Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Utilizarea Aplicatiei Access
Utilizarea Aplicatiei Access
Prin bază de date se înţelege orice colecţie de date sau informaţii, care
este organizată special, în vederea consultării rapide a datelor de către
utilizatorul unei aplicaţii, care rulează pe un calculator. Bazele de date sunt
structurate astfel încât să faciliteze memorarea, regăsirea, modificarea şi
ştergerea datelor, prin diferite operaţii specifice. Bazele de date se pot
memora pe disc sau pe bandă magnetică, pe disc optic sau pe orice alt fel
de tip de memorare secundară1.
Prin bază de date se înţelege o colecţie de date sau informaţii care sunt
organizate astfel ca ele să fie căutate şi regăsite rapid, de obicei, de către un
calculator2.
Tabele
Obiectele cele mai importante, memorate într-o bază de date sunt tabelele
bazei. În accepţiunea programului Access, un tabel este format dintr-un număr
de linii (rânduri) şi dintr-un număr de coloane. Prima linie a tabelului are un rol
special, ea este linia de antet (cap de tabel) a tabelului. Fiecare celulă a liniei de
antet conţine un nume de câmp. Celelalte linii ale tabelului sunt articolele
(înregistrările) tabelului. Fiecărui nume de câmp îi este asociat un tip de dată şi
o dimensiune (lungime), exprimată în octeţi. Tipul unui câmp stabileşte
1
Database: Any collection of data, or information, that is specially organized for rapid search and
retrieval by a computer. Databases are structured to facilitate the storage, retrieval, modification,
and deletion of data in conjunction with various data-processing operations. Databases can be
stored on magnetic disk or tape, optical disk, or some other secondary storage.
2
Database: Collection of data or information organized for rapid search and retrieval, especially
by a computer.
1
domeniul de valori al câmpului, adică valorile care se pot memora în câmpul
respectiv. Astfel, de exemplu, într-un câmp tip Text se pot memora până la 255
caractere (proprietatea FieldSize a câmpului are valoarea maximă 255). Într-un
câmp Number se pot memora valori numerice. Proprietatea FieldSize a
câmpului stabileşte domeniul de valori permise. Dacă, de exemplu, această
proprietate este configurată cu valoarea Byte, atunci în câmpul respectiv se pot
memora numere întregi din intervalul [0,255].
Unui tabel îi pot fi adăugate nu numai articole noi, ci şi câmpuri noi, iar
unele câmpuri pot fi desfiinţate, adică structura tabelului poate fi modificată.
Exemplu:
Vom considera un tabel care are numele tblMarfa şi este destinat
gestionării produselor dintr-un magazin. Tabelul conţine următoarele cinci
nume de câmpuri:
MarfaID (un câmp de tip AutoNumber, prin care fiecare articol al
tabelului va avea un identificator unic; acest identificator este un
număr întreg generat de programul Access, motiv pentru care
utilizatorul nu poate introduce în tabel articole care au acelaşi
identificator);
Nume (un câmp de tip text care conţine numele unui produs);
Cantitate (un câmp numeric care conţine cantitatea comandată de la un
furnizor din produsul respectiv);
PretUnitar (un câmp de tip valoare monetară care conţine preţul unitar
al produsului);
DataProcurarii (un câmp de tip dată calendaristică care conţine data
de procurare a produsului).
2
O bază de date poate conţine mai multe tabele. Aceste tabele, de regulă,
sunt tabele asociate (adică între ele există o anumită relaţie). Astfel, de
exemplu, un prim tabel poate conţine informaţii referitoare la categoriile de
produse existente într-un magazin (de exemplu lactate, conserve), un alt tabel
poate conţine informaţii despre produsele propriu-zise (de exemplu cantitatea
existentă în stoc din fiecare produs), iar un al treilea tabel poate conţine
informaţii referitoare la preţul unitar al produselor.
Interogări
Interogările servesc la selectarea – pe baza anumitor criterii – a anumitor
articole din tabele3. Articolele selectate pot fi afişate într-o ordine stabilită de
utilizator. Există posibilitatea combinării datelor provenite din mai multe tabele
asociate, deci rezultatele interogării pot fi vizualizate într-o singură fereastră. În
majoritatea cazurilor, programul Access permite editarea datelor afişate într-o
interogare; modificările efectuate vor fi salvate în tabelul, care a furnizat datele.
Exemplu:
În acest exemplu, interogarea având numele qryMarfa selectează articolele
tabelului tblMarfa, care au fost procurate în data de 21 decembrie 1998.
Articolele astfel selectate sunt sortate crescător în funcţie de preţul unitar al
produsului.
3
Se menţionează că o interogare poate să selecteze anumite articole din cele livrate de o altă
interogare (o interogare se bazează pe un tabel sau pe o altă interogare).
3
Formulare
Formularele servesc în primul rând pentru a facilita introducerea articolelor
unui tabel, cu ajutorul unui şablon vizibil pe ecran. Folosindu-le, este posibilă şi
navigarea între articolele deja introduse şi editarea articolelor. Formularele pot
afişa câte un singur articol odată, astfel cǎ introducerea de valori în câmpurile
articolului afişat va fi foarte simplă şi sigură. Formularele pot afişa articolele în
ordinea definită de utilizator şi permit selectarea numai a articolelor, care
îndeplinesc anumite criterii. Programul Access realizează o înlănţuire între
formular şi tabel: informaţia tastată în formular va fi memorată în tabelul
aferent formularului. Există posibilitatea utilizării unui singur formular pentru a
introduce articole, simultan, în mai multe tabele. Formularele sunt înzestrate cu
o bară de instrumente, prevăzută cu butoane de comandă pentru parcurgerea
articolelor deja introduse, precum şi cu un buton pentru introducerea unui
articol nou. Pe bară se afişează numărul articolului actual precum şi numărul
total de articole.
Exemplu:
Pentru a introduce articole în tabelul tblMarfa prezentat anterior se poate
utiliza următorul formular:
Rapoarte
Rapoartele servesc la extragerea datelor din tabele şi interogări şi la
trimiterea lor la imprimantă, sau în vederea afişării pe ecranul monitorului.
Articolele imprimate pot fi grupate şi sortate. Rapoartele pot conţine antete şi
subsoluri de pagină (afişate la începutul şi la sfârşitul fiecărei pagini, în care pot
fi introduse, de exemplu, nume de câmpuri, numărul paginii curente) precum şi
un antet şi un subsol de raport (afişate pe prima, respectiv ultima pagină a
raportului, în care se poate include, de exemplu, sigla unei instituţii sau un
rezumat al tuturor datelor, ca sumă a valorilor dintr-un câmp specificat).
4
Exemplu:
Raportul corespunzător tabelului tblMarfa poate avea aspectul alăturat. În
subsolul raportului a fost inclus un control tip etichetă şi o cutie text. Eticheta
conţine textul:
Valoarea totala =
În cutia text a fost introdusă o formulă de tipul:
= Sum( [Cantitate] * [PretUnitar])
prin care se calculează valoarea totală a produselor.
Cheia primară
Puterea sistemelor care gestionează baze de date relaţionale constă în
faptul că, în astfel de sisteme, este posibilă căutarea şi prelucrarea simultană a
informaţiilor care sunt memorate în mai multe tabele distincte, prin intermediul
diferitelor interogări, formulare şi rapoarte. Pentru realizarea tratării simultane a
informaţiilor provenite din mai multe tabele distincte, fiecare tabel trebuie să
aibă cel puţin un câmp (sau un număr de câmpuri) care să conţină o valoare
unică pentru fiecare articol din tabel. Astfel, prin conţinutul acestui câmp
fiecare articol memorat în tabel poate fi identificat în mod unic. Informaţia
memorată în câmpul respectiv este denumită valoarea cheii primare (sau
valoarea cheii principale), iar despre câmp se spune că are atributul de cheie
primară a tabelului. După ce utilizatorul desemnează câmpul care va avea
atributul de cheie primară a tabelului, programul Access va supraveghea
permanent informaţia care se introduce în câmpul respectiv. Astfel, în cazul în
care utilizatorul introduce într-un câmp care are atributul de cheie primară o
valoare care deja a fost utilizată sau nu introduce nici o informaţie într-un astfel
5
de câmp, programul Access sesizează imediat această greşeală şi emite un
mesaj de eroare, cerând remedierea erorii.
Atributul de cheie primară de regulă se atribuie unui câmp care are tipul
AutoNumber, deoarece informaţiile conţinute în acest câmp sunt generate de
programul Access: pentru fiecare articol nou se va genera automat un nou
număr de identificare.
Dacă într-un tabel există un anumit câmp (de exemplu, de tip text sau de
tip numeric), care întotdeauna conţine valori unice, atunci câmpul respectiv
poate avea atributul de cheie primară. Să presupunem că într-un tabel cu
evidenţa populaţiei există un câmp, în care se memorează codul numeric
personal (CNP) al unei persoane. Câmpul respectiv poate avea atributul de
cheie primară, deoarece nu există două persoane care au acelaşi CNP. Câmpul
care conţine informaţii referitoare la numele persoanei nu ar fi convenabil
pentru atributul de cheie primară a tabelului, deoarece pot exista două persoane
cu nume identice.
În situaţiile în care într-un tabel nu poate fi găsit un câmp, care să conţină
întotdeauna valori unice, atributul de cheie primară poate fi asociat la două sau
la mai multe câmpuri, prin care se poate realiza identificarea unică a articolelor.
Într-un tabel de evidenţă a populaţiei, asocierea atributului de cheie
primară pentru câmpurile referitoare la nume, data de naştere şi domiciliu
(probabil, dar nu tocmai fiabil) ar putea fi suficiente pentru identificarea unui
articol din tabel.
Indexarea
Un câmp al unui tabel este "indexat" atunci, când se cere ca programul
Access să ataşeze câmpului respectiv anumite tabele interne, prin care se
realizează accelerarea căutărilor, sortărilor, grupărilor şi filtrărilor de articole.
Exemplu:
Să considerăm un tabel care conţine informaţii referitoare la angajaţii unei
instituţii, având structura următoare:
AngajatID (de tip AutoNumber);
NumeDeFamilie (de tip Text);
Prenume (de tip Text);
Salar (de tip Number, Long Integer).
6
AngajatID NumeDeFamilie Prenume Salar
4 Rădulescu Rodica 1000000
5 Dumitrescu Carmen 1400000
7
pasul următor, în care se creeazǎ obiecte: interogări, formulare şi rapoarte.
Aceste obiecte permit afişarea simultană a informaţiilor provenite din mai
multe tabele izolate.
În unele programe mai vechi de gestiune a bazelor de date relaţiile între
tabele au existat numai în mintea programatorului, ele nu au fost declarate
concret în program. Programul Access – fiind un program care prelucrează
baze de date relaţionale – pune la dispoziţia utilizatorului metode concrete, prin
care pot fi stabilite relaţii între tabele, astfel cǎ devine posibilă supervizarea şi
analiza simultană a informaţiilor. În marea majoritate a cazurilor între două
tabele ale unei baze de date se stabilesc relaţii de tipul "de la unu la mai mulţi".
Există şi alte tipuri de relaţii: "de la mai mulţi la mai mulţi" şi "unu la unu".
8
ActID Nume Adresa Telefon Data Valoare
Client Client Client Comenz a
ii Comenz
ii
4 Popescu Cluj 123456 09/01/02 3000000
5 Anton Gherla 579690 10/01/02 4500000
6 Popescu Cluj 123456 10/01/02 1300000
9
În acest tabel, câmpul ClientID nu mai este o cheie primară, ci serveşte la
identificarea clientului cu care s-a făcut tranzacţia respectivă (adică indicele
aferent clientului în tabelul tblClienti). Valorile
introduse în acest câmp pot apare de mai multe ori
(nu mai sunt valori unice): în cazul în care cu
acelaşi client s-au făcut mai multe tranzacţii, acelaşi
identificator de client va apare de mai multe ori în
câmpul ClientID. Acest câmp este denumit cheia
străină a tabelului tblComenzi.
În cazul nostru, identificatorul clientului
Popescu, având valoarea 1, apare atât în linia 1, cât
şi în liniile 4 şi 6, deoarece cu acest client s-au făcut
trei tranzacţii. Identificatorul clientului Ionescu,
având valoarea 2, apare o singură dată, în linia 2,
deoarece cu acest client s-a efectuat o singură tranzacţie. Identificatorul
clientului Anton, având valoarea 3, apare atât în linia 3, cât şi în linia 5,
deoarece cu acest client s-au făcut două tranzacţii. Schema relaţiei este cea din
figura alǎturatǎ.
Vorbind mai general, o cheie străină a unui tabel este un câmp care
asociază (leagă) articolul actual al tabelului respectiv cu cheia primară a unui
alt tabel. Tabelul tblComenzi va conţine următoarele 6 articole:
10
Într-un context mai general, într-o relaţie de tipul "de la unu la mai mulţi"
(one-to-many), un articol din tabelul A poate avea mai multe articole asociate în
tabelul B, dar un articol din tabelului B poate avea un singur articol asociat în
tabelul A (tabelul A se află în partea "unu" a relaţiei, iar tabelul B în partea "mai
mulţi" a relaţiei). Tabelul A este denumit tabel primar, iar tabelul B este
denumit tabel asociat. Relaţia de tip "de la unu la mai mulţi" este relaţia
utilizată cel mai frecvent în gestiunea bazelor de date.
11
Relaţia de tipul "unu la unu"
Într-o relaţie de tipul "unu la unu" (one-to-one) fiecare articol din tabelul A
poate avea un singur articol asociat în tabelul B şi invers, fiecare articol din
tabelul B poate avea un singur articol asociat în tabelul A. Acest tip de relaţie
este utilizat destul de rar, deoarece informaţiile asociate în acest fel, de fapt pot
fi memorate în acelaşi tabel. Relaţia de tipul "unu la unu" este utilizată în
următoarele cazuri:
numărul câmpurilor fiind foarte mare 4 se doreşte divizarea tabelului în
mai multe subtabele;
se doreşte izolarea unor câmpuri ale unui tabel, din motive de
siguranţă; câmpurile care se izolează se vor memora într-un alt tabel.
Două tabele se pot pune în relaţia "unu la unu" dacă cele două tabele
folosesc aceeaşi cheie primară (adică domeiul de valori ale cheilor primare
coincid) şi cheile respective sunt puse în corespondenţă (sunt asociate).
Exemplu:
Tabelul tblInfo1 conţine un set
de date despre judeţe. Câmpurile
acestui tabel sunt:
JudetID, de tip Text de
lungime 2 (identificator de judeţ, de exemplu BH, CJ, SJ, cheia
primară a tabelului);
NumeJudet, de tip Text, dimensiune 50;
NumarOrase, de tip Number, dimensiune Integer;
NumarComune, de tip Number, dimensiune Integer.
Tabelul tblInfo2 conţine un alt set de date despre judeţe. Câmpurile acestui
tabel sunt:
JudetID, de tip Text de dimensiune 2 (identificator de judeţ, cheia
primară a tabelului);
Suprafata, de tip Number, dimensiune Single;
Populatia, de tip Number, dimensiune Single (exprimată în mii de
locuitori).
12
JudetI NumeJude NumarOras NumarComun
D t e e
CJ Cluj 6 74
SJ Salaj 4 55
13
modifica articolul respectiv din tabelul primar. Dacă utilizatorul totuşi
încearcă efectuarea acestei operaţii, atunci programul Access va afişa
o fereastră de eroare. Această verificare poate fi abrogată, ceea ce va
permite ştergerea în cascadă a articolelor asociate: se va selecta caseta
de selectare Cascade Delete Related Records (ştergerea în cascadă a
articolelor asociate).
Dacă unui articol din tabelul primar îi corespund unul sau mai multe
articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi
modificată (editată). În cazul în care utilizatorul încearcă să modifice
valoarea cheii primare, programul Access va afişa o fereastră de
eroare. Această verificare poate fi abrogată, ceea ce va permite
editarea valorii memorate în cheia primară şi actualizarea automată, în
cascadă, a valorilor din câmpurile străine asociate. În acest scop se va
selecta caseta de selectare Cascade Update Related Fields
(actualizarea în cascadă a câmpurilor asociate). Se menţionează faptul,
că în cazul în care cheia primară are tipul AutoNumber, utilizatorul nu
poate să modifice sub nici o formă valoarea cheii primare (doarece
numai programul Access poate gestiona valorile memorate în cheia
primară).
numele bazei de date care se deschide (prin cutia text File name);
14
tipul (formatul) bazei de date care se deschide (prin lista combinată
Files of type):
Tipul bazei de date se selectează din lista combinată Save as type (tipul
implicit este Microsoft Access Databases, de extensie mdb).
Crearea efectivă a bazei de date noi se realizează prin efectuarea unui clic
pe butonul de comandă Create (creare).
15
sau a unui alt obiect, programul Access nu permite închiderea obiectului
sau a bazei de date fără lansarea în execuţie a operaţiei de salvare. Astfel,
pe ecran se va afişa întotdeauna o fereastră de avertisment care cere
confirmarea utilizatorului privind efectuarea operaţiei de salvare. Pentru
realizarea operaţiei de salvare se dă comanda Yes. În marea majoritate a
cazurilor (de exemplu în procesul de introducere a noilor articole într-un
tabel) modificările se salvează automat. Acesta este motivul pentru care
comenzile de salvare Save şi Save As (meniul File) sunt aproape tot timpul
dezactivate.
Utilizarea ajutorului
Programul Access este prevăzut cu un sistem
de ajutor foarte detaliat. Acest ajutor poate fi afişat
prin meniul Help, cu ajutorul comenzilor
Microsoft Access Help (tasta de comenzi rapide
F1) sau Show the Office Assistant (afişarea
asistentului Office).
Dacă se dă prima comandă, atunci se afişează
imaginea asistentului (de exemplu o agrafă
animată) şi o cutie text în care se formulează o
întrebare. Căutarea informaţiilor referitoare la
întrebarea formulată se realizează prin acţionarea butonului Search. Dacă se
dă comanda a doua, atunci se afişează imaginea asistentului. Dacă se
efectuează un clic pe asistent, atunci apare şi cutia test corespunzătoare
asistentului în care se va tasta întrebarea şi se va lansa în execuţie procesul de
căutare. Ascunderea asistentului se realizează prin comanda Hide the Office
Assistant a meniului Help.
16
Modurile de vizualizare pentru un tabel, o interogare, un formular sau un
raport
Fiind deschis un tabel, o interogare, un formular sau un raport, modurile de
vizualizae ale obiectului respectiv se pot selecta prin comenzile meniului View.
5.2 Tabele
17
Dacă este cazul, se cuplează în fereastra bazei de date Database. Se
menţionează faptul că, prin acţionarea tastei F11, din orice fereastră se
poate trece în fereastra bazei de date.
În fereastra bazei de date Database se efectuează un clic pe butonul
18
(`) şi parantezelor pătrate ([ ]). După introducerea numelui câmpului se
trece în coloana Data Type (prin tasta TAB sau printr-un clic).
În momentul în care se ajunge în coloana Data Type, conţinutul celulei
se transformă în tipul implicit de date Text. În partea din dreapta a
celulei apare un buton (săgeată jos), care indică existenţa unei liste
combinate. Dacă nu se doreşte folosirea tipului implicit de date Text,
atunci printr-un clic aplicat pe buton se deschide lista care conţine
toate tipurile de date admise de programul Access, după care printr-un
nou clic se selectează tipul dorit. Tipurile cele mai uzuale sunt: Text,
Number (număr), Date/Time (date calendaristice/ore exacte),
Currency (monedă), AutoNumber (număr automat sau
AutoNumerotare) şi Yes/No (da/nu). După introducerea tipului de
câmp se trece în coloana Description.
În coloana Description se introduce o scurtă descriere a informaţiei
care va fi memorată în câmpul actual. Este recomandată completarea
celulei de descriere (deşi este opţională).
Dacă este cazul, cu ajutorul subferestrei Field Properties se
configurează proprietăţile câmpului (de obicei se configurează
proprietăţile Field Size şi Format).
Dacă tabelul trebuie să conţinǎ şi alte câmpuri, atunci se vor repeta cei
patru paşi precedenţi.
Se stabileşte cheia primară a tabelului. Valorile depuse într-un câmp
cu atributul cheie primară permit identificarea unică a articolelor din
tabel. În acest scop se efectuează un clic pe numele câmpului, care va
fi cheia primară a tabelului şi se acţionează butonul de comandǎ
Primary Key .
Variantă: din meniul Edit se dă comanda Primary Key. În urma
acestei acţiuni în stânga numelui câmpului respectiv va apare un
simbol de cheie.
Se salvează tabelul, prin aplicarea unui clic pe butonul de Save
(salvare) . La
prima salvare a
tabelului se va afişa o
fereastră de dialog
etichetată cu Save As
(salvare sub nume).
Variantă: din meniul File se dă comanda Save. În cutia text Table
Name se introduce numele tabelului, după care se dă comanda OK.
Tabelul astfel salvat încă nu conţine nici un articol (a fost salvată doar
structura tabelului).
19
Observaţii:
Pentru introducerea de informaţii în tabelul salvat (adică pentru a
completa liniile tabelului, în vederea generării diferitelor articole) se
va comuta în modul de vizualizare de tip foaie de date Datasheet
(meniul View, comanda Datasheet View).
Când se lucrează cu tabele, programul Access pune la dispoziţia
utilizatorului două moduri de vizualizare: Design View (tip proiect) şi
Datasheet View (tip foaie de date). Pentru a comuta între modul de
vizualizare de tip proiect şi modul de vizualizare de tip foaie de date
din meniul View (vizualizare) se selectează fie comanda Design View
(modul de vizualizare tip proiect), fie comanda Datasheet View
(modul de vizualizare tip foaie de date), în funcţie de modul curent de
vizualizare.
Configurarea proprietăţii Field Size (dimensiune de câmp). În cazul
câmpurilor de tip text, proprietatea Field Size stabileşte numărul
maxim de caractere care pot fi introduse în câmpul respectiv. Valoarea
implicită a acestei proprietăţi este egală cu 50, iar valoarea maximă
este 255. În cazul câmpurilor de tip număr, proprietatea Field Size
stabileşte domeniul de valori numerice care se pot memora în câmpul
respectiv. Această proprietate este configurată de obicei cu valorile
Byte, Integer, Long Integer, Single şi Double. Valoarea implicită este
Long Integer. Domeniile corespunzătoare acestor valori sunt
următoarele:
Exemplu:
În modul de vizualizare tip proiect, tabelul următor, salvat sub numele
20
tblJudet , are aspectul:
Cheia primară a tabelului este câmpul JudetID, de tip Text (în stânga
numelui acestui câmp apare un simbol cheie). Să presupunem că în acest tabel
s-au introdus un număr de articole. În modul de vizualizare de tip foaie de date
aspectul tabelului va fi următorul:
6
Nu se pot introduce articole noi între articole create anterior. Articolele noi întotdeauna apar la
sfârşitul tabelului.
21
Navigare între articolele unui tabel
Butoanele barei de navigare, situate în partea inferioară a ferestrei de
vizualizare tip foaie de date a unui tabel, permit o deplasare rapidă între
articolele tabelului respectiv. Funcţia butoanelor din bara de navigare este
centralizată în schema de mai jos:
22
Se efectuează un clic pe butonul Insert Rows . Variantă: din meniul
Insert se dă comanda Rows. În urma acestei acţiuni deasupra liniei
selectate se creează o nouă linie. În linia creată se defineşte numele,
tipul şi descrierea câmpului creat.
După ce s-au introdus toate informaţiile necesare se va da comanda de
salvare a tabelului prin butonul de comandă (Save).
23
Undo (meniul Edit). Variantă: se efectuează un clic pe butonul de comandă
(Undo).
24
Să presupunem că a fost definit un tabel nou, în care nici un câmp nu are
atributul de cheie primară. În momentul în care utilizatorul lansează în execuţie
comanda de salvare a tabelului, programul Access va afişa o fereastră de
avertisment.
În această fereastră se comunică faptul că nu a fost selectat nici un câmp
care să aibă atributul de cheie primară; un tabel trebuie să aibă o cheie primară,
deoarece valoarea cheii primare este utilizată în definirea unei relaţii, care se va
stabili între tabelul actual şi între celelalte tabele ale bazei de date. Programul
Access întreabă dacă utilizatorul doreşte să definească în acest moment o cheie
primară. Pot fi date trei răspunsuri:
Yes - Dacă în noul tabel există un câmp care are tipul AutoNumber,
atunci câmpul respectiv va primi automat atributul de cheie primară a
tabelului. Dacă în noul tabel nu există un câmp de tip AutoNumber,
atunci programul Access creează automat un nou câmp (având numele
ID şi tipul AutoNumber), care va obţine atributul de cheie primară a
tabelului.
No - Se salvează noul tabel fără ca tabelul să fie prevăzut cu un câmp
care să aibă atributul de cheie primară. Nu se recomandă crearea de
tabele care nu au cheie primară, deoarece un astfel de tabel va fi un
tabel "izolat" al bazei de date, deci tabelul respectiv nu poate fi pus
într-o oarecare relaţie cu alte tabele ale bazei de date.
Cancel - Se revine automat în modul de afişare de tip proiect, fără ca
noul tabel să fie salvat.
25
În subfereastra de proprietăţi ale câmpului se efectuează un clic în
coloana de valori ale proprietăţii Indexed. Se deschide lista de valori
ale proprietăţii. Proprietatea Indexed poate fi configurată cu
următoarele valori:
Valoare Descriere
No Câmpul nu este indexat. Valoare implicită.
Câmpul este indexat şi se permite ca două sau mai
Yes (Duplicates multe articole ale tabelului să aibă aceeaşi valoare în
OK) câmpul respectiv (adică indexul creat permite
introducerea dublurilor).
Câmpul este indexat dar nu se permite ca două
articole din tabel să aibă aceeaşi valoare în câmpul
respectiv (adică indexul creat nu permite introducerea
Yes (No dublurilor). În cazul introducerii unei dubluri
Duplicates) programul Access va afişa un mesaj de eroare în care
va cere fie modificarea valorii introduse, fie
modificarea proprietăţii Indexed la valoarea No sau
Yes (Duplicates OK) .
Pentru eliminarea unui index existent (exceptând cazul unui câmp care este
cheie primară unică) proprietatea Indexed trebuie configurată cu valoarea No.
Un index configurat cu valoarea Yes (Duplicates OK) este mult mai puţin
performant decât un index configurat cu valoarea Yes (No Duplicates).
Dacă un anumit câmp al unui tabel are atributul de cheie primară (Primary
Key), atunci proprietatea Indexed a câmpului respectiv va fi configurată
automat la valoarea Yes (No -Duplicates).
26
Consecinţele modificării proprietăţii Field Size referitoare la dimensiune
de câmp
În multe cazuri, modificarea proprietăţii Field Size a unui câmp produce
erori. Acest fenomen apare atunci când vechea dimensiune de câmp este
modificată la una mai mică.
Exemple:
Lungimea maximă a unui câmp tip Text a fost 50. Ulterior această
lungime a fost micşorată la 25. În aceste condiţii caracterele de la 25 în
sus se vor trunchia.
Lungimea iniţială a unui câmp tip Number a fost Single. Ulterior
această lungime a fost modificată la Long Integer. În acest caz
zecimalele se vor pierde, deoarece se realizează rotunjirea la cel mai
apropiat întreg.
Lungimea iniţială a unui câmp tip Number a fost Single. Ulterior
această lungime a fost modificată la Integer. În acest caz valorile care
nu aparţin intervalului [-32.768 ; 32.767] se pierd.
27
logică >=0, atunci textul de validare poate fi "Nu introduceţi valori
negative!".
28
într-o linie orizontală cu două săgeţi îndreptate spre stânga şi spre dreapta. Se
acţionează butonul din stânga, şi menţinându-l apăsat se deplasează mouse-ul în
direcţia orizontală, până când se obţine lăţimea dorită, moment în care se
eliberează butonul. În acest mod va fi redimensionată coloana care este situată
în stânga liniei de despărţire.
29
Se efectuează un clic pe butonul de afişare a relaţiilor
(Relationships).
Variantă: din meniul
Tools se dă comanda
Relationships.
În urma acestei acţiuni
pe ecran va apare
întotdeauna o fereastră
de dialog etichetată cu
Relationships (relaţii)
şi – în funcţie de caz –
o altă fereastră de
dialog etichetată cu
Show Table (afişare tabel).
Dacă între tabelele bazei de date nu au fost încă definite diferite relaţii,
atunci se va afişa automat şi fereastră de dialog Show Table. Dacă
între tabelele bazei s-au definit anterior relaţii, atunci va fi afişată
numai fereastra Relationships. Dacă fereastra Show Table nu este încă
afişată, atunci se va efectua un clic pe butonul de afişare de tabele
Show Table .
Variantă: din meniul View se dă comanda Show Table. Fereastra
corespunzătoare filei Tables conţine lista tuturor tabelelor din baza
actuală de date. Dacă toate tabelele necesare pentru crearea de relaţii
sunt deja afişate în fereastra de relaţii Relationships, atunci se sare
peste punctul următor.
Se efectuează un dublu clic pe numele fiecărui tabel care este necesar
pentru crearea relaţiilor.
Variantă: printr-un clic se selectează un nume de tabel sau un nume de
interogare, după care se acţionează butonul de comandă Add
(adăugare). Tabelele selectate vor apare în fereastra de definire a
relaţiilor; pentru fiecare element este rezervată o listă, în care vor
apare numele tabelului, precum şi câmpurile acestuia. După selectarea
tuturor tabelelor necesare stabilirii relaţiilor, fereastra Show Table
poate fi închisă, de exemplu prin acţionarea butonului de comandă
Close. În exemplul prezentat
în captura alăturată, în
fereastra de definire a
relaţiilor au fost "aruncate"
tabelele tblJudet şi
tblLocalitate. Între aceste
tabele se va genera o relaţie
30
de tipul "de la unu la mai mulţi", în partea de "unu" a relaţiei fiind
tabelul tblJudet (într-un judeţ sunt mai multe localităţi).
Pentru crearea unei relaţii se trage cu mouse-ul numele câmpului de
cheie primarǎ (din tabelul primar) peste numele câmpului asociat
(cheia străină din tabelul asociat). În cazul de faţă se trage câmpul
JudetID (din tabelul tblJudet) peste câmpul JudetID (în tabelul
tblLocalitate). De obicei, cheia primară şi cea străină au acelaşi nume,
însă această identitate de nume nu este obligatorie. După realizarea
acestei operaţii de tragere se afişează automat o nouă fereastră de
dialog etichetată cu Edit Relationships, care are aspectul următor:
31
Se repetă paşii de la 5 până la 9 pentru fiecare pereche de tabele care
urmează să fie asociate.
În momentul închiderii ferestrei de relaţii, programul Access va
întreba dacă se doreşte salvarea aspectului imaginii referitoare la
relaţii, adică aspectul obiectului "Relaţii". Indiferent de faptul, că
aspectul este sau nu salvat, relaţiile create vor fi salvate în baza actuală
de date.
32
dublu clic pe linia de reprezentare a relaţiei. În urma acestor acţiuni se afişează
fereastra de dialog Edit Relationships, în care se pot opera modificările dorite.
Proprietăţile relaţiilor
Fereastra de definire a relaţiilor între diferite tabele ale bazei de date
(Relationships) este prevăzută şi cu o casetă de selectare etichetată cu Enforce
Referential Integrity, prin care utilizatorul poate să stabilească tipul de
asociere predefinit.
Caseta de selectare Enforce Referential Integrity (impunerea integrităţii
referenţiale a relaţiei) poate fi selectată numai atunci, când sunt îndeplinite
următoarele trei condiţii:
câmpul care a fost selectat din tabelul primar al relaţiei are atributul de
cheie primară (sau are un index unic);
câmpurile puse în corespondenţă au acelaşi tip8;
atât tabelul primar, cât şi tabelul asociat sunt memorate în aceeaşi bază
de date.
33
cauza nici o eroare. În cazul nerespectării acestei reguli programul
Access va afişa o fereastră de eroare.
Dacă unui articol din tabelul primar îi corespunde unul sau mai multe
articole din tabelul asociat, atunci utilizatorul nu poate şterge sau
modifica articolul respectiv din tabelul primar. Dacă utilizatorul totuşi
încearcă efectuarea acestei operaţii, atunci programul Access va afişa
o fereastră de eroare. Această verificare poate fi abrogată, permiţând
ştergerea în cascadă a articolelor asociate: se va selecta caseta de
selectare Cascade Delete Related Records (ştergerea în cascadă a
articolelor asociate).
Dacă unui articol din tabelul primar îi corespund unul sau mai multe
articole din tabelul asociat, atunci valoarea cheii primare nu poate fi
modificată (editată). În cazul în care utilizatorul încearcă să modifice
valoarea cheii primare, programul Access va afişa o fereastră de
eroare. Această verificare poate fi abrogată, permiţând editarea valorii
memorate în cheia primară şi actualizarea automată, în cascadă, a
valorilor din câmpurile străine asociate. În acest scop se va selecta
caseta de selectare Cascade Update Related Fields (actualizarea în
cascadă a câmpurilor asociate). Se menţionează faptul, că în cazul în
care cheia primară are tipul AutoNumber, utilizatorul nu poate să
modifice sub nici o formă valoarea cheii primare (doarece numai
programul Access poate gestiona valorile memorate în cheia primară).
5.3 Formulare
34
care se bazează formularul respectiv. Un alt mod pentru deschiderea
unui formular este efectuarea unui dublu clic pe numele formularului
respectiv.
35
formular se acţionează butonul de comandă Next, prin care se trece la
pasul următor al expertului.
36
Poziţionare pe articolul următor al tabelului.
Poziţionare pe ultimul articol al tabelului
Adăugarea unui articol nou tabelului.
37
Spaţiul rezervat antetului şi subsolului fiind asigurat, se verifică dacă
este afişată cutia de unelte. Pentru afişarea/ascunderea casetei de
instrumente se va utiliza comanda Toolbox a meniului View.
Pentru a introduce un text (etichetă) în zona antetului sau în zona
subsolului, se va efectua un clic pe butonul (Label) al casetei de
instrumente. După acţionarea acestui buton se selectează în zona de
antet sau subsol locaţia unde se va poziţiona şirul de caractere, după
care se tastează şirul respectiv.
Pentru a introduce o imagine grafică în zona antetului sau în zona
subsolului, se va efectua un clic pe butonul (Image) al casetei de
instrumente. După acţionarea acestui buton se selectează în zona de
antet sau subsol locaţia unde se va poziţiona imaginea. Se afişează
fereastra de dialog prin care se stabileşte imaginea dorită.
38
Salvarea unui formular (deschis) este realizată automat de programul
Access. Pentru a avea o siguranţă mai mare se poate cere efectuarea operaţiei
de salvare printr-un clic pe butonul de comandă (Save).
Programul Access permite căutarea unei valori care este memorată într-un
câmp (specificat sau nespecificat) al unui articol. Operaţia de căutare poate fi
aplicată pentru:
– articolele unui tabel (în modul de vizualizare tip foaie de date);
– articolele livrate de o interogare (în modul de vizualizare tip foaie
de date);
– articolele unui formular (în modul de vizualizare tip foaie de date
şi în modul de vizualizare tip formular).
39
În cutia text Find What (de căutat) se tastează valoarea care urmează
să fie căutată (text, număr, dată calendaristică).
Lista combinată Look In (privire în) este încărcată automat cu numele
câmpului selectat în primul pas. Căutarea se limitează la câmpul
curent, astfel căutarea va fi rapidă. Din această listă se poate selecta şi
numele foii de date analizate sau formularului analizat. În acest caz
căutarea se referă la toate câmpurile şi la toate articolele, căutarea fiind
lentă.
Se deschide lista combinată Search (căutare), prin care se va stabili
direcţia de căutare. Opţiunile posibile sunt:
– Up (în sus, de la articolul actual spre primul articol);
– Down (în jos, de la articolul actual spre ultimul articol);
– All (se va căuta în toate articolele, opţiune implicită).
Se deschide lista combinată Match (potrivire), care stabileşte modul de
comparare a informaţiei căutate, cu diferitele valori. Opţiunile posibile
sunt:
– Whole Field (câmp întreg). Se caută câmpurile, al căror conţinut
coincide cu textul specificat în cutia text Find What. Opţiune
implicită. De exemplu, cu "Pop" nu se va găsi "Popescu".
– Start of Field (începutul câmpului). Se caută câmpurile, care încep
cu textul specificat. De exemplu, cu "Pop" se va găsi atât "Pop",
cât şi "Popescu", dar nu şi "Ion Pop".
– Any Part of Field (orice parte a câmpului). Se caută câmpurile,
care conţin textul căutat într-o poziţie arbitrară. De exemplu, cu
"Pop" se va găsi "Pop", "Popescu" cât şi "Ion Popovici".
Pentru a căuta prima apariţie a valorii introduse în cutia text Find
What se va efectua un clic pe butonul de comandă Find Next (caută
următorul). Dacă informaţia căutată a fost descoperită, ea va fi
selectată; în caz contrar se va afişa o fereastră în care se comunică
acest fapt.
40
Pentru a căuta următoarele apariţii ale valorii introduse în cutia de text
Find What se va efectua un clic pe butonul de comandă Find Next.
După localizarea informaţiei căutate se va efectua un clic pe butonul
de comandă Cancel (închiderea ferestrei de căutare).
41
În meniul Records se indică submeniul Filter, după care se dă
comanda Filter by Selection.
Variantă: se efectuează un clic pe butonul de comandă (Filter by
Selection). În urma acestei acţiuni pe ecran vor fi afişate doar
articolele, care satisfac criteriul respectiv.
5.4.3 Interogări
42
Fereastra de dialog Show Table conţine trei file:
– Fila Tables afişează lista tuturor tabelelor din baza de date.
– Fila Queries afişează lista tuturor interogărilor bazei de date,
create anterior. Se menţionează faptul, că pot fi create interogări
tip stivă, caz în care articolele care se vor afişa în noua interogare
se bazează pe articolele livrate de o altă interogare.
– Fila Both cumulează informaţiile existente în cele două fişe
anterioare; ea afişează lista tuturor tabelelor şi interogărilor din
baza de date.
Se efectuează un dublu clic pe numele obiectului (tabel sau interogare)
pe care se bazează noua interogare.
Variantă: printr-un clic se selectează obiectul necesar şi se acţionează
butonul de comandă Add. Obiectul respectiv va fi aşezat ("aruncat") în
partea superioară a ferestrei Select Query. Fiecărui obiect aruncat îi
corespunde câte o listă, care conţine următoarele date: numele
obiectului aruncat (în capul de tabel a listei), un caracter *, precum şi
numele tuturor câmpurilor din obiectul respectiv. În cazul exemplului
nostru se vor "arunca" în fereastra Select Query tabelele tblJudet şi
tblLocalitate.
Se repetă pasul precedent pentru fiecare tabel sau interogare pe care se
bazează noua interogare. După alegerea tuturor obiectelor necesare
noii interogări se închide fereastra Show Table (prin acţionarea
butonului de comandă Close). În urma acestei comenzi se activează
fereastra Select Query.
Dacă sunt utilizate mai multe tabele sau mai multe interogări, prima
dată se verifică modul de conectare a câmpurilor asociate (câmpurile
43
asociate sunt legate cu o linie). Stabilirea de relaţii între tabele
(interogări) sau modificarea tipului relaţiilor existente poate fi realizată
şi în interiorul ferestrei Select Query.
Se adaugă câmpul implicat în interogare pe grilă, situată în partea
inferioară a ferestrei Select Query. În acest scop din lista de nume se va
trage cu mouse-ul numele câmpului respectiv într-o celulă liberă din linia
Field (câmp). În linia Table se afişează automat numele tabelului
(interogării) care conţine câmpul tras. O altă variantă este efectuarea unui
dublu clic pe numele câmpului necesar. Tragerea pe grilă a caracterului
"*" este echivalentă cu tragerea pe grilă a tuturor numelor de câmpuri din
tabelul aferent. În cazul nostru au fost trase pe grilă câmpul JudetID (care
aparţine tabelului tblJudet), Nume (din tabelul tblJudet), Centru (din
tabelul tblJudet) precum şi câmpul NumeLoc (care aparţine tabelului
tblLocalitate). După tragerea acestor câmpuri liniile Field şi Table ale
ferestrei de proiectare a interogării va avea aspectul următor:
44
Pentru a salva interogarea creată se va efectua un clic pe butonul Save
Observaţii:
Criteriile specificate în celulele liniei Criteria sunt legate prin
operatorul de conjuncţie ŞI (AND). Ele permit limitarea afişării
tuturor valorilor conţinute într-un câmp specificat al grilei. Pentru a
specifica un criteriu corespunzător unui câmp, se va efectua un clic pe
linia Criteria aferentă câmpului şi se va introduce criteriul care
urmează să fie utilizat. Criteriul poate fi o simplă valoare sau un
operator urmat de o expresie. Valorile de tip text trebuie să fie
încadrate de o pereche de caractere "ghilimele", iar cele de tip date
calendaristice de o pereche de caractere "#" (diez).
45
Tabelul alăturat conţine mulţimea operatorilor utilizaţi în stabilirea
criteriilor:
46
Operato Semnificaţie Expresia Valorile
r introdusă în selectate
celula Criteria
>= 5 And <=10 Numere mai
mari sau egali
decât 5 şi mai
mici sau egali
decât 10.
Conjuncţie logică > #12/1/02# And Zile
And
(operatorul ŞI) < #12/31/02# calendaristice
mai mari decât 1
decembrie 2002
şi mai mici decât
31 decembrie
2002.
Disjuncţie logică > 77 Or < 55 Numere mai
(operatorul SAU) mari decât 77
Or
sau mai mici
decât 55.
Negaţie logică Not 55 Numere diferite
Not
(operatorul NU) de 55.
47
apariţia unui câmp în cadrul informaţiilor de ieşire ale interogării, în
linia Show a câmpului se va deselecta cutia de selectare
corespunzătoare, adică:
– reprezintă un câmp ascuns;
– reprezintă un câmp afişat.
48
asocierii afectează numai modul în care actuala interogare va selecta
articolele, deci nu are nici un efect asupra relaţiilor stabilite între
tabele. Pentru ştergerea unei asocieri (din actuala interogare) se va
efectua un clic pe linia de reprezentare a relaţiei şi se va acţiona tasta
Delete. Dacă se doreşte crearea unei alte asocieri, atunci se va trage
câmpul din tabelul primar peste câmpul din tabelul asociat. Pentru
afişarea ferestrei de dialog prin care se poate stabili tipul de asociere
se va efectua un dublu clic pe linia de reprezentare a relaţiei.
pe butonul (interogări).
Din lista de interogări, printr-un clic se alege
interogarea dorită.
Se efectuează un clic pe butonul de comandă
49
5.4.4 Sortarea articolelor
Programul Access dispune de comenzi prin care se poate realiza sortarea în
ordine crescătoare (de la A la Z, de la 0 la 9) sau descrescătoare a articolelor
(de la Z la A, de la 9 la 0), în funcţie de valorile conţinute într-un câmp selectat.
5.5 Rapoarte
Examinarea (vizualizarea) unui raport creat anterior
50
Un alt mod pentru vizualizarea unui raport este efectuarea unui dublu clic
pe numele raportului respectiv.
(rapoarte).
Se execută un dublu clic pe comanda Create report by
using Wizard (crearea raportului utilizând expertul). În urma acestei
acţiuni se afişează prima fereastră a expertului de raport:
51
Această fereastră a expertului se referă la o eventuală
grupare a articolelor din raport, în funcţie de valorile conţinute într-un
câmp specificat. Dacă se doreşte gruparea articolelor în funcţie de
valorile unui câmp, în lista din stânga se efectuează un clic pe numele
câmpului respectiv şi se acţionează butonul . Pot fi selectate mai
multe niveluri de grupare. În exemplul nostru au fost selectate două
niveluri de grupare. Primul nivel de grupare se bazează pe conţinutul
câmpului Continent, iar nivelul al doilea pe conţinutul câmpului Tara.
După stabilirea nivelurilor de grupare se va acţiona butonul de
comandă Next.
52
(în această secţiune pot fi sortate numai câmpurile, care nu sunt
utilizate pentru grupări). Operaţia de sortare a articolelor din secţiunea
de detalii poate fi realizată după cel mult patru câmpuri, în ordine
crescătoare sau descrescătoare. În exemplul nostru s-a cerut sortarea
crescătoare a articolelor din secţiunea de detalii după valorile conţinute
în câmpul Nume. După stabilirea opţiunilor de sortare se va acţiona
butonul de comandă Next.
53
Raportul creat de vrăjitor este salvat automat şi este afişat în modul de
vizualizare "examinare înaintea imprimării" (Print Preview). Acest mod de
vizualizare poate fi modificat în modul de vizualizare tip proiect (Design View).
Comenzile de alegere a modului de vizualizare utilizat se găsesc în meniul
View.
Un raport grupat după conţinutul câmpurilor Continent şi Ţara şi sortat
crescător după conţinutul câmpului Nume poate avea aspectul de mai jos:
54
Aceste operaţii de editare se pot realiza numai dacă raportul este deschis în
modul de afişare tip proiect (Design View). În acest scop în fereastra bazei de
55
prin care se modifică ordinea de afişare a câmpurilor în structura raportului.
Pentru mutarea unui control se va utiliza următorul algoritm:
Se execută un clic pe controlul care urmează să fie mutat într-o altă
locaţie a raportului. Pentru a selecta mai multe controale, în timpul
selectării lor se ţine apăsată tasta SHIFT. În jurul controlului apar opt
pătrăţele utilizate în procesul de redimensionare.
Se indică marginea superioară a controlului, moment în care cursorul
mouse-ului se transformă într-o mână cu cinci degete întinse.
În acest moment se trage controlul într-o nouă locaţie. În momentul în
care se ajunge în locaţia dorită, se eliberează butonul de mouse.
56
crescătoare de sortare a grupărilor, adică în coloana Sort Order
(ordinea de sortare) se va depune valoarea Ascending (ordinea
crescătoare). Ordinea de sortare a unei grupări poate fi modificată dacă
în linia corespunzătoare grupării se efectuează un clic pe celula din
coloana Sort Order şi se alege varianta Descending.
Proprietăţile unei grupări pot fi configurate. În acest scop printr-un clic
aplicat în coloana Field/Expression se alege gruparea respectivă;
proprietăţile grupării desemnate se stabilesc prin subfereastra Group
Properties. Principalele proprietăţi ale unei grupări sunt prezentate în
tabelul următor:
Proprietate Descriere
Dacă se alege varianta Yes, atunci pentru câmpul selectat
din coloana Field/Expression se va crea o grupare de
articole şi în raport se va genera o secţiune de antet de
grupare. În urma acestei acţiuni în selectorul de linie al
câmpului (în prima coloană a ferestrei de sortare şi
grupare) se afişează un indicator de grupare, care are
Group
Header forma . Programul Access adaugă o secţiune de antet
de grupare în fereastra de proiectare a raportului, în faţa
secţiunii de detalii a raportului. În această secţiune
ulterior se pot depune, de exemplu, cutii text. În cutiile
text respective se pot depune formule. Valoarea implicită
a proprietăţii Group Header este No (nu se creează antet
de grupare).
Dacă se alege varianta Yes, atunci pentru câmpul selectat
din coloana Field/Expression se va crea o grupare de
articole şi în raport se va genera o secţiune de subsol de
grupare. În urma acestei acţiuni în selectorul de linie al
Group câmpului se afişează un indicator de grupare .
Footer Programul Access adaugă o secţiune de subsol de grupare
în fereastra de proiectare a raportului, după secţiunea de
detalii a raportului. În această secţiune ulterior se pot
depune, de exemplu, cutii text. În cutiile text respective
se pot depune formule. Valoarea implicită a proprietăţii
Group Footer este No (nu se creează subsol de grupare).
57
faptul că formulele existente în cutii text se pot depune în orice tip de antet şi
de subsol (grupare, pagină sau raport).
Fiind în modul de vizualizare tip proiect, pentru introducerea unei cutii text
într-un antet/subsol se va verifica dacă este vizibilă cutia de unelte. Afişarea,
respectiv ascunderea casetei de instrumente se realizează prin meniul View,
comanda Toolbox. Pentru a introduce o cutie text în antetul sau în subsolul
unui raport se va efectua un clic pe butonul (Text Box) al casetei de
instrumente. După acţionarea acestui buton printr-un clic se desemnează antetul
sau subsolul dorit şi se deplasează mouse-ul. În momentul eliberării butonului
mouse-ului în antetul/subsolul desemnat se vor crea două controale: un control
tip etichetă şi un control tip text.
Formulă Semnificaţie
= SUM Suma valorilor din câmpul NumeCâmp în cadrul
([NumeCâmp]) grupării, paginii sau raportului întreg.
Numărul de valori din câmpul NumeCâmp în
= COUNT([Oraşe])
cadrul grupării, paginii sau raportului întreg.
Minimul valorilor din câmpul NumeCâmp în
=MIN([Locuitori])
cadrul grupării, paginii sau raportului întreg.
= Maximul valorilor din câmpul NumeCâmp în
MAX([Locuitori]) cadrul grupării, paginii sau raportului întreg.
Media aritmetică a valorilor din câmpul
=
NumeCâmp în cadrul grupării, paginii sau
AVG([Locuitori])
raportului întreg.
58
Acest subsol, în modul de vizualizare înainte de imprimare, are aspectul
alăturat:
59
5.6 Pregătirea rezultatelor
60
utilizate (măsurătorile se dau în inchi, se va imprima doar în interiorul
celor patru margini). În cazul formularelor şi rapoartelor prin caseta de
selectare Print Data Only se stabileşte dacă se vor imprima doar datele
şi se omite imprimarea etichetelor, bordurilor, liniilor de reţea,
imaginile grafice ale liniilor şi cutiilor. În cazul imprimării tabelelor
sau a articolelor livrate de o interograre prin caseta de selectare Print
Headings se poate cere imprimarea anteturilor.
Prin fila Page a ferestrei de dialog se stabileşte orientarea hârtiei
utilizate la imprimare. Variantele posibile sunt opţiunile Portrait
(portret, se imprimă paralel cu marginea mai îngustă a hârtiei) şi
Landscape (vedere, se imprimă paralel cu marginea mai lată a hârtiei).
Prin lista combinată Size, situată în subfereastra Paper, se alege
dimensiunea hârtiei, de exemplu A4, precum şi modul de alimentare
cu hârtie a imprimantei. De asemenea, se poate stabili imprimanta
utilizată (cea implicită sau o imprimantă specificată).
În cazul formularelor şi rapoartelor fereastra de dialog conţine o şi filă
Columns prin care se stabileşte numărul, dimensiunea şi modul de
implementare a coloanelor.
61
atunci se selectează caseta de selectare Print to File. Numărul de copii dorite se
introduce în cutia Number of Copies.
62
Din meniul File se dă comanda Print.
Din subfereastra Print Range se alege butonul de opţiune Selected
Record(s).
Se stabilesc şi celelalte opţiuni ale ferestrei de dialog şi se dă comanda
OK.
63