PROCEESUS GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

Guide pratique des mesures d’accueil et d’intégration de nouveaux employés

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1- Préparation à l’accueil :

N°
Date de mise en
d’ordr Désignation de la tâche Responsable de la mise en œuvre Observation
œuvre
e
01 Préparation du poste de travail avant l’arrivée :
01.01 Confirmation de la date et l’heure d’accueil CDRH / ARH
01.02 Transmission du dossier administratif à fournir //
01.03 Bureau //
01.04 Accessoires (Stylos, crayons, calculatrice, règle, surligneur, calepin, etc.) //
01.05 Ordinateur. RSI
01.06 Installation des logiciels nécessaires sur ordinateur. //
01.07 Les codes d’accès aux ordinateurs, et au serveur. //
01.08 Adresse E-mail. //
01.09 Poste ou puce téléphonique. //
01.10 Carte professionnelle. //
02 Préparation de la documentation du poste
02. 01 Documentation Qualité RMQ
02.02 Documentation HSE RHSE
02.03 Documentation technique du Poste Responsables de structure
02.04 Documents RH (Organigramme / Contrat / Règlement Intérieur / Fiche de Poste). CDRH / ARH
03 Planification de la formation pratique aux tâches du poste (Voir l’annexe). Responsables structure
04 Désignation d’un parrain. Responsables structure

2- Les mesures d’accueil :

N° Date de mise en
Désignation de la tâche Responsable de la mise en œuvre Observation
d’ordre œuvre
01 Présentation de l’entreprise
01.01 Premier contact CDRH / ARH
01.02 Présentation de l’entreprise (Les produits, les valeurs, les missions, etc.). //
02 Visite de l’entreprise
02.01 Présentation à l’ensemble des services de l’entreprise et remise des documents RH. CDRH / ARH
02.02 Présentation du parrain et du membre de son équipe. Responsables de structure
02.03 Présentation de l’espace de travail et des outils mis à disposition Responsables de structure
03 Remise de la documentation technique Responsable de structure
04 Remise de la documentation HSE RHSE
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05 Remise de la documentation Qualité RMQ

3- Mesures d’intégration :

N° Date de mise en
Désignation de la tâche Responsable de la mise en œuvre Observation
d’ordre œuvre
01 Induction HSE RHSE
02 Visite médicale d’embauche RHSE / CDRH
03 Sensibilisation à la Qualité RMQ
04 Mise en œuvre du Planning de la formation pratique (Voir annexe) Responsables structure / Parrain.

4- Annexe : Exemple fictif d’un planning de formation pratique (Poste d’assistant(e) Ressources Humaines).

Date de mise Date de mise

N° Maîtrise Capacité
d’ordre
Désignation de la tâche en pratique en pratique Observation
de la tâche d’assimilation
conjointe individuelle
Tâche déjà maitrisée avec une bonne
01 Etablissement et suivi des contrats de travail. 25/11/2019 28/11/2019 Bonne Bonne
suggestion d’amélioration.
02 Consolidation du pointage et des éléments de paie. 05/12/2019 06/01/2020 Médiocre // Manque d’expérience dans la tâche.
Programmation et organisation des formations selon le plan de Tâche inédite pour l’employé, nécessite
03 25/12/2012 25/12/2020 Mauvaise //
formation annuel. une autre mise en pratique conjointe
Préparation et suivi des demandes individuelles de formation des Tâche inédite pour l’employé, nécessite
04 25/12/2012 25/12/2020 Mauvaise //
cadres. une autre mise en pratique conjointe
Etablissement des documents administratifs du personnel (certificat
Tâche déjà maîtrisée avec une bonne
05 de travail, attestation de travail, titre de congé, fiche de paie, 01/02/2020 05/02/2020 Bonne //
expérience.
attestation de salaire).
06 Entretient et gestion des dossiers du personnel. 15/01/2020 18/01/2020 Bonne // Tâche déjà maîtrisée
Correspondance avec les organismes externes (Inspection de
07 15/01/2020 18/01/2020 Bonne // Tâche déjà maîtrisée
travail, médecines de travail)
Classement des candidatures spontanées, et entretient d’une banque
08 15/01/2020 18/01/2020 Bonne // Tâche déjà maîtrisée
de données de candidatures.
09 Participation aux compagnes de recrutement. 25/02/2020 30/03/2020 Médiocre // Tâche inédite pour l’employé
Suivi des dispositions et des mesures d’accueil et d'intégration des
10 25/03/2020 30/04/2020 Médiocre // Tâche inédite pour l’employé
nouveaux salariés.
11 Gestion des mouvements du personnel de chantier 22/01/2020 26/01/2020 Médiocre // Tâche inédite pour l’employé
12 Gestion des périodes d’essais. 15/12/2020 16/12/2020 Moyenne // /
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NB :
N° d’ordre : ordre de priorité ou un ordre séquentiel des tâches.
Désignation des tâches : Tâches tirées de la fiche de poste.
Mise en pratique conjointe : Explication et mise en œuvre pratique de la tâche avec le parrain.
Mise en pratique individuelle : Exécution de la tâche par le nouvel employé sans intervention du parrain, mais sous son contrôle.
Maîtrise de la tâche ; Evaluation des connaissances et de l’expérience antérieure dans la tâche.
Capacité d’assimilation : Facilité ou difficulté de compréhension.
Observation : toute autre remarque.

Important :
Au-delà de la bonne intégration d’un nouvel employé, le planning de la formation pratique, et sa mise en œuvre est un outil qui permet de servir comme
une base solide et objective pour l’évaluation de la période d’essai.
Le document « Fiche d’intégration » établi dans l’entreprise n’est qu’un enregistrement qui prouve la mise en œuvre des mesures d’accueil et
d’intégration, il n’est donc pas une fin en soi.