INFORME FINAL

Realice un informe donde describa las siguientes actividades

1. Proceso normal de compras: debe incluir un cuadro en el cual relacione los
documentos de origen interno y de origen externo que se requieren o que se
generarían en el desarrollo del proceso.

1. OBJETIVO

El presente procedimiento busca estandarizar las actividades de ejecución

del proceso de compras, así como la definición de las políticas de control y
seguimiento de Drypers Andina & Cia S.C.A. para las operaciones del
proceso; garantizando el logro de las metas corporativas en cuanto a
volúmenes, homogeneidad en los artículos comprados y en los métodos y
pasos de la compra.

2. ALCANCE

El procedimiento es aplicable al Área Financiera y Administrativa de

Drypers Andina & Cia S.C.A.

Las políticas definidas son de carácter obligatorio en toda la Compañía.

3. RESPONSABLE

Los procesos y políticas aquí definidos son responsabilidad de la Gerencia

General de la Empresa delegada en el Comité de Compras, quien asumirá
la planeación, control y seguimiento a las actividades de Compra; cualquier
modificación necesitara de previa autorización de la Gerencia General.

4. DEFINICION

4.1. TIPOS DE COMPRA

4.1.1. Para Inventario

 Inventario de materiales. Bienes requeridos para la operación del negocio

(instalaciones, mantenimientos, reparaciones, daños, otros). Todos estos
ingresan al almacén de materiales. Generalmente su renovación está
contemplada bajo un modelo de planeación y reposición de inventarios.

 Activos Fijos. Muebles, equipos, repuestos de equipos (que en ocasiones

van incluidos dentro de la inversión inicial del equipo, en este caso los
 repuestos entran a la bodega con valor cero, donde se les hace control
físico, más no contable). Estos se reciben físicamente y se cargan al activo,
posteriormente se alinean a un centro de costos / Numero de proyecto.

4.1.2. Para cargo directo. Por ejemplo arrendamiento de equipos (como de

cómputo), papelería, dispositivos de ayudas audiovisuales, libros, gastos
por consumo de celulares, gastos por celebraciones, gastos por
alimentación en caso de requerirse trabajos adicionales, revistas, etc. El
valor de estas compras se carga inmediatamente al centro de costos /
proyecto que lo solicitó.

4.1.3. Servicios / bienes económicos no inventariables

 Eventuales. Aquellos que requieran los usuarios para trabajos

determinados con un fin único y específico una sola vez en el tiempo. Estos
se deben soportar en una orden de servicios. Incluye también obras o
reparaciones locativas de equipos de administración o fabricación con
valores y montos cubiertos previa autorización, para manejar a través de
órdenes de servicio.
 Continuos. Por ejemplo: aseo, cafetería, vigilancia. Estos se deben
manejar a través de contratos. En estos casos se deben pactar precios y
labores para un periodo (de un año por defecto)
 Contratación de obras para Reparaciones / Refacciones. Se realizan
con contratistas minoritarios para proyectos menores. Se deben usar
órdenes de servicio siempre y cuando el monto del proyecto no supere el
establecido para elaborar contratos.
 Aclaración. Aquellos servicios en los cuales el monto sea superior a lo
autorizado para las órdenes de servicio (según la naturaleza descrita en los
servicios esporádicos) se respaldarán a través de contratos.

4.1.4. Inversiones

 Discrecional. Es optativa de la administración realizarla o no. Provee

mejoras en calidad, eficiencia, ahorros, expansiones, etc. Las
adquisiciones nuevas de este tipo debe ser debidamente sustentadas y
generar valor económico a la empresa.
 No Discrecional. Es mandatario. Responde a necesidades de factores
ambientales, legales, de seguridad, etc. Su adquisición ha de procurar el
menor costo presente, cuando no este ligado a agregar valor económico.

4.2. ORDEN DE COMPRA / SERVICIOS: Documento donde se consignan las

características de la compra (tiempos de abastecimiento, cantidades,
precios, identificación fiscal del suplidor). Este se entrega al proveedor, y
tiene las firmas de aprobación de las instancias de la compañía que
compra. Este documento soporta las compras de tipo inventario y de
 servicios (servicio cuando el valor del servicio está por debajo del monto
que requiere uso de contrato)

4.3. ORDEN DE COMPRA / SERVICIOS DE NEGOCIACIONES GLOBALES:

(Por ejemplo Ordenes de compra abierta). Aquellas en las cuales se pacta
con el proveedor en el tiempo unos precios, de acuerdo a unos volúmenes
estimados por el comprador. Se prevé utilizarlas para compras corporativas,
tomando ventaja del volumen, y se pacta con el proveedor precios y
entregas parciales por periodos determinados (posibles de ajustar por
situaciones extremas).

4.4. CONTRATO: Documento con el cual se soportan las compras donde el valor
de la compra excede el monto del autorizado para las órdenes de servicio.

4.5. REQUISICIÓN: Solicitud escrita generada por la necesidad de una compra.

Diligenciada por el usuario en el mismo formato de Orden de compra-
servicio. Para aquellas Empresas donde haya red, correo electrónico o se
tenga un sistema integrado de información la requisición no se imprime, se
maneja electrónicamente. La requisición puede ser "disparada" por el
modelo de reposición de inventarios y confirmada por servicios
administrativos y el área técnica.

4.6. PLAN DE COMPRAS POR AREAS: Detalle de cada Área o Departamento de

la Empresa, que resulta periódicamente (por defecto anual) de la labor de
presupuestación. Obedece al resultado del plan de ventas, al plan operativo
y a la disponibilidad corriente de inventarios o existencias P020001-01.

4.7. PLAN DE COMPRAS: Consolidación de los planes de compra de las Áreas o

Dependencias de la Empresa. La consolidación la hace anualmente el
Departamento de Compras para ser presentado al Comité creado para tal
fin.

4.8. REGISTRO DE PROVEEDORES: Carpeta de cada proveedor donde se

guardan los documentos que se piden al proveedor cuando se inscribe.

4.9. COMITÉ DE COMPRAS: Instancia aprobatoria en la Empresa que autoriza

las compras periódicamente (por defecto anual) cuando corresponda al plan
de compras, y permanentemente por cada Área o Departamento para
aquellas compras que no estén en el plan o que deban actualizarse.. Su
perspectiva se prolonga hasta la apreciación del impacto en la
administración del capital de trabajo y en el retorno económico para cada
firma.
4.10. PASOS DEL PROCESO DE COMPRAS: El proceso se divide en 6
subprocesos, cada uno de los cuales tiene sus actividades y documentos.
Los 6 subprocesos son:

 Identificación de la necesidad
  Cotización
 Recibo de la Compra: Física de materiales, ejecución del servicio,
construcción de la obra
 Legalización
 Pago a proveedor
 Evaluación y seguimiento del proceso

5. CONDICIONES GENERALES

5.1. Las compras serán aprobadas única y exclusivamente por el Contralor y el

Comité de Compras conformado por personal interno de la Empresa y
autorizado por la Gerencia General.

5.2. Todas las solicitudes de compras (correspondientes a cualquier tipo de

compra – ver numeral 4.1) deberán tramitarse a través del Departamento de
Compras, y estar soportadas por un documento, que dependiendo del tipo
de compra será orden de compra-servicios, o contrato.

5.3. La mercancía adquirida durante el proceso de compras exige el buen estado

del producto y empaque; no se recibirá mercancía sucia, mojada,
deteriorada o con cualquier daño que interfiera en su funcionamiento.

5.4. Las compras eventuales que tengan un monto inferior a $50.000 se

manejarán tal como lo establece el procedimiento de "Caja Menor"
NUMERO DEL PROCEDIMIENTO.

5.5. Las órdenes de servicio que se generen por obras, antes de ser firmadas por
el contratista, deben pasar por jurídico para que se determine la necesidad
de una pólizas de responsabilidad, manejo de anticipos (sí aplica)

5.6. Las operaciones y políticas descritas en este procedimiento se asumirán para

las compras nacionales e internacionales. Las importaciones se tramitaran
igual que lo planteado en el procedimiento, con la excepción del manejo
aduanero y la legalización; actividades que se desarrollan en el instructivo
NUMERO DEL PROCEDIMIENTO.

6. COMITÉ DE COMPRAS

6.1. El Comité de Compras estará conformado por el Contralor, Director de

Manufactura, Tesorero y el Jefe de Importaciones y Exportaciones, se
contara además con la presencia del Jefe de Compras Nacionales,
Planeación Financiera y Tesorería. Su responsabilidad principal será
evaluar todas las órdenes de compra, servicios y contratos sometiéndolos a
aprobación y determinando si son validados para su procesamiento.
6.2. Con la implementación de este procedimiento y la incorporación del Comité de
Compras, toda autoridad independiente de compra por asociaciones o
gerentes queda revocada. La única firma autorizada para los órdenes de
compra será la del Contralor que actúa como Director del Comité de
Compras. Todos los demás Gerentes de Departamento tendrán la
responsabilidad de generar las órdenes de compra y de proporcionar el
soporte de documentación que se utilizara en el Comité de Compras.

6.3. Toda la información y órdenes de compra utilizadas por el Comité de Compras

en cualquier reunión dada, se deben entregar al tesorero no después de
las 3:00 p.m. del viernes precedente.

6.4. Un Plan de consumos de la Materia Prima y del Plan continuo de 12 semanas

de Producción, deben ser presentados al Comité de Compras para las 3:00
p.m. del viernes antes de cada reunión . Este plan de producción debe
indicar claramente que será producido por día, durante un periodo de
cubrimiento del plan de 12 semanas. Para cada semana individualmente,
este informe se debe indicar en dólares y unidades de consumo:

 Niveles de inventario para cada una de las materias primas en el almacén

con fecha del viernes inmediatamente anterior a cada reunión.
 Adición de inventario para cada una de las materias primas que son
esperadas debido a la orden de compra que han sido aprobadas y se
encuentran en transito.
 Consumo esperado para cada una de las materias primas.
 El resultado neto del nivel de inventario para cada una de las materias
primas al final de la doceava semana del periodo cubierto por el plan.

6.5. Al final de cada reunión, el contralor firmara la liberación de todas las ordenes
de compra que hayan sido aprobadas.

6.6. Se debe enviar por vía E-mail un informe abreviado de la reunión del Comité
de Compras al Gerente General antes de las 5:00 p.m. del mismo día de la
reunión. El informe debe incluir una copia del Plan de Producción (de doce
semanas) y la lista de los planes de consumo de materia prima discutido
por el Comité de Compras. Debe también incluir una lista de todas las
ordenes de compra aprobadas este día y la cantidad en dólares para cada
una ellas.

6.7. El informe del Comité de Compras debe ir acompañado por el informe

actualizado del flujo de caja de las 12 proximas semanas para Drypers
Andina. El informe del flujo de liquidez debe contemplar las cantidades
aprobadas por el Comité de Compras durante la reunión de la mañana.
6.8. En el caso de que el Comité de Compras no pueda convenir en la decisión
final sobre cualquier orden de compra dada (para la lista de materiales o
cualquier otro ítem) la información de la orden de compra será remitida al
Gerente General para una decisión final.

7. CONTENIDO

7.1. IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD DE COMPRA

7.1.1. Plan de Compras

 Anualmente el Comité de Compras junto con la Gerencia General y como

resultado de todo el ejercicio de planeación y presupuestación elaborará la
Lista de Compra de materia prima para el control y manejo a las compras
realizadas en la Planta - Colombia.
 En la elaboración del plan de compras se deben tener en cuenta:
necesidades para proyectos, instalaciones, mantenimientos, reparaciones,
operación de soporte de la compañía, eventos de tipo administrativo,
eventos comerciales y de personal.
 En el caso de inversiones, se debe tener en cuenta si es de tipo
discrecional o no discrecional, entregando para cada una un estudio
económico con justificación del retorno la Empresa (agilidad, calidad, etc.),
mostrando el VPN (para las discrecionales) calculado a la tasa de
descuento (WACC) definida por la Dirección Financiera y remitidas a esta,
además del CPN de las alternativas para los no discrecionales.
 En el caso de necesidades para mantenimiento, es responsabilidad del
Departamento de Ingeniería de Proyectos y Mantenimiento, determinar los
niveles de reposición de inventarios por cada material: mínimos, máximos,
frecuencia de reposición, puntos de reorden, etc. Para establecer los
niveles, se soportará en los datos históricos de consumo y los tiempos de
abastecimiento de los proveedores, datos que deben ser suministrados por
el almacén y la Gerencia de Ingeniería.
 El plan de compras debe detallarse claramente, especificando: código del
ítem de compra (artículo), fechas, entregas, valores, destinos (centro de
utilidad, centro de costos, proyecto, cuenta contable).
 Se manejaran opciones automáticas basadas en modelos de reposición
MRP, EOQ, Mínimos – Máximos etc. Llevando el siguiente procedimiento:

a. Usualmente los sistemas de información sugieren el momento de

compra
b. Los Jefes de compra con previa autorización del comité de compras (y
modificación) ejecutan en el sistema el paso de sugerido a orden en
firme.
c. La opción manual sigue análogamente el mismo proceso.

7.1.2. Autorización de Plan de Compras e Inversiones

  Planeación Financiera debe evaluar todas las propuestas de inversión que
se envíen de las diferentes áreas, y sustentar con las respectivas
anotaciones ante el comité de compras o Gerencia General (dependiendo
de la naturaleza de la inversión).
 El plan de compras se debe aprobar dentro del proceso de planeación y
presupuestación. Debe llevarse a Comité de Compras donde quedará
documentado en el acta las autorizaciones, condiciones y alcances
relacionados.

7.1.3. Negociaciones Abiertas en el Tiempo

 Las negociaciones abiertas en el tiempo y sus remisiones, deben

corresponder a lo aprobado en el Plan de Compras.
 En la negociación deben intervenir el Gerente General, Vicepresidente de la
Empresa, Gerente Financiero / Administrativo y/o a quien la Gerencia
determine. Los documentos escritos que soporten la operación deben tener
la firma del representante legal de la Empresa.
 Las negociaciones de compra que se obtengan, deben quedar soportadas
en órdenes de compra-servicios abiertas en el tiempo, órdenes de compra-
servicios programadas o contratos. Estos documentos deben especificar
tiempos, entregas, valores y destinos.

7.1.4. Contratos

 No existen leyes respecto de si hay un valor mínimo o máximo para realizar

contrato, por esto la figura del contrato la definen si la hacen o no el
contratista y el contratante; para lo cual determina su posición el Gerente
General y la Dirección Financiera y donde se analizarán aspectos de
exposición y costos fiscales.
 Todo proceso de contratación / asesoría será tramitado a través de la
Dirección Financiera / administrativa con accesoria Jurídica y el área
solicitante.
 La discrecionalidad de cuáles contratos se custodian en la Empresa lo
determina el Área Financiera para cada caso en particular. El original del
contrato siempre debe permanecer en el Área Financiera, de donde será
consultado por las áreas interesadas.
 El seguimiento a la ejecución y cumplimiento por el proveedor, es
responsabilidad del área solicitante del contrato y/o ejecutora del proyecto.

7.1.5. Solicitudes de Compra

 Todas las solicitudes de compra (Independiente de la naturaleza) deben

tramitarse a través de las Jefaturas de Compras de Comercio Exterior y
Nacionales. Aquí se consolidan y presentan al Comité para planificar caja y
obtener endoso y aprobación.
  Antes de iniciarse una compra y acordar con el proveedor, el usuario que
tiene la necesidad debe diligenciar el formato orden de compra-servicio a
manera de requisición, para plasmar en ella el detalle de su necesidad.
P020001-04
 Las necesidades plasmadas en las requisiciones, deben corresponder a la
planeación del periodo en cuestión (por defecto anual), según la Lista de
Compras de Materiales.
 Es responsabilidad de Contabilidad divulgar la estructura de centros de
utilidad, centros de costos y de cuentas a todos los usuarios, así como las
actualizaciones que se vayan haciendo, con el fin de que sea el usuario
quien en la fuente codifique en los documentos de compra a que centro de
utilidad, costos o numero de proyecto se carga la compra. Así mismo, debe
determinar los ítem (campos de los documentos utilizados en todo el
proceso de compras) que deben ser diligenciados para que los registros
contables tengan validez fiscal.

7.2. AUTORIZACIONES

7.2.1. Para solicitar compras

Las solicitudes de compra (soportadas en plan de compras, requisiciones)

deben ser firmadas por los Gerentes de Departamento y/o Directores de
Área.

7.2.2. Para aprobar compras

Son Autorizadas por el Comité de Compras (Ver numeral 6) y en su defecto

por el Contralor.

7.2.3. Para aprobar pago de facturas

 La Jefatura de Compras debe dar el visto bueno y conformidad entre las

orden de compra, recibo de materiales y facturas.
 Cada área usuaria da su conformidad a la orden de compra, servicios o
contratos, recibo del bien intangible y factura.
 El Área Financiera se reserva el derecho de verificar los endosos. Estas
conformidades dan paso al registro contable, el cual puede ser automático.

7.2.4. Otras autorizaciones

Las firmas autorizadas en la Empresa para firmar cheques, celebrar

contratos y representaciones legales, deben estar registradas en notaría y/o
certificadas previa autorización de la Gerencia General. Procedimiento de
Niveles de Autorización P040006-00.

7.3. REGISTRO DE PROVEEDORES

  La Jefatura de compras junto con Proveedores e impuestos son los
responsables de realizar el registro de proveedores, resguardo de carpetas
y autorización de consulta por otras áreas. El archivo central deberá
contener dicha información.
 Solamente se tendrán relaciones comerciales con aquellos proveedores
que tengan en regla toda su carpeta de registro de proveedores, y cuya
vinculación como proveedor haya sido autorizada en los comités de
evaluación de proveedores que lidera la Gerencia Financiera /
administrativa.
 Es responsabilidad de la Jefatura de compras y de la Gerencia de Calidad
realizar auditorias periódicas de calidad a los servicios y productos
adquiridos por la Empresa. Para tal fin, referirse al procedimiento VER
PROCEDIMIENTO MANEJO DE TERCEROS

8. EJECUCIÓN DE LA COMPRA

8.1. La persona interesada en la adquisición de un articulo elabora la requisición y

envía a Compras previa aprobación del Director de Área. Si el solicitante
conoce y recomienda proveedores, estos se deben especificar en el formato
de requisición al igual que las características especiales del articulo
solicitado. P020001-06

8.2. La especificación de la compra debe darla el área que tiene la necesidad, y lo

especificará desde un principio en la requisición. Donde anotará los datos
de: compañía, centro de utilidad, centro de costos / proyecto, y cuenta
contable. El área usuaria cuando elabora la requisición debe indicarlo por
cada ítem.

8.3. El Jefe de Compras recibe el formato de requisición y verifica que los datos
sean completos y claros.

8.4. Se debe realizar una cotización de los artículos solicitados entre los
proveedores adscritos a la Empresa, los sugeridos y los diferentes
proveedores que entren en el proceso de evaluación. El Jefe de Compras
debe escoger aquellos proveedores que ofrezcan mejores productos,
precios, periodos de pago y fuentes de suministro confiables.

8.5. Si el proveedor no se encuentra en la lista de proveedores adscritos a la

Empresa se debe dar ingreso al sistema (Ver numeral 7.3)

8.6. Las solicitudes y cotizaciones son presentadas por los Jefes de Compras ante
el Comité de compras.
8.7. Las órdenes de compra-servicio que respondan a decisiones de Comité de
Compras, deben tener diligenciado el dato del número de acta de comité de
compras con el cual se autorizó.

8.8. Una vez aprobada la orden de compra las Jefaturas de Compras deben
acordar con Planeación Financiera y Tesorería las condiciones de .

8.9. El Jefe de Compras una vez acordada la negociación con el proveedor,

elabora y envía la Orden de Compra especificando los artículos solicitados
y las cantidades; previa autorización de la Dirección Financiera P020001-07

8.10. Se debe seguir un contacto permanente con el proveedor haciendo el

seguimiento a los artículos solicitados y garantizando la fecha de entrega
acordada.

8.11. Una vez los artículos llegan a la Empresa el Jefe de Compras realiza la
recepción comparando la remisión enviada por el proveedor con la orden de
compra. Si las cantidades o artículos no coinciden se debe tomar la
decisión de aceptar o no la mercancía.

8.12. El Jefe de Compras firma como recibida la remisión con original al

Departamento de Compras y copias al proveedor y al solicitante de los
artículos, al momento de hacer la entrega.

8.13. En caso de que la compra sea recibida a conformidad por el usuario

(almacén, áreas, gerencias), el mismo día, el documento de ejecución de
compra (orden de compra – servicio, actas parciales) debe ser entregada a
Compras, donde se centralizará la recepción y el trámite de facturas para el
pago posterior. De la agilidad de este paso, depende el cumplimiento con
las obligaciones a proveedores.

8.14. El Jefe de Compras anexa la remisión con la orden de compra de los

artículos para luego ser comparada con la factura que envié el proveedor.
Se debe revisar que la factura contenga la mercancía y los precios
establecidos en la orden de compra. Análogamente esta conformación
estará disponible en los sistemas de información que soportan el proceso
de compras.

8.15. El Jefe de Compras remite copias de la factura y la orden de compra al

Asistente Financiero para realizar el ingreso contable de la compra y
centralizar así la recepción de las facturas.

8.16. El Asistente Financiero verifica que los documentos de cobro cumplan con
lo especificado en el numeral 9.1 (lista de requisitos que deben contener
los documentos de cobro) y colocar un sello de recibido en la factura con
copia al proveedor.
8.17. En ningún momento las áreas usuarias recibirán facturas o cuentas de
cobro del proveedor, ni mucho menos firmarán estos documentos en señal
de aceptación.

8.18. Compras será el encargado de confrontar la validez de las facturas y

cuentas de cobro, con los aceptados enviados por las áreas que recibieron
las compras. En caso de encontrarse inconsistencias, Compras debe
aclarar la situación, tanto con el área usuaria como con el proveedor, y en
caso de ser necesario con el proveedor anulará la factura y solicitará la
elaboración de la correcta. En estos estados de aclaración y solución de
inconsistencias el tiempo debe ser menor a 20 días, evitando ocurrencia de
problemas de IVA y retefuente, especialmente a finales de mes.

8.19. El Asistente Financiero debe remitir semanalmente a Tesorería un informe

de Pagos a Terceros (donde relacione los ingresos (cumplidos) de compras
(bien sea por orden de compra-servicio, o actas de entregas parciales).).

8.20. Una vez una cuenta de cobro ha entrado, y Tesorería ha realizado el Pago,
Tesorería debe entregar semanalmente a la Dirección Financiera/
Administrativa, un listado donde se indiquen los pagos hechos (con orden
de compra) con el fin de que la Dirección de el cierre de la compra.

9. CONTABILIDAD DE LA COMPRA

9.1. REGISTRO CONTABLE

Las condiciones que deben cumplir las facturas y las cuentas de cobro para
ser imputadas en la contabilidad son:
9.1.1. Desde el punto de vista tributario

La factura debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

 Estar denominada expresamente como Factura de Venta

 Tener un número consecutivo
 Nombre e identificación (Nit, cédula) completa del vendedor
 Nombre e identificación completa del acreedor
 Fecha de emisión – Fecha de vencimiento
 Responsabilidad del Iva (Régimen común)
 Descripción completa de los bienes o servicios comprados
 El nombre o razón social y nit del impresor
 Indicar la calidad de Agente Retenedor del Impuesto a las Ventas
 Número de orden de compra / servicios / contrato de nuestra compañía, por
el cual se está cobrando.
 Desagregación IVA, retefuente, descuento pronto pago.
 Los requisitos mínimos de la cuenta de cobro son los siguientes:

 Nombre e identificación completa del vendedor

 Nombre e identificación completa del acreedor
 Fecha de emisión – Fecha de vencimiento
 Responsabilidad del Iva (Régimen común)
 Descripción completa de los bienes o servicios comprados
 Número de orden de compra / servicios / contrato de nuestra compañía, por
el cual se está cobrando.

9.1.2. Al interior de la Empresa

 Contabilidad solo aceptará facturas y cuentas de cobro en original, no se

aceptan faxes o copias. Tesorería solo requiere una copia; para evitar
autorizaciones en copias adicionales estas serán destruidas.
 Compras debe notificar a Contabilidad oportunamente la existencia de
nuevos contratos para calcular y pagar el impuesto de Timbre que generen
aquellos contratos que superen los $41.800.000.oo. El impuesto de timbre
se causa en el mismo mes de firma del contrato.

9.2. PAGO EN TESORERÍA

9.2.1. Las condiciones de pago a pactar con los proveedores serán las que
determine la Dirección Financiera / Administrativa, de acuerdo con sus
necesidades, (se sugiere por defecto mínimo entre 60 - 90 días a partir de
la radicación de la factura). Los pagos a proveedores los realizará Tesorería
una vez al mes según el calendario anual de pagos.

9.2.2. Solamente a criterio del Contralor en conjunto con Tesorería y Jefaturas de

Compras, se pactan plazos de pago diferentes a los expuestos en la política
anterior. Estas operaciones deben quedar soportadas por escrito, y
autorizadas por Comité de Compras, quedando disponibles para auditoria.
Este criterio de excepción se contempla en casos de urgencias que
demanden elementos para no parar la operación, personas naturales
proveedores de servicios de montos bajos.

9.2.3. No se realizará ningún pago correspondiente a compras que no hayan sido

aprobadas según política de aprobaciones de este procedimiento (comité
de compras y topes)

9.2.4. De acuerdo con la política de la Empresa, no se negociarán anticipos y

avances en la adquisición de bienes o servicios. Cualquier excepción debe
ser autorizada por el Comité de Compras.

9.2.5. De igual manera se ilustrara como deben manejarse los soportes de tal
manera que no se creen cuentas de anticipos que nunca se eliminan.
9.2.6. Se deben consolidar y remitir a tesorería las obligaciones adquiridas por las
distintas dependencias periódicamente (como Tesorería lo requiera) para
manejar el flujo de caja.

9.2.7. El sistema de información será alimentado con la programación de pagos,

según disponibilidad de caja, antigüedad y nivel critico de los pasivos. Una
vez actualizada la opción de pago, esta alimentara un programa de
impresión de cheques en forma continua o un programa de banca
electrónica para pagos electrónicos a terceros. En cualquier caso el
sistema descargara los pasivos y los saldos del banco origen de los fondos.

9.2.8. Tesorería publicara calendario anual de pagos, teniendo en cuenta que

habrá consolidación de los días de pago.

9.2.9. Mientras se normaliza la administración del flujo de caja los responsables

de gasto pueden remitir electrónicamente sus guías y prioridades al área
consolidadora (2 meses) en el futuro el flujo se alimentara exclusivamente
de los datos consignados en la contabilidad y de las prospecciones
operacionales de la firma (presupuestos, revisiones presupuéstales, etc.)
estas prospecciones contemplaran el origen monetario en pesos y dólar.

10. ANEXOS

10.1. ANEXO No. 1: Plan de Compras P020001-01

10.2. ANEXO No. 2: Actas de comité de Compras P020001-02

10.3. ANEXO No. 3: Políticas anuales de compras P020001-03

10.4. ANEXO No. 5: Instructivo Requisiciones P020001-04

10.5. ANEXO No. 6: Formato Requisición Almacén P020001-05

10.6. ANEXO No. 7: Formato Requisición Compras P020001-06

10.7. ANEXO No. 8: Instructivo Ordenes de Compra P020001-07

10.8. ANEXO No. 9: Formato Ordenes de Compra/Nacional P020001-

08

10.9. ANEXO No. 10: Formato Ordenes de Compra/Internacional

P020001-09

10.10. ANEXO No. 11: Instructivo Compras Internacionales P020001-10

11. DOCUMENTOS ASOCIADOS

11.1. Procedimiento Manejo de terceros (Establecer código)

11.2. Procedimiento Autorizaciones P040005-00

11.3. Procedimiento Caja Menor (Establecer código)

2. Procedimiento de “Creación y Actualización de información Documentada”. No olvide que

éste va dirigido a personal con nivel de estudios técnicos, por lo tanto, debe ser claro,
conciso y muy bien organizado. Evite incurrir en un paradigma de la documentación.

OBJETIVO

Estructurar documentación unificada y de presentación homogénea, para todos los

documentos que hacen parte del Sistema de Gestión de Calidad en
CONSTRUCTORA ARCISAM LTDA.

ALCANCE

Esta norma cubre los documentos que hacen parte de la estructura definida dentro
del Sistema de gestión de Calidad.

CONDICIONES GENERALES

Al elaborar este manual se deben aplicar los siguientes conceptos:

 Claridad, precisión y coherencia en la redacción.

 Utilizar un solo término para designar cada concepto, términos que deben ser
conocimiento y compresión uniforme para todo el personal.
 Determinar fechas de revisión durante el levantamiento de los documentos.

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

La Estructura documental para la empresa que se describe a continuación,

presenta los diferentes tipos de documentos que hacen parte del sistema
documental:
 ESTRUCTURA
ESTRUCTURAORGANIZACIONAL
ORGANIZACIONAL
PLANEACIÓN ESTRATÉGICA NORTE
NORTEDE
DE

MANUAL DE CALIDAD ESTRUCTURA

ESTRUCTURADEL
DELSISTEMA
SISTEMADEDECALIDAD
CALIDAD
MANUAL DE PROCESOS DOCUMENTACIÓN
DOCUMENTACIÓNDE DE VALOR
VALOR

ACTIVIDADES
ACTIVIDADESDE
DE
PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS,
INSTRUCTIVOS, FORMATOS,
FORMATOS, INFORMES,
INFORMES, NORMAS
NORMAS EXTERNAS,
EXTERNAS,
DOCUMENTOS BASE CATALOGOS,
CATALOGOS,DESCRIPCIONES
DESCRIPCIONES DE
DECARGO
CARGO

REGISTROS  EVIDENCIA DE LO QUE SE HACE, DEL TRABAJO COTIDIANO

DESCRIPCIÓN DE CARGOS REQUISITOS

REQUISITOSASOCIADOS
ASOCIADOSAACADA
CADACARGO
CARGO

DEFINICIÓN DE CADA NIVEL DE LA ESTRUCTURA

Planeación Estratégica

El Plan estratégico es el resultado de un proceso que permite a las

Organizaciones el manejo eficiente de las operaciones en el presente y estar
preparado para el futuro. Se identifica la DOFA de la compañía - debilidades,
oportunidades, fortalezas y amenazas - a partir de directrices integradas en la
Misión, Visión, Valores, Políticas, Objetivos y estrategias corporativas.

La Gerencia formula planes de acción a corto, mediano y largo plazo, los cuáles
reflejan la forma en que operará la Constructora Arcisam Ltda. Se define entonces
el Plan de Calidad que es el documento en donde se específica que
procedimientos y recursos se requieren, los responsables de su aplicación y uso
en un proyecto, proceso, producto, ó contrato específico.

Para hacer el seguimiento al desarrollo de cada plan es necesario definir

Indicadores de gestión, que permiten obtener información y parámetros control
requeridos por el sistema.

Manual de Calidad

Documento que proporciona información interna ó externa, integra los elementos

mutuamente relacionados o que interactúan para establecer el sistema de gestión
de la calidad.

Manual de procesos
Documento que establece la Cadena de Valor de la Constructora Arcisam Ltda.,
definiendo los procesos desarrollados e identificando las interrelaciones del
sistema.

Procedimientos

Documento que recopila de forma específica las actividades o procesos que aplica
la empresa. Se establecen controles para su creación, modificación y eliminación,
así como para su revisión y autorización.

Se puede encontrar en medio impreso o magnético.

Documentos Base

Documentos de origen interno o externo, se utilizan como soporte de información

para tomar decisiones o acciones sobre los mismos ó a partir de ellos.
Se puede encontrar en medio impreso o magnético.

Los documentos base definidos para la empresa son:

 Normas Externas
 Normas Internas
 Listado Maestro de Documentos: Documento que relaciona y clasifica los
documentos de la empresa, previamente identificados y controlados.
 Instructivo: Documento en el cual se detallan actividades que pertenecen a un
procedimiento específico.
 Formato: Documento que permite el registro y el análisis de información, puede
aplicarse en medio impreso ó magnético. Para garantizar su control, el
documento debe tener el logo de la empresa en el extremo superior izquierdo,
el título del formato, el código y la fecha de vigencia.

Registros de Calidad

Documento que proporciona evidencia objetiva de las actividades efectuadas o de

los resultados alcanzados. En el documento Listado Maestro de Registros se
encuentran la clasificación de los elementos de la empresa que podemos
encontrar bajo esta denominación.

Descripción de Cargos

Documento en el cual se presentan los requisitos asociados a cada cargo de la

empresa.

Descripción y Perfil del Cargo: Presenta el cargo, nombre de la persona,

ubicación, a quién reporta, descripción genérica, relaciones jerárquicas, relaciones
internas y/ó externas, la naturaleza y alcance del cargo, la finalidad, nivel de
responsabilidad, nivel de autoridad –si aplica - y toma de decisiones, nivel
académico y experiencia asociada.
 CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

ESTRUCTURA DOCUMENTAL PREFIJO

Planeación Estratégica PE

Manual de Calidad MC

Manual de Procesos MP

Procedimiento PR

Instructivo IN

Formato FR

Descripción de Cargos DC

Tabla 1. Prefijos para identificar la Estructura Documental

NOMBRE PE MC MP PR IN FR DC

Titulo X X X X X X X

Objetivo X X X O X

Alcance X X X X

Políticas y normas X X X O

Documentos relacionados X X X O

Registros X O X X

Plan de calidad X

Indicadores de gestión X

Descripción de actividades / contenido X X X X X X

Diagrama de Flujo X X O

Glosario O X O O

Anexos O O O O

X: Significa de carácter Obligatorio O: Significa de carácter Opcional

Tabla 2. Relación de Contenidos con Estructura Documental

DEFINICIÓN DEL CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS

Titulo

Identifica el contenido del documento.

Objetivo

Describe la finalidad y aplicación que permite alcanzar el documento.

Alcance

Campo de acción y aplicación del documento, define su manejo para cargos,

áreas, niveles, ó procesos a quienes afecta el documento.

Políticas y Normas

Políticas: Direccionamiento y orientación de la empresa definida por la Gerencia

General.

Norma: Reglas, directrices y características institucionales, que permiten ajustar y

dirigir los procedimientos y actividades de la empresa conforme a un modelo
predefinido.

Documentos Relacionados

Documentos que proporcionan información relacionada con los diferentes

elementos que componen el sistema de calidad.

Registros

Documentos que proporcionan evidencia objetiva de las actividades realizadas ó

resultados obtenidos.

Plan de Calidad

Documento que especifica qué procedimientos y recursos asociados deben

aplicarse, quién debe aplicarlos y cuando deben aplicarse a un proyecto, proceso,
producto o contrato específico.

Indicadores de Gestión

Parámetro de medición de actividades coordinadas para controlar una

Constructora Arcisam Ltda..

Descripción de la Actividad
 Determina las diferentes etapas que requiere para ser desarrollado cada elemento
que compone la estructura documental.

PASO: Secuencia de las actividades

ACTIVIDADES: Descripción de los métodos, criterios, parámetros y acciones que
se debe realizar y las define el documento.
RESPONSABLE: Define las personas y cargos sobre las que se determina la
responsabilidad y compromisos convenidos entre la empresa y los trabajadores,
para lograr que la información contenida en los documentos establecidos en el
Sistema de Gestión de la Calidad sea clara, confiable y oportuna.

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE

Diagrama de Flujo

Representación gráfica de los procesos y procedimientos definidos en la Cadena

de Valor de la empresa.

Glosario

Catálogo de términos aplicados en la documentación del sistema de calidad que

definen conceptos necesarios para identificar y entender la estructura documental.

Anexos

Documentos que proporcionan información adicional y que forma parte de la

estructura documental definida en el sistema de calidad.

ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

FORMATO

La presentación debe ser en tamaño carta para todos los documentos.

DESCRIPCIÓN DEL FORMATO

El formato presenta los siguientes campos:

Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo Cargo Cargo

 Logotipo:
Símbolo de identificación de la empresa, extremo superior izquierdo.

Título:
Describe de manera breve el contenido del documento.

Código:
Corresponde al número de identificación asignado al documento.

A continuación se presenta la identificación para cada área:

ÁREA ABREVIATURA ÁREA ABREVIATURA

Tabla 3. Abreviaturas por Áreas

El código de cada documento lo componen tres grupos como se expresa en la

Figura N°1:

Prefijo del Documento Consecutivo del

Ver Tabla 1. Documento
Número de Identificación
de cada Área
Ver Tabla 3.

Versión:
Número registrado de la versión del documento.

Fecha:
Última fecha de actualización del documento.

Página:
Corresponde al número de página con respecto al total de páginas.
Elaborado por:
Corresponde al cargo de la persona y nombre del responsable de la elaboración
del documento - sólo en la primera hoja -.

Revisado por:
Corresponde al cargo de la persona y nombre del responsable de la revisión del
documento - sólo en la primera hoja -.

Aprobado por:
Corresponde al cargo de la persona y nombre del responsable de la aprobación
del documento - sólo en la primera hoja -.

Evidencia: Todo documento debe incluir las firmas de los responsables de su

elaboración, revisión y aprobación - sólo en la primera hoja -.

PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

PAPEL

El papel a utilizar debe proporcionar un registro permanente y producir copias

claras y nítidas. Debe ser papel blanco, a una sola cara y tamaño carta. Cuando
sea estrictamente necesario por cuestiones de espacio, podrá utilizarse un tamaño
Oficio.

Fuente

Letra Arial, tamaño 12, tinta negra.

Para resaltar la importancia de una frase o palabra utilice la cursiva, la negrilla ó el

subrayado.

Las siglas deben ser explicadas en paréntesis.

Margen

En todas las páginas de los documentos, el texto se debe escribir con las
siguientes márgenes:

PÁGINA VERTICAL PÁGINA HORIZONTAL

Izquierda: 3 cm Izquierda: 1.7 cm

Derecha: 2 cm Derecha: 1.7 cm

Superior: 3 cm Superior: 3 cm

Inferior: 2 cm Inferior: 3 cm
 Tabla 4. Configuración Márgenes

Numeración y Títulos

Los Capítulos se numeran colocando el número arábigo correspondiente, seguido

de punto e inmediatamente después el título en mayúsculas sostenidas y en letra
negrilla.

La numeración de los capítulos se identifica por un número formado por el

correspondiente al capítulo, seguido por un punto y un número que indica el
numeral dentro del capítulo, seguido de punto e inmediatamente después el título
en mayúsculas sostenidas y en negrilla.

En las subdivisiones del tercer nivel en adelante, la primera palabra llevará

mayúscula inicial, enseguida dos puntos y en el renglón inferior, el texto. Los
numerales van hasta cuarto nivel; en adelante se resaltarán con guiones o viñetas.

La edición de los títulos depende de la jerarquía que estos requieran, así como se
expresa a continuación:

CLASE DE DIVISION INDICACION TIPOGRAFIA TAMAÑO LETRA

PRIMERA 1 MAYÚSCULA NEGRITA Arial 12

SEGUNDA 1.1
Mayúsculas y Arial 12
minúsculas, negrita
TERCERA 1.1.1
Mayúsculas y Arial 12
minúsculas, negrita
CUARTA 1.1.1.1
Mayúsculas y Arial 12
minúsculas, negrita
Tabla 5. Configuración Títulos

TABLAS

Conjunto de números, valores o unidades relacionadas entre sí que se presentan

en columnas para facilitar sus relaciones, comparaciones o referencias.

Las tablas o cuadros deben ir numerados colocando la palabra: Tabla, seguida por
un número que identifica el número de la tabla, seguida por un punto e
inmediatamente después el título en negrilla.

Los títulos de las columnas deben ser en mayúsculas. Las unidades

correspondientes a una columna deben iniciarse al principio de esta.

Cuando sea necesario interrumpir una tabla, debe indicarse – Continua -, dejando
el marco inferior cerrado.
Al comienzo de la página siguiente, debe repetirse el número y el título de la tabla
precedida de palabra – Continuación - en páginas intermedias y – fin - en la
página final.

La fuente debe ser letra Arial, el tamaño debe estar entre 9 y 12 dependiendo del
tamaño y campos de la tabla, siempre y cuando se comprenda su contenido.

DIAGRAMAS DE FLUJO

Los Diagramas de Flujo son la representación gráfica de los procesos y

procedimientos que se documentan en el Sistema de Calidad de la empresa.

En los flujogramas, esquemas o gráficos se debe utilizar la letra Arial con tamaño
entre 5 y 10.

Las actividades se deben describir de manera breve, clara y evitar el exceso de

detalles.

Aplicar el uso de referencias a otros documentos facilita la consulta y búsqueda de

importación.

La simbología para diagramas de flujo que se aplica para documentar los

diagramas de flujo es el siguiente:

SÍMBOLO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN

Iniciador ó Terminador Refiere el inicio y el fin de la descripción de un proceso en
un diagrama de flujo.
Se define paso a paso el cumplimiento de una actividad o
Proceso / Operación
función durante el proceso.
Todo tipo de formatos, cartas, remisiones, etc., donde se
Documento
maneje información (datos).
Cuando se necesita hacer referencia a desviaciones
Decisión
posibles pero no permanentes del proceso.
Se hace uso de una serie de procedimientos codificados y
Proceso Predefinido
se referencia a los mismos.
Sí se requiere cambiar de página, la descripción no ha
Conector
terminado, se coloca un número indicador.
Tabla 6. Simbología para Diagramas de Flujo.

CAMBIOS EN LOS DOCUMENTOS

Los cambios en los documentos y datos deben ser revisados y aprobados por las
personas responsables de los cargos, funciones o grupos que hayan efectuado la
revisión y aprobación originales, salvo que específicamente se estipule de otra
manera.
 Las funciones o grupos designados deben tener acceso a la información
pertinente sobre la cual basan su revisión.

Cuando el documento es de origen externo, el Coordinador de Calidad coordina

con el responsable del documento la adquisición de la última versión.

Cuando un documento cambia, se debe identificar la naturaleza del cambio en el

formato FROM12 Control de Cambios en los Documentos.

LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS, REGISTROS Y PROCEDIMIENTOS

Mediante los siguientes formatos, se controlarán los diferentes documentos.

DOCUMENTOS INTERNOS

FR OM 09 Control de Documentos Internos.

Nombre del documento Fecha Quién Quién Forma de Quienes

Código Ubicación Versión
interno revisa aprueba clasificar la consultan
información

DOCUMENTOS EXTERNOS

FROM10 Control de Documentos Externos.

Nombre del documento Fuente Responsable Mecanismo para ¿Quienes consultan

externo actualizar el documento?

REGISTROS

FROM11 Control de Registros.

Ubicación
Código Nombre del registro Tiempo de Forma de clasificar Medio Disposición final
(área)
retención la información

3. Evaluación de la información documentada: exponga su posición frente a esta temática y

brinde recomendaciones para llevar a cabo la verificación de la conformidad de los
documentos.
1. OBJETIVO

Determinar las directrices para controlar toda la documentación generada dentro o

no dentro del sistema de calidad del Grupo P.I. MABE, S.A., conforme a la
normativa ISO 9001.

2. ALCANCE

Todos los departamentos y áreas del Grupo P.I. MABE, S. A. DE C. V.

3. TERMINOLOGIA

Emisor: Puesto o área que elabora un documento.

Responsable de área: Persona designada por el jefe de área para remitir y recibir
documentos.

Destinatario: Puesto o área que recibe un documento.

Revisión: Examen completo y periódico realizado a un documento donde puede, o

no sufrir un cambio.

Modificación: Cambio que sufre un documento, en una sección o párrafo y que se

hace no importando el plazo de vencimiento para la revisión.

Revisión Número: Número que aparece en un documento para su control y que

solo cambia cuando en una revisión periódica, se determinan modificaciones al
documento.

4. RESPONSABILIDADES

Responsable del sistema de calidad: establecer, difundir, controlar, actualizar y

modificar el presente documento. Así como el de controlar toda la documentación
del sistema de calidad.

Dirección General, Directores, Gerentes y Jefes de departamento: promover y

asegurar el cumplimiento del presente procedimiento.

Emisor, destinatario, responsable de área: llevar los controles descritos en este

procedimiento, a menos que su jefe inmediato asigne a otra(s) persona(s) o
servicio para centralizar estas actividades.

5. METODO

5.1 Los documentos bajo control se describen a continuación:

- Manual del Sistema de Calidad.

- Procedimientos.

- Instrucciones.

- Planes de calidad.

- Matriz de procedimientos a nivel Planta.

- Matriz de Instrucciones de trabajo y/o prueba.

5.1.1 Todos los documentos que se generen como parte del sistema de Calidad,
son propiedad del Grupo P. I. MABE, S. A. y deben contar con él logo del Grupo
P. I. MABE, S. A., los emisores y destinatarios son usuarios de los documentos.

5.1.2 Queda estrictamente prohibido proporcionar a Proveedores, Terceros y/o

Personas ajenas a Grupo P. I. MABE, S. A., copias de los documentos bajo
control, salvo por indicaciones especiales y bajo autorización a nivel Dirección.

5.2 Los documentos no bajo control se describen a continuación:

-Memorándumes, Informes breves, Faxes, etc.

-Facturas, recibos, etc.

-Pases, permisos, etc.

-Actas, contratos, Solicitudes, etc.

básicamente documentos no relacionados dentro del sistema de Calidad.

5.2.1 Los documentos no bajo control también se les aplica el punto 5.1.1.

5.2.2 Los documentos no bajo control que requieran Proveedores, terceras

personas y/o personas ajenas a Grupo P. I. MABE, S. A., así como de uso interno
deben estar identificadas con él logo oficial y de acuerdo a los formatos unificados
por norma, se deben tener el especial cuidado para que su uso sea el correcto e
indicado.

5.3 No se deben aceptar o generar documentos fuera de lo antes explicado.

5.4 Distribución:

5.4.1 El Emisor o responsable del área tiene la responsabilidad de distribuir el

documento al usuario correspondiente de las áreas involucradas.
5.4.2 El Emisor o responsable del área debe llevar un control de los destinatarios
ver ANEXO 1, a través de una lista donde a cada uno de ellos se les asigne un
número consecutivo, este número se le pondrá al documento emitido junto con el
nombre y con su sello correspondiente, ver ANEXO 2. Este sello no debe ser de
color negro y se coloca sobre la primera pagina del documento.

5.4.3 El original del documento y la hoja del control de destinatarios, lo archiva y

conserva el Emisor o responsable del área en su carpeta de procedimientos e
instrucciones.

5.4.4 En caso de modificaciones en el control de destinatarios (lista de

distribución), el Emisor o responsable del área debe informar al o a los
destinatarios afectados, para que en caso de alta en el control; se responsabilicen
de su documento, o en caso de baja en el control; destruyan el documento.

Para el caso de personal de nuevo ingreso o personal dado de baja de Grupo P. I.

MABE, S. A. El área responsable de estos movimientos, discutirá con el Emisor o
responsable del área la posibilidad de modificar el listado de destinatarios, sin
embargo las copias son enfocadas al puesto no a la persona que lo ocupe.

5.4.5 El documento definitivo para su aplicación o uso, debe estar sellado con la
leyenda "COPIA CONTROLADA", ver ANEXO 2. Este sello implica
responsabilidad del Emisor o responsable del área de mantener a sus
destinatarios con la versión actualizada. ESTA PROHIBIDO FOTOCOPIAR
DOCUMENTOS QUE LLEVEN EL SELLO DE COPIA CONTROLADA.

5.4.6 El documento no definitivo para su aplicación o uso, que se requiere dar a

conocer su contenido aún cuando éste no ha sido liberado se puede entregar
copias sellándolas con la leyenda: "COPIA ADELANTADA". Este sello no implica
responsabilidad del Emisor o responsable del área de actualizar el documento. El
destinatario se hace responsable de destruir las copias adelantadas en caso de
que reciba información oficial.

5.4.7 El documento definitivo solo para fines informativos y que se requiera dar a
conocer su contenido, se puede entregar copias sellándola con la leyenda
"Documento No sometido a Control". Este Sello no implica responsabilidad del
Emisor o responsable del área de actualizar el documento y quedan bajo
responsabilidad del destinatario las redistribuciones adicionales que haga.

5.4.8 La copia del documento que no tenga el sello de "copia controlada" ni

número consecutivo, no se considera como documento oficial del sistema de
calidad del Grupo P. I. MABE, S. A. y por lo tanto se le denominara documento no
bajo control, a los documentos del punto 5.4.6. también se le denomina de la
misma forma.
5.4.9 Los originales de un documento no se les incluirá sello alguno siendo la
única excepción al punto anterior (utilizados para generar copias controladas) y
que se encuentra junto con su hoja de distribución.

5.4.10 Cualquier área que quiera emitir un nuevo documento bajo control o no,
debe permitir que sea revisado por el respectivo representante del Team ISO 9000
de su área, antes de ser distribuido.

5.5 REVISION

5.5.1 La revisión de un documento es periódica y no debe exceder más de un año,

esta debe realizarla el Emisor o responsable del área o por los actuales
responsables del procedimiento, o cualquier opción que aplique.

Las versiones originales obsoletas pueden ser guardadas hasta un año por el área
correspondiente, de acuerdo a sus necesidades.

5.5.2 Al realizar la revisión periódica de un documento y existan modificaciones, se

actualiza el documento, el número de revisión cambiara al consecutivo siguiente,
así como su correspondiente fecha de revisión, el recuadro en el pie de la primera
hoja se llena sucesivamente y finalmente se procede de nuevo a su distribución.

El destinatario al recibir la actualización del documento, procede inmediatamente a

destruir la versión anterior de su copia y empezara a utilizar la actual.

5.5.3 Cuando en la revisión periódica establecida para un documento, no existen

modificaciones, no se emite una nueva distribución, ni se altera el número de
revisión que aparece en cada hoja del procedimiento; pero el Emisor o
responsable del área debe conservar evidencias y documentar la revisión, por
medio de un memorándum o E-mail dirigido al responsable del sistema de calidad
(líder ISO 9000) y a los usuarios correspondientes.

5.5.4 Todo formato generado por procedimiento o instrucciones debe contener el

numero del documento que lo genera, para lograr un control, manejo y aplicación
adecuado de estos.

5.6 MODIFICACIONES

5.6.1 Cualquier modificación a un documento debe ser emitida por el responsable

de área o puesto que emitió el documento inicialmente o por los actuales emisores
del documento.

5.6.2 Cuando una modificación a un documento sólo afecta a una sola sección o
párrafo y por lo tanto, no es conveniente sustituir todas las paginas de un
documento, esta modificación se debe documentar por medio de un memorándum
o E-mail que se debe enviar por medio convencional a todos los destinatarios de la
lista de distribución involucrada y al responsable del sistema de calidad (líder ISO
9000).

5.6.3 Cuando el destinatario recibe la copia del memorándum o E-mail debe

anexar esta sobre la primera pagina del documento, para que al momento de
consultarla se observe la modificación, esto mantendrá vigente el documento
hasta que se efectué la revisión periódica.

5.7 Cada uno de los destinatarios debe conservar los documentos que recibe en
su carpeta Gerencial o Carpeta de Procedimientos e Instrucciones, protegidos
contra daños, deterioro o pérdida, hasta recibir una nueva revisión.

5.8 Cada área puede llevar un control de los documentos que recibe y maneja
dentro de su sistema de calidad de acuerdo al ANEXO 3, para facilitar la búsqueda
de alguno.

5.9 Cualquier cambio de responsabilidad en cuanto al área o puesto que elabora o

revisa un documento, debe ser notificado a los usuarios de este y al responsable
del sistema de calidad (líder ISO 9000).

5.10 Cuando alguna área del sistema de calidad sea eliminada del Grupo P. I.
MABE, S. A., toda la documentación existente debe ser entregada al responsable
del sistema de calidad (líder ISO 9000).

4. Importancia de cada uno de los elementos que conforman la mejora de la información

documentada. Asegúrese de utilizar las palabras clave: Evaluación de la documentación,
Corrección, Control de cambios, Versión, Fecha de emisión, Divulgación y Distribución.

El control documental basado en un sistema de gestión documental efectivo es

fundamental para el cumplimiento de las normas de calidad.
Obtener una certificación ISO es solo el comienzo de un viaje. Mantener la
certificación es el aspecto más desafiante del proceso de certificación.
Permanecer certificado implica no solo seguir los procesos y procedimientos que
se establecieron, sino que también requiere que se mejoren esos procesos y que
se mantenga un registro que pruebe que:
 Se mantiene la documentación actualizada.
 Se actualizan los procedimientos cuando los procesos cambian.
 Se revisan las instrucciones de trabajo cuando se descubren métodos más
eficientes.
 Se rellenan los formularios de inspección.
 Se completan los registros necesarios cuando se realiza formación.
Conclusiones
Las herramientas de gestión documental tienen incidencia directa en los requisitos de
control de la información documentada pero también en la propia gestión por procesos,
incidiendo en la definición de la estructura, los metadatos, el formato y la clasificación
documental. Asimismo, ISO demanda garantizar la perdurabilidad y accesibilidad de la
documentación del sistema, así es, la existencia de un sistema gestión documental que
permita garantizar dicha fiabilidad, bajo criterios ISO 15489, da de nuevo una garantía y
un plus a requisitos propios del SGI.

Referencias ó Bibliografía