System Admin Workbook Spanish

Administración de
sistemas
Manual de trabajo
Hyland Software, Inc.

28500 Clemens Road
Westlake, Ohio 44145
Teléfono: (440) 788-5000

Fax: (440) 788-5100
Copyright Hyland Software, Inc. | 1

OnBase 16
© Hyland Software, Inc.
Todos los derechos reservados.
v.7102.80.90.CA1100
La información contenida en este documento está sujeta a cambios sin previo aviso y no representa un compromiso por parte de
Hyland Software, Inc. El software descrito en este documento es provisto conforme a un acuerdo contractual o contrato de no
divulgación de información, y sólo puede ser usado o copiado según los términos de este acuerdo. Cualquier otro uso o distribución de
este documento queda estrictamente prohibido. Todos los datos, nombres y formatos empleados en los ejemplos citados en este
documento son ficticios, salvo otra indicación. Este documento puede hacer referencia a páginas de internet de terceras partes. En
tal caso, Hyland no tiene control o responsabilidad por el contenido de dichas páginas de internet de terceras partes. Incorporar
dichos hipervínculos no constituye una promoción o afiliación con dicha página de internet; la referencia se proporciona para efecto
informativo solamente. Si considera que este documento contiene discrepancias, comuníquese con Hyland Software, Inc.
El software del sistema para la administración de información que se describe en este documento, se proporciona conforme a un
contrato de licencia por separado. En virtud de ello, puede usarse o copiarse este software sólo en conformidad con las cláusulas de
este contrato. La ley prohíbe copiar el software de OnBase o la documentación correspondiente, excepto en los casos
específicamente permitidos en el contrato de licencia, o con el consentimiento expreso por escrito de Hyland Software, Inc. Prohibida
toda duplicación o uso desautorizado del Software OnBase o de la documentación correspondiente.
Hyland Software®, OnBase® y AnyDoc ® son marcas registradas de Hyland Software, Inc. en los Estados Unidos y en otros países. Los
demás productos son marcas registradas o marcas registradas de sus compañías respectivas.

TABLA DE CONTENIDOS
Sección 1 Fundamentos de Onbase ................................................................................................................................. 9
Introducción al curso ................................................................................................................................................... 10
Tiempo medio de vida del documento ....................................................................................................................... 11
Arquitectura de OnBase .............................................................................................................................................. 13
ACTIVIDAD Arquitectura de OnBase........................................................................................................................ 13
Recursos de OnBase ................................................................................................................................................... 15
ACTIVIDAD Juego de búsqueda ............................................................................................................................... 17
Terminología................................................................................................................................................................. 19
ACTIVIDAD Defina la terminología común de OnBase ........................................................................................... 19
Resumen de fundamentos de OnBase ...................................................................................................................... 20
Soluciones para la arquitectura del cliente OnBase ................................................................................................. 21
Soluciones para la arquitectura Core de OnBase...................................................................................................... 22
Solución – Juego de búsqueda ............................................................................................................................... 23
Sección 2 Digitalización de documentos para producción ........................................................................................... 25
Preparación para la digitalización de documentos ................................................................................................... 26
ACTIVIDAD Registro de la estación de trabajo ....................................................................................................... 26
Mejorando la experiencia del usuario final ................................................................................................................ 27
ACTIVIDAD Cree un formato para escanear ........................................................................................................... 27
ACTIVIDAD Terminología .......................................................................................................................................... 29
EJERCICIO DE LABORATORIO Uso básico ............................................................................................................... 30
ACTIVIDAD Mejorando la experiencia del usuario final ......................................................................................... 31
ACTIVIDAD Configure una adecuada cadena de nombre automático.................................................................. 33
ACTIVIDAD Configure adecuadamente las opciones del proceso para la cola de escaneo ............................... 34
EJERCICIO DE LABORATORIO Uso básico luego de los cambios .......................................................................... 38
Resumen de Digitalización de documentos para la producción .............................................................................. 39
Soluciones para la Digitalización de documentos para la producción .................................................................... 40
ACTIVIDAD – Uso básico .......................................................................................................................................... 40
ACTIVIDAD – Terminología ...................................................................................................................................... 41
ACTIVIDAD – Mejorando la experiencia del usuario final ...................................................................................... 42
ACTIVIDAD – Uso básico luego de los cambios ..................................................................................................... 42
Sección 3 Grupos de discos............................................................................................................................................ 43
Modificación de Grupos de discos.............................................................................................................................. 44
ACTIVIDAD Modificación de Grupos de discos ....................................................................................................... 45
Creación de nuevos grupos de discos ........................................................................................................................ 46
ACTIVIDAD Configuración de un nuevo Grupo de discos ...................................................................................... 46

EJERCICIO DE LABORATORIO RH – Seguro ............................................................................................................ 48
Resumen de Grupos de discos ................................................................................................................................... 49
Soluciones para Grupos de discos ............................................................................................................................. 50
ACTIVIDAD – Copias ................................................................................................................................................. 50
ACTIVIDAD – Modificación de Grupos de discos ................................................................................................... 50
Soluciones para Grupos de discos ............................................................................................................................. 51
ACTIVIDAD – Modificación de Grupos de discos ................................................................................................... 51
Sección 4 Tipos de documentos, Tipos de palabras clave y Colas de escaneo .......................................................... 53
Descubrimiento del Tipo de documento y de las palabras claves ........................................................................... 54
ACTIVIDAD Descubrimiento ..................................................................................................................................... 54
Tipos de palabras clave ............................................................................................................................................... 59
ACTIVIDAD Configuración de Tipos de palabras clave........................................................................................... 59
Tipos de documentos .................................................................................................................................................. 62
ACTIVIDAD Configuración de Tipos de documentos .............................................................................................. 62
EJERCICIO DE LABORATORIO Tipo de documento RH – Solicitud de empleo ..................................................... 65
Colas de escaneo......................................................................................................................................................... 66
ACTIVIDAD Cola de escaneo RH – Carta de oferta ................................................................................................ 66
EJERCICIO DE LABORATORIO Cola de escaneo RH – Solicitudes de empleo ...................................................... 67
EJERCICIO DE LABORATORIO RH - Archivos del empleado ................................................................................... 68
ACTIVIDAD Opción de máscara para Tipos de palabras clave .............................................................................. 73
ACTIVIDAD Creación de una cola de escaneo con múltiples tipos de documentos ............................................ 74
ACTIVIDAD Conjuntos de palabras clave para autollenado .................................................................................. 75
EJERCICIO DE LABORATORIO Una mejor indexación usando conjuntos de palabras clave para autollenado . 78
Resumen de Tipos de documento, Tipos de palabra clave y Colas de escaneo ..................................................... 80
Soluciones para Tipos de documento, Tipos de palabras clave y colas de escaneo .............................................. 81
ACTIVIDAD – Descubrimiento.................................................................................................................................. 81
ACTIVIDAD – Plantilla de Tipo de documento RH – Solicitud de empleo............................................................. 82
ACTIVIDAD – Máscaras para Tipos de palabra clave ............................................................................................ 82
Sección 5 Seguridad de OnBase .................................................................................................................................... 83
Configuración de los grupos de discos ....................................................................................................................... 84
ACTIVIDAD Seguridad de OnBase ........................................................................................................................... 84
Configuración de usuarios .......................................................................................................................................... 94
ACTIVIDAD Usuarios ................................................................................................................................................. 94
Palabras clave de seguridad ....................................................................................................................................... 95
ACTIVIDAD Palabras clave de seguridad ................................................................................................................ 95
Anulación de privilegios ............................................................................................................................................... 96
ACTIVIDAD Anular privilegios ................................................................................................................................... 96

EJERCICIO DE LABORATORIO Trabajando con el cliente web ............................................................................... 98
Resumen de la seguridad OnBase ............................................................................................................................. 99
Soluciones para la seguridad de OnBase ................................................................................................................ 100
ACTIVIDAD – Seguridad de OnBase ...................................................................................................................... 100
Sección 6 Procesador de importación de documentos (DIP) ..................................................................................... 103
Conversión de archivos históricos ............................................................................................................................ 104
ACTIVIDAD Conversión de archivos históricos ..................................................................................................... 104
ACTIVIDAD Proceso de DIP ordenado ................................................................................................................... 107
ACTIVIDAD RH – Tarjeta de asistencia ................................................................................................................. 108
EJERCICIO DE LABORATORIO Proceso de importación de RH - Curriculum Vitae ............................................. 111
EJERCICIO DE LABORATORIO Proceso de importacion CP - Factura .................................................................. 113
Notificaciones del procesador .................................................................................................................................. 115
EJERCICIO DE LABORATORIO Procesador de importación CP – Factura ........................................................... 115
ACTIVIDAD Proceso DIP etiquetado ...................................................................................................................... 117
ACTIVIDAD Configuración de un proceso DIP etiquetado ................................................................................... 118
ACTIVIDAD Programación de procesos ................................................................................................................. 119
ACTIVIDAD Programación de un trabajo ............................................................................................................... 121
Resumen del Procesador de importación de documentos (DIP) ............................................................................ 122
Soluciones para el Procesador de importación de documentos (DIP) ................................................................... 123
ACTIVIDAD – RH - Tarjeta de asistencia ............................................................................................................... 123
ACTIVIDAD – Proceso DIP ordenado ..................................................................................................................... 123
ACTIVIDAD – Proceso de importación de los RH – Curriculum vitae.................................................................. 123
ACTIVIDAD – Proceso de importación CP - Factura ............................................................................................. 123
ACTIVIDAD – CP – Lista de empaque ................................................................................................................... 124
Sección 7 COLD/ERM.................................................................................................................................................... 125
Informes empresariales ............................................................................................................................................ 126
ACTIVIDAD CP – Informe de facturas faltantes .................................................................................................... 126
EJERCICIO DE LABORATORIO CP – Orden de compra ......................................................................................... 130
EJERCICIO DE LABORATORIO Procesamiento de informacion RH - Info. de nuevo Empleado (Opción A) ....... 132
EJERCICIO DE LABORATORIO Procesamiento de información RH - Info. de nuevo Empleado (Opción B)....... 134
ACTIVIdad Superposiciones................................................................................................................................... 137
Resumen de COLD/ERM ........................................................................................................................................... 139
Soluciones para COLD/ERM ..................................................................................................................................... 140
ACTIVIDAD – CP - Informe de facturas faltantes .................................................................................................. 140
ACTIVIDAD – CP - Ordenes de Compra ................................................................................................................. 140
ACTIVIDAD – RH - Info. de nuevo Empleado (Opción A o B) ................................................................................ 140

Sección 8 Experiencia del usuario ............................................................................................................................... 141
Referencias cruzadas ................................................................................................................................................ 142
ACTIVIDAD Configuración de una referencia cruzada de una imagen ............................................................... 142
EJERCICIO DE LABORATORIO Referencias cruzadas de Imágenes .................................................................... 145
ACTIVIDAD Configuración de referencias cruzadas para documentos OLE ....................................................... 146
EJERCICIO DE LABORATORIO Referencias cruzadas de documentos OLE ........................................................ 147
ACTIVIDAD Configuración de referencias cruzadas basadas en texto ............................................................... 148
EJERCICIO DE LABORATORIO Referencias cruzadas basadas en texto ............................................................. 150
Consultas personalizadas ......................................................................................................................................... 151
ACTIVIDAD Configuración de una consulta personalizada .................................................................................. 151
Formularios Unity ....................................................................................................................................................... 153
DEMOSTRACIÓN Formularios Unity ...................................................................................................................... 153
Workflow ..................................................................................................................................................................... 154
DEMOSTRACIÓN Workflow .................................................................................................................................... 154
WorkView | Case Manager........................................................................................................................................ 155
DEMOSTRACIÓN Worview | Case Manager ......................................................................................................... 155
Paneles de Informe.................................................................................................................................................... 156
DEMOSTRACIÓN Paneles de Informe ................................................................................................................... 156
Paginas personales ................................................................................................................................................... 157
DEMOSTRACIÓN Páginas personales ................................................................................................................... 157
Resumen de la Experiencia del usuario ................................................................................................................... 158
Soluciones – Formularios unity ............................................................................................................................ 159
Soluciones – Workflow .......................................................................................................................................... 160
Soluciones – WorkView ......................................................................................................................................... 161
Soluciones – Paneles de informe ......................................................................................................................... 162
Soluciones – Páginas personales ......................................................................................................................... 163
Sección 9 Tareas administrativas ................................................................................................................................ 165
Informes de configuración ........................................................................................................................................ 166
Grupo 1: Demostración de requerimientos para los informes de configuración .............................................. 166
Grupo 2: Demostración de requerimientos para los registros de transacciones .............................................. 167
Grupo 3: Demostración de requerimientos para el mantenimiento de documentos ....................................... 168
Grupo 4: Demostración de requerimientos para los usuarios, derechos de productos y bloqueos ................ 169
Grupo 5: Demostración de requerimientos en las opciones de la estación de trabajo y Configuración de la
barra de herramientas........................................................................................................................................... 170
Grupo 6: Demostración de requerimientos de las Opciones de usuario ........................................................... 171
Resumen de tareas administrativas ........................................................................................................................ 172
Grupo 1: Demostración de requerimientos para los Informes de Configuración .............................................. 173

Grupo 2: Demostración de requerimientos para los registros de transacciones .............................................. 174
Grupo 3: Demostración de requerimientos para el mantenimiento de documentos ....................................... 175
Grupo 4: Demostración de requerimientos para los usuarios, derechos de productos y bloqueos ................ 176
Grupo 5: Demostración de requerimientos en las opciones de la estación de trabajo y configuración de la
barra de herramientas........................................................................................................................................... 177
Grupo 6: Demostración de requerimientos de las opciones de usuario ........................................................... 178
Sección 10 Apéndice ..................................................................................................................................................... 181
Ejercicios de laboratorio opcionales ......................................................................................................................... 182
EJERCICIO DE LABORATORIO Incorporación de un nuevo departamento a OnBase ........................................ 182
EJERCICIO DE LABORATORIO Automatización Davis ........................................................................................... 184
Guía de referencia pasos rápidos ............................................................................................................................. 189
Guía de referencia Pasos rápidos......................................................................................................................... 189

Sección 1
FUNDAMENTOS DE ONBASE
En este curso se proveen los fundamentos para configurar su solución Introducción al curso - 1.1
OnBase. Antes de saber cómo configurar OnBase, existen ciertos Un plan de acción ha sido
conceptos fundamentales que le ayudarán a comprender mejor el proporcionado para enumerar los
proceso. Estos conceptos se usarán a través del curso y en su carrera conceptos o temas que desea
OnBase. implementar cuando regrese a la
oficina.
Como parte de base de estos conceptos, estudiaremos la terminología Ciclo de vida del documento - 1.2
comúnmente usada en OnBase y a la arquitectura subyacente de su Las preguntas adecuadas y la
solución OnBase. Además, como parte de la comunidad de OnBase, comprensión del ciclo de vida del
tendrá acceso a una amplia gama de recursos. Estos recursos le documento le ayudarán a lograr un
ayudarán a configurar OnBase, a conectarse con otros profesionales de manejo más eficaz de sus
OnBase, y a acceder a diversas oportunidades de continuación de documentos.
educación.
Arquitectura de OnBase - 1.3
Al completar esta sección, usted podrá: Esta sección ilustra las diferencias
entre las arquitecturas del cliente y
Core de OnBase.
 Resumir las cuatro etapas del ciclo de vida del documento
Recursos de OnBase - 1.4
 Etiquetar y explicar el cliente OnBase y la arquitectura Core Navegue por los diversos recursos
de OnBase para encontrar una gran
 Navegar los diversos recursos de OnBase para contestar variedad de información.
preguntas específicas sobre la capacitación y funcionalidad de
OnBase Terminología - 1.5
Empezaremos aprendiendo la
 Definir la terminología básica de OnBase terminología común de OnBase.

Fundamentos de OnBase - 1.1
INTRODUCCIÓN AL CURSO
Este curso fue diseñado para enseñar a los nuevos como ya existentes profesionales de OnBase, el uso,
mantenimiento y la administración de OnBase. Las actividades y los ejercicios de laboratorio que realizará le
proveerán una experiencia práctica y profunda que reflejará directamente en sus actividades diarias como
Administrador del sistema.
Durante la semana aprenderá las prácticas más óptimas relativas a OnBase, configurará una solución OnBase y
se enriquecerá con las experiencias de otros profesionales de OnBase. Es posible que usted desee implementar
muchas de ellas al regresar a su organización. El Plan de acción que aparece a continuación le dará una lista
exhaustiva de actividades para que documente los elementos de acción que quiera cambiar una vez regrese a su
organización.
Plan de acción
Elemento Acción
1. Complete su Informe de Implementación para ser https://training.onbase.com/certification
certificado como Administrador de sistemas
2. Revise el usuario MANAGER Confirme que la contraseña no sea «CONTRASEÑA»

(PASSWORD)
3. Cree un sistema de pruebas. ¿Tiene uno?
4. Revise su proceso de copias de seguridad ¿Cuándo se ejecutó la última operación para copias de
seguridad?
5. Revise o cree su Plan de recuperación de datos en ¿Tan siquiera tiene uno?

casos de catástrofe
6. Únase a VOGUE
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.

TIEMPO MEDIO DE VIDA DEL DOCUMENTO
Durante la semana y a lo largo de su profesión, use estas preguntas sobre el tiempo promedio de vida del
documento para orientarse conforme usted crea y modifica grupos de discos, grupos de tipos de documentos,
tipos de documentos, tipos de palabras clave y procesos de importación.
Recursos
 Para informarse más acerca de temas relativos a vida útil de los documentos, visite la Association for
Information and Image Management (AIIM, por sus siglas en inglés: http://www.aiim.org
Captura Entrega
¿Dónde se origina el documento? ¿Para qué se usará el documento?

 ¿En qué condición se encuentra?  ¿Los documentos están designados a usuarios
internos, externos, o a una combinación de ambos?
 ¿El documento proviene de un sistema
existente?  ¿Los documentos serán auditados?
Si fuera así, ¿cómo se presenta esta
información para su importación?  ¿El documento activa un proceso comercial?
 ¿Existen requisitos previos al procesamiento?  ¿Cuáles son las consideraciones de seguridad que
influyen en las decisiones de entrega?
 ¿Quién lo procesa?
¿De qué manera entregaremos el documento?

¿Quién está a cargo del proceso de captura?
 ¿Qué métodos de OnBase se usarán para la entrega
 ¿Quién va a dar la información que se va a (correo electrónico, Web, DocPop, etc.)?
importar?
 ¿Qué cliente o combinación de clientes de OnBase
 ¿Quién ejecutará el proceso de importación y es/son el/los más apropiado(s) para la entrega del
validará el cumplimiento satisfactorio del producto?
proceso?
 ¿El documento será entregado fuera de OnBase?
¿Cómo lo averiguamos luego?
 ¿El documento será visto junto a otros documentos?
 ¿Cómo clasificaremos el documento?
 ¿Un proceso ascendente o descendente influirá en la
 ¿Qué información usarán los clientes para entrega del documento?
buscar el documento después de la captura?
¿De dónde obtenemos los valores de indexación?
 ¿El lote requerirá que los datos se ingresen
manualmente?
 ¿El lote es de una aplicación externa acoplado
con un ingreso manual de los datos?
 ¿Usaremos una aplicación externa o datos
provistos por el proveedor?
 ¿Usaremos una captura automatizada de datos
del documento o una con códigos de barras?
Almacenar/ Conservar Administrar
¿Cómo almacenaremos el documento? ¿Cómo se administrará el documento?

 ¿Dónde almacenaremos el documento?  ¿Será necesario agregar páginas después de la captura
inicial?
 ¿Por cuánto tiempo se debe almacenar?
 ¿Quién está a cargo de modificar, corregir y eliminar los
 ¿Qué tipo de medio se usará como documentos?
almacenamiento?
 ¿Influirán en el tiempo promedio de vida útil del
 ¿Cuáles son las consideraciones legales que documento los requisitos de retención?
influyen en las decisiones de almacenamiento?
 ¿La información en el documento necesita ser
 ¿Será necesario destruir el documento en algún validada?
momento del ciclo de vida?
 ¿Es necesario tener el documento presente junto a los
demás documentos?
De ser así, ¿cómo determina usted si el documento
está ausente?
 ¿El documento será parte de un/muchos proceso(s) de
Workflow?
 ¿Deberán actualizarse los valores de palabras clave de
forma continuada?

ARQUITECTURA DE ONBASE
ACTIVIDAD
ARQUITECTURA DE ONBASE
Durante la clase podrá tener la oportunidad de usar los tres clientes: el Cliente OnBase, el Cliente Web y el Cliente
Unity. Cada cliente OnBase tiene una arquitectura diferente. Las organizaciones podrán elegir usar un tipo de
cliente o los tres, según diversas razones incluyendo requisitos de funcionamiento/ características, interfaz
preferida/facilidad de uso, o arquitectura preferida/instalación.
Identifique los componentes de la arquitectura del cliente OnBase ilustrados en la imagen.
Arquitectura del cliente OnBase
A.
B.
C.
D.
E.

Identifique los componentes de la arquitectura basada en el Core de OnBase ilustrados en la imagen.
Arquitectura basada en el Core de OnBase
A.
B.
C.
D.
E.
F.
G.
H.

RECURSOS DE ONBASE
Antes de empezar, tómese un momento para familiarizarse con todos los recursos disponibles que le ayudarán
ahora y en el futuro.
Hyland Community - http://www.OnBase.com/Community
 Guías de referencia de módulos (MRG, por sus siglas en inglés) - Estas guías son manuales que
documentan el uso, la instalación y la configuración de los productos y tecnologías OnBase. Pueden
encontrarse bajo las pestañas Products, Technical y My OnBase dentro de OnBase Community. Todas las
Guías de referencia de módulos tienen el formato de archivos Adobe PDF y es posible ejecutar búsquedas
de texto completo. A continuación encontrará las Guías de referencia de módulos que le serán útiles a los
Administradores de sistemas:
o Palabras clave de autollenado o Gestión de discos

o Cliente o Administración de sistemas
o COLD/ERM o Cliente Unity
o Procesador de importación de o Cliente Web
documentos (DIP, por sus siglas en
inglés)
o Digitalización de documentos
 Preguntas y respuestas - ¿Alguna vez ha deseado conversar sobre una solución y comunicarse con otros
profesionales de OnBase para hacerles preguntas? Bueno, ahora puede hacerlo. Las Preguntas y
Respuestas en la página de Productos de la Comunidad de OnBase (OnBase Community Product) incluyen
conversaciones con usuarios finales, distribuidores y empleados de Hyland (de las áreas de Desarrollo,
Control de calidad, Soporte Técnico, Servicios, etc.). Esto rápidamente se está convirtiendo en uno de los
mayores repositorios de conocimiento acerca de OnBase que existen actualmente. Se pueden realizar
búsquedas de todas las Preguntas y Respuestas.
Capacitaciones de Hyland – http://Training.OnBase.com
 Cursos - Aquí puede acceder la información relacionada con la clase que actualmente este tomando.
Incluyen el cuaderno de trabajo de la clase, tareas e información adicional que puede ser descargada.
o Certificaciones - Esta sección contiene todos los pasos y enlaces para completar sus
certificaciones profesionales de OnBase.
 Entrenamiento basado en la web (WBT, por sus siglas en inglés) – Esta sección incluye preguntas,
respuestas, soluciones comunes, y otra información valiosa de OnBase. Series recomendadas para los
Administradores de sistemas de OnBase:
o Pre-Instalación
o Introducción a la digitalización de documentos

o Vistazo rápido (Quick Look) - Diseñado para dar información inmediata que es crucial para el éxito
continuo de su solución OnBase, estas miniseries constan de videos de 3 a 5 minutos que se
centran en procesos individuales e interacciones de usuario. Periódicamente aparecen videos
nuevos, ya sea en inglés (Quick Look) o en español (Vistazo rápido), por lo que seguramente
descubrirá uno que se adapte directamente a su solución OnBase. Quick Looks recomendados
para profesionales de Administración de sistemas:
 Administrative Task Card Series
 User Mail
 Troubleshooting
 Premium – La suscripción Premium es una biblioteca de cursos en línea que abarca temas técnicos y de
negocios. Una vez adquirida, cualquier persona de la organización, incluso aquellos que se centran en
Administración de sistemas, puede acceder a estos cursos durante un año entero:

ACTIVIDAD
JUEGO DE BÚSQUEDA
Acceda a la Guía de referencia del módulo Digitalización de documentos, Training.OnBase.com, y a
Hyland.com/Community para contestar las siguientes preguntas. Cuando busque en la Guía de referencia de
módulos, para su búsqueda use la o las palabras en negritas.
Recursos
 Guía de referencia del módulo Digitalización de documentos
 Training.OnBase.com
 OnBase.com/Community
Use la Guía de referencia del módulo Digitalización de documentos para encontrar sus respuestas:
1. En relación a la Configuración de documento de un Formato de escaneo, ¿cuál es la diferencia entre estas dos
configuraciones? ¿Un documento versus múltiples documentos?
2. ¿Cuál es la diferencia entre escanear, barrer y escanear desde un disco?
3. ¿Qué es una cadena de nombre automático? Y ¿cuál es el símbolo para el nombre del usuario?
4. Según la sección de Prácticas óptimas del MRG, ¿qué relación se sugiere entre estaciones de escaneo, colas de
escaneo y grupos de discos?
Use Training.onbase.com para encontrar las respuestas:

5. ¿Qué es el TechQuest?

6. ¿Quién debe asistir a TechQuest?
7. ¿Cuál entrenamiento de Quick Look está disponible para aprender acerca de Indexación automatizada (Advance
Capture)?
Use OnBase.com/Community para encontrar las respuestas:

8. ¿Qué pestaña debe usar para encontrar un enlace para descargar los archivos de ayuda de OnBase más
recientes?
9. Encierre en un círculo el VOGUE que representa a su industria.
 Comercial  Gobierno  Educación superior

 Cooperativa de ahorro y  Atención de la salud  Seguros
crédito
 Servicios financieros
10. ¿Cuántas comunidades técnicas existen? ¿A cuál se uniría usted?

TERMINOLOGÍA
ACTIVIDAD
DEFINA LA TERMINOLOGÍA COMÚN DE ONBASE
Haga corresponder las definiciones con los términos.
Recursos
 Guía de referencia del módulo Administración de sistemas
Término Definición
1. F Referencias
Cruzadas A. Representa una agrupación lógica de Tipos de documentos
2. D Consultas B. Proporciona la descripción para indexar, manejar y recuperar un documento

Personalizadas
3. ________
E Grupo de discos C. Cada persona que usa el sistema
4. ________
G Tipo de D. Permite acceder rápidamente a los documentos con los que usted trabaja con
documento mayor frecuencia mediante búsquedas predefinidas
A Grupo de tipo de
5. ________
E. Lugar físico de almacenamiento de archivos agregados a OnBase
documento
B
6. ________ Tipos de palabras F. Facilita la navegación entre tipos de documentos relacionados sin usar
clave recuperación de documentos
7. ________
I Valores de las G. Clasificación para diferentes tipos de documentos (p.ej., Hoja de Embalaje,
palabras claves Curriculum)
8. ________
H Grupo de H. Grupo de usuarios al que se le concede derechos para acceder a la funcionalidad
usuarios del sistema.
I. Cuando se indexa un documento, a sus Tipos de palabra clave se les asigna un

9. ________Usuario
C valor específico que ayuda a identificar los documentos que hay en el sistema

RESUMEN DE FUNDAMENTOS DE ONBASE
¡Felicitaciones! Ha completado la sección de Fundamentos de OnBase. Los conceptos, recursos, y terminología
que aprendió le ayudarán a configurar su solución OnBase. A lo largo del curso aprenderá más terminología y
accederá a recursos, tal como las Guías de referencia de los módulos para contestar preguntas y aprender las
prácticas más óptimas.
Al completar esta sección, usted podrá:
 Navegar y buscar las Guías de referencia de los módulos

 Determinar cuáles recursos debe acceder según sus necesidades
 Definir la terminología básica de OnBase
 Identificar los componentes del cliente OnBase y de la arquitectura Core

SOLUCIONES PARA LA ARQUITECTURA DEL CLIENTE ONBASE
Arquitectura del cliente de OnBase
A. Estación de trabajo del Cliente OnBase
B. ODBC
C. Base de datos
D. Conexión a red
E. Grupo de discos

SOLUCIONES PARA LA ARQUITECTURA CORE DE ONBASE
Arquitectura basada en el Core de OnBase
A. Estación de trabajo: Cliente Web
B. Estación de trabajo: Cliente Unity
C. Servidor web
D. Servidor de aplicaciones
E. ODBC
F. Conexión a red
G. Base de datos
H. Grupo de discos

SOLUCIÓN – JUEGO DE BÚSQUEDA
Use la Guía de referencia del módulo Digitalización de documentos para encontrar sus respuestas:
1. En relación a la Configuración de documento de un Formato de escaneo, ¿cuál es la diferencia entre estas dos
configuraciones? Un documento versus múltiples documentos
Un documento Seleccione esta opción para asignar todas las páginas del lote al mismo documento.
Múltiples documentos Seleccione esta opción para asignar las páginas del lote a múltiples documentos.
2. ¿Cuáles son las diferencias entre escanear, barrer y escanear desde un disco?
Escaneo Importar un lote usando un escáner
Barrido (Sweep) Importación de archivos electrónicos desde su lugar actual a OnBase
Escaneo desde disco: Similar a barrido, sin embargo, sólo funciona con archivos de imágenes y requiere
controladores Kofax. Permite el procesamiento de imágenes.
3. ¿Qué es cadena de nombre automático y cuál es el símbolo para el nombre del usuario?
La función de nombre automático le permite configurar un nombre significativo para documentos, archivos, y
colas de escaneo usando palabras clave y/o texto estático.
%U
4. Según la sección de prácticas óptimas de la MRG, ¿qué relación se sugiere entre estaciones de escaneo, colas de
escaneo, y grupos de discos?
Se considera una mejor práctica usar una relación 1:1:1 para estaciones de escaneo, colas de escaneo y grupos
de discos. Al asociar cada estación de escaneo con su propia y exclusiva cola de escaneo, y esa cola de escaneo
con su propio y exclusivo grupo de discos, se asegura que los usuarios no serán bloqueados por otros usuarios a
los grupos de discos a los cuales ellos están escaneando.
Use Training.onbase.com para encontrar las respuestas:
5. ¿Qué es el TechQuest?
TechQuest es un evento de una semana, con sesiones de entrenamiento práctico cuyo fin es desarrollar y refinar
sus conocimientos de OnBase. Dispondrá de una semana con los equipos de Desarrollo, Control de calidad y
Servicios de OnBase para aprender sobre las novedades de la próxima versión, analizar sus iniciativas actuales y
aprender las prácticas más óptimas del equipo de profesionales con más experiencia en OnBase de todo el
mundo.
6. ¿Quién debería asistir a TechQuest?
TechQuest se ofrece a proveedores de soluciones de OnBase y a usuarios finales que desean perfeccionar sus
conocimientos especializados de OnBase.
7. ¿Cuáles Vistazos rápidos o Quick Look están dispone para aprender acerca de Indexación automatizada (Advance
Capture)?
Quick Look: Advanced Capture

Use OnBase.com/Community para encontrar las respuestas:
8. ¿Qué pestaña debe usar para encontrar un enlace para descargar los archivos de ayuda de OnBase más
recientes?
Customer Central
9. Encierre en un círculo el VOGUE que representa a su industria.
Las respuestas varían

10. ¿Cuántas comunidades técnicas existen? ¿A cuál se uniría usted?
ACTIVIDAD – DEFINA LA TERMINOLOGÍA COMÚN DE ONBASE
1. F Referencias A. Representa una agrupación lógica de Tipos de documentos

Cruzadas
2. D Consultas B. Proporciona la descripción para indexar, manejar y recuperar un documento

Personalizadas
C. Cada persona que usa el sistema

3. E Grupo de discos
D. Permite acceder rápidamente a los documentos con los que usted trabaja con
4. G Tipo de documento
mayor frecuencia mediante búsquedas predefinidas
5. A Grupo de Tipo de E. Lugar físico de almacenamiento de archivos agregados a OnBase

documento
6. B Tipos de palabras F. Facilita la navegación entre tipos de documentos relacionados sin usar
clave recuperación de documentos
7. I Valores de las G. Clasificación para diferentes tipos de documentos (p.ej., Lista de Empaque,
palabras claves Curriculum)
H. Grupo de usuarios al que se le concede derechos para acceder a la

8. H Grupo de usuarios
funcionalidad del sistema.
9. C Usuario I. Cuando se indexa un documento, a sus Tipos de palabras clave se les asigna un
valor específico que ayuda a identificar los documentos que hay en el sistema

Sección 2
DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA PRODUCCIÓN
La digitalización de documentos para la producción se usa para Preparación para la digitalización
soluciones de escaneo centralizadas y distribuidas para importar de documentos - 2.1
documentos mediante escaneo, barrido y/o escaneo desde un disco. En La digitalización de documentos
esta sección nos referiremos a la importación de archivos usando las para producción requiere el registro
funcionalidades de escaneo y barrido. de la estación de trabajo. Aprenda a
determinar su estación de trabajo y
a registrarla con el o los módulos
Como parte de la digitalización de documentos, aprenderá diversas apropiados.
tareas asociadas con la importación de documentos. Crear una solución
de digitalización de documentos eficaz es importante para el éxito y el Mejorando la experiencia del
beneplácito tanto de usted como de los usuarios finales. Usted usuario final – 2.2
aprenderá cuál es el efecto de una solución mal configurada y cómo Tendrá la oportunidad de trabajar
mejorarla agregado palabras clave, ajustando los tipos de documento, y con una solución de digitalización
agregado opciones al proceso de digitalización de documentos. pobremente configurada y
aprenderá como mejorarla.
 Registrar su estación de trabajo para acceder a la Digitalización

de documentos
 Cree un nuevo formato de escaneo
 Diferenciar entre un formato de escaneo y una cola de escaneo
 Escanear e indexar un lote de documentos
 Describir como mejorar la experiencia del usuario final usando
las opciones de la cola de escaneo, tipos de documentos y tipos
de palabra clave

Digitalización de documentos para producción 2.1
PREPARACIÓN PARA LA DIGITALIZACIÓN DE
DOCUMENTOS
ACTIVIDAD
REGISTRO DE LA ESTACIÓN DE TRABAJO
Para usar una estación de trabajo para la digitalización de documentos (escaneo, barrido o escaneo desde un
disco), es necesario registrar alguna de las siguientes licencias:
 Production Document Imaging (TWAIN)
 Production Document Imaging (Kofax o TWAIN)
 Production Document Imaging (TWAIN)
Recursos
Registro de la estación de trabajo
1. En la configuración del cliente navegue a Administración | Gestión de usuarios | Registro de productos en

la estación de trabajo
2. Seleccione su estación de trabajo (indicada con un asterisco)
3. En la lista desplegable seleccione Digitalización de documentos para producción (TWAIN)
4. Haga clic en Registrar
5. Haga clic en Salir

Digitalización de documentos para la producción 2.2
MEJORANDO LA EXPERIENCIA DEL USUARIO FINAL
ACTIVIDAD
CREE UN FORMATO PARA ESCANEAR
En la próxima actividad importará 25 – Notas de crédito (ver p. 30). Para escanear documentos hay que
configurar un formato de escaneo. Un formato de escaneo contiene información acerca de la configuración del
escáner y del documento.
Recursos
Formato de escaneo
1. En el cliente navegue hacia Procesos | Escanear/Indexar
2. Haga doble clic en CP – Notas de Crédito en el lado derecho
3. Haga clic con el botón derecho y seleccione Configuración del formato de escaneo
4. Escriba el nombre del formato de escaneo en el campo de texto.

5. Seleccione el botón de radio Twain
6. Haga clic en Crear
7. Seleccione el escáner apropiado en la lista del cuadro de diálogo. Se abrirá la ventana Configuración de
documentos.
8. Seleccione Múltiples Documentos
9. Haga clic en Guardar
CONFIGURACIÓN DE DOCUMENTOS
La configuración de documentos especifica la emulación dúplex, el número de páginas por documento y la
rotación automática de documentos.
 La Emulación dúplex simula un escáner dúplex. Después de escanear la cara principal de las páginas,
éstas son volteadas para escanear la otra cara. OnBase coloca automáticamente las dos caras de la
página de manera consecutiva.
 Seleccione Un documento cuando todas las páginas escaneadas pertenezcan a un único documento. Esta
opción queda anulada por las opciones de separación por página en blanco, separación por código de
revisión y separación por código de barras, si así se configura la cola de escaneo.
 Seleccione Múltiples Documentos cuando las páginas escaneadas generen más de un documento. Al
seleccionar esta opción, se activa el cuadro de texto Páginas por documento.
 Páginas por documentos se usa para especificar la cantidad de páginas por documento. Este número
debe ser igual al número real de páginas por documento o el mínimo común múltiplo del número de
páginas por documento.

ACTIVIDAD
TERMINOLOGÍA
Las siguientes figuras representan las pantallas que se ven cuando se importan documentos. Haga corresponder
la definición con el término.
Recursos
1. No indexar A. Todas las páginas escaneadas pertenecen a un único documento
B. Los datos predeterminados de Tipo de documento o Palabra clave no se

2. Preindexar
asignaron manualmente al lote antes de escanearlo o hacerle el barrido
3. Indexar
C. Las páginas escaneadas generarán más de un documento
completamente
D. Los datos predeterminados de Tipo de documento o Palabra clave se
4. Un documento especifican antes de escanear o hacer el barrido del lote. El lote se enruta para
hacer una indexación manual adicional
E. Los datos predeterminados de Tipo de documento o Palabra clave se
5. Múltiples especifican antes de escanear o hacer el barrido del lote. En esta modalidad el
documentos lote se trata como documentos completos completamente indexados y no se
enruta para indexación manual

EJERCICIO DE LABORATORIO
USO BÁSICO
Las CP – Notas de Crédito que indexó están disponibles para recuperarlas. Ahora asumirá el papel de usuario y
realizará búsquedas básicas para esos documentos. Acceda a Recuperación de documento y conteste las
siguientes preguntas.
Busque documentos por grupo de tipo de documento CP y Tipo de documento CP – Notas de Credito
1. Recupere todas las Notas de crédito del sistema. ¿Cuántos documentos encontró?
2. Un empleado del departamento de instalaciones espera un crédito para unas bombillas que devolvió a un
proveedor. La orden de compra original lleva el número 10253739. ¿Se ha recibido la nota de crédito? De ser
así, ¿qué importe muestra la nota de crédito y quién es el vendedor?
3. Su gerente desea saber cuántas notas de crédito por un importe superior a $5.000 existen en el sistema. ¿Cuál
es su respuesta? ¿Qué proveedores emitieron las notas de crédito?
4. Acaba de recibir un mensaje de correo electrónico donde se le pide el número de factura correspondiente a la
nota de crédito de un proveedor en particular. Dent-Starr es el nombre de este proveedor. ¿Cuál es el número de
factura correspondiente a la nota de crédito de Dent-Starr?
5. ¿Qué dificultades encontró cuando buscó los documentos? ¿Qué podría mejorarse para facilitar dicha tarea al
usuario?

ACTIVIDAD
MEJORANDO LA EXPERIENCIA DEL USUARIO FINAL
Durante toda la semana se dedicará a crear Tipos de palabras clave, Grupos de tipos de documentos y Tipos de
documentos.
Los requisitos para esas configuraciones se derivan del proceso de descubrimiento de la siguiente información:
 ¿Qué información es importante para almacenar y recuperar documentos?
 ¿Cómo se usan los documentos?
 ¿Cuál es el formato típico (texto, imagen, etc.)?
 ¿Quién necesita acceder los documentos?
En esta actividad, modificará el tipo de documento CP - Notas de crédito y la cola de escaneo para mejorar la
indexación y la recuperación de documentos. La plantilla del Tipo de documento proporcionada se completó
cuando se instaló la solución OnBase. Actualizar la plantilla de CP - Notas de crédito con un nuevo Grupo de tipo
de documento, Tipo(s) de palabra clave y la información de cadena de nombre automático.
Recursos
PLANTILLA CP - NOTAS DE CRÉDITO
Tal como sucede con otras configuraciones, conviene saber de antemano lo que desea crear
antes de crearlo. Tomarse el tiempo para hablar con los usuarios finales y con los
propietarios de procesos le ayudará a configurar la solución OnBase de forma eficaz.

Documento de muestra de Hyland Hospital: CP - Notas de crédito

ACTIVIDAD
CONFIGURE UNA ADECUADA CADENA DE NOMBRE
AUTOMÁTICO
La Cadena de nombre automático se muestra en la lista de resultados de búsqueda de documentos, y describe el
documento usando datos de palabra clave del documento y/o texto estático. Una configuración significativa de la
Cadena de nombre automático proveerá al usuario una lista de resultados que es descriptiva y que le permitirá
identificar fácilmente el o los documentos que necesita cuando en la lista aparecen múltiples documentos.
En esta actividad usted configurará una Cadena de nombre automático significativa usando valores de palabra
clave y texto estático.
Recursos
El ejemplo anterior de vista previa de nombre automático se escribiría del siguiente modo:
%N para %K00103.1 con el PO Nro. %K00102.1 y factura Nro. %K00104.1 por el monto de %K00105.1
La Cadena de nombre automático predeterminada para el tipo de documento aparece como

Tipo de documento (%N) – Fecha de documento (%D2) (es decir, CP – Notas de Crédito – 10
de enero de 2013).
El texto de la Cadena de nombre automático se puede configurar para ver diferentes colores,
letras en negritas, o cursiva, y tachado o subrayado. Para conocer más detalles, seleccione
la Guía de referencia del módulo Administración de sistemas y busque “colores”.
ACTIVIDAD
CONFIGURE ADECUADAMENTE LAS OPCIONES DEL PROCESO
PARA LA COLA DE ESCANEO
La cola de escaneo CP – Notas de Crédito ya ha sido pre-configurada con los requisitos mínimos para escanear o
hacer barrido de documentos hacia OnBase. Para que el proceso de indexación sea más eficaz, puede agregar
opciones de proceso adicionales a la cola de escaneo ya existente. Aunque las Opciones de proceso son
opcionales, muchas configuraciones facilitarán la tarea de indexación. Las opciones del proceso en la cola de
escaneo son definidas para determinar su comportamiento de ésta durante el escaneo y la indexación de
documentos que serán importados a OnBase.
Recursos
Opciones de proceso
1. En configuración OnBase navegue hacia Importar | Colas de escaneo

2. Seleccione la cola de escaneo CP – Notas de Credito y haga clic en Opciones de proceso

Indique las Opciones de proceso que seleccionó en las próximas tres pantallas.
Pestaña de Procesamiento de lotes

Pestaña de Capturar

Pestaña de Indexación
Para las Opciones de procesamiento de la cola de escaneo usted seleccionó varias opciones
incluyendo tipo de documento predeterminado, modo de escaneo predeterminado a
preindexación, y su selección de opciones de indexación. Aunque existen otras opciones que
podemos escoger como funcionalidad adicional, tales como códigos de barras o
reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por sus siglas en inglés), estas fueron las únicas
opciones que necesitamos para cumplir con nuestras especificaciones.

USO BÁSICO LUEGO DE LOS CAMBIOS
Ahora asumirá el papel de usuario y realizará búsquedas básicas para CP – Notas de Crédito. Acceda a
Recuperación de documento y conteste las siguientes preguntas.
Busque documentos por Grupo de tipo de documento CP (Cuentas por Pagar) y el Tipo de documento CP – Notas de
Crédito
2. Un empleado del Depto. de Mantenimiento espera un crédito por reflectores que había devuelto a un proveedor.
La orden de compra original lleva el número 10253739. ¿Se ha recibido la nota de crédito? De ser así, ¿qué
importe muestra la nota de crédito y quién es el vendedor?
3. El gerente quiere saber cuántas notas de crédito por un importe superior a $10.000 se encuentran en el
sistema. ¿Qué proveedores emitieron las notas de crédito?
nota de crédito de un proveedor en particular. Vandalay es el nombre de este proveedor. ¿Cuál es el número de
factura de la nota de crédito de Vandalay?

RESUMEN DE DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA PRODUCCIÓN
Configurar Tipos de documentos y Colas de escaneo pensando en las necesidades del usuario aumentará la
confianza y lealtad del cliente, y hará que la indexación y la recuperación de documentos sean más eficaces. El
proceso de descubrimiento es clave para configurar su solución. Averigüe cómo tienen que recuperar
documentos los usuarios finales para asegurarse de que se apliquen las palabras clave correctas y que se
incluyan en la Cadena de nombre automático. Durante la semana aprenderá más acerca de la configuración de
Tipo de palabra clave y Tipo de documento, y pondrá en práctica las lecciones que aprendió en esta sección.
 Registrar su estación de trabajo para acceder a la Digitalización de documentos

 Crear un nuevo formato de escaneo
 Diferenciar entre un formato de escaneo y una cola de escaneo
 Escanear e indexar un lote de documentos
 Describir como mejorar la experiencia del usuario mediante la utilización de Opciones de cola de escaneo,
Tipos de documentos y Tipos de palabra clave

SOLUCIONES PARA LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA PRODUCCIÓN
ACTIVIDAD – USO BÁSICO
Busque documentos por Grupo de tipo de documento CP - y el Tipo de documento CP – Notas de Crédito
1. Recupere todas las notas de crédito del sistema. ¿Cuántos documentos encontró?
25
2. Un empleado del departamento de instalaciones espera un crédito para unas bombillas que devolvió a un
proveedor. La orden de compra original lleva el número 10253739. ¿Se ha recibido la nota de crédito? De ser
así, ¿qué importe muestra la nota de crédito y quién es el vendedor?
Se recibió la nota de crédito por el importe de $40 para Light Experts.
3. Su gerente desea saber cuántas notas de crédito por un importe superior a $5.000 existen en el sistema. ¿Cuál
es su respuesta? ¿Qué proveedores emitieron las notas de crédito?
The Warehouse People

The Lift
Red Barn Supplies
Dent-Starr
nota de crédito de un proveedor en particular. Dent-Starr es el nombre de este proveedor. ¿Cuál es el número
de factura correspondiente a la nota de crédito de Dent-Starr?
3043
5. ¿Qué dificultades encontró cuando buscó los documentos? ¿Qué podría mejorarse para facilitar dicha tarea al
usuario?
Las respuestas varían

ACTIVIDAD – TERMINOLOGÍA
1. B Sin indexación A. Todas las páginas escaneadas pertenecen a un único documento
B. Los datos predeterminados de Tipo de documento o Palabra clave no se

2. D Preindexacion
asignaron manualmente al lote antes de escanearlo o hacerle el barrido
3. E Indexación
C. Las páginas escaneadas generarán más de un documento
completa
D. Los datos predeterminados de Tipo de documento o Palabra clave se
4. A Un documento especifican antes de escanear o hacer el barrido del lote. El lote se enruta para
hacer una indexación manual adicional
E. Los datos predeterminados de Tipo de documento o Palabra clave se
5. C Múltiples especifican antes de escanear o hacer el barrido del lote. En esta modalidad el
documentos lote se trata como documentos completos completamente indexados y no se
enruta para indexación manual

ACTIVIDAD – MEJORANDO LA EXPERIENCIA DEL USUARIO FINAL
ACTIVIDAD – USO BÁSICO LUEGO DE LOS CAMBIOS

Ahora asumirá el papel de usuario y realizará búsquedas básicas para CP – Notas de Credito. Acceda a
Recuperación de documento y conteste las siguientes preguntas.
Busque documentos por Grupo de tipo de documento CP y el Tipo de documento CP – Notas de Crédito
25
2. Un empleado del departamento de instalaciones espera un crédito de brocas que había devuelto a un proveedor.
La orden de compra original lleva el número 10253739. ¿Se ha recibido la nota de crédito? En caso afirmativo,
¿qué importe muestra la nota de crédito y quién es el proveedor?
Se recibió la nota de crédito por un monto de $30 y el proveedor es Tool Shop
3. El gerente quiere saber cuántas notas de crédito por un importe superior a $10.000 se encuentran en el sistema.
¿Qué proveedores emitieron las notas de crédito?
The Warehouse People
The Lift
nota de crédito de un proveedor en particular. Vandalay es el nombre de este proveedor. ¿Cuál es el número de
factura de la nota de crédito de Vandalay?
3031

Sección 3
GRUPOS DE DISCOS
Un Grupo de discos (Disk Group) es un área de almacenamiento lógica a Modificación de Grupos de discos -
la cual se asignan Tipos de documentos y procesos. Todos los 3.1
documentos y datos ingresados en OnBase se almacenan en Grupos de Aprenda los efectos de modificar un
discos. La ubicación de sus Grupos de discos varía según sus Grupo de discos
necesidades empresariales. Ejemplos: unidades asignadas, Universal
Creación de Grupos de discos – 3.2
Naming Convention (UNC, por sus siglas en inglés), y Centera Storage
Cree Grupos de discos basándose en
System entre otras. las necesidades de los
departamentos
La cantidad de Grupo de discos que configure también varía según
diversas razones, como seguridad, procesamiento, digitalización de
documentos impresos archivados, retención y/o ubicaciones físicas.
Tendrá la oportunidad de configurar Grupos de discos y aprender la
terminología común asociada con el proceso.
 Explicar las razones para crear diferentes Grupos de discos

 Definir volúmenes y copias relacionadas con los Grupos de
discos
 Configurar correctamente Grupos de discos

Grupos de discos - 3.1
MODIFICACIÓN DE GRUPOS DE DISCOS
Un Grupo de discos es un lugar físico de almacenamiento para copias de archivos agregados a OnBase. El tamaño
y localización de los volúmenes del Grupo de discos son especificados al momento de configurar los Grupos de
discos, al igual que el número de copias que contendrá el Grupo de discos.
VOLÚMENES
Los grupos de discos están compuestos de volúmenes. Un volumen es la división lógica para todas las copias de
un grupo de discos. Los volúmenes facilitan la organización de los datos en unidades discretas. El usar múltiples
volúmenes permite la creación de secciones de datos en OnBase, las mismas que pueden transferirse fácilmente
a un almacenamiento intermedio y fuera de línea, y viceversa.
COPIAS
Cada volumen de grupos de discos debe ser replicado mediante copias. Las copias pueden ser almacenadas en
diferentes ubicaciones para para protegerse de posibles pérdidas de datos. Existen tres diferentes tipos de
copias básicos que veremos durante la clase:
 Almacenamiento masivo: La primera copia de todo grupo de discos debe ser de almacenamiento masivo.
Las copias de almacenamiento masivo son específicas para disco duro, SAN, etc....Los datos procesados
se almacenan de inmediato en la primera copia de almacenamiento masivo de un grupo de discos.
 Copia secundaria de almacenamiento masivo: Una copia secundaria de almacenamiento masivo funciona
de la misma manera que la primera copia. Los datos se escriben en la copia secundaria de
almacenamiento masivo luego de que un lote ha sido confirmado o cuando los datos son ingresados a
través de importación Ad Hoc.
 Copia de seguridad: Típicamente se usa la copia de seguridad para discos compactos, discos DVD y Blue-
Ray. La copia de seguridad es una copia completa del volumen del grupo de discos. La información
puede escribirse en esta copia luego que un volumen haya sido cerrado.
Copias
1. ¿Por qué razón configuraría una organización que utiliza SAN, más de una copia de almacenamiento masivo?
2. Al configurar Grupos de discos, ¿Es necesaria una copia de seguridad? ¿Por qué si o por qué no?

ACTIVIDAD
MODIFICACIÓN DE GRUPOS DE DISCOS
El departamento de Cuentas por Pagar desea usar OnBase para grabar DVDs y almacenarlos fuera de la oficina.
Configure una segunda copia que facilite esta solicitud. Use la plantilla de Grupo de discos para registrar la
información faltante o que haya cambiado.
Recursos
Modificación del grupo de discos
1. ¿Cuál es el mensaje de advertencia que usted recibe cuando agrega una segunda copia?
2. ¿Cómo se promueven los volúmenes?

Grupos de discos - 3.2
CREACIÓN DE GRUPOS DE DISCOS
ACTIVIDAD
CONFIGURACIÓN DE UN NUEVO GRUPO DE DISCOS
Cree un nuevo Grupo de discos basándose en las especificaciones dadas en las plantillas de Grupo de discos.
Recursos
1. Acceda a Configuración y seleccione Administración de discos | Grupos de discos

2. Escriba el nombre del grupo de discos en el campo de texto
4. Especifique el Tamaño del volumen y Número de
copias
Prácticas óptimas
Elija un tamaño para el volumen equivalente l tamaño más pequeño del medio en el cual se
hará una copia de seguridad de los datos.

5. Especifique las ubicaciones de red para almacenamiento de Grupos de discos para cada copia (ver plantilla).
Prácticas óptimas
Se considera una mejor práctica usar rutas de acceso UNC con recursos compartidos ocultos
para todas las ubicaciones de montaje de las copias de grupos de discos. Existen algunas
opciones para estructurar los recursos compartidos y esa estructura debe ser establecida
con criterios basados en la seguridad de su sistema operativo Windows así como en los
Clientes OnBase que estén siendo utilizados en la solución

7. Haga clic en Configuración de volumen
8. Seleccione Copia 1
9. Seleccione Número infinito de volúmenes
Históricamente hablando, establecer un número infinito de volúmenes era considerado

como mejores prácticas. Aunque esto sigue siendo una opción, es común que alguien más
esté a cargo de administrar el tamaño del servidor de archivos fuera de OnBase. Si usted
desea que OnBase administre su propio tamaño, puede limitar el número de volúmenes. Si
usted tiene otro administrador del servidor de archivos, seleccione número infinito de
volúmenes, esto le permitirá a OnBase crecer sin ninguna limitación.

RH – SEGURO
El Depto. de Recursos Humanos le solicita crear un Grupo de discos separado para documentos que contienen
información confidencial de los empleados.
Cree un nuevo Grupo de discos basándose en la plantilla de Grupo de Discos.
PLANTILLA DE GRUPO DE DISCOS RH - SEGURO
GRUPO DE DISCOS
1. Acceda a la configuración OnBase y seleccione Administración de discos | Grupos de discos
2. Escriba el nombre del grupo de discos en el campo de texto
4. Especifique el Tamaño del volumen y el Número de copias
5. Especifique las ubicaciones de red para almacenamiento de Grupos de discos para cada copia (ver plantilla).
6. Haga clic en Configuración de volumen
7. Seleccione Copia 1
8. Seleccione Número infinito de volúmenes

RESUMEN DE GRUPOS DE DISCOS
La necesidad de crear Grupos de discos nuevos y la cantidad de Grupos de discos configurados dependerá de lo
que el departamento necesite. Tal como se ha visto en esta sección, separar documentos en diferentes Grupos
de discos basándose en razones de seguridad era una de las prioridades del departamento de Recursos
Humanos. Asimismo, usted aprendió que modificar Grupos de discos o acceder a su configuración hará que el
Grupo de discos se bloquee, lo cual podría afectar el procesamiento si eso sucediera durante el horario comercial
normal.
 Explicar las razones para crear diferentes Grupos de discos

 Definir volúmenes y copias relacionadas con los Grupos de discos
 Configurar correctamente Grupos de discos

SOLUCIONES PARA GRUPOS DE DISCOS
ACTIVIDAD – COPIAS
Copias
1. ¿Por qué razón configuraría una organización que utiliza una red de área de almacenamiento SAN (Storage Area
Network) más de una copia de almacenamiento masivo?
Aún cuando una organización utilice una red de área de almacenamiento, SAN, una copia secundaria de
almacenamiento masivo puede ser necesaria si el tiempo de inactividad de la información es un problema. Las
copias secundarias de almacenamiento masivo de OnBase son usadas como copias de seguridad en línea y son
muy valiosas en el caso de que un cliente requiera resolver de inmediato un error.
Si una organización cuenta con un SAN (o algún otro método de replicación), es poco probable que necesiten de
una copia secundaria de almacenamiento masivo en OnBase. El administrador de la red de la organización sería
la persona indicada para reestablecer el sistema en caso de que la unidad falle, no el administrador OnBase. Las
réplicas SAN son consideradas una copia de seguridad de línea cerca.
2. Al configurar Grupos de discos, ¿es necesaria una copia de seguridad? ¿Por qué o por qué no?
El contar con una copia de seguridad OnBase no es requerido, pero es una buena opción si la organización
desea que OnBase administre sus propias copias de seguridad. Esto se puede realizar en conjunto con las
soluciones adicionales de copias de seguridad (copia separada de seguridad de la base de datos, copia de
seguridad del servidor de archivos, etc.). Las copias de seguridad OnBase son consideradas como copias fuera
de línea o sin conexión
ACTIVIDAD – MODIFICACIÓN DE GRUPOS DE DISCOS
1. ¿Qué mensaje de advertencia recibe usted cuando agrega la segunda copia?
Cambiar la cantidad de copias hará que automáticamente se promueva el volumen

Cambiando la cantidad de copias

Usando manualmente la opción Forzar promoción
Lo hace automáticamente el sistema cuando la cantidad de datos en el volumen llega al tamaño de volumen
configurado

SOLUCIONES PARA GRUPOS DE DISCOS
ACTIVIDAD – MODIFICACIÓN DE GRUPOS DE DISCOS
1. ¿Qué mensaje de advertencia recibe usted cuando agrega la segunda copia?
Cambiar la cantidad de copias hará que automáticamente se promueva el volumen

Cambiando la cantidad de copias

Usando manualmente la opción Forzar promoción
Lo hace automáticamente el sistema cuando la cantidad de datos en el volumen llega al tamaño de volumen
configurado

Sección 4
TIPOS DE DOCUMENTOS, TIPOS DE PALABRAS CLAVE Y
COLAS DE ESCANEO
Al comienzo de esta sección descubrirá cómo el Depto. de Recursos Descubrimiento de Tipo de
Humanos adquirirá sus documentos de negocio (es decir, Cartas de documento y palabra clave - 4.1
Oferta, Solicitudes de Empleo) y qué debe hacerse para recuperarlos El descubrimiento es la clave para
luego de haber sido importados a OnBase. Este proceso de crear Tipos de documento y palabras
descubrimiento le proveerá información vital, como el Tipo de palabra clave eficaces
clave más apropiada para asociar al documento.
Tipos de palabras clave - 4.2
Configure Tipos de palabra clave e
Una vez que haya configurado los Tipos de documento y palabras clave, incluya Conjunto de datos cuando
utilizará lo que aprendió en la sección 2 y lo aplicará a una cola de corresponda
escaneo recientemente configurada.
Tipos de documento - 4.3
Al completar esta sección, usted podrá: Cree Tipos de documentos y
configure opciones adicionales de
Tipos de palabra clave
 Identificar el tipo de dato apropiado cuando configure los Tipos
de palabras clave Colas de escaneo - 4.4
Configure una cola de escaneo para
 Aplicar un Conjunto de datos a un Tipo de palabra clave importar documentos usando la
función barrido
 Crear una Cadena de nombre automático con valores de palabra
clave y texto estático
 Configurar Tipos de documento y de palabra clave
 Identificar las Opciones de proceso apropiadas para una Cola de
escaneo

Tipos de documento, Tipos de palabra clave y Colas de escaneo – 4.1
DESCUBRIMIENTO DEL TIPO DE DOCUMENTO Y DE
LAS PALABRAS CLAVES
ACTIVIDAD
DESCUBRIMIENTO
Antes de crear Tipos de documento y de palabras clave, revise los documentos de muestra y descubra cómo los
usuarios finales quisieran recuperar el documento en OnBase. En la Sección 1 encontrará más preguntas sobre
descubrimiento.
Revise la RH - Carta de oferta y utilícela para completar la plantilla del Tipo de documento que aparece abajo con
el Grupo de tipo de documentos, Tipos de palabra clave e información de Cadena de nombre automático.
Recursos
PLANTILLA DEL TIPO DE DOCUMENTO RH – CARTA DE OFERTA
Dado que las palabras clave son importantes para el almacenamiento, la recuperación e incluso la seguridad, antes de
crear una es importante averiguar detalles tales como los siguientes:
 ¿En qué formato está el valor de la palabra clave (es decir, alfanumérico o numérico)?
 ¿Cuántos caracteres debe tener la palabra clave?
 ¿Es una palabra clave limitada/restrictiva? Usted tal vez desee que los usuarios puedan ver solamente los
documentos que tienen su propio número de identificación de empleado en ellos.
 ¿Existen otros factores a tomar en cuenta? Si hay una lista fija de valores, sería recomendable configurar un
Conjunto de datos; por otra parte, si hay una apariencia estándar, podría aplicar una máscara a un tipo de palabra
clave.
Documento de muestra de Hyland Hospital: RH – Carta de oferta

Plantilla del Tipo de documento RH – Solicitud de empleo
Revise el RH – Solicitud de empleo y utilícela para completar la plantilla de Tipo de documento con el Grupo de
tipo de documento, Tipos de palabras clave e información de la Cadena de nombre automático.
PLANTILLA DEL TIPO DE DOCUMENTO RH – SOLICITUD DE EMPLEO
Es considerada una buena práctica incluir un prefijo para el Tipo de documento para indicar
el Grupo de tipo de documento al cual pertenece el documento. Los prefijos pueden ayudar
a identificar a simple vista el grupo de tipos de documento al cual el documento pertenece.

Documento de muestra de Hyland Hospital: RH – Solicitud de Empleo (pág. 1 de 2)

Documento de muestra de Hyland Hospital: RH – Solicitud de Empleo (pág. 2 de 2)

Tipos de documento, Tipos de palabra clave y Colas de escaneo – 4.2
TIPOS DE PALABRAS CLAVE
ACTIVIDAD
CONFIGURACIÓN DE TIPOS DE PALABRAS CLAVE
Basándose en las dos plantillas de Tipo de documento que usted modificó, cree los Tipos de palabra clave
asociadas.
Recursos
TIPOS DE PALABRAS CLAVE

1. En configuración acceda a Palabras clave | Tipos de palabras clave
2. Escriba el nombre del Tipo de la palabra clave
4. Seleccione la configuración de la Palabra clave apropiada

Prácticas óptimas
Cuando configure Tipos de palabra clave alfanuméricos, revise los datos que se
almacenarán en el Tipo de palabra clave para conocer la cantidad típica de caracteres
solicitada. Crear Tipos de palabra clave con una cantidad excesiva de caracteres malgasta
espacio en el almacenamiento y en la memoria del servidor de la base de datos.
CREACIÓN DE UN CONJUNTO DE DATOS

Durante la búsqueda y/o indexación de documentos, el Conjuntos de datos permite que el usuario
seleccione rápidamente un valor predeterminado de palabra clave de una lista de valores.
1. Acceda al Tipo de palabra clave para aplicar el Conjunto de datos

2. Seleccione Conjunto de datos de palabras clave
3. Seleccione Palabra clave debe existir en Restricciones de uso

5. Haga clic en Conjunto de datos

6. Haga clic en Importar y busque en C:\SysAdmin\HR\Position Dataset.txt
7. Seleccione el archivo y haga clic en OK

Tipos de documentos, Tipos de palabras clave, y Colas de escaneo – 4.3
TIPOS DE DOCUMENTOS
ACTIVIDAD
CONFIGURACIÓN DE TIPOS DE DOCUMENTOS
Hasta ahora, usted ha creado los Grupos de discos (sección 3) y Tipos de palabra clave. El próximo paso es crear
el Grupo de tipos de documentos (filtro para Tipos de documentos) seguido del Tipo de documento.
Recursos
Grupos de tipos de documentos

Grupo de tipos de documentos representa una agrupación lógica de Tipos de documentos. En esta actividad el Grupo de
tipos de documentos es Recursos Humanos.
1. En Configuración de OnBase, acceda a Documento |Tipos de documentos

2. Escriba el nombre del Grupo de tipos de documentos, Recursos Humanos
4. Asigne la Seguridad a un grupo de usuarios y haga clic en Cerrar
Tipos de documentos
Tipos de documento es una clasificación para distintos tipos de documentos. En esta actividad creará dos Tipos de
documento, RH – Carta de Oferta y RH – Solicitud de empleo
1. En Configuración OnBase, acceda a Documento | Tipos de documentos

2. Escriba el nombre del Tipo de documento, RH – Carta de Oferta
4. Especifique la configuración del tipo de documento basándose en la plantilla:
a. Grupo de tipos de documentos
b. Formato de archivo predeterminado
c. Grupo de discos predeterminado

Prácticas óptimas
Seleccionar Advertir y cancelar, fecha o palabra clave requerida bajo Advertencia de
consulta sin restricciones cuando se configura un Tipo de documento impedirá que los
usuarios recuperen documentos sin ingresar una fecha o un valor de palabra clave

6. Asigne la seguridad del grupo de usuarios
7. Haga clic en Cerrar
Asigne los tipos de palabras clave

8. Haga clic en Tipos de palabras clave
9. Seleccione los tipos de palabras clave que vaya a asignar al Tipo de documento (basado en la plantilla)
Prácticas óptimas
Asigne Palabras clave en el orden de máxima importancia para los usuarios. Esto será muy
útil cuando se haga una búsqueda o indexación de documentos.
11. Cuando sea apropiado, asigne opciones adicionales de palabras clave
12. Configure una Cadena de nombre automático que al usuario le resulte sencilla (ver Sección 2)

TIPO DE DOCUMENTO RH – SOLICITUD DE EMPLEO
Cree un nuevo Tipo de documento RH – Solicitud de empleo
1. En Configuración OnBase, acceda Documento | Tipos de documentos

2. Escriba el nombre del tipo de documento
4. Especifique la configuración del tipo de documento basándose en la plantilla:
a. Grupo de tipos de documentos
b. Formato de archivo predeterminado
c. Grupo de discos predeterminado
6. Asigne la seguridad del grupo de usuarios
8. Haga clic en Tipos de palabras clave
9. Seleccione los Tipos de palabras clave que vaya a asignar al Tipo de documento (basado en la plantilla)
11. Configure una Cadena de nombre automático que le resulte sencilla al usuario (ver Sección 2)

Tipos de documentos, Tipos de palabras clave y Colas de escaneo – 4.4
COLAS DE ESCANEO
ACTIVIDAD
COLA DE ESCANEO RH – CARTA DE OFERTA
En esta actividad configurará una Cola de escaneo RH – Carta de oferta para hacer el barrido del documento RH
– Carta de oferta en OnBase. Aplique lo que aprendió en la Sección 2 cuando seleccionó opciones del proceso.
Recursos
1. Acceda a Configuración y navegue hacia Importar | Colas de escaneo

2. Escriba el nombre de la cola de escaneo
4. Decida si copia o no la configuración de Cola de escaneo de otra Cola de escaneo.
Al copiar una cola de escaneo ya existente se copiará su configuración, tal como el Grupo
de discos, Grupo(s) de usuario, Tipo(s) de documento y toda la configuración del proceso.
5. Seleccione el Grupo de discos Recursos Humanos

7. Asigne el acceso a la cola de escaneo al Grupo de usuarios
8. Haga clic en Tipos de documentos y asigne el tipo de documento RH – Carta de oferta
9. Especifique las Opción(es) del proceso deseadas (refiérase a la Sección 2)
10. Acceda y reinicie el cliente
11. Navegue hacia Procesos | Escanear/Indexar
12. Haga doble clic en la Cola de escaneo RH – Carta de oferta
13. Haga clic con el botón derecho y en Barrer directorio
14. Indexe el lote de documentos
COLA DE ESCANEO RH – SOLICITUDES DE EMPLEO
En este ejercicio de laboratorio configurará otra Cola de escaneo para RH – Solicitudes de empleo.
Recursos
Cola de escaneo para RH – Solicitudes de empleo
Cuando los aspirantes están interesados en trabajar en Hyland Hospital deben completan una solicitud de empleo
impresa. Actualmente, ese documento de cada aspirante se guarda en un archivador junto con todas las
solicitudes recibidas durante el mes. Este procedimiento es difícil de gestionar, y ocupa cada vez más espacio. En
el futuro, RH desearía importar esos documentos a OnBase mediante un formulario electrónico, pero por el
momento estarían satisfechos con que estén disponibles en OnBase para su recuperación.
Para lograr eso, usted deberá hacer el barrido de documentos hacia OnBase.
SUGERENCIAS:
 Antes de escanear por primera vez, considere la cantidad de páginas de cada RH – Solicitud de empleo.
¿Cómo afectará esto a la indexación?
 Cuando indexe las solicitudes, indexe el Nombre del empleado incluyendo primero el nombre y luego el
apellido (por ejemplo, indexe Nombre del empleado como Kenda Paeth, no como Paeth Kenda)
Pasos de la configuración
1. Acceder a Configuración y navegue hacia Importar | Colas de escaneo

2. Escriba el nombre de la cola de escaneo, RH – Solicitudes de empleo
4. Decida si copia la configuración de cola de escaneo de otra cola de escaneo.
6. Asigne el acceso a la cola de escaneo al Grupo de usuarios
7. Haga clic en Tipo de documento y asigne el Tipo de documento que indexará
8. Especifique cualquier Opciones de proceso que desee (refiérase a la Sección 2)
o Las Solicitudes de empleo están en: C:\SysAdmin\HR\Applications
9. Acceda al Cliente y Reinicie
10. Haga el barrido de RH – Solicitudes de empleo
11. Indexe los documentos.

RH - ARCHIVOS DEL EMPLEADO
En este ejercicio de laboratorio configurará una nueva cola de escaneo RH - Archivos del empleado para importar
cuatro Tipos de documentos diferentes. Antes de crear una Cola de escaneo, deberá crear una nuevo Tipo de
Palabras Clave y Tipos de Documento.
Recursos
Configuración de Tipos de palabras clave y Tipos de documentos
Luego de ser contratados, los empleados llenan una Autorización para Investigación de Antecedentes, Historial
del Empleado, Contrato de trabajo y reciben una Tarjeta de Identificación del Empleado. Al presente se archivan
copias de esos documentos en una carpeta que lleva el nombre de cada empleado. En el futuro Recursos
Humanos desearía incorporar esos documentos a una solución de archivo en carpetas OnBase, pero por ahora se
contentaría con importarlos a OnBase.
PLANTILLA DE TIPO DE DOCUMENTO: RH – HISTORIAL DEL EMPLEADO, RH – CONTRATO DE EMPLEO, RH – ID DE

EMPLEADO, Y RH – AUTORIZACION DE VERIFICACION DE ANTECEDENTES
PASOS DE LA CONFIGURACIÓN:
1. Crear un nuevo Tipo de palabra clave, Num. de ID de empleado
2. Crear cuatro nuevos Tipos de documentos, como se indica en la plantilla
Deberá crear cuatro Tipos de documento con el mismo Grupo de tipos de documentos, Tipos
de palabras clave, Grupos de usuario y Formato de archivo. Después de crear el primer Tipo
de documento, use el botón Copiar para crear los tres restantes. Con el botón Copia se
copian todas las configuraciones y lo único que le restará por hacer es escribir el nombre
del nuevo Tipo de documento.
Documento de muestra de Hyland Hospital: RH – Historial del Empleado

Documento de muestra de Hyland Hospital: RH – Contrato de Empleo

Documento de muestra de Hyland Hospital: RH- Autorización de verificacion de antecedentes

Documento de muestra de Hyland Hospital: RH – ID del Empleado

ACTIVIDAD
OPCIÓN DE MÁSCARA PARA TIPOS DE PALABRAS CLAVE
El enmascaramiento del Tipo de palabras clave establece un formato específico para el Tipo de palabra
clave, lo cual permite una indexación y recuperación más precisa. Por ejemplo, si enmascaró el Tipo de
palabra clave Número de Teléfono, usted podría asegurarse de que cada número telefónico ingresado
como valor siempre contendría los tres dígitos del código de área. Si no se aplica, la indexación solo
incluiría los 7 dígitos del número y omitiría el código de área. En esta actividad, usted va a configurar un
nuevo tipo de palabra clave y le aplicará una máscara.
Recursos
El Tipo de palabra clave Employee ID siempre tiene el mismo formato: dos dígitos, un guion y cuatro dígitos
adicionales. El Depto. de Recursos Humanos quiere asegurarse de que el número de identificación del empleado
siempre se ingresa completo.
1. Seleccione el Tipo de palabra clave Employee ID

2. Seleccione Enmascarar
3. Aplique la máscara apropiada

ACTIVIDAD
CREACIÓN DE UNA COLA DE ESCANEO CON MÚLTIPLES
TIPOS DE DOCUMENTOS
Ahora va a crear otra Cola de escaneo, RH - Archivos de empleado. Cuando creó colas de escaneo, seleccionó un
Tipo de documento predeterminado en Opciones de proceso porque solamente tenía un Tipo de documento
seleccionado para la cola de escaneo. En esta cola de escaneo asignará cuatro Tipos de documentos diferentes
a la misma cola de escaneo. Antes de hacer la configuración, conteste las siguientes preguntas para determinar
cuáles configuraciones de proceso se seleccionarán para esta cola de escaneo.
Colas de escaneo con múltiples Tipos de documentos dentro de los subdirectorios
1. Cuando se indexa documentos, es fácil de olvidar el seleccionar el Tipo de documento correcto. ¿Cuál casilla de
verificación en Opciones de proceso: Pestaña Indexación asegura que los indexadores seleccionen el Tipo de
documento apropiado para cada documento?
2. Revise la estructura de la carpeta para los archivos del empleado. Observará que los registros son subdirectorios
de la carpeta de los archivos del empleado. ¿Cuál casilla de verificación en Opciones de proceso: Pestaña Captura
seleccionará para asegurarse de que OnBase importe todos los documentos de cada carpeta de empleado?
CONFIGURACIÓN DE LA COLA DE ESCANEO DE LOS ARCHIVOS DE EMPLEADOS
1. Acceda a Configuración y navegue hacia Importar | Colas de escaneo

2. Escriba el nombre de la cola de escaneo, RH - Archivos de empleado
4. No copie la configuración de cola de escaneo de otra cola de escaneo
6. Asigne el acceso a la cola de escaneo al grupo de usuarios
7. Haga clic en Tipos de documentos y asigne los cuatro Tipos de documento de RH
8. Configure la Opción de proceso e incluya la ubicación de los archivos del empleado,
C:\SysAdmin\HR\Employee Files.
10. Acceda a y reinicie el cliente
11. Navegue hacia Procesos | Escanear/Indexar
12. Haga doble clic en la cola de escaneo RH - Archivos de empleado
13. Haga clic derecho y elija Barrer directorio
14. Más adelante en esta sección usará conjunto de palabras clave para autollenado para automatizar su
indexación después que los han sido importados correctamente a OnBase.
ACTIVIDAD
CONJUNTOS DE PALABRAS CLAVE PARA AUTOLLENADO
Conjuntos de palabras clave para autollenado se usa para asistir a los usuarios cuando indexan documentos.
Cuando se indexa, el indexador puede escribir un valor de palabra clave, la palabra clave primaria y las restantes
palabras clave del conjunto de palabras clave automáticamente llenarán el resto. La aplicación de un Conjunto
de palabras clave para autollenado a un Tipo de documento acelerará el proceso de indexación y a la vez
proveerá datos más precisos.
Recursos
 Guías de referencia del módulo Conjunto de palabras clave para autollenado
Antes de configurar el Conjunto de palabras clave para autollenado revise el archivo del índice que contiene todas
las palabras clave (C:\SysAdmin\HR\Employee Keyset)
CREE LA TABLA DE CONJUNTO DE PALABRAS CLAVE PARA AUTOLLENADO

1. En configuración navegue hacia Palabras clave | Conjuntos de palabras clave para autollenado
2. Escriba un nombre para el Conjunto de palabras clave para autollenado, RH - Solicitudes
Pasos cuatro y cinco: El orden en el que agrega los Tipos de palabras clave debe
corresponderse exactamente con el orden del archivo índice. El primer Tipo de palabra clave
es la Palabra clave primaria.
4. Seleccione el Tipo de palabra clave primaria y haga clic en Agregar

5. Seleccione los Tipos de palabras clave secundarias y haga clic en Agregar
Es muy importante el orden de aparición de los tipos de palabras clave cuando configuramos
los conjuntos de palabras clave para autollenado, ya que estamos confeccionando una tabla
de base de datos a partir de aquél. Por otro lado, el orden de aparición de los tipos de
palabras clave en los tipos de documentos no afectará el orden de autollenado de palabras
clave en el documento. Es una práctica óptima mover la palabra clave principal al
encabezamiento de la lista en el Tipo de documento para facilitar la indexación.

ASIGNE EL CONJUNTO DE PALABRAS CLAVE PARA AUTOLLENADO AL TIPO DE DOCUMENTO
7. Seleccione Documento | Tipos de documentos
8. Seleccione el Tipo de documento que utilizará el Conjunto de palabras clave para autollenado
9. Seleccione el botón Tipos de palabras clave
10. Seleccione el Conjunto de palabras clave para autollenado que acaba de configurar
11. Haga clic en Guardar.
12. Repita los pasos 8 a 11 para cada Tipo de documento

CONFIGURAR EL PROCESADOR DEL CONJUNTO DE PALABRAS CLAVE PARA AUTOLLENADO
13. Seleccione Importar | Procesador de conjuntos de palabras clave, luego importe el nombre y haga clic en
Crear
14. Navegue para encontrar Ruta predeterminada y Archivo predeterminado para especificar dónde tiene que
ubicarse el texto
15. De la lista desplegable seleccione el Conjunto de palabras clave para autollenado que acaba de crear
16. Ingrese los Delimitadores y los Separadores
IMPORTE EL CONJUNTO DE PALABRAS CLAVE PARA AUTOLLENADO

18. Vuelva a Iniciar el cliente OnBase, navegue hacia Administración | Conjunto de palabras clave para
autollenado | Importador
19. Seleccione el conjunto de palabras clave para autollenado apropiado
20. Haga clic derecho y seleccione Ejecutar proceso de importación

21. Revise el Informe de verificación para confirmar que el proceso se ejecutó correctamente

UNA MEJOR INDEXACIÓN USANDO CONJUNTOS DE
PALABRAS CLAVE PARA AUTOLLENADO
En este ejercicio de laboratorio, usted aprenderá a configurar conjuntos de palabras clave para autollenado que le
servirán para acelerar el proceso de indexación.
Recursos
 Guías de referencia del módulo Conjunto de palabras clave para autollenado
Configuración y aplicación de un conjunto de palabras clave para autollenado
Conjunto de palabras clave para autollenado para CP - Notas de crédito
El Departamento de Cuentas por Pagar usa una aplicación externa para administrar las funciones diarias de los
proveedores y de pedidos. La información recabada incluye los números de órdenes de compra emitidas a
proveedores, el número de factura emitido por el proveedor para cubrir el artículo comprado, el nombre de la
compañía del proveedor y el importe de la compra. Puesto que se sabe que la aplicación externa tiene
información actualizada, la usaremos para indexar las notas de crédito. Los empleados del departamento usan
una función de exportación en esta aplicación para crear un documento de texto para nosotros, el cual contiene
los valores de palabras clave que necesitamos.
El archivo de texto se encuentra en C:\SysAdmin\AP\Credit Keyset.txt
CONJUNTO PARA NOTAS DE CRÉDITO
Usted va a crear un Conjunto de palabras clave para autollenado para importar esta información hacia OnBase y
aplicarla a los documentos restantes del tipo CP – Notas de Credito, ubicados en Esperando indexación.
Pasos para la configuración
1. En configuración navegue hacia Palabras clave | Conjuntos de palabras clave para autollenado
2. Cree un Conjunto de palabras clave para autollenado llamado CP – Conjunto de Llaves Notas Credito
3. Asigne las palabras clave en el orden exacto en que aparecen en el archivo de índice.
4. Asigne el conjunto de palabras clave para autollenado al grupo de usuarios 'MANAGER'
5. Seleccione la opción de menú Documento | Tipos de documentos y asigne el conjunto de palabras clave
para autollenado al documento to CP – Notas de Credito
6. Escoja Importar |Procesador de conjuntos de palabras clave para autollenado
7. Cree un Proceso de palabras clave para autollenado llamado CP – Conjunto de Llaves Notas Credito.
Asegúrese de elegir el archivo de texto correcto y establezca los delimitadores y separadores tal como
aparecen en ese archivo de texto
Pasos en el Cliente OnBase
1. Navegue hacia Administración | Conjuntos de palabras clave para autollenado | Importador

2. Para verificar que el proceso se ejecutó correctamente, refiérase al informe de verificación (deberá
encontrar 25 filas de autollenado)
3. Use el conjunto de palabras clave para autollenado para indexar los documentos en la cola de escaneo de
CP - Notas de crédito. Recuerde que necesitará escribir la palabra clave principal (en este caso, el número
de Orden de Compra). Los demás valores serán rellenados automáticamente según el valor de esta
palabra clave.
Durante la indexación de los documentos, éstos obtendrán todos los valores de índice luego de aplicarse el valor
de la palabra clave principal al documento, si ha configurado e importado correctamente el Conjunto de palabras
clave para autollenado y si lo ha aplicado al tipo de documento correspondiente. Si aparecen coincidencias
múltiples del valor de palabra clave principal (quizás por haber importado el conjunto dos veces), aparecerá un
cuadro de lista con los conjuntos que coincidan con ese valor principal y deberá escoger cuál aplicar.
Puede usar códigos de barras junto con un Conjunto de palabras clave para autollenado para aumentar la
eficiencia de la indexación. En esta configuración, el código de barras es creado con el valor de palabra clave
correspondiente al tipo de palabra clave principal. Una vez que el sistema lee el código de barras, los demás
valores de palabras clave se rellenarán automáticamente.

RESUMEN DE TIPOS DE DOCUMENTO, TIPOS DE PALABRA CLAVE Y COLAS DE
ESCANEO
El Depto. de Recursos Humanos puede acceder a los documentos con facilidad gracias a la aplicación de
palabras clave eficaces, una Cadena de nombre automático significativa y opciones de palabras clave adicionales.
Los documentos de Recursos Humanos serán más precisos debido a la aplicación de un Conjunto de palabras
clave para autollenado y a la aplicación de una máscara que asegurará que el número de identificación del
empleado siempre se representará en el mismo formato. Continuará aplicando los conocimientos aprendidos en
esta sección a otros procesos de importación.
 Identificar el tipo de dato apropiado cuando configure los Tipos de palabra clave
 Aplicar un Conjunto de datos a un Tipo de palabra clave
 Crear una Cadena de nombre automático con valores de palabra clave y texto estático
 Identificar las opciones del proceso apropiadas para una cola de escaneo

SOLUCIONES PARA TIPOS DE DOCUMENTO, TIPOS DE PALABRAS CLAVE Y COLAS DE
ESCANEO
ACTIVIDAD – DESCUBRIMIENTO

ACTIVIDAD – PLANTILLA DE TIPO DE DOCUMENTO RH – SOLICITUD DE EMPLEO
ACTIVIDAD – MÁSCARAS PARA TIPOS DE PALABRA CLAVE

Sección 5
SEGURIDAD DE ONBASE
La seguridad de OnBase está basada en los grupos de usuarios. Una Configuración de los grupos de
vez que se crea un Grupo de usuarios, se le asignan los Derechos y usuarios - 5.1
Privilegios de Producto que correspondan. Cuando se asignan derechos Revise los Grupos de usuarios
y privilegios es muy importante proveer solo la configuración que el departamentales comunes y asigne
Grupo de usuarios necesita. No querrá brindar a los usuarios acceso a la configuración de seguridad
apropiada.
cosas que no usan o que quizás pudieran darle mal uso de ellas.
Configuración de usuarios - 5.2
Los usuarios se asignan al Grupos de usuarios y pueden ser parte de Importe usuarios a OnBase y
múltiples Grupos de usuarios diferentes. Es importante destacar que los agréguelos al o a los Grupos de
usuarios tendrán los derechos y privilegios acumulativos de todos los usuarios que corresponda.
grupos combinados. En esta sección se dan ejemplos según funciones
laborales, y usted aprenderá a otorgar los derechos y privilegios Palabras clave de seguridad - 5.3
apropiados para cada grupo. Aprenda cómo restringir la
capacidad de un usuario o Grupo de
Al completar esta sección, usted podrá: usuarios de ver un documento,
basándose en un valor de palabra
clave del documento.
 Determinar los derechos y privilegios apropiados según las
Privilegios para anulación - 5.4
necesidades de un Grupo de usuarios Aprenda cómo agregar o remover los
 Agregar usuarios a OnBase y asignar el (los) Grupo(s) de usuarios privilegios de grupos de usuarios en
correctos un tipo de documento específico.
 Asignar los Tipos de documentos apropiados al Grupo de

usuarios
 Analizar un Grupo de usuarios para determinar la configuración
de seguridad apropiada

Seguridad de OnBase - 5.1
CONFIGURACIÓN DE LOS GRUPOS DE DISCOS
ACTIVIDAD
SEGURIDAD DE ONBASE
En este ejercicio de laboratorio usted configurará los grupos de usuarios y los usuarios de OnBase para cumplir
las especificaciones y funciones empresariales determinadas.
Recursos
Configuración de los grupos de discos

Nuestra compañía tiene cuatro grupos de usuarios que necesitan interactuar con OnBase: Empleados del Depto.
de Cuentas por Pagar
 Generalistas de Recursos Humanos
 Gerentes de Recursos Humanos
 Operadores de escáner
Estos grupos de usuarios requieren acceso a los documentos en diferentes combinaciones y necesitan interactuar
con ellos de otra manera. Para ello, vamos a crear cuatro grupos de usuarios
Operadores de escáner
Los operadores de escáner se encargan de escanear e indexar todos los documentos de RH y CP que se procesen
mediante el módulo 'Digitalización de documentos' A pesar de sus esfuerzos, los operadores de escáner cometen
errores durante la indexación. Dos de los errores más comunes son los datos mal escritos y la identificación
incorrecta de los tipos de documentos. Además, es común indexar por equivocación documentos de dos páginas
como dos documentos independientes de una página cada uno. Los operadores de escáner pueden corregir este
error si combinan las dos páginas por separado en un solo documento y eliminan el documento «huérfano».
Ocasionalmente, ellos deben purgar lotes enteros y repetir el escaneo cuando no tienen otra alternativa lógica.
Además de ver los documentos en el nivel de lote en la cola de escaneo, a veces también recurren a la
recuperación estándar de documentos.
Puesto que es necesaria la administración frecuente del módulo Digitalización de Documentos por el ritmo de la
actividad empresarial, los operadores de escáner usarán todas las características administrativas de la
digitalización de documentos (entre otros, eliminación, confirmación y cambios en las colas de escaneo).
Escriba los Tipos de documento, las Colas de escaneo, y los Conjuntos de palabras clave para autollenado a los
que deben tener acceso los operadores de escáneres:

Tipos de documento Colas de escaneo Conjuntos de palabras clave para
autollenado

DERECHOS DE PRODUCTO GRUPO DE OPERADORES DE ESCANER

PRIVILEGIOS GRUPO DE OPERADORES DE ESCANER

GENERALISTAS DE RECURSOS HUMANOS
Los Generalistas de Recursos Humanos están a cargo del proceso de contratación en la compañía. Ellos
trabajarán con nuestro sistema interno de correo electrónico y también necesitarán imprimir los documentos que
usarán durante las entrevistas. Algunos de estos generalistas trabajan a distancia, por lo que también
necesitarán iniciar sesiones en el cliente web.
Para atender esta necesidad, cree un grupo de generalistas de Recursos Humanos que tengan acceso al tipo de
documento RH - Solicitud de empleo. Los miembros de este grupo deberán poder usar el correo electrónico
interno y deberán poder imprimir. También necesitarán tener derechos de producto de acceso al cliente web para
el grupo de usuarios correspondiente.
Los miembros de este grupo deberán poder usar el correo electrónico interno y deberán poder imprimir.
Tipos de documento
DERECHOS DE PRODUCTO GENERALISTAS DE RECURSOS HUMANOS

PRIVILEGIOS GENERALISTAS DE RECURSOS HUMANOS
Gerentes de Recursos Humanos
En la actualidad, los gerentes de Recursos Humanos son responsables de la seguridad de la información

concerniente a Recursos Humanos. Ellos también desean poder ver y acceder a todos los elementos a los que los
generalistas de RH tienen acceso.
Para lograrlo, cree un grupo de usuarios para los gerentes de Recursos Humanos que tenga todos los derechos y
privilegios del grupo de los generalistas de Recursos Humanos, pero que también tenga acceso a todos los tipos
de documentos de RH. Además, los miembros de este grupo tienen la autoridad de modificar palabras clave,
incluidas las restringidas. Ellos también pueden ver el historial de los documentos para asegurarse del manejo
correcto de los mismos.
Identifique el o los Tipos de documento a los que deberá tener acceso el Grupo de usuarios de gerentes de
Recursos Humanos:
Tipos de documento

DERECHOS DE PRODUCTO GERENTES DE RECURSOS HUMANOS

PRIVILEGIOS GERENTES DE RECURSOS HUMANOS

CP Oficinistas
Los oficinistas del depto. de Cuentas por Pagar usan OnBase para automatizar procesos e indexación. Ellos
necesitarán acceso a los procesadores COLD y DIP en el cliente OnBase para poder ejecutar y verificar los
procesos correspondientes.
Cree un grupo de oficinistas del depto. Cuentas por Pagar que tenga acceso a todos los documentos del grupo de
tipos de documentos de Cuentas por Pagar. Además, los miembros de este grupo deben poder ejecutar los
procesos COLD y DIP (pero no confirmar lotes), y enviar documentos por correo electrónico de manera externa.
También requieren hacer importaciones ad hoc de los documentos a OnBase.
Identifique el(los) Tipos de documentos a los que deberá tener acceso el grupo de usuarios CP Oficinistas:
Tipos de documento
DERECHOS DE PRODUCTO GRUPO CP OFICINISTAS

PRIVILEGIOS: GRUPO CP OFICINISTAS

CONFIGURACIÓN DE USUARIOS
ACTIVIDAD
USUARIOS
Configuración de usuarios
Tenemos que incorporar usuarios al sistema y asignarlos al o los Grupos de usuarios apropiados. Podemos crear
cada usuario manualmente o importarlos. El proceso de importación de usuarios ahorra tiempo ya que importa
usuarios, contraseñas, direcciones de correo electrónico y nombres reales. Podemos además usar el proceso de
importación para actualizar las direcciones de correo electrónico y los nombres reales de los usuarios existentes
en el sistema.
Aunque podemos importar usuarios y parte de la información de los mismos, todavía tendremos que asignarlos
manualmente a los grupos de usuarios apropiados. Una vez importados los siguientes usuarios desde el archivo
de texto, asígnelos a los grupos apropiados según las especificaciones indicadas a continuación:
Importe una lista de usuarios de OnBase desde el archivo de texto (C:\SysAdmin\allusers.txt) y asígnelos a los
grupos de usuarios apropiados:
Operadores de escáner Generalistas de Recursos Gerentes de Recursos Oficinistas del Depto.

Humanos Humanos Cuentas por Pagar
ChrisS HannahO MeganM AmyD

JudyZ JohnR PatA JeffG
KatieH JoeC
MikeK WillI
MeganM (Opcional)
PatA (Opcional)

PALABRAS CLAVE DE SEGURIDAD
ACTIVIDAD
PALABRAS CLAVE DE SEGURIDAD
Usted puede incrementar la seguridad de los documentos basándose en las palabras clave de un documento al
configurar palabras clave de seguridad. Usted puede implementar estas restricciones de dos formas:
 Igual: Limita al usuario o al Grupo de usuarios a ver solo documentos que contienen el valor especificado.
Por ejemplo, sus Gerentes Regionales tienen que poder acceder al Tipo de documento RM – Reporte de
Ventas Cuatrimestral; sin embargo, solo necesitan ese acceso a los informes de su región. Si “Region”
fuera una palabra clave en ese Tipo de documento, puede asignar una región como palabra clave de
seguridad (Region = Oeste). El Gerente Regional solo devolvería documentos para la Región Oeste.
 Diferente: Limita al usuario o al Grupo de usuarios a ver todos los documentos salvo los que contienen el
valor especificado. Por ejemplo, usando el ejemplo anterior, si seleccionó “Region ≠ Oeste”; el Gerente
Regional devolvería documentos que contienen las regiones: Norte, Sur, y Este.
En esta actividad, usted limitará la facultad de los Operadores de escáner para ver ciertos documentos de RH
basándose en su número de identificación del empleado. Los miembros del grupo de usuarios de operadores de
escáner deberían poder ver sus propias tarjetas de identificación de empleado, pero no la de otros empleados.
Para probarlo, añada el Tipo de documento RH – ID de Empleado al Grupo de usuarios Operadores de Escáner y
agregue KENDAP como miembro.
PASOS DE LA CONFIGURACIÓN
1. En configuración OnBase navegue hacia Usuarios | Nombres y contraseñas de usuario
2. Haga clic en KENDAP
3. Haga clic en de Palabras clave de seguridad
5. De la lista desplegable seleccione Employee ID
6. Seleccione Igual
7. En el campo de valor estático escriba 89-5589
9. Ingrese en Cliente como KENDAP
10. Haga una búsqueda de Employee ID Cards en Recuperación de documentos
ANULACIÓN DE PRIVILEGIOS
ACTIVIDAD
ANULAR PRIVILEGIOS
Hasta ahora usted ha configurado derechos y privilegios de producto para cuatro grupos de usuarios diferentes.
Un usuario puede ser miembro de dos o más grupos de usuarios que tienen privilegios contrapuestos, como es el
caso de los gerentes de Recursos Humanos. La opción de Anular privilegios le permite agregar o quitar un
privilegio a un Grupo de usuarios para un Tipo de documento específico.
Después de discutir el problema de la confidencialidad de las cartas de oferta, el departamento de Auditoría y

cumplimiento del Hospital de Hyland decide que los gerentes de RH no deberían permitir que sean
modificadas las palabras clave para el tipo de documento RH - Carta de oferta, ya que ellos no desean que se
hagan actualizaciones al documento después que la carta de oferta ha sido aceptada. Configure los privilegios
de anulación para el Tipo de documento RH - Carta de oferta para cumplir con este requisito.

1. En Configuración OnBase navegue a Documento |Tipos de documentos
2. Haga clic en RH - Carta de oferta
3. Haga clic en Grupo de usuarios
4. Haga clic en Anular privilegios
5. Haga clic en Gerentes de Recursos Humanos
6. Haga clic en Configuración.
7. Inhabilite la selección Modificar palabras clave

TRABAJANDO CON EL CLIENTE WEB
Este laboratorio ofrece práctica adicional en la recuperación de documentos usando el cliente web
(http://localhost/appnet).
Recursos
 Guía de referencia del módulo cliente Web
Use la recuperación estándar de documento para contestar las siguientes preguntas.

1. Consiga el documento RH – Solicitud de empleo de Kenda Paeth. ¿Qué importe especificó Kenda como salario?
¿Cuál cantidad está especificada en el documento RH – Carta de oferta enviado a Kenda?
2. Recupere el documento RH - Autorización para investigación de antecedentes de Bob Vellasity. ¿En qué fecha
firmó Bob la autorización?
¿En qué fecha acordó él comenzar a trabajar para Hyland Hospital?
3. Fíjese en el documento RH – Carta de oferta, dirigido a Edward Stitt: ¿Qué puesto le ofreció Hyland Hospital? ¿A
qué posición postuló Edward inicialmente?
4. Abra la Autorización para investigación de antecedentes de Jane Harper. ¿Jane autorizó a Hyland Hospital para
que complete la verificación de antecedentes? En caso afirmativo, ¿A cuál de los empleadores anteriores espera
contactar? ¿Qué tipo de documento ha usado para conocer los nombres de los empleadores anteriores?

RESUMEN DE LA SEGURIDAD ONBASE
Configurar el nivel de seguridad apropiado es importante cuando se crean Grupos de usuarios. La seguridad de
Grupos de usuarios puede determinarse por función departamental como se vio en esta sección y los usuarios
pueden pertenecer a diferentes Grupos de usuarios. Por lo tanto, recuerde que un usuario tiene derechos y
privilegios acumulativos de todos los grupos a los que pertenece.
 Determinar los derechos y privilegios apropiados según las necesidades de un Grupo de usuarios
 Agregar usuarios a OnBase y al Grupo de usuarios correcto
 Asignar los Tipos de documento apropiados al Grupo de usuarios aplicable
 Analizar un Grupo de usuarios y determinar la configuración de seguridad apropiada

SOLUCIONES PARA LA SEGURIDAD DE ONBASE
ACTIVIDAD – SEGURIDAD DE ONBASE
Operadores de escáner
Tipos de documentos Colas de escaneo Conjuntos de palabras clave para
autollenado
 CP – Nota de Crédito  CP – Notas de Crédito  CP – Conjunto de Llaves Notas
 RH – Carta de Oferta  RH – Aplicaciones del Credito
 RH – Solicitud de Empleo Empleado  RH - Solicitudes
 RH – Contrato de Empleo  RH – Cartas de Oferta
 RH – ID de Empleado  RH – Archivos del Empleado
 RH – Autorizacion de
Verificacion de Antecedentes
 RH – Historial del Empleado
Derechos de productos Privilegios

Productos de procesamiento Documentos Características del cliente
registrados  Recuperar | Ver  Diálogo/Recuperación
 Cliente  Crear Escanear/Indexar lotes
 Escanear  Modificar  Indexar docs. escaneados
Privilegios administrativos de
 Guardar rotación
procesamiento
 Eliminar
 Digitalización de documentos
 Reindexar
 Modificar palabras clave
 Ver palabras clave
RH Generalistas
Tipos de documentos Derechos de productos Privilegios
 RH – Solicitud de Empleo Productos de procesamiento Documentos
registrados  Recuperar | Ver
 Cliente  Imprimir
 Cliente web  Correo interno
Características del cliente
 Diálogo/Recuperación
Gerentes de Recursos Humanos

 RH – Carta de Oferta Productos de procesamiento Documentos
 RH – Solicitud de Empleo
 Cliente  Imprimir
 RH – Contrato de Empleo  Cliente web  Correo interno
 RH – ID de Empleado  Ver historial
 RH – Autorizacion de  Modificar palabras clave
Verificacion de Antecedentes  Palabras clave de acceso
 RH – Historial del Empleado restringido
Características del cliente
 Diálogo/Recuperación
CP Oficinistas
 CP – Notas de Crédito Productos de procesamiento Documentos
 Cliente  Crear
 Procesador COLD  Correo externo
 Procesador de importación de Características del cliente
documentos (DIP)
 Diálogo de recuperación
 Importar
En Cliente web, use la recuperación estándar de documento para contestar las siguientes preguntas.
1. Busque el documento RH – Solicitud de Empleo de Kenda Paeth. ¿Qué importe especificó Kenda como salario?
¿Cuál cantidad está especificado en el documento RH – Carta de Oferta enviado a Kenda?
$30.000
$28.000
2. Recupere el documento RH - Autorización de Verificacion de antecedentes de Bob Vellasity. ¿En qué fecha firmó
Bob la autorización? ¿En qué fecha acordó él comenzar a trabajar para Hyland Hospital?
Autorización: 5/1/2003
Contrato de trabajo: 28/12/2002
3. Fíjese en el documento RH – Carta de oferta, dirigido a Edward Stitt: ¿qué puesto le ofreció Hyland Hospital? ¿A
qué puesto optó Edward inicialmente en la organización?
Puesto ofrecido: Physician Assistant

Solicitó: Registered Nurse
4. Abra el RH - Autorización de Verificacion de antecedentes de Jane Harper. ¿Ella autorizó a Hyland Hospital para
que complete la verificación de antecedentes? En caso afirmativo, ¿a cuál de los empleadores anteriores espera
contactar? ¿Qué tipo de documento ha usado para conocer los nombres de los empleadores anteriores?
Sí, autorizó la verificación de antecedentes

General Hospital y American Professionals.

La información se encontró en el documento RH – Solicitud de Empleo

Sección 6
PROCESADOR DE IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS
(DIP)
El Procesador de importación de documentos (DIP, por sus siglas en Proceso DIP ordenado - 6.1
inglés) permite importar e indexar automáticamente grandes volúmenes El orden es fundamental para que
de documentos, independientemente del tipo de archivo electrónico. este proceso DIP funcione
Este proceso de importación comúnmente se usa para importar
documentos de conversiones de documentos históricos, servicios de Notificaciones del Procesador - 6.2
escaneo externo, aplicaciones heredadas y sistemas externos de Aprender como recibir notificaciones
captura. si su proceso DIP tiene errores o se
completó exitosamente
Para ejecutar un proceso DIP se necesitan los documentos electrónicos Proceso DIP etiquetado - 6.2
y un archivo de índice que contenga los valores de palabra clave Para este proceso el orden no es
asociados con cada documento. El archivo de índice asociado con el importante, pero sí lo es identificar
proceso puede ser: Etiquetado u Ordenado. En esta sección cubriremos las etiquetas correctas
los DIP etiquetados y ordenados.
 Explicar los usos comunes para importar archivos usando un

proceso DIP
 Diferenciar entre un archivo de índice de importación etiquetado
y otro ordenado
 Mostrar las diferentes opciones de Notificación DIP
 Configurar correctamente tanto un proceso de DIP ordenado
como de DIP etiquetado

Procesador de importación de documentos (DIP) - 6.1
CONVERSIÓN DE ARCHIVOS HISTÓRICOS
ACTIVIDAD
CONVERSIÓN DE ARCHIVOS HISTÓRICOS
Hyland Hospital está en el proceso de importar Antiguas HR – Tarjetas de asistencias. Esta conversión de
archivos históricos es un proyecto grande y en lugar de usar sus propios empleados, Hyland Hospital ha
seleccionado un servicio de escaneo externo para que escanee los documentos y suministre el archivo de índice
con los documentos electrónicos. Antes de importar los documentos usando DIP, debe crearse un Grupo de
discos dedicado a archivos históricos junto con el Tipo de documento asociado. Actualice la información que falte
en la plantilla del tipo de documento.
Recursos
Plantilla del grupo de discos HR – Backfile

Basándose en la plantilla, cree el Grupo de discos HR – Backfile.

Plantilla del tipo de documento RH – Tarjeta de asistencia
Complete la plantilla con cualquier información que falte antes de crear el Tipo de documento, RH – Tarjeta de
asistencia.
Revise el archivo de índice para la importación (C:\SysAdmin\HR\Timecards\_2000timesheets.txt) para

completar la tabla que figura a continuación. Las palabras clave del archivo de índice figuran en un orden en
particular. Este orden es importante cuando se configura el proceso DIP. Escriba las palabras clave en el orden
en que aparecen en el archivo. Su instructor le dará ayuda adicional para que pueda completar este formulario.
NÚMERO DE ORDEN DE CAMPO O ETIQUETA ¿OBLIGATORIO? TIPO DE PALABRA CLAVE

Documento de muestra de Hyland Hospital: RH – Tarjeta de asistencia

ACTIVIDAD
PROCESO DE DIP ORDENADO
Un archivo de índice para importación contiene información acerca de los documentos que están siendo
importados. Cada línea de un archivo de índice de DIP ordenado contiene información acerca de la ubicación del
documento que va a importarse y los correspondientes valores de palabra clave. En un proceso de DIP
ordenado los valores del archivo de índice para importación se presentan en un orden específico.
Separador
El separador diferencia entre cada valor de campo y el siguiente. Los separadores pueden ser uno de los
siguientes:
 Nueva línea
 Pestaña:
 Personalizado
¿Qué tipo de separador se usó en el ejemplo de arriba? _______________________________________________________
Delimitador de campo
Los delimitadores de campo encierran cada valor de campo. El ejemplo anterior contiene un delimitador con
comilla doble. Los delimitadores son necesarios cuando podría haber un separador presente dentro del campo
de la palabra clave (por ej., 2,000). Los delimitadores de campo pueden ser:
 Ninguno
 Comilla simple (‘)
 Comilla doble (“)
>>Palabra clave ficticia — ignora un campo

Si su archivo de índice para importación contiene un valor que no desea asociar con un Tipo
de palabra clave, configúrelo como palabra clave ficticia.

ACTIVIDAD
RH – TARJETA DE ASISTENCIA
El Grupo de discos y el Tipo de documento han sido configurados para el proceso DIP RH – Tarjetas de asistencia.
En los siguientes pasos se explica cómo configurar un proceso de DIP ordenado.
Recursos
 Guía de referencia del módulo Procesador de Importación de Documentos (DIP)
1. En configuración navegue hacia Importar | Procesador de Importación de Documentos (DIP)

2. Escriba el nombre del Procesador de importación de documento y haga clic en Crear
3. Haga clic en Configuración y navegue hasta el archivo de índice para importación
4. Seleccione la ubicación para almacenamiento del Grupo de discos para el proceso DIP completado y haga
clic en Guardar
5. Seleccione Tipo de Documento y asigne el Tipo de Documento RH – Tarjeta de asistencia

6. Haga clic en Configuración de procesos y especifique la siguiente configuración para el archivo de índice
de importación:
a. Tipo de campo
b. Delimitadores de campo
c. Separador

8. Haga clic en Orden de los campos
9. Seleccione la palabra clave en la lista desplegable y haga clic en Agregar
10. Formatee los tipos de palabras clave de fecha de documento (ver página siguiente)
11. Reinicie el cliente, ejecute el proceso DIP y vea el Informe de verificación cuando termine

Formato de fecha Formato de moneda
La opción Formato de fecha garantiza la La opción Formato de moneda garantiza la
configuración del tipo de palabra clave para fecha configuración del tipo de palabra clave para moneda
con el mismo formato con el que aparece en el con el mismo formato con el que aparece en el
archivo de índice de importación. El formato archivo de indexación de importación.
especificado no afecta la manera en que la fecha se
almacenará en la base de datos ni su visualización. Si el tipo de datos de palabra clave fue creado como
Simplemente refleja el formato en el archivo. La moneda, usted debe formatearlo para que coincida
configuración del formato instruye al procesador con la moneda expresada en el documento.
sobre la manera de leer el campo en el archivo.
Los ejemplos del cuadro

de diálogo muestran un
ejemplo según las
opciones seleccionadas
en el cuadro de diálogo
Formato de moneda.

PROCESO DE IMPORTACIÓN DE RH - CURRICULUM VITAE
En este ejercicio configurará un Proceso de importación de documentos (DIP) para ingresar documentos en
OnBase.
Recursos
Proceso de Importación de los RH–Curriculum Vitae (CV)

En Hyland Hospital todos los CV enviados a Recursos Humanos se reciben a través de un sitio web. A diario, se
genera un documento de texto que contiene todos los valores de las palabras clave de los CV así como la
información de la ubicación con el nombre de cada archivo (CV). Importaremos estos documentos dentro de
OnBase con un proceso DIP para que Recursos Humanos pueda recuperarlos y tener acceso a ellos. Usted verá
que la plantilla del tipo de documento ya tiene algunos datos previamente llenados, entre otros, la ubicación del
archivo de índice en la red. Actualice la información que falte en la plantilla.
A medida que va creando este nuevo proceso, no se olvide de configurar las opciones de seguridad apropiadas
para grupo de usuarios que corresponda a este proceso.
Al terminar el proceso DIP tendrá que haber importado 14 documentos y 14 páginas.
Revise el archivo de índice para la importación (C:\SysAdmin\HR\Resumes\Resumes.txt) para completar la tabla

que figura a continuación.

NÚMERO DE ORDEN O ETIQUETA DE CAMPO ¿OBLIGATORIO? TIPO DE PALABRA CLAVE
1. Identifique el archivo de índice para importación. Comience buscándolo en el directorio, en el campo de

Fuente en la plantilla anterior.
2. Abra el archivo del índice de importación para determinar las palabras clave que debe capturar desde el
archivo de índice en el tipo de documento. Observe también qué tipo de archivo de índice es éste
3. Cree el nuevo tipo de documento en el módulo de configuración.
4. Cree el proceso de importación DIP RH - Curriculum vitae.
Pasos en el cliente
5. Reinicie el Cliente.
6. Abra la cola de DIP llamada RH - Curriculum vitae y ejecute el proceso (pruébelo primero, de ser
necesario).
7. Revise el informe de verificación para confirmar la ejecución correcta del proceso.
8. Examine el lote en la cola 'Esperando confirmación' para garantizar que se puede abrir y ver una muestra
de los documentos, y que las palabras clave han sido capturadas correctamente.

PROCESO DE IMPORTACION CP - FACTURA
El procesamiento de facturas del Depto. de Cuentas por Pagar (CP) se terceriza con una compañía que digitaliza
las facturas, actualiza las cuentas y registros de la compañía, y después transmite esa información vía FTP. el
Depto. de CP actualiza los archivos y luego almacena las imágenes en una ubicación de la red. Su organización ya
había importado facturas de CP - Factura mediante un proceso DIP ya existente, pero el Depto. CP hace poco pidió
al proveedor que proporcionara información adicional sobre la palabra clave Importe como parte del archivo de
índice. Además, usted recibe un informe de verificación lleno de errores, luego de probar la importación por
proceso DIP del tipo de documento CP - Factura. Investigue el proceso DIP actual llamado CP – Factura. Usted
verá que la plantilla del tipo de documento ya tiene algunos datos llenados previamente, y que los archivos se han
almacenado en la ubicación de red indicada en la plantilla. Actualice todos los valores de configuración
necesarios para lograr el funcionamiento correcto del proceso, incluyendo la palabra clave Importe. Actualice
cualquier información ausente en la plantilla. Conforme va actualizando este nuevo proceso, confirme que ha
configurado la seguridad apropiada del grupo de usuarios que corresponda a este proceso. Al final del proceso de
importación, usted debería haber importado 59 documentos - 59 páginas.
Revise el archivo de índice para la importación (C:\SysAdmin\AP\Invoices\invoices.txt) para completar la tabla

que figura a continuación.

1. Identifique el archivo de índice para importación. Comience buscándolo en el directorio, en el campo de

Fuente en la plantilla anterior.
2. Abra el archivo de índice para importación para asegurarse de que todas las palabras clave en él están
configuradas en el Tipo de documento existente
3. Realice cualquier cambio relevante en el tipo de documento desde el módulo configuración.
4. En configuración, abra el proceso DIP CP - Factura y efectúe todos los cambios necesarios para capturar
todas las palabras clave del archivo de índice y asegurarse de que el proceso se ejecute correctamente.
Pasos en el cliente
5. Reinicie el Cliente
6. Abra la cola DIP CP - Factura
7. Ejecute el proceso (haga primero una prueba, si fuera necesario)
8. Revise el Informe de Verificación para confirmar la ejecución correcta del proceso.
9. Examine el lote en la cola 'Esperando confirmación' para garantizar que se puede abrir y ver una muestra
de los documentos, y que las palabras clave han sido capturadas correctamente.

Procesador de Importación de Documentos (DIP) - 6.2
NOTIFICACIONES DEL PROCESADOR
Usted ha configurado exitosamente su proceso DIP y ha traído miles de documentos dentro de OnBase, pero a
veces quisiera ser notificado si el proceso fue exitoso o no. Por ejemplo, usted quisiera ser notificado cuando un
proceso ha empezado a ejecutarse o se ha completado exitosamente. Notificaciones del Procesador nos permitirá
justamente hacer eso.
Por un lado, usted podría estar tentado a configurar múltiples notificaciones para múltiples eventos, nosotros le
recomendamos empezar lentamente. Muy a menudo si se reciben muchas notificaciones están empiezan a
perder significancia y de hecho lo ignoramos. La recomendación es empezar poco a poco y configurar las
notificaciones para eventos cruciales.
PROCESADOR DE IMPORTACIÓN CP – FACTURA
1. Acceda a Configuración
2. Seleccione Importar | Notificaciones del procesador
Se abre la pantalla de las notificaciones del procesador. Aquí es donde usted configura que
usuarios, grupos de usuarios o Correos Electrónicos recibirán las notificaciones.
3. Provea un nombre significativo

4. Haga clic en el botón Crear
5. Seleccione el evento de notificación de lista desplegable
6. Seleccione Error de Lote

7. Escriba Errores en el campo del nombre
8. Haga clic en el botón Crear
9. Haga clic en el botón Configuración
10. Cree el mensaje de notificación
11. Haga clic en el botón Destinatarios para
configurar quien va a recibir el mensaje de notificación
12. Haga clic en el botón Agregar

Usted puede elegir enviar una notificación a usuarios individuales, Grupo de usuarios o a un
email especifico.
13. Seleccione los apropiados destinatarios

14. Haga clic en el botón Guardar
Usted vera la lista de destinatarios quienes serán parte de esta notificación.
15. Haga clic en el botón Cerrar

16. Haga clic en el botón Guardar
17. Haga clic en el botón Cerrar

ACTIVIDAD
PROCESO DIP ETIQUETADO
Un archivo de índice para importación contiene información acerca de los documentos que están siendo
importados. En un archivo de índice para importación etiquetado, cada valor está antecedido por una etiqueta. El
procesador DIP identifica la etiqueta y la asocia con el Tipo de palabra clave. Cada archivo de índice de DIP
etiquetado también debe identificar cuando comienza un documento, Comenzar Documento (ya sea en forma
exclusiva o inclusiva).
Responda las siguientes preguntas basándose en el Archivo de índice Etiquetado anterior:
1. ¿Cuál es el tipo de campo?

a. Ordenado b. Etiquetado
2. ¿Qué tipo de delimitador de campo se muestra?
a. Ninguno c. Comilla doble (“)
b. Comilla simple (‘)
3. ¿Cuál es el separador?
a. Nueva línea c. Personalizar
b. Pestaña:
4. ¿Cuál etiqueta de campo BEGIN: seleccionaría?
a. >>Comenzar documento, exclusivo b. >>Comenzar documento, inclusivo
5. ¿Cuál etiqueta de campo de ubicación seleccionaría?
a. Nombre del archivo c. Ruta de acceso completa
b. Ruta de acceso del archivo

ACTIVIDAD
CONFIGURACIÓN DE UN PROCESO DIP ETIQUETADO
En esta actividad, usted va a configurar el proceso DIP CP - Listas de empaque y el tipo de documento relacionado
para importar los documentos a OnBase. Actualice el tipo de documento con cualquier información faltante.
Recursos
 Guía de referencia del módulo Procesador de importación de documentos (DIP)
Plantilla del tipo de documento CP - Lista de empaque
Revise el archivo de índice para la importación (C:\SysAdmin\AP\Packing Slips\Packing Slip.txt) para completar la
tabla que figura a continuación.

ACTIVIDAD
PROGRAMACIÓN DE PROCESOS
En esta actividad, usted va a completar los pasos necesarios para configurar el programador de procesos OnBase.
Recursos
PASOS EN EL CLIENTE
1. Aplique el modificador –SCHED en el acceso directo del Cliente OnBase.
2. Abra el Cliente OnBase y acceda al Tipo de proceso a ser programado (COLD, DIP, escaneo desde disco,
barrido, etc.).
3. Haga doble clic o haga clic derecho en el nombre del proceso, y seleccione una de las opciones de
programación.

4. Configure los valores de programación de procesos que desee.

ACTIVIDAD
PROGRAMACIÓN DE UN TRABAJO
Un Proceso de trabajo es uno o más formatos de procesos, un proceso configurado individualmente, que ha sido
configurado para correr secuencialmente. Un proceso de trabajo no tiene que consistir exclusivamente de un
simple tipo de formato de proceso; puede contener múltiples formatos de procesos desde cualquier modulo que
permite la programación de un proceso.
PASOS EN EL CLIENTE
1. Acceda al Cliente OnBase

2. Seleccione Procesos | Trabajos de Procesamiento
La pantalla del proceso de trabajo se abrirá y mostrará cualquier trabajo que se haya
configurado previamente
3. Haga clic derecho en el área en blanco

4. Seleccione Crear nueva tarea
5. Escriba el nombre de la nueva tarea
6. Haga clic en el botón Aplicar
7. Seleccione la tarea que quiere
procesar
8. Haga clic derecho y seleccione
Configurar tarea
9. Haga clic a la lista desplegable
Formato de Proceso para seleccionar
el (los) Procesos que le gustaría incluir
en esta tarea.
Usted también puede configurar Ruta Alternativa, Alternar nombre del archivo, o
Alternar Grupo de disco.
10. Haga clic en Agregar

11. Agregar procesos adicionales a la tarea y configurarlos adecuadamente
12. Haga clic en Cerrar.
13. Seleccione la tarea, haga clic derecho y seleccione Programador de Tareas
14. Configure las opciones de programación deseadas

RESUMEN DEL PROCESADOR DE IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS (DIP)
DIP permite importar grandes volúmenes de documentos y elimina la necesidad de hacer una indexación manual.
Los archivos importados en las actividades y en los ejercicios de laboratorio no necesitaban ningún
procesamiento adicional. Si fuera necesario, los procesos DIP pueden enviarse a las colas de escaneo para
ejecutar funciones adicionales, como conversión a PDF, indexación adicional o confirmación automática. Esto
agrega más funcionalidad al proceso DIP.
 Explicar los usos comunes para importar archivos usando un proceso DIP
 Diferenciar entre un archivo de índice etiquetado y otro ordenado
 Configurar correctamente tanto un proceso de DIP ordenado como de DIP etiquetado

SOLUCIONES PARA EL PROCESADOR DE IMPORTACIÓN DE DOCUMENTOS (DIP)
ACTIVIDAD – RH - TARJETA DE ASISTENCIA

NÚMERO DE ORDEN O ETIQUETA DE ¿OBLIGATORIO? TIPO DE PALABRA CLAVE
CAMPO
1 NO FECHA DEL DOCUMENTO
2 NO ID DEL EMPLEADO
3 NO NOMBRE DEL EMPLEADO
4 NO NOMBRE DEL ARCHIVO
Al terminar correctamente el proceso DIP, debería tener 52 documentos y 53 páginas
ACTIVIDAD – PROCESO DIP ORDENADO

¿Qué tipo de separador se usó en el ejemplo de arriba? Coma
ACTIVIDAD – PROCESO DE IMPORTACIÓN DE LOS RH – CURRICULUM VITAE

1 NO NOMBRE DEL EMPLEADO
2 NO PUESTO
Al terminar correctamente el proceso DIP, deberá tener 14 documentos y 14 páginas
ACTIVIDAD – PROCESO DE IMPORTACIÓN CP - FACTURA

1 NO NOMBRE DE LA COMPANIA
2 NO OC #
3 NO FACTURA #
4 NO MONTO
Corrija los siguientes errores para completar correctamente el proceso DIP:

 El Directorio predeterminado y el nombre del archivo están incorrectos
 Agregue el Tipo de palabra clave Monto al documento
 Actualice el orden de campo en el proceso DIP para incluir el Tipo de palabra clave Monto
 Formatee el Tipo de palabra clave Monto
Al terminar correctamente el proceso DIP, deberá tener 59 documentos y 59 páginas

Responda las siguientes preguntas basándose en el Archivo de índice Etiquetado anterior:
1. ¿Cuál es el tipo de campo?

a. Ordenado b. Etiquetado
2. ¿Qué tipo de delimitador de campo se muestra?
a. Ninguno c. Comilla doble (“)
b. Comilla simple (‘)
3. ¿Cuál es el separador?
a. Nueva línea c. Personalizar
b. Pestaña:
4. ¿Cuál etiqueta de campo BEGIN: seleccionaría?
a. >>Comenzar documento, exclusivo b. >>Comenzar documento, inclusivo
5. ¿Cuál etiqueta de campo de ubicación seleccionaría?
a. Nombre del archivo c. Ruta de acceso completa
b. Ruta de acceso del archivo
ACTIVIDAD – CP – LISTA DE EMPAQUE

1 NO OC #
2 NO NOMBRE DE LA COMPANIA
3 NO FACTURA #
5 NO <<COMENZAR
DOCUMENTO, EXCLUSIVO

Sección 7
COLD/ERM
COLD/ERM de OnBase importa texto ASCII de aplicaciones comerciales y Informes empresariales - 7.1
convierte esos datos en informes y documentos completamente Importe archivos de texto usando el
indexados. Antes de COLD/ERM, los usuarios finales en general tenían módulo del proceso COLD
que esperar a que informática entregara informes impresos de sistemas
heredados o a ver la información en microfichas o microfilm. Luego de Superposición - 7.2
Transforme documentos de texto
que usted configure y procese COLD, los usuarios finales tendrán acceso
para que tengan la apariencia de
inmediato para ver los informes. documentos de oficina comunes
 Identificar una Cadena de identificación del documento

apropiada para usar en un proceso COLD
 Encontrar las coordenadas de valores de palabra clave en un
archivo de texto para configurar un proceso COLD
 Importar documentos correctamente usando COLD

COLD/ERM - 7.1
INFORMES EMPRESARIALES
ACTIVIDAD
CP – INFORME DE FACTURAS FALTANTES
En esta actividad va a configurar el proceso COLD CP – Informe de facturas faltantes, y el tipo de documento
relacionado para importar los documentos a OnBase. Actualice el tipo de documento con cualquier información
faltante.
Recursos
 Guía de referencia del módulo COLD/ERM
Plantilla del tipo de documento CP – Informe de facturas faltantes
Revise al archivo de texto (C:\SysAdmin\AP\AP – Outstanding Invoice Report.txt) para completa la tabla de abajo.
Su instructor le dará ayuda adicional para que pueda completar este formulario.
CADENA DE IDENTIFICACIÓN DEL LÍNEA COLUMNA ALTURA ANCHO
DOCUMENTO/ TIPO DE PALABRA CLAVE

Documento de muestra de Hyland Hospital: CP – Informe de facturas faltantes

1. Cree el Tipo de documento CP – Informe de facturas faltantes

2. En configuración navegue hacia Importar| Procesador COLD/ERM
3. Escriba el nombre del proceso COLD en el campo de texto y haga clic en Crear
4. Haga clic en el botón Configuración
5. Haga clic en Examinar y especifique la ruta del proceso para el archivo de texto
6. Seleccione la ubicación de almacenamiento apropiada para el Grupo de discos para el proceso COLD completado

8. Haga clic en Tipos de documento
9. Seleccione CP – Informe de facturas faltantes y haga clic en Agregar

11. Haga clic en Campos de documentos
12. Resalte el tipo de documento CP – Informe de facturas faltantes

13. Ingrese la Cadena de identificación junto con la configuración de línea y columna y haga clic en Agregar
14. Seleccione las Palabras clave de la lista desplegable e ingrese las especificaciones de Línea, Col, Altura,
Ancho, Tipo, Tipo de palabra clave y Validar máscara
15. Repita el paso 15 para cada una de las palabras clave que deberá ser capturada durante el proceso
17. Ejecute el Proceso COLD
18. Revise el contenido del Informe de verificación cuando termine.

CP - ORDEN DE COMPRA
Con las plantillas de tipos de documentos completadas que se han proporcionado, deberá configurar procesos
COLD para importar documentos a OnBase. Este ejercicio práctico se compone de dos partes: La Parte 1 resultará
en tener documentos funcionales en el sistema; la Parte 2 proporciona práctica adicional con el proceso COLD y
es opcional.
Recursos
 Guía de referencia del módulo COLD/ERM
Proceso CP – Orden de Compra
Nuestro sistema principal genera semanalmente un voluminoso informe de barras verdes que contiene las
órdenes de compra del Depto. Cuentas por Pagar. En la actualidad, resulta difícil revisar este informe extenso
para buscar órdenes de compra específicas o información específica de una orden de compra. Queremos
importar esta información a OnBase para facilitar la recuperación de documentos específicos. En general los
usuarios finales buscan órdenes de compra por nombre de la empresa, número de orden de compra o monto.
A medida que va creando este nuevo proceso, no se olvide de configurar la seguridad apropiada del grupo de
usuarios que corresponda a este proceso.
Al final del proceso de importación, debería tener importados 51 documentos -51 páginas.

Pasos
1. Cree el Tipo de documento CP – Orden de Compra basándose en la plantilla correspondiente

2. Ubique la cadena de identificación del documento y tome nota de sus coordenadas de Línea y Col
3. Ubique las coordenadas de Línea, Col, Altura y Ancho de todas las palabras clave, usando para ello el
archivo especificado en la sección Fuente de la plantilla de la página anterior
4. Cree el proceso COLD CP – Orden de Compra en el módulo de configuración.
6. Abra la cola del proceso COLD CP – Orden de Compra y ejecute el proceso (si fuera necesario, haga
primero una prueba).
7. Revise el Informe de Verificación para confirmar que el proceso se ejecutó correctamente
8. Examine el lote en Esperando confirmación para garantizar que se puede abrir y ver una muestra de los
documentos, y que las palabras clave han sido capturadas correctamente
SUGERENCIAS:
 Examine el Informe de Verificación.
o ¿Cuántos tipos de documentos encontró?
o ¿Cuántas páginas tiene?
o ¿Hubo algún error?
 Compruebe los documentos.
o ¿Puede abrirlos y visualizarlos?
o ¿Se capturaron los valores de todas las palabras clave?

PROCESAMIENTO DE INFORMACION RH - INFO. DE NUEVO
EMPLEADO (OPCIÓN A)
La información de los nuevos empleados es almacenada en un sistema antiguo que la exporta como un informe
de texto. A fin de asociar esta información con los documentos y datos contenidos en nuestro sistema,
quisiéramos crear un tipo de documento para estos documentos e importar los informes de texto a OnBase.
A medida que avanza, no se olvide de configurar la seguridad apropiada del grupo de usuarios para este proceso.
Al final del proceso de importación, debería tener importados 10 documentos -10 páginas.
1. Use la plantilla del tipo de documento que aparece a continuación para crear el tipo de documento RH –
Info. de Nuevo Empleado.
2. Busque la cadena de identificación del documento y anote las coordenadas de línea y columna.
3. Busque las coordenadas de línea, columna, altura y anchura de todas las palabras clave; para ello, utilice
el archivo especificado en la sección Fuente de la plantilla siguiente.
4. Cree el proceso COLD para RH – Info. de Nuevo Empleado en el módulo de configuración.
5. Reinicie el Cliente OnBase
6. Abra la cola del proceso COLD para RH – Info. de Nuevo Empleado y ejecute el proceso. Pruébelo primero,
de ser necesario.
7. Revise el Informe de Verificación para confirmar que el proceso se ejecutó correctamente

8. Examine el lote en Esperando confirmación para garantizar que se puede abrir y ver una muestra de los
documentos, y que las palabras clave han sido capturadas correctamente

PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN RH - INFO. DE NUEVO
EMPLEADO (OPCIÓN B)
La información de los nuevos empleados es almacenada en un sistema antiguo que la exporta como un informe
de texto. A fin de asociar esta información con los documentos y datos contenidos en nuestro sistema,
quisiéramos crear un tipo de documento para estos documentos e importar los informes de texto a OnBase.
A medida que va creando este nuevo proceso, no se olvide de configurar la seguridad apropiada del grupo de
usuarios que corresponda a este proceso. Al final del proceso de importación, debería tener importados 10
documentos -10 páginas.
Cree un proceso COLD usando COLD visual
1. Cree el Tipo de documento RH – Info. de Nuevo Empleado basándose en la información de la plantilla anterior
5. Acceda a Configuración y navegue hacia Usuarios | Grupos de usuarios y derechos | Derechos de configuración
6. Haga clic en Derechos de configuración
7. Haga clic en la casilla de verificación Configuración de procesos
8. Reinicie el Cliente OnBase
9. Haga clic en Procesos | Configuración COLD | COLD visual
10. Haga clic con el botón derecho en Formatos de los procesos COLD y seleccione Agregar nuevo proceso COLD

11. Asignar un nombre al proceso COLD
12. Haga clic en el signo de sumar que está al lado del nuevo proceso COLD para expandir la configuración
13. Haga doble clic en Ejemplo ruta de texto y navegue hasta la ubicación del archivo de texto
14. Haga doble clic en Ruta del proceso, navegue hasta el archivo de texto y seleccione el Grupo de discos
15. Haga clic con el botón derecho de Ejemplo ruta de texto y seleccione Ver archivo
16. Resalte la Identificación del documento y haga clic en Elija tipo de documento
17. Agregue el Tipo de documento deseado

18. Arrastre el cursor sobre el valor de la palabra clave deseada y seleccione Agregar intervalo de palabras clave

19. Repita el Paso 13 las veces que sea necesario
20. Cierre la configuración COLD visual
21. Haga clic en Procesos | COLD/ERM
22. Haga clic con el botón derecho en el nuevo proceso COLD
23. Haga clic en Proceso (solamente luego de la prueba)

ACTIVIDAD
SUPERPOSICIONES
Una superposición es un archivo de imagen que puede superponerse a un documento para transformar la
secuencia de datos y hacer que este luzca como los documentos que los usuarios están esperando. Esta
superposición puede verse en la recuperación de documentos, por fax o impresa. En esta herramienta puede
incorporarse el logo de la compañía o imágenes gráficas para que se aparezca a un formulario de su empresa,
como por ejemplo una orden de compra. Estas superposiciones se almacenan en OnBase como imágenes de
superposición SYS (SYS Overlay Image). Esta actividad le explicará cómo almacenar y cómo aplicar una
superposición a un documento ya existente.
Recursos
1. Navegue hacia el Cliente |Archivo| Importar y encuentre C:\SysAdmin\AP\Purchase Order.tiff

a. Grupo de tipos de documento: System Documents
b. Tipo de documento: SYS Overlay Images
c. Tipo de archivo: Image File Format
d. Descripción: CP – Ordenes de Compra
2. Haga clic en Importar
3. En configuración, seleccione el tipo de documento CP – Orden de Compra

4. Haga clic en Superposición
5. En el menú desplegable Imagen de superposición, seleccione CP – Ordenes de Compra
6. En el menú desplegable de Presentación del texto seleccione Predeterminado prendido
7. Haga clic en Aplicar
8. Acceda el cliente y recupere un CP – Orden de Compra

RESUMEN DE COLD/ERM
El proceso COLD es muy eficaz para importar informes y documentos de la unidad central o del sistema heredado.
La incorporación de superposiciones permite agregar tablas y logotipos a los documentos, personalizándolos de
modo de que luzcan como los documentos comúnmente usados en su organización.
 Identificar una cadena de identificación del documento en un archivo de texto para un proceso COLD
 Determinar las coordenadas tanto de la cadena de identidad de un documento como de las palabras
clave, para configurar un proceso COLD
 Importar documentos correctamente usando COLD

SOLUCIONES PARA COLD/ERM
ACTIVIDAD – CP - INFORME DE FACTURAS FALTANTES
CADENA DE IDENTIFICACIÓN DEL LÍNEA COL ALTURA ANCHO
RPT001 2 1
LA FECHA DE DOCUMENTO 1 1 1 8
Al terminar el proceso COLD deberá tener 3 documentos y 4 páginas.
ACTIVIDAD – CP - ORDENES DE COMPRA

HYLAND HOSPITAL 4 53
NOMBRE DE LA EMPRESA 4 4 1 40
N.° DE ORDEN DE COMPRA 1 13 1 10
MONTO 38 76 1 20
ACTIVIDAD – RH - INFO. DE NUEVO EMPLEADO (OPCIÓN A O B)

ID DE EMPLEADO 1 1
NOMBRE DEL EMPLEADO 2 27 1 40

Sección 8
EXPERIENCIA DEL USUARIO
Un elemento crítico para el éxito de cualquier solución OnBase es la habilidad Referencias Cruzadas – 8.1
de los usuarios para trabajar efectiva y eficientemente con el software en su día Configure Referencias cruzadas de
a día. En esta sección, usted aprenderá como configurar las funcionalidades una variedad de diferentes
que enriquecerán su proceso de negocio y la recuperación de documentos. formatos de archivos.
Configurar Referencias Cruzadas, Páginas Personales, y Consultas Consultas Personalizadas - 8.2

Personalizadas son solo algunos ejemplos de la personalización para la Use Consultas personalizadas para
personalizar la recuperación de
recuperación de documentos. Por ejemplo, con un solo clic, los usuarios
documentos.
pueden acceder a uno o más documentos relacionados utilizando Referencias
Cruzadas. ¿Sus usuarios usan los mismos documentos cada día? Configure Formularios Unity – 8.3
Consultas Personalizadas y los usuarios podrán acceder rápidamente a los Configure Formularios con una
documentos más consultados con una consulta pre-determinada. robusta funcionalidad en una
fracción de tiempo.
Más allá de la recuperación de documentos, los usuarios usan OnBase para
resolver necesidades de negocio y mejorar sus procesos en general. Los Workflow - 8.4
Formularios Unity, Workflow y WorkView | Case Manager utilizan la última Aprenda como automatizar su
tecnología de OnBase para mejorar los procesos de negocio. Estos tres proceso de negocio.
módulos juntos trabajan de manera perfecta en una solución OnBase. Los
Formularios Unity usan un diseñador interactivo que en gran medida reduce el WorkView | Case Manager – 8.5
tiempo y la especialización requerida para construir formularios de nivel De seguimiento y maneja su
avanzado, además pueden iniciar un proceso de negocio en Workflow. proceso de negocio desde el
Workflow y WorkView | Case Manager proveen a sus usuarios toda la principio hasta el final.
información que ellos necesitan para tomar las mejores decisiones de negocio.
Paneles de Informe – 8.6
Estas herramientas juntas permiten a las organizaciones trabajar más rápido,
Vea mediciones en tiempo real en
más eficientemente y reducir significativamente el tiempo de procesamiento de torno a los datos almacenados
la documentación.
Páginas Personales – 8.7
Esta sección está diseñada para remarcar las funcionalidades básicas de Cree una Pagina Unity incluyendo
OnBase y las opciones disponibles de personalización dentro de la solución sus tareas más comunes.
OnBase. Personalizar OnBase en base a las necesidades específicas de los
usuarios, logrará un inmediato impacto en la experiencia general del usuario.

 Demostrar como configurar una Referencia Cruzada usando una
variedad de formatos de archivos
 Configurar una Consulta personalizada para personalizar la
recuperación
 Describir las diferentes herramientas disponibles para crear
Formularios Unity
 Describir un caso de negocio para Workflow y WorkView | Case
Manager
 Explicar las diferentes opciones de informes disponibles en Paneles de
Informe
 Listar al menos tres mosaicos que pueden ser agregados a su Página
Personal
Experiencia del Usuario - 8.1
REFERENCIAS CRUZADAS
Una Referencia Cruzada es una relación entre un tipo de documento y uno o más tipos de documentos.
Esto le permite ver los documentos relacionados haciendo doble clic en una palabra o en una región del
documento (Por ejemplo: número de cuenta). La referencia cruzada ayuda a la búsqueda de todos los
documentos relacionados haciéndolos disponibles inmediatamente. Por ejemplo, una factura del
vendedor podría ser configurada para permitirle hacer doble clic a la factura para luego recuperar la
correspondiente orden de compra. A su vez, La orden de compra podría referenciarse con su
correspondiente formulario de requisición. Las Referencias Cruzadas están configuradas basadas en el
formato de archivo del documento base (El primer documento recuperado). En esta sección, usted
configurara Referencia Cruzadas desde una imagen, un texto, y documentos OLE.
ACTIVIDAD
CONFIGURACIÓN DE UNA REFERENCIA CRUZADA DE UNA
IMAGEN
En esta actividad, usted configurará una Referencia Cruzada de una imagen de documento hacia otro
documento. Una Referencia Cruzada basada en la imagen le permitirá ver los documentos relacionados
al hacer doble clic en la imagen. La relación entre los dos documentos está basada en la palabra clave
que tienen en común.
Recursos
 Guía de referencia del módulo de Administración de sistemas
1. Seleccione el nombre del Tipo de documento primario y haga clic en el botón Referencias cruzadas
2. Resalte el nombre del documento secundario, haga clic en Agregar y luego en Palabras clave

El Tipo de palabra clave (botón Palabras clave) así como el área para hacer doble clic en la
imagen (botón Imagen), deben configurarse para establecer la correspondencia en la
referencia cruzada.
3. Resalte el nombre del tipo de palabra clave en común y haga clic en Agregar
4. Haga clic en el botón Imagen para configurar la ubicación con doble clic. Haga clic en Guardar cuando
termine.

En el documento de imagen debe designarse un área de doble clic para activarse la
referencia cruzada.

REFERENCIAS CRUZADAS DE IMÁGENES
En este laboratorio, usted va a configurar varias referencias cruzadas usando una imagen como documento base.
Recursos
El Depto. de Recursos Humanos desea ver los documentos RH – Autorizacion de Verificacion de Antecedentes, RH
– Solicitud de Empleo, y RH – Historial del Empleado relacionados con el documento RH – ID de Empleado
utilizando para ello una palabra clave en común. Configure una referencia cruzada que se origine desde RH – ID
de Empleado hasta RH – Autorizacion de Verificacion de Antecedentes, RH – Solicitud De Empleo, y RH – Historial
del Empleado.
Pasos para crear una referencia cruzada con el formulario RH – Autorizacion de Verificacion de Antecedentes:
1. Seleccione el Tipo de documento RH – ID de Empleado

2. Haga clic en el botón Referencias cruzadas
3. Escoja y agregue RH – Autorizacion de Verificacion de Antecedentes
4. Haga clic en el botón Palabras clave
5. Asigne ID del Empleado como la palabra clave en común.
6. Haga clic en el botón Imagen y configure una región activable con doble clic.
Usted puede usar la misma región de doble selección que usó para los demás tipos de
documentos, o bien configurar regiones diferentes para cada tipo de documento individual.
Pasos para crear una referencia cruzada con el documento RH – Solicitud de Empleo:
1. Con el diálogo de referencias cruzadas todavía abierto, seleccione y agregue RH – Solicitud de Empleo
3. Asigne Nombre de Empleado como la palabra clave en común
4. Haga clic en el botón Imagen y configure una región activable con doble clic
Pasos para crear una referencia cruzada con el documento RH – Historial del Empleado:
1. Con el diálogo de Referencias cruzadas todavía abierto, seleccione y agregue RH – Historial del
Empleado
3. Asigne ID del Empleado como la palabra clave en común.
4. Haga clic en el botón Imagen y configure una región activable con doble clic
El Depto. de Recursos Humanos desea una Referencia cruzada circular. Por lo tanto, configure los tipos de
documentos RH – Autorizacion de Verificacion de Antecedentes, RH – Solicitud de Empleo, y RH – Historial del
Empleado para que guarden referencia cruzada con RH – ID de Empleado.

ACTIVIDAD
CONFIGURACIÓN DE REFERENCIAS CRUZADAS PARA
DOCUMENTOS OLE
La creación de una referencia cruzada usando un documento tipo OLE (Vinculación e inserción de objetos) como
base se configura usando palabras claves. Algunos ejemplos de documentos OLE son Microsoft® Word,
PowerPoint y EXCEL.
Recursos
Complete la información de abajo basándose en los documentos que su instructor sugiera.
1. Seleccione el nombre del Tipo de documento primario y haga clic en Referencias cruzadas
2. Seleccione el nombre del documento secundario, haga clic en Agregar y luego en Palabras clave
3. Seleccione el nombre del Tipo de palabra clave en común y haga clic en Agregar
Si activa una referencia cruzada desde un documento OLE en el cliente, haga clic en el ícono
Opciones de documento, ubicado en la esquina superior izquierda de la barra de título de la
ventana donde se ha abierto el documento.

REFERENCIAS CRUZADAS DE DOCUMENTOS OLE
En este laboratorio, usted va a configurar varias referencias cruzadas donde el documento base no es ni una
imagen ni documento de texto.
El Dpto. de Recursos Humanos desea ver los documentos RH - Carta de Oferta y RH – Solicitud de empleo
relacionados con HR – Curriculum Vitae, basándose en una palabra clave en común. Configure una referencia
cruzada que se origine en HR – Curriculum Vitae y que se vincule con RH-Carta de Oferta y RH – Solicitud de
empleo.
Recursos
Pasos para crear una referencia cruzada con el documento RH – Carta de Oferta
1. Seleccione el tipo de documento RH - Curriculum Vitae desde Tipos de documentos

3. En la lista de tipos de documentos disponibles seleccione y agregue RH - Carta de oferta
Pasos para crear una referencia cruzada con el documento RH – Solicitud de empleo:
1. Con el diálogo de Referencias cruzadas todavía abierto, seleccione y agregue RH - Solicitud de empleo
El Depto. de Recursos Humanos desea que la referencia cruzada sea circular, por lo tanto, configure RH - Carta de
Oferta y RH – Solicitud de empleo para que tengan una referencia cruzada con HR – Curriculum Vitae. Puesto que
el tipo de documento RH - Solicitud de empleo es una imagen, asegúrese de configurar una región de activación
con doble clic para desencadenar la referencia cruzada circular.

ACTIVIDAD
CONFIGURACIÓN DE REFERENCIAS CRUZADAS BASADAS
EN TEXTO
Las referencias cruzadas basadas en texto pueden buscar documentos relacionados de tres maneras distintas:
palabra clave en común, valor de doble clic, o la opción usar texto seleccionado para búsqueda de textos. La
referencia cruzada basada en un texto hace corresponder el valor del texto seleccionado en el documento, con un
documento de texto que contiene el mismo texto o el mismo valor de texto en una de sus palabras clave.
Recursos
Complete la información de abajo basándose en los documentos que su instructor sugiera.

1. Seleccione el nombre del tipo de documento primario y haga clic en el botón Referencias cruzadas
2. Seleccione el nombre del documento secundario y haga clic en Agregar
3. Haga clic en Texto
4. A partir de aquí tiene tres opciones:
a. Tanto el documento base como el secundario son ambos archivos de texto
i. Haga clic en la casilla Usar texto seleccionado para búsqueda de texto
Sólo puede usar la opción Usar texto seleccionado para la búsqueda de texto si tanto el
documento base como el secundario tienen el mismo formato de texto.
b. El documento base es un archivo de texto y el secundario es una imagen
i. En la lista desplegable de Tipo de palabra clave, seleccione la que vaya a usar
c. El documento base es un archivo de imagen y el documento secundario es un archivo de texto

i. Haga clic en el botón Imagen de la pantalla principal de Referencias cruzadas. Luego
escoja la lista desplegable 'Tipo de palabra clave' y seleccione el tipo de palabra clave que
vaya a usar.

REFERENCIAS CRUZADAS BASADAS EN TEXTO
El departamento de Cuentas por Pagar desea ver el tipo de documento CP - Factura relacionada con el tipo de
documento CP - Orden de compra, según el número de factura. Si bien Factura # es un valor de texto en el tipo
de documento CP - Orden de compra, éste no tiene Factura # como un tipo de palabra clave. Configure una
referencia cruzada que se origine en CP - Orden de compra y que termine en CP - Factura, sin usar palabras clave
comunes como factor activador.
PASOS PARA CREAR UNA REFERENCIA CRUZADA CON EL TIPO DE DOCUMENTO CP - FACTURA:
1. Seleccione el tipo de documento CP - Orden de compra
3. Seleccione y agregue CP - Factura de la lista despegable de Tipos de documento
4. Haga clic en el botón Texto
5. En la lista desplegable de Tipo de palabra clave seleccione Factura #
El departamento de Cuentas por Pagar desea una referencia cruzada circular. Por lo tanto, configure el tipo de
documento CP - Factura para que guarde una referencia cruzada con CP - Orden de compra, el tipo de documento
relacionado, basada en Número de factura. Puesto que el tipo de documento CP - Factura es una imagen,
asegúrese de configurar una región de doble clic para activar la referencia cruzada circular.
PASOS PARA CREAR UNA REFERENCIA CRUZADA CON EL TIPO DE DOCUMENTO CP - ORDEN DE COMPRA:
1. Seleccione el tipo de documento CP - Factura
3. Seleccione el tipo de documento CP - Orden de compra de la lista de tipos de documentos disponibles y
agréguelo.
4. Haga clic en el botón Imagen
6. Haga clic en el botón Imagen y configure una región activable con doble clic. Además, haga clic en la
casilla Usar palabra clave para búsqueda de texto y use la lista desplegable para seleccionar Factura #

CONSULTAS PERSONALIZADAS
ACTIVIDAD
CONFIGURACIÓN DE UNA CONSULTA PERSONALIZADA
Las Consultas personalizadas le permiten acceder más rápidamente a las consultas que se dan más
frecuentemente a través de búsquedas predefinidas. En esta actividad configurará una Consulta personalizada
para el personal del Departamento CP.
1. En configuración navegue hacia Consultas| Consultas personalizadas
2. Escriba el nombre del tipo de Consulta personalizada y haga clic en Crear
3. Complete la configuración y asigne acceso de grupo de usuario a la consulta personalizada.
4. Especifique los tipos de documentos asignados a la consulta de tipo de documento.

5. Especifique las palabras clave de recuperación disponibles para realizar búsquedas.
6. Escoja las columnas que desee ver cuando ejecute la consulta en el diálogo de columnas para mostrar.
7. Especifique el orden de las columnas para determinar cómo se van a mostrar los resultados de la búsqueda.
8. Acceda a Cliente y navegue hacia Archivo | Abrir | Consulta personalizada

FORMULARIOS UNITY
El diseñador de formularios es una herramienta que le permite crear Formularios Unity fácilmente. El diseñador
fue creado para proveer a los usuarios que tienen poca experiencia técnica, la habilidad de crear formularios
útiles y estéticamente atractivos.
Adicionalmente, provee a los usuarios técnicos la habilidad de crear formularios en una fracción de tiempo de la
que hubieran usado previamente. Algunas características del diseñador incluyen:
 Interface señalar y hacer clic que hace la creación de formularios más simple y aun provee un conjunto de
funcionalidades robustas para la configuración de formularios.
 Funcionalidades avanzadas (Seguridad, Firma, controles para documentos adjuntos, condiciones y
cálculos)
 Campos estándar para formularios, así como campos de formularios que son enlazados directamente a
los Tipos de Palabras Claves de OnBase
Esta estrecha integración con OnBase asegura una fácil configuración lo que ayuda a construir soluciones de
OnBase que son expandibles y de fácil mantenimiento.
DEMOSTRACIÓN
FORMULARIOS UNITY
Basados en la demostración de Formularios Unity y en su propia investigación en OnBase.com/Community,
responder las siguientes preguntas.
Responder las siguientes preguntas. Use el espacio de abajo para tomar notas durante la
demostración.
1. ¿Cuál son los beneficios de usar los
Formularios Unity?
2. ¿Qué interfaces pueden ver los Formularios

Unity?
3. Liste tres herramientas que pueden ser

agregados a un Formulario Unity desde la Caja
de Herramientas.

WORKFLOW
El módulo de Workflow es un sistema de enrutamiento electrónico que procesa trabajo más eficientemente,
rápidamente y con mayor precisión que un proceso de papel tradicional. Workflow moderniza procesos de
negocio y está diseñado para acomodarse más rápidamente a cualquier cambio.
Las reglas y acciones que se configuran aseguran que los documentos sean distribuidos de manera estándar y
controlada, y que los reglas y prácticas de negocios sean seguidas.
Los documentos pueden entrar a Workflow en una variedad de formas como:

 Procesadores de importación (p. ej., COLD, DIP y Digitalización de Documentos)
 Formularios electrónicos completados dentro de OnBase o sobre el Internet.
.
DEMOSTRACIÓN
WORKFLOW
Basados en la demostración de Workflow y en su propia investigación en OnBase.com/Community, responder las
siguientes preguntas.
demostración.
1. ¿Cuál son los beneficios de usar Workflow?
2. ¿Desde qué interfaces se pueden acceder a

Workflow?
3. ¿Qué procesos basados en papel pueden ser

reemplazados en tu organización usando
Workflow?

WORKVIEW | CASE MANAGER
WorkView | Case Manager es una herramienta que le permite crear soluciones personalizadas para monitorear
sus interacciones de negocio como llamadas telefónicas, correos electrónicos, y otros eventos asociados con la
resolución de un problema. Los documentos de OnBase que soportan un problema pueden ser adjuntados a la
interacción y fácilmente referenciados por los usuarios.
EJEMPLOS DE WORKVIEW | CASE MANAGER:
WorkView | Case Manager es útil en muchas áreas de negocio y en diferentes formas dentro de esas áreas.
Algunos ejemplos de la solución WorkView | Case Manager incluyen:
 En un Departamento de cuentas por cobrar para manejar los datos que involucran a los clientes o los
problemas con los vendedores, como las facturas, órdenes de compra, facturas por pagar y solicitudes.
 En un Departamento de Recursos Humanos para manejar los datos que involucran problemas de los
empleados, como beneficios, evaluaciones, y certificados
 En un Departamento de Atención al Cliente para manejar la resolución de quejas
 En un Departamento de Tecnologías de la Información para manejar los problemas concernientes a los
sistemas internos y equipos. Atención Medica para reclamos e información de las cuentas de los
pacientes.
DEMOSTRACIÓN
WORVIEW | CASE MANAGER
Basados en la demostración de WorkView | Case Manager Unity y en su propia investigación en
OnBase.com/Community, responder las siguientes preguntas.
demostración.
1. ¿Cuál son los beneficios de usar WorkView |

Case Manager?
2. ¿Cómo puede usar WorkView | Case Manager

en su organización?

PANELES DE INFORME
Paneles de Informe es usado para mostrar gráficamente el resultado de la información que se configure en un
proveedor de datos. Los elementos del panel incluyen:
 Gráficos Circulares
 Gráfico de barras
 Indicadores
 Herramientas de tabla dinámica
 Mapas
Todo lo cual permite a los usuarios identificar rápidamente la información relevante y tendencias alrededor de la
data manejada por el proveedor de datos. Los múltiples elementos de panel pueden ser mostrados en un simple
panel, y el panel puede ser configurado para permitir que los elementos de un elemento del panel actualicen la
información mostrada en otros elementos de panel, lo cual permite mostrar una vista dinámica y en tiempo real
de las mediciones referentes a la data almacenada.
DEMOSTRACIÓN
PANELES DE INFORME
Basados en la demostración de Paneles de Informe y en su propia investigación en OnBase.com/Community,
demostración.
1. ¿Cuál son los beneficios de usar Paneles de
informe?
2. Provea un escenario o caso de negocio que

permita usar Paneles de Informe.

PAGINAS PERSONALES
La Página Personal permite a los usuarios del Cliente Unity configurar una interface de usuario personalizada y
basada en mosaicos. Esta interface personalizada provee un acceso simplificado a elementos tales como:
 Consultas Personalizadas  Sobres  Caja de dialogo de Importación

 Transferencia de  Carpetas  Colas del Workflow
Conocimientos (DKT)  Formularios
 Documentos
Personalizar una Página Personal es fácil. Los usuarios pueden agregar mosaicos con accesos directos a su
página personal y luego establecer este diseño como su Página Principal del Cliente Unity. Una vez que los
mosaicos son agregados a la página estos pueden ser reorganizados o borrados para crear la interface deseada.
DEMOSTRACIÓN
PÁGINAS PERSONALES
Basados en la demostración de una Página Personal y en su propia investigación en OnBase.com/Community,

demostración.
1. ¿Cuál son los beneficios de usar una Página

Personal?
2. Provea un escenario o caso de negocio que

permita usar una Página Personal.

RESUMEN DE LA EXPERIENCIA DEL USUARIO
Las Referencias Cruzadas son una fácil manera de acceder a los documentos relacionados en OnBase haciendo
doble clic en una palabra o en una región del documento. Para mejorar mucho más la experiencia del usuario,
usted ha aprendido como personalizar la recuperación de documentos a través del uso de Páginas Personales y
Consultas personalizadas. Esta personalización puede incrementar la eficiencia y dar a los usuarios un rápido
acceso a los documentos y tareas que ellos usan mayormente.
Finalmente, usted ha aprendido como mejorar un proceso de negocio y resolver comunes necesidades de
negocio usando Formularios Unity, Workflow y WorkView | Case Manager. Para aprender más de esos temas
visite OnBase.com/Community o Training.OnBase.com.
 Demostrar cómo configurar una Referencia Cruzada usando diferentes formatos de archivo
 Configurar una Consulta Personalizada para personalizar la recuperación de documentos
 Describir las diferentes herramientas para crear Formularios Unity
 Describir un caso de negocio para Workflow y WorkView | Case Manager
 Explicar las diferentes opciones de reporte con Paneles de Informe
 Listar al menos tres mosaicos que puede agregar a su Página Personal

SOLUCIONES – FORMULARIOS UNITY
Responda las siguientes preguntas:

1. ¿Cuál son los beneficios de usar los Formularios Unity?
 Ahorra tiempo y reduce los ciclos de los procesos, al capturar data electrónicamente y rutearla automáticamente.
 Captura más información de diferentes fuentes, extendiendo la entrada de datos a los propietarios de la
información dentro de OnBase o en una Web Site Externa.
 Permite la creación de formularios de manera más fácil y rápida con un diseñador (señalar y hacer clic),
controles de seguridad y validación.
 Reduce los costos asociados por recursos dedicados a la programación de una codificación personalizada.
 Mejora la experiencia del usuario con una validación automática y una forma de navegación más simplificada.
2. ¿Qué interfaces pueden ver los Formularios Unity?
Cliente Web y Cliente Unity
3. Liste tres herramientas que pueden ser agregadas a un Formulario Unity desde la Caja de Herramientas.
Anexos Grupos de Palabras Clave Propiedades
Lector de Código de Barras Botón de búsqueda Sección repetida
Campo Calculado Cuadro de texto de líneas múltiples Sección
Casilla de verificación Tabla anidada Lista de Selección
Botón de condición Panel Firma
Dibujo Párrafo Botón de Enviar
Imagen Puntero Tabla
Palabra Clave Botón de Impresión Cuadro de texto

SOLUCIONES – WORKFLOW

1. ¿Cuál son los beneficios de usar Workflow?
 Facilita el procesamiento de las transacciones de negocio al presentar toda la data y los documentos
relacionados al usuario.
 Optimiza los procesos de negocio al proveer un entorno de trabajo basado en reglas que permite rutear
electrónicamente los documentos y la data eficientemente
 Promueve la transparencia de la información al proveer un historial de auditoria detallado para monitorear la

seguridad y el desempeño del empleado
 Ofrece un despliegue flexible y acceso a las múltiples interfaces e integraciones de las líneas de negocio.
 Impulsa una práctica de negocio consistente, reduciendo la variación del proceso y riesgos asociados.
2. ¿Desde qué interfaces se pueden acceder a Workflow?
 Cliente OnBase
 Cliente Web
 Cliente Unity
 Outlook
3. ¿Qué procesos basados en papel pueden ser reemplazados en tu organización usando Workflow?
Las respuestas podrían variar.

SOLUCIONES – WORKVIEW

1. ¿Cuál son los beneficios de usar WorkView?
 Provee una vista consolidada de 360 grados del “caso” incluyendo registros de toda la data, documentos
procesados y procesos.
 Permite la creación de soluciones de alto valor, bajo costo y despliegue rápido sin programación personalizada
de la aplicación.
 Maximiza la productividad en el manejo del conocimiento del trabajador al reducir la necesidad de buscar
información a través de múltiples fuentes de data.
 Escalamiento a cualquier tamaño de solución, con la habilidad de crear aplicaciones de negocio que van desde
Departamentos a toda la empresa.
2. ¿Cómo puede usar WorkView | Case Manager en su organización?

SOLUCIONES – PANELES DE INFORME

1. ¿Cuál son los beneficios de usar Paneles de informe?
 Provee a los usuarios de una herramienta de autoservicio para generar reportes y al mismo tiempo se respeta
las políticas de seguridad de la Base de Datos
 Hace más fácil entender la información compleja al proveer de una vista grafica de la actividad del negocio y de
los sistemas de salud
 Minimiza las demoras para la toma de decisiones al presentar data relevante para análisis en tiempo real
 Promueve mejoras en los procesos al resaltar tendencias y potenciales cuellos de botellas
 Reduce costos de TI al permitir a los usuarios del negocio crear sus propias vistas de procesos y comportamiento
de la data
2. Provea un escenario o caso de negocio que permita usar Paneles de Informe.
Cualquiera que necesite interactuar con reportes de información en tiempo real en OnBase, será beneficiado por
Paneles de Informe. Los Gerentes de Ventas, Gerentes de Procesos, y ejecutivos que requieran una vista detallada y
dinámica de la data del negocio podrán a través de una representación gráfica interactiva, ver la data inmediatamente
y además como ésta se relaciona con otra data significativa, lo cual les permitirá tomar rápidamente las mejores
decisiones basados en esa información o generar en ese preciso momento vistas de la data con propósitos históricos.

SOLUCIONES – PÁGINAS PERSONALES

1. ¿Cuál son los beneficios de usar una Página Personal?
 Personaliza el panel principal
 Fácil acceso a las tareas comunes y los documentos
 Ofrece una configuración señalar y hacer clic
2. Provea un escenario o caso de negocio que permita usar una Página Personal.
General – Ejemplo de Negocio
Los usuarios pueden crear un panel individual de OnBase que provea un vistazo rápido de su trabajo asignado.
La productividad es incrementada cuando todo lo que necesitan los usuarios para hacer su trabajo está en un solo
lugar, su página personal.
Recursos Humanos – Ejemplo de Negocio
Un Generalista de Recursos Humanos puede diseñar su página personal que incluya una cola de Workflow con los
requisitos de cambio de Beneficios que necesitan procesar o un folder con la información específica de un empleado al
cual necesita acceder. Adicionalmente, ellos podrán enviar rápidamente un nuevo requerimiento de Tiempo de
Descanso Pagado (E-Form o Formulario de Unity) o conocer cualquier requerimiento respecto a un documento que se
debe leer (Vía DKT) todo desde la comodidad de su casa.

Sección 9
TAREAS ADMINISTRATIVAS
Hay diversas tareas que deben realizarse en forma diaria, semanal, Informes de configuración - 9.1
mensual o anual. Estas abarcan desde desbloquear cuentas de Cree informes en los que se detalla
usuarios, hasta purgar registros. Para lograr un buen mantenimiento de cómo está configurado su sistema
la solución OnBase es importante cumplir con un cronograma que OnBase.
permita completar las tareas administrativas necesarias. A fin de
Registros de transacciones - 9.2
ayudarlo en dicho proceso, junto a su manual se le han dado una serie
Los registros de transacción
de tarjetas de Tareas administrativas de OnBase. En estas tarjetas hay contienen la historia de los eventos
tareas comunes que indican claramente cuán a menudo debe realizarse de OnBase.
cada tarea en un entorno OnBase típico. También puede acceder a la
Serie de tarjetas de tareas administrativas de Training.OnBase.com y ver Mantenimiento de documentos -
cortos videos en los que se explica cómo realizar cada tarea. 9.3
Todos los documentos que se hayan
Esta sección le ayudará a navegar por las tareas administrativas. Para eliminado del sistema pueden verse
completar esta sección trabajará en grupos y demostrará a sus en Mantenimiento de documentos.
compañeros cómo completar las tareas.
Bloqueos - 9.4
Aprenda acera de los distintos tipos
Al completar esta sección, usted podrá: de bloqueo, cómo eliminarlos y qué
derechos sobre productos se
necesitan para esas tareas.
 Demostrar cómo acceder a informes de configuración y registros
de transacción, y cómo ejecutarlos Opciones de estaciones de trabajo -
 Diferenciar entre la papelera del usuario y el mantenimiento de 9.5
Con unos simples clics puede
documentos personalizar su barra de
 Demostrar cómo eliminar un bloqueo herramientas, cambiar la fuente de
su base de datos y modificar colores.
 Explicar cómo configurar la estación de trabajo y las opciones del
usuario para personalizar OnBase. Opciones del usuario - 9.6
Cuando accede a Cliente, ¿accede
siempre a Consultas personalizadas
o a Colas de escaneo? Aprenda a
personalizar OnBase para adaptarlo
a sus necesidades.

TAREAS ADMINISTRATIVAS - 9.1
INFORMES DE CONFIGURACIÓN
GRUPO 1: DEMOSTRACIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LOS INFORMES DE

CONFIGURACIÓN
Cuando realice una demostración sobre los informes de configuración, se espera que explique como mínimo el
material siguiente. Si descubre información adicional durante la investigación que pudiera ser de provecho a los
alumnos, no dude en incluirla en la demostración. Durante la investigación del tema, quizás le sea útil crear un
grupo de usuarios de prueba para aprender los valores de configuración de seguridad que activan ciertas
opciones.
Para la demostración su equipo podrá usar cualquiera de los recursos presentados en la clase. Para esta
actividad puede recurrir al libro de trabajo de Administración de sistemas, a las tarjetas de Tareas Administrativas
de sistemas, al web site de Community en la sección de productos de OnBase Hyland.com/Community y de
Training.OnBase.com.
1. Demuestre la manera de ejecutar informes de configuración en el módulo de configuración.

2. Explique por qué son útiles los informes de configuración para un administrador del sistema y qué
funciones cumplen.
3. Muestre las diferentes categorías de los informes de configuración a disposición del usuario.
4. Demuestre dónde encontrar Informes de configuración usando el diálogo Recuperación de documentos
de OnBase
5. Como mínimo, hable sobre tres tipos de informes que considere los más útiles para sus alumnos y
ejecútelos.
6. Muestre los derechos de configuración del grupo de usuarios y los derechos de productos necesarios
para ejecutar los informes de configuración.
7. Demuestre cómo modificar el valor para número máximo de lotes sin confirmar en el módulo de
configuración de OnBase y explique por qué un administrador del sistema lo consideraría importante.
8. Muestre el derecho de configuración del grupo de usuarios necesario para modificar el valor Número
máximo de lotes sin confirmar.

GRUPO 2: DEMOSTRACIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LOS REGISTROS DE
TRANSACCIONES
Cuando realice una demostración sobre registros de transacciones, se espera que explique como mínimo el
material siguiente. Si descubre información adicional durante la investigación que pudiera ser de provecho a los
alumnos, no dude en incluirla en la demostración. Durante la investigación del tema, quizás le sea útil crear un
opciones.
actividad puede recurrir al libro de trabajo de Administración de sistemas, a las Tarjetas de tareas administrativas
de OnBase y a las Comunidades de producto de OnBase Product de Hyland.com/Community y de
1. Demuestre cómo encontrar en el menú 'Registros de transacciones' en el cliente OnBase. No se olvide de

mostrar todos los registros de transacciones disponibles. Emplee el usuario MANAGER para este fin si usa
un usuario de prueba para la demostración.
2. Explique por qué son útiles los registros de transacciones para un administrador del sistema y qué
funciones cumplen.
3. Demuestre y explique la diferencia entre los botones 'Ver' y 'Crear informes'.
4. Muestre algunas de las opciones empleadas para restringir el alcance de un informe de registro de
transacciones.
5. Demuestre cómo saber qué detalles específicos aparecerán en un informe de registro de transacciones.
6. Demuestre dónde encontrar los registros de transacciones mediante el uso del cuadro de diálogo
'Recuperación de documentos.'
ejecútelos.
8. Demuestre la recuperación de un documento y la visualización del historial del documento. Luego purgue
el registro de transacciones del historial del documento.
a. Recupere nuevamente el documento y vea el historial del documento
b. Recupere un informe que lleve la misma fecha de la purga del registro del historial del documento
9. Muestre los derechos de seguridad del grupo de usuarios que sean necesarios para ejecutar y purgar los
registros de transacciones.

GRUPO 3: DEMOSTRACIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA EL MANTENIMIENTO DE
DOCUMENTOS
Cuando realice una demostración sobre el mantenimiento de documentos, se espera que explique como mínimo
el material siguiente. Si descubre información adicional durante la investigación que pudiera ser de provecho a
los alumnos, no dude en incluirla en la demostración. Durante la investigación del tema, quizás le sea útil crear un
opciones.
1. Demuestre cómo encontrar la papelera en el cliente OnBase.

2. Demostrar las opciones del menú contextual en la Papelera
3. Demuestre cómo encontrar la función Mantenimiento de documentos en el cliente OnBase.
4. Demostrar las opciones del menú contextual en Mantenimiento de documentos y explicar las tres
opciones siguientes:
a. Recuperar la selección
b. Purgar la selección
c. Purgar todo
5. Demuestre cómo programar la función 'Mantenimiento de documentos' en el cliente e incluya todos los
requisitos para programar este proceso.
6. Explique la diferencia entre 'Mantenimiento de documentos' y la papelera.
7. Muestre los derechos de productos del grupo de usuarios que sean necesarios para acceder a la función
Mantenimiento de documentos.
8. Muestre los privilegios de seguridad del grupo de usuarios que sean necesarios para acceder a la
papelera.
9. Explique por qué es importante el mantenimiento de documentos, y por qué se deberá verificar su
funcionamiento -y ejecutar con frecuencia.

GRUPO 4: DEMOSTRACIÓN DE REQUERIMIENTOS PARA LOS USUARIOS, DERECHOS
DE PRODUCTOS Y BLOQUEOS
Cuando realice una demostración sobre otras tareas administrativas, se espera que explique como mínimo el
material siguiente. Por lo general, estas funciones se ejecutan en el Cliente OnBase (sugerencia: revise el menú
Administración). Sin embargo, debe administrar algunas de estas funciones en el módulo de configuración.
Explique solamente los temas que se indican a continuación, puesto que hay otras presentaciones individuales
donde se detallan las demás opciones de menú. Durante la investigación del tema, quizás le sea útil crear un
opciones.
1. Demuestre y explique la función de la ventana Ver usuarios actuales.

2. Explique los tres tipos distintos de bloqueos en el menú Administración| Utilidades y cuándo pueden
producirse
3. Demuestre cómo borrar cada uno de esos bloqueos en el cliente OnBase.
4. Demuestre la inclusión del derecho de configuración para Configuración de usuarios | Administrador de la
cuenta de usuario y muestre el
menú Administración | Utilidades para desbloquear usuarios en el cliente
5. Demuestre el desbloqueo de usuarios en el módulo de configuración.
6. Mostrar el Derecho de producto del Grupo de usuarios necesario para acceder al menú Administración |
Gestión de usuarios en el cliente OnBase
Utilidades en el cliente OnBase
8. Mostrar los dos derechos a productos del Grupo de usuarios necesarios para acceder al menú Iniciar
módulo de configuración debajo del menú Administración | Utilidades, y explicar por qué esto podría ser
útil.

GRUPO 5: DEMOSTRACIÓN DE REQUERIMIENTOS EN LAS OPCIONES DE LA ESTACIÓN
DE TRABAJO Y CONFIGURACIÓN DE LA BARRA DE HERRAMIENTAS
Cuando realice una demostración sobre las opciones de la estación de trabajo y sobre la configuración de la barra
de herramientas, se espera que explique como mínimo el material siguiente. Se espera que demuestre cómo
configurar estas opciones en el cliente OnBase e ilustrar su aplicación y uso en la interfaz del cliente. Durante la
investigación del tema, quizás le sea útil crear un grupo de usuarios de prueba para aprender los valores de
configuración de seguridad que activan ciertas opciones.
1. Explique dónde se almacenan los valores de configuración de opciones de la estación de trabajo y de

configuración de la barra de herramientas.
2. Demuestre cómo personalizar la barra de herramientas del cliente OnBase con la selección de tres
botones o funciones como mínimo, que va a agregar a la barra de herramientas. No se olvide de
demostrar cómo cambiar el orden de algunos de los botones.
3. Demuestre dónde pueden cambiarse las opciones de la estación de trabajo.
4. Demuestre y explique las funciones de las listas desplegables Origen predeterminado de base de datos e
Imagen de fondo en la pestaña 'Inicio.'
5. Explique la función de la pestaña 'Documento.'
6. Explique la función de la pestaña 'Colores.'

GRUPO 6: DEMOSTRACIÓN DE REQUERIMIENTOS DE LAS OPCIONES DE USUARIO
Cuando realice una demostración sobre Opciones de usuario, se espera que explique como mínimo el material
siguiente. Se espera que demuestre cómo configurar estas opciones en el cliente OnBase e ilustrar su aplicación y
uso en la interfaz del cliente. Durante la investigación del tema, quizás le sea útil crear un grupo de usuarios de
prueba para aprender los valores de configuración de seguridad que activan ciertas opciones.
1. Explique dónde se almacenan los valores de configuración de Opciones de usuario y en qué se diferencian
de Opciones de la estación de trabajo.
2. Demuestre como asociar las Opciones del usuario del Cliente Unity a un grupo de Usuarios
3. Demuestre como crear una Página personal en el Cliente Unity
4. Demuestre como configurar Mosaicos específicos de una Página Personal a un grupo de usuarios de
OnBase
5. En el Cliente OnBase en las ‘Opciones de Usuario’ explique la función de la pestaña ‘Inicio’ y demuestre
cómo abrir automáticamente la Lista de Consultas Personalizadas al iniciar OnBase
6. En el Cliente OnBase, demuestre y explique las siguientes características dentro de la pestaña
'Documento' en la opción Usuario>Opciones de Usuario:
a. Presentación del texto y Barra de herramientas de búsqueda de texto (demuestre estas funciones
juntas mediante la importación y el uso de un documento de texto. Solicite la ayuda que necesite a
uno de sus instructores)
b. Use la misma ventana (abra dos documentos que aparecen en una lista de resultados para
demostrar esta característica)
c. Búsqueda de documento (defínala como 1, luego recupere el documento RH – Historial del
Empleado perteneciente a Jane Harper para demostrar esta característica. Luego defina esta
característica como 0 y recupere el mismo documento)
d. La casilla de verificación correspondiente a la opción Iniciar ventana de visualización del
documento al momento de hacer la búsqueda del documento
7. En el Cliente OnBase, demuestre y explique la función de la pestaña Fecha predeterminada de
recuperación y en qué manera resulta útil en una implementación de OnBase.
almacenamiento del documento y en qué manera resulta útil en una implementación de OnBase.
9. Muestre el privilegio de seguridad del grupo de usuarios que es necesario para modificar las opciones del
usuario.

RESUMEN DE TAREAS ADMINISTRATIVAS
¡Felicitaciones! Ha completado la sección Tareas administrativas. La información de esta sección, las Tarjetas de
tareas administrativas y la Serie de tarjetas de tareas administrativas le ayudarán a mantener su solución
OnBase.
En este punto del curso, usted debe ser capaz de:
 Demostrar cómo acceder a diversos informes y cómo ejecutarlos

 Diferenciar entre la papelera del usuario y el mantenimiento de documentos
 Demostrar cómo eliminar bloqueos
 Explicar cómo configurar la estación de trabajo y las opciones del usuario para personalizar OnBase

GRUPO 1: Demostración de requerimientos para los Informes de Configuración
1. Demuestre la manera de ejecutar informes de configuración en el módulo de configuración.

o Navegue hacia configuración y haga clic en Informes | Ejecutar todos los informes o haga clic en
Informes | Seleccione un informe
2. Explique por qué son útiles los informes de configuración para un administrador del sistema y qué
funciones cumplen.
o Los Informes de configuración son informes acerca de cómo está configurado cada componente
del sistema Cada informe provee información de cada opción configurada en el módulo
Configuración para ser usada con ese componente.
3. Muestre las diferentes categorías de los informes de configuración a disposición del usuario.
4. Derechos de configuración necesarios para modificar la máxima cantidad de lotes sin confirmar
o Derechos de configuración | Configuración de proceso
o Navegar hacia configuración y haga clic en Informes
5. Demuestre dónde encontrar los informes de configuración mediante el uso del diálogo 'Recuperación de
documentos' del cliente OnBase.
o Navegue hacia cliente y busque la recuperación de documento para Sys – Configuration Reports
ejecútelos.
o Las respuestas varían
7. Muestre los derechos de configuración del grupo de usuarios y los derechos de productos necesarios para
ejecutar los informes de configuración.
o Derechos de productos: Configuración y Derecho de configuración para el informe que se desee
ver
8. Demuestre cómo modificar el valor para número máximo de lotes sin confirmar en el módulo de
configuración de OnBase y explique por qué un administrador del sistema lo consideraría importante.
o Importar | Configuración de proceso | Cantidad máxima de Lotes sin confirmar
Mostrar el grupo de usuarios

GRUPO 2: Demostración de requerimientos para los registros de transacciones
1. Demuestre cómo encontrar el menú 'Registros de transacciones' en el cliente OnBase. No se olvide de

mostrar todos los registros de transacciones disponibles. Emplee el usuario MANAGER para este fin si usa
un usuario de prueba para la demostración.
o Administración | Registros de transacción
2. Explique por qué son útiles los registros de transacciones para un administrador del sistema y qué
funciones cumplen.
o En los Registros de transacciones se hace el seguimiento de cada acción que ocurra dentro del
sistema y puede proporcionar datos para una auditoría.
3. Demuestre y explique la diferencia entre los botones 'Ver' y 'Crear informes'.
o Ver mostrar los informes
o Crear permite ver el informe y crea un informe de Registro de transacción en el sistema
4. Muestre algunas de las opciones empleadas para restringir el alcance de un informe de registro de
transacciones.
o Demostrar las opciones de filtro de Buscar por
o Seleccionar un informe específico al hacer clic en Mostrar detalles
5. Demuestre cómo saber qué detalles específicos aparecerán en un informe de registro de transacciones.
o Seleccionar la casilla de verificación Mostrar detalles
6. Demuestre dónde encontrar los registros de transacciones mediante el uso del cuadro de diálogo
'Recuperación de documentos.'
o Grupo de tipos de documento: Documentos del sistema
o Tipo de documento SIS Registros de transacción
ejecútelos.
o Las respuestas varían
8. Demuestre la recuperación de un documento y la visualización del historial del documento. Luego purgue
el registro de transacciones del historial del documento.
o Recupere nuevamente el documento y vea el historial del documento
o Recupere un informe que lleve la misma fecha de la purga del registro del historial del documento
9. Muestre los derechos de seguridad del grupo de usuarios que sean necesarios para ejecutar y purgar los
registros de transacciones.
o Usuarios | Derechos del grupo de usuarios | Privilegios de registro | seleccione el registro
apropiado

GRUPO 3: Demostración de requerimientos para el mantenimiento de documentos
1. Demuestre cómo encontrar la papelera en el cliente OnBase.

o Usuario| Papelera
2. Demostrar las opciones del menú contextual en la Papelera
o Eliminar un documento, acceder a la Papelera del usuario y hacer clic con el botón derecho en el
documento eliminado
3. Demuestre cómo encontrar la función Mantenimiento de documentos en el cliente OnBase.
o Administración | Utilidades | Mantenimiento de documentos
4. Demuestre las opciones del menú contextual en 'Mantenimiento de documentos' y explique las tres
siguientes opciones:
o Recuperar lo seleccionado – Restaura documentos de Mantenimiento de documentos a OnBase
o Purgar lo seleccionado – Elimina permanentemente el documento y ya no se puede recuperar en
OnBase por ningún medio
o Purgar todo (Purge All) - Elimina permanentemente todos los documentos y ya no se pueden
recuperar en OnBase por ningún medio.
5. Explique la diferencia entre 'Mantenimiento de documentos' y la papelera.
o La Papelera contiene los documentos eliminados por el usuario
o Mantenimiento de documentos contiene los documentos eliminados por todos los usuarios
6. Muestre los derechos de productos del grupo de usuarios que sean necesarios para acceder a la función
Mantenimiento de documentos.
o Configuración| Usuarios | Derechos del grupo de usuarios| Derechos de productos | Utilidades
7. Muestre los privilegios de seguridad del grupo de usuarios que sean necesarios para acceder a la
papelera.
o Configuración| Usuarios | Derechos del grupo de usuarios | Privilegios| Borrar
8. Explique por qué es importante el mantenimiento de documentos, y por qué se deberá verificar su
funcionamiento -y ejecutar con frecuencia.
o Purgar documentos de Mantenimiento de documentos puede causar un gran drenaje de los
recursos de OnBase, especialmente si está purgando una gran cantidad de documentos.
Programar un proceso de purga es una manera muy fácil de purgar documentos automáticamente
fuera de las horas de poca actividad y así economizar recursos. También puede ver los
documentos eliminados para verificar que dichos documentos sí deben eliminarse.

GRUPO 4: Demostración de requerimientos para los usuarios, derechos de productos y
bloqueos
1. Demuestre y explique la función de la ventana Ver usuarios actuales.

o Cliente |Administración| Gestión de usuarios | Ver usuarios actuales
2. Explique los tres tipos de bloqueos en el menú Administración | Utilidades y cuándo pueden producirse
o Bloqueo de documento – Los bloqueos de documentos en OnBase pueden tener diversos motivos,
como un cierre abrupto o la falla del cliente OnBase mientras se trabaja con un documento
específico. El bloqueo de documentos impide que los usuarios accedan al documento bloqueado o
realicen cualquier proceso en él.
o Bloqueo de proceso – Los bloqueos de proceso son similares a los de documentos, pero se
producen durante procesos como DIP, COLD o Barrido
o Bloqueo de lote – Se produce durante el procesamiento, como en el caso del procesamiento de
lotes de digitalización de documentos
3. Demuestre cómo borrar cada uno de esos bloqueos en el cliente OnBase.
o Acceder al bloqueo, hacer clic con el botón derecho y seleccionar eliminar seleccionado
4. Demuestre la inclusión del derecho de configuración en el menú Configuración de usuarios |
Administrador de la cuenta de usuario y muestre el
menú Administración | Utilidades para desbloquear usuarios en el cliente OnBase.
o Configuración| Usuarios| Grupos de usuarios y derechos| Derechos de configuración |
Usuarios/Grupos de usuarios | Configuración del usuario
5. Demuestre el desbloqueo de usuarios en el módulo de configuración.
o Configuración | Usuarios| Nombres y contraseñas de usuario| Desbloquear usuario
Gestión de usuarios en el cliente OnBase
o Configuración | Usuarios| Grupos de usuarios y derechos| Derechos de productos |Gestión de
usuarios
Utilidades en el cliente OnBase
o Configuración | Usuarios| Grupos de usuarios y derechos| Derechos de productos |Utilidades
8. Mostrar los dos derechos a productos del Grupo de usuarios necesarios para acceder al menú Iniciar
módulo de configuración debajo del menú Administración | Utilidades, y explicar por qué esto podría ser
útil
o Configuración | Usuarios| Grupos de usuarios y derechos| | Derechos de productos
|Configuración

GRUPO 5: Demostración de requerimientos en las opciones de la estación de trabajo y
configuración de la barra de herramientas
1. Explique dónde se almacenan los valores de configuración de opciones de la estación de trabajo y de

configuración de la barra de herramientas.
o Estación de trabajo OnBase32.ini file
o Barra de herramientas Base de datos
2. Demuestre cómo personalizar la barra de herramientas del cliente OnBase con la selección de tres
botones o funciones como mínimo, que va a agregar a la barra de herramientas. No se olvide de
demostrar cómo cambiar el orden de algunos de los botones.
o Usuario | Barra de herramientas | Personalizar barra de herramientas
3. Demuestre dónde pueden cambiarse las opciones de la estación de trabajo.
o Usuario | Opciones de la estación de trabajo
4. Demuestre y explique las funciones de las listas desplegables Origen predeterminado de base de datos e
Imagen de fondo en la pestaña 'Inicio.'
o Base de datos predeterminada – La fuente de base de datos predeterminada es lo que aparece
en forma predeterminada como Nombre del servidor durante el inicio de la sesión
o Imagen de fondo – Es un documento usado como fondo de escritorio en el módulo cliente
5. Explique la función de la pestaña 'Documento.'
o Determina cómo se muestra un documento en forma predeterminada según su formato
6. Explique la función de la pestaña 'Colores.'
o Permite seleccionar los colores que se usan en OnBase

GRUPO 6: Demostración de requerimientos de las opciones de usuario
1. Explique dónde se almacenan los valores de configuración de las Opciones de usuario y en qué se
diferencian de Opciones de la estación de trabajo.
Respuesta: Estación de trabajo OnBase32.ini file
Opciones de usuario Base de datos
2. Demuestre como asociar las Opciones del usuario del Cliente Unity a un grupo de Usuarios
Respuesta: En el Cliente Unity:
Menú de Aplicaciones/Administración/Administración de política de opciones de usuario
Crear Política
Seleccionar la(s) categoría(s) y haga sus selecciones
Asignar los grupos de usuarios a las políticas
Definir la prioridad
Finalice
3. Demuestre como crear una Página personal en el Cliente Unity
haga clic derecho en cualquier documento, consulta personalizada, panel, etc…
Seleccione:
‘Agregar a mi página personal’ o
‘Enviar a - Mi página personal’
4. Demuestre como asignar Mosaicos específicos de una Página Personal a un grupo de usuarios de OnBase
Menú de Aplicaciones/Administración/Administración de grupos de mosaicos
Clic ‘Agregar nuevo’
Escribir el nombre del Grupo de mosaicos (Puede elegir p.ej., CP Oficinistas)
Cuando encuentre un documento o tarea en común para el cual quiera crear un mosaico,
haga clic derecho y seleccione
‘Agregar este diseño a los grupos de mosaicos’ o
‘Enviar a – Grupo de mosaicos’
5. En el Cliente OnBase en las ‘Opciones de Usuario’ explique la función de la pestaña ‘Inicio’ y demuestre
cómo abrir automáticamente la Lista de Consultas Personalizadas al iniciar OnBase
Respuesta: En el Cliente OnBase:
Usuario/Opciones de Usuario
Clic en la pestaña ‘Inicio’
Seleccione ‘Lista de consultas personalizadas’

6. En el Cliente OnBase, demuestre y explique las siguientes características dentro de la pestaña
'Documento' en la opción Usuario>Opciones de Usuario:
a. Presentación del texto y Barra de herramientas de búsqueda de texto (demuestre estas funciones
juntas mediante la importación y el uso de un documento de texto. Solicite la ayuda que necesite a
uno de sus instructores)
b. Use la misma ventana (abra dos documentos que aparecen en una lista de resultados para
demostrar esta característica)
c. Búsqueda de documento (defínala como 1, luego recupere el documento RH – Historial del
Empleado perteneciente a Jane Harper para demostrar esta característica. Luego defina esta
característica como 0 y recupere el mismo documento)
d. La casilla de verificación ‘Iniciar ventana de visualización del documento al momento de hacer la
búsqueda del documento’
recuperación y en qué manera resulta útil en una implementación de OnBase.
Respuesta: Usted puede establecer una fecha única o un rango de fechas para ser usado por el
sistema por defecto durante la recuperación de documentos usando ‘Recuperación de
documentos’ y ‘Consultas Personalizadas’. Esta configuración ahorra tiempo cuando se
buscan frecuentemente documentos usando una fecha específica o rango de fechas.

almacenamiento del documento y en qué manera resulta útil en una implementación de OnBase.
Respuesta: Esta pestaña permite establecer una Fecha predeterminada de almacenamiento del
documento cuando se inicia un proceso del sistema como: DIP, TIP o COLD, Escanear, y
otros procesos similares.
9. Muestre el privilegio de seguridad del grupo de usuarios que es necesario para modificar las opciones del
usuario.
Respuesta: Usuarios| Grupos de usuarios y derechos| Privilegios| Opciones del usuario/estación de
trabajo

Sección 10
APÉNDICE
¿Desea más práctica adicional? De ser así, esta sección es para usted. Ejercicios opcionales - 10.1
Hemos creado ejercicios opcionales para practicar la configuración de Realizar dos ejercicios adicionales
todo lo que ha aprendido esta semana, desde Digitalización de para repasar y reforzar lo que ha
documentos hasta creación de un proceso COLD. Si necesita ayuda para aprendido.
recordar estos pasos, repase la Breve guía de referencia de esta sección
Guía de referencia rápida - 10.2
para acceder a los pasos de configuración comunes.
Referencia breve de todos los pasos
de configuración cubiertos esta
semana.
 Configurar Grupos de discos, Tipos de documento y Palabras

clave según las especificaciones del ejercicio
 Demostrar cómo importar documentos usando Digitalización de
documentos, DIP y COLD

Apéndice: 10.1
EJERCICIOS DE LABORATORIO OPCIONALES
INCORPORACIÓN DE UN NUEVO DEPARTAMENTO A ONBASE
Este ejercicio práctico es un repaso del Procesador de Importación de Documentos (DIP) y de otras
configuraciones que hemos realizado esta semana. Después de recibir una situación comercial hipotética, deberá
usar plantillas en blanco para crear los grupos de discos, tipos de documentos, tipos de palabras clave y
procesadores de importación apropiados. Usted también creará usuarios y grupos de usuarios nuevos, así como
referencias cruzadas lógicas para facilitar la tarea de recuperación de documentos del usuario.
Recursos
Departamento de Radiología de Hyland Hospital
Hasta ahora, el hospital Hyland ha venido usando OnBase en los departamentos que realizan las operaciones
cotidianas del hospital. Es lógico que la administración del hospital considere que puede ser más eficiente si
implementa OnBase en las áreas del hospital directamente relacionadas con la atención de pacientes. La
administración del hospital ha decidido usar OnBase en el Departamento de Radiología, y comenzará con una
cantidad limitada de documentos.
Todos los pacientes que acuden a Radiología deben presentar una tarjeta de identificación que habrán recibido
en el mostrador de ingresos del hospital el día que se inscribieron por primera vez. Radiología necesita verificar
estas tarjetas de identificación para confirmar que el paciente se ha inscrito en el hospital. En lugar de incomodar
al paciente con la presentación de la tarjeta a la hora de la inscripción, el personal de Radiología prefiere ver las
imágenes de las tarjetas de identificación en OnBase antes de que llegue el paciente. Si la tarjeta de
identificación del paciente no está en OnBase, un empleado de Radiología se pondrá en contacto con el paciente
con antelación para rectificar el problema. Actualmente, sólo el Departamento de Radiología necesita acceso a las
tarjetas de identificación a través de OnBase.
Usted sabe que el Depto. de Admisiones usa una aplicación externa para generar automáticamente una imagen
de la tarjeta de identificación en el momento de su impresión para dársela al paciente. Estas imágenes se
almacenan en la red del hospital en C:\SysAdmin\Admissions\ID Cards junto con un archivo de índice generado
por la aplicación externa. El archivo de índice contiene el nombre, la identificación y la fecha de nacimiento del
paciente, además del nombre del archivo de la tarjeta de identificación relacionada con ese paciente. Al final del
proceso de importación, debería tener importados 10 documentos -10 páginas.
El Departamento de Radiología utiliza además una aplicación radiológica digital de terceros para realizar
radiografías. Estas radiografías se almacenan luego en una unidad de red situada en
C:\SysAdmin\Radiology\XRays. La aplicación de radiología digital también almacena en la misma ubicación un
archivo de índice, el cual contiene el nombre, la identificación y la fecha de nacimiento del paciente, además del
nombre de la radiografía relacionada con ese paciente. Los técnicos radiólogos le dijeron que tienen que ver la
tarjeta de identificación del paciente con frecuencia a modo de control de calidad para comprobar que están
viendo la radiografía del paciente correcto. Al final del proceso de importación, debería tener importados 10
documentos -10 páginas.
El Departamento de Radiología espera que estos procesos sean ejecutados automáticamente una vez al día sin
que algún empleado de Radiología tenga que intervenir.
Los técnicos radiólogos, que incluyen entre otros a AliceD, ColleenT y DaveR, necesitarán acceso tanto a las
radiografías como a las tarjetas de identificación. Aunque estos técnicos tienen permiso de eliminar radiografías,
se les debe impedir eliminar tarjetas de identificación. Es posible que también necesiten imprimir radiografías.
Los técnicos usarán el diálogo Recuperación de documentos en el cliente para acceder a estos documentos. Si
bien ellos pueden ver la información de las palabras clave, no les está permitido alterarla de ninguna manera.
Los Oficinistas de Radiología, entre otros, AdamZ y NicoleF, necesitarán acceso solamente a las tarjetas de
identificación. Debe impedirles imprimir y eliminar documentos, o ver o modificar la información de las palabras
clave. También accederán a estos documentos usando el diálogo Recuperación de documentos en el cliente
OnBase.

AUTOMATIZACIÓN DAVIS
Este ejercicio práctico constituye un repaso de todas las configuraciones realizadas durante la semana desde
grupos de discos hasta referencias cruzadas.
Recursos
 Guía de referencia del módulo DIP
 Guía de referencia del módulo COLD
Automatización David
La solución que hemos estado trabajado toda la semana, ha requerido ampliar la solución OnBase para
incorporar la sucursal remota, Automatización Davis, a la implementación que ya tienen. Siga las especificaciones
que se indican a continuación.
Use los archivos del directorio C:\SysAdmin\Davis; se han indicado abajo nombres de archivos y ubicaciones más
específicas según corresponda.
Grupo de discos
Cree un Grupo de discos llamado Davis con las siguientes características:
 El tamaño del volumen debe establecerse al tamaño del CD predeterminado.
 El grupo de discos debe tener tres copias: MS1, MS2, copia de seguridad
 Las copias deben ser almacenadas en c:\obdata\Davisms1, c:\obdata\Davisms2, y, respecto a su copia
de seguridad, recuerde que la ruta no necesita ser creada.
 Las copias de almacenamiento masivo deben tener un máximo de cuatro volúmenes y un mínimo de uno.
Tipos de palabras clave

Cree los cinco tipos de palabras clave siguientes:
NOMBRE DEL TIPO DE TIPO DE DATOS VALORES ALFANUMÉRICOS OPCIONES DE ALMACENAMIENTO
PALABRA CLAVE (de ser aplicables) (de ser aplicables)
DA Orden de Compra # Alfanumérico 10 Tabla única
DA Factura # Alfanumérico 10 Tabla única
DA Nombre del Vendedor Alfanumérico 30 Tabla única
DA Monto de la Orden Moneda N/A No aplicable
DA Fecha de la Orden Fecha N/A No aplicable

Grupo de tipos de documentos
 Cree un Grupo de tipos de documento llamado Automatización Davis
 Usted puede dejar los valores de configuración como están.
 Asigne derechos de grupo de usuario al grupo de usuario MANAGER.
Tipos de documento
Cree los tres tipos de documento siguientes, pero observe con atención los valores de configuración de los tipos
de documento, ya que estos influyen en el almacenamiento, proceso y recuperación.
DA- Orden de Compra
Configuración Grupo de tipos de documentos Automatización Davis
Formato de archivo Formato de informe de texto
Grupo de discos Davis
Tipos de palabras DA Orden de Compra #

clave
DA Nombre del Vendedor
DA Monto de la Orden
DA Fecha de la Orden
Autonombre Configure una Cadena de nombre automático apropiada
DA- Lista de Empaque
Formato de archivo Formato de archivo de imagen

clave
Autonombre Configure una Cadena de nombre automático apropiada

DA- Factura
Formato de archivo Formato de archivo de imagen

clave
DA Factura #
Autonombre Configure una cadena de nombre automático apropiada
Digitalización de documentos (barrido)

Cree una Cola de escaneo para importar por barrido el tipo de documento DA – Factura. Los archivos están en:
C:\SysAdmin\Davis\Invoices
Durante la indexación de los documentos, asegúrese de que está indexando los valores correctos de los tipos de
palabras clave porque, de no ser así, las referencias cruzadas no funcionarán.
Proceso de importación COLD

Cree un proceso COLD para importar documentos DA- Orden de Compra usando este archivo:
C:\SysAdmin\Davis\Purchase Orders\Purchase Orders.txt
El proceso deberá capturar los cuatro valores de palabra clave que se asignaron al Tipo de documento.
Proceso de importación de documentos (DIP)

Cree un proceso DIP para importar documentos DA - Lista de empaque usando el archivo de índice para
importación: C:\SysAdmin\Davis\Packing Slips\Packing Slips.txt.
El proceso deberá capturar los cuatro valores de palabra clave asociados con el Tipo de documento DA - Lista de
empaque.
Consulta personalizada
Cree una Consulta personalizada llamada Automatización Davis con la que buscará los tres tipos de documentos
de Automatización Davis por la palabra clave DA Orden de Compra #. Ensaye la consulta con el número de orden
de compra de DA 12000000.

Referencias Cruzadas
Cree una referencia cruzada que vincule DA - Orden de compra con DA - Factura (de texto a imagen) y viceversa
(de imagen a texto). Usted debería lograrlo sin problemas si usa el tipo de palabra clave N. de orden de compra de
DA.
La ejecución satisfactoria de esta referencia cruzada depende según cómo fueron indexados los documentos
durante los procesos COLD y de digitalización de documentos.
Seguridad de OnBase
Grupo de usuarios
Cree un grupo de usuarios denominado Davis con privilegios para ver, imprimir, recuperar y modificar las opciones
de usuario y de estación de trabajo. Los usuarios van a acceder a los documentos con la consulta Automatización
Davis así que no necesitan el privilegio de acceso al cuadro de diálogo de recuperación de documentos. Ellos
necesitarán los derechos a los tipos de documentos de Automatización Davis, al acceso a la consulta
Automatización Davis y al derecho de producto del cliente OnBase.
Usuario
Cree un usuario llamado Automatización con la contraseña Davis. Este usuario debería ser miembro del grupo de
usuarios de Davis. Defina una palabra clave de seguridad para este usuario del número de orden de compra de
DA igual a 12000000. En las opciones de usuario en el cliente, seleccione la casilla de verificación Quitar el
cuadro de diálogo Recuperación de documentos y seleccione Consulta personalizada -maximizada. Configure la
consulta Automatización Davis.

Apéndice: 10.2
GUÍA DE REFERENCIA PASOS RÁPIDOS
GUÍA DE REFERENCIA PASOS RÁPIDOS

Crear un nuevo Grupo de discos
1. Configuración | Administración de discos | Grupos de discos
2. Nombre su Grupo de discos
4. Seleccione el Tamaño del volumen y el número de copias
6. Escriba la ubicación de montaje
8. Seleccione Configuración del volumen
9. Seleccione sus copias de Almacenamiento masivo y seleccione “cantidad infinita de volúmenes""
10. Haga clic en Aplicar
Crear un nuevo Tipo de palabra clave

1. Configuración | Palabras clave | Tipos de palabras clave
2. Asignar un nombre al tipo de palabra clave
4. Seleccione Tipo de dato
a. Si fuera alfanumérico defina la longitud máxima
Crear un enmascaramiento para una palabra clave

1. Configuración | Palabras clave | Tipos de palabras clave
2. Seleccione la Palabra clave que va a enmascarar
3. Haga clic en Enmascarar
4. Haga clic en Utilizar máscara
5. Configure el enmascaramiento deseado y haga clic en Guardar

Crear un nuevo Tipo de documento
1. Configuración | Documento | Tipos de documentos
2. Asignar un nombre al tipo de documentos
4. Asigne Grupo de tipos de documentos
5. Asigne Formato de archivo predeterminado
6. Asigne Grupo de discos predeterminado
7. Guardar
8. Asigne Grupos de usuarios
10. Seleccione palabras clave y agregue las palabras clave deseadas
11. Configure una Cadena de nombre automático que el usuario pueda identificar fácilmente
Configurar Referencias cruzadas (RC)

1. Configuración | Documento | Tipos de documentos
2. Seleccione el documento de base deseado
3. Haga clic en Referencias cruzadas
4. Seleccione y agregue el o los documentos secundarios deseados (relacionados)
5. Seleccione palabras clave (para RC use una palabra clave en común como disparador) y agregue una
palabra clave en común
a. Para RC de Imagen: Seleccione Imagen, defina la ubicación para hacer doble clic y Guarde
b. Para RC de texto: Seleccione Texto y configure las opciones deseadas
C. Para RC OLE: Cerrar
Crear una cola de escaneo

1. Configuración | Importar | Colas de escaneo
2. Asignar un nombre a la cola de escaneo
4. Seleccione si quiere copiar de una cola de escaneo ya existente
5. Haga clic en Aceptar (OK).
6. Asigne Grupo de discos

10. Seleccione los tipos de documentos.
11. Agregue el o los Tipos de documento deseados y haga clic en Cerrar
12. Seleccione y agregue las Opciones de proceso deseadas
Crear un formato para la cola de escaneo

1. Cliente | Procesos | Escanear/Indexar
2. Seleccione Colas de escaneo
3. Haga clic derecho en el área blanca y seleccione Configurar el formato de escaneo
4. Nombre el Formato de escaneo
5. Seleccione el controlador
7. Seleccione Fuente
8. Configure las opciones de Configuración de documento deseadas
10. Cliente | Procesar | Escanear/Indexar
11. Seleccione Cola de escaneo deseada
12. Haga clic derecho en el área de la derecha de la pantalla
13. Seleccione Escanear o Barrer directorio
14. Siga las instrucciones
Cree un conjunto de palabras clave para autollenado

1. Configuración | Palabras Clave | Conjunto de palabras clave para autollenado
2. Nombre el conjunto de palabras clave para autollenado
4. Agregue palabras clave (preste atención al orden porque es muy importante)
8. Navegar a Documento | Tipos de documentos
9. Seleccione el Tipo de documento en el que se usará el Conjunto de palabras clave para autollenado
10. Seleccione los tipos de palabras clave
11. Asigne el Conjunto de palabras clave para autollenado en la esquina inferior izquierda
13. Repita las veces que sea necesario

Importe un archivo de texto para rellenar el Conjunto de palabras clave para autollenado
1. Configuración | Importar | Procesador de conjuntos de palabras clave para autollenado
2. Nombre el proceso del Conjunto de palabras clave para autollenado
4. Navegue hacia la ubicación del archivo de texto para rellenar la Ruta de acceso predeterminada y los
campos de archivos predeterminados
5. Seleccione el Conjunto de palabras clave para autollenado para rellenar
6. Determine si hay Separadores y/o Delimitadores en el archivo de texto
8. Vuelva a iniciar o abra el cliente OnBase
9. Administración | Conjunto de palabras clave para autollenado| Importador
10. Haga clic derecho en proceso de importación del conjunto de palabras clave para autollenado
11. Haga clic en Ejecutar proceso de importación
Cree y ejecute un proceso DIP

1. Configuración | Importar | Procesador de importación de documentos
2. Asignar un nombre al proceso DIP
4. Haga clic en Configuración.
5. Navegue para rellenar el Directorio predeterminado y el Nombre de archivo predeterminado
6. Seleccione el grupo de discos
9. Agregue Tipo(s) de documento(s)
11. Haga clic en Configuración de procesos y configure las opciones deseadas
13. Haga clic en Orden de los campos
14. Elija el Tipo de documento y seleccione Configuración de campos
15. Agregue las Palabras clave en el orden en el cual aparecen en el archivo de índice relacionado
18. Procesos | Proceso DIP
19. Seleccione y haga clic derecho en el proceso DIP
20. Haga clic en Procesador de importación de documentos (DIP)
21. Haga clic en Procesar
Cree un proceso COLD
1. Configuración | Importar | Procesador COLD/ERM
2. Asigne un nombre al proceso COLD
4. Haga clic en Configuración
5. Navegue para rellenar el Directorio predeterminado y el Nombre de archivo predeterminado
6. Seleccione el grupo de discos
9. Agregue el o los Tipos de documento y haga clic en Cerrar
10. Haga clic en Campos de documentos
11. Haga clic en Tipo de documento
12. Identifique Línea y Columna del documento Cadena de identificación
13. Identifique Línea, Columna, Altura y Ancho de cada Tipo de palabra clave
16. Procesos | Proceso COLD/ERM
17. Seleccione y haga clic derecho en el proceso COLD
18. Haga clic en Procesador COLD
19. Haga clic en Procesar
Cree un proceso COLD usando COLD visual

1. Configuración | Usuarios | Grupos de usuarios y derechos | Derechos de configuración
2. Haga clic en Derechos de configuración
3. Haga clic en la casilla de verificación Configuración de procesos
4. Reinicie el cliente
5. Cliente | Procesos | Configuración | COLD visual
6. Haga clic derecho en Formatos de proceso COLD y seleccione Agregar nuevo proceso COLD
7. Asigne un nombre al proceso COLD
8. Seleccione el signo de sumar que está al lado del nuevo proceso COLD para expandir la configuración
9. Complete el Ejemplo ruta de texto y la Ruta de acceso al proceso
10. Haga clic derecho en Ejemplo de ruta de texto y seleccione Ver archivo
11. Resalte el Identificador del documento
12. Haga clic en Tipo de documento
13. Agregue en Tipo de documento
14. Arrastre el cursor sobre el valor de palabra clave deseado y seleccione Agregar intervalo de palabras clave
15. Repita el paso 13 las veces que sea necesario
16. Cierre la configuración COLD visual
17. Cliente | Procesos | COLD/ERM
18. Seleccione y haga clic derecho en el nuevo proceso COLD
19. Procese (solamente luego de la prueba)
Cree una Consulta personalizada

1. Configuración | Consultas | Consultas personalizadas
2. Asigne un nombre a la consulta personalizada
4. Agregue Grupo(s) de usuarios y haga clic en Cerrar
5. Ingrese en instrucciones, seleccione Tipo de consulta deseada y toda otra configuración deseada
7. Agregue Tipos de documento, Palabras clave para recuperación y Mostrar columnas


System Admin Workbook Spanish

Încărcat de

Informații document

Titlu original

Drepturi de autor

Formate disponibile

Partajați acest document

Partajați sau inserați document

Opțiuni de partajare

Vi se pare util acest document?

Este necorespunzător acest conținut?

Drepturi de autor:

Formate disponibile

System Admin Workbook Spanish

Încărcat de

Drepturi de autor:

Formate disponibile

Administración de

Hyland Software, Inc.

Teléfono: (440) 788-5000

Copyright Hyland Software, Inc. | 1

Copyright Hyland Software, Inc. | 2

Copyright Hyland Software, Inc. | 3

Copyright Hyland Software, Inc. | 4

Copyright Hyland Software, Inc. | 5

Copyright Hyland Software, Inc. | 6

Copyright Hyland Software, Inc. | 7

Copyright Hyland Software, Inc. | 9

2. Revise el usuario MANAGER Confirme que la contraseña no sea «CONTRASEÑA»

3. Cree un sistema de pruebas. ¿Tiene uno?

5. Revise o cree su Plan de recuperación de datos en ¿Tan siquiera tiene uno?

Copyright Hyland Software, Inc. | 10

¿Dónde se origina el documento? ¿Para qué se usará el documento?

¿De qué manera entregaremos el documento?

¿Cómo almacenaremos el documento? ¿Cómo se administrará el documento?

Copyright Hyland Software, Inc. | 12

Identifique los componentes de la arquitectura del cliente OnBase ilustrados en la imagen.

Arquitectura del cliente OnBase

Copyright Hyland Software, Inc. | 13

Arquitectura basada en el Core de OnBase

Copyright Hyland Software, Inc. | 14

Hyland Community - http://www.OnBase.com/Community

o Palabras clave de autollenado o Gestión de discos

Capacitaciones de Hyland – http://Training.OnBase.com

Copyright Hyland Software, Inc. | 15

Copyright Hyland Software, Inc. | 16

2. ¿Cuál es la diferencia entre escanear, barrer y escanear desde un disco?

Use Training.onbase.com para encontrar las respuestas:

Copyright Hyland Software, Inc. | 17

Use OnBase.com/Community para encontrar las respuestas:

9. Encierre en un círculo el VOGUE que representa a su industria.

 Comercial  Gobierno  Educación superior

Copyright Hyland Software, Inc. | 18

2. D Consultas B. Proporciona la descripción para indexar, manejar y recuperar un documento

I. Cuando se indexa un documento, a sus Tipos de palabra clave se les asigna un

Copyright Hyland Software, Inc. | 19

Al completar esta sección, usted podrá:

 Navegar y buscar las Guías de referencia de los módulos

Copyright Hyland Software, Inc. | 20

Arquitectura del cliente de OnBase

A. Estación de trabajo del Cliente OnBase

Copyright Hyland Software, Inc. | 21

Arquitectura basada en el Core de OnBase

A. Estación de trabajo: Cliente Web

B. Estación de trabajo: Cliente Unity

Copyright Hyland Software, Inc. | 22

Escaneo Importar un lote usando un escáner

Barrido (Sweep) Importación de archivos electrónicos desde su lugar actual a OnBase

Use Training.onbase.com para encontrar las respuestas:

6. ¿Quién debería asistir a TechQuest?

Quick Look: Advanced Capture

9. Encierre en un círculo el VOGUE que representa a su industria.

Las respuestas varían

ACTIVIDAD – DEFINA LA TERMINOLOGÍA COMÚN DE ONBASE

1. F Referencias A. Representa una agrupación lógica de Tipos de documentos

2. D Consultas B. Proporciona la descripción para indexar, manejar y recuperar un documento

C. Cada persona que usa el sistema

5. A Grupo de Tipo de E. Lugar físico de almacenamiento de archivos agregados a OnBase

H. Grupo de usuarios al que se le concede derechos para acceder a la

Copyright Hyland Software, Inc. | 24