IDENTIFICACION DE OPORTUNIDADES Y BRECHAS

Oportunidades:

1. La universidad EAN cuenta con una estructura de tecnología de la información que le permite
contribuir al mejoramiento de la gestión, con el fin de alcanzar una mayor eficiencia y
transparencia en la ejecución de sus procesos misionales, brinda información oportuna y
objetiva para la toma de decisiones en todos los niveles y facilita la administración y el control
de los recursos. Dentro de sus sistemas de información la EAN cuenta con:

 Sistema - SAP (académico, financiero, administrativo, inteligencia de negocio)

 Sistema académico - SUGAR
 Sistema académico - SIA
 Sistema blackboard
 Sistema de gestión de la calidad - ISOlucion
 Sistema UGA
 Sistema RUI
 Sistema de PQRS - Hydris SAP
 Sistema CRM - Hydris SAP
 Sistema de Plan de acción
 Sistema de Evaluación de desempeño (administrativo y docente)

La gestión tecnológica de la entidad permite la alineación de la gestión de las TI con los

objetivos estratégicos de la universidad, mejorando la forma como se prestan los servicios
misionales.

2. El software de recursos empresariales a través del sistema SAP facilita el apoyo a los procesos
estratégicos de la universidad, el cual es una herramienta importante para administrar los
procesos ya que permite integrar la información necesaria para la planificación y control de la
institución. Este software utiliza la información obtenida de sus procesos de soporte como
insumo para la toma de decisiones de la organización y facilita la operación de la empresa,
facilitando la planificación, organización y gestión, de forma que integra todos los servicios en
un solo sistema. Este sistema además permite la centralización de los datos, integrando y
sincronizando constantemente las bases de datos, lo que garantiza que se recuperen
rápidamente en un entorno seguro, brindando confianza al usuario final.

3. La arquitectura Web/Cloud-Computing es utilizada como un recurso para el proceso misional

y el contacto con los estudiantes a través de la Blackboard, son sistemas maduros y exitosos
que permiten gestionar adecuadamente la información de los usuarios, de forma que sean
 eficientes en sus tareas y actividades misionales, ya que se ahorran tiempos de consulta al no
tener que buscar información en distintas bases de datos.

Brechas:

1. La universidad cuenta con un sistema que le permite administrar su infraestructura, sin

embargo, es necesario mantenerse en el proceso de transformación de la entidad. Esto implica
que los proyectos en cuanto a sistemas de información deben ser transformadores, teniendo
en cuenta la gestión del cambio, las partes interesadas, las comunicaciones estratégicas, las
nuevas tecnologías de la red 4.0, el seguimiento, la evaluación y la medición del impacto. Sin
embargo, el reto es complejo ya que deben identificarse los componentes de transformación y
analizar periódicamente en qué nivel las TI impactan en los diferentes procesos de la entidad.

2. La información que obtiene la universidad del potencial humano a través de medios de

comunicación como el correo electrónico, actividades presenciales y reuniones de trabajo, no
es aprovechada en su totalidad debido a que se requiere fortalecer el uso de estos datos en
fuentes sistematizadas para la toma de decisiones y oportunidades de innovación en el
mercado.

3. Las encuestas arrojaron como resultado una baja disponibilidad de los diferentes Sistemas de
Información con que cuenta la Universidad para ser utilizados en la toma de decisiones y
transmisión de información muy baja para lo cual se recomienda facilitar el acceso de los
funcionarios a los diferentes Sistemas de Información, ampliando el rango de acción, con el fin
de dar mayor utilidad en los diferentes procesos de la institución.

4. Dependencia de terceros para la actualización, desarrollo y funcionamiento de los sistemas de

información, ya que estos servicios son contratados, debido a que la Universidad no cuenta con
desarrollos propios para el funcionamiento de sus Sistemas de Información.

5. Mediano aprovechamiento de la tecnología de los sistemas de información para la gestión del

conocimiento, pudiendo llegar al punto de la subutilización de los mismos por falta de
conocimiento o accesibilidad.

PROPUESTA Y RECOMENDACIONES DE MEJORAMIENTO

La transformación digital enfocada al uso de nuevas tecnologías, con base en la transmisión

constante en tiempo real de la información, requiere de un proceso ágil que permita a través de
diferentes aplicativos, ampliar la cobertura y alcance de estos, en el entorno de internet,
basándose en la interfaz entre el usuario y el sistema, pero de forma intuitiva. Para realizar
adecuadamente su labor, la universidad debe desarrollar e implementar sistemas de información
que le permitan adelantar el seguimiento oportuno de la información, organizarla, gestionarla y
procesarla de forma que no quede rezagada frente a las nuevas tendencias del entorno, aquí
entran a participar activamente las redes sociales, los nuevos dispositivos electrónicos,
 permitiendo que vayan al ritmo de la realidad informática actual, orientada a una cultura
colaborativa.

Por lo tanto, es necesario que la entidad empiece la exploración de esas nuevas tecnologías,
apuntándole a la web 4.0, para ello es importante realizar los siguientes pasos para la planeación
de las actividades en busca de optimizar los recursos para el cambio en la estructura del sistema
de información:

 Identificar los cambios que se requieren en la infraestructura del sistema con base en las
oportunidades y la tecnología disponible en el mercado.
 Asignar los recursos necesarios para hacer viable el proyecto
 Medir el impacto del cambio y hacer ajustes para mejorar y cubrir las necesidades de los usuarios.

La finalidad de la propuesta es incrementar el crecimiento del negocio a través de una interfaz que
sea de fácil manejo para los usuarios, ya que plataformas como la blackboard a veces resultan
complicadas para la gestión de la información y el acceso a los diferentes recursos se dificulta. La
mejora en el entorno del usuario permite ser atractiva para un nuevo grupo de usuarios,
principalmente los nativos digitales, quienes son los encargados de generar nuevos contenidos y
que requieren de la interacción constante con el mundo digital, en tiempo real y con bases de
datos que sean capaces de predecir las necesidades que tienen como estudiantes. De esta manera
se podrían identificar nuevos programas de formación, aplicaciones para el uso u creación de
materiales de apoyo y para el trabajo colaborativo.