Universidad tecnológica de Pereira

Administración Industrial

Profesor

Noveno Semestre

Procesos Administrativos

Presentado por:

Fabián Mauricio Olivar Lotero

Juan Fernando Caicedo

Julieth Meneses

Pereira 2011
 1. Introducción

El actual ritmo de la economía y sus implicaciones en cada uno de los aspectos sociales
han obligado a muchas personas a pensar que la búsqueda de empleo no es la única
opción para sobrevivir en este mundo que cada vez nos ofrece menos oportunidades de
vida y que con el pasar del tiempo nos presenta una calidad de vida más vulnerable, a esto
debemos sumar los altos índices de desempleo que se presentan en la actualidad, los
demandantes horarios a los que nos vemos sometidos cuando encontramos un empleo, a
la sobrecarga de responsabilidades y por supuesto los niveles salariales tan bajos que se
manejan en nuestra economía, por eso es que cada vez mas y con el pasar del tiempo se
ve en la creación de empresa o una opción de vida para muchas personas , tal es el caso
de este grupo de trabajo que vio en esta alternativa como la oportunidad de lanzar un
producto al mercado y emplear todos aquellos conocimientos adquiridos atreves de los
estudios y ver en esta empresa la posibilidad de gozar de un buen empleo para nosotros y
las diferentes personas que directa o indirectamente hagan parte de esta futura
organización.

La idea con este proyecto es desarrollar la fabricación, distribución y comercialización de

una bebida elaborada a través de la panela y que recibirá el nombre comercial de
PANELON, por lo cual a lo largo de este documento se estará hablando de esta bebida y la
consolidación empresarial que esta trae consigo.
 2. Empresa

2.1 Junta Directiva

Está conformada por tres socios con la siguiente participación:

Fabián Olivar 34%

Julieth Meneses 33%

Juan Caicedo 33%

Dentro de las obligaciones de la junta directiva se tienen las siguientes:

 Reuniones mensuales, estas tendrán una duración de un día y se realiza antes de los
primeros cinco días de cada mes.
 La junta directiva revisara los estados financieros de la compañía y establecerá acciones
cuando así lo estimen conveniente.
 Siempre bajo cualquier circunstancia se buscara tomar acciones que propendan beneficio
de la compañía.

2.2 Gerente general

 Coordinar de manera general todas las áreas de la compañía

 Tomar decisiones que encaminen al bienestar de la empresa mediante el resultado de los
estados financieros y los indicadores de venta
 Convocar y consolidar nuevas alianzas con compradores y proveedores potenciales y que
sean de interés para la compañía.

2.3 Comercial

El producto a vender es una bebida con base en panela, inicialmente el producto se comercializara
en botellas plásticas de 400 ml con un precio sugerido de $1000, como principales ventajas se
obtienen las siguientes:

 Bebida de origen Natural

 Buenos practicas de Calidad
 Precio asequible

El producto principalmente se distribuirá en las tiendas de barrio y algunos supermercados de la

ciudad de Pereira y como meta de la compañía durante los primeros tres meses se espera vender
alrededor de 100000 unidades mensuales, la cual se espera que se vaya aumentando con el pasar
del tiempo.

El producto se publicitara mediante afiches en las tiendas, redes sociales y algunas cuñas radiales
y televisión de carácter local.
2.4 Área administrativa y financiera

Con respecto a la nomina PRACOL S.A.S tiene adscritos un total de 22 empleados divididos de la
siguiente manera:

N°
Cargos de la Compañía Personas
Gerente General 1
Gerente área Comercial 1
Vendedores 3
Jefe de Publicidad 1
Gerente área administrativa y financiera 1
Jefe de Contabilidad y costos 1
Jefe de Talento Humano 1
Gerente área técnica y de producción 1
Jefe de almacén y materias primas 1
Jefe de Producción y Calidad 1
Operarios 8
Conductores 2
22

2.4.1 POTESTADES Y FUNCIONES

Gerente Área Administrativa y Financiera:

 Administrar el presupuesto de la organización.

 Control de los activos.
 Control y seguimiento a los costos.
 Evaluación del entorno económico.
 Supervisión del pago de nómina y proveedores.

Gerente Área Técnica y de Producción:

 Optimización el uso y disposición de las materias primas.

 Planeación y control de la producción
 Coordinación y ejecución del plan de producción
 Gestión de alianzas con proveedores certificados en la medida de lo posible.

Gerente Área Comercial y Mercadeo:

  Crear y dirigir estrategias comerciales y de marketing.
 Definir las prioridades del equipo de trabajo y las rutas de mercadeo a seguir.

2.4.2 Constitución Jurídica

Esta empresa estará establecida jurídicamente bajo la denominación S.A.S, es decir será una
sociedad por acciones simplificada, la cual estará conformada por tres socios los cuales son los
miembros de la junta directiva.

2.4.3 sistema contable

Para los efectos contables en cuanto al costo se utilizara la metodología de costos ABC.

2.4.4 Administración de la información

Para la administración de la información se trabajara bajo el programa de oficce 2007.

2.4.5 Seguridad industrial

Con respecto a la seguridad industrial nos afiliaremos a la ARP de la administradora Colmena.

2.5 Área técnica y de producción

2.5.1 Características del producto

El producto como se dijo anteriormente está hecho con base en panela natural, jugo de naranja y
zumo de limón, que hacen de este un producto de origen natural y por los ingredientes que llevan
un producto económico y de fácil adquisición por los clientes.

2.5.2 Características de empaque

El producto se comercializara en un empaque de botella plástica con un contenido de 400 ml, el

cual poseerá una tapa elaborada en el mismo la cual permitirá abrir y destapar cuando el
consumidor así lo requiera.

2.5.3 Cantidad de producción

Se tiene como principal meta vender en los primeros tres meses, después del lanzamiento de la
bebida 100000 unidades, con un plan de producción distribuido de la siguiente manera:

Semanas S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S11 S12

Cant. 8000 10000 10000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 8000 100000
Prod.

Nota: el lanzamiento del producto se realizara en la tercera semana de la etapa de producción,

para lo cual para ese momento ya se deberá tener producción hecha para ser distribuidas en las
tiendas, estas distribuciones comenzaran a realizarse a partir de la segunda semana.

2.5.4 Garantía del producto

Por tratarse de un producto perecedero, este tendrá una fecha de vencimiento que oscila en unos
10 meses después de la fecha de fabricación del lote

3. Creación de Empresa

En lo recorrido de este trabajo ya es posible tener una idea acerca lo de lo quesera este proyecto,
por esto que es a partir de ahora que nos enfocaremos en los pasos que se den tener en cuenta al
momento de volverla una realidad, y empezaremos constituyendo primero que todo la parte legal
para así de esta forma saber nuestros alcances y aplicaciones en un mundo empresarial tan
competitivo en la actualidad.

4. Formatos cámara de comercio

5. Tipo de Sociedad
Productos Alternativos de Colombia será una sociedad por acciones simplificadas (S.A.S) esto en
gran parte motivado a proteger los bienes personales de los socios en caso de incurrir en mal
manejo en cuanto la organización, como se dijo anteriormente será una empresa conformada por
tres socios, los cuales tomaran las decisiones más importantes de la compañía, vale recalcar
también que al estar cobijado bajo este tipo de sociedad los socios pueden elegir un representante
legal para que administre la empresa.

6. Directrices o modelos de estatutos de sociedad

Por ser una Sociedad bajo la denominación S.A.S, y bajo la autonomía de los diferentes socios de la
compañía se establecen los siguientes estatutos o directrices en cuanto a nuestra organización:

 Toda forma de actuar y pensar se hará siempre bajos los principios y valores que señala la
compañía en su plan estratégico
 Siempre nos regiremos bajo las normas y leyes constitucionales expresadas en la
constitución nacional y otras fuentes como el código sustantivo del trabajo.
 En nuestros procesos de capacitación al personal estableceremos un documento que
respalde el conocimiento de las partes de estas directrices y sus posibles consecuencias en
cuento a la omisión de las mismas.

7. Organigrama

Nuestra empresa está organizada bajo la siguiente estructura organizacional:

 Junta Directiva

Gerente Gene ral

Área Administrativ a Área Técnica y de Área Comercial y

y Financiera Producción de Mercadeo

Contabilidad y Talento Almacén y Materia s Producción y

Vendedores Publicidad
Costos Huma no Primas Distribución

Ope rarios Conductores

8. Procesos llevados a cabo por cada negocio

9. Cuadro de viabilidad del negocio

10. Planeación Estratégica

10.1 Principios y valores

Nuestra organización en uso de su razón y querer hacer se basara en los siguientes principios y
valores:
Principios Corporativos

Sentido de pertenencia

Se refleja en las actuaciones de la empresa y sus empleados ya sea en un nivel interno como
externo, tratado siempre de conservar y garantizar una buena imagen de la organización y
trabajando de la mejor forma posible.

Respeto por los demás

Siempre será importante para nuestra organización el buen clima laboral y las buenas relaciones
con nuestros proveedores clientes respetando sus comportamientos, personalidad y opiniones.

Responsabilidad Ambiental

Se refleja en nuestros procesos productivos los cuales están diseñados para causar los efectos
mínimos al medio ambiente concientizando a nuestros empleados, proveedores y clientes de la
importancia de cuidar nuestro medio ambiente.

Valores corporativos

Compromiso

Se refleja en cada uno de nuestros empleados que en sus labores cotidianas siempre dan lo mejor
de ellos para el buen funcionamiento de la organización y sus metas propuestas en el corto,
mediano y largo plazo.

Honestidad

Actuamos bajo las normas constitucionales y legales tratando de conservar siempre una buena
imagen de nuestra organización tanto a nivel interno como externo.

Responsabilidad Social
Es supremamente importante para nuestra organización el sentido de responsabilidad social y las
buenas acciones que se hagan por las comunidades en donde nuestra organización tenga sedes o
sucursales, tratando siempre de hacer acciones positivas por los demás.

10.2 Misión

Proporcionar al consumidor una bebida de calidad mundial, hecha principalmente a base de

panela, innovando con tecnologías de punta en su proceso.

10.3 Visión

Posicionar a la empresa como un competidor nacional para el año 2018 en la industria de las
bebidas naturales, atendiendo a distintos segmentos de mercado.

10.4 Análisis DOFA

Fortalezas

 La empresa entraría competir en el mercado de las bebidas con un producto único en el

mercado, de origen natural con un rico sabor, bajo en conservantes, buenas prácticas
ambientales, buen diseño de empaque, altos valores nutricionales, rápidos tiempos de
entrega y un buen precio, lo que nos da una serie de argumentos para poder competir en
un mercado ya tan consolidado por muchas empresas.
 Gracias a nuestro gran sentido de pertenencia entre todos los miembros de la
organización, podemos decir que nuestro recurso humano es parte fundamental en la
prestación de un mejor servicio tanto a proveedores y clientes
 Debido a la fuerte competencia mejoraremos cada día nuestro producto cumpliendo con
las debidas normas técnicas en especial con las expectativas que tenga el cliente. Además
que por ser un producto de origen natural es recomendado por muchos médicos como
una buena alternativa en los hábitos alimenticios de una persona.

Debilidades

 Al no contar con una estructura propia la planta de producción no cuenta con una
distribución en planta adecuada que por ende haga mas eficiente el proceso productivo y
más económico la forma de producir.
 Por el hecho de estar empezando con este proyecto y no contar con los recursos
necesarios nuestros sistemas de información pueden no ser lo más apropiados para la
empresa, ya que por el momento no se tiene la capacidad de comprar un servicio que se
ajuste a las necesidades de la empresa.
 Debido a la gran suma de dinero que se debe a los bancos por efecto del préstamo para
poner en marcha la empresa, las utilidades que de el negocio en gran parte serán
 destinada a disminuir la deuda, por lo que los proyectos de inversión y consolidación de la
empresa serán más lentos

Oportunidades

 Por ser un producto de origen natural y de un producto producido por muchas regiones a
nivel nacional su precio no es tan elevado lo que nos permitirá ofrecer un buen precio a
nuestros clientes
 Gracias a nuestra presentación, nuestro producto podrá ser vendido en cualquier unidad
de negocio comenzándose a distribuir en las tiendas de barrio hasta llegar a las más
grandes superficies.
 Debido a nuestra responsabilidad social y nuestros procesos productivos con conciencia
ambiental hace que nuestro producto sea más atractivo por muchos clientes de la ciudad.
 Por ser este un proyecto innovador y sustentado en un estudio de mercado detallado y
favorable para los intereses de los accionistas se nos facilita el apoyo por parte de
instituciones e inversionistas.

Amenazas

 Debido a que seremos nuevos en el mercado de las bebidas y la falta de experiencia en el

sector podríamos vernos en la situación de tomar decisiones equivocadas en cuento a los
intereses de la organización
 Por ser un producto nuevo en el mercado y no tener el respaldo de una empresa con
nombre y consolidada en el sector de las bebidas y por el hecho de la existencia de otras
bebidas podrían hacer de este un proyecto fugaz.

10.5 Factores claves del éxito

 Propiedades del producto: por ser un producto de origen natural, bajo en conservantes y
de altos valores nutricionales y recomendado por nutricionistas, hacen de este un
producto atractivo para muchos clientes.
 Debido a que parte de las utilidades serán destinadas a actividades sociales, impulsa la
compra por muchos clientes.
 debido a nuestras políticas de cantidad y pronto pago será un producto que ofrecerá a
nuestros clientes grandes descuentos en la compra, lo que les permitirá gozar de una
mayor ganancia.

10.6 objetivos estratégicos

 incrementar nuestros crecimientos en las ventas en un mínimo un 5% anual

 Como mínimo mantener un margen de utilidad operacional en un 10% anual
 Ampliar nuestra base de datos de los clientes en un mínimo 5% anual
 Disminuir las devoluciones de producto en un mínimo 5% anual
10.6 objetivos por departamento

Departamento administrativo y financiero

 Manejar adecuadamente los recursos de la empresa y que estos no superen un

crecimiento del 5% anualmente
 Disminuir el ausentismo laboral de la empresa en un mínimo 5% anual

Departamento técnico y de producción

 Incrementar nuestros niveles de producción en un mínimo un 5% anual.

 Disminuir nuestros niveles de producto no conforme como mínimo en un 5% anual

Departamento comercial y de mercadeo

 Incrementar las ventas por unidades de producto en un mínimo 5% anual

 Aumentar nuestro cátalo de clientes en un mínimo 5% anual
 Aumentar nuestra cobertura por zonas geográficas en un mínimo 5% anual.

11. Cuadro de mando Integral

Definición de objetivos y metas a medir

Para nuestra organización es importante alcanzar los objetivos anterior mente trazados por la
gerencia y por todos los departamentos, por eso es que como parte de la administración hemos
decido trabajar bajo la filosofía del cuadro de mando integral y medir nuestro proceso en cualquier
momento con el único objetivo de darnos cuenta como estamos trabajando y que tan favorables o
no están siendo nuestros resultados en nuestras diferentes actividades, a continuación citamos
nuestros principales indicadores basados en las perspectivas de esta importante filosofía y que el
cumplimiento de estos con seguridad hará que PRACOl sea una mejor compañía ofreciendo
mejores posibilidades de empleo y contribuyendo a un mejor país.

Indicadores de crecimiento en ventas: esto se podrá calcular en cualquier momento, es decir se

procederá a comparar un ciclo de venta con respecto al mismo pero del ciclo anterior y esta dado
de la siguiente forma:
  ((Venta Actuales x (100) ) / Ventas base ) – 100 = % de crecimiento en ventas

Indicador de margen de utilidad: debido a que los informes contables se hacen cada mes y cada
año estos solo se le podrán hacer seguimiento estos periodos y esta dado de la siguiente forma:

 ((Utilidad Actual del ejercicio x (100) ) / utilidad del ejercicio base ) – 100 = % de
crecimiento en utilidades

Indicador de nuevos clientes: es una información que se recoge diariamente, ya que es posible en
cualquier momento saber cuánto clientes han abandonado la empresa y cuantos tenemos en la
actualidad y esta dado de la siguiente forma:

 ((Clientes Actuales x (100) ) / Clientes base ) – 100 = % de crecimiento en Clientes

Indicador reducción devoluciones: es importante para la empresa saber cómo estamos en cuento
a producto defectuoso y devoluciones por parte de nuestros clientes, por eso se hace de vital
importancia este indicador que será comparado en ciclos mensuales y anuales y esta dado de la
siguiente forma:

 ((Devoluciones Actuales x (100) ) / Devoluciones base ) – 100 = % de reducción en

devoluciones.

Es de aclarar que estos indicadores anteriormente señalados hacen parte de los objetivos
estratégicos de la compañía e involucran a todos los miembros de la organización en el
cumplimiento de los mismos y que lógicamente están basados en los principios metodológicos
que trae consigo la filosofía del cuadro de mando integral.

Para la ejecución y análisis de dichos indicadores la empresa montara su programa de recopilación

de información bajos los programas del office versión 2007, que proporcionara a todos los líderes
de departamento los datos que les permitan tomar las acciones que consideren conveniente para
el cumplimiento de estos objetivos.