Formatos departamento de compras

Francy Lorena Bejarano Parra

Servicio Nacional de Aprendizaje S.E.N.A 

Centro Nacional de Hotelería y Turismo

Tecnólogo Gestión de Establecimientos de Alimentos y Bebidas

Ficha 2070751

Hugo Marín

Bogotá, D.C. 

Agosto-30- de 2020

Formatos de compra
 En el departamento de compras y en la empresa en general deberá llevarse el control
de diferentes actividades y mercancías por lo que a continuación se presentan formatos que
son de ayuda para la organización en un establecimiento de alimentos y bebidas.
 Requisición de compra: Es una petición formal al departamento de compras con el
fin de adquirir materiales y cantidades específicas. Elementos:
o Hoja membrete
o Descripción de requisición de compra
o Fecha de la requisición de compra
o Departamento solicitante
o Folio
o Cantidad, código, descripción, precio unitario, precio total
o Proveedores sugeridos
o Firma de autorización por parte del área solicitante
o Firma de quien elabora
o Firma de quien recibe en el departamento de compras

 Orden de compra: Este documento es entregado por parte del encargado de compras
al proveedor, que al aceptarlo y firmarlo se esta realizando un contrato de compra y
venta generando derechos y obligaciones de ambas partes. Elementos:
o Número de orden de compra
o Fecha en la que se formula
o Nombre y razón social del comprador y vendedor
o Partida
o Cantidad
o Unidad de medida
o Descripción de los artículos
o Precio unitario y total
o Condiciones de entrega de productos
o Condiciones de pago
o Firmas correspondientes
o Observaciones
o Clausulas a las que se sujeta el comprador y vendedor
 Informe de recepción: Es usado en el momento en que el proveedor entrega la
mercancía a la dependencia encargada de recibir los productos, cabe resaltar que
esta debe coincidir con la orden de compra. Elementos:
o Material o producto recibido
o Características
o Valor unitario
o Condiciones de pago
 Lista de proveedores aceptados: Es un documento donde se alojan los proveedores
aceptados por la empresa y a los cuales realizaremos los debidos pedidos, en el
formato están debidamente categorizaciones con las respectivas necesidades de la
empresa.
 Evaluación para selección de proveedores: Es un formato donde se evalúa la calidad
del proveedor y si cumple con las especificaciones dadas anteriormente en el
contrato.