SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Contexto histórico que genero la

Concepto Beneficios y Fines
aplicación
Es el conjunto de normas Durante siglos, la gestión -Ahorro de Costes. Reducción de
técnicas y prácticas documental en las organizaciones fue los espacios donde preservar la
usadas para administrar el dominio exclusivo de información. Esto significa un
los documentos de todo administradores, archiveros y ahorro considerable de costes y un
tipo, recibidos y creados bibliotecarios, cuyas herramientas mayor control.
en una organización, manuales básicas eran los libros de - Mejora en los procesos.
Automatización de los procesos
facilitar la recuperación registro, las carpetas, archivadores, aumenta el control sobre los
de información desde cajas y estanterías en que se guardan mismos y los agiliza.
ellos, determinar el los documentos de papel (y más - Preservación a largo plazo de los
tiempo que los tarde los audiovisuales y los documentos electrónicos. De
documentos deben documentos en soportes magnéticos nuevo las nuevas tecnologías nos
guardarse, eliminar los u ópticos), los ficheros o kárdex que ayudan a preservar estos
documentos en cualquier formato,
que ya no sirven y permiten hacer referencias cruzadas
asegurando así que dispondremos
asegurar la conservación y una larga lista de técnicas de de esta información cuando lo
a largo plazo de los recuperación de información deseemos, entre otros.
documentos más mediante sistemas de codificación y
valiosos, aplicando clasificación. Más recientemente se La finalidad de estas Directrices es
principios de fueron sumando a ellos los proporcionar recomendaciones
racionalización y informáticos, que son cada vez más metodológicas para la elaboración
de los requisitos funcionales,
economía. necesarios debido a la complejidad y
legales y administrativos necesarios
nivel de sofisticación que van para implementar un Sistema de
alcanzando los sistemas Gestión de Documentos (SGD) en
computacionales de apoyo de la el seno de una organización, así
actividad administrativa. mismo, proporciona orientaciones
sobre cómo diseñar e implementar
el SGD de la misma en el marco del
Modelo de Gestión de Documentos
y administración de archivos de la
Red de Transparencia y Acceso a la
información (RTA).

https://medium.com/tendencias-tic-erp-crm-sage/beneficios-de-la-gesti%C3%B3n-documental-
en-las-empresas-1a25873b0f25

http://mgd.redrta.org/directrices-requisitos-para-un-sistema-de-gestion-de-
documentos/mgd/2015-01-20/095959.html