CORPORACIÓN UNIVERSITARIA MINUTO DE DIOS

FACULTAD DE CONTADURÍA PÚBLICA

INFORMATICA EMPRESARIAL
II SEMESTRE

CUARTO TALLER “SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL” 

ESTUDIANTE:
LAURA JUANITA GUTIÉRREZ PACHECO
000680097

DOCENTE:
JESÚS MARIAL ARA ARDILA

FLORENCIA, CAQUETA
01/09/2018
1.- Que se entiende por sistema de gestión documental SGD

RTA: Se entiende como SGD al control de un modo eficiente y sistemático de la creación,

recepción, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos de una empresa para
una mejor utilización de los archivos.

2.- ¿Cómo se desarrolló en la historia la gestión documental?

RTA: Desde hace varias décadas las empresas han venido utilizando un sistema de documentación
el cual permite tener un orden adecuado de los procesos de la empresa y que se basaba en la
documentación de papel que ayudaba a dar un uso sistemático. “El uso del ordenador en la gestión
documental se inicia en la práctica a partir de la experiencia de las grandes bibliotecas nacionales
anglófonas, la Biblioteca del Congreso de los Estados Unidos de América y la British Library, que
en los años 60 del siglo XX crean el formato bibliográfico MARC (Machine Readable Cataloguing)
o catalogación legible por máquina, para sus bases de datos. Unos años más tarde el uso de las
tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración pública y privada,
con el uso generalizado de bases de datos y la aparición de los procesadores de textos y otras
aplicaciones ofimáticas.”

3.- Explique el flujo del sistema de gestión documental.

RTA:

1. Bases de datos
2. Hardware Escáner y dispositivos de Digitalización

Servidores

3. Software Gestores documentales

4. Redes
5. Usuarios
6. Administradores

4.- Explique las áreas a que se refiere el sistema de gestión documental

 Almacenamiento
 Clasificación
  Distribución
 Seguridad
 Recuperación de documentos
 Creación de nuevos documentos
 Autenticación
 Flujo de trabajo
 Custodia

5.-  Escriba 5 ventajas y 3 desventajas de un SGD

VENTAJAS DESVENTAJAS

6.-  Visite una empresa de la región que tenga implementado el SGD sistema de gestión
documental e investigue todo lo relacionado con dicho sistema y haga un recuento  escrito
de la visita en una página  como mínimo  en letra tamaño 12, identificando claramente la
empresa.

Me dirigí a la oficina del trabajo para hacer la investigación pertinente sobre el proceso del
sistema de gestión documental, la secretaria me guio con un inspector de trabajo que por
fortuna era un conocido mío y por eso se ofreció a colaborarme, porque lastimosamente me
dirigí a tres lugares diferentes y en ninguno me quisieron colaborar con las excusa que a
ellos no les competía ayudarme con eso.

El inspector de trabajo me comento que la mayor parte de documentación y archivos los

manejan en papel y pasa por un proceso de revisión por el inspector-secretaria- directora
territorial
Personas llegan, y se radican manualmente asignando un numero consecutivo con las actas
y en la dirección miraba cual inspector era q

El que manejaba el proceso y ahí se guanda en en una plantilla de Excel y se devuelve para
luego guardarlo.

Babel

Cuando se evacua un expeniente y se descarga de la bases de datos se pasa en archivo unos

6- 7 años y luego se hace una acta de baja para enviarlo a bogota y que alla terminen de
hacer su respectivo proceso

Todo físico

En caja y manual