II. Segunda Parte: Organización del sistema contable y sus elementos.

Unidad dos: El Sistema de Información Contable.

Enfoque sistémico

Partiendo de los conceptos de Sistema y Enfoque (Enfocar), necesitamos integrarlos de manera tal que
logremos una abstracción conceptual suficiente para representar una parte de la realidad, así lo hacen
otras ciencias como la Economía, la Astronomía, la Biología, etc. La abstracción la vamos a realizar a
través desde el Sistema de Información Contable (SIC) para informar sobre el ente al cual brinda sus
servicios y producto final, esto último será la información útil para la toma de decisiones y el control.

Una vez que tenemos mínimamente estos elementos podemos decir, que estamos en presencia del
Enfoque Sistémico Contable cuando la disciplina contable realiza una abstracción de la realidad con el
objeto de visualizar un ente, cualquiera sea su forma jurídica, dimensión y el carácter de su actividad,
como si fuera un sistema teniendo como objetivo trascendental informar de él sobre su situación
económica, patrimonial y financiera. De esta forma la disciplina contable a través de lo que se denomina
el sistema contable lograr su principal objetivo, generar información útil para la toma de decisiones y el
control.

La realidad de la que hablamos está dada por la organización en sí misma, a la cual presta sus servicios el
SIC, independientemente de la estructura orgánica que tenga, volumen de operaciones, fin que persiga
como unidad organizativa, lleve a cabo cualquier tipo de actividad. Esta realidad no es otra cosa que el
ente, conjunto de bienes, derechos y obligaciones pertenecientes a una persona individual o moral.

La contabilidad con un enfoque sistémico: implica considerarla un conjunto de elementos que se

combinan en forma interdependiente e interrelacionada, para alcanzar el objetivo fundamental de
obtener información financiera, útil para la toma de decisiones y el control.

Enfoque sistémico contable: ​proceso de abstracción que utiliza la disciplina contable para ver a una
organización como un sistema e informar de ella su situación económica, financiera y patrimonial.

Teoría contable

La teoría contable es el conjunto de principios, reglas, criterios, postulados, normas y técnicas que rigen
la contabilidad.

El objetivo de la teoría contable es producir información patrimonial y financiera para la toma de

decisiones.

Sistema contable

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Un sistema contable es un mecanismo formal para reunir, organizar y comunicar información financiera
sobre las actividades de una organización.

El objetivo es permitir el desarrollo del ​Proceso Contable.

Factores que afectan a la estructura:

− Necesidad de información contable.

− Recursos disponibles para la operación del sistema.

− El contexto económico donde va a operar la organización.

La contabilidad se relaciona con todas las funciones operativas.

Departamento, función y subsistema

Teniendo en cuenta como premisa que cuando hablamos del SIC nos referimos a una especie de sistema
de información, podemos claramente pensar que el Input y el output es siempre información. Si el SIC es
proveedor y cliente de información, también se comportan de la misma manera sus sistemas menores,
denominados para la contabilidad: subsistemas contables.

Los subsistemas contables son los sistemas menores que utiliza el enfoque sistémico contable para
representar la organización. Cuando hablamos de aquí de la organización, lo hacemos en sentido
genérico, por ende es inclusivo de los conceptos de empresa o ente sin fin de lucro, que consume el
producto final de la contabilidad que son sus informes.

Si decimos del SIC, cliente y proveedor de información, su materia prima (dato) y su producto final
(información) fluyen a lo largo y ancho de sus elementos y sistemas menores. Y dentro del enfoque
sistémico contable, la diferencia sustancial entre dato e información estará dado por su ubicación en los
subsistemas, si se encuentra en la entrada de un sistema menor será dato y si se encuentra en la salida
será información, y así sucesivamente y repetidamente mientras dure el proceso de información hasta
su producto final.

La información contable será producto en la medida que el SIC entrega “informes contables” a sus
usuarios - así denominado por casi la totalidad de la doctrina a los destinatarios de los informes
contables -, aunque usuario se denomina a los receptores de los servicios. Estaríamos en presencia de
un servicio que se materializa a través de un producto final denominado Informe Contable.

Los subsistemas contables representan las funciones, operativas o administrativas, de cualquier

organización visualizando a partir de ellos e informando de las variaciones patrimoniales que se
producen. Por ejemplo: toda adquisición de materia prima provoca una variación patrimonial, la función
compras está representada en el SIC por el subsistema de compras, por ello, este subsistema informa al
subsistema de Contabilidad General dicha transacción, ¿Cuáles pueden ser los canales de información?
En un medio manual, podrá integrarse por medio de lo que se conoce con el nombre de Minuta
Contable, pero si el medio es un soft bien podría integrarse automáticamente, integración significa
recibir – enviar información de un subsistema a otro.

Dentro del SIC fluye información contable, básicamente podría afirmarse que el centro de atracción o
aglutinador es el subsistema de Contabilidad General, en él se concentra la información para ser
procesada y lograr el producto final, los informes contables.

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Una vez que se entienda conceptualmente lo que es un “subsistema contable”, debemos diferenciar a
los mismos de la estructura organizativa. Sabemos que las funciones operativas básicas
(comprar-pagar-vender-cobrar) se presentan independientemente de la dimensión del ente, lo vamos a
encontrar tanto en un kiosco vecinal como en una compañía multinacional que cotiza en la bolsa de
Wall Street. Por ello, podemos afirmar que la estructura organizativa sí depende de la dimensión del
ente, difícilmente un kiosco este organizado con una gerencia general, gerentes operativos, de
producción, de cobranzas, etc., cuestión muy probable en una gran empresa. De esta manera la
separación en subsistemas contables no siempre será acompañado en paralelo por la estructura
organizativa, que queremos decir con esto, que el “subsistema contable de compras” frecuentemente
no estará acompañado por un departamento de compras o gerencia de compras y aunque así fuera, ese
departamento o gerencia lleva a cabo la función operativa, no una función contable, la misma siempre
debe ser llevada en el departamento o gerencia de contabilidad y ésta última está representada en el
SIC con el nombre de “Subsistema de Contabilidad General”.

De allí podemos afirmar las diferencias conceptuales que existen entre la función operativa, los
subsistemas contables y la estructura organizativa.

Función operativa: ​corresponde a las tareas básicas de cualquier organización, comprar – pagar –
vender – cobrar y el resto de las funciones que se desprenden de ellas. Con esto queremos decir que las
funciones operativas que se desarrollan en el ente sirven para la prosecución de sus fines y existen
independientemente de la dimensión de la organización.

Las funciones SIEMPRE existen, el subsistema depende de la existencia de una función.

Subsistema contable: ​representación de las funciones operativas por parte del Sistema de Información
Contable, donde fluye información contable, a partir de una exteriorización de variación patrimonial o
información cualitativa de interés.

Es decir que a partir del concepto de sistemas visualizamos al ente y sus funciones como si fuera un
sistema, con partes, actividades y con un fin determinado, que no es otra cosa que generar información
útil para la toma de decisiones y el control.

Estructura organizativa (organigrama): ​forma en la que se organiza la pirámide de decisiones y

actividades de un ente. Forma parte de temas de estudio de la ciencia de la administración y
básicamente esta estructura organizativa depende de la dimensión del ente. Es decir que se relaciona
con la distribución de funciones y autoridades, cuestiones ajenas al SIC que por lo mismo solo deciden
sobre todo ello los directivos de la organización. En la realidad no siempre existe una estructura
organizativa formalizada (organigrama de misiones y funciones), muchas veces podemos encontrar
informalidad en la asignación de autoridades y tareas a desarrollar y retornamos a lo mismo, depende
de las dimensiones de la organización.

Vinculación entre Subsistemas Contables

Los subsistemas contables se vinculan con información contable.

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La vinculación puede llevarse a cabo por un medio físico, como puede ser una minuta contable, un
comprobante tradicional o bien por un medio no físico, se da esto en el caso de la integración
automática por medio de un soft.

La vinculación puede tener una doble vía:

1. Vinculación interna del SIC: ​se presenta básicamente con el fluir de información entre los
subsistemas contables y el subsistema de contabilidad general.

Como el subsistema que concentra el flujo de información es el subsistema de Contabilidad

General, la información contable va desde los diferentes subsistemas contables a su centro de
reunión, por ello la vinculación contable tiende a una sola dirección, y es hacia el subsistema de
Contabilidad General en todos los casos, ahí este subsistema concentra, procesa y emite
información útil para la toma de decisiones y el control a través de los diferentes informes que
puede generar. Ahora bien, como el SIC es un sistema menor del Sistema de Información General
del ente, participa siempre en los informes que llegan a las manos de quien tiene la facultad de
decidir en el ente.

2. Vinculación externa del SIC: en este tipo de vinculación también estamos hablando de flujo de
información, en este caso, el SIC sale a obtener información del contexto, un ejemplo típico se da
cuando el SIC obtiene los índices de las variaciones de precios que utiliza para aplicar el mecanismo
de “Ajustes por inflación.”

En síntesis, la vinculación contable es todo flujo de información contable que circula entre los
subsistemas y el Sistema de Contabilidad General.

Ejemplos:

Subsistema de Compras – Proveedores y subsistema de Contabilidad General: ​La información que va a

fluir del subsistema de compras – proveedores será también sobre la compraventa mercantil, pero
ahora desde el punto de vista del comprador, interviniendo la documentación tradicional factura,
remito, nota de pedido, cotización, luego vendrá la financiación por cuenta corriente del proveedor.

Elemento portador de información:​ factura (u otro comprobante que haga las veces) y remito.

Comprobante registrable:​ factura o minuta contable si correspondiere.

OUT – PUT: ​desde el subsistema de compras – proveedores, informa la operación de compraventa

mercantil.

IN – PUT: ​recibe subsistema de contabilidad general, la información necesaria para el reconocimiento

contable de esa transacción.

Reconocer el costo no consumido de la compra, determinar los impuestos que correspondan y

contemplar el movimiento en la cuenta de proveedores que refleja la cuenta corriente mercantil.

El proceso contable

Podemos definir al proceso contable como un proceso continuo, que toma del contexto y de la empresa
datos dispersos, para transformarlos en información útil para la toma de decisiones y el control,
expresada en moneda de curso legal. Luego el sistema capta y procesa valuaciones de partidas.
Actualmente también suele suministrar datos en unidades físicas, u otras medidas además de la
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información monetaria para quienes gestionan al ente, sus propietarios y terceros que están
relacionados con el mismo o potencialmente podrían relacionarse en el futuro.

Se trata de enfocar a la contabilidad como un proceso que a partir de la recolección de datos referidos a
los elementos sobre los que debe informar, los convierte en informes contables.

Concepto amplio: ​es el conjunto de fases a través de las cuales el sistema contable obtiene y
comprueba información básicamente de índole financiera.

Concepto restringido: ​primero debe contar con un SIC organizado como requisito previo y
condicionante al logro de sus fines.

Todo sistema de información tiene entradas y salidas.

− Las ​entradas ​son los datos captados con motivo de transacciones y hechos sobre el patrimonio.
− Las ​salidas ​son informes para:
● La toma de decisiones.
● La vigilancia sobre los recursos y obligaciones del ente.
● El cumplimiento de ciertas obligaciones legales.

La transformación de datos de entrada en informes contables implica la ejecución de las siguientes

tareas:

− La captación de datos​ que podrían poner en evidencia hechos que la contabilidad debe registrar.
− Procesamiento de los datos.
− Producción de informes ​previstos por el sistema contable.

1. La captación de datos

La contabilidad debe registrar efectos de hechos que se producen debido a:

− Operaciones con terceros ​(compras, ventas, pagos, cobros)

− Hechos internos ​(transformación de bienes, estimaciones)
− Hechos del contexto ​(variaciones del mercado, política económica, tributaria, previsional).

Consecuentemente, el sistema contable debe estar organizado de tal modo que a él lleguen datos
verificables y completos sobre todos los hechos susceptibles de contabilización.

​Documentación respaldatoria

Debido a los tipos de información que la contabilidad procesa, la preparación manual de asientos puede
realizarse a partir de la lectura de:
− Formularios que el ente emite o recibe con motivo de:
a) Transacciones con terceros
b) Operaciones internas
− Documentos importantes (actas de asamblea y de directorio, escrituras, contratos, etc.)
− Informaciones confiables sobre hechos del contexto (cotizaciones de bienes fungibles, costos de
reposición de materias primas o mercaderías de reventa, ajuste de inflación, etc.)
− Salidas de otros sistemas computarizados o manuales (facturación, calculo de depreciaciones y
otros devengamiento, control de producción, etc.)

Estos elementos constituyen la documentación respaldatoria de los asientos, cuya obtención y

conservación interesa tanto por su carácter de ​input​ del sistema contable como porque:
− Es necesaria para que los auditores de los estados contables y los organismos de fiscalización
interna del ente puedan realizar su trabajo;
− Suele ser requerida por la legislación, incluyendo la impositiva y la previsional;

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− Puede ser útil como elemento de prueba en casos de controversias.

2. Procesamiento de los datos

Esta segunda etapa posee sub-etapas:

A. Control y examen de los datos captados.

B. Registración.

A. Control y examen de los datos captados

Recogidos los datos por medio de los comprobantes, es necesario su procesamiento, ejecutándose a
través de varias fases consecutivas. Pero antes se deben practicar los ​controles de entradas
pertinentes​, es decir, se controla que no falte ningún dato necesario, que todos los datos sean correctos
y que no hayan sido contabilizados anteriormente.

Una vez finalizado el control se procede a ​clasificar los datos​, estos mismos, recogidos del contexto o
dentro de la empresa, deben adoptar un criterio de ​sistematización​, cuya finalidad es identificar y
agrupar los datos en conjuntos homogéneos, y ordenarlos, teniendo en cuenta la manera en que la
organización tiene prevista su recuperación (generalmente para consulta).

La clasificación y agrupación de los comprobantes deberá estructurarse teniendo en cuenta el sistema

de procesamiento contable, y también las necesidades de la organización.

El ​“elemento humano” ​es imprescindible en esta etapa, ya que debe captar y analizar todo los datos de
cada comprobante, para determinar si produce o no una variación en el patrimonio de la empresa.

B. Registración de los efectos de los hechos y operaciones

En esta etapa los elementos materiales del sistema de mayor relevancia son:

− Cuentas.
− Registros.
− Medios de registración.

Los datos con efecto patrimonial objetivamente medibles, son volcados en registros cronológicos (libros
diarios y subdiarios) y sistemáticos (mayores y submayores).
Los registros contables son, al igual que los comprobantes, elementos integrantes del proceso contable.

3. Salida de información (Producción de informes).

En esta etapa los elementos materiales del sistema de mayor relevancia son:

− Prebalance.
− Informes de gestión.
− Estados Contables.

En esta última etapa se prepara y ordena la información contable procesada. Se obtiene la correcta
apropiación de elementos patrimoniales, según la pauta de devengamientos y se realizan los respectivos
ajustes. Por último se realiza la exposición de la información contable (Estados Contables).

Elementos del Proceso Contable

Con un enfoque sistémico en el sistema contable encontraremos:

Elementos Actividad Objetivos Interrelaciones

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− Elemento humano: es el elemento que desarrolla la acción, lo constituyen las personas que realizan
las diferentes tareas o funciones y se encuentran presentes en todas las etapas del proceso, con
diferente importancia relativa y capacidades relativas.

− Elementos materiales:​ son los soportes de la información.

● Cuentas:​ plan y manual de cuentas.

● Registros contables:​ principales y auxiliares.

● Comprobantes y formularios.

● Borradores de asientos.

● Sistemas de registración: ​directo o indirecto.

● Medios de registración:​ manuales o electrónicos.

● Normas contables.

− Elementos de control: son los que aseguran que el sistema ha captado los datos necesarios (control
de entrada). Que el procesamiento de los comprobantes ha sido correcto (control de
procesamiento) y que los saldos periódicos son correctos (control de salidas y consistencia de
saldos).

Sistematización

Introducción

El contar con fuentes de información confiables, veraces y oportunas que ofrezcan un criterio para la
toma de decisiones acertadas en beneficio de la empresa es el sueño de todo auditor, en este trabajo se
expone lo que son los sistemas de información contable.

Hoy día es indispensable la sistematización en áreas administrativas como contabilidad y finanzas,

mercadotecnia, recursos humanos, etcétera. Esto con la finalidad de entender la relevancia de las
herramientas disponibles.

E​n la sociedad de la información debido a los grandes avances tecnológicos en las telecomunicaciones y
más aún en la rama de la informática donde la velocidad y la conectividad juegan un papel de vital
importancia en las organizaciones que sin exclusión alguna operan transmitiendo y recibiendo
información día con día.

Concepto

Es la fase inicial del proceso general del proceso contable (en sentido amplio), en la cual se organizan los
elementos de la contabilidad para que ésta alcance su objetivo. La sistematización implica el
establecimiento de un sistema de información financiera, para lo cual es necesario seleccionarlo,
diseñarlo e instalarlo.

Etapas de la sistematización contable:

1. Selección:

Seleccionar el sistema de información financiera; Un sistema está integrado por un conjunto de

elementos, procedimientos y métodos específicos. ​Para seleccionar con un grado razonable de
adecuación el sistema de información contable, resulta necesario tener en cuenta:

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− Conocimiento de la entidad económica: investigar su actividad: marco legal, ejercicio contable,
políticas de operación, recursos con los que cuenta, organigrama.

− Elección del procedimiento para procesar los datos: se debe ponderar, la magnitud de la unidad
económica, volumen de operaciones, necesidad de información, costo de las maquinas y
posibilidades de mantener personal idóneo.

− Elección del sistema de registración.

− Elección del método de costeo.

2. Diseño:

Diseñar el sistema. Seleccionado el sistema, conforme a lo antes indicado, se pasa al diseño del sistema
y se tendrán en cuenta especialmente los siguientes elementos:

− Cuentas y plan de cuentas: lista clasificada de los conceptos que integran el activo, pasivo, capital,
ingresos y egresos de una entidad económica.

− Documentación fuente: instrumento físico de carácter administrativo que capta, comprueba,

justifica y controla transacciones financieras efectuadas por la entidad económica aportando los
datos para su procesamiento.

− Registros contables.

− Diagrama de flujos de documentos: tránsito que estos siguen desde su lugar de origen hasta su
arribo a las diferentes divisiones de la organización.

− Guía de procesamientos / Políticas contables: instructivo que señala el procedimiento para

registrar una operación desde su origen. Complemento del plan de cuentas.

− Sistemas de archivo: si se va a contar con una base de datos común, o cada subsistema va a tener
su propio archivo: pero además los datos van a estar en el sistema de contabilidad general.

− Lineamientos a atender para la preparación de informes: previsión de la información financiera

principal y adicional que requieren los decisores.

3. Instalación

Instalar los diferentes elementos para el SIC, significa poner en actividad los elementos seleccionados y
diseñados con anterioridad, teniendo en cuenta las pautas fijadas.

Una vez que los diferentes elementos se encuentran en condiciones de trabajar para el objetivo del SIC
estamos con posibilidad de poner en marcha el proceso contable.

Luego surgirán ajustes, nuevas necesidades de información, nuevos negocios o transacciones que
genere el ente, detección de errores y necesidad de solucionar, puntos de control, etc.

Sistema Contable

El sistema contable es una estructura organizada mediante la cual se recogen las informaciones de una
empresa como resultado de sus operaciones, valiéndose de recursos como formularios, reportes, libros
etc. y que presentados a la gerencia le permitirán a la misma tomar decisiones financieras.

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Un sistema de contabilidad no es más que normas, pautas, procedimientos etc. para controlar las
operaciones y suministrar información financiera de una empresa, por medio de la organización,
clasificación y cuantificación de las informaciones administrativas y financieras que se nos suministre.

Para que un sistema de contabilidad funcione eficientemente es preciso que su estructura y

configuración cumpla con los objetivos trazados.

Esta red de procedimientos debe estar tan íntimamente ligada que integre de tal manera el esquema
general de la empresa que pueda ser posible realizar cualquier actividad importante de la misma.

El diseño y las capacidades varían de una organización a otra y sus dimensiones y elementos dependen
del tamaño de la empresa u organización y de los requerimientos de información.

Los factores que afectan a la estructura de una organización son: necesidad de información contable y
recursos disponibles para la operación del sistema.

Funciones básicas del SIC:

− Interpretar y registrar​ los efectos de las transacciones del negocio.

− Clasificar los efectos de transacciones similares ​de tal forma que permita la determinación de
totales y subtotales de utilidad para la gerencia y utilizados por la contabilidad.

− Resume y transmite la información ​contenida en el sistema a quienes toman decisiones.

Tareas a cumplir por los Recursos Humanos

Tareas operativas

Tareas administrativas operativas

Tareas
− De alta gerencia.

− No rutinarias.

− No programadas.
Tareas contables de
decisión − No operativas.

Tareas administrativas y − Especiales.

Contables Tareas administrativas
contables

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 − Rutinarias.

Tareas contables de − Programadas.

operación
− Operativas.

− Ordinarias.

Tareas administrativas operativas: ​actividades o trabajos de carácter administrativo que no se

encuentran vinculados con algún elemento contable.

Tareas contables de decisión: ​son todas aquellas que deben ser realizadas por quien tiene la facultad de
tomar decisiones. En general se requerirá mayor especialización, conocimientos contables en su
conjunto, experiencia y conocimiento del ente. Están dentro de las políticas contables generales del
ente.

Tareas contables de operación: ​son todas aquellas que no requieren la facultad de decidir para llevarlas
a cabo. Pueden requerir un mínimo de conocimiento contable, conocimiento del medio de registración,
del soft. Están dentro de las políticas contables particulares del ente.

Las ​capacidades ​y ​actitudes ​dependerán del tipo de tarea asignada, las operativas necesitan menor
capacitación y la necesidad crece a medida que la complejidad de las mismas se incrementa.

Subsistemas

El término subsistema denota primeramente la subdivisión de un sistema. Para el enfoque sistémico

contable (ESC), un subsistema es la representación de una parte de la realidad de un ente vista por el
ojo del ESC.

Los subsistemas pueden partir de diferentes enfoques, el que utiliza la cátedra como punto de partida
las actividades básicas: comprar, pagar, vender, cobrar y en su caso producir, los vinculados con ellos
recursos humanos y activos fijos, más el aspecto integrador de la información contable.

Asi tenemos:

− Subsistema de compras y proveedores.

− Subsistema de ventas y clientes.

− Subsistema de fondos.

− Subsistema de Contabilidad General.

− Subsistema de producción, etc.

Papel del profesional en Ciencias Económicas

− Partícipe indispensable en el proceso de sistematización contable.

− Responsable de las funciones y tareas contables a ser desarrolladas en cualquier ente.

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− Capacitado para llevar adelante la teneduría de libros contables.

− Habilitado para emitir opinión de los informes externos (Estados contables).

− Controlador natural de todo proceso contable de un ente.

− Asesor contable, impositivo y financiero de cualquier organización.

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