Actividad 4

INFORME “ACTIVIDAD DE INVESTIGACIÓN”

EVIDENCIA 4
ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 4

JOHN FREDDY NÚÑEZ MONTES

JULIAN YESID RUIZ CAMACHO
SUSAN JOAN FERRER SUAREZ

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

COMPLEJO TECNOLÓGICO AGROINDUSTRIAL, PECUARIO Y TURISTICO
REGIONAL ANTIOQUIA
SANTIAGO DE CALI, 16 DE AGOSTO 2020

1
Actividad 4

Contenido

Aprovisionamiento y distribución para las bases de ISMOCOL SA en el sector

del nororiente colombiano....................................................................................3
Introducción.......................................................................................................3
1.Planteamiento del problema.......................................................................3
1.1 Descripción del problema:.......................................................................3
1.2 Formulación del problema...........................................................................4
2. Justificación................................................................................................4
3. Delimitación................................................................................................5
3.1 Hipótesis..................................................................................................5
3.2 Población y muestra................................................................................6
3.3 Técnicas de investigación........................................................................7
3.4 Análisis de la información........................................................................9
4. Procesamiento de la información............................................................13
5. Conclusiones............................................................................................14

2
Actividad 4

Aprovisionamiento y distribución para las bases de ISMOCOL SA en el

sector del nororiente colombiano.

Introducción

ISMOCOL SA es una empresa encargada de la construcción de oleoducto,

gaseoductos. Etc., ofrece sus servicios principalmente en la zona andina, la
distribución de sus productos desde su oficina principal en Bucaramanga, ha
presentado una serie de retrasos en los cuales en este trabajo de investigación
nos hemos basado en sus bases especificas en el pacifico, principalmente
estas bases presentan problemas en la recepción de sus pedidos, porque estas
presentan problemas de orden público que hacen que el proceso de
distribución tenga retrasos, porque se deben hacer los envíos en tiempos y
días estipulados.
En este informe veremos de una manera investigativa los sucesos que
conllevan a la mala logística que actualmente pasa la compañía. Y
verificaremos con encuestas cuáles son las más afectadas de esta situación

1.Planteamiento del problema

1.1 Descripción del problema:

La empresa ISMOCOL SA consta de 23 bases repartidas en todo el país

desde la zona andina, Orinoco y la zona del caribe. Normalmente estas
bases realizan una solicitud de materiales que cuando pasa por su proceso
de aprobación llega al departamento de materiales donde se realiza la
compra de todo lo solicitado en la ciudad de Bucaramanga (se habla del
papeleo y compradores) o ya sea un producto internacional siempre tiene
que pasar por Bucaramanga antes de realizar dicho despacho. La empresa
consta de su departamento de transportes la cual tiene 10 camiones para el
proceso de distribución a las bases a nivel nacional. La base principal queda
en Piedecuesta donde llegan los proveedores con dicha mercancía para ser
despachada a las bases que la solicitan. Aparte de ser un lugar de
despachos también cuenta con almacenaje. Para realizar los despachos a la
zona Nororiente del país se encuentran con problemas de orden público y
debido a esto el camión solo puede ir 2 veces al mes, y si la mercancía se

3
Actividad 4

necesita con urgencia se utilizan transportadores como Servientrega o

Interrapidisimo entre otras. Los proveedores solo pueden entregar la
mercancía en horarios establecidos en base Piedecuesta, de lunes a viernes
y hasta medio día y los fines de semana no. Solo pueden entregar la
mercancía con una orden de compra (O.C. es el papeleo realizado por el
comprador de la empresa donde indica que fue lo que se compró) y con una
remisión del proveedor (remisión igual a la factura de venta del proveedor)
sin estos documentos no se puede recibir ningún tipo de mercancía, si en la
orden de compra no se entrega lo estipulado se realiza la respectiva
devolución, lo que acarrea atrasos para los despachos hacia las bases.
También hay tiempos estipulados que el proveedor tiene que cumplir si no se
realiza la respectiva devolución. Dentro de lo comentado anteriormente se
encuentran errores en los funcionarios encargados del proceso, en el
aprovisionamiento de los materiales por desconocimiento del proceso y
procedimiento; se realizan despachos erróneos que generan costos
innecesarios y retrasos que equivalen a la no credibilidad de la compañía.

1.2 Formulación del problema

¿Cómo ISMOCOL S.A. se ve afectada por las fallas en el aprovisionamiento

de insumos para la distribución final a los clientes?
2. Justificación

La logística hace parte fundamental de todas las actividades que se

desarrollan dentro de los procesos de la organización: el almacenamiento, la
distribución, la gestión de inventarios y el control de calidad de los productos
son algunos de los procesos que se desarrollan dentro de la empresa, todo
con un fin de llegar a satisfacer de manera efectiva al cliente final.
Para la realización de este proyecto investigamos a la empresa ISMOCOL
SA y realizando un análisis verificamos que tienen fallas en la distribución de
sus productos y servicios, en cuanto al aprovisionamiento de su materia
prima y las rutas de transporte que retrasa la entrega a tiempo de los
materiales a los clientes finales.

La finalidad de este proyecto es encontrar las fallas en las rutas de transporte

que retrasa las entregas y la distribución a sus clientes, buscar la manera en
que la empresa ISMOCOL SA tenga un aprovisionamiento a tiempo y de
calidad para poder cumplir con todos los requerimientos de los clientes y las
entregas a tiempo.

4
Actividad 4

3. Delimitación
La sede principal de la compañía se encuentra en Bucaramanga, Santander
donde están todos los departamentos administrativos, allí se encuentra el
departamento de materiales, aquí se realizan las comprar que la empresa para
cumplir con los requerimientos de las bases. aquí se realiza la aprobación y el
respectivo estudio de por qué el material y las cantidades del material.

3.1 Hipótesis

Para que la empresa ISMOCOL SA logre optimizar los procesos de

aprovisionamiento debe contar con un plan de reclutamiento de personas
idóneas para el desarrollo de las funciones y establecer planes de
capacitación que contribuyan al mejoramiento tecnológico y de la calidad de
vida del personal.

Si está empresa ISMOCOL SA lograra mejorar la gestión de los almacenes y

planificar mejor su red de suministro y transporte entonces podría suceder que
se encuentre la forma más eficaz y económica de recibir y enviar un producto,
y en su optimización de transporte importante que puedan controlar su
trazabilidad y trayectoria de sus envíos así sean utilizados por terceros.

5
Actividad 4

3.2 Población y muestra

Para la población tomamos 23 bases que están repartidas por todo el país
desde la zona andina hasta el Orinoco y oriente hasta el Caribe colombiano.
A continuación, veremos un cuadro donde se verán las bases por zonas del
país.

ZONAS BASES (CONSUMIDOR

FINAL)
 Pozos colorados
Zona norte  El banco
 Sincelejo
 Magangué
 Cartagena
 Cupiagua
 Villavicencio
 Apiay
 Paz de Ariporo
Zona llanos orientales  Cota
 mancilla
 Saravena
 soraca
 Barrancabermeja
 Puerto Boyacá
Zona del Magdalena  Palagua
medio  Puerto Berrio
 Remedios
 Cúcuta
Zona nororiente  Tibú
 Ocaña
 la belleza
Zona del TGI Santander  Miraflores

La muestra que escogimos para nuestro estudio y por la cual se basa el

informe de investigación. Es la zona del nororiente colombiano y la base de
Saravena (llanos orientales) ya que estas bases tienen en común las mismas
incidencias, por las cuales se realiza el estudio, con la cual vamos a determinar
cuáles son sus problemas.

6
Actividad 4

Muestra

ZONAS BASES
 Cúcuta
ZONA NORORIENTE  Tibú
LLANOS ORIENTALES  Ocaña
 Saravena

3.3 Técnicas de investigación

Nuestro instrumento de investigación fueron las encuestas, donde se le realizo
una serie de preguntas a las 23 bases para saber como va sus procesos de
recepción de material. Sus procesos de solicitud de materiales.
Se tuvieron en cuenta seis preguntas base para esta investigación, cuyas
respuestas dieron el punto de inicio de nuestra investigación.
A continuación, veremos las preguntas realizadas y sus respuestas más
destacadas, esas vendrán con graficas para su mejor observación.

1.

7
Actividad 4

2.

3.

8
Actividad 4

4.

6.

3.4 Análisis de la información

9
Actividad 4

Podemos ver que el promedio de las bases para realzar una solicitud es de
mas de 9 pedidos en el mes, claro esto se debe a las necesidades que se
tenga en las bodegas, en unas puede ser mas alta que en otras.
Cuando hablamos de la distribución de dicho material nos enteramos que en
promedio se tarda mas de 20 días en la entrega del material a las bases desde
el inicio de su solicitud. Las bases deben de tener un mínimo de stock para
evitar quedarse en 0 ya que este problema de distribución puede afectarla
directamente en sus procesos que se realizasen.
Regularmente las bases reciben material distribuido de la base Piedecuesta
que es la bodega principal, la base Piedecuesta es un puente para poder
distribuir el material a las demás bases del país, se realiza de esta manera ya
que la empresa cuenta con su propio departamento transporte. Estos quieren
decir que sale mas barato que el proveedor envié su material a Piedecuesta
que a la base que solicito el material. Esto es muy importante ya que disminuye
costos.
Podemos ver que los despachos se realizan de una manera excelente ya que
en las bases se ha tenido de un mínimo de quejas por el material recibido. esto
habla de la buena capacitación que se tiene en la base Piedecuesta a la hora
de despachar mercancía y de recibirla a los proveedores.
Hay un 26 % de las bases encuetadas que tiene problemas de orden publico
esto ya no tiene que ver con proveedores, ni los despachos o la empresa. Pero
afecta directamente a esas bases de muchas maneras. Una de ellas es en el
momento de recibir mercancía que proviene de Piedecuesta. Ya que en varias
ocasiones los transportadores de la empresa se tienen que devolver con dicho
material. por ende, la empresa opta por utilizar terceros que pueden entrar a
eso lugares en días específicos para la entrega de material.

Para la Muestra que escogimos los resultados fueron muy diferentes al resto de
las bases del país, hablo de Cúcuta, Tibú, Ocaña y Saravena. Las cuales
tuvieron un resultado muy similar en todas sus respuestas.
Todas ellas tienen problemas con sus pedidos ya que tardan demasiado tiempo
en ser despachadas ya que prácticamente cada mes se les envía el material
solicitado para esos sectores. Estas bases tienen graves problemas de orden
público, referentes a guerrillas que no dejan que sus trabajos se realicen de
manera cotidiana. Y a pesar de eso son bases con demasiado movimiento a la
hora de realizar la solicitud de materiales.
Estos son los resultados de estas bases en específico:

PRIMERA PREGUNTA

10
Actividad 4

(cuantos pedidos realiza en el mes (solicitud de materiales))

RESPUESTA: 7 a 10 pedidos

P1
Todos contestaron la
misma respuesta 100%

SEGUNDA PREGUNTA
(Desde el momento de su requerimiento de materiales, cuanto tiempo se
tarda en llegarle dicho material)
RESPUESTA: 16 A 30 DIAS

P2

TODOS CONTESTARON LA
MISMA RESPUESTA 100%

TERCERA PREGUNTA
Con que frecuencia recibe material de la base Piedecuesta (base principal)
RESPUESTA: cada mes 75%
RESPUESTA 1: cada 15 días (Cúcuta) 25%

P3
Ya en la pregunta 3, tres de las
cuatro bases coincidieron en la
misma respuesta

CUARTA PREGUNTA
11
Actividad 4

Cuando recibe el material, ha llegado completo

RESPUESTA: casi siempre 75%
RESPUESTA 1: algunas veces 25 %
P4

12
Actividad 4

QUINTA PREGUNTA
Ha tenido problemas de orden público
Ya en la en el sector
pregunta endeellasque trabaja
3, tres
cuatro bases coincidieron en la
RESPUESTA: SI
misma respuesta

P5

TODOS CONTESTARON LA
MISMA RESPUESTA 100%

SEXTA PREGUNTA
A la hora de recibir el material, que transportadores le entregan dicho material
RESPUESTA: Terceros

P6

TODOS CONTESTARON LA MISMA

RESPUESTA 100%

Analizando la muestra podemos ver que esta zona está en alto riesgo ya que
tiene muchos inconvenientes de orden público, por ende, esto genera que la
mercancía que ellos necesita solo la puedan obtener cada mes, también vemos
que los transportes que tiene la empresa no son enviados a ese sector, se
puede pensar que es por problemas de orden publico
Podemos analizar que a pesar de que se tardan demasiado tiempo el obtener
su material, le llego de manera correcta, sin la necesidad de realizar algún tipo
de devolución o queja hacia la bodega Piedecuesta que esta la principal.
4. Procesamiento de la información
se realizo encuesta a 23 bases que la empresa Ismocol SA. a los 23 jefes de
bodega de esas bases. Donde se les realizo una serie de preguntas donde
pudimos analizar del porque hay tanto incidencias en la parte logística de la

13
Actividad 4

empresa. Estas encuestas se enviaron por correo ya que todas las bases están
distribuidas por todo el país.
Encuesta preguntas:
https://forms.gle/z64334P2PiHiox1H9

Encuesta resultados:
https://docs.google.com/forms/d/1O6nocFKV_Nfd8ZDGdW3Ztqkh4bsnwq6crbs
mutca5Q4/edit#responses

14
Actividad 4

5. Conclusiones

Ya culminado el análisis podemos concluir, que todas las bases tienen

problemas logísticos, unas mas grandes que otras. que con buenas estrategias
se puede mejorar en el ámbito logístico para el manejo del material, ya que la
compañía cuenta con una cantidad de bases. Donde se maneja cualquier tipo
de material desde lo más básico y barato hasta lo más complicado y costoso.
Podemos comenzar con mejorar los convenios con los proveedores ya que
ellos tienden a incumplir con algunos materiales y incumplir en los tiempos de
espera, esto es gravísimo y se debería mejorar pronto. Para que las bases
tengan su mercancía a tiempo, cuando la necesiten, no cuando se les quiera
despachar. vemos problemas con la distribución ya que con tanto pedido que
se realiza debemos contar con mejoras en el departamento de transporte. ya
sea en aumentar la flota de camiones o mejorar los tiempos y darles prioridad a
las bases con problemas de recepción grave. También en algunos casos es
preferible utilizar terceros para aquellas bases donde los camiones de a
empresa no pueden acceder.
Siempre hay solución, poco a poco se va adaptando a la empresa para su
mejora en sus procesos de distribución y aprovisionamiento.
Por último, vemos que el problema de orden público es difícil de solucionar ya
que también se tiene que ver involucrados entes del gobierno para darle
solución a esto. ya que la empresa no tiene que hacerse cargo por completo de
esta situación.

15