SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

EVIDENCIA N° 3
IMPORTACIA DE LOS ARCHIVOS

TRABAJO PRESENTADO POR: DIANA CAROLINA SABOGAL

BARACALDO

TRABAJO PRESENTADO A: CARLOS ARTURO CESPEDES

MEISEL

FECHA: 19 SEPTIEMBRE 2020

 LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

INTRODUCCION:
Las nuevas tecnologías modificaron indiscutiblemente la comunicación entre los
seres humanos, sea formal o informal, hoy la información debe ser producida,
enviada, recibida, tramitada y correspondida, en el menor tiempo posible; esto
cambió el documento y acortó su tiempo de vida según la importancia de su
contenido, y este cambio, repercute a diario tanto en la forma de manejar estos
documentos, sus contenidos, trámites y ciclo de vida, al punto de tener que
adaptar al centro de documentación como tal.
Es así como vemos la importancia de los archivos que constituyen parte esencial
de los recursos de información de una empresa, negocio, entidad pública o
privada; su importancia se podrá comprender a partir del valor que tiene la
administración y la investigación.
 DESARROLLO:

Un Poco de Historia:
Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta
de control de la población y de la riqueza. El estudio de los archivos y su
documentación es tan antiguo como la organización social de la humanidad. Sus
orígenes podrían remontarse a la aparición de la escritura.
En el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del
papel, como la fotografía o la microforma.
Nacen dos elementos de descripción: la analítica, que hace de los documentos
consideraciones de orden paleográfico, diplomático e histórico y la sintética, que
consisten en describir la mayor cantidad posible de documentación.

Concepto:
Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información
(datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en
alguna parte de la computadora.
Dentro de una empresa podemos decir que archivar es resguardar de forma
ordenada documentación útil, la cual se va a realizar de un modo lógico y eficaz,
con el fin de que nos permita posteriormente la fácil localización de cualquier
documento de la forma más rápida, cuando así se requiera.

Objetivos:
- Mantener y conservar todos los documentos debidamente ordenado, lo cual
permite su rápida consulta en el momento.
- Ofrece a los clientes un servicio eficiente, limpio y transparente, con lo cual
la empresa logra un mayor prestigio.
- Garantiza obtener información correcta para dar cumplimiento a sus
obligaciones.
- Es un auxilio para la memoria de las personas o una colectividad entera.

Su Importancia:
Uno de los activos más importantes de una empresa son los archivos, estos
representan la memoria, guardan la historia y los hechos del pasado que servirían
para corroborar situaciones que se hayan realizado dentro de la organización.
La función de los archivos como memoria institucional cobra mayor importancia a
medida que pasa el tiempo, con archivos bien organizados no tendrán los
funcionarios que partir de cero, o invertir tiempo y recursos en la búsqueda
infructuosa de información, elevando los costos de operación, produciendo
ineficiencia, atraso, confusión y, en general, una deficiente administración.

Clases de Archivo:
Tradicionalmente los archivos se han clasificado, según el valor de la información
que contienen los documentos, como archivos administrativos y archivos
históricos.
Más adecuado parece clasificar los archivos según el tipo de organismo productor
de los fondos documentales. De esta forma podemos distinguir:

1. Según el tipo de organización:

- Archivos Centralizados
- Archivos Descentralizados

2. Según Grado de Soporte:

- Archivo de Documentos
- Archivos de Microfilm
- Archivos Informáticos

3. Según el Sistema de Archivo:

- Archivos Horizontales
- Archivos Verticales
- Archivos Laterales

4. Según el Grado de Utilización:

- Archivos Activos
- Archivos Semiactivos
- Archivos Inactivos
Funciones del Archivo:

Como funciones principales son:

- Control de Ingreso de la Documentación.

- Organización del Fondo Documental (clasificar, ordenar, describir).
Descripción (Inventarios, e Indización).
- Aplicación de las Normas Internacionales de Descripción Archivística.
- Gestión Documental
- Creación de un Sistema de Información para el control, localización y
Digitalización de la Información Estratégica
- Conservación.
- Servicio y Control de Préstamo de los archivos.
- Selección, Traslado de la Documentación
 CONCLUSIONES:

- El archivo nos ha sido fundamental en la evolución cultural, social, política y

científica de la humanidad.
- El archivo es la memoria de una empresa, entidad pública, privada o un
país representada en la conservación de los documentos.
- El archivo constituye un centro de consulta de información disponible en
todo momento.
- El archivo satisface las necesidades de información eficaz a consultar por
parte de la ciudadanía en general.
- El archivo debe ser funcional y técnico, de fácil manejo y consulta.
- El archivo recopila, conserva y difunde información registrada en él.