procedimiento de cambiaros en las importaciones.

-Tramites de Importación: Factura comercial, Lista de empaque, Registro de licencia de

importación, certificado de origen, declaración de importación, Documento de transporte.

Instituciones Para Consultar para información de la Importación:

-Mincomex: Estudio de mercado y factibilidad económica.

- Mincomex Dian: Permisos y autorizaciones.

-Incomex. Mincomex: Licencia de importación.

-Mincomex Bancos: Despacho de transporte entrega.

-INVIMA, Mincomex: Tramite de nacionalización, sociedades de intervención aduanera,

inspección documental.

--Mincomex: Retiro o levante de mercancía y conservación por lo menos de (5) cinco años,

certificado de origen, factura comercial, certificados y Vo Bos, efectuar tramites de importación.

5.5 Reportes y clases de informes a presentar:

 Informes:

 Actividad 3: Informe de avance-1. 15 días primer reporte- Act. No 3.

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 y actividad 4 – Informe final. - 2. 30 días el segundo reporte: Act. N 4.

6. CONCLUSIÓN

Durante la aplicabilidad de la auditoria en la fase de diagnóstico por medio del análisis factorial

cuantitativo para la empresa System Net Ingenieria SAS, se puede concluir la importancia de

aplicar correctamente la auditoria desde el levantamiento de la información, el equipo correcto

de auditores especializados en cada área a auditar, aspectos financieros, administrativos, técnicos

entre otros.

Así como el detectar factores de afectan el desarrollo correcto de la organización para esto se le

sugiere a la junta directiva y organizacional de la empresa acciones de mejora con el fin de

construir un posicionamiento de manera más objetiva.

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7. BIBLIOGRAFIA

1- Profesor Yeison German Garzón Diaz (2020) encuentros sincrónicos.

2- Oscar Duque (2018) Eje 3, Pongamos en Practica.

3- Empresa System Net ingeniería SAS (2020). http://systemnetingenieria.com/site/

4-Documentos proporcionados System Net (Rup, Brochure, folletos, entrevista).

5- Secretaria General de la Presidencia (2016) Seguimiento de trabajos de auditoria.

https://www.auditoriainternadegobierno.gob.cl/wp-content/upLoads/2015/08/DOCUMENTO-
TECNICO-N%C2%B0-87-SEGUIMIENTO-DEL-TRABAJO-DE-AUDITORIA.pdf

6. Anexo Excel formatos auditoria Eje 3.