TALLER: REALIZACIÓN DE LA AUDITORÍA INTERNA

Presentado por : Holman Moreno

Realice el taller Realización de la auditoría interna – AA3 que se muestra a continuación:

Con base en el plan de auditoría realizado en la actividad de la unidad 2, escoja un

(1) proceso organizacional (compras, recurso humano, misionales o de mejora continua) y realice
los siguientes puntos:

a- Identifique el objetivo y convoque, mediante la realización de un memorando, a la

asistencia de la “reunión de apertura”. Diseñe un formato para la corroboración del
personal asistente, en éste mismo formato se debe plantear, además de otros aspectos
(objetivo de la auditoría, criterios de auditoría, fecha, proceso o actividad a auditar,
observaciones, etc.), una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y
cierre de la auditoría.

REUNION DE APERTURA PROCESO DE AUDITORIA INTERNA

EMPRESA: METALMECANICA F&J

Representante: CARLOS BEJARANO

Dirección: CRA 12 # 14 - 33
Tel: 44564643
Cargo: Gerente General
Correo electrónico: xxxxxxxxxxxx@gmail.com De:
Equipo Auditor Área Gerencia de Calidad
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@gmail.com

Para: Coordinación Laboratorio de Ensayos e Investigación Juan David

Martínez
Fecha: septiembre 4 de 2020

OBJETIVO: Verificar mediante auditoría interna que se esté cumpliendo con el programa de
Sistema de Gestión de Calidad de VIBRATHER S.A.S, en los procedimientos de prestación de
servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos.

Alcance: Verificar la prestación de los servicios del laboratorio de Ensayos e investigación del
departamento Aseguramiento de la Calidad de la empresa METALMECANICA F&J
Criterios de Auditoria

• SGC de MRC

• Política de Gestión Financiera.

• Política de Logística y Servicio al Cliente

• Manual de Procedimientos

• Políticas Corporativa de MRC

 Norma ISO 9001:2015

 Manual de Procedimientos de Laboratorio M-PC-002 Versión Junio 13 de 2020

 Instructivos de desarrollo de Ensayos de laboratorio I-EL-002

 Manual de Documentos de Retención y Archivo del Laboratorio de Ensayos M-DR-005

 Manual de Formatos y Registro de Ensayos M-FR-03 Versión junio 22 de 2020

 Manual de Calidad M-AM-001, Versión 00 de agosto 15 2017 Reunión de

Apertura:
1 de septiembre de 2020
Hora 7:45 am Reunión
de Cierre:
1 de septiembre de 2020
Hora 4:30 pm

Con un cordial saludo, me dirijo a usted para informar que el equipo auditor de Gerencia de
Calidad realizará la Auditoria Interna de seguimiento al proceso del cual se hace mención en el
alcance de este documento. El objetivo es verificar y evaluar que se están aplicando los procesos y
procedimientos inherentes a la prestación de servicios del Laboratorio de Investigación y Ensayos
consignados en cada uno de los documentos relacionados como criterios de auditoria. La visita
será realizada por un equipo de tres (3) auditores de calidad y debe ser atendida en primera
instancia por el Coordinador del Laboratorio de Ensayos e Investigación, El Coordinador de Análisis
y Ensayos y los Analistas de Laboratorio de Calidad y Fisicoquímico, el día 1 de Septiembre del
presente año, con una duración de 7 horas,
en las instalaciones del laboratorio de Investigación y Ensayos. Adjunto lista de Chequeo y
procedimiento establecido en el SGC empresarial para el proceso en cuestión. En caso de tener
alguna observación o aclaración a la presente comunicación, por favor comunicarla al líder del
grupo auditor, antes del 30 de Agosto de 2020. Por favor indique en la columna correspondiente,
el nombre, cargo y firma de las personas que atenderán al equipo auditor. Así mismo, para la
reunión de apertura de la auditoria le agradezco invitar a las personas relevantes del área que será
auditada. Para la reunión inicial le pido el favor de disponer de la documentación, condiciones de
seguridad y salud ocupacional aplicables a su área, además de disponer de los equipos de
protección personal necesarios. La información que se conozca por la ejecución de esta auditoria
será tratada confidencialmente, por parte del equipo auditor. El informe de la auditoria y su
comunicación serán en español.

Cordialmente:
Gerencia de Calidad y Producción

Indicadores

Cumplimiento en compras y ventas.

Responsable Auditoria: Oficina Asesora de Control interno

Responsable Área: Superintendencia de Logística Asistentes:

• Gerencia General

• Secretaria de Gerencia

• Superintendencia de Logística

• Supervisor de Logística

• Oficina Asesora de Control interno

ASISTENTES

Equipo Auditor de Gerencia de Calidad CARLOS

BEJARANOExperto Técnico SGC firma

LUCAS JORGEIngeniero de Procesos firma

MANUELA BELTRANRepresentante de Gerencia firma

AUDITADOS
Mexico Orozco Coordinador laboratorio de Ensayos e Investigaciónfirma

Martina hinguisCoordinador de Análisis y Ensayos firma

Yurimer García Analista Instrumental firma

Calixto Buenahora Analista Fisicoquímico firma

Martin Elías fuentes Fisicoquímico firma

Cartagena María Cubides Auxiliar Laboratorios firma

 PROCESO Y ACTIVIDADES A AUDITAR
FECHA: 1 DE NOVIEMBRE 2017
PROCESOS Y/O ACTIVIDAD AUDITOR CARGO HORA
Reunión de apertura Román Arango Representante Experto técnico 7:45 a. m.
dirección de sistema. 4,1 5,1 5,2 5,3 5,4 5,5 Sixta Mercado Secretaria General 8:00 a. m.
Tramites: 7,1 7,5 8,2 8,2,4 8,3 8,5 Marcos Witt Coordinador de plantas 10:00 a.
m.
12:00:00
ALMUERZO m.
Admon rrhh: 6,2 8,2,3 Margot Zarate Director GDRH 1:30 p. m.
medición y análisis de mejora James Rodríguez Ingeniero de proceso 3:00 p. m.
Reunión de cierre Román Arango Representante Experto técnico 4:30 p. m.

OBSERVACIONES: La estrategia de comunicación se hará de forma activa en idioma Español.

Favor devolver este documento diligenciado con los nombres y cargos de las personas que van a
recibir la auditoria, al E-mail @keu.ko Cualquier duda comunicarse al celular: 356-564 9887. Los
elementos 4.2.3 (control de documentos), 4.2.4 (control de registros), 6.3 (Infraestructura), 6.4
(ambiente de trabajo), 5.5.3 (comunicación interna), 8.5.2 y 8.5.3 (acciones correctivas y
preventivas), 8.4 (Análisis de datos), se auditarán en todas las áreas y procesos aplicables. Los
nombres de los procesos corresponden a la denominación dada por la empresa. Durante la
auditoria se cerrarán las acciones correctivas planteadas para las no conformidades detectadas en
la auditoria anterior y que están pendientes.
b- Revisión documental durante la realización de la auditoría. No Documento revisado
Observaciones del documento.

N Documento revisado Observaciones del documento

o.
Política de Logística y Última actualización 18 de julio 2015
1 Servicio al Cliente

Política de Gestión Última actualización 5 de enero 2015

Financiera I-EL-002
2 Instructivos de desarrollo de Carpetas de Protocolos e
Ensayos de laboratorio Instructivos

Manual
3 Última actualización 9 de febrero 2016
de
Procedimientos.

Cap. Compras y Logística.

4 M-PC-002
Manual de Procedimientos de
Versión Marzo d 2016
Laboratorio
e
5 Manual de Documentos de M-DR-005
Retención y Archivo del Libros registr de muestra
Laboratorio de Ensayos o s
de
6 Manual de Calidad M-AM-001 Versión Marzo de 2020

C. Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que

usará durante la auditoría.

La escucha activa

d. Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y

verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo).
• Lista de chequeo, técnicas de verificación ocular, verbal, documental, físicas y escritas.

LISTA DE CHEQUEO
Lista de Verificación: CUMPLIMIENT EVIDENCIAS Y
O OBSERVACIONES

Copias controladas
Manual de Calidad Si
(Documentación) del
manual

claramente
Se encuentran documentadas señalada
las respuestas. Si
s en el
manual
de
calidad
Se encuentran Si no hay evidencia
comunicadas las de la
respuestas comunicación
Procedimientos operativos
(Documentación nivel II)
Existen manuales, Si
instructuctivos, y/

Se da por
Existe evidencia No entendido que
documentada del cada uno conoce
compromiso gerencial
sus funciones
pero no se
documenta

Instrucciones de Si
trabajo paso a paso

Tácitamente se
en tiende que las
Están identificados los No
solicitudes de
planes de trabajo
trabajo de
laboratorio están
ordenadas por
los formatos
solicitud de
análisis de
producción.
Existen registros de las Si
acciones de
Formatos y registros Si
(Documentación)
Se lleva una bitácora Si
de análisis documental
Existe una metodología Si
definida para la
identificación de
riesgos
Documentación si
completa
Son los protocolos, Si La información
manuales, instrustivos está en desorden

Hay riesgo de
Está debidamente No
almacenada y protegida perder
la información. informació
n debido al
desorden
Respecto del servicio.
Existen registros de las No
verificaciones
Están definidas las No
pautas de actuación en
caso de emergencias
exhibición del proceso a auditar en lugar
visible.

Verbalment
e conocen
Existen definidos Si el
procesos para real
procedimien
to, pero no
está
documenta
do.
¿Se emplean técnicas No
estadísticas?
Satisfacción del cliente.
Existen indicadores No
adecuados para
Se emprenden No
acciones para divulgar
los requisitos de
calidad
e- Generación de hallazgos de auditor.

Fecha: Auditor (es):

Proceso Auditado: Auditado (s):
Evidencias de Criterios de Hallazgos de
No C NCM NCm
Auditoría Auditoría Auditoría
.
1 Falta
Procedimientos agregar
de costos política implementación de
en procedimiento X
materiales de gestión para costos
en bodega financiera en
y stand- by materiales
de
bodega y stand- by
2 No se tiene en
formato único de cuenta el formato
despachos, Cap. Compras y único
Manual logística X
de
de despachos
procedimientos
y
recibo

de
mercancía en el
procedimiento
3 Falta actualización
de la
política
Polític de logística,
Cambios a de logística cuya última
organizacionales y servicio al actualización X
cliente fue el 18 de
julio 2011 y no
se
han agregado
los cambios
organizacionales
del año 2012
C: Conformidad NCM: No Conformidad Mayor NCm: No Conformidad Menor
f- Prepare y realice las conclusiones de auditoría.

• Se debe actualizar la Política de Gestión Financiera y crear un procedimiento para el

manejo de costos en materiales de bodega y stand-by.

• Se debe agregar el formato único de despachos y recibo al manual de procedimientos.

• Se debe actualizar la política de logística y servicio al cliente puesto que no se han

agregado los cambios organizacionales del año 2012.

 Conclusiones de la Auditoria:
Se debe actualizar la Política de Gestión De Laboratorio y crear un procedimiento para el
manejo de protocolos de análisis y entregas de resultados.

- Se debe unificar el formato de solicitud de análisis y entrega de resultado en uno solo.

Se debe actualizar la política de gestión de recepción, registro y análisis de muestras.

-Es indispensable actualizar los procedimientos para el diligenciamiento de los libros de

registros de muestras.

-Se hace necesario mantener actualizado y en buen estado de mantenimiento las tarjetas
de datos y resultados de análisis.

-Se debe establecer un manual o protocolo de actividades en el laboratorio de

investigación y ensayos que permitan generar actividades de seguimiento, medición,
análisis y mejora.

-Se debe aclarar las políticas de satisfacción del cliente y establecer indicadores que
permitan conocer el grado de satisfacción de los mismos.
g- Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución
real de la auditoría (Ver punto a. de ésta actividad).

(Ver punto a. de esta actividad).

h- Para terminar, escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de
esta actividad.

Por medio del proceso de auditoria se espera contar con un proceso estandarizado y
documentado sobre la forma como debe realizarse la supervisión de actividades de una función
las cuales arrojen resultados para la mejora continua con el fin de determinar el cumplimiento de
los indicadores establecidos dentro de una organización.