La Dirección por Sistemas

Fernando Pozo Navarro

Este material se utiliza con fines

exclusivamente didácticos
CAPITULO SEXTO.

EL SISTEMA DE INFORMACIÓN

– EL PAPEL DE LA INFORMACIÓN.
– EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA DIRECCIÓN.
– SISTEMA DE INFORMACIÓN Y USO DEL ORDENADOR.
– OBJETO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
– COMPONENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.
– INFORMACIÓN DE PLANIFICACIÓN.
– INFORMACIÓN DE RELACIÓN.
– INFORMACIÓN OPERACIONAL
– INFORMACIÓN INTEGRADA.
– INFORMACIÓN DE INVESTIGACIÓN.
– CICLO GENERAL DE LA INFORMACIÓN.

Papel de la información.

La información, a través de sus componentes, toma los datos desde la actividad para conducirlos en
sucesivas fases y grados de elaboración al proceso de la decisión. Cada etapa da lugar a un tipo de
información específico y concreto que reviste peculiares características que son objeto de un tratamiento
especial en este sistema

El sistema de información y toma de decisiones.

Observando en el gráfico las líneas que alimentan la toma de decisiones, podemos distinguir dos
grupos, los cuales representan las dos clases de información que ligan las decisiones de los dirigentes con las
operaciones. Estos dos grupos vienen determinados por:

– Una rama descendente, que por contener la información que establece lo que la dirección decide, la
denominamos DETERMINATIVA.

– Otra rama, ésta de carácter ascendente, que permite a la dirección el conocimiento de resultados, y de
los factores del medio interno y externo y es, por tanto, INTERPRETATIVA.

La información determinativa está constituida por todo el conjunto de normas, instrucciones,

órdenes, etc., que emanan de la dirección a través de su toma de decisiones en orden a establecer cómo ha de
desarrollarse la actividad.
El papel que tiene la información normativa en el resultado de las decisiones es fundamental para el
citado desarrollo de la actividad. En efecto, las operaciones han de realizarse ajustándose a una secuencia
precisa y definida de procesos, muchos de ellos de carácter repetitivo.
Para que esto ocurra se establecen procedimientos, los cuales sientan las bases y las reglas con
arreglo a las cuales se van a producir las informaciones operacional, de control y gestión e integrada.
Estas tres últimas constituyen el grupo de información interpretativa y vienen a ser el sistema
nervioso de la empresa, puesto que por su intermedio la dirección conoce toda la información relativa a la
vida y actividad empresariales, con cuyo concurso puede efectuar una correcta toma de decisiones.
Consideremos también el proceso de la decisión propiamente dicho. Puede verse éste en la figura 19,
mostrándose la forma en la cual se relaciona con la información. Aquí vamos a referirnos al papel que juega
dentro de él.
El elemento fundamental de la toma de decisiones es la información. Es información la excitación
que la origina, así como también es información el resultado de la decisión. Pero de manera primordial la
información es el elemento de conocimiento que hace posible que decidir tenga unas bases razonables y no
sea una simple adivinanza basada en la pura intuición del que toma la decisión. Esto es referido a lo que
denominamos información en su aspecto formal, puesto que la intuición corresponde al uso de lo que
MARCH y SIMON denominan «grupo evocado», es decir, hacer uso de la experiencia adquirida, lo cual es
usar la información acumulada a lo largo de una serie de actuaciones similares o no, pero que determinan un
comportamiento causal. El sentido determinista de la información sobre los hechos actuales y pasados
percibidos por el individuo se produce siempre, por ello una importante labor de formación de los dirigentes
es proporcionar las reglas para estructurar el conocimiento y dar valor a su experiencia e intuición dentro del
contexto general de la decisión.
Generalmente, cuando se recibe la excitación, ésta por sí sola no presta todos los elementos de
conocimiento necesarios para tomar una decisión. Al tenerse conocimiento de un hecho surgen infinidad de
dudas acerca del mismo y del cuadro situacional en el que se desenvuelve, de aquí que sea necesario
disponer de cuanta más información mejor para disolver esas dudas y valorar en su exacta medida las
consecuencias de lo sucedido y de las posibles alternativas que de ello se derivan. Concretamente, en el
proceso de la decisión, en sus fases de «conocimiento» y «análisis de los datos», el acopio de información
está dirigido a transformar una situación de incertidumbre, derivada de la excitación, en otra de riesgo
conocido que permite evaluar –subjetiva u objetivamente– las consecuencias derivadas de la elección de una
alternativa posible.
Una destacada fuente de información a estos efectos la constituye el Banco de Datos, el cual puede
definirse como la reserva que pone a disposición de la dirección el cúmulo de conocimientos actualizados
sobre la marcha de las operaciones, así como de la situación del entorno.
Podríamos resumir, diciendo que la toma de decisiones es en cierto sentido una elaboración que se le
da a la información; el directivo la recibe, juzga, compara y evalúa a la luz de sus objetivos y produce más
información. Es importante resaltar que en oposición al estrato rutinario de las operaciones es la dirección el
estrato decisorio, puesto que produce una nueva información, que sirva, además, de señal para realimentar
las operaciones.

Sistema de información y dirección

La información se concibe corno el elemento necesario para que el gobierno de la empresa pueda
actuar; sólo gracias a que el dirigente conoce cuanto de significativo ocurre y da a conocer sus decisiones, es
posible mantener el principio de la coordinación y mantener un sistema empresa pilotado en su conjunto
como un todo.
El proceso básico mediante el cual el dirigente aprovecha la información que recibe, produciendo
otra que aumenta el valor de la anterior, es el denominado proceso de la toma de decisiones, el cual se
desarrolla según expresa la figura adjunta. El proceso de gobernar la empresa consiste en recibir, tratar y
entregar información; el nuevo aporte informativo así logrado ha de responder en todo a las necesidades de
gobierno y corrección del órgano cuyo responsable es el que toma la decisión. Por ello mismo el input que
cada uno de éstos recibe está en función de su nivel orgánico, de modo que el flujo ascendente es
jerarquizado, sufriendo en cada nivel una elaboración y consolidación específicas.
El gobierno y el control de la empresa residen en la interpretación y emisión de mensajes que
originan determinadas acciones en sus receptores: en los dirigentes excitan el proceso de la decisión, en el
nivel ejecutor son las órdenes que de una u otra forma ponen en marcha y regulan el desarrollo de su
actividad. Puesto que en la dirección reside la toma de decisiones de carácter institucional, la información es
básica para el ejercicio de sus funciones. Como decíamos en el punto anterior, hay dos corrientes
informativas, la determinativa y la interpretativa, situándose la dirección en el vértice de la confluencia de
ambas.
De la dirección emana la información que da origen al desarrollo de la actividad. Esta relación está
en función del estilo de dirección ejercido, puesto que, como expresa la figura 20, cada uno de ellos se basa
en una forma particular de decidir, la cual, por supuesto, hace uso o emana el tipo de información
correspondiente. Considerando que la dirección es el mecanismo de gobierno de la empresa, posee un input,
que es la información interpretativa, y un output, que es la determinativa. El funcionamiento diario de la
empresa, como sistema, no se halla a merced del azar o de señales esporádicas de la dirección.
Figura 19. Esquema del proceso de la decisión
Sistema de información y uso del ordenador.

El ordenador es para el sistema de información y, por tanto, para el proceso de la decisión, una
herramienta de enorme importancia. Por ello existe un papel preponderante del ordenador en relación con el
esquema informacional dentro de la empresa. La figura 21 nos relaciona el punto en que la información se
sitúa con respecto del uso del ordenador. Cada fase del proceso de la decisión tiene su relación con un
componente de este sistema de información, de lo que surgen unas aplicaciones que hacen posible el
ensamblaje perfecto, adecuado y óptimo entre decisión, información y ordenador en la empresa. Estas
aplicaciones son formas de aprovechar cada componente informacional.
De forma general, éste es el papel que la información juega dentro de la empresa, papel sustancial y
definitivo, puesto que no hay actividad sin un verdadero proceso de comunicación, el cual ha de ser, además,
ordenado y capaz de seleccionar la información relevante de entre el cúmulo de datos, informaciones, etc.,
que sabemos se producen día a día, tanto en el medio ambiente como en la propia empresa.
De aquí que dentro de la estructura del sistema de información sus componentes hayan de estar
perfectamente definidos y tengan por objeto agrupar informaciones homogéneas y significativas, cuyo papel
y contenido puede verse resumido en el cuadro de figura 22.

Estilo de dirección Excitación principal Tipos de decisiones Componente Características

de la decisión asociadas informacional más
relevante

POR OBJETIVOS Inicial, motivada por Determinativas I. Investigación Creatividad

los objetivos. Interpretativas I. Planificación Iniciativa
Producen el plan. Programadas I. Control y Gestión

Desviaciones de lo
planificado

Excepciones

POR PROYECTOS Inicial, espontánea y Determinativas. I. Operacional Creativa

aperiódica. Labor Interpretativas I. Planificación Oportunidad
creativa y prospectiva I. Control y Gestión Iniciativa

Desviaciones en
resultados

Excepciones

POR EXCEPCIÓN Desviaciones de las Correctivas I. Control y Gestión Capacidad de

«señales de alerta» Adaptativas I. Excepción reacción
establecidas Improvisación

Figura 20. –Toma de decisiones y el sistema de información en tres formas diferentes de dirección
 Fases del proceso de decisión Componentes del sistema de información Aplicación

Información de Control integrado de Control de actividad

Gestión
EXCITACIÓN
Información de Investigación Señales de alerta

Información Operacional Investigación basada en modelos

matemáticos

Información de Relación Banco de datos

JUICIO DE LA SITUACIÓN
Casos anteriores

Información de Planificación Programa de tratamiento

ELABORACIÓN
Información Normativa Comparación con información
determinativa

Información de Investigación Investigación de consecuencias

EVALUACIÓN Y ENSAYO
Predicción de resultados

Simulación

Figura 21. –Usos de ordenador

Componentes CONTENIDO

Información Normativa Normas técnicas, de conducta, actuación, administrativas, Qué

tratamiento control, seguridad, difusión y distribución, Quién
explotación. Permanentes y transitorias. Estructura orgánica Cómo
y reglas de comportamiento dinámico para la misma Dónde

Información de Planificación Objetivos y medios a los que han de acomodarse las Cuándo
operaciones futuras de la empresa, en orden a conseguir sus Con qué
fines.

Información de Relación. Conocimiento de la acción de los factores endógenos y Qué pasa

exógenos. Contacto entre los miembros de la empresa.

Información Operacional Resultados de la actividad Qué ha ocurrido

Información de Control y Gestión Comparación entre la operacional con la normativa y la de En qué grado se
planificación cumple

Información Integrada Síntesis de informaciones, para uso formal y periódico de la Síntesis de la

Dirección a todos sus niveles. anterior

Información de Investigación Empleo de los medios y técnicas modernas para ayudar a la Qué puede ocurrir
toma de decisiones y a la planificación, que realiza la
Dirección.

Figura 22. –Componentes del sistema de información

 SENSOR

Control a través de informes

a la Dirección.

Información de planificación Management Información para Otros

Datos del sistema de recursos Información planificación y control
Sistema de recursos System Sub
Mano de obra La organización como un Producto o servicio Siste
Dinero Materiales procesador de información mas
Bienes de Equipo Clientes

DECISIONES

Grupo de planificación,
Análisis y Control

Banco de datos --- Flujo de información

–– Flujo físico
(Tomado de Murdick y Ross)

Objeto del sistema de información

Fundamentalmente, el sistema de información trata de:

a) Suministrar a la dirección de la empresa, a todos los niveles, el conocimiento de los resultados de

la actividad, así como el estado de los factores endógenos v exógenos que afecten al curso de la misma.

b) Proveer los canales a través de los cuales las decisiones de la dirección, expresadas en órdenes e
información de diversas clases y contenidos, se incorporen a las operaciones de la empresa.

c) Coordinar entre sí a todas las personas de la empresa a fin de lograr el grado de relación preciso
para conseguir los objetivos de aquélla.

De acuerdo con esas líneas básicas, el objeto del sistema queda expresado a través de los puntos
siguientes:
1. Elaborar los métodos y desarrollar las técnicas necesarias para adquirir, tratar y transmitir la
información, así como desarrollar los procedimientos para su almacenamiento y posterior utilización.

2. Servir de vehículo a las normas y reglas estableciendo medios y cauces para su difusión y
conocimiento a todos los niveles, así como para su actualización.

3. Servir de soporte al sistema de planificación, recogiendo su contenido en documentos adecuados

para hacerla efectiva y trascendente.

4. Establecer cauces para recoger la información interna y externa que sea relevante para la vida de
la empresa, transmitiéndola a aquéllos que deben incorporarla a las operaciones a través de sus decisiones.

5. Proveer los medios para que la información procedente de los resultados de la actividad sea
elaborada, de acuerdo con las reglas determinadas al efecto.
 6. Dar a conocer de forma sistemática y organizada dicha información a los ejecutivos y directivos
de la compañía, a través de los sistemas de información de control y gestión.

7. Proporcionar un instrumento de ayuda a la planificación v a la toma de decisiones, utilizando el

ordenador v las técnicas científicas aplicadas, a la empresa, desarrolladas a través del sistema de información
de investigación.

8. Servir de nexo de unión entre los demás sistemas, esencialmente para adoptar a los puntos focales
de responsabilidad el conocimiento necesario para la toma de decisiones, de la que la información constituye
la excitación.

Componentes del sistema de información

Para realizar su objeto, el sistema de información se estructura en componentes, que se corresponden

con cada una de las clases de información que son relevantes en la empresa, agrupadas con un criterio de
similitud en la fuente v en la utilización. Cada uno de los componentes constituye un subsistema, formado a
su vez por las diversas manifestaciones y vehículos del flujo informacional correspondiente.

Como con los componentes del sistema deben de quedar cubiertas todas las necesidades informativas
de la empresa, en ellos podemos distinguir:
a) El conjunto informativo que, emanando de la dirección, recoge la definición de la estructura y la
normativa para su funcionamiento.
b) El conjunto de planes, objetivos, etc., que han de servir de base para la actividad.
c) El conjunto de las informaciones que relacionan las personas de la empresa entre sí y con el medio
ambiente.
d) El conjunto de resultados procedentes del cumplimiento de la actividad.
e) El conjunto de informaciones derivadas de la comparación de las dos indicadas en b) y d) en orden
a mantener el rumbo previsto.
f) El conjunto de informaciones procedentes de la expresada en e), debidamente sintetizadas, a fin de
que sean conocidas por la dirección.
g) El conjunto de informaciones que suministra la aplicación del ordenador a la planificación y
prospectiva mediante el uso de modernas técnicas matemáticas y lógicas.

Cada uno de estos conjuntos o grupos, con entidad propia, forma un componente del sistema de información,
los cuales, en el mismo orden, son:
- Información normativa.

- Información de planificación.

- Información de relación.

- Información operacional.

- Información de control y gestión.

- Información integrada.

- Información de investigación
(En el cuadro de la fin, 22 puede verse el contenido de cada componente.)

El sistema de información es la agrupación coherente y sistematizada de las diversas clases de

información que se producen en la empresa. La información nace de las decisiones, de los actos y de los
hechos, podemos, por tanto, relacionar los componentes con la fuente de información que los origina.
Información de planificación.

Entre las decisiones que toma la dirección de la empresa se encuentran aquéllas por las que
determina cuál estima que debe ser el curso futuro de la actividad, previendo sus resultados. Para ello se basa
en los fines que pretende conseguir.
Esas decisiones se transforman en información, que contiene las instrucciones precisas y, sobre todo,
los objetivos cuantitativamente expresados que han de guiar la actuación de los ejecutores. Esta es la
información de planificación.
Como es lógico, este subsistema es, informacionalmente hablando, el vehículo de expresión del
sistema de planificación de la empresa. Al igual que en la normativa, también en esta información la claridad
es un atributo importante, ya que el grado con que lo planificado se cumpla, dependerá mucho de su
entendimiento por aquéllos que son sus destinatarios. Su establecimiento es consecuencia de la cantidad de
información disponible sobre el medio interno y externo.

Objeto de la información de planificación.

- Servir de canal, para conocimiento de todos los interesados, de la planificación de la empresa

- Coordinar a todos los niveles de la empresa a través del conocimiento de objetivos comunes.

El aspecto más importante de esta información, además de su difusión, es su almacenamiento en los

ficheros necesitados alimentando al Banco de Datos a fin de servir a los procesos de toma de decisiones
automatizada y a la comparación entre-valores de resultados y planes, de la cual se valen los modelos que
elaboran información al servicio de las decisiones prospectivas del dirigente.

Información de relación.

Diariamente se produce una gran cantidad de información, tanto en el seno de la empresa como en su
entorno. El sistema de información, a través de sus componentes, busca la ordenación y canalización de lo
más significativo de aquélla para hacerla útil a la empresa y a sus dirigentes. Por ello, dentro de las partes
que forman el sistema, ha de haber necesariamente una dedicada al contacto de tipo más o menos directo
entre los que ejecutan la actividad y la dirección, sobre todo a fin de informar a ésta sobre la evolución de los
factores endógenos y exógenos
Cuando la normativa y la planificación están plenamente definidas y establecidas, su funcionamiento
depende del de dos canales: el que suministra el conocimiento de los resultados de su aplicación y el que
permite conocer las excepciones, lo que por una u otra causa sucede y necesita de la aclaración o
complemento.

Objeto de la información de relación.

a) Poner en contacto personal a las ejecutores de la actividad con los dirigentes.

b) Relacionar a la empresa con su entorno y viceversa, sobre todo en lo referente al mercado y a la
competencia.
c) Establecer los canales que, a modo de sensores, permiten a la empresa conocer la evolución de los
sistemas del medio ambiente, llevando esta información a los puntos focales de responsabilidad oportunos.
Por su ámbito podemos distinguir dos clases de información de relación:
- Interna.
- Externa.

Información de relación interna.

Es aquélla que se verifica dentro del seno de la propia empresa; relaciona a los ejecutores con la
dirección y, en general, a todos (vertical y horizontalmente) entre sí.

Información de relación externa

Pone en contacto a la empresa con su entorno y a éste con ella.

 El papel de la información de relación es establecer los canales y órganos dedicados a sondear y
conocer aquellas partes específicas del medio ambiente que afectan a la actividad, comunicando esta
información a aquellos puntos focales de responsabilidad en los que reside el mecanismo para la puesta en
práctica de las acciones necesarias.
En este grupo hay que distinguir dos tipos de información:
- Ordinaria.
- Inteligencia.

a) La información de relación externa es ordinaria cuando se refiere al trato normal, del que nacen
las relaciones recíprocas entre empresa y medio ambiente. La correspondencia con clientes, por ejemplo.

b) La inteligencia tiene una consideración importante dentro de la información de relación externa

Hace referencia, en general, al conocimiento, por parte de la empresa de un aspecto concreto del mercado: la
actuación de la competencia.

Como es comúnmente sabido, en un mercado dinámico y competitivo se establece una situación de

concurrencia de objetivos comerciales por parte de empresas de la misma o similar actividad. Ello hace que
la información sobre los movimientos y política de ventas, precios, etc., de cada competidor sea de gran
valor. Con su conocimiento, las decisiones de estrategia comercial reducen parte de su incertidumbre y
permiten valorar con criterios más objetivos las situaciones de riesgo derivadas de las mismas.
Sin embargo, no es posible tener siempre ese conocimiento y cuando se logra tampoco es completo.
Por ello, parte de los esfuerzos de la información de relación exterior se canalizan en este sentido. De ello
nace la inteligencia, que se caracteriza por la aplicación de las facultades intelectuales a la elaboración de
una información coherente y significativa, partiendo de una serie de datos aparentemente poco relacionados
entre sí.
Obsérvense dos importantes aspectos de lo antedicho:

- El hecho de buscar una información significativa, y

- El hecho de tomar como partida -necesariamente impuesta por la naturaleza del tema- datos
incompletos y poco relacionados (aparentemente) entre si.
La inteligencia, como medio formal de información sobre la competencia, provee los canales a través
de los que dicha información llega a un órgano adecuado, que realiza la aplicación de las facultades y medios
precisos para que se convierta en significativa la información incompleta e incoherente, en orden a la toma
de decisiones.
Es obligado señalar aquí la importancia de dos atributos particulares del sistema: la fiabilidad y la
oportunidad.
Se requieren ambos en la información de inteligencia parra que las decisiones tomadas por la
empresa, basadas en la posición relativa de sus competidores, sean seguidas por el éxito.

Información operacional.

La empresa, y más concretamente su dirección, necesita saber qué es lo que ocurre como
consecuencia de la ejecución de la actividad; de aquí el que ésta tensa que transformarse en información para
poder ser comunicada. Los ejecutores realizan actos encaminados a cumplir lo previsto en la normativa y en
la planificación, para obtener sus resultados, que se hallan contenidos en tos objetivos de la compañía. De
esos actos nace una información que es la primaria, puesto que se refiere a actos originarios. La información
que desea conocer la empresa sobre la actividad está en la mayoría de los casos predeterminada. Soportes
tales como los partes de actividad, etc., y las normas administrativas recogen esta intención de la compañía.
La información operacional nace de la actividad, conociéndose los resultados de ésta a través de aquélla,
quedando dicha información regulada por los procedimientos informativos desarrollados por cada uno de los
sistemas operacionales de la empresa.
La misión final de este componente es facilitar el conocimiento real sobre la forma en que actúa el
sistema empresa. Ese conocimiento está dirigido a la toma de decisiones, por tanto ha de tener una forma de
comunicación definida y ordenada.
Objeto de la información operacional.

- Elaborar la información primaria en orden a la realización de procesos administrativos de índole

corporativa y su explotación directa.
- Conocer los resultados de la actividad de la empresa, en orden a la comparación con los objetivos
planificados para la posterior toma de decisiones.
- Disponer de los canales de recolección de la información primaria para su elaboración y
transmisión al tratamiento.
- Conservar, en el Banco de Datos, el registro de todas las operaciones pasadas de la compañía

Niveles de la información operacional

Al ser ésta la información de los resultados de la actividad, aparece según los niveles en que ésta se
realiza y, según las áreas funcionales, en que aquélla se descompone.

La actividad operacional se realiza en los siguientes niveles:

Niveles de actividad Objetivos Tipo de actividad

Logístico Gestión
FUNCIONAL Funcional Supervisión
Ejecutor Ejecución
Táctico Conducción
OPERATIVA Operativo Supervisión
Ejecutor Ejecución

Respecto de las funciones (financiera, comercial, producción y personal), cada una de ellas
representa un subsistema productor de la información operacional correspondiente.
Hay que entender que, en orden a una verdadera integración de la información, al hablar de subsista
de información financiera o de personal, etc, no nos referimos exclusivamente a la que se produce en el
órgano correspondiente, sino a toda aquella que se origina en toda la empresa relativa a la materia de la
función en cuestión. Todos los órganos tienen información de tipo financiero y personal.

Información financiera

Es el tipo de información más común en uso de hoy día. La base del subsistema es el flujo del dinero
a través de la empresa y si está diseñado correctamente las responsabilidades financieras siguen las líneas de
los subsistemas operativos. Esta información comprende grandes cantidades de datos de tipo contable
concernientes a la información interna e histórica de la empresa. El subsistema financiero es probablemente
el más importante sistema de información de la dirección con carácter unitario por ser permanente, el más
antiguo y el mejor desarrollado. Sus datos sufren una elaboración con un alto grado de profundidad y
coherencia, ya que su tratamiento constituye el esquema básico e inicial de los procesos de automatización.
De hecho, gran parte de las líneas informacionales de la actividad se relacionan con los de este tipo de
información.

Información comercial.

Es la más importante en el orden de los resultados de las operaciones. Incluye la actividad y los
resultados de ventas y la de Marketing en sus aspectos de investigación de mercados, publicidad y
promoción e inteligencia (esta última con información de relación).

La información sobre ventas es el elemento base de las operaciones para las compañías comerciales,
los datos de la actividad de ventas aparecen dispersos en todo el territorio nacional, comprendiendo este
subsistema los canales a través de los cuales se dirigen a su consolidación y posterior tratamiento en la
central.

Podemos ver en ella dos grandes aspectos:

- La obtención de pedidos.
 - La actividad de la fuerza de ventas.
Ambos grupos de datos son fundamentales, pero el primero es origen de gran parte del mecanismo
integrado de la información de la compañía

Información de personal.

El subsistema de información de personal versa sobre el flujo de información acerca de las personas
que trabajan en la organización y de las necesidades futuras del personal. El subsistema concierne
primordialmente a las principales subfunciones de la función personal:

- Reclutamiento.
- Selección.
- Contratación y alocación.
- Entrenamiento.
- Administración.
- Política salarial.

Es importante hacer notar a efectos de la información que tratamos, que la función de personal puede
considerarse como un sistema que interacciona con todos los demás de la empresa (tanto los corporativos
como los operacionales) y con el medio ambiente. Como sabemos, esta función realiza un apoyo esencial a
las demás funciones.

Información de producción.

La información de producción, referida al aspecto de fabricación y transformación, constituye otro

grupo que en las empresas de esta actividad genera las bases para el resto de la información que se produce
dentro de ellas. El sistema de producción origina una gran cantidad de información, de la que puede
destacarse:
- Diseños y especificaciones.
- Investigación y desarrollo.
- Control de stocks.
- Control de calidad.
- Métodos y tiempos.
- Nivel de producción.
- Productividades.
- Costes.

Información integrada

La integración es el ordenamiento lógico de los datos en forma interdependiente o complementaria,

a fin de suministrar las informaciones que permitan conocer la actividad de un órgano o grupo de órganos y
su repercusión denso del conjunto de la empresa.

Previamente cabe distinguir dos conceptos de integración comúnmente manejados:

Por un lado integración empleada como sinónimo de coordinación de las operaciones funcionales,
así un sistema de integración de este tipo hace referencia a los medios y procedimientos de poner en contacto
a las diversas personas y a las tareas de éstas entre sí.

De otra parte la integración automatizada, que comprende el encadenamiento automático de las

diferentes fases del tratamiento de la información por parte del ordenador. Este concepto es generalmente
más restringido al campo de la Informática.
Dentro de nuestros conceptos distinguimos:
 - Integración vertical: (Ascendente) (Descendente).
- Integración horizontal.
- Integración parcial.
- Integración total.

Caracteres de la integración.

La integración debe ser:

Total y selectiva. -Es decir, debe abarrar toda la información de las áreas que se integran pero con la
posibilidad de acceder o de unir aquellos puntos que aportan lo más significativo para los fines que persigue
el flujo informacional integrado.
Flexible.-Es característica de la integración ser vertebrada de tal forma que puerta, dentro de los
márgenes razonablemente previstos, adaptarse sin riesgo de mantener cauces obsoletos o deficientes.
Multidireccional.-Como atributo asimismo esencial de la integración se halla su característica de
abarrar el flujo informacional en todas direcciones (vertical, horizontal, etc.), de forma que cree uniones y
enlaces entre todos los puntos significativos con todos los niveles con los que deben relacionarse.

Objetos de la integración

a) Aumentar la eficacia y la eficiencia de la empresa a través del ordenamiento lógico y coherente de

los canales por los que fluye la información, en orden a proporcionar a los destinatarios el conocimiento de
las operaciones de la empresa con el fin de evaluar la eficacia global de la misma
b) Predeterminar forma, contenido y oportunidad del movimiento de la información dirigida a los
niveles directivos.

Requisitos de la integración.

a) Fijación de unas características y cantidades mínimas de información, definitorias del estado

básico de funcionamiento del sistema informacional de la empresa.
b) Fijación participativa de las necesidades informacionales por parte del responsable de cada órgano
conjuntamente con los integrantes del mismo.
c) Definición de objetivos, tanto en el orden jerárquico tradicional como en el conocimiento
horizontal de los mismos.
d) Fijación de responsabilidades para cada puesto de trabajo.
e) Utilización a fondo de las posibilidades del ordenador.
f) Existencia de una doctrina común.
g) Existencia de una normativa, basada en procedimientos administrativos, claramente definida.

Elementos de la integración

Nos referimos a las técnicas y medios materiales que utiliza la información integrada.

Las técnicas empleadas fundamentalmente son todas las relativas al tratamiento y síntesis de la
información, bien sea por medios manuales o mecanizados.

La esencia de la interrelación se encuentra en la confección de cifras índices, ratios, etc., que reflejan
las variaciones relativas, ligadas, de los datos que expresan las operaciones de la empresa.

Por otra parte, dado el nivel al que se dirige esta información, se requiere un grado de síntesis tal que
permita a sus usuarios comprender aquello que se les trata de comunicar en el mínimo tiempo.

Un elemento de características materiales utilizado por esta información es la presentación gráfica de

los datos. Los resúmenes gráficos, etc., deben contribuir como vehículo de expresión eficaz a la mejor y más
rápida comprensión de lo comunicado.

Una herramienta típica utilizada por la información integrada es el cuadro de mando.

 La integración informativa es empleada en la empresa a través del concepto de los sistemas, ya que
lo que se busca en definitiva es poner en juego todas los medios informacionales que interaccionados entre sí
produzcan un efecto de interrelación y de mutua comunicación en el momento de tomar decisiones, entre
todos los que intervienen en las mismas. Así, son sistemas que integran la información el Management
Information System (MIS) y el Control Integrado de Gestión (CIG), aunque el primero de ellos posee una
óptica más amplia y contempla un conjunto de elementos y de medios de información más completos.
Podemos reseñar una definición de cada uno de ellos, en un intento de establecer una cierta diferenciación en
sus funciones v contenido.

MIS
Conjunto de medios de toda índole (personas, normas, equipos de proceso de datos, etc.), junto con
los procedimientos para seleccionar, almacenar, recuperar, tratar v elaborar la información, en orden a
reducir la incertidumbre en la toma de decisiones, proporcionando datos a la dirección en el momento en que
ésta pueda utilizarlos con el mayor rendimiento.

CIG
Forma cuantificada de dar a conocer los resultados de la actividad, que traduce los resultados de las
operaciones empresariales a cifras y ratios comparables con los objetivos propuestos de antemano y
mostrando los efectos de los factores endógenos v exógenos que afectan a la obtención de dichos resalados.

Información de investigación.

La empresa tiene a su disposición una herramienta que está probando tener incalculables
aplicaciones. Se trata del ordenador. Por otra parte, las técnicas matemáticas y lógicas aplicadas a la ciencia
de la administración de empresas han alcanzado un alto grado de desarrollo.
Todo ello nos permite afirmar que la dirección tiene un verdadero laboratorio en el que poder
ensayar posibles alternativas para la toma de decisiones, reproduciendo las condiciones en las que se realiza
la actividad de la empresa con un aceptable grado de verosimilitud, habida de las dificultades que esto
plantea.
La consecuencia es que hay una verdadera labor de investigación, en el pleno sentido de la palabra a
realizar por parte de la empresa.
La aplicación de las posibilidades instrumentales del ordenador y de las técnicas de estudio y
resolución de problemas a la empresa, ha producido una nueva clase de información, a todas luces
prometedora.
La información de investigación es aquella que permite a la dirección, conocer, explorar y ensayar el
medio en el que sus decisiones se van a mover. A través de ella puede mejorar la calidad de la evaluación de
alternativas y la planificación consiguiente.
Basándose en los datos acumulados por el Banco de Información y en los más avanzados grados de
tratamiento, es posible elaborar la información, tanto la histórica como la actual, poniéndola al servicio del
conocimiento futuro de las tendencias que puede seguir la compañía.

Objeto.
a) Proporcionar a la dirección una mayor flexibilidad en la toma de decisiones v en' la confección de
planes.
b) Mantener un canal institucional de investigación actual y prospectiva, aprovechando todos los
datos contenidos en el Banco de Información.

Ciclo general de la información

En la fig. 24 contemplamos el ciclo general de la información, constituido por la dinámica de los

componentes del sistema, que se desarrolla a través de las relaciones de flujo que entre ellos se establecen.
Dichas relaciones, están en la realidad definidas por los canales formales a través de los que se establece la
comunicación entre personas, órganos y subsistemas de la empresa, abarcando en forma de red, todos los
componentes corporativos y operaciones de la empresa. De este modo puede realizar su cometido, enlazando
las diversas áreas funcionales entre las que se intercambia la información en todos los sentidos. En la figura
25 se representa el diagrama de la red neuronal, que corresponde al sistema nervioso central según
MONAKOW y MOTT, como CHURCHMAN ha notado en este sentido, toda organización puede representarse
por interconexiones de elementos de esta índole, en las que se ponen de relieve la actuación del flujo de
mensajes respecto de las áreas o zonas que atraviesa y su consecuencia hacia los canales comunes. Esta
estructura adopta la forma de zonas concretas, con núcleos celulares interconectados, pero con una
autonomía definida El proceso de interrelación en un sistema social organizado, es consecuencia de la
configuración paulatinamente formalizada v sofisticada en mayor o menor grado, pero siempre avanzando
hacia su madurez, centrada en la búsqueda del equilibrio dinámico óptimo, entre lo que debe ser un máximo
de información transmitida y un mínimo de complicación accidental a esa información, que sobre todo es
causa de ruidos que alteran el significado del contenido de los mensajes. Todo el proceso informativo de la
empresa es una lucha que se establece entre la necesidad de conocer y el deseo de evitar algunos de los
aspectos más negativos de la burocratización; y esto es totalmente lógico, por otra parte. Aunque el hecho de
la economicidad en el coste de los medios de comunicación de toda índole sea un freno indudable, el grado
de necesidad aparente, de un lado, y el incremento de las personas empleadas o de sus tareas por otro,
conllevan a una multiplicación de la percepción y emisión de datos que se incorporan al sistema. En la
empresa, la cantidad de información percibida, desde su zona externa, es mucho mayor de la que realmente
se aprovecha, pero el nivel de utilización va aumentando a medida que se toma conciencia de nuevos
aspectos de la gestión, o simplemente de que se complica el organigrama. En cualquier caso, el ciclo de la
información es básicamente el mismo; únicamente las distorsiones y los fenómenos de demora, deformación
y pérdida de eficacia, trastocan su funcionamiento normal, que el sistema trata de hacer prevalecer dentro de
los límites que se consideran como imprescindibles.
Por ser un ciclo, puede estudiarse desde cualquiera de las etapas que intervienen en una secuencia,
pero a fin de establecer la panorámica general de la actuación de la información, comenzamos su estudio a
partir de aquel tipo de información, en el cual se confieren las reglas y normas para la actuación del sistema
total:
a) La normativa, que viene fijada por las decisiones de la dirección, determina la formulación de la
planificación el funcionamiento de la actividad y el modo de elaborar la información primaria
La normativa alimenta el sistema en cuanto a lo que se refiere a reglas de funcionamiento básico y
rutinario. A su vez es realimentada a través del proceso de la decisión.
b) La actividad trata de realizar lo establecido por la normativa y por lo planificado, como
consecuencia de ello realiza unos actos y se producen unos resultados. Ambos originan información primaria
c) Los mensajes que contiene la información primaria, son las señales que ponen en marcha el
mecanismo de elaboración y comparación.
La elaboración se produce tanto manual como automáticamente (a través de los sistemas de
tratamiento), en orden a que la información primaria, se transforme en información elaborada.
Hay que tener en cuenta que la información primaria se produce en muy diversas fuentes, separadas
entre sí, tanto en el espacio como en el tiempo. Para que la empresa la conozca en forma coherente ha de
elaborarse de acuerdo con los procedimientos establecidos en el subsistema al efecto
d) Como depósito y reserva de información, en el ciclo se encuentra el banco de datos. Este ha de
encontrarse conectado con los puntos informacionales de la planificación y de las operaciones.
e) La información elaborada en cualquiera de grados pasa a constituir la información operacional, la
cual es expresión de los resultados de la actividad en forma relevante y coherente.
f) Los resultados de la actividad son comparados con la información normativa y de planificación.
Aparece así la información de control y gestión.
g) El proceso de la decisión recibe información operacional y de control y gestión, pero esta última
toma un aspecto particular: la integración, cuando se comunica al nivel directivo de la compañía.

También la decisión se alimenta de la información de investigación, que ayuda a la valoración y a la

evaluación del comportamiento de los variables relacionados en la misma.

h) El proceso de la decisión a su vez produce información, que se incorpora al ciclo, que está
constituida por las decisiones determinativas y las órdenes. Las primeras realimentan la información
normativa, cerrando así el ciclo por donde lo habíamos comenzado.
 Las segundas, que originan las órdenes, se dirigen a la actividad. De este modo las decisiones de
gobierno de la dirección se transforman en ejecución, y en complemento de las normas de carácter más
permanente.

i) Nos queda finalmente la información de relación. Con ella se complementa el ciclo, sobre todo en
lo que respecta a la comunicación de todo el sistema con su entorno y la relación entre todos los
componentes entre sí.

Figura 24. Esquema del sistema de información

Figura 25.
Proceso de la información operacional

Siguiendo las fases a través de las que hemos estudiado la normativa, podemos establecer cuál es el
proceso de la información operacional, que es aquella que recoge los datas originarios procedentes del
desarrollo de la actividad dirigiéndolos a su elaboración y posterior utilización. Previamente al estudio
desglosado del proceso, en sus diversas fases, consideraremos la figura 26, en la que se encuentra un
esquema simplificado de los pasos y relaciones tipo que pueden darse con respecto de los datos
operacionales. (Los números entre paréntesis corresponden a los del citado gráfico.)

(1) La aparición de un dato puede ir seguida de su consideración de significativo para los objetivos
del sistema operativo en el que aparece, lo cual da lugar a su adquisición (2). En otro caso el dato no es
considerado (3), no tomándosele en cuenta por carecer de la relevancia establecida mediante las oportunas
normas, y mediante el conocimiento adquirido por el sistema, a través de la experiencia que ponen en juego
las personas que lo forman. El modo a través del cual se concede importancia a la información, a fin de
actuar con ella o de utilizarla, viene dado en consonancia con lo que MARCH y SIMON denominan “grupo
evocado”.

Figura 26.

La adquisición implica la plasmación del dato en un soporte (4), que puede ser manipulado y
comunicado para facilitar el proceso informacional. Un paso importante es la evaluación (5) del dato para
establecer su fabilidad, sin la cual todo el proceso perdería su valor, ya que el proceso informacional ha de
aumentar el grado de conocimiento real del sistema. A ello sigue toda una serie de operaciones (6) que
pueden ser efectuadas por medios manuales o mecánicos, bien en general o bien por un órgano especializado
en tal fin. La consecuencia ha de ser producir una utilización (7) de la información, que es la verdadera
finalidad perseguida en el proceso.

Otro camino que puede seguir un dato es su almacenamiento en el banco (8), donde queda dispuesto
para una posterior utilización a través de la recuperación (9) pertinente Hay que añadir que al banco de datos
pueden ser dirigidos de manera directa desde su adquisición, cuando así conviene al proceso, lo que ocurre
con frecuencia en la información producida en los sistemas informáticos.
A continuación desarrollamos las fases en las que se descompone todo el proceso, que son:

a) Fase de ejecución.
b) Fase de administración.
c) Fase de elaboración.
d) Fase de utilización

a) Fase de ejecución.

En ella nace la información como consecuencia de los actos originarios. La actividad produce en la
ejecución una gran cantidad de información, que se une a la de los factores endógenos y exógenos,
originando el volumen de datos cuyo conocimiento alimentará todo el proceso decisional de la empresa.
Pero, lógicamente, no toda esa información se aprovecha ni es interesante para su elaboración; la empresa
define y establece los datos, en calidad y cantidad, que considera significativos para ser recogidos de la
ejecución y más tarde utilizados.

b) Fase de administración.

El acto originario se produce en un momento dado convirtiéndose en historia. Para aprehenderlo y

utilizarlo es preciso registrar la información a través de la cual puede aquél conocerse; esto constituye el
comienzo de la fase administrativa.
Este registro constituye la adquisición de datos, que transforma el acto originario en datos de
movimiento, que son elementos de información pero que no toman significado hasta que se relacionan con
los datos de referencia procedentes del Banco de Datos. Por ejemplo, un acto originario es vender una
determinada cantidad de un cierto producto. Esta cantidad constituye el dato de movimiento que pasa a
unirse a los datos de referencia, tales como código del producto, precios, costes, etc., dando lugar a la
incorporación de la nueva información a los correspondientes procesos de elaboración y al Banco de Datos.
Para poder manipular y tratar la información, se requiere su plasmación en un soporte mediante una
determinada codificación. El soporte puede ser de distintas clases, tales como papel, tarjeta o cinta perforada,
cinta magnética, discos, impulsos eléctricos, etc. La información puede estar en forma alfanumérica,
narrativa o mixta.
Este soporte ha de seguir una serie de controles de calidad, que dependerán de la importancia de su
contenido, para verificar v establecer su fiabilidad según las normas que la definan en cada caso. La reunión
de soportes referidos a un mismo asunto da lugar a una consolidación de la información, que puede formar
parte de una tramitación por parte del órgano responsable, la cual a su vez puede incrementar la cantidad y
valor de la información originaria. De hecho, prácticamente todas las operaciones administrativas tienden a
aumentar el valor de la información, pero una de las más importantes es aquella en la que se relacionan
varias informaciones similares entre sí. Dentro de esta fase encontramos el archivo, que tiene también una
especial importancia porque almacena datos de referencia y constituye un registro histórico y documental de
los actos originarios de cada subsistema de la empresa.

La transmisión y la recepción son operaciones que se repiten frecuentemente, dado que pertenecen a
la comunicación la cual es parte fundamental de la dinámica de la información en la empresa.

c) Fase de elaboración.

Esta fase comprende todas las operaciones que se efectúan con la información por medios
electromecánicos de acuerdo con los procedimientos propios de informática. La información es codificada de
modo distinto a las fases consideradas anteriormente, para ser interpretada por las máquinas.
Esta elaboración conduce a dos situaciones de la información; de una parte, su salida hacia los
destinatarios para ser utilizada. De otra, su inclusión en el Banco de Datos, donde se encuentra
potencialmente apta para ser tratada, correlacionándose en alto arado con todo el conjunto informacional de
la compañía.
 Figura 28.

d) Fase de utilización.

La elaboración, como se ha indicado, pretende la creación de unos documentos en los que se

registren las diversas informaciones de la compañía de manera significativa y- accesible a los usuarios que
han de emplearla en el proceso de interpretación y alimentación de la toma de decisiones. En definitiva, la
utilización es lo que concede valor a la información, puesto que desde la adquisición del acto originario hasta
su elaboración más compleja todo se dirige a mantener un adecuado nivel de conocimiento de la actividad
para que el sistema empresa sea eficaz goce de las características necesarias para conseguir su finalidad.
 Componente
Información normativa
Información de Relación
Información de Planificación
Información Operacional
Información de Control y Gestión
Información Integrada
Información de Investigación
Figura 29. Origen de los componentes del sistema de información
Aparece como consecuencia de
Toma de decisiones orgánicas. (Determinativa)
Toma de decisiones orgánicas. (Mando, Decisiones de Gobierno)
Factores endógenos y exógenos.
Consultas entre niveles.
Toma de decisiones orgánicas. (Prospectivas)
Resultados de la actividad
Comprobar el grado en que los resultados de la actividad corresponden
a lo normado y planificado.
Necesidad, por parte de la Dirección, de conocer la información de
control y gestión en forma debidamente preparada.
Simular y explorar nuevas alternativas y posibles cursos de acción.