MATRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA - EXTERNA

Nombre del Proyecto / Proceso interventoria de la construccion de proyecto energetico.

Fecha de Actualización 7/25/2020

TIPO DE COMUNICACIÓN RESPONSABLE CUÁNDO A QUIÉN

Coordinador Tecnico Lineas de Transmisión
Coordinador SST
Comunicación escrita a los Contratistas Cuando sea necesario A cada Contratista del proyecto
Coordinador Ambiental
Coordinador Social

Director de proyecto
Coordinador Tecnico Lineas de Transmisión
Comunicación escrita al Cliente Coordinador SST Cuando sea necesario Al cliente
Coordinador Ambiental
Coordinador Social

Coordinador Tecnico Lineas de Transmisión

Coordinador SST
Actas de comité de obra semanal Coordinador Ambiental Semanal Al contratista y al cliente
Coordinador Social
Analistas
Coordinador Tecnico Lineas de Transmisión
Coordinador SST
Actas de comité de obra mensual Coordinador Ambiental Mensual Al contratista y al cliente
Coordinador Social
Analistas

Gestor de proyectos
Actas de reunión gerencial Coordinación técnica de control de obra Semanal Al contratista y al cliente
Coordinación técnica contratista

Director de proyecto
Memorando internos Cuando sea necesario Equipo del proyecto
Jefe de personal

Coordinador Tecnico Lineas de Transmisión

Coordinador SST
Actas de reunión interna Cuando sea necesario Equipo del proyecto
Coordinador Ambiental
Coordinador Social

Informes semanales Analistas Semanal Al cliente

Informes mensuales Analistas Mensual Al cliente

Cuando termine una

Informe final Analistas Al cliente
línea

Cuando termine el
Informe final SISSOMA Coordinador SST Al cliente
contrato

Profesional auxiliar calidad Cuando ingrese

Politicas (Calidad y SISSOMA) Equipo del proyecto
Coordinador SST personal nuevo

Coordinador Tecnico Lineas de Transmisión Cuando se registren

Cambios Al cliente
Coordinador Ambiental cambios

Coordinador Tecnico Lineas de Transmisión

Analistas
Comunicación por medio de Correos electronicos Residentes Civiles Cuando sea necesario A cualquier interesado del proyecto.
Residentes Electricos
Coordinador Ambiental

Manual para realizar seguimiento a la gestión en Cuando se genere

Coordinador SST Al cliente
seguridad y salud en el trabajo de los contratistas una nueva versión
Cuando se realice una
Informes auditorías internas SISSOMA Coordinador SST A la PMO
auditoría interna

Cuando se realice una

Informes auditorías internas Calidad Profesional auxiliar calidad A la PMO
auditoría interna
TRIZ DE COMUNICACIÓN INTERNA - EXTERNA

energetico.

MEDIO

Comunicación escrita

Comunicación escrita

Comunicación escrita

Comunicación escrita

Comunicación escrita

Comunicación escrita o correo electornico

Comunicación escrita

OneDrive
OneDrive

OneDrive

OneDrive

Inducciones

Correo electronico

Correo electronico

Correo electronico
Comunicación escrita

Correo electrónico

Correo electrónico
Caso practico clase 5.
Miguel Ángel Araque. Proyecto :Actualización de las herramientas al cumplimiento del reglamento (UE)

# ID Amenaza Oportunidad Categoría Causa

1.1 x Técnico Tiempos mal estimados

1.2 X Técnico Alcance y requisitos mal definidos

1.3 X Técnico Costos mal estimados

Oportunidad de mejora dada por

la necesidad de actualización de
1.4 X Técnico
la norma de tratamiento de datos
personales de la empresa.

Falta de personal idóneo para el

2.1 X Gestión
diagnostico

Falta de personal idóneo, poco

2.2 X Gestión entendimiento de los requisitos
legales

Falta de personal idóneo en

2.3 X Gestión programación, poco personal
signado para el trabajo.
Falta de personal idóneo en
2.4 X Gestión programación, poco personal
signado para el trabajo.
Resistencia al cambio de las
2.5 X Gestión personas, falta de capacitación,
sensibilización, Motivación.

Falta de personal idóneo en

2.6 X Gestión programación, poco personal
signado para el trabajo.

Necesidad de capacitar el
personal sobre la actualización de
2.7 X Gestión la norma, oportunidad de
capacitar el personal en nuevos
temas.
Falta de personal idóneo en
2.8 X Gestión programación, poco personal
signado para el trabajo.
Falta de personal idóneo en
2.9 X Gestión programación, poco personal
signado para el trabajo.
 Falta de personal idóneo para
2.10 X Gestión
dirigr el proyecto.
 Registro de Riesgos
ramientas al cumplimiento del reglamento (UE) 2016/679 en la compañía
Evento
Incumplimiento en los tiempos de ejecución del
proyecto.
Demoras en la implementación de la
Incumplimiento en la implementación de la norma
norma, posibles sanciones, multas, perdida
de protección de datos.
de prestigio
Incumplimiento del presupuesto, posibles
demoras por falta de gestión de recursos.
Optimización de las plataformas de la empresa,
mejorar la el sistema de recolección de datos
buscando orientar la compañía hacia la
transformación digital.
Diagnostico no efectivo
Requisitos de implementación mal planteados
Demoras en la entrega y validación del código
base
El plan Piloto no cumple con la evaluación de
desempeño.
Demoras en la implementación en todos los
departamentos
Fallas técnicas en la implementación por
departamentos.
Capacitación a todo el personal en la
implementación de la norma y la transformación
digital de la empresa.
Recopilación y análisis de métricas deficientes,
control deficiente y sin un sistema de gestión de
Calidad.
Auditorias de implementación no aprobadas
Efecto
Demoras en la implementación de la
norma, posibles sanciones, multas, perdida
de prestigio
sobrecostos en el desarrollo del proyecto,
posible demora en la implementación de la
norma.
Optimización en todos los procesos de la
empresa, reducción de costos al optimizar
los procesos administrativos, mejora en la
imagen de la compañía al estar en la
vanguardia en tecnología.
Reproceso en el desarrollo del código
base, demoras en los tiempos de entrega ,
posibles incumplimiento de la fecha de
entrega del proyecto.
Reproceso en el desarrollo del código,
incremento en los costos del proyecto,
posible demora en la entrega del
proyecto.
Retraso en el cronograma y sobre costos
Reproceso y sobre costos
Sobrecostos en el desarrollo del proyecto,
posible demora en la implementación de la
norma.
Reproceso en el desarrollo del código,
incremento en los costos del proyecto,
posible demora en la entrega del
proyecto.
Optimización en todos los procesos de la
empresa, reducción de costos al mejorar
los procesos administrativos, mejora en la
imagen de la compañía y competencia en
el mercado.
Demoras en la implementación de la
norma, posibles sanciones, multas, perdida
de prestigio
Demoras en la implementación de la
norma, posibles sanciones, multas, perdida
de prestigio
 Cierre No formal del proyecto. Falta de registro Posibles reclamaciones futuras por no
de lecciones aprendidas. cerrar debidamente los procesos.
Objetivo de impacto

Cumplimiento de la
normativa de protección
de datos

Cumplimiento de la
normativa de protección
de datos
Cumplimiento de la
normativa de protección
de datos

Mejora Continua,
Imagen Corporativa

Cumplimiento de
Presupuesto y
cronograma

Cumplimiento
Presupuesto y
cronograma

Cumplimiento de
Presupuesto y
cronograma
Cumplimiento de
Presupuesto y
cronograma
Cumplimiento de la
normativa de protección
de datos

Cumplimiento de la
normativa de protección
de datos

Mejora Continua,
Imagen Corporativa

Cumplimiento de la
normativa de protección
de datos
Cumplimiento de la
normativa de protección
de datos
Mejora Continua,
Imagen Corporativa