DOCUMENTOS MERCANTILES

INTRODUCCIÓN
La creciente complejidad de las actividades mercantiles ha sido la causa de que los simples
acuerdos verbales se hayan sustituido desde tiempos muy remotos por la constancia escrita
de los pactos o acuerdos celebrados

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación

se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes
que han efectuado un convenio.
Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente
que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato

Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos

En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil

toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que
pueda utilizarse para:
a. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
b. Probar un hecho desde el punto de vista legal.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales
de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de
los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles

FLUJO EN LA GESTIÓN COMPRA

1. Solicitud o requisición:
El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercancías que
necesiten él, o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante
solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se
transmita la adquisición de las mercancías en las cantidades que dichos documentos
indiquen. Es decir todo parte por una necesidad.

2. Cotización: Si la empresa no tiene acuerdos comerciales con proveedores

referenciados o que se hayan adjudicado el contrato de abastecimiento de
mercaderías específicas, se debe realizar la cotización con varios proveedores y
seleccionar a aquel que de mejores condiciones de precio, tiempo de despacho y
calidad de materias primas.
Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los
distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofrezca,
como es natural, las condiciones más favorables.

3. Orden de compra: Su finalidad es documentar en un formulario propio toda

adquisición autorizada por la empresa.
Consiste en una orden escrita que se da al representante del proveedor. Recordar
que la orden de compra debe contener precios, unidades, especificaciones técnicas
del producto, plazos , formas de pago y en general toda aquella información
importante para la adquisición del producto.

4. Guía de Despacho
Es un documento que se emplea en el comercio para enviar las mercaderías
solicitadas por el cliente según su Nota de Pedido u Orden de Compra.
Reemplaza a la Factura solo para efectos de transporte.
La factura puede ser emitida con posterioridad o a fin de mes.
No tiene carácter tributario, es decir no debe consignar el IVA, solo el detalle de
cantidades, materias primas y PRECIOS NETOS.
Según necesidad de la Empresa sirve para que el comercio tenga testimonio de los
artículos que han entregado en las condiciones solicitadas y aprobado por el
departamento de venta. Además con esta guía la persona que va a recepcionar puede
cotejar si lo solicitado corresponde a lo que se esta recibiendo.

5. Factura
Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas, debe contener los
nombres y domicilios tanto del vendedor como del comprador, Rut, Giro, fecha,
condiciones de pago, instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y
precios netos de las mercancías, IVA (19%)
Es un documento tributario de compra y venta que registra la transacción comercial
obligatoria y aceptada por ley.
Se emite generalmente en triplicado.
Este comprobante tiene para acreditar la venta de mercaderías u otros afectos,
porque con ella queda concluida la operación.
La factura tiene por finalidad acreditar la transferencia de bienes, la entrega en uso o la
prestación de servicios cuando la operación se realice con sujetos del Impuesto General a las
Ventas que tengan derecho al crédito fiscal. Asimismo cuando el comprador o usuario lo
solicite a fin de sustentar gastos y costos para efecto tributario y en el caso de operaciones de
exportación.
6. Nota de Crédito

Si las mercancías llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se

comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio que
haya cargado el proveedor.
La nota de crédito es a favor del comprador.

7. Nota de Débito:
Este documento se genera cuando en la factura no se ha realizado algún cargo
específico como flete o se indica un valor menor de la mercadería entregada.
Por lo tanto, la nota de débito es a favor del proveedor.

Boleta de Venta:

La boleta de venta tiene por finalidad acreditar o respaldar la transferencia de bienes,

la entrega en uso o la prestación de servicios en operaciones con CONSUMIDORES
FINALES. EL IVA EN LAS COMPRAS Y LAS VENTAS

IVA DÉBITO FISCAL:

• Cuando una empresa VENDE mercaderías, tiene que cobrar al cliente un precio que
incluya el valor de la mercadería más el Impuesto al Valor Agregado.
• Precio de Venta = Valor Venta neto + 19% IVA
• Valor de venta neto = 5.000
• + IVA (19%) = 950
• Precio de Venta (Bruto) = 5.950

El IVA incluido en la venta actúa como un PASIVO, por tanto, la Empresa debe enterar este
Impuesto al Fis

IVA CRÉDITO FISCAL:

• Cuando una empresa COMPRA mercaderías, tiene que pagar un precio que incluye
el valor NETO de la mercadería, más el Impuesto al Valor Agregado.
• Precio de Compra = Valor compra neto + 19% IVA
• Valor de compra neto = 1.000
• + IVA (19%) = 190
• Precio de Compra = 1.190

Este IVA actúa como ACTIVO y queda a favor de la Empresa.

Recordar que nota de crédito o debito se utiliza solamente si es necesario dependiendo de la
situación..

PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA RECEPCIÓN

El recibo de la mercadería deberá efectuarse dentro de los horarios previamente

establecidos, los cuales serán notificados a los proveedores.
Se pedirá a los proveedores que facturen por separado las bebidas y los alimentos,
para efectos de un mejor control de cada uno de esos productos.
Se verificará que los productos vengan acompañados de original y copia de sus
facturas o guías de despachos.

Los documentos anteriores vendrán de acuerdo con lo estipulado en las órdenes de

compra.
Como referencia para la recepción de las mercaderías se provee la siguiente tabla de
control

CONTROL DE TEMPERATURA

PRODUCTO TEMPERATURAS TOLERANCIA

ENTRE
Pescados frescos, Entre 0°c y 2°c Hasta 2°c
crustáceos, moluscos
en hielo

Pescados frescos, Entre 0°c y 4°c Hasta 6°c

crustáceos, moluscos
al vacío

Carnes , charcuterie Entre 0°c y 4°c Hasta 6°c

Ovoproductos Entre 0°c y 4°c Hasta 6°c
Mantequilla productos Entre 0°c y 6°c Hasta 6°c
lácteos
 Quesos Entre 0°c y 8°c Hasta 10°c
Productos congelados Entre 0°c y -18°c Hasta –15°c

MODIFICACIONES EN LAS FACTURAS

Cuando las facturas o guías de despacho difieran en cuanto a calidad, cantidad o
precio, de lo estipulado en la orden de compra, al momento de recibir la mercadería,
el bodeguero o almacenista deberá avisar de inmediato al proveedor, a fin de acordar
la(s) modificación(es) pertinente(s)

ALMACENAMIENTO DE LAS MERCADERÍAS

Lograr por medio de sistemas planificados y llevados a la práctica, el cuidado y buen
manejo de las mercaderías, evitando daños y pérdidas en el almacén.

EL ALMACENAMIENTO COMO FACTOR DETERMINANTE

Está comprobado que cuando existen:
- Zonas bien planificadas,
- Procedimientos estrictos,
- Orden en la clasificación de las mercaderías,
Da como resultado, operaciones eficaces que aportar utilidades a la empresa.

SISTEMA ESPECIAL PARA EL CONTROL DE LAS CARNES, POR

MEDIO DE ETIQUETAS

Las carnes son los productos que tienen mayor movimiento y, a la vez, son los de
mayor valor, dentro del área de alimentos, es necesario llevar un control más estricto,
para lo cual se utiliza el sistema llamado "control por etiquetas de carnes", que
consiste en lo siguiente:
 Al llegar el producto al almacén y después de haber sido verificado, pesado y
comparado con los estándares de compra, el almacenista de inmediato llena la
etiqueta correspondiente a cada producto recibido como son: carnes rojas, carnes
frías, aves, pescados, mariscos, etcétera.

El almacenista llenará los conceptos impresos en la etiqueta con los datos

provenientes de la factura recibida. Éstos son:
 Corte, Peso, Precio unitario, Importe, Proveedor, Fecha de recibido.
HERRAMIENTAS PARA CONTROLAR LAS MATERIA PRIMA
DIRECTA
1. Tarjetas de existencias:; son registros que permiten llevar las entradas y salidas de
materias primas en unidades y valores.

Métodos de valorización de existencias:

FIFO
LIFO
PMP
Niveles de Existencias para el cálculo de los niveles de existencia:
- CONSUMO
- TIEMPO DE REPOSICIÓN
- STOCK DE SEGURIDAD

2. Los niveles de existencias; consisten en determinar la cantidad en unidades

físicas (kilos, litros, piezas, toneladas, etc.) que debe tener la empresa almacenada en
su bodega. Las variables a considerar

NIVELES DE EXISTENCIAS
- Mínima =(consumo máximo x tiempo de reposición máximo) + stock de seguridad
- Crítica = existencia mínima - (consumo promedio x tiempo de reposición promedio)
- Máxima = (( existencia mínima - (consumo mínimo x tiempo de reposición mínimo))
+LEC

LEC = Lote Económico de Compra