Actividad 1

Legislación Documental

Inicialmente, usted deberá analizar y repasar con la información obtenida en

las anteriores actividades, pues ésta le será de gran ayuda para la evidencia
de su desempeño.
Para desarrollar este ítem usted deberá elaborar un ensayo mínimo de una
hoja, utilizando 5 conceptos vistos durante la semana 1, según su elección.
El documento se debe entregar de forma ordenada y con una adecuada
Presentación, preferiblemente teniendo en cuenta normas técnicas
colombianas para elaboración de documentos.
Recomendación: No olvide la importancia de citar y referenciar cuando
emplea material de diferentes fuentes.
Criterio de evaluación: Conoce la importancia de la legislación archivística
para la gestión empresarial.

2015
Ensayo
Antes de empezar el tema de legislación documental empezare tomando los inicios de la historia
del archivo. Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta de
control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su documentación es tan
antiguo como la organización social de la humanidad. Sus orígenes podrían remontarse a la
aparición de la escritura. Desde las monarquías surgidas en el Asia Anterior hasta el Bajo Imperio
Romano, pasando por las civilizaciones egipcias y griega, se tiene constancia de la existencia de
archivos y de fondos organizados. Los primeros documentos son: documentación legal (leyes),
documentación de control de las personas (padrones), documentación de hacienda (censos,
catastros, títulos de propiedad). También hay mucha documentación militar (registros de
soldados, quintas) y mucha documentación privada.

Hay que mencionar que el Estado es el encargado de regular las leyes actuales de la legislación
documental tal como lo dice La Ley 594 de 2000 - Ley General de Archivos, la obligación que
tienen las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, en elaborar programas
de gestión de documentos, independientemente del soporte en que produzcan la información
para el cumplimiento de su cometido estatal, o del objeto social para el que fueron creadas.

Por lo anterior el Estado tiene Normas leyes y Derechos para las personas, es por eso que lo más
importante es tener un sistema de gestión documental a nivel adecuado y preciso, aunque a
primera vista puede parecer que no tenga que ser uno de los puntos de mayor importancia para
las empresas. Para así tener las ventajas que aporta nos muestran que es un beneficio importante
obtener un sistema de gestión documental en el que todos los documentos de la empresa estén
controlados y centralizados.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación.
Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy
importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil
almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de
la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el
mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos
tanto de entrada como de salida de su empresa.

En conclusión tenemos las Normas o derechos, que como su nombre nos indica sí son escritas y así
deben serlo como condición fundamental para ser tales, siendo Debatidas y Redactadas por lo que
es considerada como una Autoridad Competente, que tiene distinta formas dependiendo del
ámbito o el campo de aplicación que se trate. Uno de los ejemplos más claros está en el Estado de
Derecho, en el cual se constituye un Poder Legislativo que es el encargado de la confección y
aprobación de Leyes y Reglamentos, teniendo estas normativas que posteriormente sean
Promulgadas y Publicadas para que el pueblo tome conocimiento de su aplicación.
Bibliografía
“Manual de Archivística”, Salamanca: Fundación Germán Sánchez Rupérez.
http://www.archivogeneral.gov.co