Sunteți pe pagina 1din 35

ȘCOALA NAȚIONALĂ DE STUDII POLITICE ȘI ADMINISTRATIVE

FACULTATEA DE MANAGEMENT

Lucrare de licență
Auditul performanței în sprijinul unui management eficient

Coordonator științific: Studentă:


Conf. univ. dr. Anda Gheorghiu ……………………….

București

2017
- CUPRINS -

Secțiunea I - Introducere ………………………………………………………………………. 2


Secțiunea II - Auditul performanței …………………………………………………………... 3
2. Auditul performanței – noțiuni teoretice, concepte …………………………………....... 3
2.1 Abordarea auditului performanței ………………………………………………………. 3
2.2 Economicitate, eficiență, eficacitate ……………………………………………………. 4
2.2.1 Economicitate
2.2.2 Eficiență
2.2.3 Eficacitate
2.3 Măsurarea și evaluarea performanței …………………………………………………….
5
2.3.1 Măsurarea performanței
2.3.2 Evaluarea performanței
2.3.3 Stabilirea obiectivelor de performanță ………………………………………….
6
2.4 Indicatori de performanță ……………………………………………………………….. 6
2.5 Obiectivele auditului performanței ………………………………………………………
7
2.6 Etapele desfășurării auditului performanței …………………………………………….. 7

Bibliografie ………………………………………………………………………………………
9

2
Abstract
Scopul acestui studiu este de a determina oportunitatea practicării auditului performanței într-o
entitate, în vederea gestionării resuselor într-un mod economic, eficient și eficace. Cercetarea
folosită este una de tip calitativ-cantitativ, iar strategia de cercetare utilizată este studiul de caz,
fiind o cercetare în profunzime. Prin urmare, se utilizează un studiu de caz cu o singură unitate
de analiză, unitatea de analiză selectată fiind reprezentată de instituția publică Avocatul
Poporului. Instrumentul utilizat este interviul structurat, bazat pe întrebări deschise, care a fost
aplicat pe un eșantion de 2 respondenți. În urma interpretării rezultatelor, s-a constatat că
auditul performanței are un efect pozitiv asupra managementului unei instituții. Auditul
performanței reprezintă un important instrument de management, care oferă informații pentru
buna desfășurare a activităților și facilitează luarea de decizii. Pentru o înțelegere mai profundă
a acestui concept, au apărut implicații practice și teoretice, precum și noi direcții viitoare de
cercetare. O contribuție teoretică a cercetării este analiza importanței practicării auditului
performanței în scopul realizării unui management eficient, o implicație importantă fiind efectul
pozitiv pe care auditul performanței îl are asupra managementului.

Cuvinte cheie: auditul performanței, economicitate, eficiență, eficacitate, performanță.

1. Introducere
Auditul performanței are o apariție relativ recentă în literatura de specialitate. Acest tip de
audit poate veni în sprijinul oricărei întreprinderi sau instituții prin recomandarea de soluții
pentru modernizarea managementului și pentru realizarea de economii prin utlizarea mai
eficientă a resuselor. Scopul acestuia este de a evalua performanța unei entități în raport cu
rezultatele pe care le-a obținut.
Auditul performanței ajută entitatea să îmbunătățească eficiența și eficacitatea,
evidențiind domeniile cât și procedurile care necesită îmbunătățiri, ducând spre o performanță

3
mai bună. Fiind o tehnică nouă de audit, acesta contribuie și la îmbunătățirea gestiunii
instituțiilor publice și la reducerea riscurilor din cauza unei utilizări neeficiente a resurselor
publice (Caprian & Bîtlan, 2015).
Auditul performanței se concentrează pe rezultatele obținute de organizație, printr-o
determinare a celor ,,3E’’- economicitate, eficacitate și eficiență (Ahlenius, 2000). Necesitatea
efectuării acestui tip de audit permite oricărei entități să verifice dacă activitățile, proiectele sau
programele s-au desfășurat în mod eficient și eficace și dacă mai este loc pentru îmbunătățiri.
În acest context, auditul performanței joacă un rol important în managementul
organizațiilor, deoarece funcționează ca un program prin care se planifică, monitorizează și se
evaluează modul în care resursele sunt utilizate în scopul îndeplinirii obiectivelor.
Pentru un management eficient, auditul perfomanței reprezintă un pas important ce
trebuie avut în vedere de către orice manager, prin faptul că oferă posibilitatea de măsurare a
performanței activităților și programelor derulate, sub aspectul funcționării eficiente și eficace a
acestora.
Auditul performanței este un instrument de management avansat, care devine din ce în ce
mai folosit, în scopul de a se adapta nevoilor diferite ale organizațiilor, oferind informații pentru
buna desfășurare a activităților și facilitând luarea deciziilor.
Pornind de la cele considerente mai sus, scopul cercetării este de a determina
oportunitatea practicării auditului performanței într-o entitate, în vederea gestionării resuselor
într-un mod economic, eficient și eficace.
Motivația alegerii acestei teme constă în faptul că sunt foarte interesată de eficientizarea
banului public, condiție esențială pentru dezvoltarea României în următorul deceniu. În ultimii
trei ani, Curtea de Conturi a României a emis mai multe rapoarte privind auditul performanței a
mai multor instituții publice, unde am remarcat că există puțin interes pentru implementarea unui
management de calitate care să țină cont de principiul celor ,,3E” (economicitate, eficiență,
eficacitate). Ca viitoare absolventă a Facultății de Management din cadrul SNSPA, mi-aș dori să
am posibilitatea să sprijin conducerea unei instituții publice în a implementa principiile bunei
guvernanțe bazate pe analiza performanței, în care auditul intern are un rol esențial.
Această lucrare reprezintă un element de noutate, deoarece până în prezent nicio instituție
de tip ombusdsman din Uniunea Europeană nu a publicat un raport de audit al performanței,

4
poate datorită faptului că serviciile prestate de ele sunt mai greu de cuantificat din punct de
vedere cantitativ și calitativ.
Aspectele teoretice și rezultatele cercetării sunt prezentate în secțiunile următoare. Astfel,
în secțiunea doi sunt aduse în prim plan rezultatele unui studiu documentar ce a vizat analiza
articolelor, publicate în bazele de date internaționale, privind auditul performanței. Ulterior, în
secțiunea a treia, este prezentat instrumentul metodologic utilizat în cadrul cercetării, iar
rezultatele acesteia sunt evidențiate în secțiunea a patra. Lucrarea se încheie sintetizând
implicațiile teroretice și practice ale demersului utilizat și punând în evidență o serie de limite și
potențiale direcții de cercetare.

2. Auditul performanței – noțiuni teoretice, concepte

Auditul de performanță a apărut între anii 1960-1970 în țările dezvoltate, atunci când
parlamentarii au pus sub semnul întrebării modul în care guvernele și-au desfășurat programele
și când contribuabilii formulau cereri pentru guverne mai eficiente și mai puțin costisitoare
(Caprian & Bîtlan, 2015).
Auditul performanței reprezintă o examinare sau o evaluare independentă și obiectivă a
măsurii în care un program sau o activitate a unei entități funcționează eficient și eficace în
condițiile respectării economicității (Cibu, n.d).
Standardele internaționale de audit INTOSAI definesc auditul performanței ca fiind un
audit al economicității, eficienței și eficacității cu care entitatea auditată își utilizează resursele
pentru îndeplinirea responsabilităților sale.
Auditul performanței este un domeniu relativ nou în teoria auditului, în comparație cu
alte tipuri de audit, ocupându-se în principal cu eficiența și eficacitatea unei organizații. Acest
nou tip de audit a evoluat cu scopul de a satisface nevoia unei mai bune informări de către
contribuabili în ceea ce privește eficiența și economia în utilizarea resurselor de către manageri
(Gheorghiu, 2012).
Auditul performaței analizează modul în care se desfășoară diferite programe și dacă
entitățile și-au atins obiectivele stabilite inițial și rezultatele preconizate, în raport cu criteriile de
performanță stabilite.

5
2.1 Abordarea auditului performanței

Este necesar să se utilizeze o abordare de audit care să producă rezultate relevante și


benefice pentru organizație, la cele mai reduse costuri.
În auditul performanței există două tipuri de abordări (Curtea de Conturi a Republicii
Moldova, 2009, pp.14-15):
a) abordarea orientată pe rezultate – acestă abordare este axată pe performanța obținută cât
și pe îndeplinirea obiectivelor, punându-se accentul pe resurse, realizări, rezultate și
impacturi. Se analizează performanța obținută în contextul economicității, eficienței și
eficacității.
b) abordarea orientată pe probleme – această abordare se concentrează pe identificarea,
verificarea și analizarea problemelor. Scopul acestei abordări îl reprezintă furnizarea de
informații privind problemele și modul în care acestea sunt rezolvate.

2.2 Economicitate, eficiență, eficacitate

2.2.1 Economicitatea reprezintă minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea


rezultatelor estimate ale unei activități, cu menținerea calității corespunzătoare a acestor rezultate
(Legea nr. 672/2002). Economicitatea se referă la buna administrare a banului public.
Economicitatea are ca scop să stabilească dacă resursele folosite pentru atingerea
obiectivelor sunt cele potrivite și dacă sunt obținute la cel mai scăzut cost.

2.2.2 Eficiența constă în maximizarea rezultatelor unei activități în raport cu resursele utilizate.
Aceasta reprezintă relația dintre rezultatele obținute și resursele utilizate pentru realizarea lor.

Eficiența = Rezultate obținute/Resurse utilizate


În cazul în care rezultatul raportului este egal sau mai mare decât 1, situația este
favorabilă.

2.2.3 Eficacitatea reprezintă gradul de îndeplinire a obiectivelor unei activități și relația dintre
impactul dorit și impactul realizat. Eficacitatea poate fi exprimată ca fiind raportul dintre
rezultatele obținute pentru o activitate și rezultatele programate.

6
Eficacitatea = Rezultate obținute/Rezultate programate
Dacă rezultatul raportului este egal sau mai mare decât 1, situația este considerată
favorabilă.
Respectarea acestor elemente poate duce la o îmbunătățire a calității managementului
unei entități, dar totodată permite și atingerea scopului și a obiectivelor propuse. În schimb,
nerespectarea acestora poate determina o serie de consecințe, cum ar fi utilizarea
necorespunzătoare a resurselor, performanțe slabe, cât și un management defectuos.

2.3 Măsurarea și evaluarea performanței


În literatura de specialitate, conceptul de performanță este asociat cu diferite sensuri,
precum rezultatul unei activități, profitabilitate, productivitate, eficiență, succes.
Auditul performanței are misiunea să analizeze modul în care funcționează și se
derulează anumite programe și activități. Astfel, este important să se ia în considerare relația
dintre activitățile de măsurare și cele de evaluare a performanței (Caprian & Bîtlan, 2015).

2.3.1 Măsurarea performanței


Măsurarea performanței reprezintă acel proces permanent de monitorizare și evaluare a
modului în care se desfășoară programele și activitățile la toate etapele derulării acestora.
Măsurarea performanței se bazează pe analizarea modului în care un program sau o activitate și-a
atins obiectivele stabilite, prin raportarea la standardele de performanță.
Măsurarea performanței se realizează prin intermediul unor indicatori de performanță
(eficiență, eficacitate, indicator de rezultat), aceștia reprezentând instrumente valoroase de
management și garantează că resursele nu sunt irosite (Likierman, 1993). În contradictoriu,
Meyer și Gupta (1994) consideră că indicatorii de măsurare a performanței își pierd în timp
valoarea, deoarece pe măsură ce performanța se îmbunătățește, aceștia își pierd capacitatea de a
identifica performanțele slabe.
Aspecte ale măsurării performanței:
 se decide ce să se măsoare;
 cum se măsoară;
 interpretarea datelor;

7
 comunicarea rezultatelor.
Măsurarea performanței în raport cu cei ,,3E” (economicitate, eficiență, eficacitate),
reprezintă o necesitate pentru managerii de la toate nivelele. Pentru un management eficient, un
element esențial îl reprezintă măsurarea performanței, dar și monitorizarea acesteia, în cazul în
care apar probleme care să scadă performanța (Lemieux-Charles et al, 2003).

2.3.2 Evaluarea performanței


Evaluarea se realizează prin efectuarea unor studii asupra modului de funcționare a
programelor și activităților. Evaluarea este un proces în care sunt examinate date și informații cu
privire la performanțele programelor și activităților, astfel facilitând realizarea unei monitorizări
eficiente pe tot parcusul implementării și derulării lor.
Meyer și Gupta (1994) propun entităților abordarea unui model de evaluare cu indicatori
de performanță comparabili, cât și folosirea unor comparații de-a lungul timpului între entități.
Jones și Pendlebury (2000) abordează evaluarea performanței ca fiind o componentă a
procesului de planificare și control a entităților.

2.3.3 Stabilirea obiectivelor de performanță


Obiectivele de care trebuie să se țină cont în momentul măsurării și evaluării
performanței, trebuie să dețină următoarele calități:
 Relevanță pentru ceea ce entitatea urmează să obțină;
 Atribuibilă - activitatea măsurată trebuie să se adapteze nevoilor entității;
 Bine definite - astfel încât datele vor fi colectate în mod constant și măsurarea va fi ușor
de înțeles;
 În timp util, care să producă date suficiente pentru a urmări progresul;
 De încredere – obiectivele trebuie să fie suficient de precise pentru a putea fi puse în
practică;
 Comparabile fie cu perioade trecute sau cu activități sau programe similare;
 Verificabile – pentru ca procesele de măsurare să poată fi validate, trebuie să existe o
documentație justificativă și clară.

8
Prin stabilirea unor obiective clare și bine definite, auditorii vor avea o perspectivă clară
asupra proceselor de măsurare a performanței și îi va ajuta să-și organizeze timpul și resursele
astfet încât rezultatele obținute să fie benefice pentru entitate.

2.4 Indicatori de performanță


Un indicator de performanță este o combinație de variabile, având ca scop definirea unor
aspecte legate de o performanță (Hughes & Bartlett, 2002). Folosirea indicatorilor duce la o
îmbunătățire a performanței, deoarece permite măsurarea și evaluarea acesteia.

2.5 Obiectivele auditului performanței


Auditul performanței presupune îndeplinirea următoarelor obiective:

 Efectuarea unor examinări cu privire la economicitatea, eficiența și eficacitatea


implementării unor programe sau realizării unor activități;
 Identificarea și analizarea domeniilor în care performanța este redusă;
 Analizarea modului în care programele sau activitățile instituțiilor și-au atins obiectivele
programate;
 Furnizarea rezultatelor unor analize privind gradul de încredere al indicatorilor de
performanță stabiliți;
 Formularea de recomandări pentru entitatea auditată, pe baza constatărilor și concluziilor
rezultate din activitatea de audit.

2.6 Etapele desfășurării auditului performanței

Auditul performanței este un proces complex și presupune parcurgerea următoarelor


etape (Curtea de Conturi a României, 2005, pp.36-42):

1. Planificarea strategică – reprezintă o etapă importantă prin care se asigură o planificare


corectă a misiunii de audit și auditarea domeniilor unde performanța este scăzută.
2. Planificarea misiunii de audit – prin desfășurarea acestei etape, se confirmă sau nu
oportunitatea efectuării auditului asupra unei anumite teme.

9
3. Auditarea propriu-zisă – scopul acestei etape este de a răspunde problemelor stabilite.
4. Redactarea raportului de audit – este important ca raportul de audit să conțină mesaje
clare, care vizează îmbunătățirea performanței.
5. Clarificarea și punerea de acord cu entitatea auditată – această etapă presupune
eliminarea și evitarea problemelor care ar putea să apară pe parcursul desfășurării
misiunii de audit.
6. Publicarea raportului – după ce a fost clarificat cu entitatea auditată, raportul se
tipărește, urmând a fi distribuit către Monitorul Oficial, Comisiilor specializate ale
Parlamentului, entității auditate, echipei de audit și altor autorități.
7. Transmiterea raportului către puterea legislativă – acestă etapă are la bază analiza
raportului și dezbaterea acestuia.
8. Răspunsul factorilor guvernamentali – presupune pregătirea răspunsului cu privire la
recomandările acceptate și măsurile în care acestea pot fi implementate.
9. Urmărirea impactului raportului de audit – se efectuează modul în care au fost
implementate recomandările, evaluându-se și impactul acestora.
Monitorizarea permanentă a desfășurării procesului de audit al performanței este
necesară, atât pentru realizarea unui management eficient, cât și pentru îmbunătățirea
performanței.

3. Metodologie

3.1 Scop, obiective, prezumții

Scopul cercetării este de a determina oportunitatea practicării auditului performanței într-


o instituție, în vederea gestionării resurselor într-un mod economic, eficient și eficace.
Pentru a răspunde scopului propus al prezentei cercetări, am definit următoarele obiective
generale:
1. Analiza literaturii de specialitate privind auditul performanței
OS.1: Analiza literaturii de specialitate privind abordarea auditului performanței;
OS.2: Analiza literaturii de specialitate privind cei ,,3E’’ (economicitate, eficacitate și eficiență);
OS.3: Analiza literaturii de specialitate privind măsurarea și evaluarea performanței;
OS.4: Indentificarea indicatorilor de performanță;

10
OS.5: Analiza literaturii de specialitate privind etapele de desfășurare a auditului performanței.

2. Analiza modului în care auditul performanței sprijină o instituție să aibă un


management eficient
OS.1: Evaluarea modului de derularea al activităților;
OS.2: Analiza modului în care resursele sunt utilizate;
OS.3: Analiza indicatorilor de performanță.

3. Derularea unei cercetări de teren privind auditul performanței în cadrul instituției


publice Avocatul Poporului
OS.1: Construirea instrumentului de cercetare (interviu);
OS.2: Eșantionarea;
OS.3: Derularea interviului;
OS.4: Analiza și interpretarea rezultatelor obținute;
OS.5: Concluzii/Recomandări.

Prezumția cercetării: auditul performanței are un efect pozitiv asupra managementului unei
instituții.
Prezumții de lucru:
Prezumția 1: Un nivel ridicat de performanță al activităților determină utilizarea optimă a
resurselor în raport cu obiectivele instituției;
Prezumția 2: Respectarea celor ,,3E” (economicitate, eficacitate, eficiență) generează o creștere a
performanței;
Prezumția 3: Stabilirea unor indicatori de performanță facilitează îndeplinirea obiectivelor setate.

Variabile independente: economicitate, eficacitate, eficiență.

Variabilă dependentă: performanța.

3.2 Strategia de cercetare


Pentru realizarea cercetării s-a folosit ca strategie studiul de caz, fiind o cercetare în
profunzime. Prin urmare, strategia de studiu de caz se aplică la o singură unitate de analiză, cu
scopul de a efectua o investigare în profunzime a importanței practicării auditului performanței

11
într-o instituție publică (in speta, Avocatul Poporului). Am ales această unitate de analiză,
deoarece este o instituție de elită a statului român, reprezentând echivalentul ombusdsman
(mediator) în Uniunea Europeană.

3.3 Eșantionul investigat

Eșantionul este reprezentat de 2 angajați din instituția publică Avocatul Poporului, și


anume consilierul care conduce compartimentul audit public intern și consilierul care conduce
biroul financiar, salarizare, resurse umane. Motivația alegerii acestor respondenți este legată de
atribuția acestora în cadrul instituției. Astfel, auditorul intern evaluează și formulează
recomandări pentru îmbunătățirea funcționării activităților instituției în ceea ce privește eficiența
și eficacitatea și ajută organizația să mențină un sistem de control intern/managerial
corespunzător. În ceea ce privește consilierul care conduce biroul financiar, acesta răspunde de
respectarea dispozițiilor legale privind utilizarea fondurilor cuprinse în bugetul de venituri și
cheltuieli, gestionează patrimoniul instituției, fiind una dintre cele mai competente persoane în a
determina o înaltă performanță a instituției.

3.4 Metoda de cercetare

Cercetarea utilizată este una de tip calitativ-cantitativ, iar metodele aplicate sunt
intervievarea și analiza documentară, acestea generând o descriere mai detaliată a subiectului
abordat. Abordarea calitativ-cantitativă oferă atât înțelegerea mai profundă a subiectului
cercetării, cât și șansa unei explicații mai complexe a acestuia, bazându-se pe semnificația
cuvintelor (Popa, 2016). Cu ajutorul acestui tip de abordare, se pot observa cu ușurință aspecte ce
țin de percepția persoanei intervievate asupra subiectului analizat, comunicarea interpersonală,
verbală și nonverbală. Utilizarea acestei metode permite o colectare mai complexă a datelor,
datorită profunzimii lor și acordă un grad mare de flexibilitate (Leon & Vătămănescu, 2015).

3.5 Instrumentul de cercetare

În cadrul cercetării s-a utilizat interviul structurat, bazat pe întrebări deschise, acestea
lăsând loc răspunsurilor mai detaliate. Ghidul de interviu cuprinde un număr de 10 întrebări,
dintre care primele două întrebări oferă informații despre instituția auditată, următoarele șase
vizează intrarea în profunzime a subiectului, iar ultimele două întrebări fac referire la modul în
care performanța poate fi îmbunătățită.

12
4. Rezultatele cercetării
În urma analizării răspunsurilor primite, am ales să interpretez o primă serie de întrebări
cu privire la indicatorii de performanță, acestea fiind relevante pentru realizarea cercetării (4.
Care sunt indicatorii de performanță folosiți privind economicitatea? Cum ajută aceștia la
îndeplinirea obiectivelor?, 5. Care sunt indicatorii de performanță folosiți privind eficiența? Cum
ajută aceștia la îndeplinirea obiectivelor?, 6. Care sunt indicatorii de performanță folosiți privind
eficacitatea? Cum ajută aceștia la îndeplinirea obiectivelor?). Cu ajutorul acestor indicatorii, am
evaluat performanța instituției Avocatul Poporului având ca bază de date rapoartele anuale pe
ultimii 3 ani.
Astfel, un indicator important este cel care vizează economicitatea și anume costul
implicat de soluţionarea cererilor la nivelul instituţiei sau domeniului/compartimentului
funcţional analizat. Acest cost a fost calculat având în vedere date referitoare la anii 2014, 2015,
respectiv 2016.
Pentru anul 2014, calcularea acestui cost s-a făcut prin folosirea la numărător a bugetului
consumat la 31.12.2014 și anume 5.889.058 lei, iar la numitor un număr de 36.523 activități,
rezultat din însumarea tuturor activităților de specialitate (16.841 audiențe, 10.346 petiții, 8.194
apeluri telefonice, 137 anchete, 56 sesizări din oficiu, 36 recomandări emise de Avocatul
Poporului, 909 puncte de vedere exprimate la solicitarea Curții Constituționale, 3 excepții de
neconstituționalitate ridicate direct, 1 obiecție de neconstituționalitate, 1 recurs în interesul legii
și 2 rapoarte speciale). În urma calculării acestui indicator a rezultat un cost de 161 lei/activitate.

Costul/activitate = Bugetul consumat/Numărul de activități

= 5.889.058/ 36.523

= 161 lei/activitate

În anul 2015, bugetul consumat la 31.12.2015 a fost de 8.009.692 lei și a existat un


număr de 37.144 de activități (15.428 audiențe, 12.164 petiții, 7.968 apeluri telefonice, 240
anchete, 117 sesizări din oficiu, 28 recomandări emise de Avocatul Poporului, 1.132 puncte de
vedere exprimate la solicitarea Curții Constituționale, 7 excepții de neconstituționalitate ridicate
direct, 1 acțiune în contencios administrativ, 3 recursuri în interesul legii, 2 rapoarte speciale și

13
54 de vizite efectuate de Domeniul privind prevenirea torturii în locurile de detenție). Costul
aferent acestui an a fost de 215 lei/activitate.

Costul/activitate = Bugetul consumat/Numărul de activități

= 8.009.692/ 37.144

= 215 lei/activitate

În ceea ce privește anul 2016, bugetul consumat la 31.12.2016 a fost de 13.819.191 lei și
a rezultat un număr de 36.015 activități (12.519 petiții, 13.699 audiențe, 7.770 apeluri telefonice,
5 excepții de neconstituționalitate ridicate direct, 194 anchete, 200 sesizări din oficiu, 44
recomandări emise de Avocatul Poporului, 1493 puncte de vedere exprimate la solicitarea Curții
Constituționale, 2 acțiuni în contencios administrativ, 3 recursuri în interesul legii, 1 raport
special și 85 de vizite efectuate de Domeniul privind prevenirea torturii în locurile de detenție ).
În urma împărțirii bugetului consumat la numărul de activități, a rezultat un cost de 383
lei/activitate.

Costul/activitate = Bugetul consumat/Numărul de activități

= 13.819.191 lei/ 36.015 activități

= 383 lei/activitate
Nu s-a putut calcula numărul de activități referitoare la funcțiile suport-administrativ-
financiar-resurse umane-audit etc., deoarece nu există o evidență în acest sens (aceste activități
sunt diverse si nu este relevantă o evidență specială a lor pentru obiectul de activitate al
instituției).
Se observă o valoare destul de ridicată a costului pe activitate, iar pe viitor ar putea fi
investigate soluții de reducere a anumitor cheltuieli specifice, cum ar fi reducerea cheltuielilor
administrative. Totuși, dat fiind gradul de eterogenitate al activităților și complexitatea lor
diferită, calcularea economicității activităților în instituția Avocatul Poporului reprezintă o
sarcină dificilă și nu întotdeauna relevantă pentru atingerea obiectivului instituției de apărare a
drepturilor constituționale.
Alți indicatori importanți sunt cei cu privire la eficiență și anume numărul de audiențe
acordate și rata de răspuns la petiții.

14
În 2016 au fost acordate 13.699 de audiențe, potrivit Figurii 2 (prezentată în Anexa 2).
Din păcate, se observă o diminuare a numărului de audiențe, comparativ cu anii anteriori, acest
lucru reprezentând un semnal de alarmă, deoarece cetățenii au intrat mai puțin în contact cu
experții Avocatul Poporului. Deși diferențele sunt nesemnificative, consider că trebuie făcută o
analiză pentru a determina cauzele acestei scăderi care țin de imaginea instituției în fața
cetățenilor.
În raportul anual nu există o evidență publică privind rata de răspuns la petiții. Sunt
prezentate doar date referitoare la numărul de petiții înregistrate, unde în anul 2016 s-au
înregistrat 12.519 de petiții, după cum reiese din Figura 3 (prezentată în Anexa 2), valoare în
creștere comparativ cu anii anteriori, fapt ce reflectă un grad de încredere ridicat al cetățenilor în
a se adresa în scris prin petiții sau prin e-mail Avocatul Poporului.
Un alt indicator cu privire la eficiență este gradul de realizare a execuției bugetare
(GREB). Acest indicator se calculează în funcție de două componente: total credite bugetare
consumate (cbc) și total credite bugetare aprobate (cba).
cbc
GREB = cba 100 = 14.003.000/13.819.191 x 100= 98,69%
Având în vedere rezultatul obținut, consider că este o execuție bugetară bună. Totuși este
de remarcat faptul că execuția bugetară la titlul ,,bunuri și servicii’ a fost de doar 93%, deoarece
nu s-a mai efectuat schimbarea sediului instituției în clădirea Palatului Parlamentului, așa cum
fusese prevăzut inițial și pentru care fuseseră anticipate sume pentru servicii cu ambalarea,
manipularea și instalarea mobilierului și echipamentelor. Această nerealizare nu este inputabilă
instituției, care a afectuat demersurile necesare mutării în alt sediu.
Folosirea acestor indicatori permit instituției îndeplinirea celor mai importante obiective.
Prin urmare, principalul indicator de performanță privind economicitatea (costul pe activitate)
ajută la minimizarea costului resurselor utilizate într-o activitate. Indicatorii cu privire la
eficiență au ca scop maximizarea rezultatelor obținute cu aceeași cantitate de resurse. Un alt
indicator este cel care vizează eficacitatea (gradul de soluționare a cererilor), acesta sprijinând
managementul în îndeplinirea celui mai important obiectiv, respectiv apărarea drepturilor și
libertăților persoanelor fizice prin urmărirea rezolvării legale a cererilor primite. Cu alte cuvinte,
una dintre prezumții s-a validat și anume că stabilirea unor indicatori de performanță facilitează
îndeplinirea obiectivelor setate.

15
O altă serie de întrebări pun în relief importanța practicării auditului performanței, cât și
efectele pe care acesta le are la nivelul managementului (Cât de importantă credeți practicarea
auditului performanței într-o instituție?, De cât timp practicați auditul performanței? Ați observat
îmbunătățiri la nivelul managementului?, În ce măsură sunt respectate elementele auditului
performanței (cei ,,3E” - economicitate, eficacitate, eficiență)?).
În acest sens, respondenții au raportat faptul că, practicarea auditului performanței într-o
instituție publică este foarte importantă, sprijinând astfel managementul în perfecționarea
activităților sale, acest lucru ducând la un management eficient. De asemenea, permite și o
asigurare rezonabilă a atingerii obiectivelor instituției dar și o îmbunătățire a mediului de control,
conform răspunsului dat de primul respondent.
La nivelul instituței Avocatul Poporului, auditul performanței a fost pus în practică în
urmă cu 3 ani, unde în urma răspunsurilor, am constat că au existat anumite îmbunătățiri la
nivelul managementului. Primul respondent a menționat că s-au elaborat proceduri interne
operaționale care au dus la indentificarea unor posibile riscuri care ar fi putut afecta îndeplinirea
obiectivelor.
Celălalt respondent a evidențiat faptul că economicitatea îi preocupă în cel mai înalt grad,
astfel scăzând consumul de hârtie, combustibilul pe angajat, bibliorafturile vechi sunt refolosite,
lucru ce denotă o gestionare a resurselor într-un mod eficient si economic. Cu privire la cei ,,3E”
(economicitate, eficacitate, eficiență), am remarcat, din răspunsurile primite, că există o
respectare a acestora la nivelul tuturor birourilor teritoriale, această respectare ducând la o
performanță mai bună. Astfel, se poate constata că o altă prezumție a fost validată și anume că
respectarea celor ,,3E” generează o creștere a performanței.

16
Concluzii

Rezultatele studiului de față demonstrează că auditul performanței are un efect poztiv


asupra managementului unei instituții, având în vedere îmbunătățirile aduse în cadrul instituției
Avocatul Poporului, în urma practicării acestui tip de audit. Prin urmare, obiectivele studiului au
fost atinse, respectiv analiza modului în care auditul performanței sprijină managementul unei
instituții cât și derularea unei cercetări de teren în cadrul unei instituții, iar prezumțiile validate
(Prezumția 1: Un nivel ridicat de performanță al activităților determină utilizarea optimă a
resurselor în raport cu obiectivele instituției; Prezumția 2: Respectarea celor ,,3E” generează o
creștere a performanței; Prezumția 3: Stabilirea unor indicatori de performanță facilitează
îndeplinirea obiectivelor setate).
Obiectivul principal al auditului performanței în instituția analizată este de a evalua
gradul de respectare a principiilor ,,3E” și de a oferii managementului un punct de vedere
independent în legatură cu atingrea rezultatelor dorite.
Rezultatele obținute aduc în prim plan atât implicații teoretice cât și practice, precum și
noi direcții viitoare de cercetare, care vor contribui la o înțelegere mai profundă a întregului
concept.

17
O implicație teoretică a cercetării este analiza importanței practicării auditului
performanței în scopul realizării unui management eficient, o implicație importantă fiind efectul
pozitiv pe care auditul performanței îl are asupra managementului. Din punct de vedere al teoriei,
auditul performanței permite managementului unei instituții posibilitatea măsurării performanței
activităților și programelor derulate, sub aspectul funcționării eficiente și eficace a acestora.

Limitele cercetării & direcții viitoare de cercetare

Una dintre limitele cercetării calitative, este reprezentată de numărul mic de unități de
analiză (o singură unitate de analiză). O altă limită este reprezentată de numărul mic al
persoanelor intervievate.
În scopul de a obține rezultate mai fiabile și interpretabile, ca o direcție viitoare de
cercetare, se poate repeta același model de cercetare, dar pe un eșantion mai mare de intervievați.
O altă direcție viitoare, constă în extinderea cercetării la nivelul instituțiilor publice, pentru o
analiză mai în profunzime a importanței practicării auditului performanței.

18
Bibliografie

1. Ahlenius, I.B. (2000). Performance audits, evaluations and supreme audit institutions.
International Journal of Government Auditing, 27(1), 1-25.
2. Caprian, I. & Bîtlan, A. (2015). Aspecte privind auditul performanței în Republica
Moldova. Studia Universitatis Moldaviae. 2(82), 102-108.
3. Cibu, D. (n.d). Aplicarea auditului performanței într-o entitate publică care prestează
servicii publice.
4. Curtea de Conturi a Republicii Moldova (2009). Manual de audit al performanței.
5. Curtea de Conturi a României (2005). Manualul Auditului Performanței.
6. Curtea de Conturi Europeană (2015). Manual de audit al performantei.
7. Daujotaitė, D. & Mačerinskiene, I. (2008). Development of performance audit in public
sector. Articol prezentat la International Scientific Conference ,,Business and
Management’’, 16-17 Mai, Vilnius, Lithuania.
8. Florescu, M. & Doval, E. (2009). Quality and performance in the public sector. Articol
prezentat la Proceedings of the Fifth “Administration and Public Management”
International Conference: “Public Institution Capacity to Implement the Administrative
Reform Process”, 23-24 Iunie, București.

19
9. Fryer, K., Jiju, A. & Ogden, S. (2009). Performance management in the public sector.
International Journal of Public Sector Management, 22(6), 478-498.
10. Gheorghiu, A. (2012). Performance auditing – a complex concept. Hyperion
International Journal of Econophysics & New Economy, 5 (1), 159-176.
11. Hughes, M. D. & Bartlett, R. M. (2002). The use of performance indicators in
performance analysis. Journal of Sports Sciences, 20 (10), 739-754.
12. Jones, R. & Pendlebury, M. (2000). Public sector accounting, 5th ed. Financial
Times/Prentice Hall, London.
13. Lemieux-Charles, L., McGuire, W., Champagne, F., Barnsley, J., Cole, D. & Sicotte, C.
(2003). The use of multilevel performance indicators in managing performance in health
care organizations. Management Decision, 41(8), 760-770.
14. Leon, R. D. & Vătămănescu, E. M. (2015). Storytelling as a Knowledge Strategy in
Higher Education Institutions. Articol prezentat la Proceedings of the 16 th European
Conference on Knowledge Management, 3-4 Septembrie, Italia.
15. Likierman, A. (1993). Performance indicators: 20 early lessons from managerial use.
Public Money and Management, 13(4), 15-22.
16. Meyer, M. & Gupta, V. (1994). The performance paradox. Research in Organizational
Behavior.
17. OECD (2011). Compendiul nr.21 Măsurarea performanței.
18. Popa, M. (2016). Noțiuni de cercetare calitativă. Note de curs.
19. Reichborn-Kjennerud, K. & Age, J. (2011). Auditors' understanding of evidence: A
performance audit of an urban development programme. Evaluation. 17(3), 217-231.
20. Reichborn-Kjennerud, K. (2013). Does performance auditing matter? The government
administration’s response to the performance auditing of the Norwegian Office of the
Auditor General. Teză de doctorat, University of Bergen, Norway.
21. Thiel, S. & Leeuw, F. L. (2002). The performance paradox in the public sector. Public
Performance & Management Review, 25(3), 267-281.
22. Țurlea, E. & Ștefănescu, A. (2009). Performanța entităților sectorului public, între
actualitate și perspectivă. Audit financiar, 17-23.

*** Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern.

20
Anexe

Anexa 1

21
Figura 1. Structura organizatorică a instituției publice Avocatul Poporului
Sursa: Avocatul Poporului

Anexa 2 - Rezultate

22
Figura 2. Numărul de
audiențe acordate
Sursa: Raportul anual al instituţiei Avocatul Poporului pentru anul 2016

Figura 3. Numărul de
petiții înregistrate
Sursa: Raportul anul al instituției Avocatul Poporului pentru anul 2016

23
lei/activitate
450

400
383
350

300

250
215
200

150 161

100

50

0
2014 2015 2016

Figura 4. Evoluția costului pe activitate în ultimii trei ani

Anexa 3 - Ghidul de interviu

La întrebările 1, 2, 4, 5, și 6 răspunsurile respondenților au fost similare, prin urmare le-


am comasat într-un sigur răspuns. Aceste întrebări fiind axate pe domeniul de activitate al
instituției, organizare și definirea indicatorilor de performanță folosiți. Întrebările 3, 7-10 se
referă la percepțiile respondenților asupra impactului auditului performanței în ceea privește
rezultatele instituției.
Întrebarea 1: Care este domeniul de activitate al instituției?

R1 & R2: Misiunea Avocatului Poporului este definită în Constituţie, la art. 58 astfel:
„Avocatul Poporului este numit pe o durată de 5 ani pentru apărarea drepturilor şi libertăţilor
persoanelor fizice”. În conformitate cu art.1 din Legea nr. 35 /1997 privind organizarea şi
funcţionarea instituţiei Avocatul Poporului, republicată, obiectivul determinant, legat de scopul
entităţii, este apărarea drepturilor şi libertăţilor cetăţenilor în raporturile acestora cu autorităţile
publice.

24
Obiectivele specifice instituţiei Avocatul Poporului sunt următoarele:
- urmărirea rezolvării legale a cererilor primite, cerând autorităţilor sau funcţionarilor
administraţiei publice în cauză încetarea încălcării drepturilor şi libertăţilor cetăţeneşti, repunerea
în drepturi a petiţionarului şi repararea pagubelor;
- formularea de puncte de vedere, la cererea Curţii Constituţionale;
- sesizarea Curții Constituționale cu privire la neconstituţionalitatea legilor, înainte de
promulgarea acestora;
- sesizarea directă a Curţii Constituţionale cu excepţii de neconstituţionalitate a legilor și
ordonanțelor.
În conformitate cu Ordonanţa de urgenţă nr. 48/2014 pentru modificarea şi completarea
Legii nr. 35/1997 privind organizarea şi funcţionarea instituţiei Avocatul Poporului, precum şi
pentru modificarea şi completarea unor acte normative, obiectivele specifice instituţiei Avocatul
Poporului au fost îmbogățite cu încă unul și anume prevenirea torturii şi tratamentelor cu
cruzime, inumane şi degradante în cadrul locurilor de detenţie. Este necesar, deci, ca la
Standardul Obiective să se adauge și acest nou obiectiv, atât de important acum, care
implementează Mecanismul naţional de prevenire a torturii în locurile de detenţie în vederea
consolidării protecţiei persoanelor private de libertate în locurile de detenţie. Acest obiectiv nou
derivă din faptul că România a ratificat Protocolul opţional, adoptat la New York la 18
decembrie 2002, la Convenţia împotriva torturii şi a altor pedepse ori tratamente cu cruzime,
inumane sau degradante, adoptată la New York la 10 decembrie 1984.

Întrebarea 2: Care este modul de desfășurare al programelor și activităților?

R1 & R2: Instituția este condusă de Avocatul Poporului, asistat de 5 adjuncți care au
calitatea de secretar de stat, specializați pe cinci domenii de activitate din cele cinci existente.
În teritoriu, activitatea se desfășoară prin cele 14 birouri teritoriale, organizate pe criteriul
geografic al Curților de Apel, precum și prin cele 4 centre zonale ale Mecanismului Național de
Prevenire a Torturii în Locurile de Detenție.
Personalul existent în instituție de 128 salariați, este format din: 6 demnitari, 1 director
coordonator, 1 șef serviciu, 4 șefi de birou, 50 consilieri, 42 experți, 9 referenți, 7 angajați ca
personal tehnico-administrativ la care se adaugă 7 consilieri și un referent cu jumătate de normă
la cabinetul demnitarului.

25
Structura organizatorică a instituției Avocatul Poporului este prevăzută în Regulamentul
de organizare şi funcționare a instituției, care necesită însă actualizare în raport cu ultima
modificare legislativă.
Structura organizatorică a instituției reflectă domeniile de specializare, astfel cum sunt
stabilite prin lege, şi anume:
a) drepturile omului, egalitate de șanse între bărbați şi femei, culte religioase și minorități
naționale;
b) drepturile copilului, ale familiei, tinerilor, pensionarilor, persoanelor cu handicap;
c) armată, justiție, poliție, penitenciare;
d) proprietate, muncă, protecție socială, impozite şi taxe;
e) prevenirea torturii și a altor pedepse ori tratamente cu cruzime, inumane sau degradante în
locurile de detenție.
f) serviciul de contencios constituțional, recurs în interesul legii, contencios administrativ și
juridic, analiză acte normative, relații externe și comunicare.
Activitatea economică şi administrativă a instituției este coordonată de directorul
coordonator.
În cadrul instituției funcționează Consiliul Consultativ, care este compus din Avocatul
Poporului, adjuncții acestuia, directorul coordonator, precum şi alte persoane desemnate de
Avocatul Poporului. Consiliul se întrunește o dată pe lună sau ori de câte ori se consideră
necesar.
Consiliul Consultativ se convoacă de Avocatul Poporului.
Personalului instituției Avocatul Poporului îi sunt aplicabile prevederile Statutului
personalului din structurile de specialitate ale Parlamentului.
Funcţia de audit public intern este organizată sub formă de compartiment subordonat
direct Avocatului Poporului. Nu există instituții aflate în subordine, sub autoritate sau în
coordonare.
Procedura de lucru privind soluționarea petițiilor (varianta prescurtată)
Orice petiţie venită prin poştă, depusă personal în cadrul audienţelor, mail, fax ori
preluată telefonic (în cazul în care este vorba de persoane nedeplasabile sau care invocă lipsa
resurselor financiare) se înregistrează în registrul de intrări - ieșiri a corespondenței, petițiile fiind
apoi repartizate în mod echitabil între cei doi experți, după ce în prealabil s-a verificat dacă

26
îndeplineşte condiţiile pentru a fi examinată (date de identificare, date despre vătămările produse,
date cu privire la autoritatea administrației publice sau a funcţionarului public în cauză, dovada
întârzierii sau refuzului administraţiei publice de a soluţiona cererea, în termenul prevăzut de
lege, menţiunea obligatorie dacă cererea face obiectul unei cauze aflate pe rolul instanţei de
judecată sau dacă a făcut obiectul unei judecăţi, date referitoare la demersurile anterioare,
respectiv autorităţile publice sesizate şi orice alte date sau acte necesare). Înregistrarea are un rol
probator şi este termenul de referinţă pentru examinarea şi soluţionarea cererilor.
În cazul petiţiilor adresate de cetăţeni instituţiei Avocatul Poporului prin intermediul
poştei electronice, se verifică conformitatea lor cu prevederile art. 15 alin. (1) din Legea nr.
35/1997, republicată, coroborat cu art. 16 alin. (1) din Regulamentul de organizare şi funcţionare
al instituţiei Avocatul Poporului, republicat, referitoare la indicarea numelui şi domiciliului
persoanei lezate în drepturile şi libertăţile cetăţeneşti, a drepturilor şi libertăţilor încălcate, a
autorităţii administrative sau a funcţionarul public în cauză şi dovedirea întârzierii sau refuzului
administraţiei publice de a soluţiona legal cererea.
În situaţia în care, cererea adresată instituţiei Avocatul Poporului, prin poşta electronică
nu îndeplineşte condiţiile legale sus menţionate, tot prin intermediul poştei electronice i se va
solicita petentului, în temeiul art. 15 alin. (3) din Legea nr. 35/1997, republicată, să comunice
instituţiei Avocatul Poporului, în termen util, datele sale de identificare, dreptul încălcat,
autoritatea reclamată şi dovada întârzierii sau a refuzului administraţiei publice de a soluţiona
legal cererea. Totodată, petentul va fi informat că, în situaţia în care nu comunică instituţiei
Avocatul Poporului informaţiile solicitate de aceasta, în baza dispoziţiilor art. 15 alin. (2) din
Legea nr. 35/1997, republicată, cererea sa va fi considerată anonimă, motiv pentru care nu va fi
luată în considerare.
Din momentul repartizării titularul lucrării va analiza cererea şi încadrând-o o va
soluţiona în termenul legal prevăzut de Ordonanţa nr. 27/2002 privind procedura de soluţionare a
petiţiilor, cu modificările şi completările ulterioare.
În cazul petiţiilor care urmează a fi transmise spre competentă soluţionare unei alte
autorităţi publice, aceasta va fi înaintată în temeiul prevederilor art. 61 din Ordonanţa nr.
27/2002 privind procedura de soluţionare a petiţiilor, cu modificările şi completările ulterioare.
În cazul în care un petent adresează, în acelaşi timp, mai multe petiţii, sesizând aceeaşi problemă,
acestea se conexează, petentul urmând să primească un singur răspuns. În cazul cererilor prin

27
care, după trimiterea răspunsului, se revine fără a aduce noi dovezi, titularul lucrării propune
coordonatorului arhivarea acestora.
După primirea petiţiei, dacă aceasta face obiectul activităţii instituţiei Avocatul Poporului
şi îndeplineşte cerinţele prevăzute de lege, titularul lucrării deschide un dosar, înscris în registrul
de dosare, care va purta numărul de înregistrare al cererii şi poate să solicite informaţii sau
documente de la autorităţile administraţiei publice în cauză ori poate solicita Avocatului
Poporului aprobarea efectuării unei anchete.
În situaţia în care informaţiile se solicită telefonic, titularul lucrării prezintă coordonatorul
biroului teritorial o Notă telefonică privind convorbirea telefonică efectuată, care va primi număr
de înregistrare şi va cuprinde: numărul de cerere, numele petentului şi al autorităţii administraţiei
publice contactate, motivarea necesităţii efectuării convorbirii telefonice, data efectuării
convorbirii telefonice, relatarea discuţiei telefonice.
Demersurile care s-au întreprins la nivelul biroului teritorial către primarii de oraşe şi
comune, directori generali şi directori din cadrul autorităţilor publice centrale, prefecţi, şefii
serviciilor publice locale ale ministerelor, autorităţile administrative autonome locale, altele
decât cele pe care le semnează adjunctul Avocatului Poporului. Dacă în urma cercetărilor
preliminare a rezultat necesitatea efectuării unei anchete (motivată, spre exemplu de
neconcordanţe între susţinerile petentului şi cele ale autorităţii administraţiei publice;
neconcordanţe cuprinse în documentele emise de diferite autorităţi ale administraţiei publice, în
legătură cu cazul petiţionarului), titularul lucrării propune coordonatorului efectuarea anchetei.
Această propunere care îmbracă forma unei Note scrise, însoţită de împuternicire, se avizează de
adjunctul Avocatului Poporului care coordonează domeniul de specializare, după care este
supusă aprobării Avocatului Poporului.
În cazul sesizărilor din oficiu, de asemenea, se va întocmi o Notă care este semnată de
coordonatorul biroului, supusă spre avizare Adjunctului Avocatului Poporului care coordonează
domeniul de specializare, după care este supusă spre aprobare Avocatului Poporului.

Întrebarea 3: Cât de importantă credeți că este practicarea auditului performanței într-o


instituție?

R1: Auditul performanței administrării fondurilor publice este foarte important, deoarece
realizează o examinare riguroasă privind economicitatea, eficiența și eficacitatea utilizării lor și
28
poate sprijini managementul în perfecționarea activităților sale. Auditul performanței sprijină
managementul în direcția îmbunătăţirii procesului de guvernanţă (reprezentând ansamblul
proceselor şi structurilor implementate de management în scopul informării, direcţionării,
conducerii şi monitorizării activităţilor entităţii publice către atingerea obiectivelor sale).
Contribuţia auditului intern la îmbunătăţirea controlului intern se materializează în
recomandările făcute şi constatările cuprinse în rapoarte, care pot furniza o asigurare rezonabilă
cu privire la atingerea obiectivelor generale şi specifice ale instituţiei, la îmbunătăţirea mediului
de control, care reprezintă temelia întregului sistem de control intern. Toate misiunile de audit al
performanței trebuie să aibă ca obiectiv permanent şi prioritar general respectarea liniilor
directoare pentru Standardele de Control Intern în Sectorul Public, cu cele cinci componente ale
modelului COSO, preluate în INTOSAI GOV 9100, respectiv: răspundere şi raportare,
conformitate (cu legile şi regulamentele interne), operaţiuni (sistematice, cu caracter etic,
economice şi eficace), protejarea resurselor.
R2: Din discuțiile avute cu auditorii financiari externi ai Curții de Conturi, am aflat ca în
următorii ani un obiectiv principal al evaluărilor efectuate de aceștia va fi evaluarea performanței
tuturor entităților publice din România, inclusiv la Avocatul Poporului. Consider că practicarea
acestui tip de audit este foarte importantă, mai ales ca până în prezent principalul obiectiv al
controalelor interne și externe s-a axat pe respectarea disciplinei economico-financiare, a
controlului financiar preventiv a economicității, dar foarte puțin s-a pus problema eficienței si
eficacității. Numai în felul acesta se poate vorbi de o bună gestionare a banului public, care să
țină cu adevărat cont de nevoile cetățenilor.

Întrebarea 4: Care sunt indicatorii de performanță folosiți privind economicitatea? Cum ajută
aceștia la îndeplinirea obiectivelor?

R1 & R2: Principalul indicator de performanță privind economicitatea este CC, costul
implicat de soluţionarea cererilor la nivelul instituţiei sau domeniului/compartimentului
funcţional analizat.
Acesta se calculează în funcţie de două componente:
 cheltuieli implicate de soluţionarea cererilor la nivelul instituţiei sau
domeniului/compartimentului funcţional analizat (chcs);

29
 cheltuieli totale ale instituţiei sau ale domeniului/compartimentului funcţional analizat
(cht)
CC = 100.
Acest indicator ajută la minimizarea costului resurselor utilizate într-o activitate, fără a
compromite realizarea în bune condiții a obiectivelor declarate ale acesteia (calitatea acesteia).
Totuși, trebuie spus că acest indicator se poate calcula actualmente doar la nivelul întregii
instituții, deoarece momentan nu se ține evidența cheltuielilor la nivel de departament sau
domeniu de activitate. În plus, sintagma „cereri” este mai largă, cuprinzând nu doar petiții, ci și
audiențe, puncte de vedere, etc., deci suma unor elemente eterogene.

Întrebarea 5: Care sunt indicatorii de performanță folosiți privind eficiența? Cum ajută aceștia
la îndeplinirea obiectivelor?

Indicatorii de performanță folosiți privind eficiența sunt:

a) NPV, numărul de puncte de vedere cu privire la excepţiile de neconstituţionalitate emise în


perioada analizată;

b) NA, numărul de audienţe acordate în perioada analizată (inclusiv prin apeluri telefonice la
care s-a răspuns);

c) TMS, timpul mediu de soluţionare a unei cereri în perioada analizată;

d) RP, rata de răspuns la petiţii/corespondenţă în termenul legal în perioada analizată, indicator


calculat la nivelul instituţiei sau domeniului/compartimentului funcţional analizat.
Acesta se calculează în funcţie de două componente:
- nr. de petiţii/corespondenţă la care s-a răspuns în termenul legal (PR);
- total petiţii/corespondenţă (PT);
PR
RP = PT 100
Pentru compartimentele de suport, se mai utilizează și alți indicatori:
e) GRAP, gradul de realizare a acţiunilor planificate
Acesta se calculează în funcţie de două componente:
- număr acţiuni realizate (ar)

30
- număr total de acţiuni planificate (ap)
ar
GRAP = ap 100
GRAP este aplicabil atât la nivelul compartimentelor funcţionale, cât şi la nivelul întregii
instituţii, fiind un indicator general, pentru toate tipurile de activităţi specifice.
f) GREB, gradul de realizare a execuţiei bugetare
Acesta se calculează în funcţie de două componente:
 total credite bugetare consumate (cbc)
 total credite bugetare aprobate (cba)
cbc
EB = cba 100
g) GRPAP, gradul de realizare a Programului anual al achiziţiilor publice
Acesta se calculează în funcţie de două componente:
 credite bugetare destinate achiziţiilor publice de bunuri şi servicii consumate (cbac)
 credite bugetare destinate achiziţiilor publice de bunuri şi servicii aprobate (cbaa)
cbac
EB = cbaa 100
h) GRP, gradul de realizare a cheltuielilor de personal
Acesta se calculează în funcţie de două componente:
- total credite bugetare aprobate pentru cheltuieli de personal (cbacp)
- total credite bugetare consumate pentru cheltuieli de personal (cbccp)
i) GRI, gradul de realizare a programului anual de investiţii
Acesta se calculează în funcţie de două componente:
- creditele bugetare aprobate pentru investiţii
- creditele bugetare consumate pentru realizarea investiţiilor.
În principiu, toți indicatorii de eficiență din instituția Avocatul Poporului au ca scop să
maximizeze rezultatele obținute cu aceeași cantitate de resurse sau să minimizeze resursele
pentru un rezultat stabilit. În consecință, în efectuarea cheltuielilor se va avea în vedere obținerea
unor rezultate maxime și de calitate corespunzătoare. Ei au ca scop alocarea resurselor, astfel
încât să asigure efectuarea activităţilor necesare realizării obiectivelor fiecărui compartiment din
cadrul organigramei instituţiei Avocatul Poporului.

31
Întrebarea 6: Care sunt indicatorii de performanță folosiți privind eficacitatea? Cum ajută
aceștia la îndeplinirea obiectivelor?

R1 & R2: Principalul indicator privind eficacitatea este GSC, gradul de soluţionare a
cererilor în perioada analizată, calculat la nivelul instituţiei sau domeniului/compartimentului
funcţional analizat.
Acesta se calculează în funcţie de două componente:
- numărul de cereri soluţionate în perioada analizată, la nivelul instituţiei sau
domeniului/compartimentului funcţional analizat (cs);
- numărul total de cereri din perioada analizată, la nivelul instituţiei sau
domeniului/compartimentului funcţional analizat (ct).
GSC = 100
Indicatorul sprijină managementul în îndeplinirea celui mai important obiectiv al
instituției, respectiv apărarea drepturilor şi libertăţilor persoanelor fizice prin urmărirea rezolvării
legale a cererilor primite, cerând autorităţilor sau funcţionarilor administraţiei publice în cauză
încetarea încălcării drepturilor şi libertăţilor cetăţeneşti, repunerea în drepturi a petiţionarului şi
repararea pagubelor.

Întrebarea 7: De cât timp practicați auditul performanței? Ați observat îmbunătățiri la nivelul
managementului?
R1: Am început practicarea acestui tip de audit acum 3 ani și cu siguranță că s-au adus
îmbunătățiri la nivelul managementului, mai ales prin faptul că s-au elaborat proceduri
operaționale interne și s-a demarat activitatea de identificare şi analizare anuală a riscurilor care
pot afecta realizarea obiectivelor, elaborând planuri corespunzătoare, în direcţia limitării
posibilelor consecinţe ale acestor riscuri. Numărul de petiții, audiențe și al celorlalte activități a
crescut constant în ultimii ani.
R2: Am obsevat că din anul 2013, când s-au inclus în planurile anuale de audit misiuni de
audit al performanței, colegii, mai ales cei de la birourile teritoriale sunt mult mai atenți în ceea
ce privește cheltuielile pe care le efectuează și le consultă mult mai des cu experții de la birourile

32
administrativ și financiar. Problema economicității îi preocupă în cel mai înalt grad și într-adevăr
a scăzut consumul de hârtie, combustibilul pe angajat, bibliorafturile vechi sunt refolosite,
cartușele de imprimantă sunt reumplute și sunt adoptate cele mai scurte rute între sediile
birourilor teritoriale și locurile unde se acordă audiențe.

Întrebarea 8: În ce măsură sunt respectate elementele auditului performanței (cei ,,3E” -


economicitate, eficacitate, eficiență)?

R1: Până în prezent, la nivelul birourilor teritoriale analizate (Iași, Timișoara, Galați, etc),
auditul a constatat respectarea celor ,,3E”, respectiv o bună performanță. La nivelul instituției,
este în curs o amplă analiză în acest sens.
R2: Preocuparea principală în ultimii ani s-a axat pe economicitate, mai ales că legea
achizițiilor publice a impus ca criteriu principal de selecție a ofertelor cel mai mic preț. Comisia
de monitorizare și-a propus ca începând cu anul 2017 să calculeze în mod sistematic indicatorii
de eficiență și eficacitate adoptați până în prezent și să perfecționeze aceste sisteme de indicatori.

Întrebarea 9: Care sunt domeniile în care performanța poate fi perfecționată?


R1: a) Informatizarea integrată a sediului central cu birourile teritoriale;
b) Exploatarea raţională a bunurilor aflate în dotarea fiecărui compartiment funcţional sau
birou teritorial, evitându-se folosirea neglijentă; să se efectueze reparaţii ale bunurilor defecte,
dacă acest lucru este posibil şi economicos; să se încerce recuperarea de piese de schimb sau
materiale refolosibile, cu ocazia viitoarelor casări, dacă efortul financiar şi uman implicat va fi
unul judicios comparativ cu rezultatele.
R2: Domeniul de prevenție a torturii va trebui să se axeze mai mult pe planificarea
activităților de prevenție și mai puțin să aibă un răspuns reactiv la deficiențele care se manifestă
în cadrul penitenciarelor și centrele de ocrotire a copiilor.

Întrebarea 10: Cum credeți că ar putea fi îmbunătățit cadrul organizatoric intern pentru
monitorizarea permanentă a performanței?

R1: Prin adoptarea unei proceduri operaționale interne privind monitorizarea şi raportarea
performanţelor, la nivelul fiecărei structuri organizatorice, pe baza indicatorilor asociaţi
obiectivelor specifice pentru fiecare trimestru (actualmente, raportarea se face anual), prin

33
stabilirea activităţilor individuale, pentru fiecare angajat, care să conducă la atingerea
obiectivelor specifice fiecărui compartiment din cadrul organigramei instituţia Avocatul
Poporului, prin identificarea nevoilor de perfecţionare a pregătirii profesionale a personalului.
R2: Comisia de monitorizare are un rol fundamental în coordonarea procesului de actualizare
a obiectivelor și a activităților la care se atașează indicatori de performanță. Comisia trebuie să
monitorizeze riscurile, să prevină fraudele și să efectueze acțiuni de control pe linia celor ,,3E”,
la nivelul tuturor compartimentelor.

34
35

S-ar putea să vă placă și