Sunteți pe pagina 1din 10

Cod : PSMI-01

PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT


CALITATE – MEDIU – SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 1 / 10
CONTROLUL DOCUMENTELOR
-

CONTROLUL DOCUMENTELOR

Data: 22.02.2018

APROBAT
ADMINISTRATOR

Elaborat Verificat
Numele si prenumele RSMI: RM:
Semnatura
Data 22.02.2018
Cod : PSMI-01
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT
CALITATE – MEDIU – SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 2 / 10
CONTROLUL DOCUMENTELOR
-

LISTA DE DIFUZARE
Nr. Destinatarul documentului Revizia Exemplar Data Semnatura
crt.
1 Administrator 0 1
2 Director Tehnic 0 2
3 Director Economic 0 3
Compartiment Calitate-Mediu-SSO/
4 0 4
RSMI
5 AQ / CQ 0 5
6 Compartiment Juridic 0 6
Compartiment Securitate si sanatate in
7 0 7
Munca
8 Aprovizionare 0 8
9 Marketing Ofertare Contractare 0 9
10 Sector Operativ 0 10
11 Organism de Certificare 0 11
Cod : PSMI-01
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT
CALITATE – MEDIU – SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 3 / 10
CONTROLUL DOCUMENTELOR
-

LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR


Localizarea CONTINUTUL MODIFICARII E V A
Revizia modificării Nume/ Semnatura Observatii
rev/cap/pag
0 1…9 Elaborare iniţială
Cod : PSMI-01
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT
CALITATE – MEDIU – SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 4 / 10
CONTROLUL DOCUMENTELOR
-

Cuprins Pagina

1. SCOP 5
2. DOMENIU 5
3. DEFINITII SI PRESCURTARI 5
4. DOCUMENTE DE REFERINTA 6
5. PROCEDURA 6
6. ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI 9
7. ANEXE SI INREGISTRARI 10
Anexa 1 - Lista documentelor SMI in vigoare (manual, proceduri de sistem,
proceduri operationale) cod FS-01-01
Anexa 2 - Lista documentelor SMI (formulare, registre) cod FS-01-02
Anexa 3 - Pagina de garda, Lista de difuzare, Lista de control a reviziilor,
Cuprins cod F-01
Anexa 4 - Lista documentelor in vigoare aferente sistemului de management
integrat calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala
cod FS-01-03
Cod : PSMI-01
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT
CALITATE – MEDIU – SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 5 / 10
CONTROLUL DOCUMENTELOR
-

1 SCOP
Prezenta procedura stabileste modul de control al documentelor avand drept
scop urmatoarele:
a) aprobarea documentelor, inainte de emitere, in ceea ce priveste adecvarea acestora,
b) analizarea, actualizarea, daca este cazul, si a reaprobarea documentelor,
c) asigurarea ca sunt identificate modificarile si stadiul reviziilor curente ale documentelor,
d) asigurarea ca versiunile relevante ale documentelor aplicabile sunt disponibile la
punctele de utilizare,
e) asigurarea ca documentele de provenienta externa determinate de organizatie ca fiind
necesare pentru planificarea si operarea SMI sunt identificate si distributia lor este
controlata si
f) prevenirea utilizarii neintentionate a documentelor perimate si aplicarea unei identificari
adecvate daca sunt pastrate indiferent in ce scop.

2 DOMENIU
Prezenta procedura se aplica in cadrul compartimentelor din cadrul societatii
S.C. 3G LOGISTIC & MERCHANDISING S.R.L. in activitatile de identificare, elaborare,
analizare, modificare, aprobare si actualizare a documentelor SMI si pentru documentele
de provenienta externa determinate de organizatie ca fiind necesare pentru planificarea si
operarea SMI.

3 DEFINITII SI PRESCURTARI
Termenii utilizati sunt definiti conform:
SR EN ISO 9001: 2008 – Sisteme de management al calitatii – Cerinte.
SR EN ISO 9000:2006 – Managementul calitatii si asigurarea calitatii. Vocabular.
SR EN ISO 9004:2001 – Sistem de management al calitatii. Linii directoare pentru
îmbunătăţirea performanţelor.
SR EN ISO 14001:2005 – Sisteme de management de mediu – Specificatii si ghid de
utilizare.
ISO 14050:2002 – Management de mediu. Vocabular.
SR OHSAS 18001:2008 – Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale.
Cerinte;
OHSAS 18002:2004 – Document international referitor la indrumari pentru implementarea
sso, recomanda in plus si consultarea standardului britanic BS 8800;
SMI – Sistem de management integrat calitate – mediu – sanatate si securitate
ocupationala;
MMI – Manual de Management Integrat Calitate – Mediu - Sanatate si Securitate
Ocupationala;
PSMI – Proceduri de sistem de management integrat calitate-mediu-sanatate si securitate
ocupationala;
POMQ – Proceduri operationale de management al calitatii;
POMM – Proceduri operationale de management de mediu;
POMSSO – Proceduri operationale de management de sanatate si securitate ocupationala;
PO – Proceduri operationale;
IL – Instructiuni de lucru ;
ILM - Instructiuni de lucru mediu;
Cod : PSMI-01
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT
CALITATE – MEDIU – SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 6 / 10
CONTROLUL DOCUMENTELOR
-

PLM - Proceduri de lucru mediu;


PTE – Proceduri tehnice de executie;
RM – Reprezentantul managementului;
F – Formulare;
R – Registre;
C – Chestionare;
RSMI – Responsabilul sistemului de management integrat calitate-mediu-sanatate si
securitate ocupationala.
AEM – Analiza efectuata de management.

4 DOCUMENTE DE REFERINTA
SR EN ISO 9001: 2015 – Sisteme de management al calitatii – Cerinte.
SR EN ISO 9000:2015 – Managementul calitatii si asigurarea calitatii. Vocabular.
SR EN ISO 9004:2015 – Sistem de management al calitatii. Linii directoare pentru
îmbunătăţirea performanţelor.
SR EN ISO 14001:2015 – Sisteme de management de mediu – Specificatii si ghid de
utilizare.
ISO 14050: 2002 – Management de mediu. Vocabular.
SR OHSAS 18001:2008 – Sisteme de management al sanatatii si securitatii ocupationale.
Cerinte;
OHSAS 18002:2004 – Document international referitor la indrumari pentru implementarea
sso, recomanda in plus si consultarea standardului britanic BS 8800;

5. PROCEDURA
Procesul sistemului de management integrat calitate – mediu – sanatate si
securitate ocupationala, privind controlul documentelor se desfasoara in toate
departamentele operative din cadrul societatii, care folosesc documente aflate sub control,
care sunt intocmite, mentinute, modificate, retrase sau revizuite, dupa caz.
Principalele documente sunt:
Documente interne:
Documentele SMI:
- Politica integrata Calitate-Mediu-SSO;
- Manual Integrat Calitate-Mediu-SSO – cod MMI;
- Programul de Management de Mediu cu masuri de SSO;
- Procedurile de sistem integrat calitate-mediu-sanatate si securitate ocupationala
– PSMI;
- Procedurile operationale de calitate – POMQ:
- Procedurile operationale de mediu – POMM;
- Procedurile operationale de sanatate si securitate ocupationala– POMSSO;
- Inregistrarile;
- Instructiunile de lucru – IL;
- Instructiuni de lucru mediu – ILM;
- Proceduri de lucru mediu – PLM;
- Proceduri tehnice de executie – PTE;
- Formulare - F;
- Chestionare - C;
Documente externe:
Cod : PSMI-01
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT
CALITATE – MEDIU – SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 7 / 10
CONTROLUL DOCUMENTELOR
-

- standarde de referinta;
- legislatia aplicabila, specifica tehnica, specifica de mediu, specifica de SSM;
- publicatii de specialitate, ghiduri de bune practici;
- alte documente.
Toate documentele sistemului au un regim controlat.

Aprobarea
Validarea documentelor sistemului de management integrat calitate-mediu-sanatate
si securitate ocupationala in cadrul societatii se face de catre Administrator.
Aprobarea se face pe pagina de garda, data aprobarii fiind si data intrarii in vigoare
a documentelor. Verificarea documentelor se face tot de catre Administrator.

Difuzarea si utilizarea
Lista de difuzare si difuzarea se face de catre Responsabilul sistemului de
management integrat calitate-mediu-sanatate si securitate ocupationala. Verificarea acestui
proces se evalueaza prin audituri interne efectuate de catre Responsabilul sistemului de
management integrat calitate-mediu-sanatate si securitate ocupationala, audituri aprobate
de catre Administrator si cuprinse in Programul anual de audit cod FS-03-01.
Dupa efectuarea procesului de audit se fac modificari, modificari transmise de RSMI
tuturor departamentelor, conform listei de difuzare.
Difuzarea se face dupa ce in prealabil a fost retrasa editia / revizia perimata (cand
este cazul).
Intreg personalul societatii trebuie sa foloseasca documentele in vigoare. Fiecare
document are identificata revizia, editia si data intrarii in vigoare – data aprobarii.
RSMI intocmeste si actualizeaza lista tuturor documentelor in vigoare. Se
intocmeste un dosar cu toate formularele in vigoare si dosar separat cu cele perimate
(retrase)pentru a preveni utilizarea neintentionata a acestora ( se aplica pe documente
stampila de RETRAS); dupa perioada de arhivare stabilita de organizatie, documentele
SMI, se distrug.
RSMI distribuie la punctele de utilizare documentele in vigoare si verifica permanent
ca acestea sunt disponibile.
RSMI se asigura prin controale ca documentele de provenienta externa determinate
de organizatie ca fiind necesare pentru planificarea si operarea sistemului de management
integrat calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala sunt identificate si distribuite
controlat/insusite de personalul de executie.

Codificarea
Codificarea tuturor documentelor se face de catre RSMI dupa cum urmeaza:
SMI – sistem de management integrat calitate-mediu-sanatate si securitate
ocupationala;
RSMI – responsabilul sistemului de management integrat calitate-mediu - sanatate
si securitate ocupationala;
MMI – Manual Integrat Calitate-Mediu-SSO;
PSMI-xx – procedura de sistem integrat;
POMQ-xx – procedura operationala de management al calitatii;
POMM-xx – procedura operationala de management de mediu;
POMSSO-xx - procedura operationala de management de sanatate si securitate
ocupationala;
Cod : PSMI-01
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT
CALITATE – MEDIU – SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 8 / 10
CONTROLUL DOCUMENTELOR
-

IL-xx – instructiune de lucru, numarul;


ILM-xx – instructiune de lucru de mediu, numarul ;
PLM-xx – procedura de lucru de mediu, numarul 
PTE-xx – procedura tehnica de executie, numarul ;
FS-yy-xx – formularul numarul xx generat de procedura de sistem de management
integrat calitate-mediu - sanatate si securitate ocupationala yy;
FM-yy-xx – formularul numarul xx generat de procedura operationala de mediu yy;
FQ-yy-xx – formularul numarul xx generat de procedura operationala de calitate yy ;
FSSO-yy-xx – formularul numarul xx generat de procedura operationala de sanatate
si securitate ocupationala yy;
R-xx – registrul numarul xx.
C-xx – chestionarul xx.

Revizuirea
Revizuirea documentelor se face in urmatoarele conditii:
- cel putin o data pe an;
- aparitia unor probleme repetate ce survin in functionarea SMI;
- propuneri ale personalului implicat in aplicarea procedurilor;
- modificarea substantiala a sistemului organizational al S.C. 3G LOGISTIC &
MERCHANDISING S.R.L.;
- analize efectuate de management (AEM);
- schimbari ale standardelor de referinta;
- in urma auditurilor interne de la furnizori sau parti interesate;
- atunci cand RSMI considera necesar.
Editarea documentelor, ca urmare a unor modificari se poate face pagina cu pagina,
trecandu-se la revizie / editie noua, numai pentru pagina respectiva. In acest caz se va face
retragerea paginii de garda si a paginilor revizuite si se difuzeaza noua pagina de garda si
pagina revizuita.
Evidentierea modificarilor fata de editia / revizia precedenta se face prin scrierea cu
litere italice. Aceste modificari sunt evidentiate in lista de control a reviziilor. Trecerea la o
noua revizie se face atunci cand modificarile proiectate cuprind mai mult de 20% din
numarul de subcapitole. Trecerea la o editie noua se face dupa 3 revizii sau in cazul
schimbarii standardului de referinta.
Elaborarea, verificarea si aprobarea se face de catre aceleasi functii care au
elaborat, verificat si aprobat editiile / reviziile precedente.
In cazul difuzarii si modificarii sau retragerii la terti, persoane straine (clienti,
organisme de certificare, autoritati) au acces la aceste documente doar cu acordul scris al
conducerii.
Procedurile de sistem, operationale, instructiunile de lucru, instructiunile de lucru de
mediu, procedurile de lucru de mediu si procedurile tehnice de executie, se emit, se
pastreaza si se arhiveaza conform acestei proceduri.
Pastrarea documentelor in cadrul departamentelor se face in conditii de siguranta
deplina pentru evitarea deteriorarii, pierderii si violarii confidentialitatii acestora. Intregul
personal are acces la documentele sistemului de management integrat calitate-mediu-
sanatate si securitate ocupationala.

Retragerea
Cod : PSMI-01
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT
CALITATE – MEDIU – SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 9 / 10
CONTROLUL DOCUMENTELOR
-

Retragerea documentelor se face in mod obligatoriu inaintea difuzarii unor noi


documente care le inlocuiesc pe cele originale. Retragerea se face pe baza listei de
retragere intocmita si difuzata de RSMI.

Arhivarea si distrugerea
Documentele se arhiveaza tinand cont de Lista documentelor in vigoare aferente
sistemului de management integrat calitate – mediu – sanatate si securitate
ocupationala cod FS-01-03 si de Lista inregistrarilor de calitate, mediu, sanatate si
securitate ocupationala cod FS-02-01.
Exemplarele retrase se distrug in cadrul organizatiei controlat.

6 ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI

6.1. Administrator
- aproba toate documentele sistemului de management integrat calitate – mediu –
sanatate si securitate ocupationala;
- imputerniceste RSMI cu elaborarea, mentinerea si retragerea tuturor
documentelor emise in cadrul societatii;
- aproba masurile de imbunatatire a sistemului de management integrat calitate-
mediu-sanatate si securitate ocupationala, in urma auditurilor interne si a
analizelor efectuate de management.
- aproba resursele necesare functionarii optime a SMI din cadrul societatii.

6.2. Directorul Economic


- aproba si implementeaza documentele sistemului de management integrat
calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala aferente departamentelor
din subordine si asigura resursele necesare functionarii optime a SMI;
- propune aprobarii Administratorului toate formularele de sistem de management
integrat calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala care circula in
cadrul departamentelor din subordine si urmareste aplicarea acestora conform
SMI ;
- verifica documentele din punct de vedere al aplicabilitatii lor in sfera de
activitate;
- propune masuri de imbunatatire a sistemului in urma auditurilor interne si a
analizei efectuate de management;
participa la analizele efectuate de management si impreuna cu managementul
aproba acordarea resurselor necesare realizarii masurilor de mentinere si
imbunatatire a SMI;
6.3. Responsabilul sistemului de management integrat calitate – mediu –
sanatate si securitate ocupationala – RSMI
- intocmeste si difuzeaza documentele SMI;
- propune aprobarii Administratorului toate formularele care circula in cadrul
departamentelor/serviciilor societatii. In cazul constatarii aparitiei si folosirii altor
Cod : PSMI-01
PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT
CALITATE – MEDIU – SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 10 / 10
CONTROLUL DOCUMENTELOR
10 -

formulare, informeaza Administratorului si ia masuri de aducere in situatia


conforma prin retragerea documentelor sistemului de management integrat
calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala;
- este responsabil cu retragerea tuturor documentelor perimate;
- intocmeste si actualizeaza listele documentelor in vigoare;
- verifica documentele din punct de vedere al corectitudinii, lizibilitatii si conditiilor
de pastrare;
- propune Administratorului masuri de imbunatatire a sistemului de management
integrat calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala in urma auditurilor
interne;
- se asigura prin controale ca documentele de provenienta externa determinate de
organizatie ca fiind necesare pentru planificarea si operarea sistemului de
management integrat calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala sunt
identificate si distribuite controlat/insusite de personalul de executie.

6.4. Toate departamentele societatii


- aplica documentele aferente de sistem de management integrat calitate- mediu -
sanatate si securitate ocupationala si au obligatia de indeplinire a obiectivelor
generale si specifice aplicabile, din politica de sistem de management integrat
calitate – mediu – sanatate si securitate ocupationala.

7. ANEXE SI INREGISTRARI

Inregistrarile se efectueaza de catre toate compartimentele in conformitate cu


procedura Controlul inregistrarilor cod PSMI-02, ed. 4, rev. 0.

Anexa 1 - Lista documentelor SMI in vigoare (manual, proceduri de sistem,


proceduri operationale) cod FS-01-01
Anexa 2 - Lista documentelor SMI in vigoare (formulare, registre, chestionare)
cod FS-01-02
Anexa 3 - Pagina de garda, Lista de difuzare, Lista modificarilor, Cuprins cod F- 01
Anexa 4 - Lista documentelor in vigoare aferente sistemului de management integrat
calitate – mediu – securitate si sanatate ocupationala cod FS-01-03