ESTUDIO DE CASO

Actividad De Aprendizaje OA 2

La empresa Confecciones S.A., dedicada al diseño y manufactura de prendas de vestir, ya

determinó el mapa de procesos de su actividad económica, siendo estos:

1. PROCESOS ESTRATÉGICOS
a. Gestión Gerencial
b. Gestión de la Calidad

2. PROCESOS MISIONALES
a. Diseño y patronaje
b. Extendido, marcado y corte
c. Confección, revisado y etiquetado
d. Acabados

3. PROCESOS DE APOYO
a. Clientes
b. Compras
c. Mantenimiento
d. Talento humano

Cada uno de los procesos cuenta con un líder, quien será el encargado de revisar y aprobar
la documentación. Sin embargo, en ausencia del mismo, los coordinadores de área tienen
la misma autoridad.

El encargado del Sistema de Gestión de la Calidad, fue designado para determinar la

codificación unívoca y las versiones a los documentos, por lo tanto, la fecha de emisión
también estará a su cargo.

Dando continuidad al avance en la planificación del Sistema de Gestión de la Calidad, es

necesario documentar el procedimiento de control de la información documentada, pues ya
se cuenta con instrucciones de trabajo y algunos formatos que no han sido formalizados
para el sistema de gestión.

1. Si usted es el asesor de calidad, qué haría primero. ¿Diseñar el procedimiento de

control de la información documentada ó montar los procedimientos operativos?

Rta: Yo propongo que el procedimiento de elaboración, identificación y control de

documentos sea el primero en definirse y aporbarse.

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2. Defina a qué proceso correspondería el Procedimiento de Control de la Información
Documentada y justifique su respuesta.

Rta: Al proceso estratégico, Gestión de la calidad; esto debido a que el responsable o líder
del diseño e implementación del SGC debe estructurar y definir la estrategia para la
codificación y control de documentos, entre otras características que deben tener los
mismos que debe ser estandarizado en el documento, de manera que le permita controlar
la elaboración de los documentos del sistema de gestión en cada uno de los procesos de la
organización.

3. Diseñe un procedimiento sencillo para el control de la información documentada de la

empresa Confecciones S.A., que cumpla con los requisitos de la Norma NTC ISO 9001 en
cuanto a la identificación y formato, y a su vez que incluya la descripción de las siguientes
actividades:

a. Creación
b. Revisión y aprobación
c. Identificación
d. Divulgación
e. Control de cambios

PROCEDIMIENTO PARA ELABORACIÓN, DISTRIBUCIÓN, Y CONTROL DE LOS

DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para la identificación distribución y control de documentos

requeridos para el Sistema de Gestión de Calidad de CONFECCIONES S.A. incluyendo los
documentos de origen externos, asegurando su codificación, revisión, actualización, aprobación,
distribución, identificación y publicación de forma que la información se encuentre disponible y
vigente.

2. ALCANCE

Inicia con la identificación de la necesidad de creación, asignar código a los documentos y formatos
del Sistema de Gestión de Calidad de la empresa con la difusión, aprobación, identificación y
actualización de los documentos físicos originales; termina con la gestión de archivo de los registros.

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 3. DEFINICIONES

 Aprobación: Acción mediante la cual un trabajador cuyo cargo está autorizado, evalúa que
el contenido de un documento cumple su contenido para alcanzar los objetivo propuestos.
 Código: Conjunto de letras, números y/o símbolos que permiten identificar un documento
en forma particular.
 Divulgación: Es el conjunto de actividades que permiten dar a conocer un documento,
divulgar sus cambios y/o mejoras realizadas.
 Documento: Información y su medio de soporte generado dentro de CONFECCIONES S.A.,
el medio de soporte puede ser magnético, correo electrónico, físico, entre otros.
 Formato: Esquema predeterminado que facilita el registro de la información que se genera
en un proceso o actividad. Puede estar en medio magnético o escrito. Una vez diligenciado,
cumple con la finalidad de constituirse en documentos fuente para efectos legales o de
consulta.
 Pirámide Documental: Es la representación gráfica de la clasificación de los documentos
manejados en CONFECCIONES S.A.
 Procedimiento: Documentos que contiene las instrucciones detalladas y las
responsabilidades de las personas involucradas en la realización de operaciones o actividades
y pueden generar registros que se utilizan para demostrar que la actividad se realizó y para
garantizar la trazabilidad de la actividad misma. Debe definir como mínimo quién hace qué,
donde, cuando y como.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o evidencia de actividades
ejecutada.
 Edición: Se refiere a los cambios registrados en un documento y que ha sido causal para
generar uno nuevo con identificación.
 Archivo: Conjunto de documentos acumulados en un proceso natural por una persona o
institución durante su operación.
 Eliminación: Es la destrucción de los documentos que han perdido valor administrativo,
jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico.

4. RESPONSABLES

Líder Calidad:

 Elaborar, modificar, revisar la forma, contenido general, codificación y control de cambios de

la información documentada y registros de los diferentes procesos para su posterior
presentación para aprobación e inclusión al Sistema de Gestión de Calidad y divulgación a
las personas que corresponden.
 Liberar el documento.
 Verificar que la información documentada o cambios solicitados no afecten la integridad del
sistema de gestión.
 Actualizar periódicamente con los líderes de proceso la documentación del sistema.
 Garantizar el cumplimiento de las disposiciones dadas en el presente procedimiento.
Líderes de proceso:

 Elaborar, validar y tramitar la información documentada del Sistema de Gestión de Calidad

que consideren necesarios implementar en su área.
 Informar de la necesidad de actualizaciones a la información documentada de sus respectivos
procesos a los responsables del proceso.

5. PROCEDIMIENTO

5.1. Generalidades

Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad antes de ser publicados son revisados en su
totalidad, teniendo en cuenta que en su encabezado contenga lo siguiente: logo, tipo de documento,
proceso, código de documento, edición y fecha de revisión, como se muestra a continuación. Se
tienen validado el siguiente encabezado para la documentación:

FIGURA 1

Figura 1. De esta manera se identifican los documentos tales como manuales, instructivos,
procedimientos, programas, formatos generalmente los que se hacen en Microsoft Word.
 FIGURA 2
Figura 2. De esta manera se identifican los documentos tales como formatos,
documentos estratégicos, generalmente los que se hacen en Excel.

5.2. Creación de los Documentos

a) Elaboración o modificación de documentos y registros.

Inicia la respectiva elaboración o modificación de documentos requerida, teniendo en cuenta la

codificación que debe asignarse con base en la pirámide documental y la codificación
alfanumérica de la documentación relacionada en los Tabla 1 de este procedimiento.

Para los procedimientos, el contenido deberá tener como mínimo lo siguiente:

Objetivo, alcance, definiciones, Responsabilidades, Procedimiento, documentos relacionados.

b) Aprobación del documento.

Se presenta el documento o registro, se envía por correo electrónico para su aprobación, a los
responsables del SGC con el fin de que efectúe sus comentarios para correcciones si es el caso,
si no se presentan correcciones se procede a recoger las firmas de quienes intervinieron en su
elaboración y aprobación cuando aplique.

Para la revisión y aprobación de documentos del sistema de gestión de serán el responsable del
SGC quien hará la revisión y será aprobado por el Gerente General.

c) Identificación de los registros.

Al elaborar o modificar las actividades de un procedimiento se identifican los registros, estos

registros se identifican por el nombre y código asignado al formato de registro en cada una de
las actividades de los procedimientos.

Tabla 1.
 TIPO DE CONSEC
IDENTIFICACIÓN REFERENCIA PROCESO
DOCUMENTO UTIVO
MA MANUAL GESTIÓN GERENCIAL 001
PG PROGRAMA GER
GESTIÓN DE CALIDAD
PR PROCEDIMIENTO
GC
INS INSTRUCTIVO GESTION ADMINISTRATIVA
F FORMATO ADM
EST DOCUMENTOS GESTIÓN DE OPERACIONES
ESTRATEGICOS GOP
N/A DOCUMENTO GESTIÓN DE TALENTO
EXTERNO HUM HUMANO
PL PLAN

AL UNIR TODOS SE INICA CON EL: PROCESO+ TIPO DE DOCUMENTO +CONSECUTVIO

Ejemplo
GC-PR-001 PARA EL CASO DE PROCEDIMIENTO
Cualquier formato que no esté relacionado en ningún procedimiento se relaciona en el manual
de calidad ya sea que este dentro del SGC o que no haga parte de este como un documento
informal que se use para controlar la operación según el alcance definido en el manual del
sistema.

POLITICAS

NIVEL DE
MANUAL PROCESO

PROCEDIMIENTOS,
PROGRAMAS

INSTRUCTIVOS
NIVEL DE
AREAS
REGISTROS

d) Relación de registros.

Una vez elaborado o modificado un procedimiento se relacionan todos los registros en el GC-EST-
00A Listado maestro de Documentos y Registros, según correspondan a cada una de las
actividades de los procedimientos, indicando la clasificación, el acceso y el tiempo de
conservación.

e) Actualización del listado maestro de documentos y registros.

Actualiza el GC-EST-00A Listado maestro de Documentos y Registros, previa firma del documento
cuando aplique.

f) Divulgación de la nueva versión del documento.

Posteriormente mediante reunión de equipos de trabajo por cada proceso se informa a todas las
personas que intervienen en la ejecución del procedimiento o proceso que el nuevo o el
modificado documento ya es parte del Sistema de Gestión de Calidad y se encuentra disponible
en el área.

g) Almacenamiento

Si se trata de un documento nuevo se archiva en la unidad de conservación correspondiente.

Si se trata de una nueva versión de documento se remite a la respectiva unidad de conservación

identificando la versión anterior como documento obsoleto y se integra éste último.

Los registros del Sistema de gestión de Calidad se almacenan en los archivadores que se
encuentran identificados y clasificados por tipo de documento.

Los registros del Sistema de Gestión de Calidad se protegen mediante carpetas plásticas, AZ o
semejantes con el fin de evitar daños causados por humedad, polvo, deterioro y manipulación
inadecuada.

h) Disposición final de documentos y registros.

La disposición de los documentos y registros depende del tiempo de retención de los mismos.
Estos pueden estar en el archivo activo o de gestión que se encuentra en los puntos de uso,
inactivo que se encuentra en el archivo muerto y de acuerdo con la disposición de la Gerencia se
destruirán o se entregaran a un proveedor para que le dé disposición final como residuos y se
guardaran las actas de disposición.

El archivo en gestión se mantiene en su punto de uso por un periodo de 2 años y los inactivos se
almacenarán como archivo histórico y archivo muerto de acuerdo a las disposiciones legales
vigentes.

Los registros deben ser retenidos por un mínimo de (05) años o como se requiera por parte del
cliente, legales u otros aplicables.
 5.3 Control Documental

a) Aprobación de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

Todos los documentos del sistema de gestión de calidad son aprobados antes de su emisión,
mediante firma o el visto bueno de cual quiera del responsable del SGC.

b) Revisión y actualización de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad. incluidos los documentos externos son
revisados y actualizados por el responsable del SGC, cada dos años partiendo de la fecha de
aprobación de su última versión, y cuando los líderes de cada proceso así lo consideren.

Las modificaciones o actualizaciones se relacionan al principio de cada documento, para el caso

de los cambios de los formatos, no se dejará registrado en cambio.

c) Control de cambios y el estado de las revisiones.

Cuando se detecta la necesidad de crear, modificar o eliminar un documento se informa al

responsable del SGC, correspondiente para que lo evalúe, quien a su vez revisa, si está acorde
con los requisitos del Sistema de Gestión de Calidad. Si es necesario efectúa los cambios en el
documento y posteriormente lo remite al personal correspondiente para su análisis y aprobación.

Cuando es aprobado el responsable del SGC, procede de la siguiente manera:

 Actualiza el control de cambios.

 Actualiza el número de edición.
 Hace firmar el nuevo documento.
 Modifica el listado maestro de documentos según el caso.
 Divulga la nueva versión del documento.

Historial de Revisiones
Fecha del Edición Descripción Elaboró Aprobó
cambio

d) Asegurar la disponibilidad de los documentos.

Se asegura la disponibilidad de los documentos ubicándolos en el archivo en medio físico (cuando

aplique) en cada una de las áreas.
Para asegurar que las versiones pertinentes aplicables de los documentos se encuentran
disponibles en los puntos de uso, se realiza una revisión durante las auditorías internas donde se
revisa el control de los documentos que se encuentran identificados en el listado maestro de
documentos donde se identifican las últimas versiones, ubicación y las copias de los documentos
existentes.

e) Legibilidad e identificación de los documentos.

Garantiza la legibilidad de los documentos ya que estos se elaboran en medio digital con los
programas de Office y se imprimen en medio físicos, según sea apropiado. Los documentos se
identifican en el encabezado por el tipo de documento, nombre, código, versión y fecha de
aprobación. La codificación se realiza de acuerdo con lo establecido en este procedimiento

f) Identificación de documentos externos.

Garantiza la identificación de documentos externos en el MC-EST-00B Listado maestro de

Documentos Externos Los documentos de carácter externo.

Los documentos externos de la compañía son todos los que no crean o genera un proceso interno,
dichos documentos son controlados para uso y aplicación en los procesos de gestión, es por esta
razón que se deben identificar y controlar, para ello seguimos la metodología que se enumera a
continuación:

Identifica y consulta permanentemente la normatividad aplicable de acuerdo a cada proceso.

Nota: La actualización de los Documentos Externos y Requisitos Legales se hace a través de

medios como:

 Consulta de las páginas Web de las entidades que emiten normatividad asociada al
proceso.
 Suscripciones o convenios con dichas entidades para que sean informadas las
actualizaciones de la normatividad.
 Empleo de herramientas de búsqueda ofrecidas por la Web.

g) Prevenir el uso de documentos obsoletos.

Identifica los documentos en medio físicos obsoletos que por alguna razón sea necesario
conservar.

Se identifica mediante el uso de una marca como obsoleto. Se mantienen únicamente la versión
actualizada, las demás son destruidas o se modifica según sea el caso físico o magnético.
En cualquier caso, prima la importancia y validez del documento de última versión en medio físico
original.
No se permite mantener impresos los formatos para usos posteriores, cada vez que se requiera
un formato, se consultará el aplicativo o nube y se imprimirá para evitar usar documentación
obsoleta.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

 GC-EST-00A Listado maestro de Documentos y Registros.

 GC-EST-00B Listado maestro de Documentos Externos.