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Negociación con Proveedores

Ingrid Camila Carabali Martínez, Yulman Gabriel Aponte Gaviria, Luis Carlos

Martínez Parra

Facultad De Ciencias Empresariales, Fundación Universitaria Unipanamericana

Técnico Profesional en Procesos Administrativos

Alexander Ovidio Tobar Gómez

29 de agosto del 2020

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Contextualización

El proceso de globalización de las economías ha generados cambios de todo nivel, ello también
se ve reflejado en las formas de negociación que las empresas entablan en el mercado con otras,
que pueden ser colaboradoras o competidoras entre sí. Hoy día es común que empresa
colombiana tenga proveedores de cualquier parte del mundo, sin necesidad de viajar a ese país a
traer las materias primas o insumos. Esos cambios han hecho que también cambien las formas
de relacionarse con el proveedor. Atrás quedaron esos tiempos en que se negociaba para saber
quién ganaba más en la transacción y en que no importaba si el cliente se perdía. La forma de
hacer negocios hoy, es a través de relaciones mutuamente beneficiosas para las dos partes,
generando vínculos de e largo plazo con una filosofía del “gana-gana”, teniendo en cuenta que
tanto el comprador como el vendedor son importantes dentro de la negociación y que ello, a su
vez se verá reflejado en la calidad de los productos que se le ofrecen al consumidor final La
relación que se establece con los proveedores empieza desde su escogencia, es decir, desde que la
empresa define cuáles son los criterios de selección que se fija para escogerlo luego de establecer
el vínculo comercial, definir cuáles van a ser esas condiciones de negociación que regularan la
transacción, también es importante, durante y después de dicha negociación hacer un
seguimiento y evaluación del proveedor con el fin de determinar si éste debe continuar las
relaciones comerciales de la empresa; a su vez, el comprador, debe entender que el proveedor es
un socio más, que lo financia y determina en gran medida la calidad de los productos que se
ofrecen en el mercado, de esta forma se genera un clima de confianza y apoyo entre las dos
partes.
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Introducción

La selección de proveedores es una actividad que realizan todas las empresas con el fin de
abastecerse de materias primas o de otros productos. Dicha actividad siempre está orientada
hacia el producto final, ya que una mala selección de proveedores afecta a la calidad del
producto, retrasa las entregas y daña la empresa.

Una manera de proteger a las empresas de los efectos de un proveedor incumplido es añadir
cláusulas de incumplimiento al contrato que firman las dos partes, para garantizar que se
mantengan los estándares de calidad que la empresa necesita en el tiempo que la empresa lo
necesita. Sin embargo, estas cláusulas de incumplimiento están enfocadas a que un proveedor
falte a un compromiso establecido anteriormente, lo que quiere decir que se desconfía del
proveedor.

Es posible revertir esta posición y simplemente enfocarse en la selección de un proveedor.

Ciertamente tener proveedores malos impacta de manera negativa los productos y la imagen de
la empresa, lo que es una gran motivación para asegurarse que los proveedores que se escojan
sean los más idóneos. Con este fin las empresas grandes invierten tiempo y recursos (humanos)
para el desarrollo de políticas, procedimientos y métodos que guíen el proceso de selección de un
proveedor; pero algunas veces las empresas más pequeñas no tienen la visión para desarrollar
metodologías para la selección de proveedores.
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1. OBJETIVOS

1.1. OBJETIVO GENERAL

Desarrollar una metodología para la selección y evaluación de nuevos proveedores en una
empresa.

1.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

-Crear un protocolo de búsqueda de los proveedores en bases de datos confiables.

-Desarrollar una plantilla de una base de datos, que permita encontrar información relevante de
los proveedores de manera rápida y efectiva.
-Desarrollar una matriz de evaluación, donde se pondere una calificación que permita tomar una
decisión.
-Redactar un documento que condense la metodología para buscar y seleccionar proveedores
para una empresa.
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Actividad

Una vez se ha reunido con su jefe y se ha hecho estudio del documento presentado, pasa a
revisión por parte de Doña Tatiana y sus hijos. Aunque se muestran bastante satisfechos con los
cambios propuestos por usted, surge una nueva situación. Al revisar las cifras, reúne de nuevo el
equipo directivo, concluyendo que la Compañía se ha enfocado en el desarrollo de tecnología y
en ofrecer calidad en los productos, pero no ha considerado establecer una colaboración cercana
con sus proveedores. En el medio, la calidad y tecnología son aspectos ‘clave’ para la empresa.
Sin embargo, actualmente el mercado está cambiando y la compañía enfrenta una fuerte
competencia en donde el precio se ha convertido en un factor determinante para mantener una
posición competitiva en el sector. Con el propósito de mantener su posición en el mercado, la
compañía ha iniciado un programa para revisar la estrategia de colaboración con proveedores
con el fin de identificar oportunidades y reducir costos. El departamento de compras, que se
encuentra a su cargo, ha llevado a cabo un análisis de la clase de relacionamiento que se tiene
con los proveedores. Se ha encontrado que, al momento, no existe una base o lista de ellos para
realizar las negociaciones, ya que éstas se hacen de forma esporádica y dependiendo la
temporada en que se necesiten. Adicionalmente usted realizó una investigación de los
proveedores con quienes más se negocia, de acuerdo con las categorías de productos que más se
consumen en la empresa; para ello, presenta la siguiente información que se ha levantado en el
proceso:
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Como resultado de esta junta, se solicita adicionar un nuevo capítulo al informe técnico
presentado la semana anterior, esta vez desarrollando el tema proveedores, en el cual debe
indicar:

1-Clasificación de proveedores: De acuerdo a la tabla 3: “información

disponible de los proveedores empresa Pasitos SAS” clasifique según la
escala de calificación a los 4 proveedores que nos ofrecen cueros y adornos
(tabla 3) para tomar la decisión de compra teniendo en cuenta criterios de
precios y condiciones, acorde con las políticas y estrategias de la empresa.

Nota: Descárguela la guía en Excel para clasificar a los proveedores (Modelo clasificación de
proveedores, la cual está en el curso virtual Actividad de aprendizaje 1 etapa 2) y ubique cada
proveedor según su descripción para obtener su puntuación

2- Criterios de selección y Condiciones de negociación con proveedores:

Incluir a) criterios de selección de proveedores y b) condiciones de
negociación que se deben tener presentes al momento de entablar una
negociación para lograr relaciones de largo plazo con los proveedores.

3-Relación entre la función de compras y la gestión empresarial: Elabore un

esquema que represente la relación entre la función de compras y las áreas
funcionales de la empresa para llevar a cabo la gestión de los recursos.
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Tabla de Contenido

Introducción......................................................................................................................................3
1. OBJETIVOS.............................................................................................................................4
1-Clasificación de proveedores: De acuerdo a la tabla 3: “información disponible de los
proveedores empresa Pasitos SAS” clasifique según la escala de calificación a los 4 proveedores
que nos ofrecen cueros y adornos (tabla 3) para tomar la decisión de compra teniendo en cuenta
criterios de precios y condiciones, acorde con las políticas y estrategias de la empresa.................9
2- Criterios de selección y Condiciones de negociación con proveedores: Incluir a) criterios de
selección de proveedores y b) condiciones de negociación que se deben tener presentes al
momento de entablar una negociación para lograr relaciones de largo plazo con los proveedores.
........................................................................................................................................................14
3-Relación entre la función de compras y la gestión empresarial: Elabore un esquema que
represente la relación entre la función de compras y las áreas funcionales de la empresa para
llevar a cabo la gestión de los recursos..........................................................................................17
[PDF] Selección de proveedores usando el despliegue de la función de calidad difusa
................................................................................................................................................19
[HTML] Análisis de decisiones en la selección de proveedores de tecnologías de la
información: una revisión sistemática..............................................................................19
La selección de proveedores, elemento clave en la gestión de aprovisionamientos. .19
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1-Clasificación de proveedores: De acuerdo a la tabla 3: “información disponible de

los proveedores empresa Pasitos SAS” clasifique según la escala de calificación a
los 4 proveedores que nos ofrecen cueros y adornos (tabla 3) para tomar la
decisión de compra teniendo en cuenta criterios de precios y condiciones, acorde
con las políticas y estrategias de la empresa.

La evaluación de los proveedores es uno de los requisitos menos asimilados por las
organizaciones que implementan la norma ISO 9001:2000. Es habitual que la traducción de este
requisito se refleje en el mantenimiento de documentos, llamados “Evaluación de proveedores”,
donde cada cierto tiempo se pone nota a los proveedores basándose en los criterios más variados
y que no son utilizados. Si la norma no se aplica a cabalidad, puede deberse a:
-La Norma requiere algo que perjudica a la empresa o que no funciona con la actividad.
-Interpretación equivocada de lo que la Norma pide. Probablemente se observa su aplicación
desde una perspectiva limitada.
-No se es capaz de trabajar de acuerdo con el modelo ISO 9001:2000.
Implementación de un buen sistema de evaluación de proveedores:

Es necesario advertir que no todos los sectores de actividad y coyunturas permiten a una
organización sacar el mismo provecho a un sistema de evaluación de proveedores. De hecho, se
podría decir que en algunos casos el beneficio puede ser casi nulo. Por ejemplo, hay casos en los
cuales más que ser evaluados, lo que le conviene a los proveedores es formación y ayuda.
También se puede presentar tener como proveedores a organizaciones con mucha fuerza, contra
las cuales vale de poco la evaluación, y más la persuasión o la diplomacia.
también se puede dar la posibilidad de disponer de un único proveedor, con el cual más vale
proporcionarle apoyo extra. La evaluación tiene como objeto calificar a un grupo de proveedores,
y así seleccionar aquellos que cumplen los estándares de calidad, y descartar aquellos que son
declarados “no aptos”. La Organización debe evaluar y seleccionar a los proveedores en función
de su capacidad para suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización.

-Clasificación de proveedores
1-Surticueros
2-Cueros ACME
3-Mil adornos
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4-Adornos ya

Definición de fuentes confiables

Aplicando la metodología del Protocolo de búsqueda de proveedores, se remitirá a las siguientes
fuentes de información:
-Formulario para la evaluación y certificación de proveedores

Productividad
Los ítems de Productividad están enfocados a la capacidad de producción.
Surticueros

Cueros ACME
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Mil Adornos

Adornos Ya

Calidad
Los ítems de Calidad hacen referencia a los documentos que respaldan que las piezas fabricadas
por el taller se atienen a los requerimientos de diseño.
-Certificado de Calidad ISO 9001 (ICONTEC)
-Certificado de Calidad de la pieza vs requerimientos de diseño: Certificado expedido por la
empresa (o un tercero) que garantiza que se cumplen todas las propiedades especificadas por el
cotizante.
-Departamento de metrología: Hace referencia a la capacidad que tiene el proveedor para ejercer
una serie de controles sobre las dimensiones de la pieza a lo largo del proceso de maquinado.
Este puede ser interno o externo (empresa que presta el servicio).
-Certificado de gestión ambiental ISO 14001 (ICONTEC)
-Certificado de calidad ISO 9001 para el proveedor de los materiales

Surticueros
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Cueros ACME

Mil Adornos

Adornos Ya

Servicio
Los ítems de Servicio están orientados a la interacción entre el taller y el cotizante, haciendo
énfasis en la solución de problemas y disponibilidad de recursos para agilizar el desarrollo del
proyecto.

Adornos Ya

Cueros ACME
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Mil Adornos

Surticueros

Matriz de evaluación del proveedor

Con esta matriz final podemos clasificar los proveedores que son aprobados.

Surticueros

Cueros ACME
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Mil Adornos

Adornos Ya

RECOMENDACIONES Y CONCLUSIONES

-Se presentó una metodología para buscar y seleccionar proveedores para compra el cual fue
MIL ADORNOS.
-Se desarrolló una plantilla para una base de datos, que almacena información relevante de los
proveedores, permitiendo encontrar información de estos de una manera rápida y efectiva.
-Se desarrolló un método para evaluar a un proveedor calificando un conjunto de criterios
mediante el uso de matrices de evaluación, en la cual se compara al proveedor con un proveedor
ideal.
-Se entregaron un Generador de plantillas y un Manual de uso, con el fin de automatizar el
proceso de creación de las matrices de evaluación.

2- Criterios de selección y Condiciones de negociación con proveedores: Incluir a)

criterios de selección de proveedores y b) condiciones de negociación que se deben
tener presentes al momento de entablar una negociación para lograr relaciones de
largo plazo con los proveedores.

a) criterios de selección de proveedores

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Se establecen los siguientes criterios de selección de los proveedores los cuales se deben seguir
con rigurosidad al momento de realizar este proceso:
1. Estudiar los argumentos de ventas y las cotizaciones del proveedor, estas se deben
acoplar al presupuesto que se tiene para realizar las compras y el proveedor siempre debe
mantenerlas para ser parte del grupo de proveedores de la empresa.

2. Realizar un estudio detallado de la trayectoria dentro del sector que el proveedor posee,
así mismo se debe revisar el conocimiento que tiene de su portafolio de productos ya que
se necesitan obtener materiales y materias primas de primera calidad.

3. Estudiar la variedad de precios que ofrece el proveedor por sus productos, estos deben
estar acorde a los establecidos en el mercado, los precios se deben acoplar a los costos de
presupuestados en la planeación.

4. Realizar una evaluación detallada de la situación económica de los proveedores, este es

un punto importante en la medida que esta siempre sea estable, esto determinará
que podamos tener un abastecimiento constante de materias primas e insumos y
adicionalmente que la calidad en el suministro se mantenga en un nivel acorde con el
esperado y no se vea disminuido por una necesidad de la empresa por bajar los costos de
producción.

5. Realizar el estudio de las garantías que se otorgan, como se pueden hacer efectivas,
cuáles son los casos para aplicarlas, la duración de estas, la capacitación que pueda dar el
proveedor en el manejo de los productos y la política de devoluciones.

6. Realizar un estudio de los certificados de calidad con los que cuente el proveedor para
garantizar el suministro de materias primas e insumos, verificando que estos posean
altos estándares y respaldados por procesos adecuados y avalados por un tercero, con
esto se pueden minimizar posibles riesgos que pueden salir muy costosos bien sea porque
pueden poner en peligro la marca y su reputación, o porque pueden retrasar y generar
inconvenientes en los procesos de producción.

7. Estudiar la capacidad del proveedor para hacer uso de herramientas tecnológicas que
aumenten la calidad de los insumos. Pero no sólo eso. También se deben evaluar sus
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instalaciones, sedes físicas y redes de distribución y comercialización, estos factores

determinan en gran medida la gestión y la calidad final.

8. Hacer un estudio de los tiempos de entrega que maneja, verificando que se acoplen a los
tiempos de planeación realizados para la producción realizados por la empresa, estos
tiempos deben ajustarse para no realizar una reprogramación afectando los compromisos
de entrega a los cuales se ha comprometido la empresa con sus diferentes clientes.

9. Evaluar las formas de pago que puede ofrecer el proveedor, también verificar si este
ofrece descuentos por pronto pago o cuál es el plazo máximo de pago sin recargo.}

10. Realizar una evaluación al detalle de los proveedores y estudiar su ubicación, ya que
debemos tener en cuenta los tiempos de desplazamiento para la entrega de los productos
y así mismo no afectar nuestro lead Time, si se contrata un proveedor en una ciudad
lejana los tiempos de desplazamiento por tierra serán muy altos, o los costos por
transporte aéreos serán muy costosos.

b) condiciones de negociación que se deben tener presentes al momento de entablar una

negociación para lograr relaciones de largo plazo con los proveedores:
Se establecen las siguientes condiciones de negociación con los proveedores:
1. Descuentos básicos: Descuentos por compras superiores a 1000 unidades de la misma
referencia reflejadas en la factura de venta o en la factura del siguiente mes, o descuentos
por compras superiores a 5 millones de pesos durante los meses siguientes realizando la
fidelización del proveedor y del cliente.

2. Formas de pago: Descuentos del 20% por pronto pago realizado en las compras del
cliente, adicional a esto servicio de asesoría de manejo y manipulación de la mercancía,
plazo de 90 días para el pago de la factura, si esta se paga antes de 60 días se realizará un
descuento del 5% en la factura.

3. Despacho: el despacho se debe realizar desde las bodegas del proveedor hasta nuestras
bodegas, se debe garantizar la calidad y preservar la calidad de la mercancía solicitada,
adicional los costos de transportes corren por cuenta del proveedor, la póliza de
aseguramiento de la mercancía debe estar vigente y corre por cuenta también del
proveedor.
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4. Tiempo de entrega: plazo máximo de entrega 3 días hábiles después de aprobada la orden
de compra y de la realización del pedido al proveedor, en caso de que se necesite una
extensión en el tiempo de entrega se deben evaluar las indemnizaciones correspondientes
por incumplimiento y retrasos.

5. Condiciones de devolución: las condiciones en el manejo de las devoluciones por parte

del proveedor deben estar sujetas a las siguientes situaciones:

 Averías: cuando la avería es generada por parte del proveedor se generará la

devolución y nosotros correremos con los gastos de transportes, adicional a esto
los costos por los cambios de la mercancía averiada.

Si la avería fue generada por el proveedor se generará una reclamación formal y se

realizará la devolución de la mercancía, adicional a esto contará con 24 horas para
realizar la entrega de los cambios en nuestras instalaciones.
 Cambios de presentación: si se presentan cambios en las presentaciones de la
mercancía el proveedor deberá recoger la mercancía con la presentación antigua y
de inmediato realizar la entrega de la nueva presentación, no se debe generar
costos adicionales por parte del proveedor y los costos adicionales que se generen
corren por cuenta de este.

 Sobrantes: la mercancía se debe entregar verificada por parte del proveedor, en

caso de que se generen sobrante de esta se realizara la devolución, el proveedor
correrá con los gastos generados por la devolución de esta mercancía.

 Precios: se generará devolución en el caso que se realicen cambios de precios sin

previo aviso y estos se vean reflejados en la factura, adicional a esto se multara al
proveedor por no mantener los precios fijados al momento de la realización del
pedido.
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3-Relación entre la función de compras y la gestión empresarial: Elabore un

esquema que represente la relación entre la función de compras y las áreas
funcionales de la empresa para llevar a cabo la gestión de los recursos.
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Bibliografía

[PDF] Procedimiento para la evaluación de proveedores mediante técnicas multicriterio

WA Sarache, CH Montoya, JC Burbano - Scientia et technica, 2004 - redalyc.org

[HTML] Selección de proveedores basada en análisis dimensional

JLG Alcaraz, AA Iniesta, AAM Macías - Contaduría y administración, 2013 - Elsevier

[PDF] Revisión de los métodos, modelos y herramientas existentes para

la selección de proveedores
LV Gallego, E Giraldo - Linköpings Universitet, 2011 - academia.edu

[PDF] Selección de proveedores usando el despliegue de la función de calidad difusa

JC Osorio, DC Arango, CE Ruales - Revista EIA, 2011 - redalyc.org

[HTML] Análisis de decisiones en la selección de proveedores de tecnologías de la información:

una revisión sistemática
L Grossi, JA Calvo-Manzano - RISTI-Revista Ibérica de Sistemas e …, 2011 - scielo.mec.pt

La selección de proveedores, elemento clave en la gestión de aprovisionamientos

M Gil Torrijos - 2018 - digibuo.uniovi.es