Primero: en pares de estudiantes y utilizando el esquema que se le

presenta ustedes deberán definir:

a. Cuáles son los clientes respecto al caso.

b. Qué requisitos deben cumplir en cuanto a los requerimientos.
c. Deberá además establecer cómo desarrollará el producto de atención a estos
requerimientos, lo cual debe quedar plasmado en un diagrama de flujo.
d. Definir de qué forma llegará este servicio (producto) al cliente.
e. Establecer mecanismos de cómo medir el grado de satisfacción de los clientes.
 ¿Cuáles son los clientes respecto al caso?

En el caso anterior los clientes son los trabajadores de la organización, es decir ¨Cliente
Interno¨, quienes realizan requerimientos de documentación al área de recursos humanos
como lo son Copias de liquidaciones de Sueldos; Copias de anexos, tramitación de Créditos de
la Caja de Compensación, consultas sobre saldos de feriados, consultas sobre uso de beneficios
de la empresa

¿Qué requisitos deben cumplir en cuanto a los requerimientos?

La Encuesta reveló que estos requerimientos se realizan siempre vía correo electrónico.

Las respuestas siempre son tardías, a veces con errores y en muchos casos la respuesta al
requerimiento no existe

Los requisitos que se deben cumplir, serian la entrega inmediata de la información una vez que
se reciba el requerimiento, la entrega oportuna e inmediata de la información requerida.

Deberá además establecer cómo desarrollará el producto de atención a estos

requerimientos, lo cual debe quedar plasmado en un diagrama de flujo.

El producto que se utilizara, será un sistema de autoatención ya sea a través de una

plataforma digital tipo INTRANET, como módulos de autoatención ubicados dentro de la
organización, para la implementación de ambos sistemas se realizara una cotización para
verificar si es factible implementarlo con medios propios o recurrir a una externalización del
servicio.

Cotización
interna
Llevar a
Implementación
cabo el Testear
Planificación Final
producto
del sistema de
Cotización
autoatención
externa

Evaluación
de
satisfaccion
Definir de qué forma llegará este servicio (producto) al cliente.

Los trabajadores deberán enrolarse digitalmente, mediante su huella digital y una

clave alfanumérica, se le entregará su nombre de usuario y su contraseña inicial, la
cual al primer ingreso a la plataforma deberá cambiar.

Una vez enrolados podrán acceder al portal para trabajadores en la cual deberán
iniciar sesión y accederán a una página de solicitud de documentos, entre los cuales
estarán disponibles desde las copias de su contrato de trabajo, hasta las liquidaciones
de sueldos, adicionalmente los anexos u otra documentación podrán ser firmados en
línea con una clave que servirá como firma digital,

Las solicitudes de documentación se podrán realizar en este mismo portal y la entrega

de dicha documentación será entregada de forma inmediata.

Establecer mecanismos de cómo medir el grado de satisfacción de los clientes.

La manera de medir el grado de satisfacción de los clientes será mediante una encuesta de
satisfacción en la misma plataforma y mediante la vía presencial, mediante un formulario que
deberá ser repartido por los encargados de la plataforma en la cual además de evaluar
mediante puntaje o nota, la operatividad y la eficiencia del sistema
Complete los siguientes datos

NOMBRE COMPLETO

RUT

TELEFONO

CORREO

Encuesta satisfacción

PARAMETROS A EVALUAR

1 2 3 4

Malo Regular Bueno Muy bueno

Que calificación le asignaría usted a la plataforma digital de RRHH 1 2 3 4

De acuerdo a la accesibilidad que tan fácil es acceder a la plataforma 1 2 3 4

De acuerdo al tiempo de respuesta de las solicitudes que calificación 1 2 3 4

le asignaría
De acuerdo a la cantidad de documentación disponible que 1 2 3 4
calificación le asignaría

Observaciones y sugerencias

Cómo se ejecutará el trabajo.

Deberá determinar los recursos materiales y humanos para llevar a cabo la ejecución del
servicio.

Los recursos materiales más que nada sería el financiamiento o capital inicial, esto porque es
menos costoso externalizar el diseño del sistema de gestión de recursos humanos. El sistema
solo necesitará mantención continua de un ingeniero informático interno de la organización,
ya que el sistema será automatizado.

Proponer herramientas que limiten los errores en la ejecución de la entrega del servicio.

Las herramientas propuestas es mas que nada la mantención continua mediante personal
especializado de la misma organización que será el encargado de velar por el buen y normal
funcionamiento de la plataforma y asesorar a los colaboradores en caso de que tengan dudas
o problemas de acceso, igualmente se implementara un tríptico informativo, complementada
con una breve charla sobre el funcionamiento de la plataforma digital

Proponer un mecanismo de mejoramiento del sistema

En un primer momento funcionara solo como una plataforma digital como intranet,
accediendo a él teniendo una conexión a internet desde un computador o navegador
de un teléfono celular, de acuerdo a sugerencias y evaluaciones de las encuestas de
satisfacción, se tomara la decisión si aquella plataforma puede transformarse en una
app para dispositivos móviles, aumentando asi su rapidez al ingresar al sistema y la
accesibilidad seria mayor

Cómo se cumplirá con las especificaciones.

Deberá dejar constancia escrita de cuáles son las especificaciones del servicio
prestado

Las especificaciones

Automatización

Un software de gestión de recursos humanos es aquel capaz de asumir todos los procesos y
automatizarlos para que el departamento de recursos humanos logre ser verdaderamente
productivo e influyente para la compañía.

Cuando un software no deja procesos fuera de línea y los automatiza en una misma plataforma
es capaz de simplificar las revisiones de desempeño y análisis para identificar aquellos
colaboradores clave para la empresa, garantizar el cumplimiento de las revisiones, optimizar el
proceso y mejorar el cumplimiento.

Almacenamiento en línea

Las grandes oficinas y archivos llenos de carpetas y papeles han quedado en el pasado; por
eso, es indispensable que un software de evaluación de desempeño cuente con capacidad de
almacenamiento en línea para que no tengas que preocuparte por dónde guardar toda la
información sobre documentos de los colaboradores. Además, el almacenamiento en la nube
garantiza la seguridad, disponibilidad y confidencialidad de los datos.  

Capacidad móvil

Los colaboradores ocupan una gran parte de su tiempo utilizando sus teléfonos celulares para
mantenerse al día, entretenerse e incluso para trabajar. El sistema de gestión de recursos
humanos en un primer momento será accesible desde computadores y dispositivos móviles a
través del navegador, posteriormente se implementara una app para Android y Appstore de
IOS

 
Reportes e informes

La capacidad de reportes e informes automáticos es esencial al momento de implementar una

plataforma digital, El hecho de que los profesionales de recursos humanos tengan la
posibilidad de preparar reportes e informes con solo hacer un par de clics les permite tener
más tiempo para atender aquellas actividades que son más estratégicas para la empresa como
por ejemplo, la retroalimentación, diseñar estrategias para corregir fallas, implementar
capacitaciones, diseñar planes de compensación o actividades de desarrollo y carrera, etc.

Diseño amigable y fácil de usar

Una de las razones por las cuales los departamentos de recursos humanos no logran adoptar
un plataforma o software con éxito es debido a que muchas veces, estos son presentados en
plataformas difíciles de utilizar que en lugar de facilitar el trabajo de los colaboradores, se
convierten en una carga adicional.

Es importante que al momento de elegir una plataforma hay que asegurarse que cuente con
una plataforma amigable y fácil de usar para así, garantizar que todos los involucrados hagan
uso de ella sin necesidad de invertir tanto tiempo en capacitaciones.

Proponer un mecanismo para monitorear el grado de cumplimiento en la práctica de

estas especificaciones.

Se propone un sistema de monitoreo que nos permita asegurarnos que todas estas
especificaciones se cumplan, este monitoreo se realizara mediante la utilización de indicadores
de gestión que nos permitan controlar y comparar el cumplimiento real y esperado, con la
finalidad de que, en el caso de presentar alguna falla, se apliquen las medidas correctivas de
manera oportuna y no afecte el normal funcionamiento de la herramienta de gestión de
recursos humanos

Algunos indicadores de gestión serian

Tiempo de respuesta de solicitud (minutos): Esto funcionará como un indicador de actuación

para los objetivos relacionados con el compromiso de usuario/empleado. Cuanto más rápido
responda la plataforma a las consultas de soporte, mayor será la tasa de compromiso
esperada.
Uso de la plataforma (%). Usabilidad de la plataforma, definir un intervalo (por ejemplo, 7
días) y calcule el porcentaje de usuarios registrados que utilizaron el sistema dentro del
intervalo de tiempo definido. En comparación con los datos históricos, este es también un
buen indicador de resultado para comprometer a los usuarios: si hay una plataforma, pero
nadie lo usa, entonces es el momento de empezar a hacer preguntas.

El número de problemas críticos reportados por el usuario. Los problemas aparecen todos los
días, pero es importante saber qué problemas críticos fueron encontrados y prevenidos por su
equipo interno (encargados del sistema) y qué problemas críticos fueron reportados por los
usuarios finales