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2. Clientes
3. Qué es cartera?
Los deudores forman parte del activo, y en el plan de cuentas corresponde al grupo 3 de la clase 1,
es decir a la codificación 13. Esto en el plan único de cuentas para comerciantes.
En la cuenta deudores se contabilizan los valores que terceras personas le adeudan a la empresa.
Recordemos que el activo corresponde a los bienes y derechos que tiene la empresa, y en este
caso, las deudas que terceras personas o empresas tienen con la empresa, podría considerarse
como un derecho, un crédito a su favor.
Pero para ser más exactos, veamos lo que dice el decreto 2650 de 1993 sobre la cuenta deudores:
Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor del ente económico, incluidas las
comerciales y no comerciales.
De este grupo hacen parte, entre otras, las siguientes cuentas: clientes, cuentas corrientes
comerciales, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos,
cuentas por cobrar a socios y accionistas, aportes por cobrar, anticipos y avances, cuentas de
operación conjunta, depósitos y promesas de compraventa.
En este grupo también se incluye el valor de la provisión pertinente, de naturaleza crédito,
constituida para cubrir las contingencias de pérdida la cual debe ser justificada, cuantificable y
confiable.
Los valores representados en moneda extranjera se deberán ajustar a la tasa de cambio
representativa del mercado.
Entre los conceptos clasificados como deudores están los clientes o lo que se conoce como
cartera, que no es otra cosa que el valor de los bienes y servicios que se venden a crédito, que
desde luego se venden a los clientes. Los clientes son quizás el concepto más importante dentro
de lo que se clasifica como deudores.
Entre otros conceptos que conforman los deudores, el decreto 2650 contempla los siguientes:
Cuentas corrientes comerciales.
Cuentas por cobrar a casa matriz.
Cuentas por cobrar a vinculados económicos.
Cuentas por cobrar a socios y accionistas.
Anticipos y avances.
Cuentas de operaciones conjuntas.
Depósitos.
Promesas de compraventa.
Ingresos por cobrar.
Retenciones sobre contratos.
Anticipos de impuestos y contribuciones y saldos a favor.
Reclamaciones.
Cuentas por cobrar a trabajadores.
Préstamos a particulares.
Deudores varios.
Derechos de recompra de cartera negociada.
Deudas de difícil cobro.
En fin, cualquier concepto que un tercero le adeude o deba a la empresa, se contabiliza en el
grupo 13, en la cuenta que más se ajuste según la naturaleza. Si no se encuentra ningún rubro
donde contabilizarla, se utiliza la cuenta 138095, que corresponde a otros, es decir a los que no
están contemplados dentro del plan de cuentas.
2. Clientes
Representa el derecho que tiene la entidad de exigirles a sus clientes el pago de su deuda por la
venta de mercancías, o la prestación de servicios a crédito.
Representa todos los valores a favor de la entidad y a cargo de clientes nacionales y extranjeros de
cualquier naturaleza, por concepto de mercancías,
Productos terminados, servicios y contratos realizados.
DINAMICA:
SE DEBITA:
Por el valor de las mercancías o servicios vendidos a crédito.
Por el valor de las notas debito por cheques devueltos en los bancos.
Por el ajuste por diferencia en cambio de las cuentas de clientes del exterior.
Por los ajustes a favor de la entidad, como intereses.
Por los ajustes generados a favor del cliente.
SE ACREDITA:
Por los pagos efectuados por los clientes.
Por el valor de las devoluciones de mercancía o servicios no aceptados.
Por los descuentos o bonificaciones por cualquier concepto.
Por los traslados a cuentas de difícil cobro.
3. Qué es cartera?
La cartera son las deudas que los clientes tienen con nuestra empresa, y están originadas en las
ventas que se hacen a crédito o como popularmente las conocemos, ventas fiadas.
Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus deudas. No falta el cliente que quiera
vivir a costas del comerciante o empresario, así que estas personas no pagarán sus deudas a la
empresa, por lo que éstas perderán esos recursos.
Lo que busca la provisión de cartera, es precisamente prever y reconocer ese riesgo constante de
perder parte de lo vendido a crédito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder cobrar esas
deudas.
Así que la empresa, mensualmente hace una provisión sobre el valor total de la cartera. En
Colombia existen dos métodos para el cálculo de la provisión de cartera: el método general y el
método individual..
El valor provisionado disminuye el valor de la cartera y se reconoce como gasto, de modo que su
contabilización será un crédito a la cuenta provisión de cartera y un debito a la cuenta de gastos.
La importancia que tiene la provisión de cartera, radica principalmente en que permite depurar lo
que la empresa en realidad tiene. Permite determinar con exactitud qué es lo que le empresa
efectivamente puede cobrar de sus deudas; y la parte que no se pueda cobrar, se lleva como un
gasto, lo cual afecta directamente los resultados del ejercicio, es decir, disminuye la utilidad en el
valor que los clientes no pagan, que es el valor provisionado.
Si no se hiciera la respectiva provisión de cartera, los estados financieros mostrarían unos valores
irreales, puesto que mostraría unas cuentas por cobrar que si bien son reales, jamás se podrán
cobrar, por lo que se estaría presentando una información contable inexacta, se estaría mostrando
algo de que la empresa nunca podrá disponer.
4. Métodos de provisión para cuentas de difícil cobro
Art. 74.- Como deducción por concepto de provisión individual para deudas de dudoso o difícil
cobro fijase como cuota razonable hasta un treinta y tres por ciento (33%) anual del valor nominal
de cada deuda con más de un año de vencida.
B. Provisión general
Art. 75.- Los contribuyentes que lleven contabilidad de causación y cuyo sistema de operaciones
origine regular y permanentemente créditos a su favor tendrán derecho a que se les deduzca de su
renta bruta, por concepto de provisión general para deudas de dudoso o difícil cobro, un
porcentaje de la cartera vencida, así:
El cinco por ciento (5%) para las deudas que en el último día del y ejercicio gravable lleven más de
tres meses de vencidas sin exceder de seis (6) meses.
El diez por ciento (10%) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de
seis (6) meses de vencidas sin exceder de un (1) año.
El quince por ciento (15%) para las deudas que en el último día del ejercicio gravable lleven más de
un (1) año de vencidas.
Parágrafo 1. Esta deducción sólo se reconocerá cuando las deudas y la provisión estén
contabilizadas y el contribuyente no haya optado por la provisión individual.
Parágrafo 2. El contribuyente que en años anteriores haya solicitado la provisión individual para
deudas de dudoso o difícil cobro y opte por la provisión general de que trata este artículo, deberá
hacer los ajustes correspondientes.
Provisión individual
Para determinar la provisión de cartera por éste método, se toma el saldo que al final del año o
periodo en que se haga el cálculo, y aquellas cuentas que tengan más de un año de vencimiento,
se les aplica un 33% como provisión.
Ejemplo: La cartera de NN S.A a 31 de diciembre de 2006 es de $120.000.000 y de esos
$25.000.000 tienen más de un año de vencimiento, entonces:
25.000.000*33% = 8.250.000.
La contabilización de este valor es:
Supongamos que la empresa N.N S.A tiene los siguientes valores de cartera vencida:
Entre 3 y 6 meses $10.000.000
Entre 6 y 12 meses $6.000.000
Más de 12 meses $4.000.000
Entonces
10.000.000*5% = 500.000
6.000.000*10% = 600.000
4.000.000*15% =600.000
Total provisión 1.700.000
Ocasionalmente, algunas cuentas que se han cancelado por considerarse incobrables, pueden ser
pagadas posteriormente por el deudor de manera total o parcial.
Esta situación debe ser reflejada en los estados financieros. Como quiera que las cuentas han sido
recargadas de cartera y su valor se ha eliminado como cuenta mala, es necesario revivir esta
cuenta para que se refleje en el flujo de la entidad.
La rotación de cartera es un indicador financiero que determina el tiempo en que las cuentas por
cobrar toman en convertirse en efectivo, o en otras palabras, es el tiempo que la empresa toma en
cobrar la cartera a sus clientes.
La empresa tarda 18 días en recuperar su cartera, lo cual se puede interpretar como eficiente el
manejo que le están dando a su cartera.
La gestión de cartera debe ser una política de primero orden en la empresa. De la eficiencia con
que se administre depende el aprovechamiento de los recursos de la empresa.
La rotación de cartera debe ser más acelerada que la rotación de cuentas por pagar, o al menos
igual. No se puede considerar que mientras a los clientes se les da créditos a 30 días, los
proveedores sólo den crédito a 15 días; de suceder así, se estaría en una desventaja financiera
puesto que mientras la empresa financia a sus clientes, debe pagar de contado o a muy corto
plazo a sus proveedores.
El hecho de tener recursos acumulados en cartera, implica que la empresa para poder operar o
pagar su proveedores debe recurrir a financiación externa que trae consigo una alto costo
financiero, razón por la cual la gestión de la cartera debe ser coherente con la gestión de las
cuentas por cobrar, o la política de clientes debe ser más favorable o cuanto menos igual que la
política de proveedores.
Después de analizar que es la Provisión de cartera y haber realizado el debido proceso gestiones
de cobro pertinentes probando que son cuentas definitivamente perdidas, además de contar con
la autorización por la junta de socios, asamblea general o por la autoridad competente, se procede
a realizar la respectiva reclasificación, contabilización de las provisiones y posteriormente castigo
de la cartera la cual se decide dar de baja.
Supongamos que en enero del año xxxx se decide castigar $50.000.000 que corresponde al 15%
de la cartera con más de un año de vencida, para este caso se va a utilizar el método de provisión
general.
Se reclasifica o se traslada el valor de la cartera a deudas de difícil cobro con el siguiente registro
contable, siendo las dos cuentas del activo.
Debito Deudas de difícil 50.000.000
cobro
Crédito Cartera 50.000.000
Se provisiona mes a mes la cartera hasta provisionar el valor total de las deudas de difícil cobro,
suponiendo que se va a castigar en el mes de diciembre del mismo año.
Después de haber realizado la provisión total de la deuda de difícil cobro, se procede a castigar el
total de la cartera provisionada con el siguiente registro contable, dejando en ceros (0) las dos
cuentas del activo.
Es pertinente anotar que esta es una de las formas para la provisión y castigo de cartera, ya que
cada empresa dependiendo el caso que por supuesto es diferente para cada una de ellas, tiene
diferentes políticas contables internas y formas de realizar el proceso. Es importante anotar que
para efectos fiscales se debe tener en cuenta el artículo 145 del estatuto tributario y el Decreto
reglamentario 187 de 1975 en los artículos 74 y 75, donde se contempla la provisión individual y
la provisión general para las deudas de dudoso o difícil cobro, normas que se deben aplicar para la
deducibilidad fiscal de la provisión.
La expresión “castigar la cartera” es propia de los contadores públicos, pues es su trabajo realizar
este procedimiento.
Cuándo se habla de castigar la cartera, en realidad se está hablando de provisión de cartera, que
es el procedimiento contable y/o fiscal mediante el cual se reconoce en el gasto la cartera que se
considera imposible de recuperar.
Cuando se hace una venta a crédito y con el tiempo el cliente no la paga, y la empresa
razonablemente considera que nunca la pagara, se procede a “castigar” esa cartera contra el
gasto, es decir, que esa pérdida de la cartera se trata como un gasto para la empresa.
Así las cosas, cada determinado tiempo la empresa hace un análisis de su cartera, identifica y
clasifica aquella cartera [cuentas por cobrar a clientes] según los tiempos de vencimiento, es esto
es, según el tiempo que ha transcurrido desde cuando el cliente debió pagar.
Para castigar la cartera, se recurren a dos métodos reconocidos por la ley colombiana: provisión
general y provisión individual.
En la provisión general, por ejemplo, al final del periodo se determinan los vencimientos de la
cartera y se clasifican en aquellas cuentas que tienen:
Entre 3 y 6 meses de vencidas
Entre 6 y 12 meses de vencidas
Más de 12 meses de vencidas
Supongamos ahora que la empresa tiene los siguientes valores de cartera vencida:
Entre 3 y 6 meses $10.000.000
Entre 6 y 12 meses $6.000.000
Más de 12 meses $4.000.000
Entonces la provisión será:
10.000.000*5% = 500.000
6.000.000*10% = 600.000
4.000.000*15% =600.000
Total provisión 1.700.000
El valor que se determine como provisión, es el que se lleva a un gasto, acreditando previamente
la cuenta de clientes en el activo, puesto que esta cuenta se debe disminuir ya que el cliente no
pagará.
Aquí hemos castigado la cartera por $1.700.000, de modo que en la cuenta del activo sólo quedará
la suma de $18.300.000.
Con el fin de minimizar posibles pérdidas futuras relacionadas con las cuentas por cobrar
originadas por las ventas a clientes, es necesario implementar una serie de políticas internas para
el manejo y control de cartera; algunas de estas políticas son:
1. Preparar mensualmente un estado de cuenta del total de la cartera clasificada por vencimiento
para facilitar su cobro. .
2. Enviar periódicamente extractos a los principales clientes, solicitando su verificación o
conciliación y observaciones.
3. Visitar esporádicamente a los clientes para verificar el procedimiento de cobro por los
representantes de la empresa.
4. Todo pago de los clientes debe estar soportado con un recibo de caja o un formato de
consignación.
5. Cada vez que un cliente devuelva mercancía, para proceder a elaborar la nota crédito es
necesario constatar en qué estado llega la mercancía; si está completa según' lo informado y la
causal de devolución.
6. Los vendedores no deben ser cobradores, para evitar malos manejos dé dinero.
7. El personal encargado de las ventas y la facturación debe ser diferente al personal que maneja
los recaudos y los recursos contables.
Las empresas que otorgan crédito, normalmente esperan que, el deudor cumpla oportunamente
los compromisos de pago. El departamento de cartera debe realizar un estudio adecuado para
determinar la capacidad de endeudamiento, costumbres de pago, solvencia moral del deudor,
etcétera, para eliminar posibles pérdidas de cartera. A pesar de todo esto, algunas de las cuentas
son incobrables, por factores como muerte deudor, insolvencia del mismo, declaración expresa de
no pago, etcétera. La pérdida de cartera es asumida por la empresa.
Cuando esto sucede, y una vez agotadas todas las gestiones de cobro es necesario efectuar una
reclasificación con el fin de mostrar los estados financieros con el verdadero valor de realización
de la cartera.
DINAMICA:
SE DEBITA:
Por el traslado de las cuentas de clientes.
SE ACREDITA:
Por el valor cargado contra la provisión