HERRAMIENTAS PARA TELETRABAJO, TRUCOS

 Impresión al buzón del correo de la impresora

La mayoría de las impresoras de red hoy en día suelen ofrecer un servicio
de impresión a través de una dirección de correo electrónico asociado a la
impresora. De esta manera, imprimir desde cualquier lugar es tan sencillo
como enviar un correo electrónico a dicha dirección con los archivos adjuntos
que queremos imprimir.

Pero tan importante es poder enviar los documentos como confirmar que se

han recibido e imprimido bien. Depende de la marca de la impresora y cómo
ha realizado el servicio, pero la mayoría disponen de opciones, que nos
devuelven la información confirmando o no si los documentos se han
imprimido de forma correcta.

A esta dirección podemos darle un uso interno, sólo para miembros de

nuestra empresa, como también externo, para nuestros clientes. De esta
manera cumpliría la función de entrada documental que en muchas
ocasiones realiza el fax en la mayoría de las organizaciones, pero de forma
más cómoda para ellos.

 Compartir el enlace a un archivo

Google Drive permite autorizar a tus contactos para ver y editar carpetas y
archivos. Puedes hacerlo enviando directamente una invitación a sus
respectivos correos electrónicos, pero no es lo más cómodo. El mejor
método es enviar un enlace al archivo de Google Drive que quieres
compartir.
Dicho link puede ser una invitación para ver o también para editar, o
directamente descargar. Si no sabes cómo generar un enlace a un fichero de
Drive, te explicamos cómo puedes hacerlo. Es realmente sencillo, un truco
básico para manejar como un experto la nube gratuita de Google.
1. Abre Drive
2. Haz clic con el botón derecho sobre el archivo a compartir
3. Selecciona Obtener enlace (en móviles Copiar enlace)
 4. Pega el enlace en un mensaje y envíalo a quien tú quieras

 Clave de los dos minutos

Esta regla es una de las claves más importantes de la metodología GTD. La
regla de los dos minutos consiste en que, si la tarea a realizar lleva menos
de dos minutos, entonces hay que realizarla en el momento. De esta forma,
responder un mail corto, hacer una llamada, guardar un papel o un archivo
digital, son actividades que deberían realizarse en el acto.
¿Cuál es el objetivo detrás de esta simple regla? No cargar con tiempos
administrativos tareas que no lo merecen. Para postergar y programar una
tarea se necesita pensar un poco, pero hay tareas que son tan cortas que,
si lo hiciéramos, estaríamos desperdiciando nuestro tiempo. Por eso hay
que resolverlas en el momento.

 Trabajar con notas compartidas

Una solución para conseguir reuniones productivas consiste en que la toma

de notas sea una tarea compartida, logrando así la participación por parte
de todos. Como otros elementos cotidianos en el mundo laboral, algo
pensado para ayudar como es una reunión puede convertirse en un
problema, bien por exceso o bien porque se pierde el tiempo y no se logra
ni mejorar la comunicación ni llevar a cabo el trabajo diario. Algunas
soluciones consisten en realizar reuniones cortas, a poder ser de pie, que
cada asistente sepa qué debe aportar a dicha reunión, y que quede
constancia por escrito de lo que se diga. Pero, además, podemos
ayudarnos con alguna que otra herramienta.
 Almacenamiento en la nube

Como es de esperar, Microsoft también cuenta con su propia plataforma

para guardar archivos en la nube: OneDrive. Su principal ventaja es que se
encuentra perfectamente integrado en Windows, el sistema operativo de
escritorio más utilizado en el mundo.

Además, si trabajas con la suite Microsoft Office (Word, Excel, Power

Point…) o usas correo de Hotmail, OneDrive te permitirá trabajar de forma
más productiva e inteligente.

El espacio gratuito que ofrece es de solo 5 GB, pero puedes ampliarlo a

100 GB por 2 euros al mes, a 1 TB o a 6 TB. En estos dos últimos casos, el
precio incluye Office 365, la última versión de Microsoft Office: 69 euros al
año por 1 TB o 99 euros anuales por 6 TB (que se pueden compartir entre 6
usuarios).