San Isidro 09 de Julio de 2009

IMPLEMENTACION DE SISTEMA DE GESTION DE CONOCIMIENTO

El presente documento tiene como objetivo determinar el grado de desarrollo de la

Gerencia del Conocimiento a nivel de los Departamentos Operativos (Sub Direcciones)
del COES SINAC de manera tal, que éste documento contribuya a una mejor
comprensión del tema y a su aplicabilidad con la finalidad de generar ventajas
competitivas.

1. INTRODUCCION Y ESTADO ACTUAL

Las definiciones del conocimiento resaltan que es un recurso importante que

debe adquirirse, clasificarse, conservarse y explotarse con la finalidad de lograr
los objetivos de la organización y hallar nuevas oportunidades. El conocimiento
debe ser enfocado como un bien, un activo, agente productor y movilizador de
recursos.

Actualmente el COES SINAC invierte grandes cantidades de dinero dedicados a

la Capacitación de su personal sin cuestionarse la forma en la que se “regenera”
o se transmita ese Conocimiento. Muchas de las mejores ideas/proyectos que
surgen dentro de la organización nunca se llevan a la práctica.

En el COES SINAC existe una cultura de conocimiento de tipo informal basada

en las prácticas propias del trabajo de las diferentes Sub Direcciones1; se
reconoce que el conocimiento es importante mas no se advierte los
beneficios de su Administración; además el término Gerencia de Conocimiento
es desconocido tanto en el ámbito Administrativo como en el Operacional,
tampoco se ha tomado conciencia que el conocimiento representa supervivencia
y desarrollo.

No se encontró compromiso de la alta Dirección con Gerencia del Conocimiento,

básicamente por la ausencia de comprensión del concepto y de sus beneficios.
Aunque existe inversión en el conocimiento; no existe un presupuesto para
desarrollar una gerencia en ese campo. Los informes anuales no refieren datos
en ese sentido y en las situaciones de pérdida de conocimiento, aunque existen
algunas actitudes proactivas, en general; se actúa de manera reactiva.

En el área operacional, la naturaleza del trabajo y la situación actual del conjunto

de valores y creencias permite desarrollar y fortalecer una cultura propicia para
el desarrollo de una gerencia de conocimiento.
1
Sub Direcciones del COES SINAC: SPR (De Programación). SCO (De Coordinación). SEV (De
Evaluación). STR (De Trasferencias). SPL (De Planificación). SIP (De Ingeniería y Proyectos).

1
En el COES SINAC existen diversas actividades de conocimiento de tipo
informal o formal:

Reuniones de trabajo. Es una actividad que se realiza entre un grupo de

ingenieros, generalmente de la misma subdirección, uno de éllos presenta el
tema a tratar, los demás hacen preguntas sobre el caso y emiten comentarios,
los que posteriormente servirán para llegar a una conclusión e informe final. La
frecuencia se realiza una o dos veces al mes en un día prefijado y en un
ambiente especialmente implementado como alguna de las salas de reuniones;
la asistencia si bien no es obligatoria, congrega a un número significativo de
miembros de la subdirección.

Comisiones de trabajo. Es la evaluación de un caso por un grupo pequeño de

ingenieros y especialistas a solicitud de la Dirección de Operaciones (DO) o
Dirección de Planificación de Transmisión (DP) o de la Dirección Ejecutiva (DE),
se realizan acuerdos sobre el tema, se efectúa en alguna sala de reuniones del
COES SINAC emitiendo un informe final.

Visitas técnicas e inspecciones. Con la periocidad establecida, ciertas

Subdirecciones (SPR, SEV, SPL y SCO) realizan visitas técnicas a las empresas
eléctricas integrantes del SEIN. Estas visitas tienen como finalidad verificar el
estado de operación de estas centrales eléctricas nominal y efectivo.

Organización de cursos y congresos. Diferentes subdirecciones (SCO, SEV y

SPR) organizan estos eventos, con varios meses de antelación, durante
numerosas reuniones de coordinación, en que se evalúa el trabajo designado
por equipos, se maneja aspectos de conocimiento para alcanzar un evento
central, generalmente se cuenta con la sala de reuniones o salas de
conferencias en algún hotel de la capital con participación de especialistas
extranjeros.

Conversaciones informales. Se realizan en diferentes lugares, no son

estructuradas y son de intercambio de conocimiento, estas conversaciones son
muy fluidas y muy frecuentes.

Asistencia a cursos y congresos. Es de carácter personal, generalmente

requiere de una actitud de esfuerzo y tiempo, puede descuidar otras actividades
y tiene costos considerables.

Internet. A través de la revisión de literatura técnica especializa, se realiza en

forma individual.

En el desarrollo de estas actividades de conocimiento se cuenta con algún tipo

de tecnología: Multimedia, PC, Internet e Intranet; las cuales se aplican2 en:

GENERACION
En la generación del conocimiento para los ingenieros y especialistas del COES
SINAC incluye diversas acciones, relacionadas con el aprendizaje y la labor
cotidiana del personal.

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 Todas las subdirecciones tienen el potencial para crear y adquirir conocimiento.
Los diversos casos tienen formas de presentación diferentes para cada empresa
y situación para la operación los que también reaccionan de varias maneras a
las opciones operacionales, esta particularidad genera conocimiento.

CODIFICACION
El profesional especialista del COES SINAC no es consciente de todo lo que
sabe, pues es resultado de lo que aprende explícitamente y lo que es procesado
implícitamente. En estos casos, la presentación de casos y procesos provee una
forma de codificación básica.

TRANSFERENCIA
La transferencia del conocimiento es el proceso de diseminación y difusión del
conocimiento a través de la organización. Actualmente la difusión y accesibilidad
del conocimiento es a través de correo electrónico, de persona a persona o
almacenándolo en los Servidores de Archivos de la Intranet. En este
contexto el diálogo durante las reuniones informales y formales es un
complemento a la acción de codificación y una ayuda a la transferencia del
conocimiento.

USO
Si bien es cierto que las labores de los ingenieros y especialistas en el COES
SINAC tienen muchas actividades vinculadas con conocimientos
especializados, no existe un planeamiento para capturar, distribuir y utilizar
dichos conocimientos ni existen roles definidos para realizarlo.

PROTECCION
La función de proteger el conocimiento es clave y agrupa todas las actividades
destinadas a asegurar que el conocimiento valioso para la organización, que se
quede dentro y no salga de ésta a menos que así se haya planificado.
Actualmente no existen políticas que permitan asegurar que los ingenieros y
especialistas comprendan que proteger el conocimiento es vital porque les
permite tener habilidades distintivas que se convierten en ventajas competitivas
y aseguran la mejora en el funcionamiento de la Organización.

ADMINSTRACION
El mantenimiento del Conocimiento se refiere a verificar, controlar y revisar lo
que se ha puesto a disposición de los especialistas e ingenieros; el fin es poder
actualizar con la calidad y confiabilidad necesaria o descartar conocimiento.
El mantenimiento se realiza sobre el repositorio de conocimientos. Actualmente
el único repositorio son los Servidores de Archivos, más no es un repositorio
completo, tampoco guarda todo el conocimiento interno estructurado, es decir,
que no todo el conocimiento se puede encontrarse en este repositorio.

En el COES SINAC no existe ningún repositorio para el conocimiento externo ni

para el interno informal.

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Procesos de la Gerencia del Conocimiento: Generación, Codificación, Transmisión, Administración y
Uso.

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2. BENEFICIOS DE UNA GESTION DE CONOCIMIENTO

Los beneficios esperados de una gerencia de conocimiento aplicado al COES

SINAC serán:

- Existirá un incremento del valor.

- Mejor toma de decisiones.

- Menor tiempo de respuesta a las situaciones establecidas.

- Crecimiento de la productividad laboral de los colaboradores internos

(personal) del COES SINAC.

- Generación de nuevas oportunidades de interacción para los colaboradores

del COES SINAC en el área del conocimiento.

- Posibilita la reducción de costos para las actividades laborales.

- Permite compartir mejores prácticas en las diferentes actividades laborales.

- Incremento de la participación en el ámbito local y regional.

- Orientación a estándares y buenas prácticas organizaciones e informáticas

mundiales tales como ISO, ITIL, COBIT, etc.

- Disminuye la brecha de conocimiento ocasionado por el traslado o retiro de

un colaborador dentro o fuera del COES SINAC.

3. IMPLEMENTACION DE LA GERENCIA DE CONOCIMIENTO

La implantación de una Gerencia del Conocimiento se basa en desarrollar una

cultura organizacional que pueda influir en las actitudes y acciones de los
ingenieros y especialistas para que el conocimiento genere mayores ventajas
competitivas. Para ello es claro que se necesita un compromiso de la alta
dirección (DE), para que exista autoridad y poder para llevar adelante la
implantación y se requiere también la colaboración voluntaria de los
colaboradores, la que sólo se logrará mediante la confianza mutua y la
orientación a metas comunes. El conocimiento debe ser responsabilidad de
todos.

Este cambio cultural sin embargo debe mantener elementos de continuidad de

la anterior cultura, deberá también resaltar que el desarrollo del conocimiento no
se impone, se incentiva, su naturaleza humana se honra y se honra también su
creación, se promociona el tiempo para pensar y se acepta errores resultantes
del deseo de conocer. Desde el punto de vista del conocimiento, se le debe
otorgar a los especialistas e ingenieros el poder de toma de decisiones ya que
por su labor profesional es el depositario de la mayor parte de los conocimientos
del COES SINAC.

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La implantación de una cultura de conocimiento requiere crear un clima de
confianza y seguridad que incentive la innovación, la experimentación y el riesgo
que motive al personal a desarrollar su capacidad de conocimiento.

La Dirección Ejecutiva del COES SINAC deberá mejorar la capacidad de

conocimiento y a pesar de la dificultad de implantar estas teorías deberá
determinar elementos de gestión tales como:

DISEÑO ORGANIZATIVO
El diseño organizativo dará soporte al especificar las interacciones entre los
ingenieros y especialistas con las subdirecciones y departamentos del COES
SINAC; del mismo modo que una organización requiere desarrollar nuevas
formas de hacer las cosas para adaptarse al entorno, los principios de diseño
organizativo también deben permanecer en un estado casi continuo de cambio.

FACILITADORES
Personal especializado y encargado en la Administración del Conocimiento
con la supervisión frecuente de Dirección Ejecutiva. El personal destacado de be
contar con el liderazgo y acercamiento al resto del personal; así también
conocer de las técnicas de:

- Codificación el conocimiento, de modo que sea sencillo identificar los

atributos o características que le hace relevante a una situación dada, y crear
depósitos de conocimiento.

- Distribución el conocimiento al objeto de garantizar un rápido acceso al

mismo y facilitar su transferencia.

- Permitir el análisis y la interacción necesarios para su desarrollo.

HERRAMIENTAS
Herramientas con las cuales se puede apoyar todos los procesos de Gestión del
Conocimiento como:

- Gestor de Colaboración de Documentación. Repositorio de documentación

relevante y codificada. Biblioteca Virtual.

- Intranet

- Foros.

- Hoja de vida de Especialistas de las diferentes subdirecciones.

- Sección de Preguntas Frecuentes.

En el proceso de generación del conocimiento se observará una

retroalimentación o un flujo del conocimiento hacia otras subdirecciones y
departamentos del COES SINAC inclusive puede abarcar a las empresas
integrantes del SEIN.

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 Desde el punto de vista del personal del COES SINAC la generación de una
base de datos con la procedimientos y documentación de los diferentes casos
de cada ingeniero y/o especialista puede ser generada de manera centralizada
en el local principal y dependiendo de las facilidades tecnológicas el acceso
inclusive desde fuera de ella vía Internet utilizando medios de comunicación
protegidos. Es obvió que el conocimiento deberá ir desde el ingeniero y/o
especialista a la Organización.

4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

El COES SINAC dispone de un recurso vital e intangible que le permite

desarrollar su actividad esencial, este recurso es el conocimiento. Este
conocimiento reside en el complejo sistema de procesos de operación que da
como resultado, la materialización de servicios de calidad para el Sistema
Eléctrico a nivel nacional.

De manera, que en la medida de que la estructura organizacional facilite la

sincronía entre los ingenieros y especialistas, y la información con recursos
informáticos se creará un entorno de conocimiento. Una ventaja de este enfoque
es que al dotar al personal de un sistema de Gestión del Conocimiento se
tenderá a maximizar el rendimiento del aprendizaje de la Operación de Sistema
Eléctrico Nacional, de las Centrales Eléctricas, del equipamiento eléctrico de
estas centrales, etc. y se logrará que funcionen como una totalidad, es decir; que
el conocimiento de cada uno de los miembros del COES SINAC se encaucen o
se alineen en una misma dirección que al capturarla, almacenarla y emplearla
generará mayor valor al COES SINAC.

La creación de nuevos conocimientos o lo que es lo mismo, la innovación es

fundamental para competir con éxito. Actualmente en la COES SINAC no existe
Administración del Conocimiento.

En la sociedad de la Información y del Conocimiento los activos más valiosos

de una Organización, como la del COES SINAC; ya no son los activos tangibles
ni financieros, sino los activos intangibles activos de conocimiento o capital
intelectual. Estos activos de conocimiento se generan en el personal (capital
humano) pero también se pueden objetivar en software, procedimientos de
trabajo, formular bases de datos, casos, relaciones con proveedores, etc. y
proteger legalmente al capital estructural.

La gestión formalizada y sistematizada del COES SINAC se ha limitado

básicamente hasta la actualidad a la gestión de los activos físicos y financieros
prescindiendo en gran manera de la gestión formalizada y sistematizada de los
activos intangibles. Se hace necesaria la implementación de nuevos modelos de
gestión del capital intelectual como los que han emergido recientemente.

Las tecnologías de la información y de las comunicaciones locales y

posteriormente las externa, las telecomunicaciones; para las empresas
confortantes del SEIN permitirá rediseñar al COES SINAC. La estructura
tradicional de la clínica deberá dar paso a las estructuras virtuales, en forma de
red, descentralizadas, etc. La gestión sistemática y organizada del Capital

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Intelectual y de la innovación es un requisito indispensable para competir con
éxito en este nuevo contexto. El aprendizaje continuo facilitado por las nuevas
tecnologías es un requisito indispensable para innovar sistemáticamente y para
mantener al COES SINAC en una situación competitiva con organizaciones
similares regionalmente y hasta internacionalmente. La participación de la Alta
Dirección, la Dirección Ejecutiva (DE) debe ser directa para alcanzar el éxito de
la implementación y funcionamiento de la Gestión de Conocimiento.