CARACTERIZA

NOMBRE DEL PROCESO : Cartera

RESPONSABLE LIDER DEL PROCESO: Auxiliar de cartera
OBJETIVO DEL PROCESO: Aumentar la eficiencia del recaudo y disminucion de la cartera.

En el proceso comercial de cartera, se tiene como finalidad mantener una cartera sana, aumentar el recaudo y
visitas de campo e inspecciones, cancelar el cupo de crè

HUMANOS 1 Tecnólogo, 1 Auxiliar

Administrativo

TECNOLÓGICOS Computadores, Impresora,

Internet.

INFRAESTRUCTURA Puesto de Trabajo, Archivador,

Sillas, Aire Acondicionado

Informes de seguimiento a las metas planteadas en el Plan de acciòn, lndicadores, seguimiento a la ejecuciòn de la

DIRECTRIZ DE LA POMTICA OBJETIVO DE CAL

Cumpliendo con todos los requisitos legales y Cumplir con todos los requisitos legales y regla
reglamentarios, mejorando continuamente el sistema de actividades de la Empresa.
gestion de calidad, utilizando todos los medios necesarios Promover la mejora continua del Sistema de Ge
para que la operacion sea cada vez mas eficaz y eficiente Lograr la satisfacciòn del cliente.
cumplir satisfactoriamente con los objetivos de la organizacion Maximizar recursos, racionalizar costos y redu
y los requerimientos de los usuarios. impactar positivamente el coeficiente operac

PROCESO PROVEEDOR ENTRADAS AL PROCESO ACTIVIDADES

Oficina de Cartera Generar listados de morosos IDENTIFICAR (P)

 Generar informes de anomalias
Oficina de Cartera IDENTIFICAR (P)
y baos consumos

Entregar trabajo al personal

Oficina de Cartera COORDINAR (H)
operativo

Informes mensuales generados

Oficina de Cartera por ERP, y el control de SEGUIMIENTO (V)
trabajo

Oficina de Cartera Informes mensuales generados

por ERP, y el SEGUIMIENTO (V)
control de trabajo

Oficina de Cartera Planes de accion

ACCIONES CORRECTIVAS Y
PREVENTIVAS (A)

APROBACIONES

LIDER DEL PROCESO

CARACTERIZACIòN PROCESO DE CARTERA

IDENTIFICACION DEL PROCESO

a.
DESCRIPCION DEL PROCESO

aumentar el recaudo y manejar fraudes e ilegalidades, para esto se hace necesario acudir a la etapa persuasiva la cual
, cancelar el cupo de crèdito por falta de pago, evaluar y hacer seguimiento a las actividades realizadas con el fin de plantea
REQUISITOS LEGALES
conforme a la sección 2 de NIIF para Pymes (conceptos y principios generales), sección para
Pymes 10(políticas, estándares y errores), sección para Pymes 11 (instrumentos financieros
de deudas por cobrar), sección de NIIF para Pymes 7 (estados de flujo de efectivo), la NIC
39 ( reconocimiento y medición de instrumentos financieros), establecidos por el decreto
3022 de 2013 en la norma Internacional y 2649-2650 de 1993 en la norma local.
Para la realización de la auditoria se utilizarán los parámetros de las NIAS establecidas en el
decreto 0302 de 2015 y la NAGA (Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas),
establecidas en el artículo 7 de la ley 43 de 1990 y demás normas emitidas por las entidades
de vigilancia y control.

SEGUIMIENTO Y MEDICION
PARAMETROS DE CONTROL
iento a la ejecuciòn de las actividades.
ENDICADORES
OBJETIVO DE CALIDAD INDICADOR
equisitos legales y reglamentarios aplicables a las
esa. Eficiencia de Recaudo
ntinua del Sistema de Gestion de la Calidad.
del cliente.
acionalizar costos y reducir gastos que permitan Rotaciòn de la Cartera
el coeficiente operacional.

% de efectividad de actividades

DESCRIPTION RESPONSIBLE

Se identifican los usuarios con mora para

la generacién de informes, actas, AUXILIAR DE CARTERA
notificaciones.
Se identifican los usuarios con anomalias
AUXILIAR DE CARTERA
y bajos consumos

Entregar y coordinar el trabajo que sale

AUXILIAR DE CARTERA
de la oficia de cartera

Seguimiento a los procesos y actividades

AUXILIAR DE CARTERA
de la oficina de cartera

Seguimiento a las novedades generadas

del recaudo, facturado y la cartera. AUXILIAR DE CARTERA

Tomar acciones correctivas y

preventivas de las diferentes AUXILIAR DE CARTERA
actividades

GERENTE
 Tipo de Documento
Caracterizaciòn               
Còdigo: 10
Fecha de Elaboraciòn
2019-12-04
VersIon: 01

dir a la etapa persuasiva la cual esta dividida en actividades como: notificar a los usuarios morosos, realizar llamadas telefon
realizadas con el fin de plantear estrategias para el mejoramiento continuo.
RROCEDIMIENTO
Realización de acuerdo de pago, detección de fraudes e ilegalidades, ejecución de
suspensión y corte, ejecución de reconexión y reinstalación, cobro persuasivo y elaboración de informes para clien
internos y externos.

DOR FORMULA META

(Recaudado Final/ Facturado Final)
Recaudo ”100 85

(Cuentas por Cobrar a Clientes / Valor

a Cartera Facturado Usuario Final) 70 dias
* 365
(Actividades Ejecutadas/ Actividades
de actividades Programadas) * 100 100%

REGISTRO CRITERIOS DE CONTROL SALIDA DE PROCESO

Actas de suspension y corte

Sistema de informacién
Cruce de informacion con el sistema notificacion es, actas de
comercial
acuerdos de pago
Sistema de informacion Notificacion de fraude, acta
Cruce de informacion con el sistema
comercial de mediacion.

Actas de
Control de actividades en el sistema
Sistema de informacion suspension y corte
de informacién comercial y archivos
comercial notificacion es, actas de
de Excel
acuerdos de pago

El seguimiento y control se hace a

Informe a gerencia,
diario y mensualmente y los informes
Formato de indicadores direccién comercial,
generados por el sistema de
planeacion, clientes externos
informacién comercial.
Sistema de informacion SeguimienLomensual a las novedades Informe a la direccion
comercial presentadas comercial
del sistema de informacion

Sistema de informacion Formato de Acciones Preventivas y Informe a la direccion

comercial Correctivas comercial

REPRESENTANTE LEGAL
Tipo de Documento
racterizaciòn               
Còdigo: 10
boraciòn
2019-12-04
VersIon: 01

rosos, realizar llamadas telefonicas,

aboración de informes para clientes

FRECUENCIA
Mensual

Mensual

Mensual

PROCESO CLIENTE

Comercial
 Comercial

Comercial

Comercial

Comercial

Comercial

GAL