Nombre del estudiante: Gerardo Flores Plata 010004194

Saúl Carmona Escobar 010003900

Carrera: Licenciatura en Sistemas de Computación Administrativa

Materia: SEMINARIO DE TEMAS CONTEMPORANEOS

No. de Reporte: 02

Fecha de entrega: 17 de Octubre del 2013

Campus: San Rafael

Cuatrimestre: 9no Cuatrimestre

Nombre del maestro: Valdemar Franco Zertuche

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 Índice Pag

c. Detectar las oportunidades de mejora para la implementación

de tecnologías de información y comunicación…………………………….03

d. Levantar los requerimientos informáticos de la organización……….…03

2. Análisis de los sistemas de información de la Organización

a. Identificar las funciones genéricas

de los sistemas de información.............................................................06

b. Diagnosticar las necesidades de los

sistemas de información.......................................................................06

c. Realizar seguimiento a procesos de

mejora continua...................................................................................08

d. Pregunta Tipo Ceneval..........................................................................14

e. Bibliografía............................................................................................

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 c. Detectar las oportunidades de mejora para la
implementación de tecnologías de información y comunicación

La inversión en tecnología de inversión facilita a una empresa la construcción de una plataforma de TI

estratégica que le permite aprovechar oportunidades estratégicas. En muchos casos esto se produce cuando
una empresa invierte en sistemas de información computacional avanzados para mejorar la eficiencia de sus
propios procesos empresariales. Con esto la empresa puede apalancar la inversión en tecnología de
información mediante el desarrollo de nuevos productos y servicios que no serían posibles sin una fuerte
capacidad de TI.

d. Levantar los requerimientos informáticos de la Organización

Los requerimientos son atributos necesarios dentro de un sistema, que puede representar una
capacidad una característica o un factor de calidad del sistema de tal manera que le sea útil a los clientes o
usuarios finales. Los requerimientos se pueden clasificar como RQ INDICADOS O REALES. Los indicados son los
entregados por el usuario y los reales son los que reflejan la satisfacción de las necesidades del usuario.

Es necesario tener claro ¿QUE ES REQUERIMIENTO? y de esta forma poder entender mejor a lo que quiero
llegar, podemos conseguir otra definición a cerca de esta pregunta “Un requerimiento es simplemente una
declaración abstracta de alto nivel de un servicio que debe proporcionar el sistema o una restricción de éste”.

Por otro lado es "Una condición o necesidad de un usuario para resolver un problema o alcanzar un objetivo”.

existen los requerimientos funcionales y los no funcionales:

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES son declaraciones de los servicios que debe proporcionar el sistema, los
requerimientos funcionales de un sistema describe lo que el sistema debe hacer, estos requerimientos
dependen del tipo de software que se desarrolle, los requerimientos funcionales también pueden declarar
explícitamente lo que el sistemas no debe hacer. Sin embargo, a menudo no es lo que el cliente desea. Se
tienen que estipular nuevos requerimientos y se deben hacer cambios al sistema, la especificación de
requerimientos funcionales de un sistema debe estar completa y ser consistente.

Por otro lado, El componente permitirá cambiar una etiqueta previamente definida en la aplicación del
software, la interacción del usuario con la interfaz gráfica será la que determine el parámetro con el cual el
componente realizara el cambio de etiqueta. Este componente no realizara traducciones de textos digitados
por el usuario. Esto lo podemos visualizar en el siguiente diagrama.

REQUERIMIENTOS NO FUNCIONALES dice que el componente desarrollado no tendrá una interacción con el
usuario; la interacción será entre el usuario y la aplicación, por lo que la aplicación y el componente dependen
de las modificaciones del administrador del sistema que estará dotando de cambios a el componente, además
tendrá las características de ser aceptable a cualquier plataforma ya que el componente se trabajara en un
lenguaje de alto nivel como lo es JAVA, con respecto al mantenimiento del componente se trabajaría
solamente en el idioma y se aplicaría cuando se adicione un nuevo idioma al componente.

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Los requerimientos no funcionales, como su nombre sugiere, son aquellos requerimientos que no se refieren
directamente a las funciones específicas que proporciona el sistema, sino a las propiedades emergentes de
éste como la fiabilidad, el tiempo de respuesta y la capacidad de almacenamiento.

También podemos decir que son aquellos requerimientos que no se refieren directamente a las funciones
específicas que proporciona el sistema sino a las propiedades emergentes de este como la fiabilidad, el
tiempo de respuesta y la capacidad de almacenamiento.

Como podemos apreciar, el proceso de adquisiciones comienza con la etapa de definición de requerimientos,
que se origina con una necesidad o solicitud generada por alguna unidad de la organización. Entonces, en
términos prácticos, esta etapa consistirá en generar una definición clara y precisa de los aspectos más
relevantes del producto o servicio que se necesita comprar o contratar, es decir, se trata de explicar qué,
cómo, cuándo y dónde se quiere adquirir.

Para realizar esta definición será necesario tener muy claras las necesidades que originan el requerimiento.
No hay que olvidar que detrás de cada compra hay alguna necesidad relacionada con una actividad de la
organización, por lo que todo el proceso debiera estar orientado a satisfacer dicha necesidad de manera
eficaz, eficiente y transparente.

¿Por qué es tan importante definir los requerimientos?

Una buena definición de requerimientos facilitará el ajuste entre el objetivo de la compra y su resultado. Al
mismo tiempo, permitirá contar con criterios objetivos y explícitos con los cuales realizar la evaluación de
ofertas. Todo esto contribuirá a evitar que luego utilicemos mal los recursos, en procesos de compra cuyas
posibilidades de éxito son limitas.

Es decir, una buena definición de requerimientos nos ayudará a ser:

 Eficaces, pues explicar bien qué queremos y cómo los queremos nos ayudará a satisfacer los objetivos
de la organización.
 Transparentes, ya que permitirá que todos los actores cuenten con la información necesaria para
participar en igualdad de condiciones en nuestros procesos de compra.
 Eficientes, ya que ayudará a reducir el riesgo de que destinemos recursos en procesos de compra que
no lleguen a ninguna parte.

¿Cómo definir los requerimientos?

Entonces, si la definición de los requerimientos es una etapa tan relevante será necesario poner mucha
atención en los aspectos claves que determinarían el éxito de esta parte del proceso. Para esto:

 Enfóquese en las compras importantes

 Haga participar al usuario
 Consulte a sus partes, expertos y proveedores
 Defina las características claves del producto o servicio
 Registre y utilice información de las adquisiciones
 Redacte bases técnicas o términos de referencia

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 1. Análisis de los sistemas de información de la Organización

En la actualidad para muchas organizaciones, los sistemas de información basados en computadoras

son el corazón de las actividades cotidianas y objeto de gran consideración en la toma de decisiones, las
empresas consideran con mucho cuidados las capacidades de sus sistemas de información cuando deciden
ingresar o no en nuevos mercados o cuando planean la respuesta que darán a la competencia. Al establecer
los sistemas de información basados en computadoras esperan lograr dos objetivos principales: que sea un
sistema correcto y que este correcto el sistema. Ningún sistema que deje satisfacer ambos objetivos será
completamente útil para la gerencia de la organización A su vez la tecnología es una variable independiente
que influye poderosamente sobre las características organizacionales, todas las organizaciones utilizan alguna
forma de tecnología para ejecutar sus operaciones y realizar sus tareas, la tecnología es como algo que se
desarrolla en las organizaciones. La tecnología ayuda a tener mejor producción, en algunos casos puede
abaratar los costos, pero también trae como consecuencias: contaminación, despido masivos de obreros,
costos social alto, entre otros.

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. El equipo computacional: el hardware necesario para que el sistema
de información pueda operar. El recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el cual está
formado por las personas que utilizan el sistema.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento, procesamiento y

salida de información.

a. Identificar las funciones genéricas de los sistemas de

información

Los sistemas de información se pueden definir técnicamente como un conjunto de componentes

interrelacionados, que reúne, procesa, almacena y distribuye información para apoyar la toma de decisiones y
el control de una organización. Además de apoyar la toma de decisiones, la coordinación y el control, los
sistemas de información también ayudan a los administradores y trabajadores a analizar problemas, visualizar
aspectos complejos y crear productos nuevos

Funciones de un sistema de información

Entrada: Captura o recolección de datos en bruto del interior de la organización o de su entorno externo, para
ser procesados en un sistema de información.

Procesamiento: La conversión, manipulación y análisis de entradas brutas para darle una forma que tenga
más sentido para los humanos y esta pueda ser entendida fácilmente.

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Salida: La distribución de la información procesada a las personas que la usara o a las actividades en las que se
usara.

Retroalimentación: Salidas que se devuelven a los miembros apropiados de la organización para ayudar a
evaluar o corregir las entradas. Aunque los sistemas de información computarizados usan tecnología de
computación para procesar datos en bruto y producir información con significado, existe una distinción clara
entre una computadora y un programa de computadora por un lado y un sistema de información por el otro.

Las computadoras electrónicas y sus programas de software son los cimientos técnicos, las herramientas y los
materiales de los sistemas de información modernos. Esto ayuda mucho al procesamiento de los datos de
entrada y de esa forma la toma de decisiones se puede hacer en el momento requerido.

b. Diagnosticar las necesidades de los sistemas de información

Para crear un plan de sistemas de información eficaz, la organización debe tener un entendimiento
claro de las necesidades de información tanto a corto como a largo plazo. Dos metodologías importantes para
determinar las necesidades de información esenciales de la organización en su totalidad son el análisis de la
empresa y los factores críticos para el éxito. El método básico empleado en el enfoque de análisis de la
empresa consta en tomar una muestra grande de administradores y preguntarles como usan la información,
de donde la obtienen, que características tiene su entorno, que objetivos tienen ellos, como toman sus
decisiones y que datos toman.

1. Propósito del plan:

o Reseña del contenido del plan
o Cambio en la situación actual de la compañía
o Plan estratégico de la compañía Organización del negocio actual
o Estrategia gerencial
2. Plan estratégico de negocios
o Sistema actual
o Organización de negocio actual
o Cambio en los entornos
o Principales metas del plan de negocios
3. Sistemas actuales
o Principales sistemas que apoyan las funciones de negocios
o Principales capacidades actuales
o Dificultad para satisfacer las necesidades del negocio

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 o Demanda futura esperada
4. Nuevos desarrollos
o Nuevo proyecto de sistemas
o Nuevas capacidades requeridas
5. Estrategia gerencial
o Planes de adquisición
o Puntos de revisión y tiempos
o Realineación de la organización
o Reorganización interna
o Controles gerenciales
o Principales iniciativas de capacitación
o Estrategias de personal
6. Plan de implementación
o Dificultad de implementación esperada
o Informe de avance
7. Necesidades presupuestarías
o Necesidades
o Ahorros potenciales
o Financiamientos
o Ciclos de adquisición

Análisis Estratégico: Factores críticos para el éxito

Se basa en la premisa de que las necesidades de información de una organización, está determinada
por un número reducido de factores críticos para el éxito (CSF) de los administradores. La CSF son metas
operativas, si es posible alcanzarlas estará garantizado el éxito de la empresa u organización. La ventaja del
método de CSF es que produce un conjunto de datos más pequeño que el análisis de la empresa. Solo se
entrevista a los administradores de alto nivel y las preguntas se concentran en número reducido de CSF en
lugar de indagar ampliamente que información se usa o se necesita.

c. Realizar seguimiento a procesos de mejora continua

Después de diseñar un proceso asistencial, y una vez que se procede a su implementación, es
imprescindible poner en marcha mecanismos de control y mejora continua que permitan medir su calidad.
Estos mecanismos deben utilizarse sistemáticamente para conocer todos los aspectos claves en el desarrollo
del proceso asistencial:

 Si su variabilidad se mantienen dentro de unos márgenes aceptados

 Si la efectividad del proceso es la deseada, es decir, si los indiciadores de resultados o de valoración
integral del proceso son satisfactorios

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  Si los usuarios están satisfechos: se han eliminado espacios en blanco, tiempos de espera
innecesarios, se garantiza la accesibilidad a los clientes,......
 Si se mantiene los niveles de eficiencia previstos, y los indiciadores demuestran una mejor utilización
de los recursos
 Si se escucha la opinión de los profesionistas y las personas que intervienen en el desarrollo del
proceso consideran que su trabajo ha mejorado.

Fases del seguimiento de los procesos:

Control del proceso

En el diseño de un proceso asistencial se describen las etapas necesarias para obtener el mejor resultado. Por
eso, se considera que un proceso está en CONTROL o estabilizado cuando:

 Se conoce su propósito (Misión).

 Están descritos sus pasos (Subprocesos).
 Están identificadas sus entradas y salidas.
 Están identificados sus clientes y proveedores.
 Existe un Responsable.
 Se mide y mejora su efectividad y eficiencia.

Garantizar que el plan propuesto se ejecuta, se controla y se ajusta constituye una MEJORA DEL PROCESO

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Mejora continua

La mejora continua del proceso se basa en la evaluación continua, a través de la aplicación del Ciclo de
Shewart (Plan, Do, Check, Act), de todos los aspectos que conforman el mismo: su diseño, ejecución, las
medidas de control y su ajuste.

A. PLANIFICAR LA MEJORA

Es necesario establecer un Plan de Mejora para introducir los cambios necesarios en el proceso previamente
diseñado. Este Plan debe contemplar todos los aspectos que permitan conducir el proceso hacia la excelencia
y, en este sentido, debe responder a las siguientes preguntas:

¿Quién lleva a cabo la mejora?:

Aspectos relacionados con las personas, como el grado de implicación de los profesionales (objetivos
individuales, incentivos, etc.), la capacidad de introducir innovaciones y el grado de autonomía para hacerlas
posible.

¿Cómo se lleva a cabo?:

Forma de organizar las estrategias de mejora, es decir, cuestiones tales como quién las lidera, con qué
estructura organizativa (comisiones, grupos de trabajo, etc.).

¿Cuando?:

Si se planifican las actividades de mejora con carácter puntual o están integradas en el trabajo diario, etc.

¿Qué se necesita?:

Recursos de formación, tiempo, personas, recursos materiales, etc.

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B. EJECUTAR (do)

Consiste en “hacer mejor las cosas”, asegurando que se miden los resultados en cada paso, desde la entra-da
hasta el final del proceso (la cantidad y la entrega de servicios, la calidad de los mismos, etc.). Así, hay que
medir el tiempo de realización de las tareas previstas y el lugar más idóneo donde éstas se ejecutan, es decir,
se debe valorar la eficiencia del proceso y su efectividad, y no sólo desde el punto de vista de la calidad cien-
tífico técnica (que siempre tienen en cuenta los proveedores), sino también de la percibida por los usuarios.

Para llevar a cabo estas mediciones, es imprescindible contar con un Sistema de Información Integral en el
que se contemplen las diferentes dimensiones de la calidad, se utilicen diferentes métodos para obtener la
información, y estén diseñados los indicadores de evaluación precisos (ver tabla x).

Es decir, un sistema de evaluación y seguimiento de calidad de un proceso exige de un sistema de información

que lo sustente, y que se constituye como la base fundamental para la valoración de la mejora a largo plazo.
Éste ha de tener cobertura integral, con el fin de facilitar tanto la obtención de indicadores globales y
poblacionales como las fuentes de datos que permitan la gestión de casos y la trazabilidad de los mismos a lo
largo del proceso.

C. EVALUAR (check)

Se trata de buscar continuamente las causas de los errores y desviaciones en los resultados, interrelacionando
los flujos de salida del proceso con las expectativas previas de los usuarios, ya que la gestión de procesos, si
bien consiste en mejorar las cosas que ya se vienen haciendo, pone especial énfasis en el ‘para quién’ se
hacen y en el ‘cómo’ se deben hacer.

Para la evaluación de los procesos se pueden plantear múltiples herramientas y mecanismos de actuación, de
entre los cuales se aconseja utilizar los que se proponen en el último apartado de este capítulo (ver V.2):

• Repetición del Ciclo de Mejora.

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• Realización de Auditorías de Calidad.

• Aplicación de Técnicas de Benchmarking.

D. ACTUAR (act)

Esta fase del Ciclo de Shewart consiste en intervenir en el proceso para solucionar los problemas de calidad,
analizando las intervenciones factibles dentro del ámbito concreto de aplicación, y buscando el consenso
entre los profesionales que lo lleven a cabo. Para ello, es necesario apoyarse en las fuerzas a favor y gestionar
ade-cuadamente las posibles resistencias a las soluciones previstas. Esto se puede lograr, por ejemplo,
mediante la construcción de una matriz DAFO, en la que se visualicen tanto los factores externos al proceso
(oportunidades y amenazas) como los internos (debilidades y fortalezas), cuyo conocimiento ayudará a
diseñar la estrategia de intervención.

La forma más operativa para actuar en el abordaje de la Mejora de los procesos, y uno de los puntos clave en
la gestión de calidad de los mismos, es la constitución de GRUPOS DE MEJORA, implicando a las personas que
los desarrollan y que, por tanto, los conocen bien.

GRUPOS DE MEJORA

Ofrecen un marco idóneo para que las personas de la organización puedan cambiar y mejorar las cosas,
aprender y aplicar metodología de calidad, desarrollar la gestión participativa, ...

Se trata de formar grupos de trabajo que actúen como equipo, que lleven a cabo su labor no sólo utilizando el
buen juicio sino sobre la base de una metodología, que les permita aprender y experimentar, compartiendo
ries-gos, conocimientos y la responsabilidad en función de unos resultados previstos.

¿Qué es un Grupo de Mejora?

Un grupo reducido de profesionales que trabajan en una situación mejorable concreta, por un periodo limita-
do de tiempo, con un objetivo general: analizar los procesos “defectuosos” y rediseñarlos orientándolos hacia
el usuario. Es decir, es una potente herramienta para la redefinición de los procesos.

¿Quién lo forma?

Deben estar representados todos los profesionales implicados en cada una de las áreas que se vayan a evaluar
y mejorar: personas conocedoras del problema, interesadas y motivadas por la mejora, e implicadas en los
posibles cambios, con capacidad de diálogo, tolerancia, respeto y perseverancia, comprometidos con la
participación y dinámica de las reuniones.

¿Qué hace el Grupo de Mejora?

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Identifica y prioriza los problemas, analiza sus causas, plantea posibles soluciones y propone los cambios
necesarios. También debe establecer un mecanismo sencillo de revisión periódica (es decir, implantar el Ciclo
de Mejora Continua).

Premisas previas a la formación de los Grupos de Mejora:

 Su misión debe estar de acuerdo con la política y objetivos de calidad de la organización.

 Deben contar con el apoyo explícito de la Dirección o Gerencia de la institución.
 Los componentes del Grupo de Mejora deben tener y/o recibir formación conceptual y metodológica en
Mejora Continua de la Calidad.
 Sus objetivos deben estar bien definidos, ser claros y ser concisos.
 Deben definir las fuentes de información que hay que utilizar y el circuito de las mismas.
 Es preciso analizar y gestionar sus necesidades de soporte, asesoramiento, logística, etc.
 Su tamaño recomendable es de 6-10 personas

d. Pregunta tipo Ceneval

Dentro de una organización que se dedica al Transporte y quiere darle
seguimiento al plan de mejora continua y ya tiene el plan de cómo controlar la
mercancía en tránsito, Que etapas son las que restarían para el seguimiento de la
necesidad?
1. PLANIFICAR, EJECUTAR, EVALUAR
2. PLANIFICAR, EVALUAR, ACTUAR
3. PLANIFICAR, EJECUTAR, ACTUAR
4. ACTUAR, EJECUTAR, EVALUAR
La respuesta correcta seria 4
Ya que las etapas son, PLANIFICAR, EJECUTAR, EVALUAR y ACTUAR, y que la
planeación ya está realizado solo restarían ACTUAR, EJECUTAR, EVALUAR

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 e. Bibliografía

Sistemas de Información Gerencial / Kenneth C. Laudon

Administración Teoría y Práctica / Stephen P Robbins

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