Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
MIHAI ANDRONIE
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Curs în tehnologie ID-IFR
© Editura Fundaţiei România de Mâine, 2014
http://www.edituraromaniademaine.ro/
Editură recunoscută de Ministerul Educaţiei, Cercetării, Tineretului
şi Sportului prin Consiliul Naţional al Cercetării Ştiinţifice
din Învăţământul Superior (COD 171)
MIHAI ANDRONIE
MANAGEMENTUL PROIECTELOR
– Curs în tehnologie ID-IFR –
Introducere ……………………………………………………………………………………………... 9
Unitatea de învăţare 1
DESPRE PROIECTE ŞI MANAGEMENTUL DE PROIECT
1.1. Introducere…………………………………………………………………………………………… 13
1.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare ………………..…………………………………… 14
1.3. Conţinutul unităţii de învăţare……………………………………………………………………….. 15
1.3.1. Conceptul de proiect…………………………………………………………………………... 15
1.3.2. Tipuri de proiecte……………………………………………………………………………… 16
1.3.3. Caracteristicile proiectelor…………………………………………………………………….. 17
1.3.4. Ciclul de viaţă al proiectului…………………………………………………………………... 18
1.3.5. Programe de finanţare…………………………………………………………………………. 20
1.3.6. Managementul de proiect şi importanţa sa……………………………………………………. 24
1.3.6.1. Principii fundamentale în managementul de proiect………………………………….. 24
1.3.6.2. Definirea obiectivelor proiectului……………………………………………………... 26
1.3.6.3. Analiza proiectelor……………………………………………………………………. 27
1.3.6.4. Specificaţia problemei………………………………………………………………… 28
1.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare…………………………………………………………… 29
Unitatea de învăţare 2
ORGANIZAREA ÎN MANAGEMENTUL DE PROIECT
2.1. Introducere…………………………………………………………………………………………... 33
2.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare ……………………………………………………. 34
2.3. Conţinutul unităţii de învăţare………………………………………………………………………. 35
2.3.1. Organizarea proceselor……………………………………………………………………….. 35
2.3.1.1. Fazele derulării proiectelor……………………………………………………………. 35
2.3.1.2. Procesele ce alcătuiesc proiectul………………………………………………………. 37
2.3.2. Organizarea structurală a managementului de proiect……………………………………….. 39
2.3.2.1. Coordonarea proiectelor………………………………………………………………. 39
2.3.2.2. Organizarea matriceală………………………………………………………………... 40
2.3.2.3. Organizarea independentă…………………………………………………………….. 41
2.3.2.4. Structura multiproiect…………………………………………………………………. 41
2.3.3. Organizarea internă a proiectului……………………………………………………………... 42
2.3.3.1. Mediul intern al proiectului…………………………………………………………… 42
2.3.3.2. Managerul de proiect………………………………………………………………….. 43
2.3.3.3. Echipa de proiect……………………………………………………………………… 45
2.3.3.4. Secretariatul proiectului……………………………………………………………….. 46
2.3.3.5. Documentaţia proiectului……………………………………………………………... 48
2.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare …………………………………………………………... 49
5
Unitatea de învăţare 3
PLANIFICAREA ÎN MANAGEMENTUL PROIECTULUI
3.1. Introducere…………………………………………………………………………………………... 53
3.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare …………………………………………………… 54
3.3. Conţinutul unităţii de învăţare………………………………………………………………………. 55
3.3.1. Identificarea proiectelor potenţiale……………………………………………………………. 56
3.3.2. Analiza proiectelor……………………………………………………………………………. 56
3.3.3. Planificarea resurselor………………………………………………………………………… 59
3.3.4. Planificarea punctelor-cheie…………………………………………………………………... 62
3.3.5. Tehnici de planificare…………………………………………………………………………. 63
3.3.5.1. Tehnici generale……………………………………………………………………… 63
3.3.5.2. Tehnici matematice…………………………………………………………………... 66
3.3.5.3. Tehnici de planificare a resurselor…………………………………………………… 70
3.3.5.4. Tehnici de planificare a costurilor……………………………………………………. 71
3.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare …………………………………………………………... 72
Unitatea de învăţare 4
CONDUCEREA ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR
4.1. Introducere…………………………………………………………………………………………... 76
4.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare ……………………………………………………. 77
4.3. Conţinutul unităţii de învăţare……………………………………………………………………….. 78
4.3.1. Stilul de conducere al managerului de proiect………………………………………………... 78
4.3.1.1. Tipuri de conducători-lideri…………………………………………………………… 79
4.3.1.2. Stiluri de conducere (leadership) ……………………………………………………... 79
4.3.1.3. Membrii echipei de proiect şi aşteptările lor de la lideri……………………………… 81
4.3.2. Formarea echipei de proiect…………………………………………………………………... 81
4.3.3. Comunicarea în managementul de proiect……………………………………………………. 84
4.3.4. Managementul timpului în proiecte…………………………………………………………… 93
4.3.5. Managementul conflictelor în proiecte………………………………………………………... 96
4.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare …………………………………………………………... 98
Unitatea de învăţare 5
CONTROLUL ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR
5.1. Introducere…………………………………………………………………………………………... 102
5.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare ……………………………………………………. 103
5.3. Conţinutul unităţii de învăţare………………………………………………………………………. 104
5.3.1. Controlul proiectelor………………………………………………………………………….. 104
5.3.2. Monitorizarea proiectelor……………………………………………………………………... 106
5.3.3. Auditarea proiectelor………………………………………………………………………….. 108
5.3.4. Finalizarea proiectelor………………………………………………………………………… 112
5.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare …………………………………………………………... 114
Unitatea de învăţare 6
MANAGEMENTUL RISCULUI ÎN PROIECTE
Unitatea de învăţare 7
MANAGEMENTUL CALITĂŢII PROIECTELOR
7
8
INTRODUCERE
Obiectivele cursului
Cursul de Managementul proiectelor îşi propune drept obiectiv central de a familiariza
studenţii din domeniul economic, în speţă pe cei din domeniul managerial, cu problematica generală
privind conţinutul managementului de proiect, cu conceptele specifice acestuia, astfel încât studenţii
din cadrul învăţământului la distanţă să înţeleagă şi să aprofundeze organizarea, planificarea,
conducerea, controlul, riscul şi calitatea în managementul de proiect.
De aceea, obiectivele cursului se materializează în:
− însuşirea cunoştinţelor ce privesc conceptele de proiect şi management de proiect, a
tipologiei, caracteristicilor, ciclului de viaţă, programelor de finanţare şi importanţei managementului
de proiect;
− formarea abilităţilor specifice în organizarea proceselor, organizarea structurală a
managementului de proiect, precum şi în organizarea internă a proiectului;
− formarea deprinderilor de identificare, analiză, planificare, precum şi a tehnicilor specifice
de planificare în managementul de proiect;
− însuşirea cunoştinţelor referitoare la stilurile de conducere, formarea echipei de proiect,
comunicarea, managementul timpului şi al conflictelor în managementul de proiect;
− dezvoltarea abilităţilor individuale de control a proceselor, monitorizare, auditare şi
finalizare a proiectelor;
− însuşirea cunoştinţelor ce privesc riscul şi managementul riscului în proiecte;
− formarea abilităţilor de a adopta o atitudine pozitivă referitoare la calitate, calitate totală,
procesul de management al calităţii şi a elementelor de planificare, asigurare şi control a calităţii
proiectelor.
Competenţe conferite
După parcurgerea cursului Managementul proiectelor, studentul va fi capabil să:
− definească conceptele cu care se operează în cadrul managementului de proiect;
− identifice tipurile de proiecte, caracteristicile acestora, proiectele potenţiale, stilurile
manageriale, apariţia conflictelor în cadrul echipelor de proiect, precum şi riscurile posibile;
9
− descrie modul în care se organizează activitatea în cadrul managementului de proiect;
− explice modul în care se realizează managementul calităţii în cadrul proiectelor;
− identifice riscurile şi factorii de risc specifici managementului de proiect;
− dezvolte activităţile din cadrul controlului, monitorizării, auditării şi finalizării proiectelor
− rezume activităţile ce se derulează pentru planificarea în managementul proiectelor.
Structura cursului
Cursul Managementul proiectelor, în format tipărit, este divizat în şapte unităţi de învăţare,
echilibrate din punct de vedere al extinderii şi unitare din punct de vedere conceptual şi tematic. Fiecare
unitate de învăţare abordează într-un format unitar o problematică importantă a managementului proiec-
telor. Fiecare unitate de studiu conţine introducere, obiectivele, structura tematică şi analiza fiecărei pro-
bleme, teste de autoevaluare ce asigură o comunicare simulată cu studentul şi o bibliografie de referinţă.
Conţinutul unităţilor de învăţare este următorul:
Unitatea de învăţare 1. DESPRE PROIECTE ŞI MANAGEMENTUL DE PROIECT (3 ore)
Unitatea de învăţare 2. ORGANIZAREA ÎN MANAGEMENTUL DE PROIECT (3 ore)
Unitatea de învăţare 3. PLANIFICAREA ÎN MANAGEMENTUL PROIECTULUI (3 ore)
Unitatea de învăţare 4. CONDUCEREA ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR (3 ore)
Unitatea de învăţare 5. CONTROLUL ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR (3 ore)
Unitatea de învăţare 6. MANAGEMENTUL RISCULUI ÎN PROIECTE (3 ore)
Unitatea de învăţare 7. MANAGEMENTUL CALITĂŢII PROIECTELOR (3 ore)
Discipline deservite
Cursul Managementul proiectelor contribuie la dezvoltarea cunoştinţelor din cadrul cursurilor
de managementul operaţional al producţiei, managementul aprovizionării şi desfacerii şi
managementul serviciilor.
Evaluarea
Evaluarea se realizează continuu, pe tot parcursul semestrului. Evaluarea se va face, în
principal, pe baza dialogului dintre tutor şi student prin platforma e-learning, cât şi prin teme de
control – notate de tutor. Lucrările de evaluat se vor transmite individual tutorelui în modul şi la
datele anunţate de acesta. Examenul final constă în întocmirea unui proiect ce va fi notat de către
coordonatorul de disciplină, împreună cu tutorele.
Ponderea fiecărei evaluări în componenţa notei finale este:
− ponderea evaluării finale (proiect) = 60%;
− ponderea evaluărilor pe parcurs (temele de control, verificări pe parcurs) = 40%.
11
12
Unitatea de învăţare 1
DESPRE PROIECTE ŞI MANAGEMENTUL DE PROIECT
Cuprins
1.1. Introducere
1.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare
1.3. Conţinutul unităţii de învăţare
1.3.1. Conceptul de proiect
1.3.2. Tipuri de proiecte
1.3.3. Caracteristicile proiectelor
1.3.4. Ciclul de viaţă al proiectului
1.3.5. Programe de finanţare
1.3.6. Managementul de proiect şi importanţa sa
1.3.6.1. Principii fundamentale în managementul de proiect
1.3.6.2. Definirea obiectivelor proiectului
1.3.6.3. Analiza proiectelor
1.3.6.4. Specificaţia problemei
1.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare
1.1. Introducere
În prezent şi perspectivă, odată cu integrarea României în
Uniunea Europeană, dezvoltarea tehnologiilor avansate, a
managementului informaţiei şi mijloacelor de comunicare, un loc tot
mai important îl ocupă strategiile de dezvoltare a firmelor
(organizaţiilor de toate tipurile) pe bază de proiecte. Se constată tot
mai mult că peste 50% dintre strategiile de dezvoltare a companiilor
mari au în vedere şi sunt conduse după principiile impuse de
managementul proiectelor. De asemenea, instituţiile publice sau
private, ca şi organizaţiile nonguvernamentale au început să se
orienteze către proiecte atât la nivel naţional, cât şi internaţional.
Proiectele se pot realiza în orice domeniu de activitate (sănătate,
economie, politică, informatică, drept etc.)
În aceste condiţii, managementul proiectelor poate fi perceput
ca fiind un instrument eficace prin care se realizează un anumit scop.
Se simte tot mai mult nevoia de a realiza proiecte adecvate, de a
realiza cât mai structurat şi de a justifica cererile pentru schimbare,
pentru îmbunătăţire sau finanţare a ceva deja existent sau propus a se
înfiinţa. Se impune ca persoanele care se implică într-un proiect să
cunoască foarte bine care sunt obiectivele şi scopurile unui proiect şi
cum ar putea acesta să contribuie la realizarea obiectivelor
programului din care face parte proiectul respectiv.
13
Programul poate reprezenta o strategie locală, naţională sau
internaţională; acesta se transpune în realitate prin proiecte şi se
derulează de regulă pe parcursul mai multor ani.
Managementul proiectelor (project management) cuprinde
structurile organizatorice necesare derulării proiectelor la nivelul
organizaţiei, organizarea internă a proiectului şi corelaţiile dintre
acestea. Este, în acelaşi timp, şi un concept integrat de conducere.
Managementul proiectelor presupune aplicarea conştientă a unui set
coerent de principii, reguli, cunoştinţe, metode, tehnici, instrumente
utilizate în planificarea, organizarea, conducerea şi controlul unui
proiect.
Managementul proiectelor a cunoscut o evoluţie rapidă, odată
cu schimbările care au apărut în cadrul organizaţiilor, a firmelor.
Evidenţierea tipologiei, a caracteristicilor şi a ciclului de viaţă
parcurs asigură studenţilor o informare adecvată cu privire la
proiecte. Apelul la programe de finanţare posibile de tip rambursabil
sau nerambursabil concură la formarea unei imagini mature asupra
proiectelor şi managementului de proiect. Identificarea principiilor,
obiectivelor şi specificaţiei problemelor sunt aspecte ce valorizează
importanţa proiectului şi a managementului de proiect.
1
Ovidiu Nicolescu (coordonator), Dicţionar de management,
Editura Pro Universitaria, Bucureşti, 2011, p. 499.
15
Proiectul se desfăşoară în cadrul unei organizaţii care se
creează doar pe durata existenţei proiectului.
Organizaţia nou creată se numeşte consorţiu. Performanţa
consorţiului se măsoară funcţie de adaptabilitatea lui la realizarea
obiectivelor proiectului. Ceea ce are importanţă în cadrul consorţiului
este viteza cu care angajaţii consorţiului îşi unesc abilităţile şi cunoş-
tinţele pentru a găsii soluţiile la realizarea obiectivelor proiectului.
Odată realizat un obiectiv al proiectului, membrii consorţiului
formează noi structuri diferite pentru a realiza un nou obiectiv.
Membrii consorţiului trebuie să aibă competenţe profesionale în
domeniul problematicii obiectivelor de abordat.
Flexibilitatea şi adaptabilitatea care caracterizează un con-
sorţiu, permite permanent regruparea şi recombinarea resurselor uma-
ne, fizice şi informaţionale în scopul realizării obiectivelor.
Membrii consorţiului fac parte din organizaţii de tip societăţi,
întreprinderi etc., bine definite.
Proiectele devin puncte de stabilitate, iar organizaţiile devin
fluide şi gravitează în jurul proiectelor.
În cazul în care proiectul se desfăşoară într-o singură
societate/organizaţie, aceasta trebuie să aibă capacitatea de a stabili o
legătură durabilă între proiectele pe care le derulează şi obiectivele
sale operaţionale şi strategice.
Se poate considera că realizarea unor obiective anumite se
poate face doar în cadrul unor proiecte cu consorţii în care sunt
reunite diviziuni ale unor anumite organizaţii.
Consorţiul proiectului ca organizaţia virtuală nu are o
structură organizaţională fixă, aceasta fiind înlocuită cu o reţea de
puncte nodale, între care nu există conexiuni rigide. Organizaţia
virtuală nu mai este compusă din departamente care lucrează fiecare
pe diferite segmente ale unui proiect, ci proiectul este cel care impune
structurarea pe noi departamente virtuale. Organizaţiile centrate pe
proiect se pot confrunta, din această cauză, cu fenomenul de redun-
danţă a activităţilor în cadrul diferitelor proiecte, dar sunt dispuse să
accepte acest neajuns în favoarea eficienţei şi a calităţii pentru un
anumit obiectiv.
2
Mariana Mocanu, Carmen Schuster, Managementul proiectelor,
Editura All Beck, Bucureşti, 2004, p.10-11.
16
Proiectele de organizare vizează:
− introducerea unei noi forme de organizare, orientată spre
piaţă;
− introducerea unui nou concept de marketing;
− introducerea managementului proiectelor ca formă alterna-
tivă de conducere;
− dezvoltarea sau reducerea paletei de produse;
− lărgirea segmentului de piaţă;
− introducerea unui nou sistem de distribuţie;
− outsourcing-ul unei anumite activităţi.
17
1.3.4. Ciclul de viaţă al proiectului
Ciclul de viaţă al unui proiect este definit ca perioada de timp
în care are loc desfăşurarea proiectului, respectiv după cum urmează:
marketing; elaborare propunere de proiect; câştigare concurs de
finanţare; cercetare pentru realizarea tematicii proiectului; proiectare
pentru realizarea tematicii proiectului; producţie cu realizarea
propriu-zisă a tematicii proiectului; evaluarea rezultatelor proiectului;
comercializarea rezultatelor proiectului cu obţinerea de beneficii;
reutilizare şi reciclare a unor rezultate ale proiectului.
Realizarea proiectului impune, trecerea lui prin toate etapele
ciclului de viaţă.
Variante de realizare ale proiectului
În cadrul realizării proiectului trebuie avut în vedere evitarea
confuziei dintre viteza de lucru şi rapiditatea cu care se adoptă
deciziile. Pentru a evita această confuzie, este importantă detalierea
proiectului în subprograme/pachete de lucru şi activităţi/faze cu
studierea de la început, în fiecare activitate a diferite variante de
realizare. Aceasta are drept scop găsirea variantei optime pentru
realizarea proiectului în activitatea respectivă.
Metode şi instrumente pentru conducerea corectă a unui proiect
Ţinând cont de ciclul de viaţă al unui proiect, se au în vedere
următoarele metode şi instrumente tehnico-economice pentru
conducerea corectă a unui proiect:
a) studiu de prefezabilitate şi fezabilitate al cărui obiectiv este
de a transforma cât mai bine posibil, nevoile utilizatorilor (valori cali-
tative) în specificaţii de performanţă (valori calitative şi cantitative);
b) concepţie şi dezvoltare ce cuprind:
− alocarea parametrilor de bază ai produsului (efecte sociale,
culturale, politice, economice sau mărimi tehnice precum putere,
fiabilitate, cost, greutate, volum) având ca obiectiv verificarea şi
împărţirea valorilor specificate între diferitele sale elemente constitu-
tive (ansambluri, subansambluri, componente);
− simulări şi calcule ale parametrilor medii şi de dispersie;
− simulări şi calcule de fiabilitate;
− simulări şi calcule ale costului global al proiectului;
c) producţie, ce are ca obiectiv realizarea fizică a produsului
conform specificaţiilor stabilite;
d) comercializare, ce cuprinde vânzarea, distribuţia şi insta-
larea produsului;
e) utilizarea ale cărei obiective sunt:
− măsurarea conformităţii cu specificaţiile prin măsurări pe
teren a tuturor parametrilor tehnico-economici simulaţi şi calculaţi în
faza de concepţie şi dezvoltare;
− măsura satisfacerii nevoilor prin anchete.
Metode şi instrumente pentru gestiunea proiectului
Pentru a asigura gestiunea proiectului, subprogramele/pache-
tele de lucru, activităţile/fazele şi evenimentele din cadrul unui
proiect se definesc după cum urmează:
a. Subprogramul/Pachetul de lucru delimitează un grup de
activităţi bine definite într-o perioadă clar delimitată. Activităţile
sunt/pot fi în interdependenţă.
18
b. Activitatea/Faza este o perioadă de timp delimitată pe
parcursul căreia proiectul avansează. Caracterizează evoluţia în timp
a proiectului. Dacă o activitate/fază se opreşte, proiectul se poate de
asemenea opri.
c. Evenimentul este un moment în timpul căruia proiectul este
oprit voluntar. Evenimentele corespund:
• şedinţelor de proiect care sunt analize profunde, cu
dezbateri contradictorii, pentru a verifica fezabilitatea proiectului,
aptitudinea societăţii de a realiza proiectul din punct de vedere uman,
tehnic şi economic;
• şedinţelor de decizie, ce reprezintă momentele de decizie
privind continuarea sau oprirea proiectului, în funcţie de rezultatele
obţinute în legătură cu:
− direcţia impusă de proiect;
− precizia faţă de această direcţie, ţinând cont de faza
de avansare;
− studiul necesar prevenirii prospective;
− realizarea conform obiectivului stabilit;
− studiul necesar prevenirii active;
• auditului extern, ce stabileşte că starea proiectului este
corectă sau că trebuie repusă în conformitate cu manualele şi
procedurile luate ca referinţă.
Ciclul de viaţă al unui proiect cuprinde următoarele elemente
caracteristice:
a. Identificare, Analiză, Formulare – cuprinde următoarele
activităţi:
− stabilirea obiectivelor generale;
− analiza situaţiei existente;
− identificarea necesităţilor;
− analiza necesităţilor;
− stabilirea priorităţii acestor necesităţi;
− decizia dacă un proiect este oportun;
− definirea idei proiectului;
− consultarea cu potenţialii beneficiari.
b. Pregătire, Estimare (funcţie de criteriile stabilite), Asumare –
cuprinde următoarele activităţi:
− specificarea obiectivelor şi rezultatelor;
− identificarea resurselor disponibile pentru proiect;
− identificarea resurselor necesare pentru proiect;
− distribuţia proiectului pe activităţi;
− conceperea formei finale şi planificarea proiectului.
c. Implementare, Monitorizare, Raportare – cuprinde urmă-
toarele activităţi:
− mobilizarea resurselor pentru fiecare sarcină şi obiectiv;
− marketingul proiectului – comunicarea continuă cu comi-
tetul decizional şi potenţiali beneficiari (membrii echipei proiectului);
− monitorizare permanentă şi forme de raportare (oferă
informaţia necesară unui management corespunzător);
− identificarea problemelor;
− identificarea eşecurilor şi soluţiilor care să conducă la eli-
minarea acestora (prin negociere, înlocuirea persoanelor responsabile,
o evaluare independentă sau în cazuri extreme prin oprirea proiectului);
19
− modificarea rezultatelor planificate şi obiectivelor proiec-
tului cu unele posibil de realizat.
d. Evaluare finală – cuprinde următoarele activităţi:
− evaluarea îndeplinirii integrale de către contractor a
sarcinilor încredinţate (se face, de obicei, de către o structură de
evaluare independentă de contractor sau autoritatea contractantă);
− identificarea celor mai bune soluţii pentru proiecte viitoare
pe baza experienţei câştigate;
− identificarea resurselor necesare pentru viitor (se are în
vedere corectarea aprecierii acestora funcţie de suficienţa sau
insuficienţa acestora în proiectul desfăşurat);
− identificarea necesităţilor pentru proiecte viitoare.
Studiu de caz 1
Varianta cu şase etape
Planificarea Stabilirea Redefinire Planificare Execuţie Terminarea
şi definirea bugetului proiectului
bugetului
estimativ
23
România participă la o serie de programe comunitare, precum
Programul Cadru 6 (pentru cercetare şi dezvoltare), Leonardo da
Vinci, Socrates şi Tineret/Youth (în domeniul educaţiei şi pregătirii
profesionale), Egalitatea de gen, Combaterea Excluderii Sociale şi
Combaterea discriminării (în sectorul social) etc.
România participă şi beneficiază, de asemenea, şi de asistenţă
prin intermediul mai multor programe Phare multi-ţară şi orizontale,
precum TAIEX (Biroul de Asistenţă Tehnică pentru Schimbul de
Informaţii), Facilitatea de Finanţare a întreprinderilor Mici şi
Mijlocii, SIGMA (Sprijin pentru îmbunătăţirea Guvernării şi a
Managementului Public), Programul privind Securitatea Nucleară şi
Programul Phare pentru micro-proiecte.
GHIDUL SOLICITANTULUI este un pachet informativ, pus
la dispoziţia solicitanţilor unei finanţări. Acesta conţine toate
informaţiile privind o licitaţie deschisă.
Obiectivele unui program
Analiza ghidului solicitantului de finanţare trebuie să
pornească de la obiective. Orice program este conceput pentru a servi
anumite scopuri bine stabilite. La rândul lor, organizaţiile solicitante
au şi ele o misiune şi scopuri proprii. O primă condiţie este
concordanţa de obiective. Obiectivele unui program reprezintă
rezultatele scontate să fie obţinute prin aplicarea acestuia.
Priorităţile unui program
Priorităţile unui program corespund cu anumite priorităţi
agreate în cadrul Parteneriatului de aderare a României la UE şi cu
cele stabilite în Programul Naţional de adoptare a acquis-ului comu-
nitar.
4
Ovidiu Nicolescu (coordonator), Dicţionar de management, Editura
Pro Universitaria, Bucureşti, 2011, p.430.
5
Mariana Mocanu, Carmen Schuster, Managementul proiectelor,
Editura All Beck, Bucureşti, 2004, p.120.
26
− obiectivele nu sunt cuantificate corespunzător;
− obiectivele nu sunt suficient de bine documentate;
− eforturile clientului şi personalului de proiect nu sunt
coordonate;
− costul cu personalul este ridicat.
De aceea, se consideră că o conlucrare cu beneficiarul va duce
la înţelegerea corectă a cerinţelor.
Ce trebuie să facă
sistemul
27
utilizatori
Generarea Specificaţia
integratori cerinţelor cerinţelor
manageri
Interviuri ale
utilizatorilor
Construcţia Descrierea
Cunoştinţe din modelelor detaliată a
domeniu cerinţelor
Experienţa lumii
reale
Planificarea
Rezultatele preconizate:
Etape intermediare:
Resurse critice:
Cheltuieli:
Termen:
Întocmit
de:........................................................................la.......................................................
Aprobat
de:.........................................................................la......................................................
(după Mariana Mocanu, Carmen Schuster, Managementul proiectelor,
Editura All Beck, Bucureşti, 2004, p.137.)
30
Întrebări de control şi teme de dezbatere
1. Definiţi termenul de proiect.
2. Definiţi managementul proiectelor.
3. Care sunt tipurile de proiecte?
4. Care sunt caracteristicile unui proiect?
5. Care este ciclul de viaţă al proiectelor?
6. Care sunt programele de finanţare specifice proiectelor ?
7. Care este importanţa managementului de proiect?
8. Enumeraţi principiile fundamentale ale managementului de proiect.
9. Cum se defineşte obiectivul proiectului?
10. Care sunt etapele analizei proiectului?
11. Prezentaţi conţinutul specificaţiei problemei în managementul proiectelor.
12. Organizarea activităţilor de întocmire a unui proiect.
13. Finanţarea unui proiect.
14. Structurarea unui proiect.
15. Utilizarea aparatului ştiinţific în cadrul unui proiect.
16. Forme de difuzare a rezultatelor unui proiect.
Teste de evaluare/autoevaluare
1. Răspundeţi adevărat (dacă consideraţi că propoziţia este adevărată şi are clar definite
obiectivele proiectului) sau fals (dacă consideraţi că propoziţia este falsă).
a. Realizarea unui parc de distracţii pentru copii în cartierul Schei.
b. Realizarea unui parc de distracţii pentru copii având categoria de vârstă 3-11 ani, dotat atât cu
jocuri în aer liber, cât şi cu jocuri de interior. Suprafaţa totală a parcului este de 1000 metri pătraţi.
Costul total pentru realizarea parcului de distracţii pentru copii este de 75.000 euro. Parcul de distracţii
trebuie dat în folosinţă pe data de 30 iulie 2012.
31
3. În raport de obiectivele de specialitate propuse, proiectele pot fi clasificate astfel:
a) proiecte de investiţii;
b) elaborarea unui software;
c) proiecte de cercetare-dezvoltare;
d) proiecte de organizare.
Identificaţi formularea care nu se referă la tipologia proiectelor.
Bibliografie obligatorie
32
Unitatea de învăţare 2
ORGANIZAREA ÎN MANAGEMENTUL DE PROIECT
Cuprins
2.1. Introducere
2.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare
2.3. Conţinutul unităţii de învăţare
2.3.1. Organizarea proceselor
2.3.1.1. Fazele derulării proiectelor
2.3.1.2. Procesele ce alcătuiesc proiectul
2.3.2. Organizarea structurală a managementului de proiect
2.3.2.1. Coordonarea proiectelor
2.3.2.2. Organizarea matriceală
2.3.2.3. Organizarea independentă
2.3.2.4. Structura multiproiect
2.3.3. Organizarea internă a proiectului
2.3.3.1. Mediul intern al proiectului
2.3.3.2. Managerul de proiect
2.3.3.3. Echipa de proiect
2.3.3.4. Secretariatul proiectului
2.3.3.5. Documentaţia proiectului
2.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare
2.1. Introducere
Organizarea în managementul proiectelor are o importanţă
deosebită şi cuprinde: organizarea proceselor, organizarea structurală
şi organizarea internă a proiectului.
Derularea oricărui proiect necesită metode de lucru specifice,
o abordare sistematică şi principii adecvate. Derularea proiectelor în
structuri clare (faze şi procese) reduce gradul de nesiguranţă, permite
introducerea unor puncte de decizie după fiecare fază, un control al
derulării proiectului, responsabilităţi clare şi o alocare a bugetului de
proiect mai diferenţiată.
Fazele/etapele derulării proiectelor se manifestă ca fiind
următoarele: iniţiativa de proiect, studiul preliminar, studiul principal,
studiu de detaliu, realizarea proiectului, implementarea proiectului.
Procesele sunt o caracteristică în derularea proiectelor ce sunt legate
între ele prin intrări (documente, informaţii pe baza cărora se va
acţiona) şi ieşiri (documente/informaţii care descriu rezultatul proce-
sului).
Organizarea structurală a managementului de proiect se
reflectă, pe bună dreptate, în modul de coordonare a proiectului,
organizarea matriceală, organizarea independentă sau multiproiect. În
acelaşi timp, organizarea internă a proiectului poate reflecta în mod
33
obiectiv modul de derulare al proiectului în aşa fel încât cei implicaţi
să-şi poată îndeplini atribuţiile şi sarcinile trasate în cadrul proiec-
tului.
În activitatea de derulare a proiectelor sunt implicate atât
persoane fizice, cât şi persoane juridice sub forma unor organi-
zaţii/firme. Participanţii pot influenţa în mod pozitiv sau negativ de-
rularea proiectului ca urmare a poziţiei pe care aceştia o au faţă de
proiect.
Managerul de proiect, echipa de proiect, secretariatul proiec-
tului şi documentaţia specifică sunt actorii mediului intern al proiec-
tului.
36
2.3.1.2. Procesele ce alcătuiesc proiectul
Prin noţiunea de proces se înţelege un mers, o prefacere,
transformare, evoluţie, desfăşurare într-o secvenţă continuă care are
loc natural sau care este creată şi controlată de om, şi constă în
schimbări ale unor proprietăţi, atribute sau stări ale unui sistem sau
obiect2.
Prin urmare, un proces este o sumă de acţiuni, de secvenţe
corelate ce au o finalizare concretă, respectiv duc la un rezultat
concret. Reprezentarea unui proces poate fi ca în figura 2.1.
perturbaţii
Proces
sumă de acţiuni, de
intrări secvenţe corelate ce
au o finalizare ieşiri
concretă
38
Managementul comunicării
Reuneşte procesele care asigură generarea, înregistrarea,
diseminarea, stocarea, utilizarea, prelucrarea şi interpretarea informa-
ţiilor de relevanţă pentru proiect.
Procese specifice:
− planificarea activităţilor de comunicare (determinarea
nevoilor de informare ale factorilor de decizie şi ale grupurilor inte-
resate, cine de ce informaţie are nevoie, când are nevoie, cum va fi
pusă la dispoziţie aceasta);
− transmiterea la timp a informaţiei către grupurile interesate;
− raportarea diverselor stadii atinse de proiect, măsurarea
progresului înregistrat, previziuni cu privire la posibile evoluţii;
− transmiterea informaţiilor necesare pentru închiderea
proiectului;
− raportarea rezultatelor finale (către finanţator, către factorii
de decizie din organizaţie, către grupurile de interes, către publicul
ţintă sau publicul larg).
Managementul riscului
Reuneşte procesele prin care se asigură identificarea, analiza
(cantitativă şi calitativă) şi contracararea riscului.
Procese specifice:
− planificarea activităţii de management al riscului;
− identificarea riscului, cu precizarea caracteristicilor acestuia;
− analiza (cantitativă şi calitativă) a riscului;
− conceperea modalităţilor de a răspunde situaţiilor de risc;
− contracararea efectivă a riscului;
− monitorizarea şi controlul riscului.
Managementul achiziţiilor
Reuneşte procesele prin care se asigură achiziţionarea bunu-
rilor şi serviciilor din afara organizaţiei promotoare.
Procese specifice:
− planificarea activităţii de achiziţie (ce se achiziţionează şi
când);
− planificarea licitaţiilor (identificarea trăsăturilor produsului
şi a surselor care ar putea oferi produse cu astfel de trăsături);
− organizarea licitaţiilor efective;
− selecţiile de ofertă;
− administrarea contractelor;
− administrarea relaţiei cu furnizorii;
− închiderea contractelor.
Managementul firmei
Coordonator Director
proiect economic
42
Structura organizatorică internă a proiectului include toate
părţile implicate direct în proiect la nivel decizional, operaţional sau
consultativ fiind stabilită pentru fiecare proiect în parte.
6
Irina Manolescu, Managementul proiectelor, Editura Universităţii
,,Alexandru Ioan Cuza”, Iaşi, 2005, p. 50.
7
Idem, p.51.
43
Deşi el este responsabil pentru proiect, adesea managerului
funcţional îi revin o serie de decizii: ce oameni vor lucra la proiect,
detaliile tehnice privind cum va fi realizat proiectul sau utilizarea
resurselor. În funcţie de organizarea proiectului, acest manager
funcţional poate să nu aibă o responsabilitate directă pentru rezultate.
Această separare a puterilor între managerul funcţional şi cel de
proiect poate ajuta la buna realizare a proiectului dar poate constitui
şi o sursă de disconfort.
• Managerul de proiect are o mai mare autonomie faţă de
conducerea de vârf a companiei. Managerul de proiect nu trebuie să-l
lase pe cel funcţional să acapareze controlul asupra proiectului –
activităţile acestuia vor tinde să devină secundare în raport cu cele
ale grupului funcţional. Însă, nici managerul funcţional nu trebuie să
permită managerului de proiect să intervină în deciziile tehnice din
domeniul său.
Responsabilităţile managerului de proiect sunt împărţite în
trei arii principale8:
− faţă de organizaţia din care face parte; păstrarea resurselor,
respectarea termenelor şi o comunicare corectă, precum şi
managementul atent al proiectului;
− faţă de proiect; să se asigure că integritatea proiectului este
păstrată în ciuda cererilor conflictuale făcute de părţile interesate. El
trebuie să trateze cu responsabilul de producţie care opune o
rezistenţă la schimbările cerute de responsabilul de marketing, ce
răspunde la sugestiile făcute de client;
− faţă de membrii echipei proiectului; deoarece aceasta
lucrează pentru cineva care nu este şeful lor direct, legătura între
membrii echipei şi managerul de proiect sunt mai strânse decât ne-am
aştepta, în special atunci când membrii echipei lucrează cu normă
întreagă la proiect. Responsabilitatea managerului de proiect faţă de
echipă sunt dictate de natura finită a proiectului şi de natura
specializată a echipei.
Abilităţile-cheie ale managerului de proiect sunt9:
− de comunicare (ascultare şi convingere);
− de organizare (planificare, stabilire a obiectivelor şi analiză);
− de construire a echipei (empatie, motivare);
− de leadership (energie, delegare, atitudine pozitivă);
− de adaptare (flexibilitate, creativitate, răbdare, perseverenţă);
− tehnice (experienţă, cunoaştere a proiectului).
Problemele cele mai frecvente care apar cel mai adesea
într-un proiect sunt:
− resurse inadecvate;
− termene limită nerealiste;
− obiective neclare;
− membri ai echipei neinteresaţi sau nepregătiţi;
− planificare insuficientă;
− bariere în comunicare;
− schimbări ale obiectivelor şi resurselor;
− conflicte între departamente sau funcţii.
8
Idem, p.51-52.
9
Idem, p.52.
44
Atributele cel mai ades enunţate ca fiind dezirabile pentru
managerul de proiect sunt:
− o pregătire complexă;
− maturitate;
− disponibilitate;
− relaţii bune cu managementul de vârf;
− motivează şi menţine unită echipa;
− a lucrat în mai multe departamente.
În selectarea managerilor de proiect, criteriile cel mai adesea
luate în considerare sunt10:
− credibilitatea – tehnică şi administrativă;
− sensibilitatea în sens politic şi tehnic;
− leadership – strâns legat de componenta etică;
− abilitatea de a face faţă stresului.
2.3.3.3. Echipa de proiect
Echipa de proiect se constituie din personal selecţionat în
raport cu sarcina de proiect; membrii ei provin din diferite domenii şi
specialităţi; aceasta este subordonată managerului de proiect.
Membrii echipei de proiect trebuie să fie motivaţi, implicaţi în
proiect, să dispună de aptitudini pentru munca în echipă, să aibă com-
petenţe comunicaţionale, să fie creativi, să dispună de o personalitate
puternică, să contribuie prin munca fiecăruia la reuşita proiectului.
În echipele noi are loc un proces de evoluţie a echipei
compus din faze concrete după cum urmează11:
a. Faza I – Orientarea; se caracterizează prin:
− zel ponderat vizavi de aşteptări considerabile;
− multe temeri (ce se aşteaptă de la individ, care este locul
sau în sistem etc.);
− tatonarea situaţiei;
− indivizii depind încă puternic de autoritate şi ierarhie;
− nevoia de a se încadra în grup/echipă şi de a ocupa o anu-
mită poziţie.
b. Faza a II-a Frustrarea; cuprinde acţiuni de genul:
− sesizarea unei discrepanţe între speranţă şi realitate;
− nemulţumirea datorată propriei dependinţe de autoritate;
− „cearta” pentru obiective, sarcini şi planuri de acţiune;
− sentimentul dezorientării şi incompetenţei;
− reacţii negative vizavi de conducători şi alţi participanţi;
− concurenţa pentru poziţiile de forţă şi/sau câştigarea atenţiei;
− trăirea unor stări polarizate-dependenţă şi independenţă.
c. Faza a III-a Pornirea pe un drum nou; cuprinde:
− recepţia nemulţumirilor;
− construirea unei punţi peste prăpastia dintre aşteptări şi
realitate;
− înlăturarea polarizării şi atribuirea vinovăţiei;
− dezvoltarea armoniei, a încrederii, a disponibilităţii de a ajuta
şi a respectului;
10
Idem, p. 53.
11
Wolfgang Lessel, Managementul proiectelor – cum să planificăm
eficient proiecte şi să le transpunem cu succes în practică, Editura Bic All,
Bucureşti, 2007, p. 90-91.
45
− dezvoltarea încrederii în sine şi a optimismului;
− relaţii deschise între membrii echipei şi din ce în ce mai
multe feedback-uri;
− distribuirea răspunderii şi controlului;
− elaborarea şi folosirea unui limbaj al echipei.
d. Faza a IV-a Producţia; are în vedere:
− conlucrarea în cadrul echipei;
− colaborare în întreaga echipă şi în subechipe;
− trăirea senzaţiei de „împreună suntem puternici”;
− sentimentul propriei valori (acceptarea fără teamă a sarcinilor);
− conducerea alternativă;
− mândria îndeplinirii sarcinilor cu succes;
− nivel ridicat al producţiei.
Aceste faze sunt descrise în modalităţi diferite de către litera-
tura de specialitate, însă pentru a uşura înţelegerea, acestea au fost mult
simplificate. Figura 2.3 prezintă reprezentarea grafică a acestor faze.
4. Producţia 1. Orientarea
14
ebooks.unibuc.ro/StiinteADM/secretariat/8.htm
47
− pregătirea călătoriilor de serviciu ale şefului, rezervarea de
bilete, a camerei de hotel, obţinerea vizei (dacă este cazul), pregătirea
documentelor necesare pentru întâlnirile de lucru, contactarea persoa-
nelor cu care trebuie să se întâlnească şeful şi stabilirea programului;
− cunoaşterea şi folosirea aparaturii moderne de birou
(calculatorul, maşina de multiplicat, fax, aparatura de înregistrare-cla-
sare, interfonul etc.); cunoaşterea tehnoredactării computerizate şi a
programelor pentru aceasta;
− organizarea sistemului informaţional: primirea prelucrarea
şi transmiterea informaţiilor;
− întocmirea contabilităţii primare a proiectului;
− primirea şi transmiterea comunicărilor telefonice;
− organizarea şedinţelor şi a materialelor necesare;
− difuzarea deciziilor şi instrucţiunilor cu caracter de circulară;
− respectarea disciplinei muncii.
Secretariatul proiectului este un organism creat ad-hoc pentru
gestionarea activităţilor şi a documentaţiei realizate în cadrul proiec-
tului. Acesta se subordonează managerului de proiect sau comparti-
mentului de urmărire a derulării proiectului din cadrul organizaţiei
primare. Activitatea desfăşurată în cadrul secretariatului proiectului
poate conduce la o eficienţă ridicată a activităţilor întregului proiect
sau la întâmpinarea unor greutăţi. Drept urmare, se va acorda o
atenţie deosebită organizării spaţiului, dotării acestuia şi calităţii
personalului cu care este încadrat.
Secretariatul îşi concentrează atenţia asupra următoarelor
activităţi principale:
− administrarea centralizată a documentelor;
− urmărirea centralizată a costurilor;
− elaborarea rapoartelor.
Secretariatul de proiect se poate constitui în cadrul unui
secretariat deja existent în situaţia proiectelor mici, ori prin
constituirea unui secretariat distinct care să servească fie unuia (în
cazul proiectelor mari) fie mai multor proiecte.
2.3.3.5. Documentaţia proiectului
Prin noţiunea de documentaţie se înţelege „totalitatea
informaţiilor, a documentelor cu privire la o anumită problemă sau la
un anumit domeniu de activitate”15.
Documentaţia proiectului se referă la totalitatea documen-
telor şi informaţiilor al căror conţinut a fost sau va fi adus la cunoş-
tinţa unuia sau mai multor persoane din cadrul echipei manageriale
de proiect ori eşalonului superior ierarhic.
Informaţiile şi documentele se referă la:
− schimbul de scrisori cu clienţii sau furnizorii;
− schimbul de scrisori între departamentele firmei;
− contracte şi anexe la contracte;
− specificaţii;
− comenzi de materiale;
− note de convorbiri telefonice;
− procese-verbale;
− desene şi documentaţii tehnice.
Pentru păstrarea acestor documentaţii ale proiectelor se
apelează la arhiva firmei sau a altor organizaţii dacă aceasta nu
dispune de o astfel de organizare internă.
15
http://dexonline.ro/definitie/documenta%c8%9Bic
48
2.4. Îndrumar pentru verficare/autoverificare
Sinteza unităţii de învăţare 2
Prin noţiunea de organizare, ca funcţie a managementului se înţelege activitatea specifică
funcţiunii de cercetare-dezvoltare care cuprinde procesele de muncă prin care se asigură elaborarea,
adoptarea şi introducerea de noi concepte, metode şi tehnici cu caracter organizatoric.
Organizarea în managementul proiectelor cuprinde: organizarea proceselor, organizarea
structurală şi organizarea internă a proiectului.
Derularea unui proiect cuprinde mai multe faze, fiecare având rezultate clare ce conduc la
decizii ce sunt suportul fazelor următoare. Fazele derulării proiectelor pot fi următoarele: iniţiativa de
proiect, studiul preliminar, studiul principal, studiu de detaliu, realizarea proiectului, implementarea
proiectului.
Procesele sunt o caracteristică în derularea proiectelor ce sunt legate între ele prin intrări
(documente, informaţii pe baza cărora se va acţiona) şi ieşiri (documente/informaţii care descriu
rezultatul procesului). Prin urmare, un proces este o sumă de acţiuni, de secvenţe corelate ce au o
finalizare concretă, respectiv duc la un rezultat concret. Se delimitează nouă domenii de expertiză ale
managerului de proiect, domenii care reflectă, de fapt, nouă procese aflate în componenţa
managementului de proiect:
− managementul armonizării activităţilor componente;
− managementul ariei de cuprindere a proiectului;
− managementul timpului;
− managementul costului;
− managementul calităţii;
− managementul resurselor umane;
− managementul comunicării;
− managementul riscului;
− managementul achiziţiilor.
Se evidenţiază următoarele tipuri de structuri organizatorice de bază a proiectelor: coordonarea
de proiect, organizarea matriceală de proiect şi organizarea independentă.
Coordonarea proiectelor se realizează de către managerul de proiect ce este direct subordonat
conducerii firmei, datorită importanţei strategice a proiectelor.
Organizarea matriceală face ca specialiştii să răspundă în faţa a doi şefi: managerul structurii
primare şi unul sau mai mulţi manageri de proiect. Deşi este afectată unitatea comenzii, din cauza
faptului că unii angajaţi trebuie să răspundă în faţa a mai mulţi superiori; acest tip de organizare a fost
folosit cu succes, deoarece pare a fi cea mai bună cale de a folosi aptitudinile profesionale ale
angajaţilor la mai multe proiecte.
Organizarea independentă necesită crearea unei structuri organizatorice secundare, în afara
celei primare, cu totul independentă de aceasta. În cadrul acestei structuri sunt incluşi atât managerul
de proiect, cât şi echipa de proiect, iar organizaţia primară nu intervine decât la cerere pentru
rezolvarea unor aspecte de strictă specialitate; toate răspunderile şi competenţele sunt localizate la
nivelul organizaţiei secundare.
49
Structura multiproiect reprezintă o formă de organizare complexă de derulare a mai multor
proiecte concomitent, precum şi pentru derularea proiectelor în colaborare cu partenerii externi.
Aceasta reprezintă o variantă a organizării matriceale în situaţia în care se desfăşoară simultan mai
multe proiecte. Structura are nevoie de o implicare mai mare a organizaţiei primare, precum şi
colaborarea mai multor terţi.
Mediul intern al proiectului este compus din următoarele categorii de persoane implicate în
derularea acestuia: managerul de proiect; clientul; executantul proiectului; sponsorul; promotorul;
afectaţii; cei care fac lobby proiectului; agenţii guvernamentale; mass-media; cetăţenii.
Managerului de proiect îi este încredinţat proiectul de către un manager de vârf, astfel încât
cunoaşte şi înţelege încadrarea proiectului în schema generală a organizaţiei primare. CV-ul
managerului de proiect este una dintre piesele cele mai importante din cererea de finanţare; aşadar, el
trebuie să cuprindă elementele cerute de finanţator şi, în principal, dovezi ale experienţei în derularea
proiectelor. Astfel, este interesantă prezentarea unor activităţi anterioare sub forma proiectelor.
Managerul funcţional este un supervizor direct, tehnic; managerul de proiect este un
„facilitator”. Acesta nu poate aplica direct cunoştinţele sale ca specialist, ci trebuie să faciliteze
cooperarea între specialişti. El are cunoştinţe detaliate în două sau trei domenii, dar rareori cunoaşte în
profunzime unul dintre acestea.
Echipa de proiect se constituie din personal selecţionat în raport cu sarcina de proiect;
membrii ei provin din diferite domenii şi specialităţi; aceasta este subordonată managerului de proiect.
Membrii echipei de proiect trebuie să fie motivaţi, implicaţi în proiect, să dispună de aptitudini pentru
munca în echipă, să aibă competenţe comunicaţionale, să fie creativi, să dispună de o personalitate
puternică, să contribuie prin munca fiecăruia la reuşita proiectului.
Secretariatul proiectului este un organism creat ad-hoc pentru gestionarea activităţilor şi a
documentaţiei realizate în cadrul proiectului. Acesta se subordonează managerului de proiect sau
compartimentului de urmărire a derulării proiectului din cadrul organizaţiei primare. Activitatea
desfăşurată în cadrul secretariatului proiectului poate conduce la o eficienţă ridicată a activităţilor
întregului proiect sau la întâmpinarea unor greutăţi. Drept urmare, se va acorda o atenţie deosebită
organizării spaţiului, dotării acestuia şi calităţii personalului cu care este încadrat.
Documentaţia proiectului se referă la totalitatea documentelor şi informaţiilor al căror conţinut
a fost sau va fi adus la cunoştinţa unuia sau mai multor persoane din cadrul echipei manageriale de
proiect ori eşalonului superior ierarhic.
Informaţiile şi documentele se referă la:
− schimbul de scrisori cu clienţii sau furnizorii;
− schimbul de scrisori între departamentele firmei;
− contracte şi anexe la contracte;
− specificaţii;
− comenzi de materiale;
− note de convorbiri telefonice;
− procese-verbale;
− desene şi documentaţii tehnice.
50
Întrebări de control şi teme de dezbatere
1. Ce înţelegeţi prin organizare în proiecte?
2. Care sunt fazele derulării proiectelor?
3. Cum se manifestă cele şase faze ale derulării proiectelor?
4. Care sunt procesele ce alcătuiesc proiectele?
5. Detaliaţi managementul armonizării proiectului.
6. Detaliaţi managementul ariei de cuprindere a proiectului.
7. Detaliaţi managementul achiziţiilor.
8. Enumeraţi tipurile de organizare structurală a proiectelor.
9. Care sunt avantajele şi dezavantajele coordonării proiectelor?
10. Care sunt avantajele şi dezavantajele organizării matriciale?
11. Precizaţi care sunt avantajele şi dezavantajele organizării independente.
12. Din ce este compus mediul intern al proiectului?
13. Identificaţi calităţile necesare managerului de proiect.
14. Care sunt fazele evoluţiei echipei de proiect?
15. Prin ce este reprezentată documentaţia proiectului?
1. Răspundeţi adevărat (dacă consideraţi ca propoziţia este adevărată) sau fals (dacă
consideraţi ca propoziţia este falsă).
a. Organizarea în managementul proiectelor cuprinde: organizarea proceselor, organizarea
structurală şi organizarea internă a proiectului.
b. Organizarea în managementul proiectelor cuprinde: iniţiativa de proiect, studiul preliminar,
studiul principal.
51
3. Identificaţi formularea ce reprezintă avantaj al organizării matriceale:
a) abordarea sistemică este mai uşor de realizat
b) fenomenul dublei subordonări
c) conflicte de competenţe şi resurse
d) apariţia unor conflicte
Bibliografie obligatorie
1. Posea, Constantin, Sinteza cursului, www.spiruharet.ro.
2. Ştefănescu, D., Managementul proiectelor europene, Editura Fundaţiei România de Mâine,
Bucureşti, 2005.
3. Zenovic, Gherasim (coord.); Andronie, Maria; Dumitru, Alexandru; Ştefan, Raluca
Mariana; Şerban, Măriuţa, Managementul proiectelor, Editura Fundaţiei România de Mâine,
Bucureşti, 2010.
52
Unitatea de învăţare 3
PLANIFICAREA ÎN MANAGEMENTUL PROIECTULUI
Cuprins
3.1. Introducere
3.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare
3.3. Conţinutul unităţii de învăţare
3.3.1. Identificarea proiectelor potenţiale
3.3.2. Analiza proiectelor
3.3.3. Planificarea resurselor
3.3.4. Planificarea punctelor-cheie
3.3.5. Tehnici de planificare
3.3.5.1. Tehnici generale
3.3.5.2. Tehnici matematice
3.3.5.3. Tehnici de planificare a resurselor
3.3.5.4. Tehnici de planificare a costurilor
3.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare
3.1. Introducere
Planificarea proiectului este procesul de definire a cerinţelor
proiectului într-un mod structurat, folosind instrumentele manage-
mentului de proiect, pentru comunicarea cerinţelor proiectului către
toate părţile implicate, măsurarea performanţelor, precum şi pentru
organizarea şi asigurarea controlului utilizării resurselor în scopul
realizării obiectivelor propuse.
Procesul de planificare a proiectului implică stabilirea
obiectivelor, a beneficiarilor, a rezultatelor scontate, a activităţilor şi
resurselor necesare (atât umane, cât şi financiare), precum şi
stabilirea termenelor de realizare. În funcţie de mărimea proiectelor,
documentele de planificare pot fi realizate în etape succesive care să
asigure nivelul de detaliere necesar.
Pentru managerul de proiect, planificarea implică numeroase
abilităţi, dar îi aduce şi următoarele beneficii:
− o imagine mai clară asupra ceea ce doreşte să realizeze;
− încredere în ceea ce face;
− ordonare în acţiuni;
− modalităţi de validare a activităţilor;
− facilitarea schimbului de informaţii cu cei implicaţi în proiect;
− facilitarea coordonării proiectului.
Din cauza unei planificări necorespunzătoare, multe proiecte
eşuează – obiectivele nu sunt realizate în timpul şi în limita bugetului
alocat.
53
Pentru iniţierea şi realizarea planului proiectului, managerul
proiectului trebuie să organizeze reuniuni de lucru, să stabilească
atribuţiile responsabililor de secţiuni de plan, să faciliteze să coordo-
neze elaborarea de variante de programe şi bugete şi să obţină apro-
bările din partea supervizorului proiectului.
Managerul de proiect trebuie să asigure programarea activi-
tăţilor şi alocarea resurselor cu luarea în considerare a timpului alocat
fiecărei activităţi, ţinând cont de disponibilitatea resurselor. Progra-
marea resurselor presupune luarea în considerare a forţei de muncă,
materialelor, spaţiului de activitate, lichidităţilor, echipamentelor şi
utilajelor necesare pentru realizarea unui proiect. În acest scop se
utilizează structurarea proiectului pe lucrări elementare (WBS) şi se
stabileşte pentru lucrare necesarul de resurse complexe.
Bugetul proiectului pe componente este un important instru-
ment de management pentru definirea cerinţelor de resurse şi a aştep-
tărilor privind profitul sau beneficiile proiectului. Bugetul proiectului
este bazat pe estimările de costuri. În mod uzual, prima estimare de
cost este necesară pentru analiza fezabilităţii înainte ca elementele de
bază ale proiectului să fie definite. Mai târziu, cerinţele proiectului
sunt cunoscute deja la un nivel de detaliu suficient pentru a construi o
estimare de costuri mai precisă, care să constituie suportul critic al
deciziilor privind procedurile de achiziţii, politica de preţuri,
dezvoltarea de noi produse şi servicii şi planul strategic al proiectului.
În scopul realizării unei planificări riguroase se apelează la
tehnici de planificare, precum Graficul Gantt, diagrame, reţele de
planificare, analiză grafică etc.
54
Competenţele unităţii de învăţare
După studiul unităţii de învăţare veţi fi capabili să demonstraţi
că aţi dobândit suficiente cunoştinţe pentru:
− a defini planificarea şi activităţile componente ale acesteia;
− a identifica proiectele potenţiale din ansamblul posibi-
lităţilor de ales, în raport cu nevoile şi costurile aferente;
− a explica modul în care se realizează analiza proiectelor
având ca puncte de plecare tipul de finanţare, paşii de urmat,
oportunităţile de finanţare, stabilirea temei, condiţiile de acordare a
granturilor;
− a descrie modul de realizare a planificării resurselor
necesare derulării proiectului;
− a identifica punctele-cheie specifice unui proiect şi a le
planifica derularea în timp şi spaţiu;
− a cunoaşte tehnicile generale de planificare ce se folosesc în
cadrul planificării proiectelor;
− a explica tehnicile matematice ce privesc planificarea în
proiecte;
− a explica modul de realizare a planificării cheltuielilor
ocazionate de derularea proiectului.
55
3.3.1. Identificarea proiectelor potenţiale
Ideile şi schiţele proiectelor pot proveni din numeroase surse,
printre care:
− sponsorii proiectului (caz în care se pune întrebarea cine va
avea de câştigat: sponsorul sau beneficiarii finali);
− guvernul şi ministerele (în acest caz: proiectul are o
importanţă reală sau este doar o necesitate, pentru a crea impresia că
se face ceva);
− experţi străini (în acest caz: proiectul este adecvat
necesităţilor şi situaţiei din ţara de origine sau numai în contextul
altor ţări);
− analiza necesităţilor dintr-un anumit sector – analiză care
poate constitui ea însăşi un întreg proiect.
Proiectele nu trebuie derulate „de dragul proiectelor”, pentru
că „aşa este moda”, pentru a câştiga nişte bani, pentru că există
fonduri europene (avem în vedere cazul concret al României, care
beneficiază în perioada actuală de fonduri considerabile de la
Uniunea Europeană). Proiectul se armonizează cu strategia de
dezvoltare a organizaţiei, ceea ce înseamnă că stabilirea ideii şi a
obiectivului de proiect trebuie să preceadă căutarea/ identificarea
sursei de finanţare.
De multe ori, lucrurile stau cu totul invers, angajaţii unei
organizaţii „aud” de existenţa unei surse de finanţare, de lansarea
unui nou program şi, de abia atunci, se gândesc la un proiect care să
se potrivească, măcar în linii mari, obiectivelor respectivei surse de
finanţare. În acest caz, obiectivele proiectului nu sunt concepute în
funcţie de necesităţile de dezvoltare ale organizaţiei, ci organizaţia
respectivă se „chinuie” să îşi ajusteze obiectivele pentru ca acestea să
coincidă cu cele ale agenţiei finanţatoare. Ordinea generatoare de
performanţă este: obiective strategice – sursă de finanţare ale cărei
obiective coincid cu cele ale organizaţiei. În felul acesta, unitatea de
măsură a performanţei este capacitatea organizaţiei de a stabili o
legătură durabilă între proiectele pe care le derulează şi obiectivele
sale operaţionale şi strategice.
60
• Expedierea are în vedere faptul că înaintea părăsirii locului
de producţie al furnizorului, transportul să fie marcat corespunzător,
prin aplicarea unei ştampile uşor de recunoscut a furnizorului pe
lăzile de ambalaj, astfel încât fiecare articol să poată fi identificat în
toate etapele călătoriei, precum şi la destinaţia finală.
• Livrare şi facturare; facturile însoţesc actele de trimitere a
mărfurilor şi se decontează de către solicitantul mărfii în momentul
recepţionării acesteia.
• Inspecţia internă a produselor este realizată de către factorii
de control abilitaţi din interiorul organizaţiei.
• Recepţia produselor este ultima etapă a ciclului aprovizio-
nării şi constă într-o examinare amănunţită pentru verificarea even-
tualelor pagube survenite pe parcursul transportului, greşeli referi-
toare la natura mărfurilor sau cantitatea solicitată.
Funcţia de planificare a resurselor priveşte capacitatea de a
conduce, de a adopta decizii corecte, juste şi performante, care se
concretizează în practică în emiterea comenzilor de achiziţie, asi-
gurarea transportului, a depozitării, ca şi a tuturor aspectelor legate de
formalităţi comerciale, portuare şi vamale în condiţiile operaţiunilor
la nivel internaţional.
Planificarea resurselor este un proces al identificării primelor
date referitoare la genul de produse ce trebuie procurate, cantitatea
necesară, timpul de achiziţie, precum şi descoperirea primelor
informaţii vizavi de posibilii furnizori.
În această etapă, echipa de proiect poate intra în contact cu
specialişti în contracte şi aprovizionare cu resurse, incluzându-i apoi
în echipa proiectului.
Date de intrare:
− scopul proiectului – vizează o descriere a limitelor
proiectului şi furnizează o serie de informaţii importante despre
necesităţile proiectului şi strategiile care trebuie aplicate pe parcursul
derulării lui;
− descrierea produsului – cuprinde detalierea din punct de
vedere tehnic (caracteristicile) al tuturor bunurilor ce urmează a fi
achiziţionate;
− resursele achiziţionării, ca şi expertiza, trebuie susţinute de
către echipa proiectului;
− condiţiile de piaţă – se referă la o analiză a bunurilor şi
serviciilor existente pe piaţă în acel moment, care sunt produsele cele
mai căutate, de unde se procură acestea şi în ce condiţii;
− analiza proiectului – priveşte unele costuri preliminare,
planuri manageriale de calitate, fluxul bănesc în cadrul proiectului,
identificarea riscurilor sau personalul planificat;
− constrângerile sunt factorii ce limitează opţiunile
cumpărătorului, una dintre cele mai cunoscute constrângeri pentru
proiecte fiind disponibilităţile băneşti;
− presupunerile sunt factorii ce în viziunea scopurilor
planificate sunt consideraţi a fi adevăraţi, reali şi siguri.
Metode şi tehnici de planificare a resurselor
Analiza producerii sau cumpărării este o tehnică managerială
prin care se definesc o serie de condiţii financiare (atât costuri
directe, cât şi costuri indirecte) în vederea deciderii dacă un anumit
bun rentează a fi produs sau cumpărat.
61
Părerea expertului va fi adesea necesară în cadrul unui proiect,
fie că este asigurată de un singur individ sau de un grup de persoane
specializate, sau provenind din surse diferite, cum ar fi: alte unităţi
din cadrul organizaţiei, consultanţi, asociaţi profesionali sau tehnici,
grupuri industriale.
Alegerea tipului de contract se face în funcţie de nevoile
proiectului, selectând pe acela care îndeplineşte scopurile urmărite.
Principalele categorii de contracte sunt:
− contractul având preţuri fixe sau de tip lump sum – această
categorie vizează fixarea unui preţ total pentru un produs bine definit.
− contractul cu costuri rambursabile – include, pe lângă
costurile de producţie ale unui bun, şi un profit al vânzătorului. Se are
în vedere şi faptul că de obicei costurile sunt clasificate în costuri
directe, ca de exemplu cele necesare pentru profitul exclusiv al unui
proiect, şi costuri indirecte, calculate ca un procent din costurile
directe, vizând salariile executivilor, lărgirea obiectivelor proiectului,
denumite pe scurt „costurile de a încheia afaceri”.
− contractul de tip timp şi materiale – este un gen de contract
care reuneşte preţurile fixe cu costurile rambursabile.
Rezultate (date de ieşire):
− planul managerial de aprovizionare priveşte modul în care
vor fi gestionate celelalte procese de aprovizionare rămase, cum ar fi:
alegerea tipului de contract, pregătirea estimărilor independente,
procurarea documentelor oficiale standardizate, relaţiile cu furnizorii,
coordonarea altor aspecte ale proiectului;
− declaraţia de lucru (Statement of work) – descrie în detaliu
bunurile ce se doresc achiziţionate, în vederea stabilirii furnizorilor
care sunt capabili a le procura în condiţiile cele mai avantajoase.
Tabelul 3.1
Punctele-cheie ale proiectului
Începerea proiectului
Prezentarea soluţiei Prezentarea prototipului Livrarea seriei zero
tehnice
3
Mariana Mocanu, Carmen Schuster, Managementul proiectelor,
Editura All Beck, Bucureşti, 2004, p. 153.
4
ro.wikipedia.org/wiki/Brainstorming
5
Keng L.Siau, Group Creativity and Technology, în „Journal of
Creative Behavior”, Third Quarter, 1995, p. 201-217; Gallupe, R.B. et al.,
Electronic Brainstorming and Group Size, în „The Academy of
Management Journal”, vol. 35, No. 2 (Jun., 1992), p. 350-369.
63
Tehnica Delphi implică solicitarea şi apoi compararea
raţionamentelor anonime despre un subiect de interes prin
intermediul unor chestionare secvenţiale, urmate de sintetizarea
informaţiilor şi de un feedback al opiniilor exprimate6.
Metoda Delphi presupune un studiu iterativ al experţilor.
Fiecare participant completează un chestionar şi apoi primeşte
feedback referitor la toate răspunsurile. Apoi, având aceste
informaţii, completează chestionarul din nou, de data aceasta oferind
explicaţii pentru părerile care diferă în mod semnificativ de cele ale
celorlalţi participanţi. Procedeul este repetat de câte ori este necesar.
Ideea constă în faptul că întregul grup poate să evalueze păreri
nonconformiste bazate pe informaţii privilegiate sau rare. Astfel, în
majoritatea metodelor Delphi, consensul creşte de la o rundă la alta.
Deşi, în mod obişnuit se desfăşoară prin poştă, există variante
de Delphi online sau faţă-în-faţă. În procedeul iniţial, caracteristicile-
cheie ale metodei erau:
− structurarea fluxului informaţional;
− feedback către participanţi;
− anonimatul participanţilor.
În metoda Delphi faţă-în-faţă, anonimatul este eliminat.
Tehnica grupului nominal a fost iniţial dezvoltată de către
Delbecq şi Van de Ven şi a fost aplicată în planificarea programelor
de educaţie pentru adulţi de către Vedros (1979).
Această tehnică şi-a dovedit eficacitatea în obţinerea
consensului din partea unei game largi de participanţi diferiţi din
punctul de vedere al formării sau locului de desfăşurare a activităţii.
Grupul nominal este constituit dintr-un număr limitat de persoane
care interacţionează în cadrul unei întâlniri, cu scopul de a obţine
informaţii cu privire la o situaţie specifică; fiecare membru al
grupului lucrează individual, în cadrul unui grup organizat. Numele
tehnicii descrie pe scurt cum se desfăşoară procesul: persoane diferite
constituite într-un grup – exclusiv cu ocazia aplicării acestei tehnici –
gândesc, selectează, votează în nume propriu.
Tehnica Brainwriting oferă tuturor posibilităţi egale de a
participa şi le permite membrilor grupului să gândească fără blocaje,
fără să apară consensul dat la adeziunea unei anumite idei, înainte de
considerarea tuturor ideilor posibile.
Etapele de parcurs sunt următoarele:
− toţi membrii grupului stau la o masă, cu o foaie de hârtie în
faţă. Pe aceasta, ei trebuie să scrie obiectivul sesiunii de
brainstorming, pentru a-l avea mereu în vedere;
− fiecare are le dispoziţie câteva minute pentru a nota trei
idei. Acestea trebuie să fie în formă brută, nu editate sau detaliate
pentru identificarea unei forme perfecte. In acest timp, nu sunt
permise discuţiile între participanţi;
− după acest timp dedicat, se trece la runda numărul doi.
Moderatorul strânge foile, le amestecă şi apoi le va referi
participanţilor în mod aleator. Fiecare trebuie să genereze încă trei
idei, pornind de la ideile deja scrise pe foaia primită;
6
Harold A. Linstone, Murray Turoff, The Delphi Method: Techniques
and Applications, Reading, Mass.: Adison-Wesley, 1975, p. 36.
64
− moderatorul decide câte astfel de runde sunt, în funcţie de
complexitatea subiectului abordat;
− după ce toate rundele s-au finalizat, moderatorul strânge foile
şi scrie toate ideile pe flipchart, astfel încât toţi să le poată vedea;
− apoi se începe dezbaterea acestora.
Tehnica are următoarele beneficii:
− pentru că nu există discuţii în jurul unei idei iniţiale, parti-
cipanţii nu sunt deloc influenţaţi. Ei pot să genereze orice idei doresc;
− toţi membri grupului au aceleaşi şanse de a-şi expune ideile;
− foile sunt anonime şi distribuite aleatoriu, astfel încât
nimeni nu ştie ce a scris sau pe ce idee construieşte, deci nu pot fi
influenţaţi de ceilalţi;
− posibilitatea de a lucra pe baza unor idei existente aduce
beneficiul unui mod de lucru mai concentrat, dar şi mai creativ.
Sinectica (metoda Gordon) reprezintă o metodă de antrenare
a unor indivizi sau grupuri de indivizi în vederea rezolvării creatoare
a uneia sau mai multor probleme prin stimularea intuiţiei, a fanteziei
etc.7 Aceasta este o metodă iterativă8.
Grupul este format din minim 3 persoane şi maxim 6,
conduse de un lider, care lucrează faţă în faţă cu un specialist, ceilalţi
membrii fiind pe lateral.
Membrii sunt de specializări diferite şi temperamente diferite (se
recomandă un economist, un sociolog, un fizician, chimist, matema-
tician, biolog, artist, jurist etc. – după natura problemei în discuţie).
Sinectica se bazează pe următoarele postulate:
− existenţa mai multor faze în procesul de creaţie, stări
psihologice succesive;
− cunoaşterea acestor stări şi faze permite creşterea puterii
creatoare a individului sau a grupului;
− aspectele emoţionale şi iraţionale sunt considerate mai
importante decât aspectele intelectuale şi raţionale.
În procesul de creaţie, sinectica utilizează următoarele
mecanisme operaţionale:
− transformarea neobişnuitului şi noului în elemente familiare
prin plasarea problemei noi într-un cadru cunoscut;
− transformarea elementelor familiare în elemente neobişnuite
prin schimbare, inversare, modificare.
Tehnica panel este o schematizare a metodei Gordon, în
cadrul căreia două grupuri de specialişti propun soluţii, dirijaţi de un
moderator şi asistaţi de un public, ce poate interveni cu întrebări.
Managementul prin obiective nu este numai o tehnică de
evaluare a performanţelor şi o metodă de motivare, ci şi un sistem
managerial ce integrează sistematic multe activităţi, pentru a realiza
eficient obiectivele organizaţiei. Managementul prin obiective este un
sistem de management bazat pe determinarea riguroasă a obiectivelor
până la nivelul executanţilor care participă nemijlocit la stabilirea lor
şi pe corelarea strânsă a recompenselor sau sancţiunilor cu nivelul
realizării obiectivelor prestabilite9. Caracteristicile sale sunt:
7
www.dexonline.news20.ro/cuvant/sinectica.html
8
Ec. Irina Radu, Managementul grupului, în Revista „Economia”,
seria Management, Anul X, Nr. 2, 2007, p. 74-75.
9
Ovidiu Nicolescu (coordonator), Dicţionar de management, Editura
Pro Universitaria, Bucureşti, 2011, p. 348.
65
− implicarea managementului de vârf în stabilirea obiective-
lor, întrucât este mai uşor pentru angajaţi să se implice într-un proiect
susţinut de eşalonul superior;
− participarea tuturor nivelurilor de management în procesul
de stabilire a obiectivelor;
− controlul frecvent al performanţelor şi evaluarea pe baza
rezultatelor obţinute; se acordă o mare importanţă feedback-ului;
− libertatea mare în alegerea metodelor prin care să fie
îndeplinite obiectivele.
Procesul managementului prin obiective cuprinde mai multe
faze: pregătirea (sunt formulate premisele stabilirii obiectivelor),
stabilirea obiectivelor (formularea şi dimensionarea lor în funcţie de
premise şi stabilirea standardelor), execuţia şi evaluarea (aprecierea
performanţelor şi acordarea recompenselor).
Premisele pot fi externe (date de mediul politic, social,
tehnologic, economic, de cererea pe piaţa produsului şi de factorul
piaţă – amplasare, forţa de muncă, materii prime şi materiale) şi
interne (investiţii, strategii, programe, politici).
Obiectivele se stabilesc în urma discuţiei cu subalternii şi ele
trebuie să fie verificabile, de obicei exprimate în termeni cantitativi.
Avantajele acestei tehnici sunt: un management mai bun,
realismul obiectivelor, clarificarea organizării şi a rolului structurii
organizatorice, implicarea personalului inclusiv în stabilirea
obiectivelor, un control eficace.
Dezavantajele apar atunci când managerii nu cunosc
obiectivele sau acestea nu sunt bine definite, iar obiectivele pe termen
scurt se confundă cu cele pe termen lung.
10
Mariana Mocanu, Carmen Schuster, op. cit., p. 185.
66
Săptămâni/om
Timp
Sarcini de proiect 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Sarcină
Analiză
Antestudiu Apreciere
Soluţie
proiect
Evaluare
Selecţie
b. Reţelele de planificare
În principiu, noile tehnici utilizează un „desen” compus din
puncte (numite noduri) şi săgeţi (numite şi arce) unind unele puncte,
desen care reflectă tocmai relaţiile de interdependenţă dintre
activităţile unui proiect. Reprezentarea grafică a reţelei de planificare
formată din evenimente şi activităţi este prezentată în figura 3.2.
Reţelele coordonatoare se împart în două categorii:
− reţele în care activităţile sunt reprezentate prin arce;
nodurile vor avea semnificaţia unor momente de începere şi/sau de
terminare ale unei activităţi sau ale unui grup de activităţi;
− reţele în care nodurile reprezintă activităţile proiectului,
arcele punând în evidenţă dependenţele dintre acestea.
evenimente 31
26 18
activităţi
68
Reprezentarea grafică se poate efectua ca în figura 3.3.
1 3
5 2
3
1 3 2
2
1 2 5 6 7 8
2
2 4 3
13
Mariana Mocanu, Carmen Schuster, op. cit., p. 190-191.
69
3.3.5.3. Tehnici de planificare a resurselor
Sistemul de planificare a resurselor (abreviat ERP, în limba
engleză) este instrumentul software ce facilitează integrarea tuturor
informaţiilor dintr-o organizaţie într-o platformă unică. Scopul ERP
este să asigure transparenţa datelor în cadrul unei organizaţii şi să
faciliteze accesul la orice tip de informaţie utilă în desfăşurarea
activităţii. Primul produs de acest tip a fost MRP (Material Resource
Planning)14.
Deşi utile în activitatea de producţie, aceste aplicaţii nu îşi
extindeau funcţionalităţile şi spre alte zone de interes pentru o
întreprindere precum contabilitate, resurse umane, vânzări.
Deşi după apariţia MRP, funcţionalităţile acestui tip de
programe au început să se extindă, ERP-ul actual a luat fiinţă în
momentul în care informaţiile au putut fi centralizate într-o platformă
comună şi funcţionalităţile sale au fost integrate15.
Caracteristicile principale ale sistemului de planificare a
resurselor sunt:
− organizează procesele şi activităţile de afaceri punând la
dispoziţie informaţii rapide, concrete şi concise,
− are abilitatea de a se adapta rapid la schimbările permanente
ale mediului comercial cu întreruperi minime ale activităţilor firmei;
− oferă o interfaţă de utilizare modernă care va creşte
productivitatea prin scutirea timpului de lucru aferent operării;
− va sprijini luarea deciziilor manageriale pe baza unor
informaţii oferite în timp real;
− prin achiziţia unui ERP, investiţi în instrumente inovatoare,
uşor de folosit, adoptaţi tehnici de afaceri moderne şi îmbunătăţiţi
randamentul afacerii;
− prin utilizarea unui ERP rămâneţi în top într-un mediu de
afaceri competiţional şi mereu schimbător;
− firma va avea de câştigat prin utilizarea aplicaţiei, scutind
resurse şi timp şi reducând costurile;
− cu ajutorul unui ERP puteţi obţine rezultate măsurabile:
atribuţiile sunt îndeplinite cu minim 40% mai repede decât timpul
necesar altor sisteme;
− activităţile vor fi executate într-un mod mai rapid şi mai
liniştit ca rezultat al utilizării interfeţei uşor de accesat, mecanismelor
încorporate pentru planificarea activităţilor şi pentru funcţionalitatea
şi controlul fluxului de lucru;
− informaţia va fi prezentată într-un format gata de utilizat,
conform necesităţilor personalului care utilizează aplicaţia;
− activitatea dumneavoastră comercială va dobândi
flexibilitatea şi energia necesară în vederea utilizării pe deplin a
activităţii şi va creşte;
− comunicarea între firmă şi clienţi va deveni mai rapidă şi
mai eficientă.
14
Travis Anderegg, MRP/MRPII/ERP/ERM – Confusting Terms and
Definitions for a Murkey Alphabet Soup,
http://www.wlug.org.nz/EnterpriseSpeak. Retrieved on 25 October 2007.
15
ERP history and ERP Background information on how it all began.
70
3.3.5.4. Tehnici de planificare a costurilor
Planificarea costurilor decurge în mod asemănător cu cea a
resurselor. În acest context, se determină costurile cauzate de fiecare
proces. Suma acestor costuri reprezintă costurile totale ale proiec-
tului. Timpii morţi care nu sunt utilizaţi pentru proiect se vor adăuga
costurilor proiectului.
Costurile corespunzătoare unui proiect sunt, de obicei, de trei
tipuri16:
a. Costurile de personal reprezintă cheltuielile pentru toate
persoanele implicate în proiect (direct sau indirect), fie că este vorba
despre angajaţi ai organizaţiei, fie colaboratori externi.
b. Costuri directe – reprezintă cheltuieli – dar nu de personal
– ce nu s-ar face dacă nu s-ar derula proiectul: cheltuieli de deplasare;
cheltuieli pentru tipărituri; chirii ale unor spaţii dedicate exclusiv
proiectului; achiziţii de echipamente.
c. Costurile indirecte (costurile administrative)17 se referă la
acele cheltuieli ce se fac indiferent dacă proiectul se derulează sau nu
(exemplu: chiria plătită pentru un birou, cheltuielile de întreţinere).
În mod aproape invariabil, proiectele se derulează cu costuri
mai mari decât cele planificate. Acest lucru se întâmplă din urmă-
toarele motive:
− bugetul propus spre aprobare a fost proiectat într-un mod
mult prea „optimist” (este adevărat că aceasta poate fi şi o tehnică
prin care să fie asigurată aprobarea ca atare);
− întârzierile, depăşirile termenului limită, variaţiile faţă de
planul de activităţi iniţial, modificările operate în mijlocul proiectului
se traduc în mod automat în costuri suplimentare;
− riscurile fie nu au fost anticipate, fie au fost subevaluate;
contracararea riscului, atenuarea impactului se realizează cu costuri
suplimentare.
Orice modificare în cadrul bugetului trebuie făcută cu
aprobarea expresă din partea finanţatorului. În principiu, modificările
în cadrul bugetului sunt permise atunci când:
− variaţiile/modificările nu afectează obiectivul de bază al
proiectului;
− impactul financiar se limitează la un transfer în cadrul unui
singur capitol de buget (de la „cheltuieli administrative” tot la
„cheltuieli administrative”).
În planificarea costurilor se va ţine seama şi de următoarele:
− în buget se includ toate costurile, asigurându-se astfel
realizarea activităţilor în economia reală – nu doar pe hârtie;
− articolele de buget trebuie să reflecte activităţile menţionate
în propunerea propriu-zisă;
− în cazul în care Ghidul solicitantului cuprinde precizări cu
privire la sumele maxime admise pentru diverse categorii de
cheltuieli (procentaje din buget pentru echipamente, pentru diurnă,
pentru cheltuieli de personal), acestea se includ obligatoriu;
− nu se supradimensionează cheltuielile peste strictul necesar;
− asiguraţi cofinanţarea (contribuţia locală), dovedind cu
documente că dispuneţi de bunurile materiale, personalul şi resursele
financiare propuse;
16
Dacă documentele sursei de finanţare nu fac alte precizări.
17
În engl., overhead.
71
− este posibil ca proiectul să înceapă înainte ca suma oferită
de finanţator să sosească în contul organizaţiei promotoare.
Contribuţia proprie a solicitantului trebuie să poată acoperi
cheltuielile de funcţionare ale proiectului în această perioadă;
− ţineţi cont de faptul că suma oferită de finanţator poate să
sosească în tranşe. Contribuţia proprie a solicitantului trebuie şi ea
eşalonată, astfel încât să susţină funcţionarea proiectului între tranşele
respective.
72
realizează un anumit ciclu de aprovizionare, ci presupune o îmbinare a activităţilor realizate de
departamentul de aprovizionare.
Sporirea caracterului anticipativ al conducerii, reflectat de accentuarea importanţei planificării
resurselor, datorat în principal presiunii exercitate de progresul tehnic şi tehnologic, căruia trebuie să-i
facă faţă în mod corespunzător este determinată atât de aptitudinile şi calităţile pe care le impune o
asemenea funcţie, cât şi de valoarea cunoştinţelor şi deprinderilor pe care le reclamă aplicarea ei cu
rezultate de succes. Funcţia de planificare a resurselor priveşte capacitatea de a conduce, de a adopta
decizii corecte, juste şi performante, care se concretizează în practică în emiterea comenzilor de
achiziţie, asigurarea transportului, a depozitării, ca şi a tuturor aspectelor legate de formalităţi
comerciale, portuare şi vamale în condiţiile operaţiunilor la nivel internaţional.
Demersurile întreprinse de managerul unui proiect de administrare a resurselor constau, într-o
analiză a condiţiilor concrete, interne şi internaţionale, legate de problema plasamentelor capitalului,
de fundamentarea costurilor aferente realizării fiecărui obiectiv al proiectului şi urmărirea sistematică
a încadrării cheltuielilor efective în nivelul planificat al costurilor.
Planificarea resurselor este un proces al identificării primelor date referitoare la genul de
produse ce trebuie procurate, cantitatea necesară, timpul de achiziţie, precum şi descoperirea primelor
informaţii vizavi de posibilii furnizori. În această etapă, echipa de proiect poate intra în contact cu
specialişti în contracte şi aprovizionare cu resurse, incluzându-i apoi în echipa proiectului.
Punctele-cheie ale unui proiect se constituie într-un moment important atât pentru beneficiar,
cât şi pentru executantul proiectului. În acest sens, se consideră că fiecare proiect are:
− o dată de start ce coincide cu semnarea contractului sau a ordinului de proiect;
− o dată de sfârşit a proiectului ce este specificată în ordinul de proiect şi constituie una dintre
cele mai importante constrângeri ale proiectului;
− date intermediare la care beneficiarul cere anumite rezultate şi care reprezintă faze de plată
intermediară.
Tehnicile de planificare folosite pot fi generale sau cantitative (matematice).
Tehnicile generale de planificare se referă la folosirea creativităţii: Brainstorming, Delphi,
reuniunea panel, managementul prin obiective.
Tehnicile matematice de planificare a proiectelor cele mai cunoscute sunt: diagrama cu bare –
GANTT, reţelele de planificare, metoda drumului critic, metoda Pert.
Diagrama GANTT este o diagramă cu bare ce se compune dintr-un sistem de coordonate
bidimensional cu o axă a timpului şi cu una a sarcinilor, aflată în corelaţie cu o matrice a sarcinilor.
Fiecare activitate este reprezentată printr-un segment orizontal a cărui lungime este proporţională cu
durata activităţii.
Reţelele de coordonare utilizează un „desen” compus din puncte (numite noduri) şi săgeţi
(numite şi arce) unind unele puncte, desen care reflectă tocmai relaţiile de interdependenţă dintre
activităţile unui proiect.
Metoda drumului critic CPM (Critical Path Method) este o metodă euristică ce se bazează pe
teoria grafelor, pe anumite procedee de estimare şi reajustare şi pe cunoaşterea practică a unor procese
complexe pe care le analizează din punct de vedere al desfăşurării în timp a activităţilor componente.
Este o metodă de planificare în reţea care se aplică în domenii foarte diferite (construcţii, inginerie,
servicii, cercetare-dezvoltare etc.), fiind potrivită pentru asigurarea realizării programelor complexe cu
caracter de unicat.
Metoda PERT (Program Evaluation of Review Technique) reprezintă un instrument de
management pentru planificare şi control. Reţeaua se construieşte la nivelul de detaliere, folosit în
cazul descompunerii sarcinilor (activităţilor). Data terminării proiectului este punctul-cheie cel mai
important în cadrul unui proiect şi, construind reţeaua PERT, putem determina timpul necesar pentru
realizarea acestuia. În construirea reţelei trebuie stabilit dacă evenimentul reprezintă începutul sau
sfârşitul unei activităţi. Drept urmare, în primele faze ale descompunerii sarcinilor, interesul
managerului de proiect se îndreaptă spre definirea punctelor-cheie şi determinarea duratei minime a
proiectului prin trasarea drumului critic şi însumarea duratelor activităţilor situate pe acesta.
Sistemul de planificare a resurselor (abreviat ERP, în limba engleză) este instrumentul
software ce facilitează integrarea tuturor informaţiilor dintr-o organizaţie într-o platformă unică.
73
Scopul ERP este să asigure transparenţa datelor în cadrul unei organizaţii şi să faciliteze accesul la
orice tip de informaţie utilă în desfăşurarea activităţii.
Planificarea costurilor decurge în mod asemănător cu cea a resurselor. În acest context, se
determină costurile cauzate de fiecare proces. Suma acestor costuri reprezintă costurile totale ale
proiectului. Timpii morţi care nu sunt utilizaţi pentru proiect se vor adăuga costurilor proiectului.
Costurile corespunzătoare unui proiect sunt, de obicei, de trei tipuri: costuri de personal; costuri
directe; costuri administrative.
Orice modificare în cadrul bugetului trebuie făcută cu aprobarea expresă din partea
finanţatorului. Condiţiile în care pot fi operate aceste modificări sunt stipulate de la bun început în
contractul care a intervenit între finanţator/autoritate contractantă şi beneficiar.
74
Teste de evaluare/autoevaluare a cunoştinţelor
1. Răspundeţi adevărat (dacă consideraţi ca propoziţia este adevărată) sau fals (dacă
consideraţi ca propoziţia este falsă).
a. Planificarea face loc instalării haosului, hazardului.
b. Planificarea exprimă un ansamblu de acţiuni coerente prin care se urmăreşte dirijarea
activităţii economice corespunzător anticipărilor determinate ştiinţific în cadrul unui plan.
Bibliografie obligatorie
1. Posea, Constantin, Sinteza cursului, www.spiruharet.ro
2. Zenovic, Gherasim (coord.); Andronie, Maria; Dumitru, Alexandru; Ştefan, Raluca
Mariana; Şerban, Măriuţa, Managementul proiectelor, Editura Fundaţiei România de Mâine,
Bucureşti, 2010.
75
Unitatea de învăţare 4
Cuprins
4.1. Introducere
4.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare
4.3. Conţinutul unităţii de învăţare
4.3.1. Stilul de conducere al managerului de proiect
4.3.1.1. Tipuri de conducători-lideri
4.3.1.2. Stiluri de conducere (leadership)
4.3.1.3. Membrii echipei de proiect şi aşteptările lor de la lideri
4.3.2. Formarea echipei de proiect
4.3.3. Comunicarea în managementul de proiect
4.3.4. Managementul timpului în proiecte
4.3.5. Managementul conflictelor în proiecte
4.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare
4.1. Introducere
Actul conducerii (leadership sau management) poate fi
definit cel mai bine prin scopul său. Două definiţii sunt edificatoare:
• „Leadership-ul înseamnă crearea unui context prin care
un grup de oameni pot contribui la înfăptuirea de lucruri extraordi-
nare.” – Alan Keith
• „Leadership-ul este capacitatea de a agrega resursele
disponibile cu mediul intern şi extern în scopul de a atinge
obiectivele organizaţiei – sau ale societăţii.” – Ken Ogbonnia
Actul conducerii trebuie să fie adaptiv. Nu există reţete
universale sau şabloane, ci doar principii şi direcţii. Actul conducerii
înseamnă construcţie inteligentă şi nu aplicare.
În leadership nu există reţete, ci construcţie. Un lider
experimentat care lucrează cu o echipă neexperimentată poate avea
rezultate bune pe termen scurt şi mediu printr-un management
autoritar sau paternalist, dar acest lucru poate frâna dezvoltarea
membrilor echipei, ceea ce dăunează pe termen lung. În acelaşi timp,
un lider care lucrează cu o echipă experimentată are probabil cel mai
mult succes printr-o delegare a responsabilităţilor şi deciziilor, însă
aici apare pericolul ca echipa să se abată de la obiectivele organizaţiei
către obiectivele proprii.
Componenţa echipei de proiect este stabilită de conducerea
organizaţiei şi este formată din cei care au interese/competenţe
directe în rezolvarea problemei sau care vor fi implicaţi în
implementarea activităţilor propuse. Echipa îşi încetează activitatea
după ce proiectul este finalizat.
76
Echipa de proiect funcţionează bine atunci când sunt
cunoscute următoarele aspecte:
− numele şi responsabilităţile persoanelor incluse în echipa de
proiect;
− informaţiile relevante despre proiect;
− recompensele sau impactul ce pot apărea după încheierea
proiectului;
− problemele şi restricţiile posibile şi dificultăţile la nivelul
fiecăreia dintre părţile implicate;
− condiţiile de lucru în echipă (subordonare, raportare,
stabilirea priorităţilor, nivelul de decizie acceptat);
− regulile ce trebuie respectate în cadrul proiectului.
Managerul de proiect are sarcina de a transforma dintr-un
grup de specialişti în diferite discipline (tehnice, economice, juridice,
sociale etc.) într-o echipă bine sudată, bine motivată, capabilă să
soluţioneze diferitele probleme şi să pună interesele colective mai
presus de cele personale, în urmărirea unui obiectiv unic.
Comunicarea cu oameni având pregătiri diferite, se face prin
modul în care se formulează mesajul.
Analiza progresului proiectului trebuie să fie transparentă.
De aceea, managerul de proiect trebuie să ştie să pună întrebări de
clarificare într-o manieră neostilă, pentru a-şi putea forma o imagine
adevărată despre stadiul proiectului.
Managementul timpului include ansamblul activităţilor
necesar a fi desfăşurate în vederea asigurării realizării proiectului
conform termenelor de execuţie prevăzute prin contract.
Importanţa realizării obiectivului managementului timpului
este dată de efectul direct pe care eşecurile în acest domeniu le au
asupra costurilor şi credibilităţii contractantului.
Studierea managementului conflictelor este tot mai mult
abordată în managementul proiectelor deoarece contribuie la o mai
bună cunoaştere a comportamentelor individuale şi de grup în cadrul
echipei de proiect. În general, conflictul apare ca o formă a
interacţiunii umane prin care doi sau mai mulţi membri ai unei
colectivităţi intră în dezacord total sau parţial asupra unor probleme.
Cu alte cuvinte, conflictul este amestecul intenţionat al unui individ
sau al unui grup în eforturile de realizare a scopurilor unui alt grup.
Scopurile, de cele mai multe ori incompatibile, realizarea scopului
de către una din părţi face imposibilă realizarea de către cealaltă
parte.
1
Cf. Ovidiu Nicolescu, Ion Verboncu, Fundamentele managementului
organizaţiei, Editura Tribuna Economică, Bucureşti, 2001, p. 342-346.
2
Cf. Ibidem, p. 351-353.
79
− laissez-faire; se dă libertate de acţiune foarte mare
subordonaţilor, controlul fiind aproape nul;
− democratic; denotă sociabilitate, flexibilitate, cooperare,
comunicare;
− simbiotic; pune accentul pe beneficiile managementului în
condiţii de obţinere a eficacităţii firmei pe baza încrederii reciproce
dintre salariaţi, a revederii modalităţilor de motivare şi a promovării
unui nou tip de spirit, cel simbiotic; acest tip implică: examinarea de
către echipă a criteriilor de performanţă pentru distribuţia recom-
penselor; construirea de sisteme de motivare şi comunicaţii perfec-
ţionate bazate pe încredere reciprocă; realizarea de echipe simbiotice.
b. În funcţie de sfera de cuprindere a personalului în cadrul
organizaţiei:
− interpersonal; cuprinde relaţiile dintre conducătorul
formaţiei de muncă şi personalul ce-i este subordonat; se realizează
prin raporturi directe, faţă în faţă;
− organizaţional; se referă fie la organizaţie în ansamblul său,
fie la componente majore ale acesteia; vizează salariaţii dispuşi pe cel
puţin două niveluri ierarhice succesive; se pot delimita următoarele
subtipuri: strategic, ce vizează proiectul în ansamblul său; organi-
zaţional general, ce vizează principalele grupe de compartimente sau
zone ale proiectului.
Diferenţele dintre stilurile de conducere (leadership) prac-
ticate în firme sunt prezentate în tabelul 4.1.
Tabelul 4.1
Diferenţele dintre stilurile de conducere
Nr. Stiluri
crt. Caracteristici Autocratic Participativ Simbiotic
(convenţional) (curent) (viitor)
1. Spiritul de echipă − de convenienţă − se doreşte − este esenţial
2. Abordarea − ierarhică − ierarhică − colegială
organizaţională
3. Rolul − centrat pe − centrat pe − promovează
managerului control intens control echilibrul
4. Viziunea − de impunere − de indicare a − de codeter-
direcţiei minare
5. Motivarea − bazată pe − bazată pe − bazată pe
coerciţie implicarea spiritul de
individuală şi echipă
colectivă
6. Delegarea − evitată − încurajată − promovată
sistematic
7. Evaluarea − de către şeful − de către şeful − de către
direct direct echipa din
care face parte
8. Promovarea − decisă de şefi − decisă de şefi şi − decisă de
alte inputuri echipă
9. Dezvoltarea − decisă de şefi − decisă de şefi şi − decisă de
alte inputuri echipă
10. Recompensele − stabilite de şefi − decise de şefi şi − decise de
alte inputuri echipă
11. Disciplina − vegheată de şefi − vegheată de şefi − vegheată de
şi alte inputuri echipă
(după O. Nicolescu, I. Verboncu, Fundamentele managementului
organizaţiei, Editura Tribuna Economică, Bucureşti, 2001, p.352.)
80
Factorii situaţionali cu influenţă asupra stilului de conducere
(leadership-ului) pot fi: caracteristicile personale; maturitatea mem-
brilor echipei de proiect; nevoile membrilor echipei de proiect;
deciziile de grup; relaţiile conducător-subordonaţi; sursele de putere
ale conducătorului; structura sarcinilor.
3
Cf. Ibidem, p. 102-105.
4
Ibidem, p. 45.
5
Ovidiu Nicolescu (coordonator), Dicţionar de management, Editura
Pro Universitaria, Bucureşti, 2011, p. 231.
81
− este mai flexibilă decât grupurile organizaţionale, pentru că
poate fi mult mai uşor formată, dizolvată, reorganizată, redimensioantă;
− cultivă loialitatea şi funcţionează pe principiul: „toţi pentru
unul şi unul pentru toţi”;
− favorizează delegarea de responsabilităţi pentru că oferă garan-
ţia de a controla comportamentul membrilor săi, prin norme proprii.
Încă din anul 1965 şi apoi în 1977, Bruce W. Tuckman a
emis ipoteza că grupurile (echipele de proiect) trec prin mai multe
etape de dezvoltare în perioada formării, existenţei şi destrămării
sale: formarea, furtuna, normarea, eficientizarea, încheierea6.
a. Formarea (Echipa imatură)
În etapa Formării, relaţiile personale sunt caracterizate prin
dependenţă. Membrii se bazează pe siguranţă, comportamente
cunoscute şi caută îndrumarea liderului. Membrii doresc să fie
acceptaţi de către grup şi au nevoie de certitudinea că grupul este
sigur. Strâng impresii şi date despre asemănările şi deosebirile dintre
ei şi formarea preferinţelor pentru viitoarele subgrupe. Regulile
legate de comportament par a fi menţinerea lucrurilor simple, evitarea
controverselor. Se evită subiectele şi sentimentele serioase.
Majoritatea funcţiilor legate de sarcini se ocupă de orientare.
Membrii încearcă să se orienteze asupra sarcinii şi în funcţie de
ceilalţi membri. Discuţiile planează în jurul definirii domeniului
sarcinii, a modului de abordare şi a altor probleme similare.
Membrii unei echipe aflate în această etapă aşteaptă de la
lider instrucţiuni, sprijin şi o definire a sarcinilor. Fiecare individ
caută să afle ceea ce se aşteaptă de la el; care sunt sarcinile sale; cum
să le îndeplinească; cum sunt standardele.
Într-o asemenea echipă, nivelul de productivitate este scăzut
şi se aşteaptă de la lider o implicare intensă. Membrii unei astfel de
echipe sunt entuziaşti şi optimişti, dar manifestă teama faţă de sarcini
şi în relaţiile cu ceilalţi membri.
b. Furtuna (Echipa fracţionată)
Furtuna este caracterizată de competiţie şi conflict în cadrul
relaţiilor personale şi de organizare la nivelul funcţiilor legate de
sarcini. Pe măsură ce membrii grupului încearcă să se organizeze în
vederea îndeplinirii sarcinii, conflictul la nivelul relaţiilor personale
este inevitabil. Indivizii trebuie să cedeze mai mult şi să îşi modeleze
sentimentele, ideile, atitudinile şi credinţele pentru a se potrivi
organizării grupului. Din cauza fricii de a se expune sau a fricii de
slăbiciune, eşec etc. creşte dorinţa de a structura sau clarifica, de a se
implica în structură.
Datorită disconfortului apărut în această etapă, unii membrii
pot păstra tăcerea, în timp ce alţii vor încerca să domine.
Aceasta se caracterizează prin dificultăţi de comunicare şi
prin dispute în ceea ce priveşte conducerea şi influenţa în cadrul
echipei. Adesea, rezolvarea problemelor şi luarea deciziilor stârnesc
dispute. Indivizii se pot simţi nesiguri în rolul lor, de raporturile
dintre membri şi de sarcinile fiecăruia. Moralul grupului scade pe
măsură ce indivizii resimt un gol între ceea ce aşteptau la început şi
situaţia reală.
6
http://www.traininguri.ro
82
Pentru a putea trece la etapa următoare, membrii grupului
trebuie să treacă de la mentalitatea care cere „teste şi dovezi”, la
mentalitatea de a rezolva problema. Cel mai important lucru în a ajuta
grupul să treacă la etapa următoare poate fi capacitatea de a asculta.
c. Normarea (Echipa unită)
Relaţiile interpersonale sunt caracterizate de coeziune.
Membrii grupului sunt implicaţi în recunoaşterea activă a contri-
buţiilor tuturor, construirea şi întreţinerea comunităţii şi rezolvarea
problemelor de grup. Membrii doresc să îşi schimbe ideile
preconcepute bazându-se pe aspectele prezentate de ceilalţi şi îşi pun
întrebări unii altora, în mod activ. Conducerea grupului este împărţită
şi dispar grupuleţele. Când membrii încep să se cunoască – şi să se
identifice cu ceilalţi – nivelul încrederii în cadrul relaţiilor
interpersonale contribuie la dezvoltarea coeziunii grupului.
În această etapă (presupunând că grupul ajunge până aici),
oamenii încep să simtă că fac parte dintr-un grup şi au sentimentul
catharsis-ului7, rezultat din rezolvarea problemelor interpersonale.
Cea mai importantă funcţie la nivelul sarcinii este fluxul
informaţional între membrii grupului; aceştia împărtăşesc sentimente
şi idei, solicită şi dau feedback şi cercetează acţiuni legate de sarcina
trasată. Creativitatea atinge cote înalte. Dacă este atins acest stadiu de
flux informaţional şi coeziune, interacţiunile între membrii grupului
sunt caracterizate de sinceritate şi de circulaţia informaţiilor atât la
nivel personal, cât şi la nivelul sarcinilor. Membrii sunt mulţumiţi că
fac parte dintr-un grup eficient.
Pericolul cel mai mare, în această etapă, este că membrii pot
începe să se teamă de destrămarea inevitabilă a grupului în viitor,
atunci se pot opune schimbării de orice fel.
Dacă echipa trece cu bine prin problemele şi conflictele
etapei a doua, va promova în a treia etapă unde există un schimb liber
de sentimente, date, idei şi valori. Membrii echipei încep să-şi asume
o identitate comună, lucrând pentru atingerea aceloraşi obiective şi
astfel competenţa lor şi imaginea de sine se îmbunătăţesc.
d. Eficientizarea (Etapa funcţională)
În această etapă se poate lucra uşor individual, în subgrupe
sau cu întreg grupul. Rolurile şi autoritatea se ajustează în mod
dinamic potrivit nevoilor în schimbare a grupului şi ale indivizilor.
Etapa a patra este marcată de interdependenţa la nivelul relaţiilor
personale şi rezolvarea problemelor la nivelul sarcinilor. De acum,
grupul ar trebui să fie foarte productiv. Membrii au devenit siguri de
sine şi grupul nu mai are nevoie de aprobare. Membrii se
concentrează atât asupra sarcinilor, cât şi a relaţiilor personale.
Grupul este unit, identitatea sa este completă, moralul ridicat, la fel şi
nivelul loialităţii. Funcţiile legate de sarcină devin rezolvarea
problemelor, găsirea soluţiilor optime şi dezvoltarea optimă a
grupului. Există sprijinul necesar rezolvării problemelor şi se pune
accentul pe realizări. Scopul global este productivitatea prin
rezolvarea problemelor şi prin muncă.
7
Concept estetic, la Aristotel, pentru a defini efectul „purificator”
al artei, în special al tragediei, rolul acesteia de a-l elibera pe om de pasiuni
(josnice), prin trăirea unui sentiment de maximă tensiune.
83
Pentru sporirea încrederii în interiorul echipelor de proiect,
managerul trebuie să respecte următoarele reguli: să comunice des cu
membrii echipei; să manifeste respect pentru membrii echipei; să fie
corect faţă de echipă; să fie consecvent în acţiunile sale; să
demonstreze competenţă.
Managerul va trebui să dispună de competenţe ca:
− competenţa de a efectua transformarea subordonaţilor
profesionişti în profesionişti implicaţi în administrarea problemelor
specifice proiectului;
− competenţa de a-şi perfecţiona propriul stil de conducere;
− competenţa de a identifica problemele şi variabilele-cheie şi
de a gestiona grupul în situaţii complexe;
− competenţa de a administra grupul în situaţii conflictuale
interne şi de a gira implementarea de noi tehnologii;
− competenţa de a mobiliza personalul pentru aplicarea
schimbărilor structurale şi funcţionale şi de a înţelege natura şi
amplitudinea rezistenţei pe care acesta o poate opune;
− competenţa de a gestiona probleme de personal într-un mod
etic.
e. Încheierea
Etapa finală – Încheierea – implică încetarea compor-
tamentelor legate de sarcini şi renunţarea la implicarea în relaţii. O
închidere planificată cuprinde de obicei recunoaşterea participării şi a
realizării şi ocazia ca membrii să îşi ia la revedere personal.
Încheierea unui grup poate avea ca efect o criză minoră. Această
acţiune este o mişcare regresivă de a renunţa la control, de a face
parte din grup. Cele mai eficiente intervenţii în această etapă sunt
cele care facilitează terminarea sarcinii şi procesul de renunţare la
implicare.
84
c. Comunicarea „...este modul fundamental de interacţiune
psihosocială a persoanelor, realizat prin intermediul simbolurilor şi al
semnificaţiilor social-generalizate ale realităţii, în vederea obţinerii
stabilităţii ori a unor modificări de comportament individual sau la
nivel de grup”11.
d. Un proces de emitere a unui mesaj şi de transmitere a
acestuia într-o manieră calificată cu ajutorul unui canal către un
destinatar în vederea receptării12.
e. Prin noţiunea de comunicare se înţelege un proces de
transmitere a informaţiei între un emiţător şi un receptor situaţi în
acelaşi sistem sau în sisteme diferite şi de percepţie a mesajului
conţinut13.
Conţinutul definiţiilor ne orientează spre a face unele
precizări necesare:
− comunicarea este privită fie ca un proces de transmitere a
mesajelor fără ca acestea să fie receptate, fie ca unul de receptare a
acestora fără a fi transmise conştient;
− există grade diferite de intenţionalitate în comunicare atât
pe timpul transmiterii, cât şi pe timpul receptării mesajelor;
− comunicarea se realizează fie ca efect, fie ca o cauză a unei
anumite situaţii, a unor relaţii sociale sau interacţiuni ale structurilor
organizaţiei în scopul îndeplinirii obiectivelor;
− se manifestă drept un proces linear, circular şi interactiv;
− poate fi categorisită drept sursă de ordine, unitate, coeziune
ori de conflict;
− poate fi realizată în dublu sens – de influenţare a activităţii
altora şi de influenţare de către alţii a propriilor obiective.
Schema clasică a comunicării poate fi reprezentată ca în
figura 4.1.
E → I → R
emiţător Informaţie receptor
(mesaj)
11
Dicţionar de psihologie socială, Editura Ştiinţifică şi Enciclopedică,
Bucureşti, 1981, p. 54.
12
Dicţionar de sociologie, Editura Babel, Bucureşti, 1993, p. 124.
13
Ovidiu Nicolescu (coordonator), op. cit., p. 144.
85
Din cele prezentate se poate constata că procesul de comu-
nicare nu se efectuează numai cu şi prin cuvinte, ci şi prin intermediul
tonului vocii, al atitudinii noastre, al amplitudinii sau localizării
respiraţiei, al variaţiei coloritului epidermei (îndeosebi a celei faciale).
Comunicarea presupune prezenţa a cel puţin doi interlocutori.
În cadrul echipei de proiect, comunicarea se manifestă
pregnant în raporturile ce se stabilesc între manager şi colectivul
echipei de proiect, organizaţia primară, precum şi cu beneficiarii
acţiunilor preconizate a fi realizate.
Comunicarea se realizează:
− între diferitele niveluri ale organizaţiei primare cu scopul de
a transmite ordine şi informaţii sub formă scrisă ori orală;
− pe acelaşi nivel, în scopul îndeplinirii atribuţiilor şi
sarcinilor curente;
− între echipa de proiect şi organizaţia primară;
− între echipa de proiect şi echipa de audit;
− cu beneficiarul.
Canalele de comunicare folosite în managementul de proiect
sunt: formale şi informale.
a. Canalele formale (oficiale) exprimă relaţiile de comu-
nicare ce decurg din organigramă, în sensul că între membrii echipei
de proiect există un schimb sistematic şi intens de mesaje
descendente, ascendente şi orizontale; fără aceste mesaje, precis
reglementate, nu s-ar fi putut realiza primirea şi transmiterea de
sarcini, realizarea feedback-ului, iar cooperarea între paliere egale nu
ar fi cu putinţă.
b. Canalele informale de comunicare se stabilesc, în general,
între persoane şi grupuri informale în cadrul proiectului, dar în afara
canalului oficial. Acestea sunt formate din angajaţi care au interese
sau afinităţi comune.
Canalele de comunicare din cadrul managementului de
proiect sunt într-o strânsă relaţie cu reţelele de comunicare. Acestea
din urmă se regăsesc în comunicarea managerială de proiect în
următoarele ipostaze:
a. Pentru structurile de specialitate ale organizaţiei primare
există o reţea de comunicare descentralizată în cerc sau în lanţ în
cadrul cărora membrii structurilor respective sunt egali; această reţea
denotă existenţa unui stil de lucru managerial participativ şi
facilitează comunicarea eficientă în primul caz, iar în cel de-al doilea,
se diminuează sensibil posibilităţile de comunicare.
b. Pentru celelalte structuri se manifestă o comunicare
centralizată în Y sau în stea, ce corespund unui management autoritar
în cadrul căruia comunicarea este mai dificil de realizat.
Comunicarea în managementul de proiect trebuie să aibă în
vedere realizarea unor obiective manageriale cu caracter permanent,
altele decât cele impuse de politica fiecărei organizaţii. Aceste
obiective trebuie să fie corelate cu funcţiile managementului, funcţii
ce se desfăşoară într-o formă specifică la nivelul fiecărei organizaţii.
Este vorba despre funcţiile de planificare sau previziune, organizare,
coordonare, antrenare şi evaluare-control.
Pentru îndeplinirea rolului atribuit, managerul de proiect va
folosi, într-un mod mai mult sau mai puţin conştient, mai mult sau
mai puţin deliberat, următoarele funcţii ale comunicării:
86
a. Funcţia de informare se referă la faptul că managerul de
proiect este pus în situaţia de a primi două tipuri de informaţii:
informaţii externe – trimise şi primite prin structuri special create – şi
informaţii interne – care circulă prin canale formale şi neformale în
cadrul respectivei organizaţii.
b. Funcţia de comandă şi instruire este folosită de
managerul de proiect pentru a asigura convergenţa acţiunii celorlalţi
angajaţi, în realizarea politicilor organizaţiei.
c. Funcţia de influenţare, convingere, îndrumare şi sfătuire
permite managerilor de proiect, indiferent de treapta pe care se află,
să realizeze controlul atât asupra informaţiei vehiculate, cât şi asupra
comportamentului celorlalţi angajaţi cu care se află în relaţii de
diverse tipuri (ierarhice ascendente sau descendente, orizontale) în
cadrul respectivei structuri.
d. Funcţia de instruire asigură formarea şi perfecţionarea
priceperilor şi deprinderilor membrilor echipei, dar şi a managerilor
de rang inferior, în a comunica cu ajutorul cursurilor de perfecţionare
desfăşurate în interiorul instituţiei de către personal calificat.
e. Funcţia de creare de imagine se realizează cu ajutorul
comunicării externe şi informale prin promovarea imaginii instituţiei
în diverse ocazii şi prin diferite metode (canale de comunicare).
f. Funcţia de motivare are în atenţie problematica angrenării
personalului organizaţiei în desfăşurarea la un nivel calitativ superior
a activităţilor prin promovarea unui sistem motivant al promovărilor,
salarizărilor etc.
g. Funcţia de promovare a culturii organizaţionale se asigură
prin corelarea acţiunilor de comunicare cu cele ale culturii
organizaţionale, manageriale şi leadership-ului.
h. Funcţia de integrare şi menţinere îi oferă angajatului din
structurile ierarhice superioare posibilitatea de a asigura operabili-
tatea funcţională a departamentului/direcţiei/biroului/echipei pe care
îl conduce prin: cursivitatea fluxului informaţional; folosirea optimă a
canalelor informaţionale, astfel încât să se evite suprapunerea de
informaţii sau informaţia inutilă; sortarea, verificarea şi transmiterea
datelor în funcţie de specificul lor.
Caracteristicile comunicării manageriale, general valabile
pentru toate organizaţiile, sunt:
− asigură cunoaşterea mediului de lucru, a legilor, a regulilor
de conduită;
− informează membrii organizaţiei asupra acţiunilor imediate
şi de perspectivă;
− convinge membrii organizaţiei despre utilitatea acţiunilor;
− asigură gestionarea situaţiilor de criză;
− asigură menţinerea unor relaţii permanente cu mediul în
care se desfăşoară activităţile.
Aceste caracteristici ale comunicării manageriale desfăşurate
la nivelul unei organizaţii sunt influenţate, dincolo de funcţiile
generale ale managementului, de existenţa unor funcţii specifice ale
comunicării manageriale.
Procesul de comunicare implică parcurgerea unor etape
distincte a căror identificare şi cunoaştere este strict necesară, mai
ales în cazul managerilor.
87
Etapele procesului de comunicare pot fi evidenţiate ca fiind:
a. Codificarea mesajului; constă în selecţia simbolurilor
capabile să exprime semnificaţia unui mesaj. Simbolurile comunicării
sunt reprezentate de cuvinte, imagini, expresiile feţei sau ale corpului,
semnale ori gesturi. Pe timpul exprimării, cuvintele şi gesturile pot fi
interpretate greşit. Sensurile de receptare a cuvintelor sunt diferite, în
funcţie de contextul în care se folosesc.
Multiplicarea sensului dat unuia şi aceluiaşi simbol face ca
etapa de codificare a mesajului să se confrunte cu dificultăţile
selecţiei şi combinării lor, astfel încât startul comunicării este deseori
afectat. În cadrul managementului de proiect, forma cea mai
importantă de codificare rămâne, totuşi, cea a limbajului.
b. Transmiterea mesajului cu ajutorul canalului; constă în
transmiterea mesajului codificat de la emitent la receptor prin canalul
vizual, auditiv, tactil sau electronic de comunicare. Modul în care se
transmit mesajele este determinant, astfel încât el devine o parte
componentă a mesajului.
c. Decodificarea şi interpretarea (recepţia); se referă la
descifrarea simbolurile transmise şi, respectiv, explicitarea sensului
lor, proces formalizat în receptarea mesajului. Aceste două procese,
care compun recepţia, sunt puternic influenţate de experienţa trecută
în ultima etapă a procesului, feedback-ul, şi asta pentru că emitentul
nu consideră necesară verificarea răspunsului14.
Comunicarea se poate realiza unilateral sau bilateral, fiecare
dintre ele având caracteristici proprii.
Printre caracteristicile comunicării unilaterale se numără:
plasarea sub control exclusiv a emitentului; desfăşurarea rapidă; bazarea
pe presupunerea concordanţei mesajelor transmise şi a celor receptate.
Procesul comunicării unilaterale îşi dovedeşte eficienţa în
anumite situaţii, precum: stări de urgenţă şi excepţionale, determinate
de calamităţi naturale (incendii, cutremure, inundaţii), intervenţii
chirurgicale, conflicte armate etc.15 Toate aceste situaţii se caracteri-
zează printr-o trăsătură comună: discuţiile, dezbaterile şi, chiar,
simplele explicaţii sunt nepermise, considerate consumatoare inutile
de timp.
Comunicarea bilaterală prezintă următoarele caracteristici16:
− iese de sub controlul exclusiv al emitentului prin intervenţia
receptorului;
− în comparaţie cu comunicarea unilaterală, pare mai
dezorganizată deoarece receptorii au posibilitatea de a interveni prin
întrebări, sugestii, comentarii;
− necesită mai mult timp, întrucât transmiterea şi recepţia se
pot transforma în discuţii;
− semnificaţia mesajului poate fi verificată şi, la nevoie,
clarificată şi redefinită.
Deşi poartă dezavantajul consumului de timp, această formă
a procesului se dovedeşte mult mai propice şi eficientă în cadrul
comunicării organizaţionale.
14
Tudorel Niculae, Ion Gherghiţă, Diana Gherghiţ, Comunicarea
organizaţională şi managementul situaţiilor de criză, Editura Ministerului
Administraţiei şi Internelor, Bucureşti, 2006, p. 24-25.
15
Idem, p. 25.
16
Idem, p. 25-26.
88
În cadrul managementului de proiect, ca organizaţie, se
folosesc diferite categorii şi forme de comunicare ce se clasifică în
funcţie de anumite elemente distincte precum direcţia, modul de
realizare a transmiterii, modul de desfăşurare sau gradul de oficia-
lizare.
a. În raport cu direcţia de transmitere, comunicarea poate fi:
ascendentă, descendentă, orizontală şi pe diagonală (oblică).
Comunicarea ascendentă constă în transmiterea de mesaje de
către structurile subordonate managerilor de nivel inferior şi,
succesiv, nivelurilor superioare ale managementului. Cu ajutorul
acestui tip de comunicare se transmit rapoarte, cereri, opinii,
nemulţumiri. Prin intermediul comunicării ascendente se informează
managementul de nivel superior asupra: situaţiei existente la un
moment dat în cadrul sectorului sau compartimentului respectiv;
obstacolelor din calea comunicării; nivelului şi formei abaterilor
înregistrate cel mai frecvent. Mesajul care circulă de la executanţi la
manageri este supus filtrelor cognitive şi/sau psihologice. Există
situaţii în care, pe timpul comunicării ascendente şi, respectiv, a
transmiterii unor informaţii, rapoarte, sugestii privind conţinutul
muncii şi modalităţile de îmbunătăţire ale acesteia, managerii de nivel
inferior pot crede că subordonaţii lor ar putea fi apreciaţi de superiori
ca fiind mai competenţi.
Comunicarea descendentă este un mod de a transmite
mesaje în cadrul relaţiilor de tip ierarhic, ea efectuându-se de la
nivelul managementului de vârf, către nivelurile inferioare. Are la
bază decizii, reglementări, instrucţiuni, transmiterea de sarcini,
solicitarea de informaţii. Pe timpul transmiterii mesajului în cadrul
acestui tip de comunicare există probabilitatea ca acesta să fie filtrat
în timp ce este vehiculat de la un nivel la altul, întrucât fiecare nivel
poate interpreta mesajele în raport de propriile necesităţi sau
obiective.
Comunicarea pe orizontală se realizează între persoane sau
compartimente situate la acelaşi nivel ierarhic. Cu ajutorul său se
asigură facilitarea coordonării activităţilor ce vizează obiective
comune, excluzând intervenţia managerilor de nivel superior.
Comunicarea pe diagonală (oblică) se realizează în situaţiile
în care membrii organizaţiei nu pot comunica prin celelalte canale.
Acest tip de comunicare prezintă avantajele economiei de timp şi
costuri, ale folosirii unor relaţii informale, ale potenţării unui climat
bazat pe apreciere reciprocă.
b. După instrumentele folosite sau modul de transmitere,
comunicarea poate fi: scrisă, verbală, non-verbală.
Comunicarea scrisă este cea mai des uzitată formă în cadrul
managementului de proiect, întrucât, cu ajutorul său, se solicită sau
transmit note interne, rapoarte, decizii, planuri, scrisori adresate unor
persoane din interiorul sau din afara instituţiei. Avantajele
comunicării scrise constau în: asigură organizarea mai clară a
conţinutului informaţional; poate fi consultat oricând mesajul
transmis; serveşte ca probă în justiţie. Ca dezavantaje pot fi
evidenţiate: nu realizează legătura directă cu cei cărora se adresează;
nu permite feedback-ul imediat; necesită un timp pentru redactare,
multiplicare şi ajungere la destinaţie.
89
Comunicarea verbală este frecvent utilizată. Acest tip de
comunicare se realizează prin intermediul limbajului, fiind influenţat,
însă, de părerile personale, valorile, reperele la care se raportează
indivizii atunci când transmit şi receptează mesaje. Comunicarea
verbală se poate realiza prin convorbiri, conferinţe, consfătuiri,
reuniuni, şedinţe ş.a. Comunicarea verbală poate include:17 relatări
privind situaţii, fapte, întâmplări ale existenţei; sentimente şi reacţii
pe plan central la anumite situaţii; părerile despre noi, alţii, societate,
cultură etc.; opinii, atitudini care exprimă poziţia unui individ într-o
situaţie specifică, puncte de vedere subiective.
Comunicarea non-verbală reprezintă un instrument eficient
care, mânuit cu abilitate, facilitează emiterea şi descifrarea mesajelor.
Prin gesturi, ţinută, poziţie a trupului şi prin distanţa menţinută se
realizează o cantitate mai mare de comunicări interumane, decât pe
orice altă cale18. Acest tip de comunicare constă în concurenţa ei cu
comunicarea verbală, ceea ce permite transmiterea unor mesaje chiar
în timp ce partenerii discută. Gesturile, mimica, poziţia corpului
reprezintă stimuli ce pot fi folosiţi cu succes pentru a mări efica-
citatea comunicării interpersonale. Acest tip de comunicare com-
pletează mijloacele de comunicare verbală prin: evidenţierea unor
aspecte, asigurarea expresivităţii mesajului transmis, contrazicerea
sau chiar anularea mesajului verbal, substituirea mesajului verbal,
completarea mesajelor verbale şi reglarea feedback-ului.
c. După modul de desfăşurare sau tehnica de transmitere a
mesajului, comunicarea poate fi: directă sau faţă în faţă, indirectă sau
mediată.
Comunicarea directă sau faţă în faţă este cel mai eficient
mod de a construi o relaţie de lucru. Fiind bidimensională (deoarece
implică auzul şi văzul), aceasta permite emiţătorului să evalueze pe
loc modul în care a fost primit mesajul de către receptor. Uneori, în
funcţie de reacţiile receptorului, mesajul poate fi repetat, reformulat,
iar conduita poate fi şi ea adaptată. Comunicarea directă este, cu
deosebire, solicitată în problemele delicate, ce antrenează sensi-
bilităţile şi susceptibilităţile personalului.
Comunicarea indirectă sau mediată se realizează prin
intermediul scrisorilor, filmelor, discursurilor, telefonului, radioului,
videotelefonului etc. şi, din ce în ce mai mult, prin intermediul
televiziunii interactive (televideoconferinţe). Dintre toate mijloacele
menţionate, cel mai utilizat, în prezent, este telefonul. Comunicarea
telefonică este lipsită de o mare parte din mesajele non-verbale şi de
aceea unele mesaje pot fi deduse din volumul, intonaţia vocii sau
viteza de vorbire.
d. După gradul de oficializare, comunicarea poate fi formală
şi informală.
Comunicarea formală include ansamblul mesajelor ascen-
dente şi descendente, care circulă pe canalele relaţiilor organizatorice.
Ea se poate prezenta sub forme diferite: vorbită, scrisă, directă şi
indirectă, multilaterală şi bilaterală.
17
Idem, p. 31-33.
18
Allan Pease, Limbajul trupului, traducere de Alexandru Szabo,
Editura Polimark, Bucureşti, 1995, p. 7.
90
Comunicarea informală include zvonuri şi bârfe. Cauzată de
lipsa de informaţii sau de informaţiile trunchiate ce pot apărea în
procesele de relaţionare interumană, comunicarea informală încearcă
să elimine nesiguranţa, curiozitatea sau anxietatea unor persoane din
cadrul echipei de proiect.
Comunicarea devine eficientă dacă mesajele transmise
circulă în ambele sensuri – de la emiţător la receptor şi invers –, atât
în situaţia transmiterii informaţiei, cât şi în cea a acţiunilor
transformatoare.
Feedback-ul se îndreaptă asupra comportamentului pe care
receptorul îl poate controla în mod direct sau indirect; dacă unei
persoane i se cere să facă ceva ce-i scapă de sub control, apare
sentimentul de frustrare; consecinţa constă în a se pretinde lucruri
realizabile.
Abilitatea comunicatorului de a răspunde adecvat feedback-ului
a fost şi este determinantă pentru eficienţa comunicării.
Funcţiile feedback-ului realizat în cadrul proiectelor sunt
următoarele:
− funcţia de control al înţelegerii şi receptării în bune condiţii
a mesajului;
− funcţia de adaptare a mesajului la caracteristicile
„actorilor”, la dificultăţile întâmpinate sau alte evenimente care
presupun o modificare a conţinutului sau a formei;
− funcţia de reglare socială prin flexibilitatea rolurilor şi
funcţiilor îndeplinite de diverşi „actori”, în măsură să faciliteze
înţelegerea punctului de vedere al celuilalt;
− funcţia socio-afectivă: feedback-ul a sporit siguranţa internă
şi satisfacţia „actorilor”.
Transparenţa este o condiţie a unei comunicări eficiente între
organizaţia primară şi grupurile cointeresate. Mai mult decât
transparenţa în comunicare, credibilitatea presupune un acord între
declaraţiile şi acţiunile organizaţiei. Condiţiile principale ale unei
comunicări eficiente între organizaţie şi mediul socio-economic în
care acţionează, sunt transparenţa şi credibilitatea. Mai mult decât
transparenţa în comunicare, credibilitatea presupune un acord între
declaraţiile şi acţiunile organizaţiei, ceea ce se poate concretiza în cei
trei „R”: recunoaştere, reputaţie, recunoştinţă.
Principalele modalităţi utilizate pentru îmbunătăţirea
transparenţei şi credibilităţii sunt: alegerea şi diferenţierea grupurilor-
ţintă avute în vedere în procesul de elaborare şi publicare a
rapoartelor; elaborarea de coduri etice; elaborarea de rapoarte
periodice; introducerea auditării programelor şi rezultatelor.
Din punctul de vedere al relaţiilor de comunicare cu mediul
economic şi social extern instituţiei, principiul responsabilităţii
sociale are trei coordonate cadru:
a. Corectitudinea managerilor în relaţiile cu angajaţii,
organele de conducere colectivă şi mediul extern – şi aici, codurile şi
standardele etice diferenţiate au un rol hotărâtor.
b. Responsabilitatea publică, concretizată într-un plan pe
termen lung privind acţiunile de responsabilitate socială şi publicarea
periodică (anuală) a rapoartelor asupra stadiului îndeplinirii
angajamentelor asumate. Pot fi avute în vedere trei tipuri de
responsabilităţi: legale, etice şi filantropice. Toate cele trei tipuri de
91
responsabilităţi au existat întotdeauna, dar în ultima perioadă
responsabilitatea etică şi cea filantropică au dobândit o funcţie mult
mai semnificativă.
c. Transparenţa. Informarea şi comunicarea periodică trebuie
realizată prin rapoarte care să conţină informaţii despre strategiile,
politicile organizaţiei faţă de grupurile cointeresate şi grupurile
afectate de acţiunile acesteia. Pe scurt, transparenţa înseamnă:
− a defini un cod etic, principiile care ghidează organizaţia în
acţiunile ei ori un set de standarde etice care să fixeze drepturile şi
obligaţiile pe care le are faţă de grupurile cointeresate;
− a face public codul etic şi a-l promova în rândul angajaţilor
şi partenerilor de afaceri;
− a elabora rapoarte sociale periodice care să reflecte măsura
în care organizaţia îşi respectă obligaţiile pe care şi le asumă;
− a face publice standardele de raportare utilizate, precum şi
auditorul care a elaborat rapoartele;
− a evalua programele de investiţii sociale, impactul acestora
asupra grupurilor sociale vizate;
− a publica rezultatele programelor de investiţii sociale.
Direcţiile de reflecţie pentru comunicarea corporativă
contemporană ar putea fi rezumate astfel:
− formarea şi perfecţionarea personalului specializat în
comunicare;
− punerea în practică a unor sisteme de evaluare pentru a face
credibilă funcţia comunicării în organizaţie: sisteme de evaluare care
să permită evaluarea aplicării „proiectului de întreprindere” a
evoluţiei climatului intern a relaţiilor cu presa;
− cultivarea „efectului oglindă”: a face în aşa fel încât sala-
riaţii să se regăsească în acţiunile întreprinse de organizaţie în
exterior;
− elaborarea unui plan de comunicare de criză;
− administrarea optimă a imaginii publice;
− integrarea comunicării în procesul de management.
Câteva principii de acţiune ar fi necesare pentru eficienti-
zarea participării şi comunicării în cadrul managementului de proiect:
− profesionalismul;
− asigurarea participării la luarea deciziilor prin consultarea
tuturor factorilor decizionali;
− implicarea mai mare a personalului în managementul
instituţiei şi asigurarea unui grad de permisivitate adecvat;
− comunicarea internă va fi prioritară, dar se va avea în
vedere echilibrul între comunicarea internă şi comunicarea externă;
− comunicarea nu va însemna doar transmitere de informaţie,
ci va implica şi ascultarea, deci va constitui un schimb de informaţii,
idei, opinii;
− investiţia pe termen lung în tehnica de comunicare,
cunoaştere şi capitalul uman.
Etapele efective ale procesului de comunicare sunt:
− planificarea comunicării; se conceptualizează ideile pe care
persoana doreşte să le expună, se organizează mesajele pentru a fi
comunicate eficient. Important este obiectivul comunicării;
92
− stabilirea strategiei de comunicare; elaborarea interioară a
ideilor mari, eventual a scheletului comunicării;
− transmiterea mesajului, prin canalele alese;
− evaluarea gradului de recepţionare şi înţelegere a
mesajului de către receptor(i);
− aprofundarea lecţiilor învăţate pentru „data viitoare” şi
corectarea sistemului de comunicare.
19
A. Marian, Managementul timpului de studiu, în Z. Bogathy,
C. Sulea (coordonatori), Manual de tehnici şi abilităţi academice, Editura
Universităţii de Vest, Timişoara, 2004, p. 36.
93
− recunoaşterea tărăgănării. Tărăgănarea presupune amâ-
narea unei decizii sau a unei activităţi care trebuie realizată la termen.
Ellis20 consideră că factorii care generează acest tip de comportament
sunt: o lipsa de relevanţă a activităţii, o acceptare a unor obiective
neconcordante cu cele proprii, o tendinţă spre perfecţionism, o
ambiguitate a sarcinii, o frică de necunoscut, o incapacitate de a face
faţă situaţiei.
Abilităţile de management al timpului ne pot aduce succes
atât în carieră în mod special, cât şi în viaţă în general. Pentru
manageri însă, managementul timpului este o condiţie de bază a
succesului în afaceri. Johns21 enumeră patru realităţi care afectează
timpul managerului:
− timpul managerului aparţine tuturor şi există tendinţa de a fi
folosit în folosul companiei;
− managerul este forţat adesea să continue să „funcţioneze”
dacă nu acţionează pozitiv pentru a evita această problemă;
− managerul poate fi distras deoarece, făcând parte din
organizaţie, are nevoie să-şi facă şi să menţină relaţii cu alţi oameni
din organizaţie;
− managerul trebuie să fie conştient de tot ce se întâmplă în
afara organizaţiei, dacă se impun anumite schimbări.
Totodată, acelaşi autor prezintă şi patru presupuneri despre
organizarea timpului:
− timpul poate fi organizat;
− munca poate fi îndeplinită, astfel încât să elibereze timpul
care nu este disponibil;
− eficienţa managerului depinde de gradul în care este văzut
ca fiind eficient şi nu de gradul în care este cu adevărat eficient;
− secretul este să lucrezi inteligent, nu să lucrezi mult;
organizarea eficientă a timpului nu înseamnă disiparea resurselor
proprii, ci concentrarea lor asupra elementelor esenţiale.
Problemele tipice legate de organizarea timpului sunt
(Johns, 1998): prea mult de citit; informarea inadecvată; prea multe
crize; slaba delegare; prea multe telefoane; prea multe întreruperi faţă
în faţă; întâlnirile/întrunirile; ambiţia exagerată; amânarea; organi-
zarea defectuoasă; obiective neclare; dezorganizarea personală;
legăturile sociale.
Managerul organizat evită „capcanele de timp”, folosind
tehnici de planificare a timpului, adică: stabileşte ţintele (obiectivele)
pe care vrea să le atingă; stabileşte care sunt obiectivele organizaţiei sale;
identifică zonele-cheie; formulează sarcinile; stabileşte priorităţile.
Stabilirea obiectivelor concrete ajută la focalizarea forţelor
asupra punctelor esenţiale. Obiectivele formulate trebuie să fie:
− specifice – adică trebuie să precizeze ceea ce se urmăreşte a
fi atins şi standardele de analiză a rezultatelor;
− măsurabile – adică să asigure monitorizarea progresului
obţinut şi analiza finalităţilor obţinute;
− accesibile – adică să vizeze activităţi ce pot fi realizate,
realiste;
20
Idem, p. 41.
21
T. Johns, Organizarea perfectă a timpului, Editura Naţional,
Bucureşti, 1998, p. 121.
94
− recompensatoare – adică să precizeze motivele care susţin
activitatea şi beneficiile care pot fi obţinute prin ea;
− delimitate în timp – adică să asigure finalizarea în timp util
a activităţii.
Dacă avem în vedere dimensiunea temporală, putem delimita
obiective lunare, obiective săptămânale, obiective zilnice şi sarcini.
Sarcinile pot fi împărţite în funcţie de importanţă şi urgenţă
în patru tipuri de sarcini ca în figura 4.3.
A – importante şi urgente
95
Managementul timpului înseamnă22:
− controlul proiectelor – permite monitorizarea progresului
proiectelor mari, de durată;
− reducerea încărcării – planurile scrise reduc încărcarea
memoriei;
− automotivare – orientare spre obiectivele şi sarcinile
propuse în ziua respectivă;
− concentrare – atenţia va fi mai greu distrasă;
− verificare – verificarea rezultatelor zilnice;
− succes – pot fi prevăzute perioade mai realiste pentru
sarcini;
− documentaţie – planurile scrise, ţinute într-un dosar furni-
zează documentaţie şi, în anumite cazuri, dovada activităţii/inactivităţii.
22
T. Johns, op. cit., p. 75-76.
23
http://ro.wikipedia.org
96
Au fost identificate diferenţe majore în ceea ce priveşte
cauzele, formele de manifestare şi modalităţile de rezolvare ale
conflictelor de tip intern şi extern, astfel încât s-a considerat oportună
tratarea distinctă a celor două categorii de conflicte. Cel mai des
întâlnite motive de izbucnire a conflictelor între membrii echipei
reclamate în practică sunt: nerespectarea termenelor; priorităţi
diferite; neasigurarea personalului necesar; probleme tehnice; admi-
nistrarea defectuoasă a proiectului; diferenţe de personalitate; depă-
şirea costurilor.
Situaţiile conflictuale cel mai des întâlnite sunt următoarele
(C. Scarlat, H. Galoiu, Manual de instruire avansată în managementul
proiectelor (PCM), Bucureşti, 2002, p. 14-15):
− conflictul de subordonare: o persoană poate avea, simultan,
doi şefi direcţi (şeful direct din ierarhia organizaţională şi şeful direct
din ierarhia proiectului);
− conflictul de interese: un salariat al organizaţiei este plătit,
pentru aceeaşi activitate, şi din bugetul proiectului;
− conflictul de resurse: resursele organizaţiei sunt folosite
pentru proiect (sau invers);
− munca neplătită (abuzul): unui angajat al organizaţiei i se
cere să lucreze pe lângă activităţile din fişa postului, şi activităţi din
proiect (pentru care nu este plătit).
Primele două tipuri de conflicte apar când managerul
proiectului diferă de managerul organizaţiei, iar ultimele pentru
cazurile în care există identitatea acestor roluri. Plecându-se de la
elementele particulare ale derulării proiectelor pot fi identificate
următoarele particularităţi ale conflictelor în cadrul echipelor/consor-
ţiilor de management al proiectelor: identitate diferită a câştigătorului
licitaţiei de proiecte şi a realizatorului acestuia; interacţiunea între
departamente; apartenenţa ierarhică la doi şefi; deturnarea resurselor;
tendinţa de a viola practicile manageriale; schimbări în compor-
tamentul clienţilor; teama de eşec; imposibilitatea forţării benefi-
ciarului de a accepta produsul/serviciul; presiuni din partea autorită-
ţilor; neînţelegeri între entităţile de implementare ale proiectelor.
Conflictele din cadrul proiectelor au toate caracteristicile
unor conflicte greu de soluţionat: de cele mai multe ori, miza
proiectului este mare atât pentru organizaţie, cât şi pentru echipă,
relaţiile între membrii echipei sunt discontinue şi pe termen relativ
scurt, structura echipei nu are baze ierarhice clare, implicarea terţilor
nu este fundamentată. Predominanţa unor stiluri, ca evitarea sau
acomodarea, datorită, în principal, timpului scurt avut la dispoziţie,
neapelarea la personal specializat în mediere, orientarea prioritară
spre partea de documentare şi neglijarea implementării proiectelor,
lipsa pregătirii şi a interesului pentru formare în domenii, cum ar fi
comunicarea interpersonală, delegarea, managementul conflictelor,
schimbărilor şi crizelor sunt principalele puncte slabe întâlnite în
cursul cercetării în abordarea conflictelor din cadrul proiectelor.
Pentru soluţionarea conflictelor, managerul de proiect trebuie să
stabilească în ce fază se află acestea, după cum urmează24:
24
Mariana Mocanu, Carmen Schuster, Managementul proiectelor,
Editura All Beck, Bucureşti, 2004, p. 96-97
97
− dacă se află în fază incipientă, părţile direct implicate
trebuie să discute problema deschis, fără intervenţia terţilor;
− dacă s-au auzit deja critici, atunci acestea trebuie discutate,
negociate;
− dacă în colectiv au apărut două tabere, este momentul ca
unul dintre colegi să preia rolul de mediator – conflictul rămâne încă
în sfera colectivului şi nu se implică instanţe superioare;
− dacă nu se mai respectă deciziile, se aud ameninţări,
încercările de împăcare din partea terţilor sunt ignorate, este
momentul ca şeful de colectiv să se implice;
− dacă atmosfera este tensionată, activitatea curentă este
perturbată, este posibil să sufere terţe persoane; este o fază acută a
conflictului, în care persoane cu greutate în proiect sau în conducerea
instituţiei vor acţiona pentru a evita posibile pierderi (de calitate, de
imagine, de termen, de încredere în rândul clienţilor).
De aici, rezultă o serie de reguli şi principii generale care
ajută managerul de proiect să rezolve cu succes stările şi situaţiile
conflictuale apărute în proiect, după cum urmează:
− rezolvarea conflictelor trebuie abordată cât mai repede;
− discutarea şi rezolvarea conflictelor se va face exclusiv între
cei implicaţi şi cu ajutorul managerului de proiect-se evită
participarea terţilor;
− nu toate situaţiile conflictele pot fi soluţionate;
− găsirea de soluţii de către managerul de proiect se face prin
discuţii cu toată echipa şi, împreună cu aceasta, să încerce găsirea
unor soluţii.
99
Conflictul este orice formă modificată, afectată, alterată, negativată a relaţiilor interpersonale,
comparativ cu modul în care sunt ele acceptate sau aşteptate în organizaţia respectivă. Mai concret,
conflictul apare atunci când două sau mai multe „părţi” (persoane, grupuri, organizaţii), aflate în
interdependenţă, sunt (sau doar se percep) diferite sau chiar incompatibile la nivelul nevoilor,
scopurilor, valorilor, resurselor, sau al unor trăsături de personalitate.
După criteriul arie socială sau parteneri, conflictele pot fi clasificate în intrapersonale,
interpersonale, intra şi intergrupale, comunitare, internaţionale.
Cel mai des întâlnite motive de izbucnire a conflictelor între membrii echipei reclamate în practică
sunt: nerespectarea termenelor, priorităţi diferite, neasigurarea personalului necesar, probleme tehnice,
administrarea defectuoasă a proiectului, diferenţe de personalitate, depăşirea costurilor.
Predominanţa unor stiluri ca evitarea sau acomodarea, datorită, în principal, timpului scurt avut la
dispoziţie, neapelarea la personal specializat în mediere, orientarea prioritară spre partea de documentare şi
neglijarea implementării proiectelor, lipsa pregătirii şi a interesului pentru formare în domenii, cum ar fi
comunicarea interpersonală, delegarea, managementul conflictelor, schimbărilor şi crizelor sunt
principalele puncte slabe întâlnite în cursul cercetării în abordarea conflictelor din cadrul proiectelor.
100
Teste de evaluare/autoevaluare
1. Răspundeţi adevărat (dacă consideraţi ca propoziţia este adevărată) sau fals (dacă
consideraţi ca propoziţia este falsă).
În practică se întâlnesc următoarele categorii (tipuri) de conducători-lideri:
a) tipul spontan (formal);
b) tipul autocratic.
2. Identificaţi formularea care nu face parte din categoria factorilor situaţionali cu influenţă
asupra stilului de conducere:
a) caracteristicile personale;
b) deciziile de grup;
c) tendinţa de a forţa norocul;
d) structura sarcinilor.
Bibliografie obligatorie
1. Posea, Constantin, Sinteza cursului, www.spiruharet.ro
2. Zenovic, Gherasim (coord.); Andronie, Maria; Dumitru, Alexandru; Ştefan, Raluca Mariana;
Şerban, Măriuţa, Managementul proiectelor, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2010.
101
Unitatea de învăţare 5
CONTROLUL ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Cuprins
5.1. Introducere
5.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare
5.3. Conţinutul unităţii de învăţare
5.3.1. Controlul proiectelor
5.3.2. Monitorizarea proiectelor
5.3.3. Auditarea proiectelor
5.3.4. Finalizarea proiectelor
5.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare
5.1. Introducere
În cadrul managementului proiectului, cele două obiective
principale ale procesului de control sunt:
− obţinerea rezultatelor dorite prin modificarea activităţilor;
− administrarea resurselor alocate proiectului.
Controlul resurselor fizice materiale şi a celor financiare
dispune de proceduri bine puse la punct. Nu acelaşi lucru se poate
spune şi despre resursele umane, unde evaluarea este mai dificilă;
deşi de mulţi ani se încearcă punerea la punct a contabilităţii
resurselor umane, ea este departe de a fi acceptată de profesioniştii
acestei discipline.
Există trei tipuri de control utilizate cu precădere în
managementul proiectelor:
− controlul cibernetic – se monitorizează output-ul unui
sistem, se compară cu un standard predefinit, iar dacă exista diferenţe
semnificative se acţionează asupra input-urilor în sensul obţinerii
unor rezultate mai apropiate de cele dorite;
− controlul de tip merge /nu merge – constă în testarea
îndeplinirii unor condiţii preliminare înainte de a se trece la o acţiune;
este utilizat în toate tipurile de proiect şi în toate etapele;
− postcontrolul – se realizează după consumarea faptelor, şi
are drept scop formularea de corecţii; după ce se termină proiectul, se
elaborează rapoarte finale care vor conţine explicaţii şi recomandări
pentru următoarele proiecte.
Elementele-cheie care trebuie planificate, monitorizate şi
controlate sunt termenele, costurile şi performanţele.
Cea mai bună sursă a elementelor ce vor fi monitorizate este
planul acţiunilor care descrie ce se realizează, când şi resursele
utilizate. Planul acţiunilor furnizează elementele-cheie care vor fi
monitorizate, însă nu este suficient. Managerul de proiect trebuie să
102
cunoască şi eventualele schimbări ale atitudinii clientului faţă de
proiect sau moralul echipei, iar acestea nu sunt prezente în planul de
acţiune.
Criteriile de performanţă, standardele şi procedurile de
culegere a datelor trebuie stabilite pentru fiecare factor ce trebuie
măsurat. Criteriile şi procedurile de colectare a datelor sunt determi-
nate de obicei pentru întreaga durată a proiectului. Standardele însă
pot să nu fie constante, ci pot apărea schimbări ca urmare a factorilor
interni sau externi: tehnologie, client, comunitate.
Apoi trebuie identificate informaţiile care vor fi colectate:
date contabile, de operare, rezultatele testelor, reacţiile clienţilor,
schimbări ale specificaţiilor. Natura acestor date este dictată de planul
proiectului, obiectivele organizaţiei, necesităţile clientului.
Auditarea proiectelor reprezintă o examinare detaliată a mana-
gementului proiectelor, procedurilor şi metodologiei utilizate, buge-
telor şi gradului de atingere a obiectivelor. Rapoartele de auditare se
prezintă în numeroase forme, însă trebuie să conţină următoarele
aspecte:
− starea actuală a proiectului: Activităţile deja derulate sunt în
măsură să asigure atingerea nivelului planificat al obiectivelor?
− starea viitoare: Trebuie schimbate termenele existente?
− situaţia activităţilor-cheie: Ce progrese s-au înregistrat în
activităţile care pot determina succesul sau eşecul proiectului?
− determinarea riscurilor: Care sunt şansele ca proiectul să
eşueze sau să înregistrăm depăşiri ale bugetului?
− informaţii utile altor proiecte: Ce recomandări desprinse din
derularea acestui proiect pot fi făcute altor proiecte iniţiate de firmă?
− limite ale auditării: Ce premise sau limite afectează auditarea?
Deşi, cel mai adesea, auditarea este percepută în sens financiar,
trebuie sesizate câteva deosebiri între auditul financiar şi cel al proiec-
telor. O primă diferenţă este scopul limitat al auditului financiar – se
concentrează doar asupra utilizării şi păstrării activelor organizaţiei.
Finalizarea proiectelor poate interveni rapid şi tranşant, însă
de cele mai multe ori aceasta este un proces îndelungat şi anevoios.
În cadrul finalizării se consideră că problemele au fost rezolvate,
momentele dificile au fost depăşite, tolerate sau ignorate; beneficiarul
proiectului poate fi încântat, mulţumit sau furios de modul în care a
fost a fost finalizat proiectul.
103
În acest context, obiectivele unităţii de învăţare sunt:
− însuşirea cunoştinţelor referitoare la definirea conceptului
control;
− identificarea principalelor obiective ale proiectelor;
− însuşirea cunoştinţelor referitoare la tipologia controlului;
− deprinderea de a realiza un plan de monitorizare;
− abilitatea de a realiza rapoarte de monitorizare adecvată a
proiectelor;
− deprinderea de a identifica eventualele disfuncţionalităţi pe
timpul auditării proiectelor;
− însuşirea cunoştinţelor privitoare la conţinutul raportului de
audit;
− identificarea paşilor de urmat în procesul de auditare;
− cunoaşterea etapelor ciclului de auditare;
− abilitatea de a identifica responsabilităţile managerului de
proiect în finalizarea proiectului;
− abilitatea de a redacta un raport de finalizare a proiectului.
104
să fie conforme cu obiectivele şi standardele planificate, evitând sau
limitând surprizele neplăcute şi semnalând la timp pericolele care
necesită măsuri corective1.
Controlul asigură măsurarea performanţelor proiectului şi
componentelor acestuia şi compararea lor cu obiectivele şi standar-
dele stabilite iniţial. Controlul închide ciclul managerial, dând posi-
bilitatea stabilirii de noi obiective, cu consecinţe asupra stabilităţii
sistemului.
Funcţia are un caracter preventiv, de preîntîmpinare a
deficienţelor, iar acţiunea de corecţie se face atunci când nivelul lor
se găseşte la un nivel mai mic în cadrul limitelor entropice. Controlul
nu este doar constatativ, ci şi activ, prin acesta urmărindu-se asigu-
rarea obţinerii rezultatelor prefigurate, ajustarea deciziilor iniţiale,
menţinerea activităţii în limitele parametrilor prestabiliţi, evidenţierea
abaterilor de la linia stabilită, identificarea factorilor pertubatori2.
În cadrul managementului proiectului, obiectivele principale
ale procesului de control se pot materializa în:
− obţinerea rezultatelor dorite prin modificarea activităţilor;
− administrarea resurselor alocate proiectului.
Controlul resurselor fizice materiale şi a celor financiare
dispune de proceduri bine structurate, bazate pe calcule matematice şi
instrumente informatice. În ceea ce priveşte controlul resurselor
umane, problemele nu mai sunt atât de uşor de evidenţiat, întrucât
evaluarea este mai dificilă; în acest sens, este de evidenţiat interesul
specialiştilor de a pune la punct un sistem de contabilitatea resurselor
umane, sistem care este departe de a fi acceptat de către cercetătorii
acestei discipline. Există trei tipuri de control utilizate cu precădere în
managementul proiectelor3:
− controlul cibernetic – se monitorizează output-ul unui
sistem, se compară cu un standard predefinit, iar dacă există diferenţe
semnificative, se acţionează asupra input-urilor în sensul obţinerii
unor rezultate mai apropiate de cele dorite;
− controlul de tip merge/nu merge – constă în testarea
îndeplinirii unor condiţii preliminare înainte de a se trece la o acţiune;
este utilizat în toate tipurile de proiect şi în toate etapele;
− postcontrolul – se realizează după consumarea faptelor, şi
are drept scop formularea de corecţii; după ce se termină proiectul, se
elaborează rapoarte finale care vor conţine explicaţii şi recomandări
pentru următoarele proiecte.
Membrii echipei de proiect reacţionează diferit la cele trei
tipuri de control prezentate. Reacţiile membrilor echipei de proiect
depind de o mare varietate de factori dintre care se pot aminti: meca-
nismele utilizate, natura obiectivului şi gradul de asumare, propria
imagine, speranţele de atingere a obiectivului, toleranţa la control.
1
Ovidiu Nicolescu (coordonator), Dicţionar de management, Editura
Pro Universitaria, Bucureşti, 2011, p. 162.
2
Constantin Posea, Managementul logisticii firmei, Editura Fundaţiei
România de Mâine, Bucureşti, 2005, p. 45.
3
Irina Manolescu, Managementul proiectelor – note de curs, Editura
A.I. Cuza, Iaşi, 2005, p. 55-56.
105
Reacţiile la cele trei tipuri de control sunt4:
− pozitive, pentru controlul cibernetic – este văzut mai
degrabă ca un ajutor decât ca o sursă de presiune;
− neutre sau negative pentru controlul de tip merge/nu merge;
− reacţii diverse la postcontrol, în funcţie de calificările obţinute.
Controlul se realizează, în principal, prin următoarele activităţi5:
− verificarea progreselor realizate – se urmăreşte mai ales
procesul prin care se ating rezultatele, decât rezultatele în sine;
− evaluarea şi schimbarea personalului – indivizii care dau
rezultate sunt păstraţi;
− controlul input-urilor – ca o măsură a eficienţei; deşi există
diferenţe între eficienţă şi creativitate, aceasta din urma nu trebuie
identificată cu utilizarea într-un mod extravagant a resurselor.
Obiectivele sistemului de control al schimbării sunt6:
− identificarea schimbărilor cerute de proiect;
− determinarea impactului asupra activităţilor;
− traducerea acestui impact în termeni de performanţe, costuri
şi termene;
− evaluarea costurilor şi beneficiilor schimbărilor cerute;
− identificarea schimbărilor alternative care ar avea acelaşi
rezultat;
− acceptarea sau respingerea schimbărilor;
− comunicarea schimbărilor tuturor părţilor interesate;
− asigurarea realizării efective a schimbărilor.
Evaluarea înseamnă a atribui o anumită valoare – ea poate
constitui suportul diferitelor decizii în legătură cu viitorul proiectului.
Scopul general al evaluării îl constituie susţinerea atingerii obiec-
tivelor planificate. În acest sens, diferitele aspecte sunt cercetate în
vederea identificării şi înţelegerii punctelor tari şi slabe ale proiec-
tului. În urma evaluării proiectelor, se vor identifica o serie de
concluzii care să conducă la: identificarea problemelor cu care se
confruntă la un moment proiectul în îndeplinirea obiectivelor; clarifi-
carea relaţiilor între performanţă, cost şi termene; îmbunătăţirea
performanţele echipei în realizarea proiectului; localizarea de oportu-
nităţi pentru dezvoltări viitoare; determinarea calităţii managemen-
tului proiectului; diminuarea costurilor; accelerarea atingerii rezulta-
telor; oferirea de informaţii clientului; confirmarea interesului
organizaţiei primare.
4
Mariana Mocanu, Carmen Schuster, Managementul proiectelor,
Editura All Beck, Bucureşti, 2004, p. 221.
5
Wolfgang Lessel, Managementul proiectelor – cum să planificăm
eficient proiecte şi să le transpunem cu succes în practică, Editura Bic All,
Bucureşti, 2007, p. 114-115.
6
Mariana Mocanu, Carmen Schuster, op. cit., p. 56.
106
Monitorizarea se materializează în colectarea, înregistrarea şi
raportarea informaţiilor referitoare la toate aspectele privind
performanţa proiectului. Monitorizarea este activitate distinctă de
control (cel din urmă utilizează datele furnizate de monitorizare
pentru a aduce performanţa reală aproape de cea planificată) şi, de
asemenea, de evaluare (prin care sunt făcute judecăţi asupra calităţii
şi eficacităţii proiectelor).
Elementele-cheie care trebuie planificate, monitorizate şi
controlate sunt termenele, costurile şi performanţele.
Sursa elementelor ce vor fi monitorizate pe timpul derulării
proiectelor sunt materializate sub forma activităţilor şi rezultatelor
probabile ale acestora în planul acţiunilor care descrie ce se reali-
zează, când, şi resursele utilizate. Planul acţiunilor de monitorizare
furnizează elementele-cheie care vor fi monitorizate, însă nu este
suficient. Managerul de proiect trebuie să cunoască şi eventualele
schimbări ale atitudinii clientului faţă de proiect sau moralul echipei,
iar acestea nu sunt prezente în planul de acţiune.
Criteriile de performanţă, standardele şi procedurile de
culegere a datelor trebuie stabilite pentru fiecare factor ce trebuie
măsurat. Criteriile şi procedurile de colectare a datelor sunt deter-
minate de obicei pentru întreaga durată a proiectului.
O mare proporţie din datelor colectate iau una dintre formele
următoare7:
− indicatori de frecvenţă – măsurarea şanselor de apariţie a
unui eveniment;
− indicatori absoluţi: date, lei, ore, cantităţi din resursele
utilizate şi specificaţiile sunt raportate sub formă numerică;
− note subiective: pentru calitate, moralul echipei;
− rapoarte – indicatori indirecţi; trebuie să ne asigurăm că
legătura între acest indicator şi măsurarea performanţei dorite este cât
mai directă;
− caracterizări verbale – pentru caracteristici, cum ar fi
calitatea cooperării membrilor echipei, morala lor, calitatea comuni-
cării cu clientul. Atâta timp cât setul caracterizărilor este limitat, iar
înţelesul termenilor clar pentru toată lumea, aceste date sunt accep-
tabile.
După culegerea datelor sunt generate rapoarte asupra derulării
proiectului, starea proiectului, costuri, abateri. Cauzele şi efectele
trebuie identificate, iar trendurile remarcate. Planurile, tabelele,
graficele, trebuie actualizate.
Avantajele furnizării la timp a rapoartelor detaliate au ca
efect8:
− înţelegerea mutuală a obiectivelor proiectului;
− conştientizarea progreselor înregistrate în activităţile
paralele şi a problemelor legate de coordonarea activităţilor;
− planificarea mai realistă;
− înţelegerea interdependenţelor între sarcinile membrilor
echipei;
7
Irina Manolescu, op. cit., p. 54.
8
Idem, p. 55.
107
− avertizarea la timp a eventualelor probleme şi întârzieri;
− minimizarea confuziilor asociate schimbărilor prin reduce-
rea întârzierilor în comunicarea modificărilor intervenite;
− reducerea timpului de răspuns a conducătorului faţă de
rezultatele negative;
− transparenţă mai mare pentru top-management, inclusiv
atenţionarea faţă de nevoile imediate ale proiectului;
− ţinerea la curent a clientului şi a altor părţi interesate cu
progresele realizate de proiect – în special, în ceea ce priveşte costul,
etapele şi rezultatele;
În managementul proiectelor, putem considera următoarele
tipuri distincte de rapoarte: de rutină, în cazuri excepţionale şi de
analiză specială.
Rapoartele de rutină sunt cele planificate – însă, acestea nu se
derulează la intervale egale de timp.
Rapoartele de excepţie sunt utilizate în două cazuri:
− sunt orientate direct spre luarea deciziilor şi trebuie distri-
buite membrilor echipei care au responsabilitatea acestei decizii;
− sunt destinate altor manageri pentru a-i informa asupra
deciziilor luate – este un procedeu de justificare a deciziilor în cazuri
speciale.
Rapoartele de analiză specială sunt utilizate pentru a înştiinţa
asupra studiilor speciale ce fac parte din program sau ca răspuns la
eventualele probleme care apar.
În procesul de raportare pot să apară următoarele probleme9:
− grad excesiv de detaliere a aspectelor – duce la consum de
timp, împiedicând totodată obţinerea datelor cu adevărat necesare;
− slaba integrare a sistemului de monitorizare al proiectului în
cadrul sistemului informaţional al firmei;
− slaba corespondenţă între planificare şi procesul de
monitorizare. Aceasta se întâmplă atunci când sistemul informaţional
existent în firmă este utilizat fără nicio adaptare în cadrul proiectului.
9
Idem, p. 55.
10
Ovidiu Nicolescu (coordonator), op. cit., p. 69.
108
Din raportul de audit trebuie să rezulte în mod clar:
menţionarea responsabilităţilor pentru auditor şi pentru managementul
organizaţiei primare sau a managerului de proiect; descrierea
obiectivelor şi natura misiunii de audit; situaţiile care fac să apară
incertitudini; natura şi locul observaţiilor în raport.
Raportul auditului proiectului trebuie să conţină în mod
obligatoriu următoarele elemente de bază:
a. Titlul. Raportul de audit trebuie să poarte un titlu precis. De
recomandat să se folosească titlul de „Raportul auditorului independent”
pentru a-l distinge de rapoartele care pot fi elaborate de alte persoane.
b. Destinatarul. Raportul de audit trebuie să fie adresat desti-
natarului corespunzător, în funcţie de circumstanţele ce carac-
terizează misiunea şi obligaţiile legale. În mod obişnuit, raportul se adre-
sează fie managementului organizaţiei primare fie managerului de
proiect.
c. Paragraful introductiv. Acest paragraf cuprinde identifica-
rea situaţiilor auditate, precum şi o menţiune a responsabilităţilor
conducerii entităţii auditate şi ale auditorului.
Raportul de audit trebuie să identifice situaţiile entităţii care
au făcut obiectul auditului, cât şi data şi perioada acoperite prin aceste
documente.
Raportul trebuie să menţioneze că situaţiile auditate sunt în
sarcina (responsabilitatea) conducerii entităţii şi că responsabilitatea
auditorului este ca, pe baza auditului efectuat, să exprime o opinie
asupra acestor situaţii.
Situaţiile prezentate constituie reprezentarea faptelor de către
conducere. Pregătirea lor presupune că direcţiunea face estimări
contabile şi aduce judecăţi care au o incidenţă semnificativă, că ea
stabileşte principiile şi metodele potrivite, care trebuie să fie utilizate
pentru pregătirea acestora.
d. Natura şi întinderea lucrărilor de audit. Acest paragraf
cuprinde referenţialul de audit utilizat, respectiv Standardele şi
indicatorii de Audit sau norme şi practici, precum şi descrierea
lucrărilor de către auditor.
Raportul auditorului trebuie să descrie întinderea lucrărilor de
audit, indicând că ele au fost îndeplinite conform Standardelor şi
indicatorilor de Audit sau conform normelor sau practicilor naţionale.
Raportul de audit trebuie să descrie auditul, ca presupunând:
− examenul, pe bază de sondaje, a elementelor probante care
justifică datele şi informaţiile conţinute în situaţii;
− evaluarea principiilor şi metodelor folosite pentru elabo-
rarea situaţiilor consultate;
− evaluarea estimărilor semnificative făcute de conducere
pentru a stabili situaţiile;
− revederea prezentării de ansamblu a situaţiilor.
Raportul trebuie să indice că auditul efectuat furnizează o
bază rezonabilă a expresiei de opinie.
e. Opinia auditorului. Raportul de audit trebuie să prezinte
clar opinia auditorului asupra faptului de a şti dacă situaţiile
consultate dau o imagine fidelă a poziţiei, situaţiei şi rezultatelor
obţinute (sau prezintă în mod sincer în toate aspectele lor
semnificative) în acord cu referinţele şi, dacă este cazul, dacă ele
sunt conforme prevederilor legate.
109
f. Data. Raportul auditorului trebuie să poarte data de la
sfârşitul lucrărilor de audit. Beneficiarul este astfel informat că
auditorul a apreciat efectele asupra situaţiilor şi asupra raportului său,
evenimentelor şi tranzacţiilor intervenite, de care el a avut cunoştinţă
până la această dată.
g. Locul. Raportul trebuie să menţioneze într-un loc anume, locul
specific, care este, în general, cel al oraşului în care sunt situate
birourile auditorului care are responsabilitatea auditului.
h. Semnătura. Raportul trebuie să poarte semnătura
auditorului persoană fizică sau juridică. Raportul auditorului poartă, în
general, semnătura cabinetului sau societăţii de audit, căci aceasta îşi
asumă responsabilitatea auditului.
Rapoartele de auditare a proiectelor au forma specifică fiecă-
rei surse de finanţare şi trebuie să conţină următoarele probleme11:
− starea actuală a proiectului: Activităţile deja derulate sunt
în măsură să asigure atingerea nivelului planificat al obiectivelor?
− starea viitoare: Trebuie schimbate termenele existente?
− situaţia activităţilor-cheie: Ce progrese s-au înregistrat în
activităţile care pot determina succesul sau eşecul proiectului?
− determinarea riscurilor: Care sunt şansele ca proiectul să
eşueze sau să înregistrăm depăşiri ale bugetului?
− informaţii utile altor proiecte: Ce recomandări desprinse din
derularea acestui proiect pot fi făcute altor proiecte iniţiate de firmă?
− limite ale auditării: Ce premise sau limite afectează auditarea?
Deşi, cel mai adesea, auditarea este percepută în sens finan-
ciar, trebuie sesizate câteva deosebiri între auditul financiar şi cel al
proiectelor. O comparaţie între cele două tipuri de audit este
prezentată în tabelul 5.1.
Tabelul 5.1
Comparaţie audit financiar – audit proiecte12
Date Auditul financiar Auditul proiectelor
Statut Confirmă statutul afacerii în Creează o bază pentru şi apoi
raport cu standardele accep- confirmă statutul fiecărui proiect.
tate.
Predicţii Starea sănătoasă din punct de Situaţia viitoare a proiectului.
vedere economic a companiei
Indicatori, În special, în termeni finan- Financiari, de urmărire a
rezultate ciari. termenelor, a utilizării resurse-
lor, de îndeplinire a obiective-
lor.
Sistem de Dictat prin regulamente for- Nu există un format impus, se
înregistrare male şi standarde profesio- utilizează sistemul dorit de fir-
nale. mă sau specificat prin contract.
Sistemul Este necesar un minim de În general, nu există o bază de
informaţional informaţii pentru a începe date, ea trebuie alcătuită şi uti-
auditarea. lizată pentru a începe auditarea.
Recomandări Puţine, adesea restrânse doar Acoperă toate aspectele proiec-
la sistemul contabil al firmei. tului.
11
Irina Manolescu, op. cit., p. 57.
12
Idem, p. 57.
110
Există mai mulţi factori care limitează auditarea unui proiect.
Timpul şi banii reprezintă doi dintre cei mai frecvenţi şi
evidenţi factori, care limitează profunzimea investigaţiei şi nivelul de
detaliere al prezentării în raportul de auditare.
Un alt factor îl constituie anxietatea provocată de orice
investigaţie, în general, şi care determină persoanele implicate să aibă
o atitudine defensivă.
Momentele în care se desfăşoară auditarea sunt diferite. În
general, cu cât este mai târziu făcută, cu atât mai mică va fi valoarea
sa imediată, pentru proiect, însă va avea o valoare mai mare pentru
organizaţie.
Nu există o formă standard pentru rapoartele de auditare, însă
trebuie respectate câteva recomandări: termeni simpli şi direcţi;
evidenţierea clară a principalelor probleme; evitarea comentariilor
negative asupra indivizilor sau grupurilor implicate în proiect; stil
clar, profesional, nesentimental.
Raportul trebuie să se rezume la problemele relevante pentru
proiect însă trebuie totuşi să furnizeze un minim de informaţii.
Conţinutul său poate fi sistematizat în următoarele capitole:
− introducere: descrierea succintă a proiectului, cu obiectivele
clar specificate; dacă acestea sunt complexe, câteva explicaţii vor
însoţi enunţul lor;
− starea actuală: în momentul auditării; informaţiile se vor
referi la costuri, cu precizarea clară a duratelor corespunzătoare,
etapele parcurse, resursele utilizate, calitatea rezultatelor;
− starea viitoare a proiectului: concluzii privind derularea
viitoare şi recomandările pentru eventuale schimbări tehnice, a
termenelor, a bugetelor;
− probleme critice ale managementului: precizarea aspectelor
care necesită monitorizarea strictă din partea managementului de
vârf; legătura între aceste probleme şi îndeplinirea obiectivelor;
− analiza riscurilor: evidenţierea factorilor care pot afecta
proiectul şi impactul lor în termeni de cost/timp/performanţă; se
specifică soluţii alternative care ar diminua şansele de apariţie a
acestor riscuri;
− limite şi presupuneri sub care s-a desfăşurat auditarea:
această secţiune poate fi plasată la sfârşit sau poate fi inclusă în
introducere; auditorul este responsabil pentru acurateţea raportului,
însă managerii sunt responsabili pentru interpretările date diferitelor
informaţii şi deciziilor luate pe baza lor; din această cauză, trebuie
clar specificate limitele investigaţiei.
Pentru un proiect de dimensiuni reduse, o singură persoană
poate realiza auditarea; pentru un proiect complex însă, echipa
trebuie să conţină membri din cadrul proiectului, a departamentului
de control (sau contabil), domeniilor tehnice speciale, din partea
clientului, departamentului marketing, personal, managementului de
vârf. Este importantă „independenţa” echipei de auditare şi păstrarea
confidenţialităţii datelor până la raportul final.
Paşii ce trebuie parcurşi în procesul de auditare constau în:
− construirea unei echipe mici de specialişti experimentaţi;
− familiarizarea echipei cu cerinţele proiectului;
− auditarea propriu-zisă, pe teren;
− scrierea unui raport într-un format pre-specificat;
111
− distribuirea acestui raport managerului de proiect şi părţilor
direct interesate;
− urmărirea răspunsurilor şi a realizării efective a
recomandărilor.
Ciclul de viaţă al auditării include următoarele etape13:
− iniţiere: definirea scopului auditării, strângerea informaţiilor
pentru a determina metodologia ce va fi utilizată;
− definirea standardelor; pentru a avea o bază de comparaţie
pentru performanţele reale ale proiectului;
− stabilirea unei baze de date a auditării: informaţiile pot varia
de la cele tehnice la cele privind comportamentul echipei proiectului;
− analiza preliminară a proiectului: deşi judecăţile şi
interpretările sunt prerogativa managementului de vârf, datele trebuie
analizate şi interpretate de către echipa de auditori, pentru a putea fi
prezentate într-o formă uşor de înţeles şi cu explicaţiile corespun-
zătoare;
− pregătirea raportului: va fi inclus şi un set de recomandări;
dacă acestea sunt în afara practicilor proiectului, va fi nevoie de
suportul susţinut al managementului de vârf;
− încheiere: trecerea în revistă a procesului şi formularea de
îmbunătăţiri pentru viitoarele auditări.
Pentru o auditare credibilă, echipa de auditori trebuie să fie
credibilă, să aibă acces la suficiente informaţii şi la personalul
implicat în proiect.
13
Idem, p. 58.
14
Idem, p. 59.
15
Conform dexonline reprezintă stingere, slăbire (a unei acţiuni, a
unei oscilaţii etc.); dispariţie totală.
16
Conform dexonline înseamnă a mai pune peste..., a da în plus; a
face să sporească; a spune sau a scrie ceva în continuare sau în completare.
17
Conform dexonline înseamnă acţiunea de a se integra şi rezultatul
ei; reunire a mai multor părţi într-un singur tot; integraţie.
112
− „îmbătrânire”: nu este propriu-zis o finalizare a proiectului;
proiectul „îmbătrâneşte” prin diminuarea progresivă a bugetului,
activităţile fiind încetinite sau chiar întrerupte; putem vorbi de aşa-zi-
sele „cadavre vii”; motivele pentru care nu se declară terminat
proiectul ţin de pericolul recunoaşterii unui eşec.
Responsabilităţile managerului de proiect privind finalizarea
acestuia constau în:
− asigurarea încheierii activităţilor, inclusiv a celor sub-con-
tractate;
− înştiinţarea clientului asupra încheierii proiectului şi
asigurarea livrării rezultatului; clientul trebuie să-şi dea acceptul
privind proiectul;
− asigurarea unei documentaţii complete, inclusiv a evaluării
finale, şi pregătirea raportului final;
− trimiterea „notei de plată” clientului;
− redistribuirea personalului, materialelor, echipamentelor şi a
altor resurse;
− determinarea documentelor care vor fi arhivate; asigurarea
păstrării acestora în condiţii corespunzătoare şi delegarea
responsabilităţii păstrării lor arhivarului firmei;
− determinarea serviciilor post-vânzare necesare şi delegarea
responsabilităţilor în această privinţă;
− supervizarea închiderii conturilor proiectului.
Elementele conţinute în acest raport final sunt18:
− performanţele proiectului: comparaţia între ceea ce a
realizat proiectul faţă de ceea ce trebuia să realizeze;
− performanţele administrative: trecerea în revistă a
practicilor administrative, cu evidenţierea punctelor tari şi slabe;
− structura organizaţională: remarci asupra modului în care
structura a avantajat sau dezavantajat derularea proiectului;
− echipa proiectului: o secţiune confidenţială poate cuprinde
recomandări pentru managementul de vârf în ceea ce priveşte
oportunitatea includerii membrilor echipei în proiecte viitoare;
− tehnici ale managementului proiectelor: rezultatul
proiectului este atât de dependent de modul în care au fost realizate
previzionarea, planificarea, bugetele, încadrarea în timp, alocarea
resurselor şi controlul, încât trebuie specificate modurile în care
acestea au fost îndeplinite.
18
Irina Manolescu, op. cit., p. 59.
113
5.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare
Sinteza unităţii de învăţare 5
Prin control se înţelege un proces de reglementare şi supraveghere a activităţilor organizaţiei
astfel ca performanţele reale să fie conforme cu obiectivele şi standardele planificate evitând sau limitând
surprizele neplăcute şi semnalând la timp pericolele care necesită măsuri corective.
Controlul asigură măsurarea performanţelor proiectului şi componentelor acestuia şi
compararea lor cu obiectivele şi standardele stabilite iniţial. Controlul închide ciclul managerial, dând
posibilitatea stabilirii de noi obiective, cu consecinţe asupra stabilităţii sistemului.
În cadrul managementului proiectului, obiectivele principale ale procesului de control se pot
materializa în:
− obţinerea rezultatelor dorite prin modificarea activităţilor;
− administrarea resurselor alocate proiectului.
Tipuri de control utilizate cu precădere în managementul proiectelor:
− controlul cibernetic – se monitorizează output-ul unui sistem, se compară cu un standard
predefinit, iar dacă există diferenţe semnificative, se acţionează asupra input-urilor în sensul obţinerii
unor rezultate mai apropiate de cele dorite;
− controlul de tip merge/nu merge – constă în testarea îndeplinirii unor condiţii preliminare
înainte de a se trece la o acţiune; este utilizat în toate tipurile de proiect şi în toate etapele;
− postcontrolul – se realizează după consumarea faptelor, şi are drept scop formularea de
corecţii; după ce se termină proiectul, se elaborează rapoarte finale care vor conţine explicaţii şi
recomandări pentru următoarele proiecte.
Obiectivele sistemului de control al schimbării sunt:
− identificarea schimbărilor cerute de proiect;
− determinarea impactului asupra activităţilor;
− traducerea acestui impact în termeni de performanţe, costuri şi termene;
− evaluarea costurilor şi beneficiilor schimbărilor cerute;
− identificarea schimbărilor alternative care ar avea acelaşi rezultat;
− acceptarea sau respingerea schimbărilor;
− comunicarea schimbărilor tuturor părţilor interesate;
− asigurarea realizării efective a schimbărilor.
Monitorizarea se materializează în colectarea, înregistrarea şi raportarea informaţiilor
referitoare la toate aspectele privind performanţa proiectului. Monitorizarea este activitate distinctă de
control (cel din urmă utilizează datele furnizate de monitorizare pentru a aduce performanţa reală
aproape de cea planificată) şi, de asemenea, de evaluare (prin care sunt făcute judecăţi asupra calităţii
şi eficacităţii proiectelor).
Sursa elementelor ce vor fi monitorizate pe timpul derulării proiectelor sunt materializate sub
forma activităţilor şi rezultatelor probabile ale acestora în planul acţiunilor care descrie ce se realizează,
când şi resursele utilizate. Planul acţiunilor de monitorizare furnizează elementele-cheie care vor fi
monitorizate, însă nu este suficient. Managerul de proiect trebuie să cunoască şi eventualele schimbări ale
atitudinii clientului faţă de proiect sau moralul echipei, iar acestea nu sunt prezente în planul de acţiune.
Prin audit se înţelege o abordare specializată de examinare a derulării unor procese, acţiuni, în
anumite domenii, pentru a stabili măsura în care se respectă anumite principii, cerinţe, reguli în
raţionalizarea principalelor decizii, acţiuni şi comportamente implicate.
Raportul de audit trebuie să conţină:
− relaţia contractuală de executare a misiunii de audit;
− observaţiile reieşite din diverse verificări;
− informaţiile a căror menţiune în raport este prevăzută expres de lege;
− oferirea garanţiei pentru acţionari şi terţi că un personal calificat a obţinut asigurarea că
situaţiile verificate oferă o imagine fidelă, clară şi completă, performanţele obţinute;
− menţiunea că situaţiile auditate sunt anexate la raportul de audit.
114
Raportul auditului proiectului trebuie să conţină în mod obligatoriu următoarele elemente de bază:
titlul, destinatarul, paragraful introductiv, paragraful cuprinzând natura şi întinderea lucrărilor de audit,
paragraful opiniei, semnătura, adresa şi data raportului.
Auditarea proiectelor reprezintă o examinare detaliată a managementului proiectelor,
procedurilor şi metodologiei utilizate, bugetelor şi gradului de atingere a obiectivelor. Rapoartele de
auditare a proiectelor au forma specifică fiecărei surse de finanţare.
Paşii ce trebuie parcurşi în procesul de auditare constau în:
− construirea unei echipe mici de specialişti experimentaţi;
− familiarizarea echipei cu cerinţele proiectului;
− auditarea propriu-zisă, pe teren;
− scrierea unui raport într-un format pre-specificat;
− distribuirea acestui raport managerului de proiect şi părţilor direct interesate;
− urmărirea răspunsurilor şi a realizării efective a recomandărilor.
Ciclul de viaţă al auditării include următoarele etape: iniţiere; definirea standardelor; stabilirea
unei baze de date a auditării; analiza preliminară a proiectului; pregătirea raportului; încheiere.
Proiectul se consideră că este finalizat atunci când activităţile sale au luat sfârşit sau au ajuns într-un
punct în care nu mai este posibil dezvoltarea, progresul proiectului, întârzierile în îndeplinirea obiectivelor
stabilite iniţial sunt prelungite la nesfârşit, resursele alocate iniţial au fost realocate altor proiecte.
Responsabilităţile managerului de proiect privind finalizarea acestuia constau în:
− asigurarea încheierii activităţilor, inclusiv a celor sub-contractate;
− înştiinţarea clientului asupra încheierii proiectului şi asigurarea livrării rezultatului; clientul
trebuie să-şi dea acceptul privind proiectul;
− asigurarea unei documentaţii complete, inclusiv a evaluării finale, şi pregătirea raportului
final;
− trimiterea „notei de plată” clientului;
− redistribuirea personalului, materialelor, echipamentelor şi a altor resurse;
− determinarea documentelor care vor fi arhivate; asigurarea păstrării acestora în condiţii
corespunzătoare şi delegarea responsabilităţii păstrării lor arhivarului firmei;
− determinarea serviciilor post-vânzare necesare şi delegarea responsabilităţilor în această
privinţă;
− supervizarea închiderii conturilor proiectului.
Concepte şi termeni de reţinut:
control, obiectivele controlului, tipologia controlului, control cibernetic, reacţii la control,
obiectivele controlului schimbării, monitorizare, plan de monitorizare, forma datelor colectate, raport
de monitorizare, auditare, raport de audit, capitolele raportului de audit, paşii procesului de auditare,
ciclul de viaţă al auditării, finalizarea proiectului, conţinutul raportului final.
115
Teste de evaluare/autoevaluare
1. Răspundeţi adevărat (dacă consideraţi că propoziţia este adevărată şi are clar definite
obiectivele proiectului) sau fals (dacă consideraţi că propoziţia este falsă).
a. Controlul conduce la performaţa sistemului controlat.
b. Controlul închide ciclul managerial, dând posibilitatea stabilirii de noi obiective, cu
consecinţe asupra stabilităţii sistemului.
Bibliografie obligatorie
1. Posea, Constantin, Sinteza cursului, www.spiruharet.ro
2. Zenovic, Gherasim (coord.); Andronie, Maria; Dumitru, Alexandru; Ştefan, Raluca Mariana;
Şerban, Măriuţa, Managementul proiectelor, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2010.
116
Unitatea de învăţare 6
MANAGEMENTUL RISCULUI ÎN PROIECTE
Cuprins
6.1. Introducere
6.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare
6.3. Conţinutul unităţii de învăţare
6.3.1. Probleme generale privind riscul
6.3.1.1. Definirea noţiunii de risc
6.3.1.2. Clasificarea riscurilor şi managementul lor
6.3.2. Managementul riscului în proiecte
6.3.2.1. Categorii de riscuri specifice proiectelor
6.3.2.2. Planificarea proiectului în condiţii de risc
6.3.2.3. Influenţa factorilor de risc asupra deciziei manageriale
6.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare
6.1. Introducere
Managementul riscului este un proces ce realizează într-o
formă sistematică identificarea, analiza şi evaluarea tuturor situaţiilor
de risc, astfel încât să poată fi stabilite măsuri eficiente de control al
riscului. Acest proces trebuie integrat cu celelalte elemente ale
sistemului de management.
Riscul în proiecte este un eveniment nesigur sau o condiţie
care dacă se realizează are un efect pozitiv sau negativ asupra
obiectivelor proiectului.
În mod obişnuit, asociem noţiunea de risc numai posibilităţii
de a suferi o pierdere.
În contextul managementului proiectelor însă, riscul implică
atât oportunităţi (rezultate pozitive), cât şi pericole (rezultate
negative).
Acţiunile asociate managementului riscului în proiecte
trebuie să respecte următoarele principii:
− să nu se accepte riscuri nenecesare;
− deciziile privind riscurile să fie luate la nivelurile de
competenţă corespunzătoare;
− se acceptă riscuri când câştigurile sunt superioare costurilor;
− managementul riscului în proiecte este integrat în procesul
general de management al proiectelor.
Între condiţiile care pot fi surse de riscuri pot fi amintite:
− durata proiectului;
− tehnologia;
− personalul;
− sursele de finanţare;
− managementul;
117
− factorii politici.
Riscurile ce pot influenţa derularea şi performanţele unui
proiect sunt de diferite tipuri.
Pentru diferite proiecte se întocmesc liste cât mai
cuprinzătoare de evenimente/riscuri asociate acestora.
Managementul riscului în proiecte poate fi structurat într-un
număr de procese precum:
• Planificarea activităţii de managementul riscului (Risk
Management Planning) – se decide cum se desfăşoară procesul şi
activităţile necesare desfăşurării acestuia.
• Identificarea riscului (Risk Identification) – se identifică
riscurile ce pot afecta proiectul şi se determină caracteristicile aces-
tora.
• Analiza calitativă a riscului (Qualitative Risk Analysis) –
clasifică riscurile în funcţie de probabilitatea de apariţie şi de conse-
cinţele lor.
• Analiza cantitativă a riscului (Quantitative Risk Analysis) –
analizează cantitativ/numeric efectul general al riscurilor identificate,
asupra proiectului.
• Planul de răspuns la risc (Risk Response Planning) – se
dezvoltă acţiuni pentru a beneficia de oportunităţi sau pentru a
reduce influenţele negative asupra obiectivelor proiectului.
• Monitorizarea şi controlul riscului (Risk Monitoring and
Control) – sunt controlate riscurile identificate, se monitorizează
riscurile rămase, se identifică noi riscuri, se execută planul de
răspuns la risc şi se evaluează eficienţa acestuia asupra desfăşurării
şi rezultatelor proiectului.
Membrii echipei de proiect dezvoltă un Plan pentru
Managementul riscurilor în proiect.
În acest plan se identifică din planul general al proiectului,
activităţile ce reprezintă riscuri pentru proiect. Dacă este necesar este
implicată şi echipa de analiză cantitativă.
Planul managementului riscurilor se poate elabora sub forma
unei tabel/spreadsheet, care arată riscurile şi răspunsurile într-o
formă abreviată.
Planul managementului riscurilor se elaborează în fazele de
început ale planificării proiectului.
Factorii de risc au influenţă deosebită asupra deciziei
manageriale în managementul de proiect.
119
6.3.1. Probleme generale privind riscul
Evoluţia termenului de risc a ajuns să înlocuiască vechea
expresie ce semnifică termenul de pierdere, în sens larg, şi s-a
transformat într-o noţiune ce reprezintă o combinaţie între frecvenţă,
şansă sau probabilitate şi consecinţele unui eveniment periculos
specificat.
Scopul managementului riscului este să diminueze riscul
dintr-un domeniu preselectat la un nivel acceptat de societate, o
gestionare a incertitudinii sau nesiguranţei.
1
A se vedea în acest sens: I. Enikov, Orientări în managementul
riscurilor bancare, Editura ASEM, Chişinău, 2001, p.7-15; M. Lapusta,
L. G. Şaşukova, Riski v predprinimatelskai deiatelnosti, M., Infra, 1996, p. 54.
2
Gh. Manolescu, I. Petre, Finanţele întreprinderii, Editura Fundaţiei
România de Mâine, Bucureşti, 1999, p. 122.
3
I. Sârbu, Riscurile întreprinzătorului şi relaţiile economiei de piaţă a
Republicii Moldova, în „Tribuna Economică”, nr. 50, anul 1996, p. 122.
4
I. Stoian, Comerţ internaţional, Editura Caraiman, Bucureşti, 1997,
p. 994.
120
− termenul pentru „livrarea” produsului final şi pentru
închiderea proiectului a fost depăşit;
− proiectul este un eşec total.
Riscul reprezintă un pericol eventual, mai mult sau mai puţin
previzibil; primejdie5. Dicţionarul Webster (ediţia 1990) defineşte
riscul ca fiind „posibilitatea unei pierderi sau daune, hazard, pericol,
primejdie”. Micul Larousse ilustrat (ediţia 1995) atribuie noţiunii de
risc două accepţiuni posibile: „pericol, inconvenient mai mult sau
mai puţin probabil la care este expus cineva”, pe de o parte, iar pe de
altă parte, „prejudiciu, sinistru eventual pe care o societate de
asigurare îl acoperă”. Micul dicţionar enciclopedic al limbii române
(ediţia 1978) defineşte riscul, în aceeaşi manieră, ca „pericol,
inconvenient posibil”.
Definiţiile ne conduc la următoarele concluzii:
− în toate definiţiile, noţiunea de risc are conotaţii negative,
referindu-se la şansa sau posibilitatea apariţiei în viitor a unui
eveniment nedorit, cu impact negativ asupra unei persoane, a unei
organizaţii sau asupra întregii societăţi. Totuşi, asumarea riscurilor nu
este un lucru rău, după cum nici evitarea riscurilor nu este o dovadă
de înţelepciune. Inacţiunea poate prezenta aceleaşi riscuri ca acţiunea
(uneori chiar mai mari);
− noţiunea de risc este strâns legată de probabilitatea de
apariţie a evenimentelor cu consecinţe nefavorabile. Acolo unde exis-
tă riscul, consecinţele unei acţiuni nu pot fi determinate cu precizie.
Expunerea la risc este creată ori de câte ori o acţiune poate da naştere
la o pierdere sau la un câştig care nu pot fi cunoscute dinainte.
125
− tema (tehnologia) care se doreşte a fi dezvoltată în cadrul
proiectului nu corespunde standardelor în vigoare;
− activităţile prevăzute în cadrul proiectului se întind pe o
perioadă de timp mai mare decât cea prevăzută în mod expres de
finanţator pentru tipul respectiv de proiecte.
b. Riscul privind prognoza financiară, ce poate conduce la
respingerea cererii de finanţare se poate materializa în:
− construcţia greşită a bugetului de către managerul de proiect
(prea mare sau prea mic) faţă de plafonul maxim admis de către
finanţator;
− distribuţia incorectă a fondurilor în cadrul capitolelor
bugetare, ceea ce poate conduce la compromiterea întregului buget;
− prognoza financiară defectuoasă în cadrul proiectului
(estimări subevaluate asupra activităţilor ce urmează a se desfăşura în
cadrul proiectului), acţiune ce conduce la imposibilitatea derulării
sale datorită resurselor insuficiente planificate atât în plan general, cât
şi pe etape sau activităţi;
− proiectul aduce beneficii pe termen lung care sunt greu de
prevăzut sau evaluat, generând astfel o imagine incertă asupra
finalităţii sale.
c. Riscul privind colectivul de cercetare al proiectului are în
vedere:
− imposibilitatea realizării activităţilor prevăzute în proiect
pentru fiecare dintre parteneri, datorită insuficientei calificări a
acestuia (dacă implicarea este la nivel individual) sau a instituţiei
partenere în executarea obiectivelor prevăzute (dacă implicarea este
la nivel colectiv);
− nerespectarea atribuţiilor stabilite de către managerul de
proiect pentru fiecare din instituţiile partenere;
− colectivul de cercetare prezintă un înalt grad de neomo-
genitate, generând situaţii conflictuale frecvente, fiind, în general,
greu de gestionat.
d. Riscurile referitoare la implementarea defectuoasă a
tehnologiei la beneficiar ar putea fi:
− nerespectarea condiţiilor de ordin tehnic (sortotipodimen-
siuni, volum, calitate etc.) pe timpul achiziţiei de resurse materiale
sau echipamente (acolo unde este cazul);
− introducerea de noi tehnologii în fluxul de fabricaţie ar
putea conduce la costuri mari, sau la reorganizarea masivă a secto-
rului respectiv, provocând dezechilibrul economic al firmei;
− calitatea produselor finite, obţinute cu sprijinul tehnologiei
achiziţionate nu este aceeaşi cu cea prognozată în cadrul proiectului.
e. Managementul defectuos în cadrul proiectului constituie
unul dintre cei mai importanţi şi periculoşi factori de risc, ca urmare a:
− managerul de proiect nu are competenţe profesionale
adecvate pentru a gestiona în condiţii optime întreaga derulare a
etapelor proiectului;
− managerul de proiect nu respectă în întregime obiectivele
proiectului sau activităţile preconizate în cererea de finanţare;
126
− managerul de proiect nu poate să gestioneze în mod eficient
situaţiile conflictuale în cadrul parteneriatului sau a situaţiilor de
criză intervenite în derularea proiectului;
− managerul de proiect îşi asumă nişte riscuri ce pot conduce
la falimentarea proiectului sau a firmei.
15
Iulian Vişoiu, Costache Rusu, Implementarea managementului
riscului la nivel organizaţional (ghid aplicativ), Editura Economică,
Bucureşti, 2010, p. 58.
16
În sens restrâns, prin organizaţie, în acest curs, înţelegem echipa
managerială de proiect.
17
Iulian Vişoiu, Costache Rusu, op. cit., p. 58.
18
Constantin Opran (coordonator), op. cit., p. 174.
127
− să efectueze analiza rezultatelor estimate, a mediului şi a
activităţilor proiectului din perspectiva critică a managementului de
risc, în scopul identificării punctelor slabe ale proiectului; asumarea
riscurilor considerate drept rezonabile din punct de vedere al
bugetului şi al planificării activităţilor proiectului intră în competenţa
managerului de proiect;
− fundamentarea pe baza regulilor proiectului, a strategiilor de
management ale riscului, precum şi a planului de implementare a activi-
tăţilor, responsabilităţile în cadrul proiectului, a modului de comunicare;
− realizarea structurii procesului managementului de risc, care
va fi repetată în mod sistematic la toate nivelurile proiectului de către
managerul de proiect; managerul de proiect va identifica şi determina
riscurile majore ce vor apărea mai târziu în cadrul derulării
proiectului.
Structura de bază a planificării unui proiect, poate avea
următorul conţinut: identificarea riscului, dezvoltarea unei strategii de
răspuns la factorii de risc şi controlul riscurilor19.
a. Identificarea riscului; prin noţiunea de identificare
înţelegem „a constata, a stabili identitatea unei persoane sau a unui
lucru; a recunoaşte; a considera mai multe noţiuni, obiecte, fiinţe etc.
diferite ca fiind identice; refl. a se transpune în situaţia cuiva, a simţi
sau a acţiona aşa cum ar face-o altul, a deveni acelaşi cu...”20; prin
identificarea riscului în proiecte se înţelege procesul specific
managerului de proiect prin care, pe bază de analize, se stabilesc care
sunt factorii de risc din conţinutul proiectului. Pentru un manager de
proiect, identificarea riscurilor reprezintă rezultatul unui complex de
factori precum: aptitudini, experienţă în domeniu a persoanei
implicate în astfel de activităţi şi arta de a utiliza tehnicile specifice
de management.
Modalităţile prin care se identifică riscurile pot fi: realizarea
unei liste a riscurilor posibile; sesiunile de brainstorming; interviurile
individuale; utilizarea profilului de risc; stabilirea riscurilor pe baza
experienţelor precedente; compararea riscurilor cu cele survenite în
cadrul proiectelor similare; stabilirea riscurilor ce pot surveni în
derularea activităţilor şi a bugetului proiectului.
b. Dezvoltarea unei strategii de răspuns la factorii de risc;
strategia de răspuns constă în identificarea riscurilor în funcţie de
tipul şi gradul lor de gravitate pentru proiect şi de a găsi acţiuni de
răspuns adecvate pentru fiecare caz în parte. Strategiile de răspuns
pot conţine schimbări în ceea ce priveşte responsabilităţile în cadrul
proiectului, a căilor de comunicare între parteneri, a modificării
scopurilor proiectului sau a specificaţiilor ce intervin asupra
rezultatelor finale stabilite.
Dezvoltarea unei strategii de răspuns conţine trei
componente distincte:
− definirea riscurilor; descrierea unor factori de risc
presupune o înţelegere a naturii acestora, identificarea condiţiilor de
producere şi stabilirea consecinţelor;
19
Constantin Opran (coordonator), op. cit., p. 168-169.
20
Dicţionarul explicativ al limbii române, ediţia a II-a, Academia
Română, Institutul de Lingvistică „Iorgu Iordan”, Editura Univers
Enciclopedic, 1998.
128
− condiţiile de producere; constă în identificarea situaţiilor
care pot conduce către incertitudine în cadrul proiectului;
− consecinţe ale riscurilor; identificarea rezultatelor negative
care ar putea fi cauzate de condiţiile de producere; o politică
managerială de succes prevede după procesul de definire al riscurilor,
înregistrarea consecinţelor acestora sub formă de cost, plan de
activităţi şi pe cât este posibil estimarea eventualelor pagube care ar
putea interveni în derularea proiectului.
Strategiile optime de răspuns pentru reducerea riscurilor în
cadrul proiectelor pot fi21:
− acceptarea riscurilor; strategia se referă la modul în care
managerul de proiect înţelege riscul şi probabilitatea sa de realizare,
împreună cu consecinţele estimate ce decurg de aici şi ia decizia de a
nu acţiona pentru îndepărtarea acestuia;
− evitarea riscurilor; este utilizată în situaţia schimbării
scopului, sau anularii unei părţi a unui proiect; în aceste situaţii, un
act de înţelepciune din partea managerului de proiect îl reprezintă
evitarea riscului de a accepta modificări ce pot conduce către
probleme deosebite;
− monitorizarea riscului şi pregătirea planului pentru situaţii
imprevizibile are la bază alegerea unui set de indicatori şi urmărirea
evoluţiei acestora pe întreaga durată de derulare a proiectului.
Planurile pentru situaţiile imprevizibile sunt axate pe identificarea
unor strategii de răspuns în situaţii de risc financiar (depăşirea
bugetului, costuri neprevăzute), dar şi de risc tehnologic (avarii
neprevăzute ale instalaţiilor sau echipamentelor, inadvertenţe de
ordin tehnologic etc.);
− transferul riscurilor este un transfer către o altă instituţie
specializată (în asigurări), ce posedă în mod evident competenţe
superioare în monitorizarea şi controlul riscurilor;
− reducerea sistematică a riscurilor este un complex de
metode şi strategii menite să diminueze riscurile până la stabilirea
acestora în cadrul unui prag acceptabil pentru managerii de proiect;
se bazează pe întocmirea unui plan de proiect, care să diminueze
riscurile la nivelul etapelor de desfăşurare ale proiectului, pe baza
opţiunilor manageriale rezultate în urma analizelor prognozelor
profilurilor de risc.
c. Controlul riscurilor; constă în implementarea strategiilor de
răspuns şi monitorizarea efectelor pe care aceste schimbări le pot aduce
în cadrul proiectului. Strategiile de control ale riscului trebuie ajustate
în funcţie de efectele pe care le produc, având grijă ca toate părţile
implicate în derularea proiectului să fie de acord cu aceste modificări.
129
Comportamentul managerului în acest caz se explică printr-o serie de
factori, dintre care putem menţiona: insuficienta încredere în sine a
decidentului, experienţă profesională redusă în domeniu, nivelul de
exigenţe foarte crescut al evaluatorilor, valori proprii sau motivaţii
personale deosebite, obligativitatea justificării în mod sistematic a
deciziilor adoptate faţă de conducerea firmei sau a organizaţiei.
• Analiza incompletă a situaţiilor decizionale; se manifestă
atunci când în fundamentarea deciziei nu se cunosc îndeajuns de bine
detaliile problemei, există informaţii insuficiente sau eronate, ori nu
există timpul necesar efectuării unei analize riguroase.
• Neconştientizarea consecinţelor deciziilor pentru fiecare obiec-
tiv al proiectului; deciziile sunt afectate de nivelul de incertitudine,
fiind de cele mai multe ori neglijate.
• Căutarea de soluţii la nivel local; apare atunci când decidentul,
în speţă managerul de proiect, responsabilul de fază sau de pachet de
lucru, are tendinţa de a acţiona fără a ţine cont de consecinţele ce pot
să apară în cadrul altor direcţii implicate în cadrul proiectului.
Rezultă, în final, un amalgam de soluţii parţiale, care riscă de a se
creşte gradul incoerenţei decizionale la nivelul global al proiectului.
• Lipsa de concentrare şi de căutare a consensului; majoritatea
deciziilor sunt luate în urma unor alegeri personale ale managerilor
de proiect, fără a încerca de a obţine o convergenţă de idei cu toţi
factorii decizionali. Acest tip de abordare a problemei generează în
rândul participanţilor la proiect un sentiment de frustrare, de
neîncredere în deciziile adoptate, putând conduce la apariţia de
situaţii tensionate, ce vor face mai dificilă implementarea celor
stabilite în practică.
• Limitarea numărului de soluţii vizate; majoritatea decidenţilor
nu iau în calcul toate posibilităţile de scenarii posibile ce pot apărea
în derularea unei activităţi sau la nivelul global al întregului proiect.
De cele mai multe ori, când o altă soluţie posibilă este prezentată
ulterior aceasta este privită cu suspiciozitate, urmându-se de obicei
calea adoptată iniţial. Adoptarea unor strategii iniţiale imuabile,
conduce către probleme deosebite în derularea ulterioară a
proiectului, deoarece greşelile sau inexactităţile se vor amplifica,
însumând în dezvoltarea lor şi toate aspectele colaterale cu potenţial
negativ pentru proiect, ce nu au fost luate în calcul în faza iniţială.
• Lipsa de solidaritate în raport cu deciziile adoptate; apare
atunci când nu este obţinut consensul sau convergenţa de opinii a
majorităţii factorilor decidenţi în abordarea unor probleme legate de
derularea proiectului.
• Conflictul de interese; se regăseşte în cadrul organizaţiilor,
unde principalii factori de decizie au obiective sau orientări diferite,
puncte de vedere incompatibile, ceea ce conduc, de cele mai multe
ori, la apariţia unor stări şi situaţii tensionate în cadrul proiectului.
• Punerea sub semnul întrebării a deciziilor anterioare adoptate;
în cadrul unui proiect se impune adoptarea unor decizii succesive,
mai mult sau mai puţin legate între ele, în raport de tipul pe care
acestea îl ocupă în cadrul proiectului. Astfel, pot să apară suspiciuni
asupra validităţii unor decizii anterioare, ce pot permite propagarea
în lanţ a unor erori.
• Slaba implicare a managementului; situaţia este întâlnită în
cazul în care persoane cu responsabilităţi în cadrul proiectului
130
neglijează sau amână luarea unor decizii, lăsând totul spre rezolvare
subordonaţilor. Pentru evitarea unor astfel de situaţii, se recomandă
cultivarea unei culturi organizaţionale în cadrul căreia se va pune
accent pe descentralizare şi responsabilitate decizională adecvată la
toate nivelele.
• Slaba capacitate de conducere; lipsa unui lider puternic, ca-
pabil să gestioneze situaţiile de criză în cadrul proiectului, poate
conduce către insubordonare din partea celorlalţi participanţi în
cadrul proiectului, atitudini ce se pot transforma în conflicte
deschise.
• Nerespectarea procesului decizional; apare de obicei în cadrul
structurilor ce beneficiază, în general, de o organizare precară, atât la
nivel ierarhic, cât şi la cel al definirii atribuţiilor individuale.
• Recurgerea la jocuri de influenţă; obiectivele convenite în fază
iniţială sau mai avansată în cadrul derulării proiectului sunt viciate de
influenţa şi jocul de interese dictat de persoana decidentă ce
organizează un astfel de tip de ingerinţă.
Punerea în practică a elementelor decizionale implică riscuri
legate de23:
− absenţa standardizării proceselor în cadrul actului
decizional şi a mecanismelor de luare a deciziei;
− segmentarea procesului decizional;
− lipsa de coordonare între centrele decizionale; apare, de
obicei, atunci când într-un proiect există mai multe centre
decizionale, în cadrul cărora sunt adoptate un număr important de
decizii, fără ca acestea să fi fost în mod apriori corelate;
− numărul prea mare de nivele ierarhice; prezintă inerţie
mare, datorită numeroaselor verigi ce trebuie implicate în derularea
efectivă a unei activităţi, ducând, în general, la întârzierea în cadrul
termenelor limită alocate iniţial;
− multitudinea de persoane implicate în procesul de luare a
deciziei; are în vedere organizaţiile supradimensionate;
− ambiguitatea asupra centrelor de decizie; apare datorită
faptului că, în general, structurile ierarhice din cadrul unui proiect
sunt complexe şi prezintă o identificare clară şi riguroasă a rolului
centrelor de decizie în procesul decizional;
− inexistenţa structurilor sau a procedurilor de arbitraj;
derularea unui proiect impune crearea unor instanţe de arbitraj ce au
drept participanţi Conducerea proiectului, membrii Consorţiului,
responsabilii de pachete de lucru sau activităţi, pentru a facilita
punerea în practică a deciziilor adoptate;
− absenţa sau slaba capitalizare a know-how-ului; există
situaţii şi conjuncturi când tehnicile de know-how nu pot fi receptate,
ele trebuind să se regăsească în experienţa managerială a persoanelor
responsabile; absenţa sau slaba capitalizare a know-how-ului,
conduce către atribuirea unor decizii manageriale eronate;
− ineficienţa comunicării; dacă fluxul informaţional nu este
corect canalizat, informaţiile nu pot ajunge în timp util la nivelul
adecvat;
23
Constantin Opran (coordonator), op. cit., p. 180-181.
131
− ineficienţa unor informaţii complexe; acolo unde există un
slab flux informaţional, deciziile manageriale nu sunt urmate de
instrucţiuni detaliate de punere a acestora în practică, fiind
incomplete, contradictorii sau imprecise;
− lipsa descentralizării în cadrul procesului decizional; aceas-
ta poate conduce către aplicarea în mod eronat a deciziilor adoptate,
va crea situaţii tensionate în cadrul echipei de proiect, neînţelegeri
asupra executării ordinelor dispuse, sau eşuarea proiectului;
− dificultăţile legate de mecanismele de pregătire ale deci-
ziilor; utilizarea tabelelor de bord ca instrumente retrospective de
evaluare a deciziilor şi grupurile de lucru sunt structuri greoaie, cu
inerţie mare;
− slaba putere de decizie a responsabilului de proiect; apare
atunci când managerul de proiect nu posedă o largă apertură decizio-
nală, caracteristică poziţiei ierarhice pe care acesta o posedă, rolul său
limitându-se în astfel de condiţii la controlul şi monitorizarea
deciziilor luate.
132
Riscurile în proiecte apar încă de la concepţia iniţială a proiectului, fiind de obicei generatoare
de respingere a finanţării. Acestea se pot materializa în:
− nearmonizarea obiectivelor proiectului cu cele ale programului de finanţare;
− grupuri-ţintă alese greşit;
− construcţie eronată a bugetului;
− beneficii necuantificate corespunzător;
− echipă de proiect fără calificările sau experienţă.
Managementul riscului este un proces care se desfăşoară în şase etape: identificarea riscurilor
posibile, evaluarea riscurilor, analiza cauzelor, decizia cu privire la toleranţă, măsuri preventive şi
corective, controlul.
Elementele de ordin general ale riscului în proiecte se pot referi la:
− probleme de ordin tehnic; tema aleasă („ideea” proiectului) să nu fie corectă, să nu
corespundă intereselor beneficiarilor sau să nu se încadreze în tematica de finanţat;
− prognoza financiară:
− referitoare la cost; datele privitoare la costuri sunt subdimensionate şi nu asigură îndeplinirea
obiectivelor stabilite iniţial, deci financiare resurse insuficiente;
− referitoare la beneficii; în urma implementării rezultatelor proiectului nu se pot identifica cu
precizie dacă acestea vor conduce la beneficii pe termen lung; beneficiile sunt greu de prognozat
iniţial;
− colectivul de cercetare; echipa de cercetare constituită în vederea îndeplinirii obiectivelor
propuse dispune de insuficientă calificare sau se lucrează defectuos în echipă;
− implementare defectuoasă a tehnologiei la beneficiar; măsurile stabilite pentru
implementarea rezultatelor proiectului necesită procese de reorganizare mari ce impun riscuri pe
măsură;
− management defectuos; în activitatea managerială specifică proiectului au loc multe greşeli,
se derulează activităţi greşite ca urmare a incompetenţei managerului de proiect.
Structura de bază a planificării unui proiect poate avea următorul conţinut: identificarea
riscului, dezvoltarea unei strategii de răspuns la factorii de risc şi controlul riscurilor.
Modalităţile prin care se identifică riscurile pot fi:
− realizarea unei liste a riscurilor posibile;
− sesiunile de brainstorming;
− interviurile individuale;
− utilizarea profilului de risc;
− stabilirea riscurilor pe baza experienţelor precedente;
− compararea riscurilor cu cele survenite în cadrul proiectelor similare;
− stabilirea riscurilor ce pot surveni în derularea activităţilor şi a bugetului proiectului.
Cele mai întâlnite riscuri în decizia managerială sunt:
− absenţa luării deciziei sau de întârziere a comunicării deciziei adoptate;
− analiza incompletă a situaţiilor decizionale;
− neconştientizarea consecinţelor deciziilor pentru fiecare obiectiv al proiectului;
− căutarea de soluţii la nivel local;
− lipsa de concentrare şi de căutare a consensului;
− limitarea numărului de soluţii vizate;
− limitarea numărului de soluţii vizate;
− conflictul de interese;
− punerea sub semnul întrebării a deciziilor anterioare adoptate;
− slaba implicare a managementului;
− slaba capacitate de conducere;
− nerespectarea procesului decizional;
− recurgerea la jocuri de influenţă.
133
Concepte şi termeni de reţinut:
risc, managementul riscului, risc natural, risc de securitate fizică, risc politic, risc financiar şi
economic, risc informatic, risc tehnologic şi industrial, strategie de reducere a riscurilor, etapele
managementului riscului, categorii de riscuri specifice proiectelor, planificarea în managementul
riscului, strategia în managementul riscului, structura de bază a planificării unui proiect, modalităţi
de identificare a riscurilor, riscuri în decizia managerială.
1. Răspundeţi adevărat (dacă consideraţi că propoziţia este adevărată şi are clar definite
obiectivele proiectului) sau fals (dacă consideraţi că propoziţia este falsă).
a. Riscul reprezintă o stare latentă de bine.
b. Riscul reprezintă un pericol eventual, mai mult sau mai puţin previzibil; primejdie.
4. Identificaţi în formulările de mai jos pe cea care se referă la strategiile cele mai utilizate de
reducere a riscurilor în proiecte:
a) formularea riscurile în termeni cât mai precişi;
b schimbarea modului de comportament;
c) transferul riscurilor;
d) emiterea sau modificarea unor reguli.
Bibliografie obligatorie
1. Posea, Constantin, Sinteza cursului, www.spiruharet.ro
2. Zenovic, Gherasim (coord.); Andronie, Maria; Dumitru, Alexandru; Ştefan, Raluca Mariana;
Şerban, Măriuţa, Managementul proiectelor, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2010.
135
Unitatea de învăţare 7
MANAGEMENTUL CALITĂŢII PROIECTELOR
Cuprins
7.1. Introducere
7.2. Obiectivele şi competenţele unităţii de învăţare
7.3. Conţinutul unităţii de învăţare
7.3.1. Aspecte generale privind managementul calităţii
7.3.2. Managementul calităţii totale
7.3.3. Procesul de management al calităţii proiectelor
7.3.4. Elemente de principiu privind managementul calităţii proiectelor
7.3.4.1. Planificarea calităţii proiectelor
7.3.4.2. Asigurarea calităţii proiectelor
7.3.4.3. Controlul calităţii proiectelor
7.4. Îndrumar pentru verificare/autoverificare
7.1. Introducere
Managementul calităţii reprezintă ansamblul activităţilor
conducerii unei organizaţii, care determină în domeniul calităţii,
obiectivele şi responsabilităţile pe care le stabileşte în cadrul siste-
mului calităţii, prin mijloace, precum planificarea, controlul, asigu-
rarea şi îmbunătăţirea calităţii.
Sistemul calităţii reprezintă structura organizatorică, res-
ponsabilităţile, procedurile, procesele şi resursele pentru implemen-
tarea conducerii calităţii, ţinând cont de tipul specific de afaceri al
organizaţiei şi de conformitatea acestor elemente cu normele
internaţionale.
Principial, o abordare a problemei calităţii sub forma unui
proces, poate fi descrisă în cadrul unei structuri de management al
calităţii, sub forma unor succesiuni de etape.
Esenţa procesului constă în evidenţierea faptului că percepţia
pe care clienţii o prezintă asupra unei organizaţii sau companii, este
strâns legată de satisfacerea cerinţelor acestora asupra produselor
sau serviciilor specifice oferite.
Un aspect deosebit de important în desemnarea politicilor
de calitate ale unei organizaţii îl constituie cuantificarea în mod
direct a obiectivelor propuse. Această concretizare efectivă a
obiectivelor, prezintă un puternic impact asupra calităţii produsului,
eficacităţii operaţionale şi performanţelor financiare.
Succesul politicilor de calitate, precum şi a obiectivelor
aferente, sunt strâns legate de aplicarea unui sistem de management
la cel mai înalt nivel.
136
Aplicarea unei politici performante în domeniul calităţii,
precum şi obţinerea de rezultate bazate pe obiective cuantificabile,
este indisolubil legată de aplicarea unui sistem de management la cel
mai înalt nivel. În scopul stăpânirii şi îmbunătăţirii permanente a
sistemului de management al calităţii, este necesară în anumite
condiţii o abordare a întregului proces, cât şi a părţilor componente
din perspectiva unei abordări fractale.
În esenţă, structura fractală se defineşte prin reflectarea
tuturor constituentelor acesteia în cadrul structurii generale.
Importanţa deosebită a abordării unei structuri fractale în
cadrul unor sisteme cu structuri complexe, rezultă din transparenţa pe
care această structură o va conferi sistemului. Managementul calităţii
proiectului include procesele necesare pentru asigurarea că proiectul
va satisface cerinţele pentru care a fost lansat.
Managementul calităţii proiectului include toate funcţiile de
management care determină politica de calitate, obiectivele şi respon-
sabilităţile aferente proiectului şi se realizează prin „planificarea
calităţii”, „asigurarea calităţii”, „controlul calităţii”, „creşterea
calităţii”, cuprinse în „sistemul calităţii”.
Managementul calităţii proiectului, prezintă trei componente
distincte, fiecare dintre acestea fiind structurate pe: date de intrare,
instrumente şi tehnici de realizare a etapei calitative respective
precum şi rezultatele finale, ce sunt prezentate sub forma unor date de
ieşire.
Planificarea calităţii presupune identificarea standardelor de
calitate, relevante pentru proiect şi determinarea modalităţilor de
satisfacere a acestora. Este una dintre cheile proceselor ajutătoare ale
planificărilor proiectului. Poate fi realizată în mod regulat sau în
paralel cu alte procese de planificare. De exemplu, schimbările
cerute asupra produsului necesită stabilirea standardelor de calitate
aferente şi poate necesita ajustări de costuri pe parcursul fazelor
proiectului, sau, calitatea dorită a produsului poate necesita o analiză
de risc pentru identificarea problemelor ce pot apare la realizarea
proiectului.
Tehnicile de planificare a calităţii sunt, în cea mai mare
parte, cele utilizate în planificarea proiectului.
Echipa de proiect trebuie să respecte una dintre axiomele
fundamentale ale managementului modern al calităţii – calitatea se
planifică, nu se controlează. Asigurarea calităţii cuprinde evaluarea
şi demonstrarea că toate activităţile planificate şi realizate în sistemul
calităţii satisfac standardele şi reglementările de calitate ale
proiectului. Toate activităţile incluse în planul de management al
calităţii fac parte integrantă din sistemul de asigurare a calităţii.
Asigurarea calităţii este deseori realizată de un compartiment
specializat al organizaţiei, dar nu este obligatoriu. Poate fi realizată
de echipa de proiect, în interiorul organizaţiei din care face parte
(asigurare internă a calităţii) sau de către clienţi sau colaboratori
neimplicaţi în proiect (asigurare externă a calităţii). Controlul
calităţii implică monitorizarea rezultatelor ale proiectului în vederea
măsurării conformităţii lor cu standardele şi reglementările de calitate
de referinţă şi identificarea căilor de eliminare a cauzelor de
neconformitate.
137
Controlul calităţii se realizează pe întreg parcursul execuţiei
proiectului. Rezultatele monitorizate se referă atât la performanţele
produsului, cât şi la rezultatele managementului proiectului. Poate fi
coordonat de un compartiment specializat al organizaţiei din care
face parte echipa de proiect sau chiar de aceasta.
138
Timpul alocat unităţii de învăţare: 3 ore
1
Constantin Opran (coordonator), Managementul proiectelor, Editura
Comunicare, Bucureşti, 2002, p. 214.
2
Dicţionarul explicativ al limbii române, ediţia a II-a, Academia
Română, Institutul de Lingvistică „Iorgu Iordan”, Editura Univers
Enciclopedic, 1998.
3
Standardul de calitate S.R. – ENISO 9000.
139
d. Disponibilitatea; o caracteristică specială a bunurilor de
folosinţă îndelungată, ce se manifestă sub forma fiabilităţii şi mente-
nabilităţii. Fiabilitatea reprezintă „capacitatea unui aparat, a unui
sistem de a funcţiona fără incidente un timp dat”4. Mentenabilitatea
este „proprietatea unui produs de a fi întreţinut şi reparat cu uşu-
rinţă”5, într-un anumit timp, cu costuri minime.
Funcţiile managementului calităţii se referă la planificarea
calităţii, organizarea activităţilor referitoare la calitate, antrenarea
personalului pentru stabilirea şi îndeplinirea obiectivelor calităţii,
inserţia calităţii, asigurarea calităţii, îmbunătăţirea calităţii.
Modul în care se manifestă funcţiile managementului calităţii
este6:
− planificarea calităţii reprezintă ansamblul proceselor prin
care se stabilesc obiectivele şi cerinţele în domeniul calităţii, precum
şi resurselor necesare îndeplinirii acestora; se concretizează cu
stabilirea politicii în domeniul calităţii a obiectivelor şi planurilor
calităţii;
− organizarea activităţii se referă la ansamblul proceselor prin
care se stabilesc şi se delimitează procesele de muncă necesare şi
gruparea acestora pe subdiviziuni organizatorice conferindu-se spre
exercitare persoanelor din cadrul organizaţiei; se concretizează în
organigrama calităţii şi relaţii organizatorice;
− antrenarea personalului reprezintă ansamblul proceselor
prin intermediul cărora personalul este atras şi determinat să participe
la stabilirea obiectivelor, luându-se în considerare factorii motiva-
ţionali;
− inspecţia calităţii constă în ansamblul proceselor prin care
se supraveghează funcţionarea celorlalte procese şi se analizează
rezultatul în domeniul calităţii avându-se ca referinţe obiectivele şi
standardele;
− asigurarea calităţii reprezintă ansamblul proceselor prin
care se asigură corectitudinea activităţilor de planificare, organizare
şi inspecţie în scopul de a oferi încredere clienţilor. Aceasta se
concretizează în implementarea şi gestionarea unui management al
calităţii, după modelul oferit de ENSO 9000;
− îmbunătăţirea calităţii constă în ansamblul activităţilor în
urma cărora se stabilesc măsuri de eliminare a disfuncţiilor
constatate şi de îmbunătăţire a proceselor de asigurare a calităţii.
Elementele sistemului calităţii cuprinde 7:
− identificarea proceselor necesare sistemului de management
al calităţii (procesele de management al activităţilor, de asigurare a
resurselor, de furnizare a serviciilor, de măsurare, analiză şi îmbu-
nătăţire);
4
Florica Dumitrescu, Dicţionar de cuvinte recente, ediţia a II-a,
Editura Logos, Bucureşti, 1997.
5
Florin Marcu, Marele dicţionar de neologisme, Editura Saeculum,
Bucureşti, 2000.
6
Standardul SR EN ISO 9000:2001 – Sisteme de management al
calităţii – Principii fundamentale şi vocabular.
7
Standardul SR EN ISO 9001:2001 – Sisteme de management al
calităţii – Cerinţe.
140
− determinarea succesiunii şi interacţiunii acestor procese;
− determinarea criteriilor şi a metodelor necesare prin care se
asigură că atât efectuarea cât şi controlul acestor procese sunt eficace;
− asigurarea disponibilităţii resurselor şi informaţiilor nece-
sare în vederea execuţiei şi monitorizării acestor procese;
− monitorizarea, măsurarea şi analiza acestor procese;
− implementarea de acţiuni necesare în vederea realizării
rezultatelor planificate şi îmbunătăţirea continuă a acestor procese;
aceste procese sunt conduse în conformitate cu cerinţele standardului
de referinţă.
Sistemul de management al calităţii, bazat pe procese,
cuprinde:
− procese principale, de realizare a produsului/serviciului;
sunt procesele pentru care clientul plăteşte, care creează valoare,
determină calitatea produselor/serviciilor;
− procese suport, ajutătoare; sunt procesele care susţin
procesele principale şi procesele manageriale, cărora le asigură
funcţionarea normală, fără pierderi;
− procese manageriale; sunt procesele care coordonează
derularea proceselor principale şi proceselor suport.
Elementele sistemului calităţii pot fi grupate în: elemente de
conducere şi elemente de desfăşurare.
a. Elementele de conducere a sistemului calităţii reprezintă
sarcinile ce revin în mod direct conducerii organizaţiei în asigurarea
calităţii, şi cuprinde:
− politica în domeniul calităţii;
− responsabilităţile şi autoritatea în domeniul calităţii;
− documentaţia sistemului calităţii.
b. Elementele de desfăşurare a sistemului calităţii sunt gru-
pate astfel:
− elemente legate nemijlocit de producţie: asigurarea calităţii
în planificare, dezvoltare, aprovizionare, fabricaţie;
− elemente ajutătoare ale producţiei (ale planificării şi reali-
zării produselor): asigurarea calităţii în manipulare, depozitare, trans-
port, în stabilirea şi ţinerea sub control a mijloacelor de verificare şi
în documentaţia referitoare la calitate;
− elemente care se referă la defecte/neconformităţi: ţinerea
sub control a produsului neconform, acţiuni corective;
− elemente referitoare la utilizarea produsului.
Manualul calităţii prezintă politica în domeniul calităţii şi
descrie sistemul calităţii unei organizaţii, servind ca referinţă
permanentă în implementarea şi menţinerea sistemului respectiv.
Acesta oferă următoarele avantaje:
− facilitează înţelegerea unitară a politicii calităţii;
− asigură coerenţa politicii calităţii şi a obiectivelor generale
ale organizaţiei în domeniul calităţii cu cele compartimentale;
− facilitează realizarea obiectivelor calităţii, prin definirea
structurii organizatorice şi a responsabilităţii diferitelor entităţi
funcţionale, privind realizarea şi îmbunătăţirea calităţii;
− îmbunătăţeşte comunicarea în interiorul organizaţiei, prin
delimitarea canalelor verticale şi orizontale de comunicare,
referitoare la toate problemele calităţii;
141
− îmbunătăţeşte comunicarea în relaţiile organizaţiei cu
clienţii şi partenerii săi;
− contribuie la crearea unei imagini favorabile în relaţiile cu
clienţii, favorizând câştigarea încrederii acestora că cerinţele
specificate în contract vor fi satisfăcute;
− asigură instruirea unitară a personalului organizaţiei,
privind elementele sistemului calităţii şi facilitează conştientizarea
acestuia în ceea ce priveşte impactul propriei activităţi asupra calităţii
produsului finit;
− asigură accesul imediat la documentele sistemului calităţii
şi facilitează gestionarea acestora;
− serveşte ca document principal pentru auditul sistemului
calităţii (intern şi extern).
Manualul calităţii poate fi structurat astfel8:
− titlul, scopul şi domeniul de aplicare a manualului;
− cuprinsul manualului;
− pagina introductivă referitoare la organizaţie şi manual;
− politica în domeniul calităţii şi obiectivele referitoare la
calitate;
− prezentarea organizaţiei, a responsabilităţilor şi autorităţii;
− descrierea elementelor sistemului calităţii şi/sau indicarea
procedurilor sistemului calităţii;
− secţiune cu definiţii (terminologie);
− ghid al manualului calităţii;
− anexă conţinând date de referinţă.
În scopul asigurării interne a calităţii se recomandă
elaborarea unor proceduri operaţionale scrise, care să precizeze
obiectivele şi rezultatele aşteptate ale diferitelor activităţi cu incidenţă
asupra calităţii. Elaborarea unei asemenea proceduri presupune
parcurgerea următoarelor etape9:
− descrierea fiecărei activităţi din cadrul compartimentului în
cauză, prin completarea fişelor distribuite lucrătorilor implicaţi în
activităţile respective;
− analiza fişelor de către şeful compartimentului (se identifică
eventualele disfuncţionalităţi în desfăşurarea activităţilor);
− elaborarea proiectului de procedură pentru activităţile
respective, eliminându-se disfuncţionalităţile identificate;
− examinarea proiectului de procedură de către echipa de
redactare a documentelor sistemului calităţii, în raport cu cerinţele
referenţialului stabilit (standard internaţional etc.), proiectul fiind
retrimis celor care l-au elaborat, împreună cu constatările făcute;
− reanalizarea procedurii de către echipa de redactare şi
aprobarea acesteia.
8
Standardul SR ISO 10013: 1997, Ghid pentru elaborarea manualelor
calităţii.
9
Standardul SR EN ISO 9004:2001 – Sisteme de management al
calităţii – Linii directoare pentru îmbunătăţirea performanţelor; Standardul
SR EN ISO 9004- + A1 – Managementul Calităţii şi elemente ale sistemelor
calităţii – Partea 4 : Ghid pentru îmbunătăţirea calităţii.
142
7.3.2. Managementul calităţii totale
Managementul calităţii totale este o abordare managerială
focalizată pe dezvoltarea unei organizaţii dedicate clientului pentru a
se asigura satisfacţia acestuia, bazată pe o viziune holistică a calităţii
care include totalitatea proceselor şi serviciilor unei organizaţii
intercorelate şi îmbunătăţirea continuă a calităţii, construind o cultură
a calităţii şi asigurând participarea intensă a membrilor organizaţiei la
obţinerea unei calităţi ridicate10.
Managementul calităţii totale este o strategie organizaţională
fundamentată pe ideea că performanţa în atingerea unei calităţi
superioare este realizată doar prin implicarea cu perseverenţă a
întregii organizaţii în procese de îmbunătăţire permanentă. Obiectivul
este creşterea eficienţei şi eficacităţii în satisfacerea clienţilor.
Conceptul de management al calităţii totale (Total Quality
Management – TQM) a fost propus de Dr. Edwards Deming, în 1940,
dar utilizarea lui a început în anul 1985, odată cu preluarea de către
americani a unor principii de lucru din industria japoneză dintre care
se pot aminti:
− concentrarea pe procesele de îmbunătăţire permanentă,
astfel încât procesele să fie vizibile, repetabile şi măsurabile
(Kaizen);
− concentrarea pe analizarea şi eliminarea efectelor nedorite
ale proceselor de producţie (Atarimae Hinshitsu);
− examinarea modului prin care utilizatorii folosesc produsele
în scopul îmbunătăţirii produsului (Kansei);
− extinderea preocupărilor manageriale dincolo de produs
(Miryokuteki Hinshisu).
Elementele definitorii din managementul calităţii totale sunt:
îmbunătăţire permanentă şi la nivelul întregii organizaţii, iar toate
procesele implicate accentuează bucla de feedback.
Managementul calităţii totale presupune, printre altele, şi o
luptă permanentă pentru a se obţine „0” defecte.
Managementul calităţii totale reprezintă o activitate de
determinare a obiectivelor de calitate şi de proiectare a produselor şi
proceselor necesare pentru atingerea acestor obiective. Este un instru-
ment strategic ce traduce, adaptează şi focalizează capabilităţile siste-
mului calităţii din cadrul organizaţiei (ansamblu de structuri organi-
zatorice, resurse, procese, proceduri, responsabilităţi) pentru a realiza
un anumit proiect sau produs al acestuia potrivit caracteristicilor de
calitate solicitate de client şi/sau pe care organizaţia le propune.
Include planificarea producţiei, planificarea managerială şi operaţio-
nală, elaborarea planurilor calităţii şi prevederea de măsuri pentru
îmbunătăţirea calităţii.
Domeniul de aplicabilitate al acestei metode este extrem de
vast, având particularităţi şi manifestări distincte în funcţie de modul
de aplicabilitate, însă principiile care stau la baza managementului
calităţii totale sunt imuabile şi prezintă următoarele direcţii11:
10
Ovidiu Nicolescu (coordonator), Dicţionar de management, Editura
Pro Universitaria, Bucureşti, 2011, p. 338.
11
Constantin Opran (coordonator), Managementul proiectelor,
Editura Comunicare, Bucureşti, 2002, p. 217.
143
a. Orientare spre client cuprinde:
− cunoaşterea şi îndeplinirea cerinţelor clientului (intern/extern);
− aplicarea unei concepţii totale (răspundere individuală
pentru relaţia individuală client – furnizor).
b. Comportament de management exprimat prin practicarea
unui comportament managerial exemplar, capabil să constituie
exemplu, să convingă şi să motiveze în interior şi exterior.
c. Comportament preventiv caracterizat prin:
− evitarea deficienţelor la fiecare prestaţie (adăugarea de
valoare);
− adoptarea unei strategii orientate spre calitate (stabilirea
obiectivelor, realizarea obiectivelor revizuite).
d. Orientare spre proces având în vedere:
− îmbunătăţirea continuă a proceselor şi activităţilor;
− realizarea de rezultate mai bune, prin implicarea tuturor
angajaţilor în îmbunătăţirea continuă a proceselor.
Managementul calităţii totale se bazează pe conlucrarea
fructuoasă dintre politicile din domeniul calităţii (care sunt în relaţie
directă cu obiectivele calităţii), planificarea, controlul şi îmbună-
tăţirea calităţii produselor şi/sau serviciilor.
144
a. Procesele pentru managementul organizaţiei includ proce-
se referitoare la planificarea strategică, stabilirea politicii calităţii şi
obiectivelor calităţii, asigurarea comunicării între funcţiuni şi procese
în organizaţie, asigurarea disponibilităţii resurselor necesare pentru
obiectivele calităţii şi analizele efectuate de management ale siste-
mului de management al calităţii.
b. Procesele pentru managementul resurselor includ acele
procese pentru asigurarea resurselor care sunt necesare pentru proce-
sele de management ale organizaţiei, pentru realizarea produsului şi
pentru măsurare.
c. Procesele pentru realizare includ toate procesele care
conduc la obţinerea rezultatului intenţionat. Procesele de realizare se
referă la procesul de producţie al produsului sau de furnizare a
serviciului. Aceste procese includ: procese de planificare a realizării
produsului, procese referitoare la relaţia cu clienţii, procese de
proiectare şi dezvoltare a produsului sau serviciului, procesul de
producţie sau de furnizare a serviciului, procesul de aprovizionare,
procesul de control al dispozitivelor de măsurare şi de monitorizare.
d. Procesele de măsurare, analiză şi îmbunătăţire sunt acele
procese necesare pentru a măsura şi colecta date pentru analiza
performanţelor şi pentru îmbunătăţirea eficacităţii şi eficienţei
sistemului de management al calităţii. Acestea includ procese de
măsurare, monitorizare şi de audit, pentru analiza performanţelor şi
procese de îmbunătăţire (de exemplu, pentru acţiuni corective şi
preventive) şi constituie parte integrantă a proceselor de manage-
ment, de managementul resurselor şi a proceselor de realizare. Pentru
efectuarea îmbunătăţirilor ar putea exista două mecanisme:
− ca parte a proceselor managementului calităţii; acestea s-ar
putea referi la rectificări, acţiuni corective şi acţiuni preventive;
− ca rezultat al analizei efectuate de management a întregului
sistem de managementul calităţii, pentru a evalua necesităţile de
schimbare în sistem.
Sistemul de procese constituie activităţile corelate, efectuate
şi rezultatele intermediare obţinute pentru a produce rezultatul dorit,
destinat clientului. Principiul abordării, ca sistem a proceselor, este
reflectat în clauzele 4.1 şi 4.2 ale standardului ISO 9001:2008.
Pentru implementarea abordării, ca procese a sistemului de
managementul calităţii, se poate aplica următoarea metodologie15:
− identificarea proceselor din organizaţie pentru întregul
sistem, necesare pentru a produce rezultatele intenţionate;
− planificarea proceselor;
− implementarea, managementul şi măsurarea proceselor;
− analiza proceselor;
− acţiuni corective, acţiuni preventive şi îmbunătăţirea proce-
selor.
a. Identificarea proceselor din organizaţie poate fi realizată
în următoarea succesiune de activităţi:
− definirea scopului organizaţiei;
− definirea politicilor şi obiectivelor organizaţiei;
− identificarea proceselor din organizaţie care afectează direct
calitatea produselor sau serviciului furnizat şi a cerinţelor de calitate
pentru fiecare proces;
15
ASRO (2008). SR EN ISO 9001:2008. Sisteme de management al
calităţii. Cerinţe.
145
− determinarea succesiunii proceselor, de exemplu, cu
ajutorul unei diagrame de flux sau scheme-bloc;
− definirea responsabilităţilor şi autorităţii pentru fiecare proces;
− definirea documentaţiei proceselor.
Identificarea proceselor se poate efectua prin schiţarea cate-
goriilor largi de procese sau prin listarea departamentelor organizaţiei
(de exemplu: achiziţii, recepţie, controlul producţiei, vânzări şi
marketing, service-ul pentru clienţi, producţia, controlul calităţii,
expediţii). Apoi se indică corelaţiile dintre procese, prin utilizarea
unei diagrame de flux sau a unei diagrame care să reprezinte vizual
succesiunea proceselor. Există software pentru construirea diagra-
melor de flux. Procesele identificate ale sistemului de managementul
calităţii includ toate procesele de producţie, de creare a serviciului
furnizat clienţilor şi de administraţie, care afectează calitatea produ-
sului sau serviciului, precum şi satisfacţia clientului. La identificarea
proceselor din organizaţie, necesare sistemului de management al
calităţii, este necesar să fie nominalizate procesele-cheie care trebuie
să satisfacă următoarele cerinţe16:
− procese de management general al organizaţiei;
− procese de managementul resurselor umane;
− procese de managementul resurselor fizice (clădiri, utilităţi,
echipament pentru procese etc.);
− procese de proiectarea şi dezvoltarea produsului/serviciului;
− procesul de producţie şi de furnizare de servicii;
− procesul de aprovizionare;
− procese de măsurare şi îmbunătăţire;
− procese de livrare a produsului/serviciului.
b. Planificarea proceselor implică:
− specificarea intrărilor: resurse umane, financiare, tehnolo-
gice, materiale şi informaţionale;
− descrierea etapelor, activităţilor şi fluxurilor procesului;
− definirea interfeţelor între etapele procesului;
− definirea cerinţelor şi mecanismului de monitorizare şi
măsurare;
− definirea resurselor necesare procesului considerat;
− verificarea procesului şi activităţilor acestuia faţă de obiec-
tivele planificate;
− delegarea autorităţii pentru acţiuni corective, necesare
atunci când procesul ajunge „în afara controlului”.
c. Pentru implementarea proceselor, organizaţia trebuie să
elaboreze proiecte pentru implementarea proceselor şi activităţilor
care compun procesele, precum şi pentru măsurarea proceselor,
proiecte care includ: comunicările din organizaţie, conştientizare,
training, managementul schimbării, implicarea managementului de
vârf, activităţi de analiză aplicabile. Proiectele de implementare
trebuie să includă efectuarea măsurătorilor, monitorizarea proceselor
şi realizarea controalelor planificate. Un proiect de implementare a
sistemului de management al calităţii poate necesita 6-9 luni, însă
domeniul de variaţie a duratelor poate fi de la 3 până la 20 luni. La
implementarea sistemului de management al calităţii se vor urma
procedurile documentate şi instrucţiunile de lucru elaborate.
16
Standardul SR EN ISO 9001:2008. Sisteme de management al
calităţii. Cerinţe.
146
d. Analiza procesului constă în evaluarea datelor procesului
obţinute prin monitorizare şi măsurare, pentru a cuantifica perfor-
manţele procesului. Totodată, se identifică oportunităţile de îmbună-
tăţire a proceselor, pe baza datelor performanţelor. Aceste îmbună-
tăţiri ale proceselor vor fi realizate utilizând procese de acţiuni
corective şi de acţiuni preventive, fără să se omită necesitatea reviziei
documentaţiei elaborate anterior.
Acţiunile corective17 sunt acţiuni pentru a elimina cauzele
unor neconformităţi detectate (erori, defecte, lipsa controlului adecvat
al proceselor). Trebuie specificată metoda pentru implementarea
acţiunilor corective. Acţiunile preventive18 sunt acţiuni pentru a eli-
mina cauza unei neconformităţi potenţiale, pentru a preveni apariţia
în toate procesele a unor riscuri similare. În privinţa acţiunilor
preventive, trebuie să se evalueze riscul apariţiei potenţiale a noncon-
formităţilor, care trebuie să fie diminuat. Pentru acţiuni preventive
pot fi utilizate următoarele instrumente:
− liste de control;
− analiza modurilor de defectare şi a efectelor lor;
− analiza prin arbore de defectare.
În consecinţă, procesele sistemului de management al calită-
ţii pot fi clasificate în:
− procese de management (sau de decizie): sunt procesele
care comandă funcţionarea sistemului;
− procese operaţionale (sau procese principale/cheie) –
procese care constituie business-ul principal şi creează fluxul de
valori. Procese operaţionale tipice sunt: achiziţia, fabricaţia
(realizarea produsului), marketingul, vânzări etc.;
− procese de suport sau de sprijin; în categoria proceselor de
suport ale sistemului de management al calităţii pot fi incluse:
managementul responsabilităţilor; ţinerea sub control a sistemului;
managementul resurselor; analiza datelor; îmbunătăţirea continuă.
Un document mai recent recomandă următorii paşi pentru
aplicarea cu succes a sistemului de managementul calităţii19:
− angajamentul deplin al managementului de la cel mai înalt
nivel;
− identificarea proceselor-cheie şi interacţiunilor necesare
pentru a satisface obiectivele calităţii;
− implementarea şi managerizarea sistemului calităţii şi a
proceselor acestuia (utilizând tehnici de management al proceselor);
− construirea sistemului de managementul calităţii în
organizaţie, bazat pe standardul ISO 9001;
− implementarea sistemului, traning-ul personalului organiza-
ţiei şi verificarea operării proceselor;
− managerizarea sistemului de control al calităţii (concentrarea
pe satisfacţia clienţilor, monitorizarea şi măsurarea proceselor,
acţiuni de îmbunătăţire continuă etc.);
− dacă este necesar, urmărirea necesităţii de certificare/înre-
gistrare de către a treia parte (un organism de specialitate abilitat) sau
ca alternativă, emiterea unei declaraţii proprii de conformitate.
17
Răspunde cerinţelor 8.5.2 ,,Acţiune corectivă” din SR EN ISO
9001:2001.
18
Răspunde cerinţelor 8.5.3 ,,Acţiune preventivă” din SR EN ISO
9001:2001.
19
ISO/TC 176 (2009). Selection and use of the ISO 9000 family of
standards. Geneva.
147
Procesele identificate ale sistemului de management al
calităţii, care afectează direct calitatea, trebuie să fie conduse în
condiţii bine definite (controlate) care includ următoarele20:
− trebuie utilizate numai echipamente, medii de lucru şi faci-
lităţi adecvate;
− atunci când este cazul, echipamentele, procesele şi para-
metrii operaţionali trebuie aprobate de personal autorizat;
− modul de operare intenţionat al proceselor trebuie să fie
documentat;
− parametrii proceselor şi caracteristicile produselor trebuie
să fie monitorizate şi controlate; aceşti parametri şi caracteristici ale
proceselor, respectiv produselor ar putea fi identificate în proceduri
documentate ale proceselor şi în instrucţiuni de lucru. Procedurile şi
instrucţiunile ar putea include documente, videocasete sau mostre
reprezentative de produse, diagrame de flux, harta procesului etc.;
− trebuie definite documentate şi implementate norme clare
de execuţie pentru acceptarea produselor şi pentru modul de operare
al proceselor. Aceste norme pot include descrieri scrise, fotografii sau
ilustraţii şi mostre fizice;
− mentenanţa corespunzătoare a proceselor trebuie să fie
asigurată, pentru a prezerva sau a îmbunătăţi capabilitatea iniţială a
proceselor. Aceasta ar putea include mentenanţa preventivă pentru
echipamentele de măsurare şi încercare utilizate în procesele de
producţie şi de inspecţie.
Organizaţia trebuie să elaboreze proceduri documentate
pentru desfăşurarea în condiţii controlate a proceselor critice în ceea
ce priveşte calitatea.
Conţinutul acestor proceduri documentate ar trebui să aibă
următoarea structură:
− să identifice toate procesele care influenţează direct calita-
tea;
− să definească modul de planificare şi documentare a
desfăşurării fiecărui proces;
− să fie definite, pentru fiecare proces, metodele de realizare a
operaţiilor în condiţii controlate, inclusiv: identificarea planurilor,
procedurilor, instrucţiunilor de lucru, normelor de acceptare a produ-
selor care vor fi folosite; identificarea facilităţilor, echipamentelor,
sculelor, instrumentelor şi aparatelor de măsurare sau mediului de
lucru; identificarea parametrilor de proces şi caracteristicilor produ-
selor care trebuie să fie controlate, inclusiv frecvenţa şi metodele de
monitorizare, limitele de acceptare a produselor şi acţiuni de reme-
diere când aceste limite sunt depăşite; definirea tipului şi frecvenţei
activităţilor de mentenanţă a echipamentelor sau facilităţilor;
− identificarea persoanelor care au autoritatea de a modifica
cerinţele menţinerii sub control a proceselor;
− nominalizarea categoriilor de înregistrări ale parametrilor
de proces, ale echipamentelor sau calificărilor necesare ale
personalului, care trebuie generate;
20
NASA Reference Publication 1392 (1996). ISO 9000 Implementation
and Assessment. A Guide to Developing and Evaluating Quality
Management Systems. NASA-RP-1392. Authors: Robert J.Navarro and Barry
Grimm. Ames Research Center, Moffett Field, California.
148
− identificarea formularelor şi înregistrărilor care sunt necesa-
re pentru implementarea sistemului de management al calităţii.
Trebuie observat că înregistrările sunt diferite faţă de proceduri
documentate sau instrucţiuni, care specifică ceea ce trebuie făcut. O
înregistrare este „istoria” a ceea ce s-a făcut, este o declaraţie asupra
rezultatelor obţinute sau o menţionare a dovezilor obiective privind
activităţile desfăşurate. O procedură descrie un proces care trebuie
efectuat.
Documentaţia sistemului de management al calităţii este
structurată pe patru niveluri:
− nivelul I – manualul calităţii;
− nivelul II – proceduri documentate (menţionate în manualul
calităţii);
− nivelul III – instrucţiuni de lucru (specifice organizaţiei);
− nivelul IV – înregistrări şi formulare.
Standardul ISO 9001/2008 menţionează necesitatea elabo-
rării obligatorii de proceduri documentate pentru şase proceduri
specifice: ţinerea sub control a documentelor (cap. 4.2.3); ţinerea sub
control a înregistrărilor referitoare la calitate (cap. 4.2.4); auditul
intern al calităţii (cap. 8.2.2); controlul produsului neconform (8.3);
acţiuni corective (cap. 8.5.2); acţiuni preventive (cap. 8.5.3).
Organizaţiile trebuie să stabilească ce procese trebuie să fie
documentate, pe baza următoarelor criterii:
− tipul şi dimensiunea organizaţiei;
− complexitatea proceselor şi interacţiunile acestora;
− criticitatea (nivelul critic) proceselor;
− disponibilitatea personalului competent şi instruirea acestuia;
− cerinţele clienţilor;
− cerinţele reglementărilor aplicabile.
Organizaţia poate îmbunătăţi sistemul de managementul
calităţii şi poate demonstra conformitatea proceselor, produselor şi
sistemului şi prin întocmirea altor documente, chiar dacă standardul
nu le solicită în mod explicit21:
− harta proceselor sau matricea proceselor;
− specificaţii pentru produs;
− programe de producţie;
− lista furnizorilor aprobaţi;
− planuri de testare şi inspecţie.
− manuale de instalare, operare şi service;
− reguli şi proceduri ale organizaţiei;
− specificaţii pentru ambalarea şi marcarea produselor.
21
Generalităţi privind sistemul de management al calităţii conform
ISO 9001:2000.
149
7.3.4.1. Planificarea calităţii proiectelor
Procesul planificării calităţii cuprinde următoarele etape:
− diagnosticul calităţii;
− analiza previzională;
− stabilirea obiectivelor fundamentale în domeniul calităţii;
− determinarea resurselor necesare pentru realizarea acestor
obiective;
− stabilirea acţiunilor optime de întreprins, prin planul strate-
gic al calităţii.
a. Diagnosticul calităţii reprezintă o examinare metodică a
tuturor proceselor organizaţiei, cu implicaţii asupra produselor/ser-
viciilor pe care le realizează. Această examinare se face în scopul
evaluării performanţelor organizaţiei, în domeniul calităţii, în raport
cu rezultatele obţinute într-o perioadă anumită sau comparativ cu
performanţele concurenţilor. Eficacitatea diagnosticului calităţii
depinde foarte mult de competenţa persoanelor care-l efectuează şi de
metodologia utilizată. Se recomandă, de aceea, ca organizaţia să
apeleze la experţi cu o foarte bună pregătire şi experienţă în domeniu.
Un diagnostic al calităţii presupune parcurgerea următoarelor
etape: pre-diagnosticul, analiza situaţiei existente, evaluarea cerin-
ţelor şi întocmirea raportului de diagnostic.
Pre-diagnosticul calităţii este etapa în care expertul ia primul
contact cu managementul organizaţiei şi cu compartimentele acesteia.
De asemenea, el prezintă metodologia diagnosticului calităţii. După
acest schimb, expertul adună datele şi documentele care-i sunt
necesare şi care se referă la:
− statutul juridic al organizaţiei: activităţi principale, forma
juridică, structura capitalului, număr de salariaţi, linii de produse etc.;
− date financiare: evoluţia capitalului, cifra de afaceri, fondul
de salarii, beneficiul net etc.;
− mijloace de producţie: suprafaţa ocupată, principalele echi-
pamente şi materiale, capacităţi de producţie, situaţia investiţiilor etc.;
− resurse umane: efectivul total, efectivul din producţie,
organigrama, repartizarea personalului pe funcţii, vârsta medie a
personalului, sistemul de salarizare, de instruire, climatul social;
− comercial: documente comerciale, referinţe de la clienţi,
cifra de afaceri realizată cu cei mai importanţi clienţi etc.
Analiza situaţiei existente. Ţinând seama de planul general
de diagnostic, expertul stabileşte fişele-chestionar pe care le va folosi
în analiză. Aceste fişe pot fi structurate luând în considerare
următoarele aspecte: implicarea conducerii în problemele calităţii,
proiectarea şi dezvoltarea, aprovizionarea, producţia, depozitarea şi
distribuţia, evaluarea calităţii, informare şi documentare, identificarea
şi trasabilitatea produsului. Comercializarea produsului, formarea şi
antrenarea personalului.
Evaluarea costurilor referitoare la calitate se realizează
ţinând seama de categoriile de costuri delimitate (costuri de preve-
nire, evaluare şi defectări) şi de sistemul de evidenţă specific al
organizaţiei.
Raportul diagnosticului calităţii pune în evidenţă disfuncţio-
nalităţile constatate şi soluţiile preconizate pentru eliminarea lor.
Acesta poate fi structurat astfel:
150
− prezentarea organizaţiei;
− obiectivele urmărite prin diagnostic;
− disfunctionalităţile constatate;
− observaţiile privind costurile referitoare la calitate;
− concluziile şi recomandările expertului.
Planificarea calităţii trebuie să fie corelată cu ansamblul
cerinţelor sistemului calităţii organizaţiei şi să asigure că cerinţele
specificate pentru produse, proiecte şi contracte vor fi satisfăcute. În
acest scop, organizaţia va acorda importanţă următoarelor activităţi22:
− elaborării planului calităţii;
− identificării şi procurării tuturor mijloacelor necesare pentru
ţinerea sub control a activităţilor, proceselor, echipamentelor
(inclusiv a celor de inspecţie şi încercări), resurselor umane, care pot
fi necesare pentru obţinerea calităţii cerute;
− asigurarea compatibilităţii proiectelor, proceselor de
producţie, serviciilor asociate, procedurilor de inspecţie şi încercări
şi a documentaţiei aplicate;
− actualizarea permanentă a tehnicilor de ţinere sub control a
calităţii, a tehnicilor de inspecţie şi încercări şi dezvoltarea unor noi
instrumente;
− identificarea tuturor cerinţelor metrologice;
− identificarea sistemelor de verificare corespunzătoare
pentru fiecare dintre fazele realizării produsului;
− clarificarea normelor de acceptare pentru toate caracteris-
ticile şi cerinţele, inclusiv a celor care conţin elemente subiective;
− identificarea şi pregătirea înregistrărilor referitoare la cali-
tate.
Pentru toate produsele şi procesele organizaţiei, conducerea
acesteia trebuie să asigure elaborarea şi ţinerea la zi a unor planuri
scrise, referitoare la calitate, care să definească23:
− obiectivele referitoare la calitate, care trebuie realizate
(caracteristici sau specificaţii, uniformitatea, caracteristici estetice,
siguranţa în funcţionare etc.);
− etapele proceselor organizaţiei (pentru reprezentarea
elementelor procesului pot fi folosite scheme, diagrame etc.);
− atribuirea responsabilităţilor specifice, a autorităţii şi
mijloacelor corespunzătoare diferitelor faze ale proiectului;
− procedurile şi instrucţiunile scrise, specifice, care trebuie
aplicate;
− programe de încercări, inspecţii, examinare şi de audit,
corespunzătoare diferitelor faze (proiectare/dezvoltare);
− o procedură scrisă, referitoare la modificările şi completarea
planului calităţii;
− o metodă care să permită determinarea gradului de înde-
plinire a obiectivelor referitoare la calitate;
− alte acţiuni necesare pentru realizarea obiectivelor refe-
ritoare la calitate.
22
Standardul SR EN ISO 9001:2008. Sisteme de management al
calităţii. Cerinţe.
23
Standardul SR ISO 9004:1:1995, Managementul calităţii şi
elementele sistemului calităţii, Partea I – Ghid.
151
7.3.4.2 Asigurarea calităţii proiectelor
Standardele internaţionale din familia ISO 9000 sunt standar-
de generale, care conţin recomandări privind managementul calităţii
şi cerinţe pentru asigurarea calităţii.
Standardele din familia ISO 9000 cuprind standarde interna-
ţionale elaborate de Comitetul tehnic ISO/TC 176, şi anume:
− standardele numerotate de la ISO 9001 la ISO 9004,
inclusiv cele derivate din ISO 9000 şi ISO 9004;
− standardele numerotate de la ISO 10001 la ISO 10020,
inclusiv cele derivate din acestea;
− standardul ISO 8402.
Standardele ISO 9000 pot fi utilizate în următoarele situaţii:
− în scopul asigurării interne a calităţii: organizaţia urmăreşte
satisfacerea cerinţelor referitoare la calitate, în condiţiile de renta-
bilitate;
− în situaţii contractuale, între furnizor şi client: clientul
prevede prin contract anumite cerinţe privind sistemul calităţii
furnizorului, specificând un model de asigurare a calităţii;
− pentru obţinerea unei aprobări sau în scopul înregistrării de
către o terţă parte: sistemul calităţii furnizorului este evaluat de către
o terţă parte; sistemul calităţii furnizorului este evaluat de către client,
în scopul recunoaşterii conformităţii acestuia cu standardul de
referinţă;
− în scopul certificării sau înregistrării de către o terţă parte:
sistemul calităţii este evaluat de către organismul de certificare,
furnizorul menţinând acest sistem pentru toţi clienţii săi, cu excepţia
situaţiilor în care, prin contract, se stabilesc alte cerinţe. Adoptarea
unei asemenea soluţii este avantajoasă, pentru că permite reducerea
numărului evaluărilor sistemului calităţii organizaţiei, efectuate de
clienţi.
În scopul evaluării sistemului calităţii trebuie luate în
considerare următoarele aspecte:
− dacă procesele sunt definite şi procedurile lor sunt docu-
mentate;
− dacă procesele se desfăşoară potrivit procedurilor docu-
mentaţiei;
− dacă procesele sunt eficiente, astfel încât să permită obţi-
nerea rezultatelor aşteptate.
Asigurarea internă a calităţii are în atenţie formularea că
sistemul calităţii implică toate etapele ciclului vieţii unui produs şi ale
proceselor, începând cu identificarea nevoilor pieţei, până la satisfa-
cerea finală a cerinţelor24.
Conducerea organizaţiei este cea care răspunde de
implementarea sistemului calităţii.
În acest scop, trebuie definite şi documentate activităţile care
contribuie, direct sau indirect, la realizarea calităţii.
În cadrul organizării structurale a organizaţiei, trebuie definită
clar structura organizatorică aferentă activităţilor cu incidenţă asupra
calităţii, legăturile ierarhice şi circuitele de comunicare corespunzătoare.
24
Standardul SR ISO 9004:1:1995, Managementul calităţii şi
elementele sistemului calităţii, Partea I – Ghid.
152
Conducerea organizaţiei răspunde de identificarea cerinţelor
privind resursele şi de asigurarea lor, pentru implementarea politicii
calităţii: resurse umane şi calificări de specialitate, echipamente de
proiectare şi dezvoltare, echipamente de fabricaţie, inspecţie,
încercări şi examinare, software.
Sistemul calităţii trebuie astfel organizat încât toate
activităţile să fie ţinute sub control, în mod continuu. Se recomandă
ca sistemul calităţii să cuprindă proceduri scrise referitoare la
managementul configuraţiei, care cuprinde: identificarea, ţinerea sub
control, înregistrarea, urmărirea şi auditul configuraţiei.
Asigurarea calităţii în proiectare implică25:
− definirea proiectului: stabilirea responsabilităţilor pentru
fiecare activitate de proiectare/dezvoltare; definirea clară în proiect a
aspectelor referitoare la calitate;
− specificarea metodelor de măsurare şi încercare pentru
evaluarea produsului şi proceselor, în etapele proiectării şi fabricaţiei,
cu precizarea criteriilor de acceptare;
− analiza proiectului, cu luarea în considerare a elementelor
referitoare la satisfacerea nevoilor clientului, specificarea produsului
şi a proceselor, verificându-se proiectul prin încercări pe prototip;
− calificarea şi validarea proiectului implică evaluarea
periodică a acestuia prin diferite metode: arborele defectelor,
încercarea prototipului şi/sau a eşantioanelor, validarea sistemelor
informatice etc.;
− analiza finală a proiectului şi lansarea în fabricaţie;
− analiza aptitudinii de lansare pe piaţă se referă la:
disponibilitatea unei documentaţii adecvate, referitoare la instalare,
utilizare, întreţinere şi reparare; existenţa unui sistem adecvat de
distribuţie şi de service; instruirea privind utilizarea produsului şi
disponibilitatea pieselor de schimb etc.;
− ţinerea sub control a modificărilor proiectului;
− recalificarea proiectului.
Asigurarea externă a calităţii presupune:
• Standardul ISO 9001: 1995. „Sistemele calităţii. Model pentru
asigurarea calităţii în proiectare, dezvoltare, producţie, montaj şi
service” prevede cerinţele referitoare la sistemul calităţii, care sunt
aplicabile atunci când trebuie demonstrată aptitudinea furnizorului de
a proiecta şi realiza un produs.
• Standardul ISO 9002: 1996. „Sistemele calităţii. Model pentru
asigurarea calităţii în producţie, instalare şi servicii asociate” prevede
cerinţele referitoare la sistemul calităţii, care sunt aplicabile atunci
când trebuie demonstrată aptitudinea unei organizaţii de a furniza un
produs conform unui proiect stabilit.
• Standardul ISO 9003: 1996. „Sistemele calităţii. Model pentru
asigurarea calităţii în inspecţie şi încercările finale” prevede cerinţele
referitoare la sistemul calităţii, care sunt aplicabile atunci când
contractul cere demonstrarea aptitudinii furnizorului de a detecta
toate neconformităţile produsului şi de a ţine sub control dispoziţiile
corespunzătoare, în timpul inspecţiei şi încercărilor finale.
25
Ibidem.
153
În alegerea modelului de asigurare externă a calităţii trebuie
să fie luate în considerare şi următoarele caracteristici ale produselor
şi proceselor organizaţiei26:
− complexitatea proiectului: se referă la dificultatea
proiectării produsului şi a proceselor de producţie sau la dificultatea
modificării periodice a proiectului;
− maturitatea şi stabilitatea proiectelor produsului: se referă la
măsura în care aceste proiecte sunt cunoscute şi verificate prin
încercări performante sau pe baza experienţei dobândite în utilizare;
− complexitatea procesului de producţie se referă la: dispo-
nibilitatea proceselor de producţie demonstrate ca fezabile; necesi-
tatea dezvoltării de procese noi; numărul şi varietatea proceselor
necesare; impactul proceselor necesare; impactul proceselor asupra
rezultatelor referitoare la produs; nevoia de ţinere sub control a
proceselor;
− caracteristicile produsului: acest factor se referă la com-
plexitatea produsului, numărul de caracteristici interdependente, criti-
citatea (importanţa) fiecărei caracteristici pentru calitatea produsului
în ansamblu;
− securitatea produsului: se referă la riscul de apariţie a unui
defect şi la consecinţele acestuia;
− considerente economice: acest factor se referă la costurile pe
care le implică atât pentru furnizor, cât şi pentru clienţi, factorii prece-
denţi, comparativ cu costurile datorate neconformităţilor produsului.
154
• Planul de management al calităţii
• Definirea specificaţiilor de calitate
• Liste de control
b. Instrumente şi tehnici pentru controlul calităţii
• Inspecţii. Inspecţiile includ activităţi precum măsurare,
examinare şi testare în vederea stabilirii conformităţii rezultatelor
proiectului cu cerinţele acestuia. Inspecţiile pot fi realizate la orice
nivel (rezultatele unei singure activităţi sau rezultatele produsului
final).
• Diagrame de control. Diagramele de control reprezintă
vizualizarea grafică, în timp, a rezultatelor produsului sau proceselor.
Sunt utilizate pentru stabilirea momentului în care procesul este în
control (apar erori previzionate sau aleatoare). Atunci când procesul
este în control, el nu trebuie adaptat. El poate fi schimbat, în vederea
îmbunătăţirii calităţii lui, dar nu trebuie adaptat în timpul procesului
de control. Diagramele de control pot fi utilizate pentru monitorizarea
diferitelor variabile de ieşire. Cel mai frecvent sunt utilizate pentru
activităţi repetitive, costuri sau variante de termene, erori în
documentaţii.
• Diagrame Pareto. Principiul acestei tehnici constă în izolarea a
20% din parametrii unei activităţi, care explică 80% din problemele
acesteia. Este o metodă de decizie şi control care permite utilizarea
priorităţilor după diferite criterii, folosind statistici descriptive şi
analizarea lor. Ea ajută la conducerea intervenţiilor în mod metodic,
abordând succesiv punctele cele mai importante. Ea permite deci să
se stabilească un plan de acţiune eficient.
• Eşantionare statistică. Eşantionare statistică presupune
alegerea unor categorii de activităţi sau procese reprezentative, din
lista completă, pentru inspecţie. Acest tip de selecţie reduce costurile
controlului calităţii.
• Diagrame de fluxuri. În cadrul acestui proces, ajută la
analizarea cauzelor apariţiei disfuncţionalităţilor.
• Analize de trend. Analizele de trend folosesc tehnici
matematice şi vizează evoluţiile strict cantitative ale rezultatelor. Ele
se bazează pe o extrapolare a datelor din trecut spre viitor. Sunt
utilizate pentru monitorizarea: „performanţelor tehnice” – câte erori
sau defecte au fost identificate şi câte au rămas necorectate; „costul şi
programarea activităţilor” – câte dintre activităţile dintr-o anumită
perioadă au fost realizate cu abateri semnificative.
c. Ieşiri ale controlului calităţii
• Creşterea calităţii.
• Elaborarea deciziilor. Componentele neconforme ale
activităţilor sau proceselor, identificate în timpul inspecţiilor, pot fi
acceptate sau eliminate. Componentele eliminate presupun aplicarea
de activităţi corective.
• Corecţii. Corecţiile sunt acţiuni de eliminare a neconfor-
mităţilor. Ele intră în categoria activităţilor neprevăzute şi reprezintă
una dintre cauzele cele mai frecvente de nerespectare a termenilor
proiectului. Echipa de proiect trebuie să depună eforturi pentru
minimizarea acestor tipuri de activităţi.
• Completarea listelor de control. Listele de control, odată
completate, devin bază de înregistrări şi de informaţii pentru proiect.
155
• Procese de ajustare. Procesele de ajustare presupun acţiuni
preventive şi corective imediate, ca urmare a rezultatelor controlului
calităţii. În unele cazuri, aceste procese se desfăşoară odată cu
procesele de control integrat al proiectului.
Calitatea produselor se poate realiza prin utilizarea de instru-
mente de analiză şi apoi interpretarea rezultatelor obţinute în urma
controlului eşantioanelor de produse. Controlul se realizează utilizând
un număr de şapte instrumente, care la rândul lui are importanţă şi
influenţă în determinarea nivelului calitativ al produsului final.
Instrumentele şi metodele de control pot fi următoarele:
− colectarea datelor şi recunoaşterea datelor colectate;
− identificarea cauzelor care creează probleme în derularea
procesului;
− ilustrarea variaţiilor din cadrul procesului productiv;
− controlul procesului în conformitate cu procedurile de control;
− prezentarea corelaţiilor în urma analizei datelor controlate;
− comunicarea rezultatelor controlului;
− fişa de inspecţie şi planul de experienţă care a rezultat în
urma procesului de analiză şi control.
157
Întrebări de control şi teme de dezbatere
1. Definiţi termenul de calitate.
2. Definiţi managementul calităţii.
3. Care sunt caracteristicile produselor/serviciilor?
4. Care sunt funcţiile managementului calităţii?
5. Care sunt elementele sistemului de management al calităţii?
6. Care sunt procesele managementului calităţii ?
7. Ce înţelegeţi prin planificarea în managementul calităţii?
8. Care este structura manualului calităţii?
9. Ce înţelegeţi prin managementul calităţii totale?
10. Ce înţelegeţi prin planificarea calităţii proiectelor?
11. Care sunt etapele planificării calităţii?
12. Ce înţelegeţi prin asigurarea calităţii proiectelor?
13. Care sunt procesele de management al calităţii proiectelor?
14. Ce înţelegeţi prin controlul calităţii proiectelor?
158
3. Identificaţi formularea care nu se referă la structura manualului calităţii.
Manualul calităţii poate fi structurat astfel:
a) elemente referitoare la utilizarea produsului;
b) titlul, scopul şi domeniul de aplicare a manualului;
c) cuprinsul manualului.
4. Identificaţi în formulările de mai jos pe cea care se referă la Orientare spre client:
a) îmbunătăţirea continuă a proceselor şi activităţilor;
b) realizarea de rezultate mai bune, prin implicarea tuturor angajaţilor în îmbunătăţirea
continuă a proceselor;
c) conlucrarea fructuoasă dintre politicile din domeniul calităţii;
d) aplicarea unei concepţii totale.
Bibliografie obligatorie
1. Posea, Constantin, Sinteza cursului, www.spiruharet.ro
2. Zenovic, Gherasim (coord.); Andronie, Maria; Dumitru, Alexandru; Ştefan, Raluca Mariana;
Şerban, Măriuţa, Managementul proiectelor, Editura Fundaţiei România de Mâine, Bucureşti, 2010.
159
RĂSPUNSURI LA TESTELE DE EVALUARE/AUTOEVALUARE
160