Código: ALM-G-01 Versión: 2 Fecha Efectiva: 12/08/2019

I. PROPÓSITO

Esta norma de procedimiento tiene como fin, definir las actividades a seguir para
efectuar el movimiento de entrada, salida y administración del almacén y asegurar
el abasto suficiente de los artículos y productos recurrentes, así como el adecuado
manejo y custodia de los mismos. Verificando la exactitud de las existencias, y el
buen registro de las mismas en el sistema de información para contribuir al
mejoramiento de nuestro sistema de control interno.

II. ALCANCE

Este procedimiento define los pasos que se requieren seguir para el proceso de
almacén, debe efectuarse cumpliendo con las normas que regulan dicho proceso,
este es de aplicación para todas las áreas involucradas en la empresa las cuales
están definidas en la descripción del procedimiento.

III. RESPONSABLE

Almacenistas (José De la Cruz)

1. REGISTROS

 Entrada de almacén
 Salida de almacén

IV. DEFINICIONES

Entrada de Almacén: Formato en el que se registra todos los artículos y/o

productos recibidos por parte del almacenista.

Salida de Almacén. Es el documento en el que se registra todas las salidas de

productos y/o artículos existentes en el inventario.

Orden de Compra. Es el documento que suscribe y compromete a la empresa

con un tercero para la adquisición de mercancías.

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Orden de producción. Documento en el cual se describe el elemento a producir

y/o servicio a prestar, a su vez como todos los elementos que se requieren.

2. POLITICAS

 La mercancía debe llegar con la factura y la orden de compra y/o

servicios debidamente firmada por el analista de compras.
 Los directores de Proyectos y/o comerciales deben autorizar (firmar
documento de salida de almacén) para los siguientes materiales:
 Tubos y ángulos de aluminio
 Láminas de acrílico
 Láminas de foam board
 Rollos de vinilos y banner
 El día primero (01) de cada mes o en caso de no ser día hábil; el día
hábil inmediatamente siguiente se realizará inventario de almacén, esta
fecha puede ser modificada por el Director financiero.
 La mercancía se debe distribuir de forma organizada en el interior del
almacén, con el fin de poder localizarla y gestionarla eficazmente. Para
conseguirlo, es necesario establecer una metodología de trabajo y un
mapa de la zona de almacenamiento, con las distintas secciones
(mercancías peligrosas, devoluciones, productos perecederos, etc.)
correctamente señalizada y codificada.
 El almacenista solo podrá realizar ajustes cuando sean devueltos
materiales en excelente estado al almacén.
 Recursos Humanos debe solicitar paz y salvo de herramientas cuando
un empleado sea retirado o renuncie.
 Los empleados responsables del área de Plotter deberán diariamente
suministrar al almacén los gastos de vinilo que hayan usado en el día.
 Los responsables del inventario son:
Sede Barranquilla; Analistas de Producción y analistas de almacén
Sede Bogotá;

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ENTRADA DE ALMACÉN

V. DIAGRAMA DE PROCESO

INICIO RECEPCIÓN ORDEN DE

COMPRA AUTORIZADA

RECIBO DE ARTICULOS/ VERIFICAR QUE LO RECIBIDO COINCIDA

MATERIAL POR PARTE DEL CON LA FACTURA O REMISIÓN DEL
PROVEEDOR PROVEEDOR

COMPARAR LOS
PRODUCTOS RECIBIDOS CON
LA ORDEN DE COMPRA

Coincide

NO SI

DIRIGIRSEA L ÁREA DE PROCEDE A REALIZAR LA ENTRADA

COMPRAS PARA INFORMAR AL SISTEMA DE INFORMACIÓN

FIN

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VI. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

 ENTRADA DE ALMACEN:

Los siguientes son los pasos que se deben seguir para la elaboración de una
entrada de almacén.

1. El almacenista recibe la orden de compra por parte del área encargada,

para su control en la recepción de los productos requeridos. Nota: Toda
entrada de almacén debe estar acompañada por una Orden de compra.

2. Se recibe el material enviado por el proveedor

3. Se verifica lo recibido contra la factura o la remisión del proveedor.

4. Se compara con la orden de compra recibida por parte del área

encargada, donde se revisa: Cantidad, unidad de medida,
características u otras condiciones. Si no coincide con lo solicitado,
debe informar al área de compra de forma inmediata.

5. Se le da entrada al almacén y se realiza en respectivo registro en el

Sistema ítem por ítem, debe verificar que el valor unitario coincida con
el de la orden de compra.

Se recomienda:

1. Consultar si el producto ya se encuentra creado en el sistema, para no

repetir elementos. Así evitamos que este se sature de información
innecesaria. Utilice la orden de compra como su guía, en esta detalla
claramente el código y/o descripción del elemento comprado.

2. Tener mucha precaución al momento de ingresar la unidad de medida del

producto. Debido a que cada producto tiene condiciones diferentes de
medición.

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SALIDA DE ALMACÉN

7. DIAGRAMA DE PROCESO

INICIO

SE RECIBE UNA SOLICITUD DE

SALIDA DE INSUMO/ ARTICULO

SE VERIFICA ORDEN DE
PRODUCCIÓN PRESENTADA, VERIFICA
(ESTA DETALLA EL INSUMO EXISTENCIA FÍSICA
SOLICITADO)

SI NO

PROCEDE A DILIGENCIAR LA
ENTREGA DEL INSUMO SALIDA MANUAL - EN EL INFORMAR AL ÁREA DE
SOLICITADO MÁS UNA FORMATO COMPRAS
CORRESPONDIENTE
COPIA DE LA SALIDA

FIN
DILIGENCIA SALIDA DE
ALMACÉN EN EL SISTEMA

ARCHIVA SALIDA MANUAL Y

SALIDA DEL SISTEMA JUNTAS FIN
EN FORMA CONSECUTIVA

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8. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

SALIDAS DE ALMACEN:

Los siguientes son los pasos que se deben realizar para elaborar una salida de
Almacén:

1. Se recibe la solicitud del usuario o persona encargada del retiro de los

bienes.

2. Presentación de la orden de producción o servicio por parte del usuario

previamente autorizada. En esta se debe verificar si lo solicitado se
encuentra dentro de los materiales requeridos para dicho trabajo.

3. Verificación de la existencia física del Articulo y/o producto

4. Diligenciar formato de salida de almacén en forma manual; en este se

detalla Nombre del empleado, descripción del producto, unidad de medida,
cantidad, No de orden de producción y centro de costo. Debe estar firmada
por la persona que recibe y el que despacha. (Las Salidas de almacén
manual, tienen un orden consecutivo el cual debe respetar. En caso de
anulación de alguno debe archivar copia y original)

5. Se hace entrega del artículo y/o producto.

6. Se realiza el registro en el sistema de información contable, en el mismo

orden y con las mismas especificaciones como fueron descrita en la salida
manual.

7. Se imprime y se adjunta con la copia de salida de almacén manual.

Se recomienda:

1. Favor escribir en las salidas de almacén en forma legible y sin

tachones.

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2. Debe respetar el consecutivo de las salidas de almacén manual y la

del sistema.
3. Toda salida de almacén debe estar firmada por quien recibe y quien
realiza el despacho.
4. Debe archivar en forma ordenada todas las salidas de almacén y
tomando como referencia en número consecutivo del formato
manual.

8. FORMATOS

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