HERRAMIENTAS Y RECURSOS DE

URGENCIA PARA LA
FORMACIÓN ONLINE

CASO DE ESTUDIO II
CENTRO DE IDIOMAS EUCIM
1.Cordinadora Académica del Centro de Idiomas:
Lisbet Zevallos

2.Institución educativa:
Centro de Idiomas - EUCIM Business School

3.Hoja de ruta organizativa:

Desde hace 17 años EUCIM ha venido desarrollando proyectos formativos con el fin de
responder a las demandas de mayor conocimiento de los profesionales y apostó por la
enseñanza virtual como estrategia para superar brechas de tiempo y espacio,
posicionándose como una entidad educativa pionera en la modalidad virtual, mediante
una innovación constante orientada a la integración de nuevas tecnologías y un modelo
pedagógico de calidad y vanguardia. En paralelo, se diseña y crea una plataforma LMS
propia “MasterAula” para múltiples proyectos que luego se complementan y refuerzan
con la migración a la nube, servidores dedicados y mayor integración con otras
plataformas: Canvas, Cyberteachers, Moodle y Sakay.

La principal estrategia y visión de EUCIM se enfoca en los procesos de Gestión de

Comunicación y motivación al estudiante, bajo un modelo orientado al
“clientecentrismo” y una transformación cultural focalizada en sus clientes
(estudiantes), los principales ejes de este modelo son:
 Estrategias y Canales de Comunicación Multicanal
 Acciones de Alertas y Correctivas
 Gestión Predictiva e Inteligencia Artificial (IA)
 Acciones de Motivación y orientación al “logro”

Algunos logros de nuestra trayectoria:

 Más de 28,000 estudiantes de posgrado, 230 cursos producidos y más de 20
proyectos eLearning.
 Participación directa en el Programa “Plan Avanza” del Gobierno Español – 2007
a 2011 en 4 concursos en alianza con otras empresas españolas, orientados a la
reducción de la brecha digital y fortalecimiento de competencias del ciudadano
español.
 Desarrollo y ejecución de diversos programas máster en Hispanoamérica en
alianza con reconocidas universidades.
 Creación y desarrollo de herramientas pedagógicas orientadas a una mayor
interrelación con el estudiante, impulsar acciones colaborativas, simuladores y
casos prácticos: MasterCase, MasterClass, MasterSkill y MasterConference.
 Partner de BERLITZ en área de Idiomas, con más de 115,000 estudiantes en
últimos 5 años.
Nuestro Centro de idiomas nace con la idea de llegar a un público que, ya siendo
estudiantes de un programa de maestría de EUCIM, logren el dominio del idioma inglés,
ampliando luego a programas universitarios de pre grado y posteriormente al público
en abierto. Esta propuesta formativa trasciende a universidades y corporaciones en
acciones conjuntas o independientes, siempre con la integración al método Berlitz.

4.Decisiones que han ayudado en el proceso de TRANSFORMACIÓN DIGITAL

En la creación del Centro de Idiomas se analizó la fortaleza del contenido de calidad y

vanguardia BERLITZ y se observó una baja orientación a nuestras estrategias de Gestión
de Comunicación y motivación al estudiante. Siendo EUCIM un pionero en la formación
virtual, conocedor de las TIC y metodologías, realizo un diseño innovador de
ACOPLAMIENTO de los dos modelos y Plataformas LMS para logar una propuesta
robusta y disruptiva. A esta solución Tecnológica - Pedagógica se adiciona un modelo de
Integración que contempla la inter relación con la Universidad y procesos/áreas
involucradas.

Este modelo integrador, está orientado a la consecución de los objetivos en cada fase y
durante el proceso en su conjunto. Para ello, requiere coordinación entre distintas
áreas.
1. Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC
-Adapta y crea nuevas herramientas con la finalidad de proveer información
necesaria para la ejecución de los distintos procesos: matrícula, asignación de
accesos, reportes, integración universitaria, etc.
2. Idiomas
-Planifica, ejecuta y monitoriza las acciones que forman parte del proceso,
involucrando a las distintas áreas y asignando responsabilidades (Plan de
trabajo).
-Integra recurso humano calificado y formado bajo una misma consigna: Calidad
en atención al usuario.
-Genera documentación propia del producto: silabo, plan de estudios, guías,
tutoriales, manuales, reglamento, reportes, etc.
3. Marketing
-Promueve el producto a través de campañas e iniciativas de marketing
-Proporciona información necesaria para la gestión de matrículas.
4. Administración Académica
-Consolida información de matrículas y administra la emisión de constancias.
5.Establecimiento de una organización y comunicación con universidad (facultades,
área SAP, etc.) y la relación con Berlitz

El sistema integrador, trasciende a MasterAula y Berlitz, involucrando a la universidad,

generando una fusión en los procesos internos y gestiones necesarias para el desarrollo
del proyecto.
 Sistema de intercambio de datos flexible: El intercambio de datos para
matrículas, estados de avance del estudiante y notas se adecuan a los sistemas
informáticos de la universidad
 Integración a los portales Web de la Universidad: Los estudiantes pueden
acceder a los cursos de inglés desde los portales o intranet de la universidad.
 Integración de la matrícula: Estableciendo formatos, cronogramas y mecanismos
que permitan una matrícula transparente para las áreas de registros académicos
de cada facultad.
 Integración de evaluación: Adecuándonos a los procedimientos, cronogramas,
fórmulas de calificación y sistemas de intercambio de información vigentes en la
universidad.
 Integración a la imagen corporativa: El portal del curso de inglés se adecua a los
colores y logos de la universidad y se publica en el dominio de la universidad.
 Integración en la Atención Personalizada: Un especialista en los sistemas y
normativas de la institución coordina con Atención al estudiante EUCIM de
manera permanente.

MODELO DE GESTION INTEGRADORA

Principales elementos del Modelo MasterAula – Berlitz

GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN ASIGNACIÓN DE SOPORTE AL SEGUIMIENTO AL SISTEMA DE CONTENIDO BERLITZ

MATRICULA DE AULA VIRTUAL TUTORES ESTUDIANTE ESTUDIANTE EVALUACIÓN

• Matrícula de • Asignación de • Un tutor virtual • Documentación • Sistema de • Plan de estudio o • Lecciones por nivel
estudiantes secciones de para cada curso: Comunicación vía calendario de
• Normas • Actividades de
acuerdo al nivel Encargado de mensajería y actividades.
• Generación de autoevaluación y
de conocimiento activar • Tutoriales teléfono
Accesos del estudiante evaluaciones, • Capacidad para refuerzo.
enviar mensajes • Píldoras • Identificación del soportar más de
• Envío y • Cambios de Estatus del • Reportes de
seguimiento de personalizados 80,000 estudiante avance y
sección, de • Clases de refuerzo estudiante
accesos realizar llamadas en simultaneo. rendimiento con
cursos, datos del de seguimiento al (Avances, notas,
• SOS Teacher: respecto a su
• Panel de estudiante, estudiante dedicación, etc.) • Amplio banco de
soporte de idioma progreso
recuperación de retiros. preguntas.
(motivación; al estudiante en • Acciones de académico
claves Aleatoriedad de
• Gestión de factor decisivo en español e inglés. motivación,
el aprendizaje on- preguntas y
• Generación de exámenes: reconocimiento o respuesta.
line). • Soporte Técnico
Reporte: activación, alertas Visualización de
estudiantes rezagados, resultados en
recuperación, • Reportes de
matriculados y tiempo real
etc. Avances y
accesos Rendimiento. • Generación de
• Administración de reportes
licencias alineados a los
ponderados
establecido por
universidad
CÓMO NOS ORGANIZAMOS

 Gerente de proyecto Eucim: Responsable de perfilar las características del

servicio en coordinación con las autoridades académicas de la universidad
 Coordinador Eucim – Berlitz: A cargo de la coordinación y el soporte al personal
administrativo y académico de la Universidad
 Personal de soporte local: Eucim – Berlitz Perú Soporte al estudiante
 Personal de Soporte Central Berlitz Francia: Soporte al estudiante
 Coordinador por facultad de universidad: Soporte de estudiante presencial

Coordinador por facultad Estudiante de universidad

de universidad

Orientación de USO Soporte técnico

Matrícula Informes de SOS teacher en español SOS teacher en
Retiros desempeño Soporte administrativo inglés
Convalidaciones Notas Consultas y reclamos de
Cronogramas Estadísticas notas
Fórmulas Alertas

Coordinador EUCIM Personal de soporte Personal de soporte

- Berlitz académico EUCIM Berlitz académico Berlitz Central
Perú Francia

Vía Email y Teléfono Vía aula virtual

6.Hoja de ruta didáctica

Decisiones didácticas que han ayudado en el proceso TRANSFORMACIÓN DIGITAL:

1. Adecuación de malla universidad a malla Berlitz

o Adaptación del producto a las necesidades curriculares de la universidad
o Creación de sílabos
2. Incorporación de clases de refuerzo (videos)
o Recursos adicionales para afianzar los contenidos
3. Diseño y estrategia de evaluación presencial
o Evaluaciones online o presenciales, según lo solicitado por la institución
4. Creación de nuevo Sistema de Calendarización y Evaluación:
PLANIFICACION del Calendario de Actividades:

Calendario universitario: Documento oficial, aprobado bajo resolución decanal y publicado en

el campus virtual para los estudiantes pre grado de la universidad.

Ejemplo:
Inicio de clases: 2 de marzo.
Entrega de notas al SAP: Fecha aproximada 12 de junio.

PROGRAMACIÓN DE CONTROLES: LECCIONES Y HORAS DE CONEXIÓN

Controles FECHA DE INICIO FECHA DE CIERRE
Control 1 2 marzo 20 marzo
Control 2 21 marzo 17 abril
Control 3 18 abril 8 mayo
Control 4 9 mayo 28 mayo

PROGRAMACIÓN DE TEST
TEST INICIO CIERRE
TEST 1 21 marzo 22 marzo
TEST 2 18 abril 19 abril
TEST 3 9 mayo 10 mayo
TEST 4 29 mayo 30 mayo

PROGRAMACIÓN DE EXÁMENES
EXAMEN
PARCIAL Semana del 20 al 25 de abril (examen presencial)
FINAL Semana del 1 al 6 de junio ( examen presencial)

Plan de estudios centro de Idiomas: Documento oficial, aprobado por coordinación Eucim -
Berlitz publicado en el campus virtual para los estudiantes directos del centro de idiomas EUCIM.
Sistema de Evaluación

Sistema de evaluación alineado al sistema propio universitario y metodología EUCIM.

Ponderados para establecer notas de las actividades desarrolladas: Controles (lecciones, tiempo
de conexión y tests), Exámenes y Gestión de Acta de Notas.

Controles + TEST
TESTS (1) 40%
LECCIONES
50%
COMPLETADAS (2)
TIEMPO CONEXIÓN (3) 10%

Exámenes presenciales
EXAM. PARCIAL (4) 15%
EXAM. FINAL (5) 15%

PESO FINAL NOTA

PROM CONTROLES 70%
EXAM. PARCIAL 15%
EXAM. FINAL 15%
TOTAL 100%

Generación de Reportes

Los datos que nos permiten establecer notas se obtienen de ambas LMS, tal como se detalla en
la siguiente información:

• BERLITZ (NetReporting): Lecciones completadas (2) y Tiempo de conexión (3)

• MasterAula: Test 1, 2, 3 y 4 (1)
• Universidad - MasterAula: Examen Parcial (4) y Examen Final (5)

Online, Campus virtual, Asistente virtual, correo electrónico… ¿Todo parece muy frío, muy
maquinizado?

Exacto, por ello nuestra estrategia es darle la vuelta a esa idea, a esa sensación. El estudiante
“siente” la presencia de “alguien” que sin conocerle está acompañando sus logros,
monitoreando sus actividades, motivando sus avances y recordando sus objetivos. Todo ello a
través de una sola vía de comunicación: Portal MasterAula y un único correo electrónico.
7.Hoja de ruta tecnológica-Software
El proyecto integra dos LMS, Berlitz y MasterAula. Hemos adaptado nuestros procesos para que
ambas LMS se fusionen y sea imperceptible para el usuario. De esta forma, el estudiante accede
a su campus virtual y descubre el contenido propio del programa.

Esta integración nos permite realizar el seguimiento en base a datos propios (MasterAula) y
contrastarlos con la información de Berlitz.

Gracias a esta integración, obtenemos los reportes necesarios, herramientas que permiten el
acompañamiento al estudiante.

Berlitz

• Gestión de matrícula
• Contenidos

MasterAula

• Gestión de matrícula
• Administración de secciones
• Asignación de tutores
• Soporte al estudiante
• Seguimiento al estudiante
• Sistema de evaluación

Sistema de Evaluación en línea de alta concurrencia (20,000 a 80,000 estudiantes simultáneos)

Hemos desarrollado un sistema propio de evaluación con un soporte de hasta 80.000

estudiantes en simultáneo. Este sistema realiza una verificación en tiempo real asegurando a los
participantes que cumplen con las condiciones necesarias para el correcto desarrollo de su
evaluación.

Características:

 Calendario de exámenes
 Banco de preguntas aleatorias.
 Consolidación de Acta de Nota
 Generación de Reporte
LMS MasterAula – Eucim: Después del proceso de matrícula el estudiante accede a masteraula
donde ubicará videos de refuerzo, comunicados, tutoriales y podrá realizar sus exámenes, esta
LMS está conectado por un webservice a Cyberteachers.

Plataforma CyberTeachers – Berlitz: En esta LMS el estudiante realiza sus lecciones del curso de
inglés, puede ver el resultado de su avance y cuenta con herramientas de apoyo del idioma.
Manuales/Tutoriales/Guías: Publicados en el aula virtual y/o enviados vía correo electrónico
para orientar al estudiante sobre el dictado de su curso y la evaluación del mismo.

Reportes: Este es uno de los reportes que se exporta del sistema y consolida el avance del
alumno, notas obtenidas en las evaluaciones, datos personales y de acceso, entre otros.
8.Conclusiones y Recomendaciones

Desde que concebimos el programa nuestra misión es el estar cerca al estudiante, y por ello, en
nuestra estrategia de acompañamiento -en el logro de sus objetivos- debe primar y centralizar
al estudiante. Además, el seguimiento desde el inicio del programa nos direccionará al éxito.

Ni saturación de mensajes ni documentos engorrosos. Facilitamos herramientas que permitan

a los estudiantes reconocer su ruta de aprendizaje: identificar objetivos, planificar tiempo y
establecer metas.

La esencia del programa, nuestra diferenciación y, sobre todo, nuestro éxito, radica en un
servicio asistencial permanente. No basta las soluciones TIC sino hay un modelo integral y
humano.

No nos limitemos a soluciones tecnológicas, si es posible potenciarnos al integrar opciones en

beneficio del aprendizaje tomemos el reto, la exposición de nuestro caso tiene este objetivo,
mostrarles que siendo una institución que nació con el eLearning no termina de reinventarse,
debemos de atrevernos a innovar y tener la mente abierta para una continua adaptación a los
recursos propios y de terceros.