Principios de Control de una

Empresa: Principios y
Ejemplos
Por

 Helmut Sy Corvo

Los principios de control de una empresa son las normativas que

requieren la existencia de procedimientos y procesos establecidos en los
sistemas contables para ayudar a los gerentes a supervisar y regular las
actividades del negocio, garantizando así que los activos de la empresa
estén protegidos.

El objetivo de los principios de control es asegurar que el sistema de

contabilidad funcione correctamente y que los eventos del negocio se
registren con precisión. Obviamente, los gerentes no pueden supervisar
a todos los empleados, por lo que existe la posibilidad de que se
produzcan algunos errores o que se produzca algún fraude.
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Para identificar y establecer controles efectivos, la gerencia debe evaluar

continuamente el riesgo, supervisar la implementación del control y
modificar los controles según sea necesario.

Tener una función empresarial tan esencial brinda una seguridad

razonable al disminuir la probabilidad de errores y salvaguardar los
activos de la organización. Debido a su importancia, las empresas deben
considerar los principios fundamentales del control.

Índice [Ocultar]
 1 Principales principios de control
o 1.1 Ambiente de control
o 1.2 Actividades de control
 2 Ejemplos
o 2.1 Separación de tareas
 o 2.2 Aprobaciones
o 2.3 Rotación de personal y vacaciones
o 2.4 Auditorías físicas
o 2.5 Conciliaciones contables periódicas
o 2.6 Controles automatizados
 3 Referencias

Principales principios de control

Ambiente de control

El estilo gerencial y las expectativas de los gerentes de alto nivel, en

particular sus políticas de control, determinan el ambiente de control.

En un ambiente de control hay una supervisión adicional realizada por

un comité gerencial, que vela porque exista integridad
administrativa, valores éticos, una estructura organizacional bien
definida y empleados competentes y confiables, asignando autoridad y
responsabilidades.

Actividades de control

Son políticas y procedimientos específicos que la gerencia usa para

alcanzar sus objetivos. Entre estas se incluyen las siguientes:

Separación de tareas

Requiere que se les asigne a diferentes personas la responsabilidad de

ejecutar distintas tareas en las actividades relacionadas, en particular las
que involucran la autorización, custodia o mantenimiento de registros.

Al exigir que diferentes personas hagan estas funciones se crea un

sistema balanceado de control.
Aprobación de transacciones y actividades

Ayuda a garantizar que todas las actividades de la empresa cumplan con

las políticas y pautas establecidas.

Exigir que determinados gerentes aprueben ciertos tipos de

transacciones agrega un compromiso adicional a los registros contables,
al demostrar que las transacciones han sido analizadas y aprobadas por
la autoridad correspondiente.

Estandarización de documentos

Incluye la creación de facturas y otros documentos fáciles de usar y

suficientemente informativos, el uso de documentos prenumerados y
consecutivos, y la preparación oportuna de los documentos.

La estandarización facilita la revisión de registros antiguos al buscar el

origen de alguna discrepancia en el sistema. La falta de estandarización
puede hacer que algunos elementos se pasen por alto o se
malinterpreten en dicha revisión.

Controles físicos y de acceso sobre activos y registros

Son controles electrónicos o mecánicos (cajas fuertes, carnets de

identificación, cercados, cajas registradoras, cámaras de video,
cerraduras) o controles informáticos, relacionados con los privilegios de
acceso o procedimientos establecidos de respaldo y recuperación.

La tecnología generalmente puede llegar donde las personas no pueden,

y puede estar en el trabajo las 24 horas del día sin necesidad de un pago
adicional.

Controlar el acceso a un sistema de contabilidad a través de

contraseñas, bloqueos y registros de acceso electrónico mantiene fuera
del sistema a usuarios no autorizados, al igual que proporciona una
forma de auditar el uso del sistema para identificar fuentes de errores.
Revisiones independientes

Las empresas deben revisar periódicamente sus sistemas de control. Eso

debe hacerlo una persona que no haya realizado ninguna parte del
trabajo que se va a verificar.

Estas revisiones ayudan a garantizar la confiabilidad de la información

contable y la eficiencia de las operaciones.

Asignación de responsabilidades

La empresa debe establecer claramente responsabilidades. Asignar

responsabilidades específicas a las personas garantiza que entiendan
cuál es su función para mantener el control.

Si se obvia alguna responsabilidad, un sistema de control eficaz dejará

en claro quién no está realizando una tarea asignada.

Ejemplos
Todos estos controles cumplen los objetivos del principio de control.
Luego de que los controles estén andando, los gerentes no tienen que
supervisar la actividad de cada empleado. Pueden revisar
periódicamente los controles para asegurarse de que funcionen
correctamente y centrarse en la gestión del negocio.

Separación de tareas

Es un buen control para asegurar que las funciones de mantenimiento de

registros estén separadas del manejo real del efectivo.

Por esta razón, el cajero se encarga de cobrar en efectivo a los clientes,

con la posibilidad de depositarlo en el banco, y el departamento de
contabilidad se encarga de registrar estos recibos de efectivo y hacer las
conciliaciones bancarias.
De esta forma, una sola persona no puede tomar el dinero del cliente y
malversarlo, encubriéndose luego con una contabilidad fraudulenta.

Si dos personas realizan estos trabajos, la única forma que el fraude

pueda funcionar es si cada persona está en complicidad con la otra.
Obviamente, es mucho menos propenso dos empleados cómplices que
un solo empleado que robe.

Aprobaciones

Exigir una aprobación para poder realizar pagos de gastos voluminosos

puede evitar que empleados inescrupulosos realicen grandes
transacciones fraudulentas con los fondos de la compañía.

Una lista de precios oficial sirve como una aprobación al personal de

ventas para que venda con estos precios. Además, puede haber un
control que permita al gerente de ventas autorizar cambios razonables
en la lista de precios.

Rotación de personal y vacaciones

La rotación obligatoria de empleados o el período de vacaciones se

implementan para detectar esquemas fraudulentos donde se requiere
tener un sistema habitual para mantenerlo.

Si el contador cambia de responsabilidades cada dos meses, una

persona no podrá ejecutar un sistema falso de forma consistente.

Auditorías físicas

Las auditorías físicas incluyen el recuento manual del efectivo y de

cualquier otro activo físico registrado en el sistema de contabilidad,
como inventarios.

El recuento físico puede revelar discrepancias ocultas en los saldos de

las cuentas al pasar por alto por completo los registros electrónicos. El
conteo del efectivo en los puntos de venta se puede hacer diariamente o
incluso varias veces por día.

Los proyectos más grandes, como el inventario físico, deben realizarse

con menos frecuencia, tal vez de forma anual o trimestral.

Conciliaciones contables periódicas

Garantizan que los saldos del sistema de contabilidad coincidan con los
saldos de las cuentas de otras entidades, como bancos, proveedores y
clientes.

Las diferencias encontradas entre estos tipos de cuentas

complementarias pueden revelar discrepancias en las cuentas propias, o
que los errores se originen en los otros entes.

Controles automatizados

Son probablemente los controles internos más comunes porque no solo

protegen a la empresa, sino aumentan su eficiencia.

Los relojes de tiempo automatizados son un buen ejemplo. Los

empleados se chequean por estos relojes cuando llegan y luego se
verifican al terminar su jornada.

El reloj de tiempo automatizado elimina la posibilidad que los empleados

hagan trampas con sus horas laborales.

Referencias
1. MyAccountingCourse (2018). What are Principles of Internal
Control? Tomado de: myaccountingcourse.com.
2. MyAccountingCourse (2018). What is the Control Principle?
Tomado de: myaccountingcourse.com.
3. Michelle Miley (2017). What Are the Seven Principles of Internal
Control? Bizfluent. Tomado de: bizfluent.com.
4. TTUHSC (2017). Basic Principles of Internal Control. Tomado
de: elpaso.ttuhsc.edu.
5. CliffsNotes (2016). Internal Control. Tomado de:
cliffsnotes.com.
6. Administrator (2015). 17 Principles of Internal Control. Ethical
Advocate. Tomado de: ethicaladvocate.com.
7. David Ingram (2018). What Are the Seven Internal Control
Procedures in Accounting? Small Business-Chron. Tomado de:
smallbusiness.chron.com.