Manual de Funciones Diccionario de Competencias XL Consultores

MANUAL DE FUNCIONES & DICCIONARIO DE COMPETENCIAS XL
CONSULTORES
Psicología organizacional
NRC: 13752
Anamaría Cifuentes Gelvez ID: 593963

Ana Julieth Linarez Ramirez ID: 612864
Carmen Tulia Loaiza

Espitia
Docente
Corporación Universitaria Minuto de Dios

Facultad de Ciencias Humanas y Sociales
Programa de psicología
Bogotá, D.C.
Tabla de contenido
Contexto organizacional..........................................................................................................3
Misión....................................................................................................................................3
Visión.....................................................................................................................................3
Organigrama.........................................................................................................................3
Presentación..........................................................................................................................4
Objetivo.................................................................................................................................4
Metodología...........................................................................................................................4
Alcance y uso del manual........................................................................................................5
Estructura del manual.............................................................................................................6
Perfiles de cargo.......................................................................................................................6
Diccionario de Competencias................................................................................................24
CARDINALES....................................................................................................................25
GERENCIALES.................................................................................................................26
ESPECÍFICAS POR ÁREA..............................................................................................29
Referencias..............................................................................................................................34
Contexto organizacional
Misión
Orientar a las empresas (MipyMes) en el desarrollo de la gestión del talento humano, con el
fin de contribuir al logro de sus objetivos industriales, como la competitividad y la
productividad.
Visión
Atender no sólo microempresas sino empresas mucho más grandes. adquirir reconocimiento
y credibilidad en nuestro trabajo
Organigrama
Presentación
Este manual de funciones de la compañía XL Consultores, describe el objetivo, la misión y

la visión de esta empresa. Por otro lado, cuenta con el organigrama estructural, el cual
representa gráficamente la estructura y jerarquías de la compañía. En este también se
representan los perfiles de cargo de los colaboradores que participan en la empresa, según los
niveles, estratégico, táctico y asistencial, además de la metodología, uso y alcance de este
manual.
Objetivo
Definir la estructura, perfiles y funciones de la compañía, con el fin de hacer un aporte

significativo en el cumplimiento y ejecución de metas propuestas en la misión y la visión de
la compañía.
Metodología
El manual de funciones es un documento que contiene un conjunto de operaciones y tareas

para realizar actividades determinadas según el cargo, esta herramienta es útil para transmitir
de manera objetiva todos los requerimientos que la compañía tiene, para mantener una
operación eficiente. (Valdez, 2007)
La construcción de este manual de funciones cuenta con una serie de etapas; en primer
lugar, la etapa es la presentación del proyecto de elaboración de este manual, esta consiste en
definir aspectos como: El grado de detalle, su propuesta de contenido, una explicación breve
de la información que contendrá cada apartado. En segundo lugar, se encuentra el proceso de
la recopilación de la información sobre el contenido, en esta fase el personal deberá conocer
el procedimiento de obtención de la información necesaria para el manual y las técnicas para
adquirirlas, tales como entrevistas, cuestionarios, observación directa, entre otras. (Valdez,
2007)
Por otro lado, el analista deberá tener la disposición para responder las dudas que puedan
surgir en el proceso de recopilación de información y el proceso de construcción del manual.
Para adquirir la información el analista debe guiarse de fuentes como los documentos que
existan en la empresa y fuera de ella sobre su compañía, políticas, reglamentos, manuales
administrativos, diagramas de organización, legislación aplicable y toda la documentación
relacionada con el tema. Otra fuente de información relevante es la que pueden proporcionar
las personas, de los puestos de alta dirección hasta los puestos de menor jerarquía, dado que
conocen las funciones y perfiles de los puestos. Por último, se puede adquirir información de
la observación directa a las áreas en donde se realizan las actividades, esto aporta datos
relevantes sobre la realidad de las funciones de cada puesto y persona. (Valdez, 2007)
En tercer lugar, se encuentra la etapa del análisis de información, donde como su nombre
lo indica se inicia el proceso de análisis de la estructura de la organización, en esta se
pretende la comprensión de la división de trabajo, la delegación de tareas y los niveles
autoridad para tener claros los conceptos al momento de elaborar el manual. Esta etapa es
importante, debido a que permite visualizar que, existen diferencias entre las personas en
cuanto a capacidades, habilidades, vocaciones y preferencias en relación al trabajo. Por otro
lado, el análisis de las jerarquías se debe enfocar a la diferenciación vertical de las tareas que
es lo que establece dichos niveles dentro de la organización. (Valdez, 2007)
Otro elemento importante dentro de la elaboración del manual son los organigramas, estos
representan gráficamente la estructura de una empresa, son una buena herramienta de análisis
dado que representa los aspectos fundamentales de la estructura de la organización y permite
entender su esquema general. Además, presentan una imagen formal de la empresa, indica
relaciones de jerarquía, ubica al personal dentro de la estructura de la organización, ayuda a
descubrir duplicaciones o lagunas dentro de la organización. El tipo de organigrama que se
utilizó en la construcción de este manual fue el de tipo estructural, en este se representa
gráficamente los órganos que integran una empresa, así como sus relaciones de jerarquía.
(Valdez, 2007)
Alcance y uso del manual

Se debe tener en cuenta este manual, en el reclutamiento y la selección del personal, para
revisar aspectos en los que se debe capacitar al nuevo personal y usarlo con el fin evaluar el
desempeño de los empleados que hacen parte de la organización. (Valdez, 2007)
Estructura del manual
Perfiles de cargo
El perfil de cargo son esas características que debe tener una persona en la unidad de
trabajo, esta es conformada por operaciones que se deben realizar y actitudes evidentes en el
desempeño de las actividades laborales.
Nivel estratégico:
● Junta de socios.
● Gerencia.
● Gerencia comercial.
Nivel táctico:
● Asesor contable.
● Asesor comercial.
● Líder de proyecto.
Nivel asistencial
● Consultor JR.
● Asistente administrativo.
IDENTIFICACIÓN DE CARGO GERENTE GENERAL

NOMBRE Gerente general
CÓDIGO 5
GRADO A
PROCESO AL QUE SE ASOCIA ESTE CARGO ESTRATÉGICO X GERENTE GENERAL

TÁCTICO
ASISTENCIAL
NOMBRE DEL PROCESO Gerente general
DEPENDENCIA Gerencia
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Asesor contable
PROPÓSITO PRINCIPAL: Determinar las políticas de la compañía en cuanto la administración de los
recursos financieros, técnicos, físicos, de seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, con el fin
de garantizar la rentabilidad, crecimiento y productividad de esta compañía.
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: Habilidades mentales como la numérica, de lenguaje,
conocimientos básicos de las actividades de los subordinados y psicológicas como la empatía.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Pensamiento y planeamiento estratégico, gestión financiera,

negociación.
REQUISITOS: ACADÉMICOS: Ingeniero Comercial, Ingeniero en Administración de Empresas,

Psicólogo DE DESEMPEÑO: Comunicación efectiva, calidad de trabajo, conocimiento de la industria,
trabajo en equipo, orientación al logro, pensamiento estratégico. FÍSICOS: Postura sedente
mantenida, trabajo bajo presión.
FUNCIONES CLAVES CRITERIOS DE DESEMPEÑO NIVEL DE COMPETENCIA

Aprueba las políticas y normas
95%
corporativas de la empresa.
Organiza la estructura de la
empresa, lo cargos y funciones de 100%
los empleados
Decide respecto a contratar,

Definir los marcos de trabajo,
seleccionar, capacitar y ubicar el
todas las acciones y procesos 95%
personal adecuado para cada
que deben ponerse en marcha
cargo.
se concretan en un plan de
trabajo Es empático con su equipo de
trabajo, un modelo a seguir,
85%
capaz de aprovechar las
cualidades del talento humano.
Define y planifica objetivos

95%
generales y específicos de la
empresa a corto y largo plazo
Analiza y recomienda ideas,
procedimientos que conduzcan a
90%
elevar los estándares de la
compañía.
Controlar los resultados de las Realiza inspecciones gerenciales
actividades realizadas en en las operaciones desarrolladas
relacion con la calidad, por los líderes de proyecto, 90%
seguridad y el cumplimiento de reportar y hacer seguimiento a
metas los avances de estos proyectos.
Rinde cuentas justificadas de su

gestión en los casos señalados 95%
por la Ley.
Analizar los resultados de los
proyectos desarrollados teniendo
en cuenta sus los aspectos
positivos y negativos, así como 95%
planear la ejecución de acciones
Analizar los problemas de la que garanticen el cumplimiento
empresa, en aspectos, de los objetivos de la empresa
administrativo y financiero Realizar reuniones
85%
periódicamente con el personal.
Monitorear las estadísticas de

90%
calidad y seguridad.
CIUDAD BOGOTÁ
FECHA DE APROBACIÓN 31/03/20
ELABORÓ: Ana María REVISÓ APROBÓ
Cifuentes y Ana Linarez Junta de socios y
gerente general
FIRMA DEL CONTRATADO
IDENTIFICACIÓN DE CARGO GERENTE COMERCIAL

NOMBRE Gerente comercial
CÓDIGO 6 GERENTE COMERCIAL
GRADO A
PROCESO AL QUE SE ASOCIA ESTE CARGO ESTRATÉGICO X

TÁCTICO
ASISTENCIAL
NOMBRE DEL PROCESO Gerente comercial
DEPENDENCIA Gerencia
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente general
PROPÓSITO PRINCIPAL: Definir la estrategia comercial y contribuir al crecimiento de la compañía,
por medio de desarrollo de productos, innovación y marketing. También debe planificar, organizar,
dirigir, evaluar las actividades de carácter comercial, con el fin de dar un uso eficiente a los recursos
financieros y tecnológicos.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Contar con una comunicación y escucha asertiva, conocimiento

sobre liderar y trabajar con un equipo. Tener conocimientos de planificación de estrategias
comerciales, de distribución, producto, mercado y competencia de la empresa.
REQUISITOS: ACADÉMICOS: Título en administración de empresas, marketing o contaduría. DE

DESEMPEÑO: Experiencia de dos años, manejo de cartera de clientes, en liderazgo, gestión de
cobranza, selección y capacitación de personal. FÍSICOS: Buen estado físico.

Supervisa y coordina a los
colaboradores para garantizar el 90%
cumplimiento de metas.
Revisa y analiza el balance de

Planificar, dirigir y evaluar las ganancias y pérdidas periódicas,
95%
operaciones comerciales de la con el fin de obtener ganancias y
compañía. el estimado de gastos.
Garantiza que las inquietudes o

quejas de los clientes sean
85%
atendidas de manera profesional
y eficiente.
Conoce todas las estrategias para
capacitar el personal
95%
Determinar los requerimientos
para la selección del personal y Hace el proceso de contratación
100%
contratar o hacer seguimiento y despido de los empleados.
a la contratación
correspondiente. Fija metas de y realiza el
seguimiento a los nuevos 95%
integrantes de la empresa
Desarrolla e implementa
Analizar las tendencias del estrategias de marketing como 90%
mercado para determinar los promociones y descuentos.
requerimientos de los clientes
Crea planes de acción para atraer
y como satisfacerlos. 95%
nuevos clientes.
Tiene conocimiento sobre las

tendencias en campo del
marketing y la industria, para 95%
determinar oportunidades de
crecimiento.
CIUDAD BOGOTÁ
ELABORÓ: Ana María REVISÓ APROBÓ
gerente general
IDENTIFICACIÓN DE CARGO JUNTA DE SOCIOS

NOMBRE SOCIO
CÓDIGO
GRADO
PROCESO AL QUE SE ASOCIA ESTE CARGO ESTRATÉGICO X JUNTA DE SOCIOS

TÁCTICO
ASISTENCIAL
NOMBRE DEL PROCESO SOCIO
DEPENDENCIA DIRECTIVOS
CARGO DEL JEFE INMEDIATO N/A
PROPÓSITO PRINCIPAL: Tomar decisiones estratégicas acerca del rumbo de la organización.
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: hacer parte del órgano social que consiste en la reunión física
de socios, válidamente constituida, generalmente convocada según las normas legales y
estatutarias, para debatir y tomar acuerdos por mayoría sobre asuntos sociales propios de su
competencia.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Conocer sobre el funcionamiento de la organización, un ágil manejo

numérico, amplio conocimiento acerca del área de talento humano.
REQUISITOS: ACADÉMICOS: Tener conocimiento sobre el marco legal empresarial del país DE
DESEMPEÑO: escucha activa, conducción de personas, visión estratégica FÍSICOS: Buen estado
físico.

La aprobación de las cuentas
anuales, la aplicación del
95%
resultado y la aprobación de la
gestión social. (Kluwer, 2014)
Firmar y realizar o en algunos
casos Toma de decisiones (Kluwer,
90%
supervisar la realización de los 2014)
pagos de Escuchar las propuestas
la organización. innovadoras de los integrantes la
compañía, con el fin de realizar 85%
cambios que aporten en el
crecimiento de la misma.
Basarse en la ley de sociedades
de capital para hacer su ejercicio 100%
(Kluwer, 2014)
Clasificar sus actividades
Tener absoluta claridad en lo económicas CIIU, en la cámara de 95%
que debe y lo que no comercio.(Cámara de comercio
debe hacer, teniendo en Bogotá, 2017)
cuenta los términos legales y Radicar la documentación de la
tramites del país. compañía en la DIAN, para
realizar el proceso de pre-
95%
aprobación y aprobación de la
empresa.(Cámara de comercio
Bogotá, 2017)
CIUDAD BOGOTÁ
ELABORÓ: Anamaría REVISÓ APROBÓ
gerente general
IDENTIFICACIÓN DE CARGO ASESOR CONTABLE

NOMBRE Asesor contable
CÓDIGO 2
GRADO A
PROCESO AL QUE SE ASOCIA ESTE CARGO ESTRATÉGICO ASESOR CONTABLE

TÁCTICO X
ASISTENCIAL
NOMBRE DEL PROCESO Asesor contable
DEPENDENCIA Contabilidad
CARGO DEL JEFE INMEDIATO
Junta de socios
PROPÓSITO PRINCIPAL: Medir y analizar la situación económica de la empresa conociendo el flujo
de ingresos y de gastos de la misma, con el fin de mejorar la gestión contable. Además, se encarga
de proporcionar información para ayudar a la resolución de problemas contables y a la toma de
decisiones. (Denyer, 2014)
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: Asesoramiento contable a la empresa y ayuda en la toma de
decisiones. Gestionar los bienes y el patrimonio de la compañía para que se tomen las medidas de
conservación y seguridad. Favorecer la optimización de los recursos. (Denyer, 2014)
CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Conocimiento plan general contable. Capacidad de analizar la

situación económica actual.
REQUISITOS: ACADÉMICOS: Bachiller, técnico en contabilidad. DE DESEMPEÑO: Amplio

conocimiento y manejo de Microsoft, experiencia de aproximadamente dos años en manejo
financiero y experiencia en relaciones públicas. Se requiere una persona metódica, ordenada y
meticulosa. FÍSICOS: Debe ser una persona físicamente saludable, con atención auditiva y visual.

Establece, monitorea y evalúa
claramente los lineamientos para
95%
realizar el análisis de la
contabilidad
Gestionar y supervisar Elabora anotaciones en libros de

diariamente la contabilidad cuentas, que reflejen los
95%
movimientos económicos dentro
de la empresa.
Controla el plan general contable

87%
para la una correcta gestión
Clasifica los documentos
contables 85%
Realizar balances y cuentas de Se encarga de la preparación de

95%
resultados cuentas anuales
90%
Gestiona los bienes y el
patrimonio de la compañía,
procurando que se tomen
medidas de conservación.
Cualifica, mide y analiza la

90%
realidad económica
Analiza la información, revisar la

documentación y comprueba que 95%
todo es correcto
Ayuda en la resolución de
problemas contables y la futura 90%
toma de decisiones
Informar a los socios sobre
estado financiero de la Ofrece asesoramiento contable 100%
empresa Realiza informe sobre el flujo de
ingresos y gastos, es decir la 95%
entrada y salida de capital
CIUDAD BOGOTÁ
gerente general
IDENTIFICACIÓN DE CARGO Asesor comercial

NOMBRE Asesor comercial
CÓDIGO 3
GRADO A
PROCESO AL QUE SE ASOCIA ESTE CARGO ESTRATÉGICO ASESOR COMERCIAL

TÁCTICO X
ASISTENCIAL
NOMBRE DEL PROCESO Asesor comercial
DEPENDENCIA Comercial
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente comercial
PROPÓSITO PRINCIPAL: Asesorar el proceso de planeación, formulación y práctica de las políticas de
comercialización y mercadeo. Esto diseñando programas y estrategias de oferta y el portafolio de
productos y servicios en función al cliente, satisfaciendo así sus necesidades.
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: Crear un ambiente sólido de vínculos comerciales que
proyecten en el futuro un crecimiento de la organización. Por otro lado reconoce la
interdependencia entre su trabajo y el de otros.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Habilidades para relacionarse con las personas, capacidades de

trabajo en equipo, disposición amplia de servicio
al cliente, capacidad de negociación.
REQUISITOS: ACADÉMICOS: Título de especialización en Administración Financiera o Finanzas

Públicas o Alta Gerencia o Mercadeo. DE DESEMPEÑO: Habilidades para relacionarse con las
personas, espíritu de trabajo en equipo, disposición amplia de servicio al cliente, capacidad de
negociación, amplio conocimiento de Microsoft. Experiencia profesional de dos (2) años FÍSICOS:
Buen estado físico.

Cumple los compromisos
organizacionales con eficacia y 100%
calidad
Asesorar el proceso de Hace uso responsable de los

planeación, formulación y recursos, eliminando su indebida 95%
puesta en práctica de políticas utilización
de comercialización y Promueve las metas de la
mercadeo organización y respeta sus
normas, mostrando sentido de 90%
pertenencia en todas sus
acciones
Dirigir las decisiones y acciones Considera las necesidades de los 95%

usuarios al diseñar proyectos o
a la satisfacción de las servicios.
necesidades Responde de manera oportuna a
e intereses de los usuarios las necesidades de los usuarios
internos y externos, teniendo 90%
con el servicio que ofrece la
en cuenta las entidad
responsabilidades públicas
asignadas a la Propone alternativas de solución
entidad. ante situaciones problema que 95%
orienten a la toma de decisiones.
Proporciona información veraz,
95%
Establecer relaciones con redes objetiva y basada en hechos
o grupos de personas internas Reconoce y hace visibles las
90%
o externas a la empresa que oportunidades.
faciliten el complimiento de los
objetivos propuestos. Utiliza sus contactos para
90%
conseguir objetivos comerciales
CIUDAD BOGOTÁ
gerente general
IDENTIFICACIÓN DE CARGO Líder proyecto 2

NOMBRE Líder de proyecto
CÓDIGO 4
GRADO A
PROCESO AL QUE SE ASOCIA ESTE CARGO ESTRATÉGICO LÍDER DE PROYECTO 2

TÁCTICO X
ASISTENCIAL
NOMBRE DEL PROCESO Líder de proyecto
DEPENDENCIA Proyectos de talento humano
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Gerente general
PROPÓSITO PRINCIPAL: Se encarga del resultado y desarrollo óptimo del proyecto y la satisfacción
del cliente. Se encarga de establecer metas en la organización ,la visión y los objetivos del equipo,
además determinar las estrategias para alcanzar estos objetivos.
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: Conocer las habilidades, aptitudes, fortalezas, debilidades,

intereses y objetivos de los integrantes de su equipo, esto con el fin de detectar sus necesidades,
inquietudes y metas. Por otro lado, debe asesorar a estas personas que conforman su equipo de
trabajo, en el desarrollo de sus actividades, proporcionando el apoyo requerido. Además el líder se
encarga de brindar herramientas para que las personas puedan aprovechar sus potenciales y
aplicarlos a su labor, así como generar estrategias para superar sus debilidades.
CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Negociación y manejo de conflictos, pensamiento ético, manejo de

la incertidumbre y la complejidad, facilidad para trabajar en equipo, pensamiento estratégico.
REQUISITOS: ACADÉMICOS: Técnico en talento humano, puede ser ingeniero industrial, psicólogo,
administrador de empresas DE DESEMPEÑO: Habilidades de liderazgo adopta el rol central que
desempeñan los humanos y las relaciones en los proyectos, encargándose de procesos como dirigir,
escuchar, coordinar, asesorar, motivar, comunicar, delegar, entre otros. FÍSICOS: Excelente estado
físico
FUNCIONES CLAVES CRÍTERIOS DE DESEMPEÑO NIVEL DE COMPETENCIA

Proporciona a las personas la
autoridad y la responsabilidad
85%
para actuar libremente en el
Establecer metas para desarrollo de estas tareas.
desarrollar el proyecto Realizar un seguimiento de las
actividades y proporciona
95%
instrumentos para que estas se
desarrollen coordinadamente.
Implementar estrategias para Motiva al equipo y orientarlo 90%
movilizar a los participantes del hacia el complimiento de
proyecto, es decir los objetivos.
Brinda apoyo y asesoramiento a
95%
su equipo de trabajo.
consultores JR Comunica a los colaboradores la
visión, objetivos, metas y 95%
actividades y resultados.
Coordina a su equipo en las
diferentes actividades que se 95%
lleven a cabo.
Facilita el proceso para que las
personas dispongan de los
medios adecuados para 95%
Utilizar el pensamiento desarrollar sus actividades y
estratégico para tener cumplir sus objetivos.
efectividad en el proyecto
Proporcionar herramientas para
que los consultores aprovechen
sus habilidades y potenciales
orientándolos al cumplimiento de 90%
los objetivos. Así mismo crear
estrategias para la superación de
sus debilidades.
CIUDAD BOGOTÁ
gerente general
IDENTIFICACIÓN DE CARGO CONSULTOR JR

NOMBRE Consultor JR
CÓDIGO 7 Consultor JR
GRADO A
PROCESO AL QUE SE ASOCIA ESTE CARGO ESTRATÉGICO

TÁCTICO
ASISTENCIAL X
NOMBRE DEL PROCESO Consultor JR
DEPENDENCIA Consultoría
CARGO DEL JEFE INMEDIATO Líder de proyecto
PROPÓSITO PRINCIPAL: Ejecutar las tareas de relevamiento y documentación que se le asignen,
tanto de procesos como de requerimientos funcionales del cliente, considerando siempre los
objetivos y lineamientos del proyecto al cual pertenece. ("Consultor Junior", 2015)
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: Reconocer información significativa, buscar y coordinar la

obtención de datos relevantes; Identificar y comunicar los problemas, diagnosticar las causas de los
mismos. ("Consultor Junior", 2015)
CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Búsqueda, recopilación de datos para medición y evaluación de los

procesos, con el fin de realizar un análisis preliminar. Elaboración de documentación del proyecto
en todas las etapas. Capacidad para valorar y evaluar un modelo de clasificación de puestos de
trabajo ("Consultor Junior", 2015)
REQUISITOS: ACADÉMICOS: Conocimientos generales de gestión en talento humano. DE

DESEMPEÑO: Trabajo en equipo, subordinación, soporte y documentación de reuniones. FÍSICOS:
Buen estado físico.

Implementa nuevos procesos Toma de datos, búsqueda y
en el área de recursos recopilación de información, 95%
humanos de la empresa del cuestionarios para medición y
evaluación de procesos y
muestreos de resultados
Se encarga de la preparación de
datos, construcción de tablas y
95%
hojas de cálculo, análisis
preliminar
Analizar de manera objetiva las

cliente.
fortalezas y debilidades del 90%
departamento
Ayudas con la agenda del

proyecto, en la planificación y
seguimiento de actividades y 85%
cumplimientos de hitos
acordados
Mejora el proceso de selección. 95%

Implementa la gestión de cursos
Ofrecer soluciones para el área y actividades formativas de la 85%
laboral, en especial en la empresa.
gestión de personas de una
Maneja proceso de provisión de
organización.
empleo temporal, cubrir bajas
85%
laborales de empleados o
puestos de más responsabilidad.
CIUDAD BOGOTÁ
gerente general
IDENTIFICACIÓN DE CARGO ASISTENTE ADMINISTRATIVO

NOMBRE Asistente administrativo
CÓDIGO 8
GRADO A
PROCESO AL QUE SE ASOCIA ESTE CARGO ESTRATÉGICO ASISTENTE ADMINISTRATIVO

TÁCTICO
ASISTENCIAL X
NOMBRE DEL PROCESO Asistente administrativo
DEPENDENCIA Administrativo
CARGO DEL JEFE INMEDIATO
PROPÓSITO PRINCIPAL: Se encarga de asegurar el buen funcionamiento de la empresa, realizando
labores administrativas, como archivar, planificar y coordinar las actividades generales de la oficina,
además de redactar los reportes correspondientes. ("¿Qué hace un Asistente Administrativo?",
2017)
OTRAS FUNCIONES RELACIONADAS: Interactuar con clientes y terceros, gestionar sus archivos y
resolver sus reclamos o encargarse de sus requerimientos de manera eficaz, tomar notas durante
las reuniones laborales, generar un resumen y distribuirlo entre las personas correspondientes.
("¿Qué hace un Asistente Administrativo?", 2017)
CONOCIMIENTOS ESENCIALES: Conocimiento previo en manejo de proyectos, ventas y atención de

clientes, de 1 a 3 años de experiencia en el área y un dominio del paquete Office (Word, Excel y
PowerPoint),
REQUISITOS: ACADÉMICOS: Bachiller DE DESEMPEÑO: Gestión de llamadas, organizar reuniones y

encargarse de la logística FÍSICOS: Buen estado físico

Redactar, archivar y revisar Recopila información necesaria 95%
documentos como recibos, para estudiar los datos y redactar
reportes, hojas de cálculo y informes
Registra información y realiza
mantenimiento de la misma en 100%
las bases de datos
otros archivos administrativos.
Solicita suministros y acordar el
mantenimiento o reparación de 85%
los equipos de oficina
Redacta y entrega documentos a
clientes que soliciten información 100%
sobre los proyectos.
Interactuar con clientes y
terceros, resolver sus dudas o Lleva a cabo seguimientos y
reclamos y encargarse de sus mantiene buenas relaciones con 95%
requerimientos de forma los clientes.
eficaz. Gestionar el calendario y
coordinar el trabajo con las 95%
reuniones de trabajo.
CIUDAD BOGOTÁ
gerente general
Diccionario de Competencias
Este diccionario de competencias se realizó teniendo en cuenta la estrategia organizacional

que tiene planteada la empresa, se encuentran tres competencias por nivel y tres competencias
por cargo y un conjunto de procesos relacionados con las personas que integran la
organización y que tienen como propósito alinearlas en pos de los objetivos organizacionales
o empresariales. (Alles, 2009)
Entendemos las competencias como aquellas habilidades, destrezas, conocimientos y

actitudes en las que un empleado se desempeña con excelencia. (Moruno Zamarra, 2015)
La competencia cardinal es aplicable a todos los integrantes de la organización, permiten
alcanzar la visión organizacional. La competencia específica es aplicable a colectivos
específicos, por ejemplo, un área de la organización o un cierto nivel, como el gerencial.
CARDINALES
CARGO Todo el personal

COMPETENCIA Automotivación
N. DE
COMPETENCIA Cardinal
CONDUCTAS Alta necesidad de trabajar para alcanzar metas u objetivos personales. (Alles, 2009)
CARGO LÍDER DE PROYECTO

COMPETENCIA Calidad y mejora continua
N. DE
COMPETENCIA Cardinales
Optimizar los recursos disponibles, y agregar valor a través de ideas, enfoques o

CONDUCTAS
soluciones creativas relacionadas con la tarea asignada. (Alles, 2009)

COMPETENCIA Compromiso
N. DE
Cumplir oportunamente con responsabilidades asignadas, personales,

CONDUCTA profesionales y organizacionales. Apoyar e instrumentar decisiones orientadas al
cumplimiento de objetivos comunes. (Alles, 2009)

COMPETENCIA Ética
N. DE
Actuar y sentir de acuerdo con los valores morales y las buenas costumbres y
CONDUCTAS
prácticas profesionales, respetando las políticas organizacionales. (Alles, 2009)
CARGO ASESOR CONTABLE

COMPETENCIA Meticulosidad
N. DE
Total resolución y atención a una tarea específica sin importar su importancia.

CONDUCTAS
(Alles, 2009)

COMPETENCIA Planificación y organización
N. DE
Realizar de forma eficaz un plan apropiado

CONDUCTAS de actuación personal o para terceros con el fin de alcanzar
un objetivo (Alles, 2009)
CARGO ASISTENTE ADMI.

COMPETENCIA Resistencia
N. DE
CONDUCTAS Mantenerse eficaz en situaciones hostiles. (Alles, 2009)
GERENCIALES
CARGO Junta de socios

COMPETENCIA Capacidad crítica
N. DE
COMPETENCIA Gerencial
Habilidad para la evaluación de datos y líneas de acción
para conseguir tomar decisiones lógicas de forma
imparcial y razonada. (Alles, 2009)
CONDUCTAS
CARGO GERENCIA GENERAL

COMPETENCIA Delegación
N. DE
COMPETENCIA Específica gerencial
Distribuir de manera eficaz de la toma de decisiones y responsabilidades a los

CONDUCTAS
colaboradores correspondientes. (Alles, 2009)
CARGO GERENCIA GENERAL

COMPETENCIA Entrepreneurial
N. DE
Transformar la gestión de negocios de baja productividad y rendimiento, buscando

el cambio, respondiendo en una alta productividad y rendimiento. (Alles, 2009)
CONDUCTAS
CARGO Junta de socios

COMPETENCIA Capacidad crítica
N. DE
Habilidad para la evaluación de datos y líneas de acción

para conseguir tomar decisiones lógicas de forma
imparcial y razonada. (Alles, 2009)
CONDUCTAS
CARGO Gerente comercial
COMPETENCIA Iniciativa
N. DE
Intervención activa en los acontecimientos, constante visión de

CONDUCTAS
oportunidades y actuación por decisión propia. (Alles, 2009)
CARGO Socios
COMPETENCIA Tenacidad
N. DE
Trabaja en un asunto o problema hasta resolverlo o comprobar que el objetivo no

CONDUCTAS es
alcanzable de forma razonable. (Denyer, 2014)
CARGO GERENTE COMERCIAL

COMPETENCIA Visión estratégica
N. DE
Anticiparse y comprender los cambios del entorno y establecer un impacto a corto,

CONDUCTAS mediano y largo plazo en la organización, con el fin de optimizar las fortalezas y
actuar sobre las debilidades. (Alles, 2009)
ESPECÍFICAS POR ÁREA

COMPETENCIA Calidad y mejora continua
N. DE
Optimizar los recursos disponibles, y agregar valor a través de ideas, enfoques o

CONDUCTAS
soluciones creativas relacionadas con la tarea asignada. (Alles, 2009)

COMPETENCIA Planificación y organización
N. DE
Realizar de forma eficaz un plan apropiado

CONDUCTAS de actuación personal o para terceros con el fin de alcanzar
un objetivo (Alles, 2009)

COMPETENCIA Tolerancia al estrés
N. DE COMPETENCIA Específico de área
Mantenimiento firme del carácter ante acumulación de

tareas o responsabilidades, lo cual se traduce en respuestas
controladas frente a un exceso de cargas (Alles, 2009)
CONDUCTAS
CARGO CONSULTOR JR
COMPETENCIA Comunicación eficaz
Escuchar y entender al otro, para transmitir en forma clara y oportuna la
formación requerida por los demás a fin de alcanzar los objetivos
organizacionales, y para mantener canales de comunicación abiertos y redes
de contacto formales e informales, que abarquen los diferentes niveles de la
organización (Alles, 2009)
CONDUCTAS
CARGO CONSULTOR JR
COMPETENCIA Influencia y negociación
N.DE COMPETENCIA Específico de área
Persuadir a otras personas, utilizar argumentos sólidos y honestos, acercar

posiciones mediante el ejercicio del racionamiento conjunto que contemple
los intereses de todas las partes. Implica la capacidad para influenciar a otros
a través de estrategias que permitan constituir acuerdos satisfactorios para
CONDUCTAS todos. (Alles, 2009)
CARGO CONSULTOR JR
COMPETENCIA Sociabilidad
NIVEL DE
COMPETENCIA Específico de área
Vincularse fácilmente con otras personas, será abierto y participativo.
CONDUCTAS
CARGO CONSULTOR JR
COMPETENCIA Trabajo en equipo
Participación como miembro integrado en un

CONDUCTAS grupo, para obtener un beneficio como resultado de la tarea a realizar, sin
importar los intereses personales. (Alles, 2009)

COMPETENCIA Análisis numérico
Analizar, organizar y resolver cuestiones

CONDUCTAS
numéricas, datos financieros, estadísticas y similares. (Alles, 2009)

COMPETENCIA Manejo de crisis
CONDUCTAS
Identificar y administrar situaciones de presión, contingencia y conflicto,
además debe crear soluciones estratégicas, oportunas y adecuadas al marco
de la organización. (Alles, 2009)

COMPETENCIA Meticulosidad
N. DE
Total, resolución y atención a una tarea específica sin importar su importancia.
CONDUCTAS
(Alles, 2009)
CARGO ASESOR COMERCIAL
COMPETENCIA Conocimiento de la industria y el mercadeo

Comprender las necesidades de los clientes. Implica conocer las tendencias y

oportunidades del mercado, los puntos débiles y fuertes de la organización,
y el mercado regulatorio, además conocer a fondo y evaluar la factibilidad y
viabilidad de su adaptación a los requerimientos del cliente. (Alles, 2009)
CONDUCTAS

COMPETENCIA Habilidades mediáticas
CONDUCTAS
Comunicarse a través de los medios de comunicación con efectividad y
eficacia. Implica actuar con desenvoltura frente a los medios en general, en
reuniones con pares o superiores, o con la comunidad, la grabación de
videos o teleconferencias y cualquier medio de comunicación. (Alles, 2009)

COMPETENCIA Relaciones públicas
Establecer relaciones con redes complejas de personas cuya colaboración es
necesaria para tener influencia sobre los referentes sociales, económicos,
CONDUCTAS políticos de la comunidad y sus clientes.

COMPETENCIA Adaptabilidad-flexibilidad
Comprender y apreciar perspectivas diferentes, cambiar condiciones y

CONDUCTAS conductas a fin de adaptarse de forma rápida y eficiente a diferentes
situaciones, medios, contextos y personas. (Alles, 2009)

Comunicación verbal y no verbal persuasiva.
COMPETENCIA
Expresión clara y de forma

CONDUCTAS convincente con el fin de que la otra persona asuma
nuestros argumentos como propios. (Alles, 2009)

COMPETENCIA Colaboración
Brindar apoyo a los otros, como pares colaboradores y superiores,
responder sus necesidades y requerimientos. Ser un facilitador para el logro
CONDUCTAS
de objetivos con el fin de crear relaciones basadas en la confianza. (Alles,
2009)
Referencias
Alles, Martha Alicia. Diccionario de competencias: la trilogía, nuevos conceptos y enfoques.

Tomo I, Ediciones Granica, 2009. ProQuest Ebook Central,
http://ebookcentral.proquest.com/lib/bibliouniminutosp/detail.action?
docID=3186364.
Cámara de comercio Bogotá. (2017). Trámites jurídicos y tributarios para crear empresa.
https://www.ccb.org.co/Cree-su-empresa/Preparese-para-crear-empresa/Legal-y-
tramites
Valdez, A., 2007. METODOLOGÍA PARA LA ELABORACIÓN DE MANUALES I.

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<https://www.academia.edu/34718919/METODOLOG
%C3%8DA_PARA_LA_ELABORACI
%C3%93N_DE_MANUALES_I._MANUAL_DE_PROCEDIMIENTOS>
Moruno Zamarra, M., 2015. ELABORACIÓN DEL DICCIONARIO DE COMPETENCIAS

Y PERFIL BÁSICO DE UN PUESTO TIPO EN EL ÁREA DE ECONOMÍA
HACIENDA, PERSONAL, MODERNIZACIÓN Y SEGURIDAD CIUDADANA
DEL AYUNTAMIENTO DE TORRENT. UNIVERSIDAD POLITÉCNICA DE
VALENCIA, <https://riunet.upv.es/bitstream/handle/10251/59513/MORUNO%20-
%20Elaboraci%C3%B3n%20del%20Diccionario%20de%20Competencias%20y
%20el%20Perfil%20B%C3%A1sico%20de%20un%20puesto%20tipo%20en%20el
%20%C3%81....pdf?sequence=4>
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https://daintl.org/wp-content/uploads/2018/07/Funciones-de-la-junta-directiva-en-organizaciones-sin-
fines-de-lucro.pdf

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