Sunteți pe pagina 1din 72

• TIME MANAGEMENT

“Timpul e cea mai restransa


resursa a managerului; Daca nu
o poate gestiona , nu poate
gestiona nimic altceva.”

Peter F.Drucker
1
• TIME MANAGEMENT
Vestea proasta este ca
timpul zboara. Vestea buna
este ca tu esti pilotul.

M. Altshuler

2
• TIME MANAGEMENT
Notiunea de Timp

Interval sau perioadă de timp între două


evenimente succesive. (Dicţionarul Random
House).
Cel mai valoros bun al oamenilor.
Ireversibil şi irepetabil.
Cea mai importantă sursă de stres.
3
• TIME MANAGEMENT

Notiunea de Timp

“cel mai învăţat dintre toţi sfetnicii”.


“părinte al tuturor lucrurilor”.
“bun prieten sau puternic duşman”.
“nefolosit–existenţă, folosit – viaţă”.

4
• TIME MANAGEMENT
Notiunea de Timp

“ceea ce oamenii încearcă să omoare, dar


care termină prin a-i omorî”.
“un fenomen de perspective”.
“şarlatan care-ţi ascunde prezentul ,
,făcând să strălucească viitorul”.
“nu poţi uita de timp, decât servindu-te de
el”. 5
• TIME MANAGEMENT
Mituri despre Timp
Planificarea timpului este pierdere de
vreme.
Organizarea şi disciplina blochează
spontaneitatea.
Viaţa mea este complet controlată de
evenimente externe.
Trebuie să mulţumesc pe toată lumea.
6
• TIME MANAGEMENT
Mituri despre Timp
Eu nu am limite.
Un loc de muncă dezorganizat este
caracteristic unui geniu.
Gestionarea timpului nu este altceva decât
o problemă de bun simţ. Mă descurc bine la
servici,deci îmi gestionez bine timpul.
Lucrez mai bine sub presiune; gestionarea
timpului mi-ar lua acest stimulent.
7
• TIME MANAGEMENT
Mituri despre Timp

Oamenii iau prea în serios problema


gestionării timpului; asta îţi ia toată distracţia
din viaţă.
Gestionarea timpului poate fi bună pentru
anumite tipuri de muncă, dar munca mea este
foarte creativă. Nu mă pot lega prin rutină.
8
• TIME MANAGEMENT
Marea nemulţumire a majorităţii oamenilor
este că nu au suficient timp, deşi timpul
este resursa împărţită cea mai egal dintre
toate resursele.
O zi de 24 ore pentru toţi oamenii.
“Nu te plânge că nu ai suficient timp. Dispui
de acelaşi număr de ore într-o zi, ca cele pe
care le-a avut şi Pasteur, Michelangelo,
Maica Tereza, Leonardo da Vinci şi Albert
Einstein”. H. Jackson Brown
9
• TIME MANAGEMENT

“Stabilirea şi urmărirea unei planificări


pentru a organiza şi prioritiza în contextul
desfăşurarii activităţii de muncă, familie
etc.”

10
• TIME MANAGEMENT
Un set de abilitati si instrumente care sa ne
sprijine in a avea un control mai eficient
asupra evenimentelor in care suntem
implicati.
Are sens doar daca acest control produce
efecte eficiente.

11
• TIME MANAGEMENT
Sa facem lucrurile:
EFICIENT si EFECTIV

Eficient : folosirea rationala a resurselor.


Efectiv : a crea valoare / diferentiere.

Diferenta dintre a face lucrurile bine si a


face ceea ce trebuie.
12
• TIME MANAGEMENT
Cine,ce ne fura timpul ?

Hotii de timp !!!

Asumarea de prea multe activitati.


Lipsa organizarii.
Incapacitatea de a spune NU.
Informatii incomplete.

13
• TIME MANAGEMENT
Cine,ce ne fura timpul ?

Hotii de timp !!!

Management reactiv , pompieristic.


Intreruperile(amanarile).
Socializarea neadaptata.
Sedinte(meeting , briefing) ne-structurate.

14
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

“Vrei să îmi spui şi mie în ce parte să o iau?”


“Asta depinde foarte mult de locul în care vrei să
ajungi”, spuse Pisica.
“Păi nu prea-mi pasă unde o să ajung”, zise Alice.
“Atunci n-are nici o importanţă pe unde o iei” –
spuse Pisica.

Lewis Caroll - Alice în Ţara Minunilor


15
• TIME MANAGEMENT

STABILIREA DE OBIECTIVE

Cauza cea mai frecventă a lipsei de


eficienţă este lipsa unui obiectiv clar.

16
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

Stabilirea de obiective este un puternic


instrument pentru motivarea şi provocarea
angajaţilor sau a ta. Ştiind că ţi-ai atins un
obiectiv, vei avea un sentiment de împlinire
şi îţi vei găsi modalităţile şi energia pentru a
termina ceea ce ţi-ai propus.

17
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

Stabilirea de obiective poate fi folosită


indiferent de tipul activităţii tale şi
indiferent de nivelul de conducere pe
care te afli.

18
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

Totuşi, există un mod bun de a-ţi stabili


obiective şi un mod rău în care faci asta. Un
obiectiv stabilit bine înseamnă că îţi poţi da
seama cu uşurinţă dacă l-ai atins. Un
obiectiv stabilit prost te va face să nu ştii
niciodată cu precizie dacă l-ai atins.
Rezultatul va fi cuantificat în sentimente de
frustrare şi lipsă de productivitate. 19
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

Teoria lui Locke şi Latham de stabilire a


obiectivelor

Doctorul Edwin Locke şi-a publicat teoria


referitoare la stabilirea obiectivelor în 1968,
într-un articol intitulat “Toward a Theory of
Task Motivation and Incentives.”
20
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

Conform teoriei lui, angajaţii sunt mai motivaţi


atunci când ştiu care le este obiectivul de
atins şi că, odată cu atingerea obiectivului,
performanţa lor creşte. El a demonstrat că
oamenii muncesc mai eficient când
obiectivele lor sunt specifice şi provocatoare
decât atunci când acestea sunt vagi si usoare.
21
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

În 1990, Locke şi Dr. Gary Latham au


publicat “A Theory of Goal Setting and
Task Performance” în care identificau 5
principii importante în stabilirea unor
obiective care să-i motiveze pe oameni.
Aceste principii sunt:

22
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

Claritate
Provocare
Angajament
Feedback
Complexitatea temei

Hai să studiem aceste principii individual. 23


• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

CLARITATE

Un obiectiv clar este acela care poate fi


măsurat şi nu lasă loc neînţelegerilor.
Obiectivul trebuie să fie explicit în privinţa
comportamentului care va fi urmărit şi
recompensat.
24
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE
PROVOCARE
Ce te face să te simţi mai împlinit: atingerea
unui obiectiv facil sau a unuia provocator?
Suntem motivaţi de răsplata pe care credem
că o vom primi la îndeplinirea sarcinii. Deci,
dacă ştim că obiectivul este provocator şi
că este perceput ca atare şi de către cei care
ni l-au dat, este foarte probabil să fim foarte
motivaţi să-l atingem.
25
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

PROVOCARE
Sigur, provocarea trebuie să fie dozată
corespunzător. Un obiectiv trebuie să fie
provocator, dar să fie şi tangibil. Dacă nu
cred că voi putea să ating obiectivul pe care
mi l-ai dat, nu voi fi motivat nici măcar să
încep să lucrez la atingerea lui.
26
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

PROVOCARE
Am să fiu apăsat de acest obiectiv mai
degrabă decât sa fiu motivat de el. De
asemenea, trebuie să te asiguri că ai stabilit
recompense potrivite pentru atingerea unui
astfel de obiectiv provocator, în comparaţie
cu cele pentru atingerea unor obiective
“normale”. 27
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

PROVOCARE

Prin recompensarea superioară a atingerii


obiectivelor provocatoare nu îi vei motiva
doar pe cei care vor atinge aceste obiective,
ci şi pe cei care vor fi martorii recompensării
celor merituoşi.
28
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

ANGAJAMENT

Pentru ca un obiectiv să fie eficient este


nevoie să fie agreat la nivel de echipă.
Obiectivul trebuie să fie aliniat cerinţelor şi
aşteptărilor pe care le-ai avut anterior de la
tine sau de la echipa ta.
29
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

ANGAJAMENT
Permiţându-le să participe la discuţia privind
necesarul de materiale şi cunoştinţe pentru
atingerea obiectivului, privind timpul necesar
îndeplinirii sale sau modalităţile prin care se
pot rezolva situaţiile concrete, vei reuşi să
creşti gradul de implicare şi motivare al celor
din jurul tău. 30
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

FEEDBACK
Stabilirea de obiective nu este eficientă dacă
nu oferă posibilitatea de a obţine feedback.
Ce se întâmplă dacă la jumătatea drumului
apar întrebări? Dar dacă observi că
progresele făcute nu sunt în conformitate cu
procedurile? Feedback-ul oferă posibilitatea
de a corecta şi clarifica progresul făcut
înainte ca obiectivul să fie atins. 31
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE
COMPLEXITATEA TEMEI

Cel din urmă principiu al teoriei Locke & Latham


despre stabilirea de obiective este legat de nivelul
de complexitate al temei avute în discuţie. Dacă
este vorba despre o contribuţie complexă sau
super calificată, persoana implicată este, probabil,
deja foarte motivată pentru că altfel nu ar fi ajuns
să ocupe o funcţie cu un astfel de grad de
complexitate. 32
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

COMPLEXITATEA TEMEI

Totuşi, chiar şi cea mai motivată persoană


poate să fie descurajată dacă are în faţă o
sarcină foarte complexă sau dacă timpul
necesar îndeplinirii este defectuos definit.
33
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

COMPLEXITATEA TEMEI

Unele proiecte se dovedesc a fi mult mai


complexe decât păreau în stadiul incipient şi
astfel, atât executantul cât şi managerul său
trebuie să-şi comunice reciproc un nivel de
implicare de care este nevoie.
34
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

OBIECTIVE S.M.A.R.T.

În privinţa stabilirii obiectivelor, există o


metodă care a trecut cu brio testul timpului.
Chiar dacă, de-a lungul timpului, au apărut
diferite interpretări ale înţelesului acestui
acronim, forma cea mai cunoscută a
explicării lui este: 35
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

OBIECTIVE S.M.A.R.T.
S – Specific
M – Măsurabil
A – Accesibil
R – Realist
T – Timp si
T – Urmarite (Trackable)
36
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

SPECIFIC

Cand un obiectiv este specific înseamnă că


ştii cu exactitate ce vrei să obţii. Dacă nu
poţi să spui cu exactitate ce vrei să obţii,
atunci cum vrei să te aştepţi ca tu sau un
subordonat de-al tău să atingă obiectivul?
Un obiectiv specific va răspunde la
următoarele întrebări: 37
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

SPECIFIC

Cine? Cine va întreprinde acţiunile sau cine


va fi afectat de ele?
Ce? Ce rezultat vreau să obţin?
Unde? Există un loc specific?

38
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

SPECIFIC

Care? Există restricţii sau cerinţe de care


trebuie să ţineţi cont?
De ce? De ce este important? Care este
câştigul obţinut din atingerea obiectivului?

39
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

MASURABIL

Fiecare obiectiv trebuie să fie măsurabil,


astfel încât, în orice moment, să poţi şti cât
ai realizat din el şi, de asemenea, când l-ai
atins.

40
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

ACCESIBIL / ATRACTIV

Aşa cum ai citit în capitolul precedent, având


un sistem de măsurare a obiectivului tău te
ajută să-ţi planifici mai eficient munca.

41
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

ACCESIBIL / ATRACTIV

Dar, înainte de a te apuca de muncă, trebuie


să fii convins că obiectivul este atractiv din
punct de vedere al posibilităţii lui de a fi
atins,având în vedere resursele avute la
dispoziţie şi activităţile de rutină pe care
trebuie să le faci, pe lângă cele necesare
atingerii obiectivului. 42
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

REALIST

Pentru a fi realist, un obiectiv trebuie să îţi


trezească dorinţa şi să-ţi ofere posibilitatea
de a-ţi plăcea să munceşti pentru atingerea
lui. Asta nu înseamnă că toate obiectivele
tale trebuie să fie mici şi uşoare.
43
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

REALIST

Asta înseamnă că este necesară o analiză


atentă a sarcinii pe care o ai de făcut şi să
găseşti un răspuns la întrebarea legată de
cât de realist este obiectivul.

44
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

REALIST
Câteva întrebări pe care ţi le poţi adresa în
această analiză sunt:
Am resursele necesare (financiare, de
personal, echipament etc.) pentru a atinge
obiectivul?
Am susţinerea colegilor din Departament
sau din firmă?
45
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

REALIST

Ce cunoştinţe sau abilităţi îmi lipsesc şi


de unde le-aş putea căpăta?
Am analizat împreună cu supervisor-ul
meu programul de muncă pentru a-i da
acestui obiectiv prioritate?
46
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

TIMP

Componenta finală a strategiei SMART de


stabilire a obiectivelor este TIMPUL. Fără să
adaugi o limită de timp pentru obiectivul
tău, nu vei avea motivaţia necesară de a te
apuca de lucru.
47
• TIME MANAGEMENT
STABILIREA DE OBIECTIVE

TIMP

Adăugând o limită realistă de timp, vei da


obiectivului încă un atribut necesar pentru a
te face să rămâi concentrat asupra lui. Mai
mult, având o limită de timp judicios
stabilită, te asiguri că îndeplinirea acelui
obiectiv continuă să fie relevantă pentru tine
sau pentru munca ta. 48
TIME MANAGEMENT
De ce este dificil sa fii organizat ?

E nevoie de timp.

Nu stim exact cum.

Vrem sa fim “perfecti”.


49
TIME MANAGEMENT
• Pretul lipsei de organizare ?

Termene nerespectate.
Oportunitati piedute.
Pierdere de timp.
Scaderea increderii celorlati datorita
intarzierilor.
Pierderi de bani. 50
TIME MANAGEMENT
• Cum lucram zilnic ?
REACTIV

Vaneaza evenimentele.
Este permanent “haituit”.
Raspunde la apelurile urgente.
Rezolva lucrurile pe masura ce apar.
URGENT. 51
TIME MANAGEMENT
• Cum lucram zilnic ?
PROACTIV
“Genereaza” evenimente.
Sta si analizeaza cu calm,definind
scopurile.
Stabileste activitati specifice si
atribuie responsabilitati.
Lucreaza dupa un program.
IMPORTANT. 52
TIME MANAGEMENT
• De la REACTIV la PROACTIV

Definiti care sunt activitatile care va


irosesc timpul.
Ce poate fi facut pentru a le reduce
sau elimina.
Ce modalitati putem aplica pentru a
obtine cele mai eficiente rezultate din
activitatile curente. 53
TIME MANAGEMENT
• Elementele de Eficienta

PLANIFICARE.

PRIORITATI.

NU AMANA.
54
TIME MANAGEMENT
• STRATEGIE

UN PLAN : cum ajungi de aici , acolo.

UN MODEL : cum actionam coerent.

O POZITIE : ce oferim si unde.

O PERSPECTIVA : ce vren sa obtinem.


55
TIME MANAGEMENT

De ce este planificarea importanta

Planificarea arata unde ne aflam acum si


unde se doreste sa ne situam in viitor.

56
TIME MANAGEMENT
• De ce este planificarea importanta
Participare : toti sunt implicati in stabilirea
obiectivelor viitoare.
Sensul directiei si scopului: fixare obiective
si scopuri coerente.
Coordonare : arata tuturor cum se aliniaza
si coordoneaza cu celelalte departamente.
Control : planurile specifica cine este
responsabil pentru atingerea unui anumit
obiectiv. 57
TIME MANAGEMENT
• De ce este planificarea importanta

Planuri pe termen scurt (de detaliu).

Planuri pe termen mediu.

Planuri pe termen lung.

58
TIME MANAGEMENT
• De ce este planificarea importanta

• METODA FORTE
Formuleaza lista activitatilor.
Observa si estimeaza timpul necesar.
Rezerva timp pentru sarcinile neprevazute.
Traseaza prioritatile.
Evalueaza gradul de indeplinire a sarcinilor.
59
TIME MANAGEMENT

• PRIORITIZAREA

TIMP ROSU

TIMP GALBEN

TIMP VERDE
60
TIME MANAGEMENT

• PRIORITIZAREA

• Definirea prioritatilor.
• Stabilirea gradului de importanţă al tuturor
acţiunilor tale.
• Concentrarea pe un număr mic de priorităţi
extrem de importante.

61
TIME MANAGEMENT

• PRIORITIZAREA

• Definirea prioritatilor
• Actualizarea continuă a listei de priorităţi în
funcţiede schimbările apărute.
• Poziţionarea evenimentelor în matricea
priorităţilor şi luarea unei decizii.

62
TIME MANAGEMENT
• NIVELE DE PRIORITATE ALE
ACTIVITATILOR

1. Trebuie să fac acest lucru :


(este important şi urgent).
2. Ar trebui să fac acest lucru :
(este important, dar nu urgent).
3. Deleg acest lucru chiar acum :
(nu e important, dar este urgent).
4. Aş putea să fac acest lucru :
(nu e important şi nici urgent). 63
TIME MANAGEMENT
• PRIORITIZAREA
Activitati de eliminat
Ce se poate intampla cel mai rau daca nu
facem activitatea respectiva?
Sunt singura persoana care poate face
asta?
Trebuie facuta chiar acum?
Exista vreo modalitate mai simpla de
finalizare?
64
TIME MANAGEMENT
• Activitati de eliminat/Evitarea actiunii

Super-conformare.
Pasarea responsabilitatii.
Te prefaci”prost”.
Intinsul la nesfarsit.
Dispersia.
AMANAREA.
65
TIME MANAGEMENT
• DE CE AMANAM ?

Nu stim de unde sa incepem.


Pentru a evita activitatile neplacute.
Ne este frica de esec.
Asteptam mai multa informatie.
Poate o face altcineva.
Avem deja prea multe de facut.
66
TIME MANAGEMENT
• Cum depasim sindromul amanarii ?

Stabiliţi obiective realizabile.


Identificaţi sarcinile pe care aţi fi tentat să
le amânaţi.
Cântăriţi beneficiile (pentru dumneavoastră
şi ceilalţi) îndeplinirii sarcinii vs. efectele
amânării.
67
TIME MANAGEMENT
• Cum depasim sindromul amanarii ?
Stabiliţi termenele limită.
Împărţiţi sarcinile în segmente cât mai mici
- tehnica elefantului.
Puneţi accentul mai degrabă pe pornirea
sarcinilor decât pe încheierea lor.
Nu trăiţi cu ideea că “lucraţi mai bine sub
presiune”.Costul amânării poate fi foarte
mare.
68
TIME MANAGEMENT
Cum depasim sindromul amanarii ?

• Faceti schimb de activitati.


• Nu se poate lucra bine sub presiune.
• Listati lucrurile pe care le evitati,atasati
prioritati si incercati sa faceti cate unul pana
le epuizati.
• Faceti ceea ce nu va place la inceputul zilei.
• 80% din sarcinile primite zilnic sunt
realizabile pe loc. 69
TIME MANAGEMENT

Cum folosim eficient Timpul

• Nu va lasati stapaniti de obiceiuri.


• Strategia este esentiala.
• Planificarea este importanta.
• Legati actiunea cu obiectivele propuse.
• Stabiliti prioritati.

70
TIME MANAGEMENT

Cum folosim eficient Timpul

Evita amanarea.
Nu fii perfectionist (excesiv).
Rezista tentatiei de a face activitatile
marunte mult prea riguros.
Da altora sa faca ceea ce poti delega.
Decide ca Nu trebuie sa faci pe placul
tuturor. 71
TIME MANAGEMENT

Poti si trebuie uneori sa spui “NU”.

Se poate profita de tine numai cu


permisiunea TA.

72