Bazele Managemuentului-Prezentarea unui subiect de management

Sistemul informational al organizatiei

Sistemul Informational in activitatea de management

Eficienta economica depinde de intensitatea si calitatea fluxurilor de comunicare

interna si externa.
Sistemul informational trebuie sa cuprinda urmatoarele subsisteme:
a) planificarea tehnico-economica si de investitii;
b) conducerea operativa a productiei;
c) pregatirea tehnica a fabricatiei;
d) activitatea financiar – contabila;
e) forta de munca si consumul de manopera;
f) aprovizionare-desfacere, import-export;
g) resurse umane
Utilizarea informatiei ca resursa productiva poate fi factorul ce contribuie la
performantele economico-financiare a intreprinderii presupune ca:
- intreprinderile cu un management al informatiei dezvoltat au sanse sa domine
concurenta;
- performantele economico-financiare nu sunt evidente daca informatia nu este stiuta la
timp;
- managementul informatiei poate diminua progresul lent economico-financiar creandu-
si un avantaj concurential prin informatie.
Informatia reprezinta o baza a deciziilor la momentul oportun; un factor de productie
care poate duce la conceperea si scoaterea pe piata a unor produse sau servicii cu o valoare
adaugata foarte ridicata; un factor de simultaneitate in armonizarea actiunii unitatilor
componente ale intreprinderii in vederea indeplinirii in conditii bune a functiilor si obiectivelor
firmei; determinant al comportamentelor indivizilor si grupurilor in interiorul si in exteriorul
intreprinderii. Informatia trebuie sa faca obiectul unui management foarte sustinut, ducand la
un inalt nivel de responsabilitate al intreprinderii.
Calitatea fluxurilor de informatie porneste de la fluxurile de informatii produse in exterior si
utilizate de intreprinderi precum si cele produse in interior si destinate fie nevoilor proprii, fie
in exterior.
Informatica de gestiune si sistemul informatic financiar-contabil sunt strans legate de
activitatea intreprinderii, de actiunea productiva si de procesul decizional. Ele pregatesc si
constata actiunile si deciziile, fiind esentiale functionarii intreprinderii.
Sistemul informational financiar-contabil este obligatoriu daca se urmareste redarea
unei imagini exacte a intreprinderii, aria de referinta fiind larga (actionari, salariati, conducere,
banci, etc.); contabilitatea analitica si contabilitatea bugetara pun accent pe detalii si constituie
veritabile instrumente de conducere.
Sistemul informational utilizeaza subsistemele: hardware (echipamente componente)
si software (programe si structuri de date). El reprezinta latura dinamica a sistemului
managerial deoarece face legatura intre sistemul conducator si cel condus in cadrul firmei si,
respectiv, intre firma si mediul in care isi desfasoara activitatea; permite cunoasterea situatiei
existente intr-o intreprindere comerciala, a situatiei trecute, anticiparea evolutiei viitoare si
contribuie la elaborarea si indeplinirea obiectivelor stabilite; distribuie informatii pentru fiecare
activitate, facilitand interactiuni intre acestea; asigura o buna corelare a cererii cu oferta.
Mijloacele tehnice utilizate in intreprinderile comerciale sunt de natura mijloacelor de colectare
a datelor (case electronice, masini de scris, masini de multiplicat), masini de prelucrare a datelor

1
Bazele Managemuentului-Prezentarea unui subiect de management

(masini de calcul de birou, masini de facturat si contabilizat, computere), mijloace de

transmitere a informatiilor (telefon, telex, fax, dictafon, interfon).
In functionarea sistemului informational pot apare o serie de disfunctionalitati generate
de factori obiectivi si subiectivi, cu impact negativ asupra procesului managerial din firma.
Acesti factori care tin de mijloacele tehnice utilizate in colectarea, prelucrarea, transmiterea
informatiilor, de modul de utilizare, de diferentele de pregatire a persoanelor implicate in
vehicularea informatiilor, de interesele personale ale acestora, determina aparitia unor
deficiente ca distorsiunea, supraincarcarea canalelor de comunicatie.
Informatica este un instrument in prelucrarea informatiilor ce contribuie la realizarea
obictivelor intreprinderii.
Computerul are urmatoarele avantaje:
- precizie a informatiilor prin proceduri viabile ce reduc posibilitatile de eroare;
- viteza de calcul superioara prelucrarii manuale a informatiilor;
- capacitate mare de stocare a informatiilor si de gasire rapida a datelor;
- acces usor si in timp util la informatii;
- posibilitatea racordarii la retele informatice;
- punerea datelor in diferite forme in functie de cerintele utilizatorilor, viteza de
comunicare a informatiilor la distante mari in forme variate;
- asigurarea utilizarii mai bune a resurselor umane prin eliberarea activitatilor de
rutina si concentrarea asupra mijloacelor de crestere a eficientei intreprinderii.

Organizarea IT la S.C. ALUM S.A. TULCEA

Societatea comerciala, situata in municipiul Tulcea, str.Isaccei nr.82, pe platforma

industriala de vest a orasului, a fost infiintata in anul 1976, ca parte componenta a Combinatului
de Alumina si Feroaliaje Tulcea. In anul 1996, societatea a fost cumparata (51% din actiuni),
de catre Balli Metal Ltd., schimbandu-si denumirea in BBG Alum SA.
In prezent, Societatea Comerciala Alum S.A. Tulcea se intinde pe o suprafata de 142 ha
din care 40 sunt ocupate de capacitatile de productie, restul fiind ocupat de statia de tratare a
apelor uzate si o vasta retea de depozite.
Societatea are un capital social de 38.881.760 lei si urmatoarea structura a actionariatului:
- persoane fizice : 3.283.862 lei reprezentand 8,45 %
- FPP 1 Banat-Crisana : 9.279.736 lei reprezentand 23,87 %
- Balli Metal SA : 26.318.162 lei reprezentand 67,68 %
In urma achizitionarii de catre Balli Metal a pachetului majoritar de actiuni, productia de
alumina a crescut de la 300.000mii tone in 1996 la 500.000mii tone in 2005 avand un numar de
1.500 salariati. Obiectul principal de activitate il constituie producerea aluminei calcinate
(Al2O3).
O mai buna circulatie a informatiei electronice la nivelul concret al compartimentelor si
al structurii organizatorice a intreprinderii se realizeaza printr-un sistem informatic integrat
realizat in regie proprie (pentru reducerea costurilor) sau pe baza de comanda, printr-o stransa
colaborare intre compartimentul IT si celelalte compartimente din societate, pe de o parte, si un
furnizor specializat in realizarea de produse informatice, pe de alta parte.
Sistemul informatic este orientat in mod deosebit in scopul evidentei costurilor si mai
putin al veniturilor. Aceasta deoarece rentabilitatea unei intreprinderi, de orice natura ar fi ea,
se calculeaza ca diferenta intre venituri si cheltuieli, iar, in cazul SC Alum SA veniturile pot fi
foarte putin influentate.
Profitul oricarei societati productive se calculeaza ca fiind cantitatea de produse vandute
inmultita cu marja comerciala pe unitatea de produs finit. Marja comerciala este diferenta dintre
pretul de vanzare al unui produs si cheltuielile necesare (pretul de cost) obtinerii acestuia.

2
Bazele Managemuentului-Prezentarea unui subiect de management

Cantitatea de produse finite livrate de catre societate este limitata (in jurul a 28.000 tone
alumina/luna, cu un minim in jurul valorii de 20.000 tone/luna si un maxim de aproximativ
35.000 tone/luna). Fluctuatiile inregistrate in cantitatile vandute se datoreaza in primul rand
dificultatilor proprii de aducere a bauxitei (care este materia prima de baza) dar si unui
management defectuos al clientilor mici ai firmei (care, de multe ori, s-au aprovizionat in
salturi). Pretul de livrare al celei mai mari parti din produsele finite nu este negociabil, el fiind
stabilit, conform contractelor incheiate cu marii beneficiari, dupa cel al bursei londoneze de
marfuri – de multe ori aflat in scadere.
In aceste conditii, principalul mijloc de maximizare a marjei comerciale (si implicit a
profitului) ramane reducerea costurilor de fabricatie.
Costurile de fabricatie a produselor sunt compuse din:
- costuri fixe – sunt cheltuielile cu materiile prime (bauxita, lesia de soda), energie
electrica si termica - respectiv consumul de pacura, cheltuieli de incarcare/descarcare si de
transport al materiilor prime. Reducerea acestor costuri se poate face prin solutii tehnice
(modernizarea instalatiilor, reducerea pierderilor energetice, achizitiona-rea de materii prime
de calitate superioara la preturi cat mai scazute);
-costuri variabile – toate celelalte cheltuieli ale firmei: cheltuieli de aprovizionare,
reparatii, intretinerea instalatiilor, salarizare, amortizarea imobilizarilor, cheltuieli financiare si
exceptionale, etc.
Supravegherea costurilor fixe, care sunt inglobate in pretul de fabricatie, este, in primul
rand, de competenta serviciului mecano-energetic al societatii, care va trebui sa analizeze modul
in care acestea pot fi reduse.
In acest sens, dupa cumpararea pachetului majoritar de catre firma Balli Trading Ltd., s-
a inceput, si in mare masura finalizat, un amplu proces investitional de modernizare al
instalatiilor existente, in urma caruia societatea a reusit sa depaseasca limita de 30.000 tone/luna
alumina calcinata produsa, sa produca alumina Sandy, superioara din punct de vedere calitativ
si al concentratiei de substanta utila si sa diminueze cheltuielile energetice.
In prezent s-a trecut la inlocuirea pacurii din sistemul de generare a energiei termice cu
gaze naturale.
Pentru reducerea costurilor variabile trebuie implicate toate structurile existente la nivelul
societatii, cu asigurarea transparentei masurilor luate. Implementarea acestui sistem ar trebui sa
duca la diminuarea lor, in afara functiilor de informare.O pondere foarte insemnata in aceste
costuri o au cheltuielile materiale, cele de reparatii si intretinere . Totodata se constata
aprovizionarea in exces a societatii cu produsele necesare intretinerilor si reparatiilor.

Concluzii

Succesul agentilor economici pe piata depinde de capacitatea managerului competitiv de

a culege, selecta si prelucra date despre comportamentul propriu, despre evolutia relatiilor cu
mediul, despre dinamica raporturilor intrari/iesiri, a indicatorilor de performanta si de a elabora
deciizii rationale optime. Vehicularea informatiilor economice, sociale, politice, tehnice,
stiintifice, etc. asigura supravietuirea si ascendenta firmei, adaptabilitatea ei la noile provocari
ale pietei si la conditiile mereu schimbate ale luptei concurentiale.
Ansamblul informatiilor culese, prelucrate si utilizate intr-o societate constituie continutul
sistemului informational de management, care reprezinta un ansamblu de elemente (principii,
reguli, forte, etc.) interdependente printr-o multime de relatii (interactiuni, conexiuni,
conditionari, etc.), avand proprietatea de integralitate.

Bibiliografie

3
Bazele Managemuentului-Prezentarea unui subiect de management

1.Florian Buse, Ionica Dune - Bazele prelucrarii Informatiei si tehnologia informaţionala,

Editura Intelcredo, Deva, 1996

2.Florian Buse - Informatica Manageriala, Editura Calauza, Deva

3.Camelia Camasoiu - Management General, Societatea Ateneul Roman,Bucuresti,1999

4.Georgeta Vintila - Gestiunea Financiara a Intreprinderii,Editura Didactica si Pedagocica,

Bucuresti, 2002;