Manual de medidas preventivas y de mitigación frente al COVID19

para Proveedores y Contratistas

Versión: 1 Código: GLA-1935-M2 Estado: V
Elaboró: Revisó: Aprobó:
Astrid Rojas Manjarrez Jair Correa Mejía Alejandro Villalba McCausland
Cargo: Cargo: Cargo:
Vicepresidente de Operaciones
Profesional de seguridad industrial Gerente de Operaciones
de Transporte

Todos los derechos reservados. Ninguna reproducción, copia o transmisión digital de esta publicación puede ser hecha sin un permiso
escrito.
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acuerdo con las leyes que regulan los derechos de autor o copyright en Colombia, las cuales son: Artículo 61 de la Constitución Política
de Colombia; Decisión Andina 351 de 1993; Código Civil, Artículo 671; Ley 23 de 1982; Ley 44 de 1993; Ley 599 de 2000 (Código Penal
Colombiano), Título VIII; Ley 603 de 2000; Decreto 1360 de 1989; Decreto 460 de 1995; Decreto 162 de 1996.

1. OBJETO

Este Protocolo define los términos para asegurar la continuidad de las actividades y la
protección integral de la salud de los contratistas, subcontratistas, interventoría,
supervisión y demás personas presentes en los frentes de obra u operación de los
proyectos en los servicios contratados por Promigas y empresas del Portafolio durante la
emergencia del COVID-19.

2. ALCANCE

Este Protocolo es aplicable a todos los servicios contratados por Promigas y Empresas del
Portafolio a realizarse durante la emergencia sanitaria del COVID-19.

El presente documento es un complemento del Manual HSE para Proveedores PME- 913, el
cual deben seguir cumpliendo.

3. DEFINICIONES

• Coronavirus: Esta enfermedad pertenece a una familia de virus llamada Coronaviridae

y sus efectos van desde el resfriado común hasta un síndrome respiratorio agudo.
• Emergencia: Toda perturbación parcial o total de un sistema que requiera recursos
parciales o totales para su atención y que pueda poner en peligro la vida de las personas,
instalaciones y ambiente.
• EPP: Elementos de Protección Personal.

• Empresas del Portafolio: empresas a las que se les presta asesoría técnica y
administrativa, tales como: Transoccidente, Transmetano, Promioriente, Promisol,
SPEC, Enlace, Versa, Surtigas, Gases de Occidente y Compañía Energética de Occidente,
Fundación Promigas, Fundación Surtigas, Fundación Gases de Occidentes, Fondo de
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Profesional de seguridad industrial Gerente de Operaciones
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empleados Promigas, Fondo de empleados de CEO, FEGOCCIDENTE y Fondo de

empleados de Surtigas, Zonagen

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 REQUISITOS LEGALES FRENTE AL COVID19.

Todo Proveedor de Servicios y de Bienes de Promigas y de Empresas del Portafolio a la cual

le aplique este Protocolo deberá cumplir con los lineamientos legales vigentes establecidos
por el Gobierno Local, Nacional y los de Promigas y Empresas del Portafolio. Para ello, debe
contar con una matriz de requisitos legales frente al COVID-19 aplicables a su empresa, la
cual deberá actualizar acorde a los requisitos legales que expida el gobierno.

4.2 RESPONSABILIDADES

Empresas Contratistas

✓ Cumplir con todas las medidas preventivas vigentes frente al COVID-19 emitidas
por Gobierno Local y Nacional, Promigas y/o Empresa del Portafolio.
✓ Documentar su protocolo de medidas sanitarias frente al Covid y entregarlo al
Administrador de contrato de Promigas.
✓ Dotar a sus colaboradores de todos los elementos de protección e insumos para
la limpieza y desinfección para prevenir el contagio del COVID-19.
✓ Garantizar la divulgación a sus colaboradores y subcontratistas las medidas
preventivas frente al COVID-19 emitidas por la organización.
✓ Velar por el buen uso de los elementos de protección asignados por la empresa
para prevención del contagio del COVID-19.
✓ Velar por la aplicación de las medidas preventivas emitidas por la organización
frente la COVID-19.
✓ Reportar inmediatamente al Administrador de contrato de la empresa
contratante, interventoría y a las autoridades de salud todo caso con síntomas
o confirmado de COVID-19.
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✓ Implementar las recomendaciones aquí previstas conforme a las condiciones y

necesidades de cada uno de los proyectos, garantizando la continuidad de las
actividades y la protección integral de los trabajadores, contratistas,
autoridades, personal de interventoría, supervisión y demás personas que estén
presentes en los frentes de obra u operación de los proyectos.

Trabajadores de empresas contratistas

✓ Cumplir con todas las medidas preventivas vigentes frente al COVID-19 emitidas
por su empleador, Gobierno Local y Nacional, Promigas y Empresas del
Portafolio.
✓ Solicitar la reposición a tiempo de los elementos de seguridad e insumos
entregados como medidas preventivas frente al COVID-19.
✓ Usar los elementos de seguridad asignados durante la contingencia del COVID-
19 de manera correcta, de acuerdo con los protocolos divulgados.
✓ Reportar todo acto o condición que afecte la salud y seguridad de los
compañeros.
✓ Reportar de forma veraz y oportuna su condición de salud y contacto estrecho
con personas con posible contagio.
✓ Realizar la limpieza de sus herramientas, utensilios, equipos y elementos de
protección personal al inicio y finalización de la jornada.

Responsable de Seguridad y Salud en el trabajo del contratista

Establecer un plan de trabajo para garantizar el cumplimiento de las actividades

establecidas en el Protocolo de medidas sanitarias frente al COVID-19, tales como:

✓ Toma diaria y registro de la temperatura al ingreso y salida de la obra o proyecto de

todos los trabajadores.
✓ Verificar las condiciones de higiene de las áreas de trabajo y tomar las acciones
correctivas inmediatamente.
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✓ Verificar el buen uso de los elementos de protección personal por parte de los
trabajadores, contratistas y visitantes en el proyecto u obra.
✓ Verificar la aplicación de los instructivos de limpieza y desinfección de las áreas,
equipos, vehículos, herramientas y EPP.
✓ Garantizar la aplicación de la encuesta de salud a todos los trabajadores, analizar
datos y generar las alarmas respectivas para validación del servicio médico de la
empresa.
✓ Y las demás funciones necesarias para garantizar el cumplimiento de las medidas
sanitarias.

Interventorías

✓ Acoger e implementar las acciones previstas en este protocolo y en los requisitos legales
aplicables al COVID-19 en los eventos en que para el cumplimiento de sus obligaciones
contractuales deban desplazarse a los frentes de obra o de actividades.
✓ Remitir a la empresa Contratante semanalmente, un informe en donde se indiquen las
actividades adelantadas por los Contratistas y el nivel de cumplimiento de cada una de las
medidas y los planes de acción e incluir los casos de contagio (en caso de presentarse) y el
seguimiento respectivo a cada caso.
✓ Realizar el control y seguimiento permanente a las medidas y acciones establecidas en este
Protocolo y las presentadas por cada uno de los contratistas y subcontratistas de obra de
los proyectos de infraestructura de transporte.
✓ Replicar a sus trabajadores las medidas indicadas en el presente Protocolo.

Gerencia de Operaciones en Promigas y empresas del Portafolio

✓ Definir el protocolo con las medidas preventivas frente al COVID-19 para los
contratistas en conjunto con Recursos Humanos.
✓ Garantizar la divulgación de las medidas preventivas frente al COVID-19 para
contratistas a todos los Administradores de Contrato.
✓ Verificar que las medidas preventivas definidas por la Compañía se estén
cumpliendo en los contratistas.
✓ Informar cualquier condición que sea modificada o que requiera variaciones
para su adecuada implementación.
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✓ Reportar a los Administradores de Contrato el resultado de las verificaciones en

campo de la aplicación de las medidas preventivas por los contratistas.

Administradores de Contrato de Promigas y Empresas del Portafolio

✓ Garantizar la divulgación a sus contratistas las medidas preventivas frente al

COVID-19 emitidas por la organización.
✓ Exigir a los contratistas la implementación de las medidas preventivas emitidas
por la organización, el gobierno Local y Nacional frente la COVID-19.
✓ Informar y reportar cualquier condición que sea modificada o que requiera
variaciones para su adecuada implementación a los contratistas.
✓ Reportar a la Gerencia de Recursos humanos de Promigas todo caso sospechoso
o confirmado de COVID-19 en sus contratistas.

Gerencia de Recursos Humanos de Promigas y de Empresas del Portafolio

✓ Apoyar el diseño de las estrategias de salud para la prevención del COVID-19 en

los contratistas.
✓ Realizar seguimiento a los contratistas en el manejo de los casos reportados como
sospechosos o confirmados de COVID-19.
✓ Validar Las condiciones de salud de acuerdo con las encuestas reportadas.

5. CONTENIDO

5.1 REQUISITOS GENERALES DE MEDIDAS PREVENTIVAS Y DE MITIGACION FRENTE AL

COVID-19

Todo proveedor de servicios y de bienes deberá contar con una organización administrativa,
financiera y técnica que le permita cumplir con los requerimientos para la prevención del
contagio del COVID-19 durante la prestación del servicio. Todo proveedor debe:
✓ Contar con un Plan documentado con las medidas sanitarias y preventivas para
evitar el contagio durante la prestación del servicio y/o entrega del bien.
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✓ Incluir en el informe HSE, las acciones desarrolladas frente al COVID 19 en cada

periodo mensual en la prestación de servicio que incluya registros de capacitación,
registros fotográficos, instructivos de limpieza, indicadores, entre otros.
✓ Aplicar la lista de chequeo del anexo 1 para garantizar el cumplimiento de los
requerimientos del gobierno local y nacional y entregar a cada Administrador de
Contrato de la empresa contratante con su respectivo plan de acción.
✓ Contar con Profesionales idóneos en Seguridad y Salud en el trabajo para
implementar y hacer seguimiento a las medidas sanitarias emitidas por el Gobierno
Local, Nacional, de la empresa, Promigas y/o Empresas del Portafolio.

Nota: Este Plan es adicional al Manual HSE para Proveedores PME-913 el cual deberán
seguir cumpliendo para garantizar las normas de Seguridad, Salud y Ambiente.

5.1.1 Requerimientos para Contratos nuevos o de reinicio de labores

El Proveedor de servicios deberá asegurar los siguientes requerimientos antes de iniciar o

reiniciar las actividades del proyecto u obra:

Requerimiento Descripción Evidencias

Monitoreo a Aplicar la encuesta preventiva en salud para identificar que Encuesta

condiciones de el trabajador que ingresa a laborar está sano. preventiva inicial
salud
Aplicar encuesta del censo familiar Encuesta censo
familiar
Tiempo: Entregar tabulada a la Interventoría máximo 3 días
antes de iniciar la actividad. Base de datos
tabulada
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Equipos, Realizar limpieza y desinfección de los equipos, Protocolo de

vehículos y herramientas y vehículos antes de iniciar las actividades. limpieza de
herramientas vehículos,
Nota: Utilizar las sustancias para la limpieza avaladas por las herramientas y
entidades nacionales e internacionales. Garantizar las
equipos.
recomendaciones de las hojas de seguridad.

Programación Los contratistas y la interventoría deberán, de manera Programación

del trabajo conjunta, presentar al Administrador de contrato de
Promigas y/o empresa del Portafolio, la programación de
las intervenciones a adelantar, indicando ubicación o
localización de la actividad, número de trabajadores que
desarrollarán la actividad, personal encargado de verificar
las medidas de bioseguridad (indicando número de
contacto) y duración de la actividad

Áreas del Realizar orden y limpieza de todas las áreas Registro

Proyecto u fotográfico
Obra Demarcar y señalizar las áreas de trabajo

Cerramiento de los proyectos para evitar ingreso de

personal no autorizado.

Instalar avisos educativos frente a las acciones preventivas

del COVID-19
Zonas Limpieza y desinfección de los baños del proyecto u obra Bitácoras de
comunes registro de
Delimitar y organizar las zonas de alimentación de tal limpieza.
manera que haya distanciamiento social
Registro
Zona de hidratación: establecer medidas necesarias de fotográfico
modo que no sea foco de contagio

Zona de vestier: disponer de zonas para que los

trabajadores se cambien antes y después de la jornada
laboral, implementando los protocolos de limpieza y
desinfección con las correspondientes medidas necesarias
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de modo que no sea foco de contagio

5.1.2 Requerimiento durante la prestación de los servicios o entrega de bienes

Además de cumplir con los requisitos del ítem 5.1.1. el proveedor deberá cumplir con los
siguientes requisitos durante la prestación del servicio.

Requerimiento Descripción Evidencias

Monitoreo a Censo familiar (una sola vez, a menos que cambie alguna Encuestas
condiciones de variable): identificar que trabajadores tienen familiares consolidadas
salud del área de la salud, familiares en el hogar mayores de 65
años y con las enfermedades de comorbilidad que
determinó el gobierno.

Monitoreo de salud: la empresa deberá monitorear Registros de

diariamente el estado de salud de los trabajadores monitoreo de
(incluye subcontratistas, interventores y visitantes). salud
Monitoreo de temperatura diario a todo el personal:
realizar la toma de temperatura. En caso de que algún
trabajador presente algún síntoma o condición de salud
no apta, no deberá permitírsele laborar hasta cuando se
restablezca su estado de salud y presente los
correspondientes certificados médicos.

El contratista, antes de finalizar la jornada de trabajo

diaria deberá avisar a la interventoría del proyecto sobre
el personal que haya sido devuelto por aspectos de salud.

Mantener un registro de ausencias por enfermedades

asociadas al sistema respiratorio o COVID-19 por áreas.
Protocolo de
Definir un protocolo de notificación y actuación en casos notificación y
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de sospecha y confirmados por contagio de COVID. atención por

COVID

Establecer normas de ingreso a las instalaciones tanto Normas de

para empleados, contratistas, visitantes, proveedores, ingreso
Normas de tales como: documentadas.
ingreso a las
instalaciones ✓ Envío de encuestas de reporte preventivo previo Registro de
a la visita y aprobación Dpto Médico Monitoreo a
✓ Toma de temperatura al ingreso visitantes
✓ Exigir el uso de los elementos de protección
personal
✓ Distanciamiento social

Normas de Establecer, documentar y divulgar normas de higiene Normas

higiene respecto a: documentadas y
divulgadas
• Lavado frecuente de manos
• Al toser o estornudar
• Evitar saludos de contacto social
• Al tomar los alimentos
• Al ingresar a los baños
• Al hidratarse
Horarios y Establecer turnos de trabajo con equipos liderados en Documentos de
turnos de conformación de máximo diez (10) trabajadores y con turnos de
trabajo jornada laboral máxima legal permitida por frente de trabajo
obra. establecidos

Contar con un Profesional de Seguridad y Salud en el

Responsable trabajo con licencia en salud ocupacional para diseñar,
HSE coordinar y gestionar el Sistema de Gestión de Seguridad
y Salud en el trabajo. Adicionalmente contar con un
Inspector HSE por cada frente de trabajo para garantizar
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el cumplimiento de todos los requisitos establecidos en

este documento.

áreas de trabajo Las actividades laborales se deben realizar en áreas Registro

y herramientas amplias y abiertas, totalmente ventiladas y con el menor fotográfico
número de concentración de trabajadores, los cuales
deben usar de manera obligatoria el protector
respiratorio suministrado.

Establecer instructivos para la limpieza y desinfección de Instructivo de

herramientas, equipos y superficies de trabajo. limpieza y
Procurar que cada trabajador tenga las herramientas para desinfección
su trabajo, evitando el traspaso o préstamo de estas. En divulgados.
caso de herramientas especiales o únicas aplicar el
protocolo de desinfección.

Zonas comunes: Limpieza y desinfección de los baños del proyecto u obra, Bitácoras con la
Limpieza y ventilarlos de manera constante. evidencia de la
desinfección limpieza
Delimitar y organizar las zonas de alimentación de tal
manera que haya distanciamiento social. Instructivos de
limpieza de las
Zona de hidratación: establecer medidas necesarias de áreas comunes
modo que no sea foco de contagio.

Zona de vestier: disponer de zonas para que los

trabajadores se cambien antes y después de la jornada
laboral, implementando los protocolos de limpieza y
desinfección con las correspondientes medidas
necesarias de modo que no sea foco de contagio.

Educación Garantizar diariamente charlas al personal, previo al inicio Registros de

preventiva de las actividades, reiterando las medidas de bioseguridad asistencia y
y protección. Estas charlas no deben ser grupos mayores programación de
de 10 personas. Durante las mismas deberán usar las charlas.
mascarillas respirables y ubicarse a no menos de 2 m cada
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uno.

En lo posible cada uno debe contar con sus lapiceros, en

caso contrario desinfectarlos cuando se tome la asistencia
del personal.

Reforzar por día las medidas de prevención frente al

COVID-19, incluir normas de seguridad.

Capacitar al personal de aseo en cómo debe realizar la

limpieza y desinfección de las áreas.

Elementos de Dotar a todos los trabajadores de las mascarillas de Matriz de

protección acuerdo con la labor a realizar. elementos de
personal protección
Garantizar el stock de las mascarillas y dar instrucciones personal
sobre el uso, cuidado y reposición de las mascarillas.
Registro de
Dotar de gafas de seguridad
entrega de EPP
Dotar de guantes de acuerdo con la tarea a realizar

Adicionalmente los elementos de protección personal

requeridos por cada tipo de actividad.

Actividades laborales en oficinas con espacios amplios, Registro

bien ventiladas, con ventanas y puertas abiertas. fotográfico
Áreas
administrativas El turno de trabajo debe contar con puestos de trabajo
del proyecto y acondicionados para disponer de al menos 2 m de área de
obra labor por trabajador.

Almacén y Establecer las medidas sanitarias en el Almacén cuando se Instructivo de

recibo de reciban y entreguen materiales recibo y entrega
correspondencia en Almacén.
Establecer horarios de entrega y distanciamiento social

Normas de limpieza y desinfección de materiales y

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elementos.

Transporte Realizar actividades de limpieza con desinfectantes o Instructivo de

Seguro alcohol al 70% en los buses y vehículos antes de iniciar el limpieza y
recorrido y cada vez que las personas desciendan. desinfección de
vehículos
Durante la prestación de servicios en Promigas y/o
empresas del Portafolio, se prohíbe el uso de transporte
público en el trayecto Casa-Trabajo-Casa.

En vehículo liviano, solo se deben transportar 2 personas

por vehículo.

Buses contratados por la empresa: Ubicar un trabajador

por puesto evitando el sobrecupo, para ello se sugiere
permitir una persona por fila ubicándose en zigzag.

Durante la movilización en los buses o vehículos. Los

pasajeros deberán permanecer con la mascarilla, gafas,
guantes durante el proceso de transporte.

Ventilar el vehículo de manera natural

Cuidado en casa Al finalizar la jornada y llegar al hogar se recomienda: Registros de

y alojamiento a) quitarse los zapatos y lavar la suela con algún agente divulgación
desinfectante.
c) retirarse la ropa de trabajo colocarla en una bolsa/balde
y colocarla en remojo con agua y jabón.
b) Antes de tener contacto con los miembros de la familia,
bañarse con abundante agua y jabón y cambiarse de ropa.
Lineamientos de
Definir lineamientos para hospedajes seguros para los alojamiento
trabajadores que les toque pernoctar por fuera de sus seguro
viviendas a causa del trabajo.
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6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Y ANEXOS

Anexo 1: Lista de chequeo para diagnóstico frente medidas COVID.

Circular 017 del 24 de marzo - Mintrabajo, medidas de promoción y prevención frente a COVID
Circular 029 del 3 de abril -Mintrabajo, obligatoriedad de dotación de los elementos de
protección personal.
Circular 018 del 10 de marzo-MinSalud, medidas de acción para la contención de enfermedades
asociadas al primer pico epidemiológico.
Circular 001 del 6 de abril - Mintrabajo, Salud y Minas Medidas sanitarias para sector de Minas
y energías.
Circular 003 del 8 de abril MinSalud, Trabajo y Transporte, medidas preventivas y mitigación
durante la ejecución e interventoría de proyectos en infraestructura de transporte
Circular conjunta 001 del 11 de abril -Mintrabajo, Salud y Vivienda para actores de la
construcción de edificaciones y su cadena de suministros

7. CONTROL DE CAMBIO

Versión Descripción del cambio Fecha del cambio

1 Creación del documento Abril 10 de 2020

ACTUALIZACION DE LAS MEDIDAS Y PROTOCOLOS

El presente documento tiene como referencia las normas y recomendaciones impartidas

por el Gobierno Nacional a través de sus instituciones y entidades, aplicables a las empresas
del portafolio y sus Contratistas, por lo tanto, en la medida en que se emitan o imponga
cargas o recomendaciones nuevas o adicionales, el mismo se ajustará y actualizará, para lo
cual será obligatorio la implementación, ejecución y cumplimiento de los ajustes adoptados
por parte del personal responsable de acuerdo con su cargo.