Sunteți pe pagina 1din 15

MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I

BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.


ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.1
Cod: PO – 10 - ADPP

APROBAT,
PRIMAR
FLORIN CAZACU

PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ
privind sponsorizările

COD:PO-10-ADPP

EDIȚIA I REVIZIA 2 DATA: 01.08.2019

Avizat,

Președinte Comisie de Monitorizare

Bora Carmen - Irina

Verificat, Elaborat

Secretariatul tehnic Biroul pentru administrarea

Neaga Maria Marinela domeniului public și privat

Șortan Gabriela – Rozalia Șef birou,

Leach Ovidiu Lăzărescu Cristina


MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I
BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.2
Cod: PO – 10 - ADPP

Pagina de gardă…………………………………………………………..1

Cuprins .........................................................................2

1. Scop .........................................................................3

2. Domeniu de aplicare ..................................................3

3. Documente de referință ..............................................4

4. Definiții și abrevieri .....................................................5-6

5. Descrierea procedurii ..................................................7 - 8

6. Responsabilități ..........................................................9

7. Formular evidență modificări .......................................10

8. Formular analiză procedură .........................................11

9. Formular distribuire procedură ....................................12

10. Anexe ......................................................................13-14


MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I
BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.3
Cod: PO – 10 - ADPP

1. Scopul

1.1. Procedura descrie activitățile desfăsurate de către Biroul pentru administrarea


domeniului public și privat, pentru încheierea Contractelor de Sponsorizare;

1.2. Prezenta procedura stabileste fluxul de lucru și etapele care se parcurg de către
salariații din cadrul Biroul pentru administrarea domeniului public și privat, pentru
întocmirea Contractelor de sponsorizare;

1.3. Prin procedura se urmareste asigurarea unui circuit corect, eficient, operativ și
legal al documentelor;

1.4. Sprijină auditul și/sau alte organisme abilitate în acțiuni de auditare și/sau control,
iar pe manager, în luarea deciziei.

2. Domeniul de aplicare

2.1. Procedura se aplică în cadrul Biroul pentru administrarea domeniului public și


privat;

2.2. Procedura este intocmită pentru derularea activităților necesare a fi desfășurate în


vederea încheierii contractelor de sponsorizare, în scopul colectării unor sume în
vederea organizării, de către Primăria Municipiului Brad, a unor evenimente de interes
public exemplu ( Zilele Municipiului Brad, Ziua Copilului etc. );

2.3. Listarea principalelor activități de care depinde și/sau care depind de activitatea
procedurată;

2.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date și/sau beneficiare de rezultate ale


activității procedurate; listarea compartimentelor implicate în procesul activității.
MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I
BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.4
Cod: PO – 10 - ADPP

3. Documente de referinţă

3.1. Reglementări internaționale

3.1.1 SR EN ISO 9001:2015 Sisteme de Management al Calităţii. Cerinţe

3.2. Legislaţie primară

3.2.1. Legea nr 32/1994 privind sponsorizarea cu modificarile si completarile


ulterioare

3.2.2 Ordin 994/1994 privind aprobarea instructiunilor pentru aplicarea Legii


32/1994 privind sponsorizarea

3.2.3 O.U.G. NR.57/2019 privind CODUL ADMINISTRATIV.

3.3. Legislaţie secundară

3.3.1. Ordinul Secretarului General al Guvernului nr. 600/2018 pentru aprobarea


Codului controlului intern managerial al entităților publice;
3.3.2 Legea nr.182/2002 privind protecția informațiilor clasificate;
3.3.3 Hotărârea nr.585/2002 pentru aprobarea Standardelor naționale de protecție a
informațiilor clasificate în România;
3.3.4 Hotărârea nr.1349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea și protecția
pe teritoriul României, a corespondenței.

3.4. Alte documente, inclusiv reglementări interne ale entității publice

3.4.1 Regulamentul de Organizare și Funcționare al PMB;


3.4.2 Regulamentul de Ordine Interioară al PMB;
3.4.3 Regulamentul de organizare și funcționare al Comisiei de monitorizare, cu
atribuții în vederea monitorizării, coordonării și îndrumării metodologice a implementării
și dezvoltării sistemului de control intern/managerial la nivelul Primăriei Municipiului
Brad;
3.4.4 Hotărâri ale Comisiei de monitorizare SCIM;
3.4.5 Dispoziţii ale Primarului Municipiului Brad;
3.4.6 Fişele postului.
MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I
BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.5
Cod: PO – 10 - ADPP

4.  Definiții și abrevieri

4.1. Definiţii

Nr. Termen Definiţia/sau, dacă este cazul, actul care defineşte


crt. termenul

1. Comisia de structură cu atribuții în vederea monitorizării, coordonării


monitorizare și îndrumării metodologice pentru implementarea și
dezvoltarea sistemului de control intern managerial, în
cadrul Primăriei Municipiului Brad.

2. Compartiment - direcţie generală, direcţie, departament, serviciu, birou,


comisii, inclusiv instituţie/structură fără personalitate
juridică aflată în subordinea, în coordonarea, sub
autoritatea entităţii.

3. Control intern - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entităţii


managerial publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere în
concordanţă cu obiectivele acesteia şi cu reglementările
legale, în vederea asigurării administrării fondurilor în mod
economic, eficient şi eficace; acesta include, de asemenea,
structurile organizatorice, metodele şi procedurile. Sintagma
„control intern managerial“ subliniază responsabilitatea
tuturor nivelurilor ierarhice pentru ţinerea sub control a
tuturor proceselor interne desfăşurate pentru realizarea
obiectivelor generale şi a celor specifice.
4. Diagrama de - schemă logică cu forme grafice care reprezintă etapele
proces şi paşii realizării unui proces sau unei activităţi.

5. Ediţie procedură - forma actuală a procedurii; ediţia unei proceduri se


modifică atunci când deja au fost realizate 3 revizii ale
respectivei proceduri sau atunci când modificările din
structura procedurii depăşesc 50% din conţinutul reviziei
anterioare.
MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I
BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.6
Cod: PO – 10 - ADPP

4.2. Abrevieri

Nr. Abrevierea Termenul abreviat


crt.

1. E Elaborare

2. V Verificare

3. A Aprobare

4. Ap. Aplicare

5. Ah. Arhivare

6. PMB Primăria Municipiului Brad

7. SCIM Sistemul de Control intern/managerial

8. P.O. Procedura operațională

9. CM Comisia de monitorizare

10. OSGG Ordinul Secretarului General al Guvernuli

11. SPCLEP Serviciul Public Comunitar Local de Evidența Persoanelor


MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I
BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.7
Cod: PO – 10 - ADPP

5.Descrierea procedurii

5.1 Generalități

Procedura reglementează :

- Etapele care se parcurg în vederea întocmirii contractelor de sponsorizare ;


- Urmărirea încasării sumelor obținute din încheierea contractelor de sponsorizare
și folosirea acestora conform contractului de sponsorizare ;

5.2 Documente utilizate

5.2.1. Lista documentelor

- adresa prin care înștiințează societatea comercială despre organizarea evenimentului


de către PMB -.anexa 1

- contract de sponsorizare model prezentat în anexa 2

5.2.2 Proveniența documentelor

1) PMB : prin Compartimentul Comercial și Biroul Administrare Domeniu Public și Privat

2) Instituțiile de specialitate expres stabilite de legislația în vigoare ;

3) Rolul documentelor este de a furniza informații complete și corecte necesare


întocmirii contractelor de sponsorizare.

5.2.3 Circuitul documentelor :


- Adrese prin care înștiințează societatea comercială despre organizarea
evenimentului de către PMB – Sunt adresele întocmite de către Primăria
Municipiului Brad și trimise prin postă sau direct la persoanele juridice, prin care sunt
anunțați de evenimentele care urmează a avea loc în Municipiul Brad și invitați pentru a
participa la sponsorizarea evenimentelor cu sume.

- Contract de sponsorizare – este întocmit de către Biroul Administrare Domeniu


Public și Privat respective de șef birou. În situațiile în care nu este la servici,,
contractele sunt încheiate înlocuitorul acestuia sau de Compartimentul Comercial.
Contractul de Sponsorizare se semnează de către Primar, Șeful de Serviciu Buget –
Finanțe, Control Financiar Preventiv, Consilier Juridic, persoana care a întocmit
contractul si apoi se trimite un exemplar la sponsor.
5.3.Resurse necesare

5.3.1. Resurse materiale: rechizite, linii telefonice și rețele de comunicație, calculatoare


personale, soft-uri, acces la baza de date, multifuncționale/imprimate, birouri, mobilier.

MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I


BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.8
Cod: PO – 10 - ADPP

5.3.2. Resurse umane: persoanele implicate prin sarcinile de serviciu stabilite în fișa
postului respectiv cele nominalizate în Comisia de monitorizare (SCIM).

5.3.3. Resurse financiare: sunt prevăzute în bugetul local și sunt necesare pentru
achiziționarea resurselor materiale, asigurarea serviciilor de întreținere a logisticii și
salarizarea personalului.

5.4.Arhivare

Documentele create se păstrează conform prevederilor legale și a procedurilor și


Regulamentelor interne.

5.5 Modul de lucru

5.3.1 Compartimentul Comercial în colaborare cu Biroul Administrare Domeniu Public și


Privat întocmesc lista potențialilor sponsori care ar putea ajuta la organizarea
evenimentului ;

5.3.2 Compartimentul Comercial transmit adresa (anexa1) sponsorilor prin care aduc la
cunoștință acestora scopul și perioada de desfășurare a evenimentului.

5.3.3 Compartimentul Comercial împreună cu Biroul Administrare Domeniu Public și


Privat întocmesc contractele de sponsorizare în două exemplare un exemplar pentru
sponsor și unul pentru P.M.B.

5.3.4 Biroul Administrare Domeniu Public și Privat comunică contractele încheiate


conducerii PMB în vederea semnării acestora de către persoanele desemnate prin fișa
postului.
5.3.5 Contractele de sponsorizare se semnează la întocmit de către persoana care l-a
întocmit.

5.3.6 Contractele de sponsorizare înainte de a fi semnate se înregistrează la


Registratura primăriei și vor primi un număr de înregistrare.

5.6 Verificarea rezultatelor activității


Toate documentele și înregistrările acestei procedure se arhivează conform normelor
legale

MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I


BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.9
Cod: PO – 10 - ADPP

6. Responsabilități

6.1 Biroul A.D.P.P. redactează înștințări pentru sponsorizarea acțiunii și a lucrării


agenților comerciali și altor persoane juridice;

6.2 Compartimentul Comercial trimite agenților comerciali și altor persoane juridice,


adrese și înștințări pentru sponsorizarea acțiunii și a lucrării;

6.3 Primarul – are responsabilitatea să semneze contractele după ce sunt toate


semnăturile pe contractele de sponsorizare;

6.4 Consilier juridic -Avizează documentele din punct de vedere al respectării legalității.

Șef birou A.D.P.P .– Redactează și finalizează contractele de sponsorizare.

6.5 Șef serviciu buget, finanțe,contabilitate

6.6 Avizează documentele din punct de vedere al Controlului financiar preventiv.

6.7 Înregistrează contractele de sponsorizare

6.8 Ține evidența valorilor sponsorizărilor

6.9 Efectuează plăți din contul sponsorizărilor.


MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I
BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.10
Cod: PO – 10 - ADPP

6. LISTA RESPONSABILILOR CU ELABORAREA, VERIFICAREA ŞI


APROBAREA PREZENTEI EDIŢII

Elemente privind Numele şi Funcţia Data Semnătura


responsabilii/operaţiun prenumele
ea
2.1. Elaborat Lăzărescu Şef birou
Cristina
2.2. Avizat Zaharie Nicoleta Compartiment
juridic
2.3 Verificat Neaga Maria Secretariat
Marinela S.C.I.M.
2.4 Verificat Șortan Gabriela- Secretariat
Rozalia S.C.I.M.
2.5 Verificat Leach Ovidiu Secretariat
S.C.I.M.
2.6. Aprobat Florin Cazacu Primar

7. SITUAŢIA EDIŢIILOR ŞI A REVIZUIRILOR ÎN CADRUL EDIŢIILOR


PROCEDURII DE SISTEM

Nr. Ediţia/revizia în Componenta Modalitatea reviziei Data de la care


crt. cadrul ediţiei revizuită se aplică
prevederile
ediţiei sau
reviziei ediţiei
0 1 2 3 4
2.1 Ediţia 1 x x 16.03.2016
2.2 Revizia 1 x x 01.08.2019
2.3 Revizia 2

MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I


BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.11
Cod: PO – 10 - ADPP

FORMULAR DE ANALIZĂ PROCEDURĂ

Structura Conducător Înlocui- Distribuire Aviz favorabil Aviz nefavorabil


organizatoric structură- tor de
ă Nume şi drept Data Semnă Da Semnă Data Obs. Semnă Data
prenume sau tura tura tura
delegat
Președintele Carmen
Comisiei de Irina-Bora
Monitorizare
Viceprimarul Podaru
Municipiului Vasile
Brad
Comparti- Zaharie
ment juridic Nicoleta
Audit Intern Stînga Elena
Serviciul Petrean
Buget, Gabriela
Finanţe, Octavia
Contabilitate
Direcția de Circo
asistență Adrian-
socială Claudiu
Biroul pentru Lăzărescu
administrarea Cristina
domeniului
public şi
privat
Comparti- Bolcu
ment Marius
comercial Constantin
Comparti- Leach
ment Ovidiu
comercial

MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I


BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.12
Cod: PO – 10 - ADPP

8. LISTA CUPRINZÂND PERSOANELE LA CARE SE DIFUZEAZĂ EDIŢIA, SAU


DUPĂ CAZ, REVIZIA DIN CADRUL EDIŢIEI PROCEDURII

Compartiment Nume şi Data Semnă- Data Semnă- Data


prenume primirii tura retragerii tura intrării în
procedurii vigoare
înlocuite
0 1 2 3 4 5 6 7
1 Secretarul Bora
Municipiului Brad Carmen-
Irina
2 Viceprimar Podaru
Vasile
3 Compartiment Zaharie
juridic Nicoleta
Liliana
4 Audit intern Stînga
Elena
5 Biroul pentru Lăzărescu
adminsitrarea Cristina
domeniului public
și privat
6. Compartiment Bolcu
comercial Marius
C-tin
7. Compartiment Leach
comercial Ovidiu
8 Biroul pentru Grosu
adminsitrarea Maria
domeniului public
și privat
9 Biroul pentru Sicoe
adminsitrarea Claudia
domeniului public
și privat
10 Biroul pentru Oprea
adminsitrarea Anda
domeniului public simona
și privat
11 Serviciul buget, Petrean
finanţe, Gabriela
contabilitate
12 Compartiment Şortan
taxe şi impozite Gabriela
locale
13 Direcția de Circo
asistență socială Adrian
Claudiu

MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I


BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.13
Cod: PO – 10 - ADPP

Anexa 1

Către,

………………………………………

În atenția d-nului/d-nei …………………….

Avem plăcerea de a vă face cunoscut că , de ______ani ,în Municipiul Brad se


desfășoară evenimentul ___________________________________.

Din dorința de a păstra tradiția ,vom organiza și în acest an, în perioada


_____________ evenimentul ________________________________.

Facem apel la bunăvoința d-voastră și vă rugăm ca ,în limita posibilităților, să ne


acordați un sprijin financiar pentru organizarea acestui eveniment important pentru
comunitatea brădeană.

Vă mulțumim anticipat pentru sprijin și vă asigurăm de recunoștința noastră.


Cu stimă ,

PRIMAR

MUNICIPIUL BRAD – PRIMĂRIA PROCEDURĂ OPERAŢIONALĂ Ediţia I


BIROUL PENTRU privind sponsorizările Nr.ex.
ADMINISTRAREA DOMENIULUI Revizia 2
PUBLIC ŞI PRIVAT Pag.14
Cod: PO – 10 - ADPP

Anexa 2

CONTRACT DE SPONSORIZARE

încheiat astăzi __________________

în baza Legii nr.32/1994 privind sponsorizarea și Ordinul Ministerului de Finanțe nr.994/1994


privind instrucțiunile pentru aplicarea Legii nr.32/1994

PĂRȚILE CONTRACTULUI

Prezentul Contract de sponsorizare se încheie între :

_____________________________________cu sediul în localitatea


________________________

str. __________________________nr ____, județul _______________________, Certificat de


înregistrare Oficiul Comerțului nr. _______________________, reprezentată prin
__________________________________cu funcția ___________________,,în calitate de
SPONSOR.

MUNICIPIUL BRAD cu sediul în Brad, str. Independenței nr.2, reprezentată prin primar
_____________________________,în calitate de beneficiar .

II . OBIECTUL CONTRACTULUI îl constituie sponsorizarea acțiunilor ce se vor desfășura cu


ocazia ___________________________________, în perioada __________________,de către
______________________, cu suma de _________ei.

III PLATA
Sponsorul plătește suma de ___________ lei , convenită prin prezentul contract, în contul
beneficiarului __________________________, CIF 4374962, sau la casieria Primărie
Municipiului Brad.Beneficiarul sponsorizarii se obligă să primească și să folosească suma alocată
cu titlu de sponsorizare numai pentru scopurile și activitățile pentru care s-a încheiat prezentul
contract. SPONSOR
BENEFICIAR

Municipiul Brad

PRIMAR ,

Șef Serviciu Buget- Finanțe

Control financiar– preventiv,

Consilier juridic

Întocmit