Modelo de evaluación de recursos electrónicos

Módulos matriciales
 ¿Por qué diseñar un modelo de evaluación?

Los contenidos electrónicos representan un elemento cada

vez más importante dentro de las colecciones en las
bibliotecas, esto acompañado de la gran variedad de
tipologías documentales y un crecimiento exponencial de la
información en línea. Por ello surgió la necesidad de:

 Implementar estrategias para priorizar la selección de

los recursos, alineados con los intereses
institucionales.
 Replantear la metodología para la evaluación de los
recursos electrónicos.
 Desarrollar metodologías para la selección de nuevos
recursos.
¿Cuál era nuestra problemática, antes de contar
con un metodología de evaluación?

 No se contaba con una herramienta que apoyara la

toma decisiones de adquisiciones de recursos
electrónicos y que incluyera el entorno, el estado
actual de colecciones con criterios y parámetros
definidos.
 Existía el interrogante ¿Nuestros recursos electrónicos
adquiridos si son los apropiados?
 No se conocía el nivel de solapamiento en nuestras
colecciones.
 ¡No inventemos la rueda!

REVISEMOS MODELOS Y ADAPTEMOS:

GESTIÓN ESTRATÉGICA Y COMPETITIVIDAD

Luis Fernando Restrepo
AUTOR / PROGRAMA: Luis Fernando Restrepo

Johnson, S. E., Ole Gunnar. Gelfand, Julia, Lammers, Glenda. Sipe, Lynn.
Zilper, Nadia. (2012). Cuestiones clave para el desarrollo de colecciones con
recursos electrónicos: Una guía para bibliotecas. . In: International
Federation of Library Associations and Institutions (IFLA).
 ALGORITMO USADO:

1 2 3 4

No

 Módulo 1: Análisis de la situación. MIME, MT

 Módulo 2: Contrastación de la información.
 Módulo 3: Análisis de afinidad. ¿Hay coherencia?
 Módulo 4: Cierre. Inclusión de Uso, Opinión de usuarios, Precio Vs Disponibilidad presupuestal
 Módulos matriciales de evaluación

Módulo matricial por

Módulo matricial MIME tipología MT
Unión de matrices MEFI y MEFE- Aplica Unión criterios y tipologías
para nuevos recursos Aplica para recursos nuevos y existentes

Matriz MEFI Matriz MEFE

Evaluación de factores internos Evaluación de factores externos

MATRIZ MEFE: MATRIZ MEFI:

Recoge la información proveniente del entorno y la traduce Recoge los factores claves internos.
en oportunidades y amenazas. (Factores Externos)

Establece para cada una de ellas la correspondiente

Establece para cada una de ellas la correspondiente ponderación ( establecimiento de la importancia relativa
ponderación. en función de los factores estudiados),

Determina la evaluación de acuerdo con un código Determina la evaluación de acuerdo con un código
predeterminado (escalas de valoración) predeterminado (escalas de valoración)

Obtiene resultados parciales por factor clave

Obtiene resultados parciales por factor clave

Determinar un total que permita estimar el impacto de este

Señala un total para el recurso frente al entorno. recurso en las condiciones actuales de la colección
 CÓDIGO DE EVALUACIÓN: Escala de evaluación para la MEFE y para la MEFI

Oportunidad mayor = 4 Fortaleza mayor = 4

Oportunidad menor = 3 Fortaleza menor = 3
Amenaza menor = 2 Debilidad menor = 2
Amenaza mayor = 1 Debilidad mayor = 1

INTERPRETACIÓN:

MEFE: Cuando tiene tendencia a 4 es un recurso que frente al entorno sería una gran oportunidad. Si esta orientado a 1
es un recurso que podría ser una amenaza, si es 2.5 está equilibrado.

MEFI: Cuando está inclinado a 4 es un recurso que saturaría la fortaleza actual de las colecciones (idealizado, casi
irreal). Orientado a 1 es un recurso que aumentaría las debilidades de las colecciones. Sobre 2.5 equilibrado.
 COMPONENTES MODULO MATRICIAL MIME

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTOR EXTERNO (MEFE)

Códigos en términos de
FACTOR A EVALUAR PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO
Oportunidades y Amenazas
X

OPORTUNIDADES: X
Se califican con 3 o 4 SE ASIGNA UNA
FACTOR 1,2,3, N RESULTADO FINAL
MEFE

asi: Si es una oportunidad menor PONDERACIÓN PARA X

( se recomienda sean entre 6 o 7) DE LAS VARIABLE
coloque (3), si es una CADA VARIABLE
X
oportunidad mayor coloque (4)
MATRIZ

X
FACTORES

AMENAZAS:
Se califican con 1 o 2 SE ASIGNA UNA
FACTOR 1,2,3, N RESULTADO FINAL
asi: Si es una amenaza menor PONDERACIÓN PARA X
( se recomienda sean entre 5 o 7) DE LAS VARIABLE
coloque (2), si es una amenza CADA VARIABLE
mayor coloque(1) X

#¡REF! Sumatoria = 100% 0,00

RESULTADO DE CALIFICACIÓN
 COMPONENTES MODULO MATRICIAL MIME

MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTOR EXTERNO (MEFI)

Códigos para la MEFI en términos FACTOR A EVALUAR PONDERACIÓN CALIFICACIÓN RESULTADO

de Fortalezas y Debilidades
X

FORTALEZAS: X
MEFI

Se califican con 3 o 4 SE ASIGNA UNA

FACTOR 1,2,3, N RESULTADO FINAL
asi: Si es una fortaleza menor PONDERACIÓN PARA X
( se recomienda sean entre 6 o 7) DE LAS VARIABLE
coloque (3), si es una fortaleza CADA VARIABLE
MATRIZ

X
mayor coloque (4)
X

X
FACTORES

DEBILIDADES:
X
Se califican con 1 o 2
SE ASIGNA UNA
asi: Si es una debilidad FACTOR 1,2,3, N RESULTADO FINAL
PONDERACIÓN PARA X
menor coloque (2), ( se recomienda sean entre 5 o 7) DE LAS VARIABLE
CADA VARIABLE
si es una debilidad mayor coloque
X
(1)
X

#¡REF! Sumatoria = 100% 0,00

RESULTADO DE CALIFICACIÓN
 ANÁLISIS DE RESULTADOS DEL MODULO MATRICIAL MIME

MIME (Matriz Interna Externa)

La matriz interna externa se alimenta del resultado MEFE y
3 2 1
4 MEFI. Con la intersección observará una posición que
I II III
obedece a los siguientes códigos:

S = Suscriba o adquiera. Cuadrantes I, II y IV .

SUSCRIBA SUSCRIBA ABSTENGASE (No prioritario)
A = Absténgase (no prioritario); III-V-VII
3 NS =No suscriba, no adquiera. VI- VIII-IX.

IV V VI
Estructura
RESULTADOS MATRIZ MEFE

Compuesto por tres niveles de valoración:

Gráfica
SUSCRIBA ABSTENGASE (No prioritario) NO SUSCRIBA 1. SUSCRIBA (Avance): Recurso electrónico que requiere prioridad
2
por su innovación y contenidos.
2. Absténgase No prioritario : Recurso electrónico que por sus
contenidos no es prioritario.
VII VIII IX 3. No suscriba: Recurso electrónico que no cumple con las
expectativas, no generara valor agregado o ya están cubiertos
1 sus contenidos.
ABSTENGASE (No prioritario) NO SUSCRIBA NO SUSCRIBA

RESULTADOS MATRIZ MEFI

NOTA:herramienta de pensamiento que facilita la reflexión para la toma de decisiones únicamente.

 MÓDULO MATRICIAL POR TIPOLOGÍA

Tipologías
Criterios Libros Revistas Multimedia Numérico Múltiples Referencia
estadístico contenidos
CONTENIDOS

Estructura modelo FUNCIONALIDAD

SE ASIGNA UN PORCENTAJE DE PARTICIPACIÓN POR

de evaluación por CONSIDERACIONES TÉCNICAS
CADA CRITERIO Y PARA CADA TIPOLOGÍA
tipología APOYO DEL PROVEEDOR

PRECIO

TOTAL 100% 100% 100% 100% 100% 100%

En el eje horizontal tenemos las tipologías. En el eje vertical los criterios de evaluación. Se asigna a cada criterio
un peso por tipología (panel de expertos)
 MÓDULO MATRICIAL POR TIPOLOGÍA

CRITERIOS

 Conceptualizados Parámetros
 Ponderados
Escalas de
 Definidos calificación
 Ponderados

 Dentro del rango

de ponderación
del parámetro.

ANÁLISIS DE RESULTADOS DEL MODULO MT

RANGOS DECISIÓN
Entre 0% - 65% No Suscribir -No renovar
Su manejo es sencillo aunque requiere información
Entre 66% - 85% Suscripción y/o renovación con
confiable y se utiliza fundamentalmente para
corroborar la posición estratégica obtenida en la
condiciones de mejora
matriz anterior. Entre 86% - 100% Suscribir -Renovar
 MÓDULO MATRICIAL POR TIPOLOGÍA

MATRIZ MT - CRITERIOS

DESGLOSE DE
CRITERIOS PONDERACIÓN PARAMETROS ESCALAS DE CALIFICACIÓN Calificacion
PONDERACIÓN

Parametro 1

Se asigna una Calificaciónes acordadas que esten en el rango de la

ponderación para cada Parametro 2 ponderacion asignada al parametro o sean igual a
parametro: cero% . Valoración asignada según
escala:
Se asigna una
P1 : X%1 Parametro 3 C1
ponderación para cada
CRITERIO 1 P2 : X%2 Calificación 1 = (X=Max %) C2
criterio.
Calificación 2 =( Max% > X > Min%) .
( % del Criterio) P3 : X%3
. Parametro 4 . .
. . Cn
.
Calificación n = (0%)
Pn : X%n
Parametro 5

Σ% = (% del Criterio) Σ%
 ANÁLISIS DE AFINIDAD

MT (Matriz por Tipología)

RANGOS DECISIÓN

Entre 86% - 100% Suscribir –Renovar

Suscripción y/o renovación con

Entre 66% - 85%
condiciones de mejora

Entre 0% - 65% No Suscribir -No renovar

La etapa de contrastación permite identificar desde diferentes puntos la coherencia, de lograrlo se

puede afirmar que la información apunta en una sola dirección.

Se adiciona un modulo importante que incluye: Resultado uso, opinión de usuarios, Precio Vs
Disponibilidad presupuestal.
 MÓDULO DE CIERRE

FICHA DE PRESENTACIÓN ANTE COMITÉ DE SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN:

FICHA DE RESULTADOS DE LA EVALUACIÓN DE RECURSOS ELECTRONICOS

RECURSO MATRICES USOS OPINION DE USUARIOS PRECIO Y DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
Usuarios: ________
MEFE:______MEFI:______
Nombre del recurso: Sesiones: ________ ¿Existe disponibilidad
Precio: $_______________
________________ presupuestal?
MIME: ________________

Promedio de sesiones de Precio promedio de un recurso Si:_______

Proveedor: recursos similares: similar:
________________ MT:___%: ____________
_______________ _________________ No: _______

NOTA:herramientas de pensamiento que facilita la reflexión para la toma de decisiones únicamente.

 MÓDULO DE CIERRE

TOMA DE DECISIONES: ()

El líneas generales hay que tomar x decisiones básicas: para construir el Horizonte Institucional:

a. Decisiones sobre la apuesta apoyar el cumplimiento institucionales Vs Entorno

b. Decisiones sobre fortalecimiento de colecciones
c. Decisiones sobre potencialidad de uso y las necesidades de los usuarios .
d. Decisiones sobre inversión y disponibilidad presupuestal.

Para todo este proceso se apoyan los expertos en las siguientes matrices y aspectos:

a. MIME
b. MT
c. Ficha de resultados de evaluación.
ACTIVIDAD
 ACTIVIDAD:
Para la MIME (Matriz interna - externa)
1. En su respectivo grupo liste un factor clave de: Oportunidad, Amenaza, Fortaleza, Debilidad y escriba la sentencia de cómo evaluarlo, según ejemplo:
FACTORES CLAVE
Factor clave en terminos de Oportunidad 1
Ejemplo: Recursos electrónicos con posibilidad de simular escenarios en
diferentes areas del conocimiento.
Factor clave en terminos de Amenaza 1
Ejemplo: Dificultad de negociación para la adquisición de los recursos
electrónicos - alto poder de negociación de los proveedores.
Factor clave en terminos de Fortaleza 1
Ejemplo: Cobertura en revistas de calidad (ISI)
Factor clave en terminos de Debilidad 1
Ejemplo: Falta de recursos electrónicos que permitan o provean
herramientas de analisis (que permitan conocer comportamientos
económicos a nivel mundial análisis de mercados, sectores, mercados
potenciales - minería de datos.
COMO EVALUAR
¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida su
oportunidad de ofrecer recursos que (Factor clave en terminos de oportunidad 1 ?
Ejemplo: ¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida su
oportunidad de ofrecer recursos que simulen escenarios en diferentes areas del
conocimiento?
¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (1) o menor (2) medida su riesgo de
tener ( Factor clave en terminos de Amenaza1) ?
Ejemplo: ¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida su
riesgo de tener dificultades en negociación -alto poder de negociación de los
proveedores?
¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida (Factor clave
en terminos de oportunidad 1 ?
Ejemplo: ¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida la
Cobertura en revistas de calidad (ISI)?
¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (1) o menor (2) medida su ( Factor
clave en terminos de Debilidad 1 ) ?
Ejemplo: ¿El CRAI, con este recurso incrementaria en mayor (4) o menor (3) medida su
Falta de recursos electrónicos que permitan o provean herramientas de analisis (que
permitan conocer comportamientos económicos a nivel mundial análisis de mercados,
sectores, mercados potenciales - minería de datos.
Para la MIME (Matriz interna - externa)

2. En su respectivo grupo Selecciones un Criterio y establezca al menos 2 parámetros con su respectiva escala de calificación, según ejemplo:

DESGLOSE DE
CRITERIOS PONDERACIÓN PARAMETROS ESCALA DE CALIFICACIÓN CALIFICACIÓN
PONDERACIÓN

Calificaciones acordadas que esten en el rango de la ponderacion asignada al

parametro o sean igual a cero% .
Parametro 1 Calificación 1 =(X=Max %)
Ejemplo: El recurso Calificación 2 = Max% > X > Min%
funciona y se adapta a Calificación 3 = (0%)
dispositivos moviles. EJEMPLO:
CONSIDERACIONES Funciona y se adapta a varios dispositivos moviles= (2%)
15%
TECNICAS Funciona pero no se adapta= (1%)
2% No funciona correctamente en dispositivos moviles= (0%)
Calificaciones acordadas que esten en el rango de la ponderacion asignada al
Parametro 2 parametro o sean igual a cero% .
Parametro 3 Calificación 1 =(X=Max %)
Parametro 4 Calificación 2 = Max% > X > Min%
Parametro 5 Calificación 3 = (0%)
 ¡Retos!

• Entrega por parte de proveedores de las materias normalizadas (Subjects) de cada uno de
los contenidos incluidos en las BD.

• Entrega obligatoria de plataforma de estadísticas según estándares: estadísticas tipo

Counter –Sushi.

• Aseguramiento por parte de proveedores de aplicaciones móviles que controlen las

estadísticas.

• En las propuestas económicas no tienen en cuenta la duplicación de contenidos.

• Optimización de recursos consorcios

Sandra Guzman - desarrollo.colecciones@urosario.edu.co
Janneth Espitia - Janneth.Espitia@urosario.edu.co

¡GRACIAS!