Formularios Captura Habeas Data

487164824.
xls
FORMULARIO PARA CONSOLIDACION DE LA INFORMACION POR BASE DE DATOS

PROCESO DE IMPLEMENTACION, ADECUACION ACTUALIZACION DE LA LEY 1581 DE 2012
ELABORADO POR IT SYSTEMS SOLUTIONS Y ASINDER
RECOMENDACIONES DE DILIGENCIAMIENTO
Durante todo el formulario usted tendrá una breve descripción e información sobre lo que debe registrar. Por lo cual le pedimos qué lea bien las preguntas y
recomendaciones para evitar desinformar a los lideres del proceso en la adecuación de la política.
DATOS GENERALES
FECHA 10/21/2016
RAZON SOCIAL PAVOS DEL CAMPO SAS
NIT 900066246-3
DIRECCION CRA 127 22G 28 BD 31 A
TELEFONO 8966126-8966125
NOMBRE REPRESENTANTE LEGAL MANUEL BOHORQUEZ RAMIREZ
PAGINA WEB
NOMBRE PRINCIPAL ENCARGADO DE LA BD O JEFE DIANA ABELLO ALVAREZ
DE AREA
TELEFONO MOVIL ENCARGADO DE BD O JEFE 3208473627
AREA
PASO 1: DEFINICION DEL NOMBRE DE LA BASE DE DATOS
NOMBRE DE LA BASE DE DATOS
SOCIOS PAVOS DEL CAMPO SAS
PASO 2: DESCRIPCION DE LA BASE DE DATOS

El objetivo es administrar y/o contralar los diferentes datos, registros adquiridos que estén involucrados dentro del
proceso captura de datos personales de los SOCIOS de la compañía.
PASO 3: FINALIDADES DE LA BASE DE DATOS
a. Administración y control de la composición accionaria b. Información de contacto de socios y junta directiva

de la compañía
c. Control de acciones de la compañía d. Generación de citación, comunicados y actas
OTRAS FINALIDADES
Toda la información contenida en este formato es de propiedad intelectual de IT SYSTEMS SOLUTION SAS Y ASINDER SAS y no se autoriza su distribución o
divulgaciones, Las excepciones serán tratadas y permitidas por escrito.
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PASO 4: CATEGORIAS DE TRAZABILIDAD
a. PROPIETARIO DEL DATO: En este registro se catalogan todos los datos que son entregados directamente por el propietario del
dato
b.documentos DE COMPOSICION ACCIONES: Todo dato que es obtenido o extractado de los documentos que tiene la
composición accionaria de la empresa
c. ACTA: Información extractad de actas de junta directiva

OTRA CATEGORIA DE TRAZABILIDAD
PASO 5: FORMAS DE OBTENCION DE LOS DATOS
PASO 6: TIPO DE DATOS QUE USAN LAS BASES DE DATOS
PRIVADO x PUBLICO
TERCEROS
PASO 7: DEFINICION DE ENCARGADOS O RESPONSABLES DE LA BASE DE DATOS
RESPONSABLE (S)
NOMBRE EMAIL CARGO
MANUEL BOHORQUEZ RAMIREZ manuel.bohorquez@avicolaelmadrono.com GERENTE
GERMAN ALBERTO GALVIS PAEZ germangalvis@italcol.com PRIMER SUPLENTE
ALBERTO CARBONE RODRIGUEZ albertocarbone@italcol.com SEGUNDO SUPLENTE
ENCARGADO (S)
NOMBRE EMAIL CARGO
DIANA GRACIELA ABELLO ALVAREZ dianaabello@pavosdelcampo.com Jefe Administrativa y Financiera
JUAN DAVID PERDOMO RINCON auxiliarcontable1@pavosdelcampo.com Auxiliar contable
MARTHA MOLINA PACHECO contabilidad@pavosdelcampo.com Contadora
EDWIN JAIR IBAÑEZ MORALES auxiliarcontable2@pavosdelcampo.com Auxiliar contable
JEIMMY ROLDAN OSORIO jeimmy.roldan@pavosdelcampo.com Auxiliar gestión humana
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CARLOS SUAREZ PRIETO logistica@pavosdelcampo.com Jefe logística

YADIRA URREGO ALDANA cartera@pavosdelcampo.com Jefe de cartera
CINDY JOHANA OVIEDO ESTEVEZ cindy.oviedo@pavosdelcampo.com Auxiliar sistema seguridad social
ROLANDO GONZALEZ TOLEDO sistemas@pavosdelcampo.com Auxiliar de sistemas
ANGELA ANDREZ MARTINEZ TOVAR angela.martinez@pavosdelcampo.com Asistente de Ventas
LEIDY JUDITH ROMERO SUAREZ recepcion@pavosdelcampo.com Facturación
ALEXANDRA GOMEZ MARIN alexandra.gomez@pavosdelcampo.com Gerente de Ventas
CLAUDIA ESPERANZA QUEMBA ROJAS claudia.quemba@pavosdelcampo.com Jefe de Ventas
NURY MATILDE PARRADO LEON nury.parrado@pavosdelcampo.com Jefe de producción
ANGELA MARIA CHAPARRO GOMEZ angela.chaparro@pavosdelcampo.com Jefe de calidad
DAVID FERNANDO VELASQUEZ CARDONA david.velasquez@pavosdelcampo.com Director Técnico
PASO 8: DEFINICION DE CANALES DE COMUNICACIÓN
REPORTAR TELEFONO CONTACTO PARA SOLICITUDES DEL TRATAMIENTO

8966126-8966125
REPORTAR EMAIL DE CONTACTO PARA SOLICITUDES DEL TRATAMIENTO
habeasdata@pavosdelcampo.com
REPORTAR PERSONA CONTACTO PARA SOLICITUDES DEL TRATAMIENTO
angela.chaparro@pavosdelcampo.com
REPORTAR TIEMPO MAXIMO EN HORAS HABILES PARA EL TRAMITE DE SOLICITUDES DEL TRATAMIENTO
OTROS CANALES
PASO 9: INFORMACION REGISTRADA DENTRO DE LA BASE DE DATOS

NOMBRE DEL CAMPO DESCRIPCION TIPO DE CAMPO
TERCERO Numero de identificacion del proveedor PUBLICO
TIPO DE TERCERO descripcion si es persona natural, juridica, otros PRIVADO
RUT identifica si tiene o no tiene rut PRIVADO
DOMICILIADO identifica si es o no domiciliado PRIVADO
TIPO DE IDENTIFICACION Identifica
Numero que tipo dedel
de identificacion identificacion
proveedor, tiene
es de tipo PUBLICO
NUMERO DE IDENTIFICACION numérico PUBLICO
PRIMER APELLIDO describe primer apellido PUBLICO
SEGUNDO APELLIDO describre segundo apellido PUBLICO
NOMBRES Nombres del proveedor PUBLICO
NOMBRE ESTABLECIMIENTO Describre el Nombre del establecimiento PRIVADO
DIRECCION - 1 Campo numerico para direccion PRIVADO
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CUIDAD Nombre de la ciudad, campo alfabetico PRIVADO

CODIGO DE CIUDAD codigo de la cuidad, Campo Numerico PUBLICO
BARRIO/VEREDA Descripcion alfabetica PRIVADO
FAX Descriccion nemerica PRIVADO
ACT. ICA Campo Opcional PRIVADO
TELEFONO - 1 Campo numerico para el telefono PRIVADO
TELEFONO - 2 Campo numerico para el telefono PRIVADO
A. AEREO Campo numerico PRIVADO
CORREO ELECTRONICO correo elecetronico, alfanumerico PUBLICO
FECHA DE INGRESO Campo de fecha, Numerico PRIVADO
CIIU Campo queCodigo CIIU,
se marca Numerico
con una X para estado PRIVADO
ESTADO (ACT) - (INAC) inactivo PRIVADO
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ORMACION POR BASE DE DATOS

ZACION DE LA LEY 1581 DE 2012
R IT SYSTEMS SOLUTIONS Y ASINDER
ea bien las preguntas y
RECOMENDACIONES PASO 1
Para el registro la SIC pide que nuestra base de datos tenga identidad dentro de la compañía para
su fácil reconocimiento.
En lo posible el nombre debe ser corto. El nombre debe estar a asociado con el área de trabajo de
la base de datos. Debe ser fácilmente identificado por los encargados
Ejemplo: PROVEEDORES, COMPRAS, COMPRAS ITALCOL
ucrados dentro del
En este campo se debe ingresar información para descripción de la base de datos, tener en
cuenta que no debe ser mayor a un párrafo y debe describir al 100% la base de datos:
Ejemplo: Esta bases de datos esta creada con el objetivo de administrar y/o contralar los
diferentes datos, registros adquiridos que estén involucrados dentro del proceso captura de datos
personales del área del área de la compañía.
Se debe seleccionar con una (X) las finalidades que apliquen a su base de datos.
Observe muy bien las finalidades seleccionadas y vea que estas cumplen con el objeto de ser de la
base de datos, en caso que la finalidad no se encuentre en este listado se debe agregar en el
campo OTRAS FINALIDADES, en cual debe separa con punto y coma cada finalidad nueva y debe
ser muy claro en la descripción de la finalidad y buena redacción ya que el significado de las
palabra varia de acuerdo a su interpretación.
- La finalidad es el objeto por el cual existe las bases de datos. Es decir el para que se usa o cual es
la actividad que los encargados aplican para la consulta de los datos. Por este motivo es el dato
mas importante dentro de este proceso ya que debemos abarcar el 100% de los objetivos de uso.
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Se debe seleccionar con una (X) las categorías de trazabilidad que apliquen a su base de datos.
Observe muy bien la trazabilidades seleccionadas y vea que estas cumplen con el objeto de ser de
la base de datos, en caso que la categoría no se encuentre en este listado se debe agregar en el
campo OTRAS CATEGORIAS DE TRAZABILIDAD con su respectiva explicación.
- En este campo vamos a definir el como se cataloga nuestros registros desde el momento del
ingreso a nuestra base de datos de acuerdo a la agrupación de los métodos de adquisición del
dato.
En este campo requerimos que nos describa claramente los diferentes métodos de obtención de
base de datos, tener en cuenta que estos pueden estar relacionados con la trazabilidad de los
datos pero no son lo mismo aquí no los agrupamos, en este campo debemos informarlos uno a
uno
Ejemplo: Referidos, Pagina Web de la compañía, proporcionado por el propietario del datos, por
medio de empresa temporal, por cámara comercio .etc.
Se debe seleccionar con una (X) el o los tipos de datos que apliquen en la base de datos.
Nota para conocer la información del tipo de datos remitirse a el documento llamado información
guía para diligenciamiento de formulario
CARGO
GERENTE
PRIMER SUPLENTE
SEGUNDO SUPLENTE
Información relevante para designar responsables o encargados:

CARGO 1. El responsable tiene que ser representante legal o representantes suplente
Jefe Administrativa y Financiera 2. Los responsables son todo personal de la compañía que pueda tener acceso, para edición,
creación o eliminación y en caso que la base de datos tenga unido todos los tipos de datos
Auxiliar contable
(privados y públicos) se debe incluir como responsable a todo aquel que tenga acceso de consulta
Contadora a la base de datos.
Auxiliar contable Se debe diligenciar el nombre el mail y cargo de cada persona a registrar
Auxiliar gestión humana
a la base de datos.
Se debe diligenciar el 487164824.xls
nombre el mail y cargo de cada persona a registrar
Jefe logística
Jefe de cartera
Auxiliar sistema seguridad social
Auxiliar de sistemas
Asistente de Ventas
Facturación
Gerente de Ventas
Jefe de Ventas
Jefe de producción
Jefe de calidad
Director Técnico
O Los canales de comunicación son de gran importancia dentro la política ya que con esto le
indicamos a las personas como pueden contactarnos para realizar una solicitud de actualización,
corrección o anulación de los datos del propietario
O entre mas canales de contacto se puedan mejor
EL TRATAMIENTO
TIPO DE CAMPO Con este paso deseamos tener el primer acercamiento con la base de datos o la información que
PUBLICO es almacenada o capturada para el cumplimiento de los proceso operativos de la compañía.
Para proporcionar la información es importante que usted tenga claro todos los proceso e
PRIVADO información que captura la empresa para el manejo y control de los datos.
PRIVADO Por otra parte con esta información vamos a consolidar nuestra información para la reunión del
PRIVADO proceso.
Ejemplo:
PUBLICO Nombre del campo: Nombre Empleado
PUBLICO Descripción: Información que se registra es el Nombre del empleado o prospecto, es de tipo
PUBLICO alfanumérico
Tipo del campo: Publico
PUBLICO
PUBLICO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
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PRIVADO
PUBLICO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PUBLICO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
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ntro de la compañía para
con el área de trabajo de
de datos, tener en
ase de datos:
y/o contralar los

proceso captura de datos
u base de datos.
con el objeto de ser de la
o se debe agregar en el
a finalidad nueva y debe
ue el significado de las
para que se usa o cual es

r este motivo es el dato
% de los objetivos de uso.
487164824.xls
en a su base de datos.
n con el objeto de ser de
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mos informarlos uno a
propietario del datos, por
en la base de datos.
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argados:
antes suplente
r acceso, para edición,
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tenga acceso de consulta
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a que con esto le

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tos o la información que

os de la compañía.
dos los proceso e
s.
ión para la reunión del
prospecto, es de tipo
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DATOS GENERALES
FECHA 10/21/2016
NIT 900066246-3
TELEFONO 8966126-8966125
PAGINA WEB
NOMBRE PRINCIPAL ENCARGADO DE LA BD O JEFE
DIANA ABELLO ALVAREZ
DE AREA
TELEFONO MOVIL ENCARGADO DE BD O JEFE
3208473627
AREA
PROVEEDORES PAVOS DEL CAMPO SAS

El objetivo es administrar y/o contralar los diferentes datos, registros adquiridos que estén involucrados dentro del
proceso captura de datos personales de los proveedores que ingresen, vendan y/o presten sevicios a la compañía.

b. GENERACION DE ORDENES DE COMPRA, SOLICITUDES DE
a. ADMINISTRACION Y CONTROL DE PROVEEDORES COTIZACION, CONTRATOS, Y OTRAS ACTIVIDADES
ACTIVOS E INACTIVOS RELACIONADAS CON EL PROCESO DE ADQUISION DE BIENES
Y SERVICIOS
X
c. VERIFICACION DE CUMPLIMIENTO CON ESTANDARES d. INDUCCION DE PERSONAL EXTERNO A LA COMPAÑÍA
DE SEGURIDAD SOCIAL, CAPACITACIONES Y CURSOS SOBRE LAS POLITICAS , REGLAS Y PROCEDIMIENTOS
RELACIONADOS CON LA PRESTACION DEL SERVICIO ESTABLECIDOS POR EL AREA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL
TRABAJO
e. CONTACTO PARA PROCESO DE GARANTIAS Y f. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE INFORMACION PARA PAGOS

CUMPLIMIENTO DE LOS ACUERDOS COMERCIALES
X
g. ADMINISTRACION DE INFORMACION CONTABLE Y

ADMINISTRATIVA PARA PAGOS, RETECIONES, h. PROCESO DE VISITAS DOMICILIARIAS PARA CONTROL Y
FACTURACION, NOTAS CREDITO Y TODO VERIFICACION DE INFORMACION DE SEGURIDAD DE LOS
PROCEDIMIENTO CONTABLE REQUERIDO PARA PROVEEDORES
CUMPLIMIENTO DE LAS LEYES TRIBUTARIAS
ESTABLECIDAS POR EL ESTADO COLOMBIANO
X
i. REPORTES Y ESTADOS DE CERTIFICADOS DE INGRESOS, j. CONTROL Y VERIFICACION DE ARCHIVO FISICO DEL
RETENCIONES Y CERTIFICACIONES COMERCIALES PROVEEDOR
x
i. REPORTES Y ESTADOS DE CERTIFICADOS DE INGRESOS, j. CONTROL Y VERIFICACION DE ARCHIVO FISICO DEL
RETENCIONES Y CERTIFICACIONES COMERCIALES PROVEEDOR
x
k. ADMINISTRACION Y CONTROL DE LA INFORMACION
DE LOS EMPLEADOS DEL PROVEEDOR PARA PROCESOS
DE SEGURIDAD DE LA COMPAÑÍA
OTRAS FINALIDADES
a. REFERIDO Y 3R0: En esta categoría se delegaran todos los registros que proviene de una persona o empresas externas
a la compañía
b. EMAIL O TARJETA: Se catalogan todos los datos o registros que son obtenidos por medio de un correo electrónico o
tarjeta de presentación dirigida a personal de la empresa
c. WEB: Se catalogan todos los datos o registros que son obtenidos por medio de aplicaciones WEB.
d. TELEMERCADEO: Se catalogan todos los registros que son extractados producto de una labor búsqueda de
telemercadeo realizado por la empresa sobre las bases de datos públicas.
e. VISITA COMERCIAL: Esta categoría se le asignan a los registros que son extractados o que se adquieren por medio de
una reunión personal en las instalaciones de la compañía o prospecto.

REFERIDOS, PROPORCIONADO POR EL PROPIETARIO DE LOS DATOS, CAMARA Y COMERCIO, PAGINAS WEB, VISITA
COMERCIAL.
PRIVADO X PUBLICO
TERCEROS x
RESPONSABLE (S)
NOMBRE EMAIL CARGO
ENCARGADO (S)
NOMBRE EMAIL CARGO
EDWIN JAIR IBAÑEZ MORALES auxiliarcontable2@pavosdelcampo.com Auxiliar contable

8966126-8966125
SEGÚN LA LEY
OTROS CANALES

TERCERO
Numero de identificacion del proveedor PUBLICO
TIPO DE TERCERO descripcion si es persona natural, juridica,
otros PRIVADO
RUT
identifica si tiene o no tiene rut PRIVADO
DOMICILIADO
identifica si es o no domiciliado PRIVADO
TIPO DE IDENTIFICACION
Identifica que tipo de identificacion tiene PUBLICO
NUMERO DE IDENTIFICACION Numero de identificacion del proveedor, es
de tipo numérico PUBLICO
PRIMER APELLIDO
describe primer apellido PUBLICO
SEGUNDO APELLIDO
describre segundo apellido PUBLICO
NOMBRES
Nombres del proveedor PUBLICO
NOMBRE ESTABLECIMIENTO
Describre el Nombre del establecimiento PRIVADO
DIRECCION - 1
Campo numerico para direccion PRIVADO
DIRECCION - 2
DIRECCION - 3
CUIDAD
Nombre de la ciudad, campo alfabetico PRIVADO
CODIGO DE CIUDAD
codigo de la cuidad, Campo Numerico PUBLICO
BARRIO/VEREDA
Descripcion alfabetica PRIVADO
FAX
Descriccion nemerica PRIVADO
ACT. ICA
Campo Opcional PRIVADO
TELEFONO - 1
Campo numerico para el telefono PRIVADO
TELEFONO - 2
A. AEREO
Campo numerico PRIVADO
CORREO ELECTRONICO
correo elecetronico, alfanumerico PUBLICO
FECHA DE INGRESO
Campo de fecha, Numerico PRIVADO
CIIU
Codigo CIIU, Numerico PRIVADO
ESTADO (ACT) - (INAC) Campo que se marca con una X para estado
inactivo PRIVADO
MACION POR BASE DE DATOS
ACION DE LA LEY 1581 DE 2012
T SYSTEMS SOLUTIONS Y ASINDER
mos qué lea bien las preguntas y
EZ
n involucrados dentro del
n sevicios a la compañía. En este campo se debe ingresar información para descripción de la base de datos, tener en
personales del área del área XXXX de la compañía.
X campo OTRAS FINALIDADES, en cual debe separa con punto y coma cada finalidad nueva y debe
X la actividad que los encargados aplican para la consulta de los datos. Por este motivo es el dato
Es preferible que sobre y no que falte

- Si la finalidad no existe en la base de datos no puede ser usada como objetivo de la bases de
x datos y si se usa puede ser causal de sanción, por no describir y publicar la finalidad en la política
general
x datos y si se usa puede ser causal de sanción, por no describir y publicar la finalidad en la política
general
x Observe muy bien la trazabilidades seleccionadas y vea que estas cumplen con el objeto de ser de
X - En este campo vamos a definir el como se cataloga nuestros registros desde el momento del
dato.
x
O, PAGINAS WEB, VISITA En este campo requerimos que nos describa claramente los diferentes métodos de obtención de
uno
medio de empresa temporal, por cámara comercio .etc
x
CARGO

1. El responsable tiene que ser representante legal o representantes suplente
2. Los responsables son todo personal de la compañía que pueda tener acceso, para edición,
GERENTE
PRIMER SUPLENTE
SEGUNDO SUPLENTE 1. El responsable tiene que ser representante legal o representantes suplente
CARGO a la base de datos.
Jefe Administrativa y Financiera Se debe diligenciar el nombre el mail y cargo de cada persona a registrar
Auxiliar contable
Contadora
Auxiliar contable
Auxiliar gestión humana
Jefe logística
Jefe de cartera
Auxiliar sistema seguridad social
Auxiliar de sistemas
Asistente de Ventas
Facturación
Gerente de Ventas
Jefe de Ventas
Jefe de producción
Jefe de calidad
Director Técnico
NTO
NTO Los canales de comunicación son de gran importancia dentro la política ya que con esto le
NTO entre mas canales de contacto se puedan mejor
DEL TRATAMIENTO
TIPO DE CAMPO Con este paso deseamos tener el primer acercamiento con la base de datos o la información que
es almacenada o capturada para el cumplimiento de los proceso operativos de la compañía.
información que captura la empresa para el manejo y control de los datos.
Por otra parte con esta información vamos a consolidar nuestra información para la reunión del
proceso.
Con este paso deseamos tener el primer acercamiento con la base de datos o la información que
PUBLICO información que captura la empresa para el manejo y control de los datos.
PRIVADO proceso.
Ejemplo:
Nombre del campo: Nombre Empleado
PRIVADO Descripción: Información que se registra es el Nombre del empleado o prospecto, es de tipo
alfanumérico
PRIVADO Tipo del campo: Publico
PUBLICO
PUBLICO
PUBLICO
PUBLICO
PUBLICO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PUBLICO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PUBLICO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
ntro de la compañía para
con el área de trabajo de
de datos, tener en
ase de datos:
/o contralar los
proceso captura de datos
datos.
con el objeto de ser de la
debe agregar en el
finalidad nueva y debe
el significado de las
para que se usa o cual es

este motivo es el dato
% de los objetivos de uso.
bjetivo de la bases de
a finalidad en la política
en a su base de datos.
n con el objeto de ser de
ón.
esde el momento del
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étodos de obtención de
la trazabilidad de los
mos informarlos uno a
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en la base de datos.
ento llamado información
argados:
antes suplente
r acceso, para edición,
dos los tipos de datos
a que con esto le
licitud de actualización,
os o la información que
os de la compañía.
dos los proceso e
s.
ión para la reunión del
DATOS GENERALES
FECHA 10/21/2016
NIT 900066246-3
TELEFONO 8966126-8966125
PAGINA WEB
DE AREA
3208473627
AREA
PROVEEDORES PAVOS DEL CAMPO SAS

El objetivo es administrar y/o contralar los diferentes datos, registros adquiridos que estén involucrados dentro
del proceso captura de datos personales de los clientes de la compañía.
a. Contacto comercial y/o necesario para el

b. Comercialización de nuevos productos
cumplimiento de la relación comercial
x
c. Correo masivos de información, publicidad y
d. Trazabilidad de negocios
mercadeo, mercadeo digital
e. Administración y control de soportes físicos f. Administración y control de información contable

X
g. Administración y control estadístico de productos h. Administración y control de PQR y calidad
X
g. Administración y control estadístico de productos h. Administración y control de PQR y calidad
i. Administración de zonificación de los clientes j. Generación de encuestas y control estadístico

x
k. Administración y control de información para eventos l. Administración y control de información de crédito y
y concursos DATACREDITO
x
m. Administración y control de referencias comerciales, n. Administración de comandas, entregas de facturas y
estados financieros y documentos soporte control canastas
X
o. Capacitación o actividades para cliente p. Certificación para clientes

X
q. Reportar ante centrales de riesgo el comportamiento r. Compartir información relevante en comercialización con
comercial del cliente proveedores de mercadeo digital
s. Transferencia de información a distribuidores

autorizados para el tratamiento de la información de los
clientes
OTRAS FINALIDADES
a. REFERIDO O TERCERO: En esta categoría se delegaran todos los registros que proviene de una persona o empresas
externas a la empresa
b. GESTION COMERCIAL: Esta categoría se le asignan a los registros que son extractados o que se adquieren por medio
de una reunión personal en las instalaciones del cliente o prospecto
c. ALIANZA ESTRATEGICA: Esta categoría se le asignan a los registros que son extractados o que se adquieren por medio
de un convenio empresarial
d. EMAIL: Se catalogan todos los datos o registros que son obtenidos por medio de un correo electrónico dirigido a
personal de la empresa
e. MERCADEO DIGITAL: Se cataloga a todos los registros que son obtenidos por medio de campañas de envió masivo de
correos electrónicos o campañas de mercadeo digital que realiza la empresa y son respondidos por los prospectos o
clientes.
f. MERCADEO: Se cataloga a todos los registros que son obtenidos por medio de actividades de mercadeo y publicidad
que realiza la empresa y son respondidos por los prospectos o clientes.
g. TELEMERCADEO: Se catalogan todos los registros que son extractados producto de una labor comercial de
telemercadeo INBOUND Y OUTBOUND realizado por la empresa sobre las bases de datos públicas.
REFERIDOS, PROPORCIONADO POR EL PROPIETARIO DE LOS DATOS, CAMARA Y COMERCIO.
PRIVADO x PUBLICO
TERCEROS X
RESPONSABLE (S)
NOMBRE EMAIL CARGO
ENCARGADO (S)
NOMBRE EMAIL CARGO

8966126-8966125
SEGÚN LA LEY
OTROS CANALES
TERCERO
Numero de identificacion del Cliente PUBLICO
TIPO DE CLIENTE descripcion si es persona natural, juridica,

otros PRIVADO
RUT
DOMICILIADO
TIPO DE IDENTIFICACION
Identifica que tipo de identificacion tiene PUBLICO
NUMERO DE IDENTIFICACION Numero de identificacion del Cliente, es de

tipo numérico PUBLICO
PRIMER APELLIDO
SEGUNDO APELLIDO
NOMBRES
Nombres del Cliente PUBLICO
NOMBRE ESTABLECIMIENTO
Describre el Nombre del establecimiento PRIVADO
DIRECCION - 1
DIRECCION - 2
DIRECCION - 3
CUIDAD
Nombre de la ciudad, campo alfabetico PRIVADO
CODIGO DE CIUDAD
BARRIO/VEREDA
FAX
ACT. ICA
TELEFONO - 1
TELEFONO - 2
A. AEREO
CORREO ELECTRONICO CLIENTE

FECHA DE INGRESO
CIIU
ESTADO (ACT) - (INAC) Campo que se marca con una X para

estado inactivo PRIVADO
MACION POR BASE DE DATOS
ACION DE LA LEY 1581 DE 2012
T SYSTEMS SOLUTIONS Y ASINDER
dimos qué lea bien las preguntas y
REZ
én involucrados dentro
personales del área del área XXXX de la compañía.
x campo OTRAS FINALIDADES, en cual debe separa con punto y coma cada finalidad nueva y debe
X

datos y si se usa puede ser causal de sanción, por no describir y publicar la finalidad en la política
general
X Observe muy bien la trazabilidades seleccionadas y vea que estas cumplen con el objeto de ser de
x - En este campo vamos a definir el como se cataloga nuestros registros desde el momento del
dato.
X
IO. En este campo requerimos que nos describa claramente los diferentes métodos de obtención de
uno
medio de empresa temporal, por cámara comercio .etc
X
CARGO
GERENTE
PRIMER SUPLENTE
SEGUNDO SUPLENTE

CARGO 2. Los responsables son todo personal de la compañía que pueda tener acceso, para edición,
Jefe Administrativa y Financiera
Auxiliar contable a la base de datos.
Contadora Se debe diligenciar el nombre el mail y cargo de cada persona a registrar
Jefe de cartera
Asistente de Ventas
Facturación
Gerente de Ventas
Jefe de Ventas
NTO
NTO
NTO
DEL TRATAMIENTO RECOMENDACIONES PASO 8
Los canales de comunicación son de gran importancia dentro la política ya que con esto le
TIPO DE CAMPO entre mas canales de contacto se puedan mejor
PUBLICO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PUBLICO
PUBLICO
PUBLICO
PUBLICO RECOMENDACIONES PASO 9

PUBLICO es almacenada o capturada para el cumplimiento de los proceso operativos de la compañía.
PRIVADO Por otra parte con esta información vamos a consolidar nuestra información para la reunión del
proceso.
Ejemplo:
PRIVADO Nombre del campo: Nombre Empleado
Descripción: Información que se registra es el Nombre del empleado o prospecto, es de tipo
alfanumérico
PRIVADO Tipo del campo: Publico
PRIVADO
PRIVADO
PUBLICO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
PUBLICO
PRIVADO
PRIVADO
PRIVADO
Durante todo el formulario usted tendrá una breve descripción e información sobre lo que debe registrar. Por lo cual le pedimos qué lea bien las
preguntas y recomendaciones para evitar desinformar a los lideres del proceso en la adecuación de la política.
DATOS GENERALES
FECHA 10/21/2016
NIT 900066246-3
TELEFONO 8966126-8966125
PAGINA WEB
DE AREA
3208473627
AREA
VISITANTES PAVOS DEL CAMPO SAS

El objetivo es administrar y/o contralar los diferentes datos, registros adquiridos que estén involucrados
dentro del proceso captura de datos personales de los visitantes que ingresen a la compañía.
a. Administracion, registro y control de los acceso de los B. Administracion y control de biometricos para
visitantes acceso a instalaciones
x
c. Control de imágenes de video o fotografia para d.Autorizacion de politica por parte del visitante
monitoreo de las instalaciones
x
e. Administracion y cumplimiento de normas de f. Publicacion de informacion para evidencia de
seguridad y salud en el trabajo incidentes de seguridad
x
OTRAS FINALIDADES
a. PROPIETARIO DEL DATO: En este registro se catalogan todos los datos que son entregados directamente por el
propietario del dato
b. EMAIL: Se catalogan todos los datos o registros que son obtenidos por medio de un correo electrónico dirigido a
personal de la empresa
C. MINUTA DE SEGURIDAD: por informacion ingresada pro un guarda de seguridad en la minuta.


Proporcionado por el propietario de los datos.
PRIVADO PUBLICO X
X
TERCEROS
RESPONSABLE (S)
NOMBRE EMAIL CARGO
ENCARGADO (S)
NOMBRE EMAIL CARGO

8966126-8966125
SEGÚN LA LEY
OTROS CANALES

VISITANTE SE ESPECIFICA SI ES VISITANTE PUBLICO
PRIMER APELLIDO describe primer apellido PUBLICO
SEGUNDO APELLIDO describre segundo apellido PUBLICO
NOMBRES Nombres del Cliente PUBLICO
LUGAR DONDE SE DIRIGE AREA A DONDE SE DIREIGE PUBLICO
personales del área del área de la compañía.
dato.
En este campo requerimos que nos describa claramente los diferentes métodos de obtención de
uno
medio de empresa temporal, por cámara comercio .etc.

a la base de datos.
Se debe diligenciar el nombre el mail y cargo de cada persona a registrar
entre mas canales de contacto se puedan mejor
proceso.
Ejemplo:
Nombre del campo: Nombre Empleado
Descripción: Información que se registra es el Nombre del empleado o prospecto, es de tipo
alfanumérico
Durante todo el formulario usted tendra una breve descripcion e informacion sobre lo que debe registrar. Por lo cual le pedimosque lea bien las
preguntas y recomedaciones para evitar desinformar a los lideres del proceso en la adecuacion de la politica.
DATOS GENERALES
FECHA 10/21/2016
NIT 900066246-3
TELEFONO 8966126-8966125
PAGINA WEB
DE AREA
3208473627
AREA
EMPLEADOS PAVOS DEL CAMPO SAS

El objetivo es administrar y/o contralar los diferentes datos, registros adquiridos que estén involucrados
dentro del proceso captura de datos personales de los empleados de la compañía.
Administración de afiliaciones a EPS, ARL, FONDO DE Administración y confirmación de información a

PENSIONES Y CENSANTIAS, CAJA DE fondos empleados, bancos y convenios establecidos
COMPENSACION,ETC por la compañía para beneficio del empleado
x x
Administración y generación de contratos de los Administración y publicación de información de
empleados emergencia del empleado
x x
Administración y seguimientos de accidentes e Administración de Información para dotaciones y
incidentes de trabajo y enfermedades laborales entrega de elementos de protección personal
x x
Administración e información para las liquidación de Administración de formatos para autorizaciones,

nómina, parafiscales, seguridad social, descuentos, vacaciones, llamados de atención, memorandos,
retenciones y todos la información requerida para el
manejo de información contable descargos, permisos, liquidaciones, certificaciones.
x x
Administración e información para las liquidación de
Administración de formatos para autorizaciones,
nómina, parafiscales, seguridad social, descuentos, vacaciones, llamados de atención, memorandos,
retenciones y todos la información requerida para el descargos, permisos, liquidaciones, certificaciones.
manejo de información contable
x x
Administración de biométricos y firmas necesarias para Administración de información sobre estudios y
fines seguridad y control experiencia del personal
Administración de registros fotográfico y documentos Administración de información personal relevante

soporte para bienestar y contratación del empleado
x x
Administración y manipulación de información de Administración, generación y manejo de visitas
ausentismos y diagnósticos médicos domiciliarias, estudios de seguridad y calificación
x social de los empleados
Administración, citación para cursos y capacitaciones Administración de información de calificación,

evaluación de desempeño del empleado
x
Publicación de datos del empleado necesarios para el
Administración y archivo de información conceptos
médicos cumplimiento de las normas regulatorias que la
empresa está sujeta
x x
s. Transmisión de información necesaria para auditoria y
revisoría fiscal.
x
OTRAS FINALIDADES

a. HOJA DE VIDA: Se cataloga todo registro que ingrese por medio de la una hoja de vida
recibida o entregada por el mismo postulante o empleado x
b. REFERIDO Y 3R0: En esta categoría se delegaran todos los registros que proviene de una
persona o empresas externas a la empresa
c. EMAIL: Se catalogan todos los datos o registros que son obtenidos por medio de un correo
electrónico dirigido a personal de la empresa x
d. WEB: Se catalogan todos los datos o registros que son obtenidos por medio de aplicaciones
WEB como COMPUTRABAJO, EL EMPLEO, O REDES SOCIALES, Entre otros. x

proporcionado por el propietario del datos, por medio de empresa temporal.
proporcionado por el propietario del datos, por medio de empresa temporal.
PRIVADO x PUBLICO
TERCEROS
RESPONSABLE (S)
NOMBRE EMAIL CARGO
ENCARGADO (S)
NOMBRE EMAIL CARGO

8966126-8966125
SEGÚN LA LEY
OTROS CANALES

TERCERO Numero de identificacion del

Empleado PUBLICO
TIPO DE CLIENTE descripcion si es persona natural,

juridica, otros PRIVADO
RUT
DOMICILIADO
TIPO DE IDENTIFICACION Identifica que tipo de identificacion

tiene PUBLICO
NUMERO DE IDENTIFICACION Numero de identificacion del

Empleado, es de tipo numérico PUBLICO
PRIMER APELLIDO
SEGUNDO APELLIDO
NOMBRES
Nombres del Empleado PUBLICO
NOMBRE ESTABLECIMIENTO Describre el Nombre del

establecimiento PRIVADO
DIRECCION - 1
DIRECCION - 2
DIRECCION - 3
CUIDAD Nombre de la ciudad, campo

alfabetico PRIVADO
CODIGO DE CIUDAD
BARRIO/VEREDA
FAX
ACT. ICA
TELEFONO - 1
TELEFONO - 2
A. AEREO
CORREO ELECTRONICO CLIENTE
FECHA DE INGRESO
CIIU
ESTADO (ACT) - (INAC) Campo que se marca con una X para

estado inactivo PRIVADO
Campo numerico del numero de
NUMERO DE CEDULA identificacion PRIVADO
Campo alfabetico de lugar de
EXDEPDIDA EN expedicion PRIVADO
FECHA DE EXPEDICION fecha de expedicion campo de fecha PRIVADO

Campo alfabetico de lugar de
CUIDAD DE NACIMIENTO nacimiento PRIVADO
FECHA DE NACIMIENTO Campo de fecha, Numerico PRIVADO
SEXO Campo con opciones M F PUBLICO
ESTADO CIVIL Campo alfabetico de estado civil PRIVADO

campo numerico con valores
NIVEL ACADEMICO preestablecidos PRIVADO
su facil reconocimiento.
En lo posible el nombre debe ser corto. El nombre debe estar a sociado con el area de trabajo de
la base de datos. Debe ser facilmente identificado por los encargados
En este campo se debe ingresar informacion para descripcion de la base de datos, tener en
cuenta que no debe ser mayor a un parafo y debe describir al 100% la base de datos:
personales del área del area XXXX de la compañía.
Se debe selecionar con una (X) las finalidades que apliquen a su base de datos.
ser muy claro en la descripcion de la finalidad y buena redaccion ya que el significado de las
palabra varia de acuerdo a su interpretacion.

datos y si se usa puede ser causal de sancion, por no describir y publicar la finalidad en la politica
general
Se debe selecionar con una (X) las categorias de trazabilidad que apliquen a su base de datos.
la base de datos, en caso que la categoria no se encuentre en este listado se debe agregar en el
campo OTRAS CATEGORIAS DE TRAZABILIDAD con su respectiva explicacion.
ingreso a nuestra base de datos de acuerdo a la agrupacion de los metodos de adquisicion del
dato.
En este campo requerimios que nos describa claramente los diferentes metodos de obtencion de
uno
Ejemplo: Referidos, Pagina Web de la compania, proporcionado por el propietario del datos, por
medio de empresa temporal, por camara comercio.etc
En este campo requerimios que nos describa claramente los diferentes metodos de obtencion de
uno
Ejemplo: Referidos, Pagina Web de la compania, proporcionado por el propietario del datos, por
medio de empresa temporal, por camara comercio.etc
Se debe selecionar con una (X) el o los tipos de datos que apliquen en la base de datos.
Nota para conocer la informacion del tipo de datos remitirse a el documento llamado informacion
guia para diligenciamiento de formulario
Informacion relevante para designar responsables o encargados:

2. Los responsables son todo presonal de la compañía que pueda tener acceso, para edicion,
creacion o eliminacion y en caso que la base de datos tenga unido todos los tipos de datos
(privados y publicos) se debe incluir como responsable a todo aquel que tenga acceso de consulta
a la base de datos.
Se debe diligenciar el nombre el mail y cargo de cada persona a registrar
Los canales de comunicación son de gran importancia dentro la politica ya que con esto le
indicamos a las personas como pueden contactarnos para realizar una solicitud de actualizacion,
correccion o anulacion de los datos del propietario
entre mas canales de contacto se puedan mejor
Con este paso deseamos tener el primer acercamiento con la base de datos o la informacion que
Para proporcionar la informacion es importante que usted tenga claro todos los proceso e
informacion que captura la empresa para el manejo y control de los datos.
Por otra parte con esta informacion vamos a consolidar nuestra informacion para la reunion del
proceso.
Ejemplo:
Nombre del campo: Nombre_Empleado
Descripcion: Información que se registra es el Nombre del empleado o prospecto, es de tipo
alfanumerico
EMPRESA OFICINA PRINCIPAL
1 Palmeras Ocarrava S.A.S. VILLAVICENCIO
2 Palmeras Sillatava S.A.S. VILLAVICENCIO
3 Agroavícola Italia S.A.S. CALLE 94A #11A-73 PISO 3
4 Agroavícola San Marino S.A. PLANTA PALMIRA
5 Avícola el Madroño S.A. PLANTA GIRON
6 Pavos del Campo S.A.S. CUNDINAMARCA
7 Porcigenes S.A. PLANTA GIRARDOTA ITALCOL
8 Italcol S.A. REGIONAL NORTE PLANTA GIRON
9 Italcol S.A. REGIONAL CENTRO PLANTA FUNZA ITALCOL
10 Italcol de occidente S.A. GIRARDOTA PLANTA GIRARDOTA ITALCOL
11 Italcol de occidente S.A. PALMIRA -PEREIRA PLANTA PALMIRA
12 Laboratorios Aurofarma S.A.S.. PLANTA FUNZA ITALCOL
13 Productos alimenticios Bellini S.A.S. PLANTA VILLAVICENCIO
14 Proteínas del Oriente S.A.S. CALLE 94A #11A-73 PISO 2
15 Extractora San Sebastiano S.A.S. CALLE 94A #11A-73 PISO 2
16 Harinagro S.A. PLANTA GIRON
17 Sebagro S.A. PLANTA GIRON
18 Sociedad Portuaria Riverport S.A. PLANTA BARRANQUILLA
19 Italcol Energía S.A. E.S.P. PLANTA GIRON
20 Agencia de Aduanas Securitys S.A.S. PLANTA BARRANQUILLA
21 Reyca Corredores S.A. CALLE 94A #11A-73 PISO 2
GERENTE INGENIERO DE APOYO
JUSTO VASQUEZ DIEGO MORA
GERMAN GALVIS WILMER GIRALDO
CLAUDIA GUZMAN ARIEL HERNANDEZ
MANUEL BOHORQUEZ DIEGO MORA
JORGE JARAMILLO JULIAN ESTRADA
CARLOS PEREZ
ALEJANDRO ROJAS
JORGE JARAMILLO
JUAN CARLOS FERNANDEZ
HARVEY IBAÑEZ JONNATAN BOCANEGRA
MANUEL BOHORQUEZ ARIEL HERNANDEZ
LUIS FERNANDO MELENDEZ ARIEL HERNANDEZ
LUIS FERNANDO MELENDEZ ARIEL HERNANDEZ
CESAR RESTREPO CARLOS RODAS
JUAN CARLOS GARCIA ARIEL HERNANDEZ
JIMENA TORRES CARLOS RODAS
CELULAR
3158916988
3158916988
3158916988
3116358564
3204495526
3158916988
3148924850
3143945459
3204495526
3158916988
3158916988
3204495526
3204495526
3186082670
3204495526
3186082670
3158916988
DEFINICIÓN DE ESQUEMA DE CONTROL DE BASES DE DATOS
FORMATOS DE REGISTRO SISTEMA DE INFORMACION
Empleados SISTEMA UNO SIESA 8,5
Clientes SISTEMA UNO SIESA 8,5
Proveedores SISTEMA UNO SIESA 8,5
Visitantes
Socios
L DE BASES DE DATOS
TASA DE CAMBIO EN LOS REGISTROS X AÑO
200
300
150
INFORMACIÓN DE SEGURIDAD DE BASES DE DATOS
SISTEMA DE INFORMACION INFRAESTRUTURA PROPIA/TERCERO
SIESA UNO 8,5 PROPIA - SERVIDOR
PROVEEDOR SE TIENE CONTRATO (SI/NO)
SIESA SI
UBICACIÓN (UBICACIÓN FISICA DEL SERVIDOR)
BODEGA FONTIBON
MOTOR DE BASE DE DATOS(ORACLE, SQL SERVER MYSQL ETC)
ORACLE- SISTEMA UNO
INFORMACION DE COTEJAMIENTO (EJEMPLO UTF-8)
SISTEMA OPERATIVO DEL SERVIDOR TAMAÑO ACTUAL DE BASE DE DATOS
WIN SEVER 2012 2 TERABITES
ESQUEMA DE CONTINGENCIA EN CASO DE FALLO (SI/NO)
SI (PROCESO DE MEJORA)
PERIODICIDAD BACKUPS(DIARIO, MENSULA,ANUAL ETC) TIPO (DIFERENCIAL, TOTAL ETC)
DIARIO
TIEMPO DE RETENCION DEL BACKUP (MENSUAL, ANUAL, DIARIO, ETC)
DOS SEMANAS
TIPO DE AUTENTICACION A NIVEL DE SERVIDOR(DIRECTORIO ACTIVO) SI/NO
NO
POLITICAS DE CONTRASEÑA (SI/NO) POLITICAS(LISTAR POLITICAS)
SI INGESO SEGÚN CARGO
SEGURIDAD DE BASE DE DATOS (DIRECTORIO ACTIVO)(SI/NO)
NO
SEGURIDAD DE BASE DE DATOS (USUARIO LOCAL, EJEMPLO:USUARIO sa)(SI/NO)
SI, USUARIO REMOTO, SEGÚN NIVEL DE CARGO
RESPONSABLE DE LA ADMINISTRACION DE BASE DE DATOS
ROLANDO GONZALEZ TOLEDO
ROLES ADICIONALES CON ACCESO A BASE DE DATOS(NOMBRES DE PROVEEDORES)
NINGUNA
OTRAS CARACTERISTICAS DEL SISTEMA DE ADMINISTRACION DE LA BASE DE DATOS. (DESCRIPCION CORTA)
RESTRICCION REMOTA, CAMBIO DE CARACTERISTICAS DE USUARIO A TRAVES DE ACCESO REMOTO

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487164824.

FORMULARIO PARA CONSOLIDACION DE LA INFORMACION POR BASE DE DATOS

SOCIOS PAVOS DEL CAMPO SAS

PASO 2: DESCRIPCION DE LA BASE DE DATOS

PASO 3: FINALIDADES DE LA BASE DE DATOS

a. Administración y control de la composición accionaria b. Información de contacto de socios y junta directiva

c. Control de acciones de la compañía d. Generación de citación, comunicados y actas

PASO 4: CATEGORIAS DE TRAZABILIDAD

c. ACTA: Información extractad de actas de junta directiva

PASO 5: FORMAS DE OBTENCION DE LOS DATOS

PASO 6: TIPO DE DATOS QUE USAN LAS BASES DE DATOS

CARLOS SUAREZ PRIETO logistica@pavosdelcampo.com Jefe logística

PASO 8: DEFINICION DE CANALES DE COMUNICACIÓN

REPORTAR TELEFONO CONTACTO PARA SOLICITUDES DEL TRATAMIENTO

PASO 9: INFORMACION REGISTRADA DENTRO DE LA BASE DE DATOS

CUIDAD Nombre de la ciudad, campo alfabetico PRIVADO

ORMACION POR BASE DE DATOS

ea bien las preguntas y

Información relevante para designar responsables o encargados:

ntro de la compañía para

con el área de trabajo de

y/o contralar los

para que se usa o cual es

propietario del datos, por

a que con esto le

tos o la información que

PROVEEDORES PAVOS DEL CAMPO SAS

PASO 2: DESCRIPCION DE LA BASE DE DATOS

PASO 3: FINALIDADES DE LA BASE DE DATOS

e. CONTACTO PARA PROCESO DE GARANTIAS Y f. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE INFORMACION PARA PAGOS

g. ADMINISTRACION DE INFORMACION CONTABLE Y

PASO 4: CATEGORIAS DE TRAZABILIDAD

PASO 5: FORMAS DE OBTENCION DE LOS DATOS

PASO 6: TIPO DE DATOS QUE USAN LAS BASES DE DATOS

PASO 8: DEFINICION DE CANALES DE COMUNICACIÓN

REPORTAR TELEFONO CONTACTO PARA SOLICITUDES DEL TRATAMIENTO

PASO 9: INFORMACION REGISTRADA DENTRO DE LA BASE DE DATOS

mos qué lea bien las preguntas y

Es preferible que sobre y no que falte

Información relevante para designar responsables o encargados:

con el área de trabajo de

para que se usa o cual es

ropietario del datos, por

PROVEEDORES PAVOS DEL CAMPO SAS

PASO 2: DESCRIPCION DE LA BASE DE DATOS

PASO 3: FINALIDADES DE LA BASE DE DATOS

a. Contacto comercial y/o necesario para el

e. Administración y control de soportes físicos f. Administración y control de información contable

g. Administración y control estadístico de productos h. Administración y control de PQR y calidad

i. Administración de zonificación de los clientes j. Generación de encuestas y control estadístico

o. Capacitación o actividades para cliente p. Certificación para clientes

s. Transferencia de información a distribuidores

PASO 4: CATEGORIAS DE TRAZABILIDAD

PASO 6: TIPO DE DATOS QUE USAN LAS BASES DE DATOS

REPORTAR TELEFONO CONTACTO PARA SOLICITUDES DEL TRATAMIENTO

TIPO DE CLIENTE descripcion si es persona natural, juridica,

NUMERO DE IDENTIFICACION Numero de identificacion del Cliente, es de

CORREO ELECTRONICO CLIENTE

ESTADO (ACT) - (INAC) Campo que se marca con una X para

dimos qué lea bien las preguntas y

Es preferible que sobre y no que falte

Información relevante para designar responsables o encargados: