Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
CAPITULO I
1. CONTROL INTERNO
1
1.1. Definición de control interno
Control interno, es una expresión que utilizamos con el fin de describir las acciones
adoptadas por los directores de entidades, gerentes o administradores, para evaluar y
monitorear las operaciones en sus entidades. El sistema de control interno comprende el
plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas adoptadas dentro de
una empresa con el fin de salvaguardar sus activos y verificar la confiabilidad de los
datos contables.
1
1.2. Importancia del control interno
Cuanto mayor y compleja sea una empresa, mayor será la importancia de un adecuado
sistema de control interno. Pero cuando tenemos empresas que tienen mas de un dueño
muchos empleados, y muchas tareas delegadas, es necesario contar con un adecuado
sistema de control interno. Este sistema deberá ser sofisticado y complejo según se
requiera en función de la complejidad de la organización.
Con las organizaciones de tipo multinacional, los directivos imparten órdenes hacia sus
filiales en distintos países, pero el cumplimiento de las mismas no puede ser controlado
con su participación frecuente. Pero si así fuese su presencia no asegura que se eviten
los fraudes.
Entonces cuanto más se alejan los propietarios de las operaciones, más necesario se
hace la existencia de un sistema de control interno adecuadamente estructurado.
2
1.3. Objetivos de control interno
1
http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml
2
http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml
Elaborar información financiera válida y confiable, presentada con
oportunidad; y,
Promover la efectividad, eficiencia y economía en las operaciones y, la
calidad en los servicios.
1
1.4. Componentes de control interno
Los componentes del Control Interno pueden considerarse como un conjunto de normas
que son utilizadas para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar
la estructura (también denominado sistema) de control interno se requiere de los
siguientes componentes:
Los elementos que conforman el ambiente interno de control son los siguientes:
1
http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml
Responsabilidad.
Para que cualquier entidad tenga controles efectivos debe establecer sus objetivos. Estos
deben estar sustentados en planes y presupuestos. El establecimiento de los objetivos
representa el camino adecuado para identificar factores críticos de éxito y establecer
criterios para medirlos, como condición previa para la evaluación del riesgo. Los
objetivos pueden categorizarse desde el siguiente punto de vista:
Los riesgos internos y externos significativos encarados por una organización que tienen
incidencia en el logro de sus objetivos deben ser identificados y evaluados. La
identificación de los factores de riesgo más importantes y su evaluación, pueden
involucrar por ejemplo: los errores en decisiones por utilizar información incorrecta o
desactualizada, registros contables no confiables, negligencia en la protección de
activos, desinterés por el cumplimiento de planes, políticas y procedimientos
establecidos, adquisición de recursos en base a prácticas anti-económicas o utilizarlos
en forma ineficiente, así como actitudes manifiestas de incumplimiento de leyes y
regulaciones.
Se refieren a las acciones que realiza la gerencia y demás personal de la entidad para
cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en si mismas
implican la forma correcta de hacer las cosas, así como también porque el dictado de
políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen el medio
más idóneo para asegurar el logro de objetivos de la entidad.
Controles de operación,
Controles de cumplimiento.
Está constituido por los métodos y registros establecidos para registrar, procesar,
resumir e informar sobre las operaciones de una entidad. La calidad de la información
que brinda el sistema afecta la capacidad de la gerencia para adoptar decisiones
adecuadas que permitan controlar las actividades de la entidad y elaborar informes
financieros confiables.
Es el proceso que evalúa la calidad del funcionamiento del control interno en el tiempo
y permite al sistema reaccionar en forma dinámica, cambiando cuando las
circunstancias así lo requieran. Debe orientarse a la identificación de controles débiles,
insuficientes o necesarios para promover su reforzamiento.
1
1.6. Clasificación del control interno
3
http://www.uptc.edu.co/admon_control_interno/sci/principios.html
1
http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-interno.shtml
b) Se registran los cambios para: mantener un control adecuado y permitir la
preparación de los estados financieros.
2
1.7. Misión del manual de control interno
Una organización qué desconoce que es, hacia donde va, y que medios utilizará en el
camino, marcha a la deriva y con pocas posibilidades de éxito. En esta condición el
control interno carecería de sus más importantes fundamentos y tan sólo se limitaría a la
verificación del cumplimiento de ciertos aspectos formales.
La Misión indica: ¿Qué somos? ¿Para qué estamos? ¿Qué necesidades servimos?
Generalmente esta fijada en las Leyes, Decretos, Cartas Orgánicas o Estatutos.
4
1.8. Visión del manual de control interno
2
1.9. Organigrama de un manual de control interno
2
http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml
4
http: http://www.mincomercio.gov.co/eContent/newsdetail.asp?id=5852&idcompany=1
La estructura organizativa, formalizada en un organigrama, constituye el marco formal
de autoridad y responsabilidad en el cual las actividades que se desarrollan en
cumplimiento de los objetivos del organismo, son planeadas, efectuadas y controladas.
Junta General
Audito de Socios
ria
Comisarios Intern Audito
a ria
Extern
a
Presidencia
Gerente
General
Titular del Órgano de Control
Interno
2
1.10. Reglamento del control interno
Los valores éticos son esenciales para el Ambiente de Control. El sistema de Control
Interno se sustenta en los valores éticos, que definen la conducta de quienes lo operan.
Estos valores éticos pertenecen a una dimensión moral y, por lo tanto, van más allá del
mero cumplimiento de las Leyes, Decretos, Reglamentos y otras disposiciones
normativas.
La Dirección debe especificar el nivel de competencia requerido para las distintas tareas
y traducirlo en requerimientos de conocimientos y habilidades.
2
http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml
Los métodos de contratación de personal deben asegurar que el candidato posea el nivel
de preparación y experiencia que se ajuste a los requisitos especificados. Una vez
incorporado, el personal debe recibir la orientación, capacitación y adiestramiento
necesarios en forma práctica y metódica.
El Sistema de Control Interno operará más eficazmente en la medida que exista personal
competente que comprenda los principios del mismo.
Para el control resulta esencial un nivel de confianza mutua entre la gente. La confianza
mutua respalda el flujo de información que la gente necesita para tomar decisiones y
entrar en acción. Respalda, además, la cooperación y la delegación que se requieren
para un desempeño eficaz tendiente al logro de los objetivos de la organización. La
confianza está basada en la seguridad respecto de la integridad y competencia de la otra
persona o grupo.
La Dirección Superior y las Gerencias deben hacer comprender, a todo el personal, que
las responsabilidades del control interno deben asumirse con seriedad, que cada
miembro cumple un rol importante dentro del Sistema de Control y que cada rol está
relacionado con los demás.
De esta forma los empleados se desempeñarán en un ambiente que les facilite tanto la
comprensión y respeto por el control interno, como la motivación para la sugerencia de
medidas que fomenten su perfeccionamiento.
5
1.11. Requisitos legales para la conformación de un manual de control interno
El artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado establece que "El
Control Interno constituye un proceso aplicado por la máxima autoridad, la dirección y
el personal de cada institución, que proporciona seguridad razonable de que se protegen
los recursos y se alcancen los objetivos institucionales.
Constituyen elementos del control interno: el entorno de control; la organización; la
idoneidad del personal; el cumplimiento de los objetivos institucionales; los riesgos
institucionales en el logro de tales objetivos institucionales y las medidas adoptadas
para afrontarlos; el sistema de información; el cumplimiento de las normas jurídicas y
técnicas; y, la corrección oportuna de las deficiencias de control”
5
http: //SECURED, requisitos legales, planificación de la auditoria.shtml
De igual manera el artículo 6 expresa que “en el marco de las normas, reglamentos,
disposiciones y más instrumentos indicados, cada institución del Estado, cuando
considere necesario, dictará las normas, las políticas y los manuales específicos para el
control de las operaciones a su cargo. La Contraloría General verificará la pertinencia y
la correcta aplicación de las mismas”.
El artículo 8 de la antes mencionada ley, añade que “el control interno, será
responsabilidad de cada institución del Estado, y tendrá como finalidad primordial crear
las condiciones para el ejercicio del control externo a cargo de la Contraloría General
del Estado”.
Administrativas o de apoyo,
Financieras,
Operativas; y,
Ambientales”.
6
2.1. Reseña Histórica
El treinta de agosto de mil novecientos ochenta y cinco ante el Dr. Jorge Campos
Delgado, Notario Decimonoveno del Cantón Quito se registra la minuta de venta de
bienes por parte de Doña Sacramento Vaca de Brito y Don Gilberto Rodríguez a favor
de la compañía J. BRITO CIA LTDA.
6
2.2. Base Legal
6
Tomado del Manual de Funciones de la Empresa
JefCaje MolJefe JefEje
ConJef Bo
Aux Ele
etad
iliar e deg
ra iner de e cuti
ctr
uer
Áretar
GenÁreo
tabl Sey a
ecá Árede
eaeral
e a Esti
ia ma de
nic a VeCo
de de o nerCon
bad de bra
nta
Co Prooreo trol Co nza
s
nta ducs de mes
bili ció Cali rcia
2.3.
da 6n y dad
Objetivos liza
d y Ma ció
RR. nte n
HH General
2.3.1 Objetivo ni
mi
ent
El objetivo de la empresa
o es promover y mantener las buenas actitudes en el trabajo,
buscando activamente la cooperación total de todo el personal de la empresa, para lo
cual se procurará, la difusión, el conocimiento y la puesta en práctica de este manual.
6
Tomado del Manual de Funciones de la Empresa
16
6
2.4. Estructura orgánica administrativa
Departamento
de
Comercializaci
ón
Venta
s
C Junt Pr De Au
Dep DeGe
Fac
Aux
Faco aMoli Ma
Des
es par
ren dit C
arta
tur
iliar parenda
Gennte
turmi pac
Realizado por: Gerencia Molinos id
te orí o
el Fénix Línea de Autoridad
Fecha de elaboración:meaci
2007
de taynimi ta
acisa eral
ho
en me
Ge a b Asesoría Externa
ntoón
con me Ensa
ent
ónri de yner
ci nto Int r
detabl ntcado
yy os Soci o
a deern a
Bod
al
Con Caj
e oosMec a n
Caj ega
tabiaa deánicCo z
o ntr de la
lida dePrFunciones
6
Tomado del Manual a Empresa
d y ody deol s
RR. uccInstde
HH iónalac Cali
Ma s
nte
ni
17
mi
ent
6
2.4.1. Misión o
6
2.4.2. Visión
6
2.4.3. Políticas
6
Tomado del Manual de Funciones de la Empresa
Mantener y actualizar la información suministrada a los trabajadores, sobre las
obligaciones de cada puesto de trabajo.
Proporcionar un ejemplar del presente manual a cada trabajador para el
conocimiento, divulgación y aplicación de los procedimientos que están en
vigencia para cada puesto de trabajo.
Para ocupar un cargo será una condición obligatoria que la persona seleccionada no
tenga antecedentes que pongan en duda su moralidad y honradez, y que no se encuentre
sancionada por perjuicios en contra del Estado o por negligencia en el desempeño
de un puesto anterior, según las disposiciones legales pertinentes.
20
2.4.3.4.3Capacitación y Entrenamiento
Con este fin se crearán y pondrán en funcionamiento los mecanismos para evaluar
permanentemente el cumplimiento de las tareas y actividades encomendadas y los
resultados del trabajo de cada colaborador; establecerán de manera sistemática de una
adecuada rotación de funciones del personal encargado de la administración y el
manejo de recursos materiales y financieros; y, definirán una escala de sueldos e
incentivos, de conformidad con las leyes de la materia, de forma que se retribuya
apropiadamente por la responsabilidad y dedicación con que han sido desempeñados
cada uno de los cargos.
6
2.5. Organigrama estructural
Junta General de Socios
Presidenta
Gerente
General
6
Tomado del Manual de Funciones de la Empresa
23
6
2.6. Ubicación y localización
6
2.7. Actividades económicas
Este es un ejercicio que se recomienda lleven a cabo todas las organizaciones ya que
nos permite identificar en qué estado se encuentra y qué factores externos la afectan,
asimismo nos permite resolver dos preguntas: ¿Qué tenemos? ¿En dónde estamos?, en
el FODA realizado para la empresa Molinos el Fénix se determinó lo siguiente:
2.8.1. Fortalezas
6
Tomado del Manual de Funciones de la Empresa
Gran calidad de la materia prima
Estabilidad Laboral
Permanentes controles de calidad
2.8.2. Debilidades
2.8.3 Oportunidades
2.8.4 Amenazas
6
2.10.1 Funciones del Contador General
6
2.10.3. Funciones de la Cajera Secretaria
Facturación y Caja
Cierre de Caja
Registro de las Moliendas al Sistema (vigente)
Recepción de correspondencia/llamadas a la empresa.
Archivo de Documentos de Gerencia, Facturación y Caja.
Transcribir los oficios, acuerdos, actas, informes, y demás documentos que se
originen en Facturación y Caja.
Las demás funciones que le asigne el superior inmediato, de acuerdo con la
naturaleza del cargo.
Poseen una Contadora General, una Auxiliar Contable, y una Cajera Secretaria
Experiencia de los Recursos Humanos del Área Contable
Posen un sistema software que utilizan para realizar la Contabilidad
Tienen un manual de funciones
Es importante señalar que al interior de Molinos El Fénix Cía., Ltda. no existe una línea
que separe tanto al sistema financiero como el sistema contable, lo importante es saber
que ambos controles son funciones de la administración.
Valor (f) (%
Significado
SI 5 )
100
NO 0 0
5 100
%
Análisis
Valor (f) (%
Significado
SI 1 )
20
NO 4 80
5 100
%
Análisis
Se determino que; 80% de los encuestados, no conoce los objetivos que se ha propuesto
la presente gerencia, para poder alcanzar los resultados esperados, mientras que el 20%
restante indica que existe niveles de comunicación adecuados y existe objetivos
claramente definidos a corto y mediano plazo.
Valor (f) (%
Significado
SI 0 0)
NO 5 100
5 100
%
30
Análisis
De acuerdo a los datos arrojados, se determina que el 100% de los encuestados
concuerda en que no existe un proceso de planificación estratégica en el que se
involucre la calidad en todos los departamentos de las Área de la Empresa.
Valor (f) (%
Significado
SI 0 0)
NO 5 100
5 100
%
Análisis
El 100% de los encuestados indica que existe la necesidad del diseño de un manual de
control interno comprobando la necesidad de la presente investigación para beneficio
exclusivo de la Empresa.
5. ¿Tiene conocimiento de qué es un manual de control interno? (Si contesta SI
continúe con la pregunta 6 a la 7)
Valor (f) (%
Significado
SI 4 )
80
NO 1 20
5 100
%
GRAFICO Nº 05 Resultados Pregunta 5
Análisis
Los resultados obtenidos nos indican que el 80% de los encuestados posee un cierto
grado de conocimiento de lo que es un control interno, mientras tanto un 20%
desconoce lo que es un manual de control interno.
Valor (f) (%
Significado
SI 3 )
60
NO 2 40
5 100
%
GRAFICO Nº 06 Resultados Pregunta 6
Análisis
Un 60% de los trabajadores conocen de una manera convencional los objetivos de un
manual de control interno, en tanto que un 40% no tiene conocimiento de los objetivos
que se aplican al manual.
Valor (f) (%
Significado
SI 3 )
60
NO 2 40
5 100
%
GRAFICO Nº 07 Resultados Pregunta 7
Análisis
Un 60% de los trabajadores conocen en forma general los componentes de un manual de
control interno, en tanto que un 40% no tiene conocimiento de los mismos.
8. ¿Existe la necesidad del diseño de un manual de control interno para el área
contable de Molino El Fénix?
Valor (f) (%
Significado
SI 5 )
100
NO 0 0
5 100
%
GRAFICO Nº 08 Resultados Pregunta 8
Análisis
El 100% de los encuestados concuerdan en la necesidad de obtener y realizar un manual
de control interno que facilite las actividades que se realizan continuamente en el
Departamento del Área Contable de la Empresa.
Valor (f) (%
Significado
SI 5 )
100
NO 0 0
5 100
%
GRAFICO Nº 09 Resultados Pregunta 9
Análisis
6
3.2. Organigrama del departamento de Área Contable
Presidenta
Gerente General
Jefe de Área de
Contabilidad y
RR.HH
6
Tomado del Manual de Funciones de la Empresa
37
AD.- Administración
AC.- Asistente de Contabilidad y Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
BO.- Bodeguero.
PJ.- Presidente de la Junta de Socios
CS.- Cajera - Secretaria
CO.- Asesor Comercial
AP.- Asistente de Producción
CH.- Chofer
PROCESO:
Código: AD-AC-02
Elaboración de Libro Bancos
Versión: 1
Describir las actividades y parámetros que se cumplen para la elaboración del Libro
Bancos de la compañía.
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
b. El AC los primeros días de cada mes recibe los estados de cuenta emitidos
por las entidades bancarias cuando los datos están revisados correctamente se
realiza las conciliaciones respectivas, y las presenta junto con el Libro Bancos, para
la aprobación del GG, en un plazo estimado de un día con respecto a la hora de
recepción del documento.
c. El CG diariamente revisa el Libro Bancos, lo sumilla y comunica sobre los saldos
existentes a la GG.
40
Inicio
Recepción de facturas,
comprobantes depósito,
recibos de caja o cualquier
documento
1 hora después
de la recepción
del documento
Incorrecto
RR
eeRCRealiza las conciliaciones
gieo
cv
st r
ei
rpr
Aprobación del Gerente General
ocse
eii c
nóót
elno Fin
nd
Li
be
Realizado por: Sofía Huilca Álvarez
Fecha de elaboración: 2009 d
re
olD
Boa
ast
no
s
ot
sa
d
o
s
3.3.2.2. Conciliaciones de las Cuentas Bancarias
d
e
c
u SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: Asistencia de contabilidad y Caja
e
Subcomponente: Conciliaciones de las Cuentas Bancarias
n
t
a
PROCESO:
Código: AD-AC-03
Elaboración de las conciliaciones de
las Cuentas Bancarias Versiòn: 1
1. Propósito
2. Alcance
Este instructivo cubre los procedimientos desde la recepción de los Estados de Cuenta
de la entidad bancaria hasta el registro en el sistema informático vigente en la compañía.
3. Definiciones y Abreviaturas
2. Responsabilidades
Incorrecto
R I
C
R
erR n
eeiCAprobación del GG
cu
o
egcvc
r
peii
r
cdsso Registro en
e
ieti el software
ó róc
in t vigente
nonfo
o d
ddre
eel Fin
m
laC
eG l
ci
Realizado por: Sofía Huilca o Álvarez
Fecha de elaboración: 2009 s ó
tns
asc
da
ol
on
d
elo
ds
s
e
al
cd
ed
n
el
t
Li
ab
br
3.3.2.3. Procedimiento
ao para el manejo de fondo rotativo
nb
ca
an SISTEMA DE CONTROL INTERNO
rc
Componente: Asistencia de contabilidad y Caja
Subcomponente:
io Procedimiento para la asignación y manejo del
os fondo rotativo
PROCESO:
Código: AD-AC-04
Establecer procedimiento para la
asignación y manejo del fondo rotativo Versiòn: 1
1. Propósito
2. Alcance
Este procedimiento abarca las actividades correspondientes desde la entrega del valor
solicitado hasta el archivo del mismo.
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
Inicio
Aprobación del
Registro
Elaboración del
comprobante
de Egreso
Elaboración del
cheque
para reponer el F.R.
Revisión Incorrecto
del CG
Correct
Firma del cheque por eloPJ
Archivo del
Comprobant
e de Egreso
Fin
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
Este procedimiento cubre los procedimientos desde la toma física del inventario hasta la
determinación del saldo del producto terminado.
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
Inicio
Registro en las
Tarjetas Kardex
Cruza la
información Incorrecto
(Sistema Vs
Tarjetas Kardex)
Correcto
Establece datos reales
Fin
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
Inicio
Clasificación de
Soportes para la
Emisión de Cheques
Los días
jueves una
hora después
del medio día
Realiza el Correspondiente
Comprobante de Egreso
Revisión de
Incorrecto
cheques por el
CG
Correct
Autorización del GGo
Fin
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
Este manual abarca los procedimientos desde la recepción del soporte hasta la
elaboración y archivo del comprobante.
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
Inicio
Recepción del
Documento
de Soporte
Correct
Autorización del GG o
Archivo según
la naturaleza
del
comprobante
Fin
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
Inicio
Confirmación de la Venta
del PT fuera de la Provincia
Comunicación al CG para la
realización del envió
Elaboración del
Registro
Incorrecto
Seguimiento del
producto o sub-
producto hasta su
destino
Correct
o
Confirmación al cliente
Fin
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
Incorrecto
CI
C
oRnC Entrega de cálculos
ali
meo complementarios al
c
pvcr CG
uli
ilir
o
asoe
d
cic
e
iót Fin
s
óno
e
n
rv
Realizado por: Sofía Huilca Álvarezdd
Fecha de elaboración: 2009 ic
ee
io
dd
s
oa
c
ct
o
uo
m
ms
pl
e
e
n
m
t
e
o
n
s
ta
n
ri
e
o
c
s
a
ri
o
s
3.3.2.9. Archivo de la información
p de origen contable de la compañía
a
r
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: a Asistencia de contabilidad y Caja
Subcomponente: c Archivo de la información de origen contable d
la compañía á
l
PROCESO:
c
u
Establecer el procedimiento
l para Código: AD-AC-10
el Archivo de la información
o de
origen Contable de la compañía Versión: 1
s
Fecha de emisión:
c 2008-02-20 Preparo:
o
Fecha de revisión m 2008-02-20 Reviso:
p
l
1. Propósito e
m
e
Establecer el procedimiento para el archivo de la información de origen contable de la
n
compañía t
a
ri
2. Alcance o
s
Este procedimiento abarca los pasos para el archivo de información en el departamento
de contabilidad.
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Incorrecto
RI
Cn
Reli
cC
A
aeFco
si vrei
Realizado por: Sofía Huilcap r
ciÁlvarez
Fecha de elaboración: 2009fin o
cr
h
cse
i
ai c
ci óóv
nt
o
óno
n
d d
s
e
ee
d
gd
o
úo
c
nc
u u
s
m
um
e
ce
n
on
o
do
s
ics
si
óe
ng
3.3.2.10. Redacción de información
ú de origen contable de la compañía
n
1. Propósito
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Incorrecto
I
S
Rn
ol
Rei
ic
d Cc
ite
aoiF
uvi
rr
coi
dsi
etn
dó
Realizado por: Sofía Huilca Álvarez
n ac
Fecha de elaboración: 2009 el
tl
Cd
Geo
ls
A
Cd
r
Go
c
yc
h
du
iv
am o
ped
an e
slt
ood
aos
ld c
aom
mri
e
itgn
eet
cno
3.3.3. oc
CAJERA SECRETARIA
o
rr
3.3.3.1. Actividades y parámetros que se cumplen en la facturación y caja.
en
st
a
p SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente:ob Cajera Secretaria
Subcomponente: l Actividades y parámetros que se cumplen en
n
e
la facturación yd caja.
i
PROCESO: e
n
Actividades y parámetros que se Código: AD-CS-02
t
cumplen En la facturación y caja
e Versión: 1
1. Propósito
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
Inicio
Ventas
No
+A Co Co A
S NSAu NSi
D
2F ns nsu
u
t oF Ft
e0aoi ultitoF oult
Fi
a ao
scri ari arr
z F ci ci
cata de
irtzn de
mtz
u
cuc Realizado
Sa a Sa a por: Sofía Huilca Álvarez
muc dea
i Fecha uc elaboración: 2009
eoró ldi ldi
ar Lr
n
san oó o/ó
d La n a n
tce Pe O Pe
/c CcO
oil nd t nd t
p C io pio
óo iepór ie oór
r g nt
nc ntona rn
g
a
e ec ec
n i
r l
t e
de ó a
de i
j d d
e go
ce go
oe
d l
e rC m
l
C
d é r p r
e é
s dd d
ré
c iti ai
3.3.3.2.
u t Cierre diario de caja conjuntamente con el Contador General
e o
t
o o
n o
t
o t
p o SISTEMA DE CONTROL INTERNO
o
r r
Componente: Cajera Secretaria
e g Subcomponente: Cierre diario de caja conjuntamente con el
l Contador General
G a
G
d
o PROCESO:
Cierre diario de caja conjuntamente Código: AD-CS-03
con El Contador General
Versión: 1
1. Propósito
2. Alcance
Este instructivo cubre los procedimientos desde la recepción del dinero y cheque(s)
hasta el registro del cuadre de caja en el sistema informático de la compañía.
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
Inicio
Dos horas
antes de
terminar el
día se realiza
el registro
Entrega al CG
Revisión del
Incorrecto
CG
Correcto
Cuadre de Caja en el
Sistema
Fin
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
Este manual cubre los procedimientos que comprenden desde la recepción del registro
manual de las moliendas hasta el ingreso al sistema. ´
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Procedimiento
Incorrecto
SI
En
ol
Ci
icnoAc
itrtF
i
urcri
o
deehn
Realizado por: Sofía Huilca Álvarez
Fecha de elaboración: 2009 dgci
a
el
d tv
Ro
ee
r
giId
e
st ne
rggl
ori
ales
Asgt
r
Po i
o
ds
s
lr
o
o
r
s
ee
d
l
an
A
t
3.3.3.4. Archivo de la documentación de gerencia, facturación y caja.
Pl
o
sa
a
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: lc Cajera Secretaria
Subcomponente:sa Archivo de la documentación de gerencia,
facturación y caja.ir
sp
PROCESO: te
et
Archivo de la documentación
ma de Código: AD-CS-06
Gerencia, facturación y caja
a Versión: 1
1. Propósito
2. Alcance
Este manual abarca los procedimientos desde la recepción del documento hasta su
apropiado archivo.
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Incorrecto
RI
Cn
e
lRAiC
cF
aerco
evir
sci
pn
iihor
Realizado por: Sofía Huilca Álvarez
Fecha de elaboración: 2009 c
fsie
i
iivc
cóot
ano
c
id
óe
l
nd
D
o
o
dc
c
eu
u
dm
m
oe
en
c
tn
u
ot
m
n
t
o 80
s
p
3.3.3.5. Transcripción de documentos.
o
r
á
SISTEMA
r DE CONTROL INTERNO
Componente: Cajera Secretaria
e
Subcomponente: Transcripción de documentos
a
PROCESO:
Versión: 1
1. Propósito
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Inicio
Trascripción de
documentos
Incorrecto
O
fiRAFC
cieri o
ovcnr Álvarez
Realizado por: Sofía Huilca
s,ishr
Fecha de elaboración: 2009
Cii e
oóvc
nnot
trd o
e
at
ol
s,G
AG
ct
a
s,
C
er
fi
c
a
d
o
s,
3.3.4. CONTADOR In GENERAL
fo
3.3.4.1. Elaboraciónr de los Estados Financieros.
m
e
s, SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: S Contador General
Subcomponente:
ol Elaboración de los Estados Financieros.
ic
it
PROCESO: u
3. Definiciones y Abreviaturas
Caja
CG.- Contador General
GG.- Gerente General
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
Inicio
Elaboración de
balances al inicio de
la semana en la
primero hora
Incorrecto
I
VC Presentación del Balance
n
eo al GG
g
rr
r
ir
e
fe
s
ic
o Fin
ct
ao
e
c
n
i
Realizado por: Sofía Huilca óe
Álvarez
Fecha de elaboración: 2009 l
n
s
do
ef
lt
aw
a
ir
ne
ov
ri
mg
ae
cn
3.3.4.2. Elaboración de Proyecciones
it Financieras.
óe
n
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: Contador General
Subcomponente: Elaboración de Proyecciones Financieras.
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Inicio
Proyecciones a factores
como Ventas, adquisición
de materia prima,
producción
Revisión de Incorrecto
Proyecciones
Correct
o
Presentación al GG
Archivo
Fin
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
Este procedimiento comprende los pasos desde comparación entre dos o más periodos
económicos hasta la materialización (de mayor variación/importancia) de las cuentas
para su análisis.
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
5. Procedimiento
Inicio
Análisis Horizontal y
Vertical
Establece Variaciones
Encontrar la
materialización de las
cuentas
Análisis de la No
materialización
Si
Fin
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
Este procedimiento comprende desde la recopilación de los componentes del costo hasta
la determinación del costo del producto y sub-producto.
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Inicio
Importación de
datos
necesarios para
el costeo
Incorporación
de datos hacia
el registro
Revisión de Incorrecto
datos por el
costeo
Correct
o
Proporciona el costeo
al GG para la toma de
decisiones
Archivo del
documento
Fin
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
Este procedimiento comprende desde la recopilación de los datos del balance financiero
de cada mes hasta el análisis de los indicadores financieros aplicables de la compañía.
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Inicio
Prueba Acida,
Liquidez de Caja,
Indicadores
Presentación al GG
Análisis Malos
Financiero por el
Gerente General
Bueno
s
Archivo
Fin
PROCESO:
1. Propósito
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Inicio
Confirmación de
Compra
Solicita liberación
Materia Prima
Registro CH
No
Presenta
Variaciones
Si
Archivo
Fin
Inicio
Solicitud de Venta
Elaboración de
Factura
Contratación
Vehículo
Confirmación
del PT
AC Registro
del
trasporte
Seguimiento del
Producto
Fin
PROCESO:
Versión: 1
1. Propósito
2. Alcance
Este procedimiento abarca los pasos desde el pago de la quincena hasta el registro de los
roles de pago de los colaboradores de la compañía.
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Incorrecto
SI
Ca C
Rn
ol
lc oiC
ici Autorización y
ule
n o aprobación por el GG
otuvc
dfiir
se
para pago automático
r
deso
gú
necie
c
cci
loó
ót Registro
sonno en
m
re y
d el software
pr
gi a vigente
ope
st
brr
ro
Archivo de firmas de
o conformidad de
saol
nt
b pago
ob d
es
te a
d e
nipc
e Fin
do
d ai
sóg
es
no Huilca Álvarez
Realizado por: Sofía
cps 2009
Fecha de elaboración:
uo
er
ol
oC
In
G
c
e
n
3.3.4.8. Declaración de impuestos de la compañía.
ti
v
o SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente:
s Contador General
d
Subcomponente: Elaboración de Impuestos de la compañía
e
lo
s
PROCESO:
c
Elaboración de Impuestos de la Código: AD-CG-09
ol
Compañía
a Versión: 1
b
Fecha
or de emisión: 2008-02-20 Preparo:
a
Fecha de revisión 2008-02-20 Reviso:
d
or
1. Propósito
es
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Incorrecto
SI
C
ol Rn
o R
eAi
ici
rr evrFc
tu
i
edgcÁlvarez
Realizado por: Sofía Huilca
Fecha de elaboración: 2009is n
cdsho
teiti
co o órv
oo
n
m
R Cp
d
pr
o eoeo
n
bCr
gi
t
aoe
st
al
nt rm
b
pA
es o
l
edrC
e
o
n
e
e
sa
te
o nl
nc
Dt
ft
ió
e
w
n
b
a
IV
it
r
A,
o
3.3.4.9. Planillas de eI aporte y demás tramites en el IESS.
Mvi
g
R,
e
to SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Componente: n
ta Contador General
Subcomponente: t l Planillas de aporte y demás tramites en el IESS
ed
(e
PROCESO:ve D
ntI
Planillas de aporte y demás tramites en Código: AD-CG-10
el IESS asM
My Versión: 1
co)
Fecha de emisión:
m 2008-02- Preparo:
20
pr
Fecha de revisión 2008-02- Reviso:
as 20
1. Propósito
2. Alcance
3. Definiciones y Abreviaturas
4. Responsabilidades
Incorrecto
SI
R RnC
olRe
iceeAFi o
v
itggricr
iicni r
uis
s
dshtoe
i
dtri c
Realizado por: Sofía Huilca Álvarez
Fecha de elaboración: 2009 ó
erov t
n oo
doCp
oo
d
cenl
e
unat
In
m an
eebi
f
nlll
o
tsel
ra
oodm
sfes
a
ptA
D i
aae
ó
elrb
n
aeit
bvo
oi
rag CAPITULO IV
cie
ón
4. CONCLUSIONES nt Y RECOMENDACIONES
de
e(
4.1 CONCLUSIONES
loI
sE
La empresa Molinos
trS el Fénix, de la ciudad de Riobamba no cuenta con un
áS
sistema de Control Interno que permita la identificación oportuna de riesgo y la
m
prevención de )los mismos por tal motivo se diseño un manual de control interno
it
para el Área contable
e que permita una eficiente administración de la empresa
s
Molinos el Fénix Cía. Ltda. de la ciudad de Riobamba, en el manejo del área
d
Contable. el
IE
S
Se proporcionaS una guía que permita la implementación de una adecuada
organización, segregación de funciones y delimitación de responsabilidades en
el área contable, además se de mecanismos de seguridad y protección para los
recursos de la entidad, asegurando que las operaciones se efectúen
apropiadamente.
Se realizó la descripción de cada uno de los procesos contables que tiene la empresa
con el fin de ir determinando los controles necesarios para así evitar posibles fraudes o
falencias humanas y la pérdida de recursos económicos salvaguardando los activos de
la misma.
Se concluye con que la única alternativa eficaz para prevenir daños contables en la
empresa vinculados con una falta de control oportuno, es implementar en un corto plazo
el presente manual de control, así como una evaluación permanente que le permita a la
empresa detectar oportunamente riesgos innecesarios y tomar medidas de control
oportunas.
To design an Inner Control Manual for the Accounting Area of Mill Enterprise El Fenix
in Riobamba is the proposal of this research work in order to design a proper system of
inner control to give the company a tool to strengthen its Accounting Area.
Methods of narrations, descriptions, questionnaires and flows have been used, and
identification of components, subcomponents and functions were carried out to
determine the proposal, achievement, definitions, abbreviations, responsibilities,
procedures, surveys, interviews, direct observation, bibliography and web pages.
The description of each one of the accounting processes of the enterprise was carried
out in order to determine necessary controls to avoid possible frauds or human failures
and economic resources lost safeguarding its assets.
POCH, R. Manual de Control Interno. 2ed. Barcelona, Editorial Gestión 2000, 1992.
INTERNET
CONECCOF, http://coneccof.pe.tripod.com/investigacion2.htm
man_con_int.pdf
MINCOMERCIO, http://www.mincomercio.gov.co/eContent/newsdetail.asp?id=
5852&idcompany=1
MONOGRAFIAS, http://www.monografias.com/trabajos16/control-interno/control-
intero.shtml
MONOGRAFIAS, http://www.monografias.com/trabajos12/comcoso/comcoso.shtml
SIMBOLOGÍA FLUJOGRAMA
SÍMBOL SIGNIFICAD
O O
Inicio o Termino
Inicia el proceso o fin del flujo, puede ser acción o
lugar, además se usa para indicar una unidad
administrativa o persona que recibe o proporciona
la información.
Actividad
Describe las funciones que desempeña las personas
involucradas en el procedimiento.
Documento
Representa cualquier documento que entre, se
utilice, se genere o salga del procedimiento.
Decisión o Alternativa
Indica un punto del flujo donde se debe tomar una
decisión entre dos o más opciones.
Archivo
Indica que se guarde u documen e for
temporal o n to n ma
permanente.
Proceso Predefinido
Presenta un proceso que se ha definido en otro
Flujograma.
Conector
Representa una conexión o enlace de una parte del
diagrama de flujo con otra parte del mismo.
Conector de página
Representa una conexión o enlace con otra hoja
diferente a la que continua.
120
Tarjeta
Representa cualquier tipo de tarjeta se presenta en el
proceso
Nota Aclaratoria
No forma parte del diagrama de flujo más bien es
un elemento que se adiciona a una operación o
actividad para dar explicación de ella
Datos Almacenados
Almacenamiento Interno
Datos Directos
Entrada Manual
Funcionamiento Manual
Preparación
Conector Dinámico
ANEXO 3 ENCUESTA
OBJETIVO:
INSTRUCCIONES:
Sírvase contestar con veracidad cada una de las preguntas ya que con esto contribuirá al
mejor desempeño y funcionamiento de la empresa y a través de ello al logro de los
objetivos planteados por la administración.
Si No Explique:
Si No Explique:
3. ¿Cuenta la Empresa con un proceso de planificación estratégica que incluya la
calidad en todos sus niveles (planificación, organización, dinamización, evaluación y
reajuste)?
Si No Explique:
Si No Explique:
Si No Explique:
Si No Explique:
Si No Explique:
Si No Explique:
FORTALEZ DEBILIDADES
MATRI AS
Falta
Poseen
Z una
de
capacitaciones para
Contadora
FOD General, una
el personal del área
contable
A Auxiliar No tienen un
Contable, y una Auditor Interno
Cajera Secretaria
No poseen un
Experiencia de los
manual de control
Recursos
interno
Humanos del
Área Contable No se cumple los
Posen un sistema procesos
software establecidos en el
manual de
que
funciones
utilizan
la de
OPORTUNIDADES FO D
O
Cursos y Enviar al personal
Realizar
seminarios del área contable
capacitaciones,
encaminados a a cursos,
cursos, seminarios
la actualización seminarios y de
al personal contable
igual manera
de para disminuir
capacitarlos para
conocimientos errores e
que no pierdan
irregularidades.
Convenios competitividad.
Implementar un
interinstituciona Utilizar el
manual de control
le s para la sistema
interno para medir
personal del Área registros contables eficiencia y
Contable conjuntamente con productividad del
área
la renovación de contable.
Aumento del
equipos
sueldo básico
electrónicos y
por parte
paquetes
del contables
Nacional
Dotar a la
compañía del
mejor equipo
electrónico para
el manejo de sus
registros
contables, tanto
en software como
en Hardware
AMENAZAS FA D
A
Cambio y Al poseer
Cumplir con los
Actualización personal con
procesos
de las NIF experiencia los
establecidos del
Cambio y cambios en las
manual de
actualización legislaciones no
funciones ya que
va afectar a la
del Régimen mediante a ellos se
compañía ya que
Tributario pueden llegar a
el personal
Interno cumplir el trabajo
siempre se
Renuncia del requerido.
mantiene
personal del Al poner en
actualizado.
área contable practica el manual
Al poner en
Trabajo bajo de control interno
práctica el manual
presión. se cumplirá los
de funciones van
procedimientos de
a sobrellevar su
cuáles son irregularidades en
sus los procesos y
funciones. también el trabajo
bajo presión.