PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-02

CALITATE-MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1

OCUPATIONALA Revizia: 0
CONTROLUL INREGISTRARILOR Page 1 / 10

CONTROLUL INREGISTRARILOR

Data: 22.02.2018

APROBAT
ADMINISTRATOR

Elaborat Verificat
Numele si prenumele RSMI: RM:
Semnatura
Data 22.02.2018
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-02
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
CONTROLUL INREGISTRARILOR Page 2 / 10

LISTA DE DIFUZARE
Nr. Destinatarul documentului Revizia Exemplar Data Semnatura
crt.
1 Administrator 0 1
2 Director Tehnic 0 2
3 Director Economic 0 3
Compartiment Calitate-Mediu-SSO/
4 0 4
RSMI
5 AQ / CQ 0 5
6 Compartiment Juridic 0 6
Compartiment Securitate si sanatate in
7 0 7
Munca
8 Aprovizionare 0 8
9 Marketing Ofertare Contractare 0 9
10 Sector Operativ 0 10
11 Organism de Certificare 0 11
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-02
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
CONTROLUL INREGISTRARILOR Page 3 / 10

LISTA DE CONTROL A REVIZIILOR

Localizarea CONTINUTUL MODIFICARII E V A
Revizia modificării Nume/ Semnatura Observatii
rev/cap/pag
0 1 …7 Elaborare iniţială
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-02
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
CONTROLUL INREGISTRARILOR Page 4 / 10

Cuprins Pagina

1. SCOP 5
2. DOMENIU 5
3. DOCUMENTE DE REFERINTA 5
4. DEFINIŢII ŞI PRESCURTARI 5
5. PROCEDURA 5
6. ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI 9
7. ANEXE SI INREGISTRARI 10
Anexa 1 – Lista inregistrarilor de calitate, mediu, sanatate si securitate
ocupationala cod FS-02-01
Anexa 2 – Registru intrari-iesiri cod R-01
Anexa 3 – Lista procedurilor de sistem integrat calitate-mediu-sanatate si
securitate ocupationala cod FS-02-02
Anexa 4 – Lista procedurilor operationale de calitate cod FS-02-03
Anexa 5 – Lista procedurilor operationale de mediu cod FS-02-04
Anexa 6 – Lista procedurilor operationale de sanatate si securitate
ocupationala cod FS-02-05
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-02
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
CONTROLUL INREGISTRARILOR Page 5 / 10

1 SCOP
Prezenta procedura are drept scop definirea controalelor necesare pentru
aplicarea in cadrul societatii, a unui sistem de identificare, depozitare, protejare, regasire,
stabilire durata de pastrare si eliminare a inregistrarilor.
Inregistrarile trebuie sa ramana lizibile, identificabile si regasibile cu usurinta.
Inregistrarile stabilite trebuie sa furnizeze dovezi ale conformitatii cu cerintele functionarii
eficace a SMI care trebuie tinute sub control de organizatie.
Prin aceasta se poate dovedi clientilor societatii functionarea sistemului de
management integrat calitate-mediu-sanatate si securitate ocupationala si faptul ca toate
inregistrarile facute privind calitatea, mediul, sanatatea si securitatea ocupationala sunt
corect dirijate in cadrul societatii, potrivit reglementarilor si cerintelor standardelor de
referinta adoptate de organizatie.

2 DOMENIU
Domeniul de referinta cuprinde toate documentele ce se refera la principalele
activitati ale firmei.

3 DEFINITII SI PRESCURTARI
Definitiile si abrevierile sunt mentionate in Manual Integrat Calitate – Mediu –
Sanatate si Securitate Ocupationala – cod MMI – 01, ed. 01, rev. 0.

4 DOCUMENTE DE REFERINTA
SR EN ISO 9001: 2015 – Sisteme de management al calitatii – Cerinte.
SR EN ISO 9000:2015 – Managementul calitatii si asigurarea calitatii. Vocabular.
SR EN ISO 9004:2015 – Sistem de management al calitatii. Linii directoare pentru
îmbunătăţirea performanţelor.
SR EN ISO 14001:2015 – Sisteme de management de mediu – Specificatii si ghid de
utilizare.
ISO 14050:2002 – Management de mediu. Vocabular.
SR OHSAS 18001:2008 – Sisteme de management al sanatatii si securitatii
ocupationale. Cerinte;
OHSAS 18002:2004 – Document international referitor la indrumari pentru
implementarea sso, recomanda in plus si consultarea standardului britanic BS 8800;
Legea nr. 16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Nationale, modificata si completata cu
Legea 358 din 6 iunie 2002.

5 PROCEDURA
Inregistrarile de calitate, mediu, sanatate si securitate ocupationala cuprind
inregistrari specifice calitatii, specifice de mediu, precum si inregistrari specifice de
sanatate si securitate ocupationala Lista inregistrarilor de calitate, mediu, sanatate si
securitate ocupationala cod FS-02-01 – Anexa 1.
Procedurile aferente sistemului de management integrat calitate-mediu- sanatate
si securitate sunt evidentiate in Lista procedurilor de sistem integrat calitate-mediu-
sanatate si securitate ocupationala cod FS-02-02 – Anexa 3.
Procedurile operationale de calitate elaborate in organizatie sunt cuprinse in Lista
procedurilor operationale de calitate cod FS-02-03 – Anexa 4
Procedurile operationale de mediu elaborate in organizatie sunt cuprinse in Lista
procedurilor operationale de mediu cod FS-02-04 – Anexa 5.
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-02
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
CONTROLUL INREGISTRARILOR Page 6 / 10

Procedurile operationale de sanatate si securitate ocupationala elaborate in

organizatie sunt cuprinse in Lista procedurilor operationale de sanatate si securitate
ocupationala cod FS-02-05 – Anexa 6.
Inregistrarile aferente sistemului de management al calitatii sunt:
 Fisa de analiza a ofertei/contractului/comenzii cod FQ-01-01
 Registrul de oferte cod FQ-01-02
 Registrul de contracte cod FQ-01-03
 Registrul de tratare a reclamatiilor cod FQ-02-01
 Chestionar de satisfactie clienti cod FQ-02-02
 Analiza satisfactei clientilor cod FQ-02-03
 Criterii de evaluare furnizori cod FQ-03-01
 Comanda de produse\materiale cod FQ-03-02
 Registru evidenta comenzii/contracte aprovizionare cod FQ-03-03
- Lista procedurilor operationale de management al calitatii cod FQ-04-01
- Lista instructiunilor de lucru; a procedurilor tehnice de executie cod FQ-04-02
 Procesele sistemului de management al calitatii cod FQ-04-03
 Proces verbal de receptie a autovehiculului / echipamentului cod FQ-05-01
 Fisa de evidenta a autovehiculului/echipamentului cod FQ-05-02
 Fisa individuala a autovehiculului/echipamentului cod FQ-05-03
 Lista utilajelor si echipamentelor din dotare / DMM cod FQ-05-04
 Fisa utilaj cod FQ-05-05

Inregistrarile aferente sistemului de management de mediu sunt:

 Etapele identificarii aspectelor de mediu si realizarii PMM cu masuri de sso
 Fisa de observatii cod FM-01-01
 Program de management de mediu cu masuri de sso cod PMM-01
 Lista aspectelor de mediu cod LAM-01
 Lista legislatiei / reglementarilor in vigoare de mediu si sso cod FM-02-01
 Organigrama
 Plan de masuri cod FM-03-01
 Raport anual de mediu privind evaluarea performantei de mediu a organizatiei cod
FM-03-02
 Lista situatiilor de urgenta cod FM-04-01
 Plan de prevenire a situatiei de urgenta si capacitate de raspuns cod FM-04-02
 Lista personal de interventie in situatii de urgenta si Lista mijloace de interventie in
situatii de urgenta cod FM-04-03
 Schema de comunicare in cazul accidentelor, poluarilor si situatiilor de urgenta cod
FM-04-04
 Program anual de planificare a simularilor pentru situatii de urgenta si capacitate de
raspuns cod FM-04-05
 Proces verbal privind situatia de urgenta cod FM-04-06
 Raport de verificare a capacitatii de raspuns in cazul situatiilor de urgenta cod FM-04-07
 Plan de interventie in caz de poluare accidentala cod FM-04-08
 Consumul de resurse cod FM-05-01
 Program de monitorizare a factorilor de mediu cod FM-05-02
 Evidenta gestiunii deseurilor cod FM-06-01
 Stocarea provizorie cod FM-06-02
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-02
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
CONTROLUL INREGISTRARILOR Page 7 / 10

 Tratarea şi transportul deşeurilor FM-06-03

 Valorificarea deseurilor, Eliminarea deseurilor cod FM-06-04
Registru de evidenta a gestiunii deseurilor cod FM-06-05
 Programe de actiuni, masuri pentru prevenirea si / sau limitare a impactului asupra
mediului, prevenirii aparitiei riscurilor de accidentare si imbolnavire profesionala
cod FM-07-01
 Cheltuieli pentru realizarea actiunilor si masurilor de mediu si de sso cod FM-07-02
 Stadiul realizării măsurilor din planul de acţiune cod FM-07-03
 Etapele obtinerii Autorizatiei de Mediu pentru activitatile cu impact semnificativ
 Situatia Autorizatiilor /Acordurilor de Mediu la nivelul societatii cod FM-09-01
 Acord/acord integrat de mediu cod FM-09-02

Inregistrarile aferente sistemului de management de sanatate si securitate

ocupationala sunt:
 Fisa de evaluare loc de munca cod FSSO-01-01
 Fisa masuri prevenire cod FSSO-01-02
 Fisa descriere loc de munca cod FSSO-01-03
 Raport de analiza-Proces-Verbal cod FS-04-02
 Lista pericole (factori de risc) pentru organizatie cod FSSO-01-05
 P.V. al analizei efectuate de management cod FS-04-02
 Proces Verbal al sedintei de SSM cod FS-04-01
 Note de Inspectie cod FSSO-02-02
 Declaratie martor cod FSSO-02-03
 Declaratie accidentat cod FSSO-02-04
 Registru accidente cod FSSO-02-05
Chestionar consultare angajaţi, cod FSSO -03-01
Registrul de evidenţă boli profesionale, cod FSSO -03-02
Fişele de evaluare loc de munca cod FSSO-01-01
Lista pericole (factori de risc ) pentru organizatie - cod FSSO-01-05
Situaţia accidentaţilor care şi-au încheiat perioada de ITM cod FSSO-05-01
Raport de incidente, acţiuni corective/acţiuni preventive cod FSSO-05-02
F.I.A.M. cod FSSO-05-03

Inregistrarile aferente sistemului de management integrat (corespunzatoare procedurilor

de sistem ) calitate-mediu- sanatate si securitate ocupationala sunt:
 Documente SMI in vigoare cod FS-01-01
 Formulare, chestionare si registre in vigoare cod FS-01-02
 Pagina de garda, lista de difuzare, lista de control a reviziilor, cuprins cod FS-01
 Lista inregistrarilor de calitate si mediu cod FS-02-01
 Registrul de intrari / iesiri cod R-01
Lista procedurilor de sistem integrat calitate-mediu- sanatate si securitate ocupationala
cod FS-02-02
 Lista procedurilor operationale de calitate cod FS-02-03
 Lista procedurilor operationale de mediu cod FS-02-04
 Lista procedurilor operationale de sanatate si securitate ocupationala cod FS-02-05
 Programul anual de audit intern cod FS-03-01
 Plan de audit cod FS-03-02
 Chestionare de audit de calitate, de mediu si sso cod FS-03-03 A,B,C
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-02
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
CONTROLUL INREGISTRARILOR Page 8 / 10

 Raport de audit cod FS-03-04

 Raport de neconformitate cod FS-06-01
 Agenda de analiza cod FS-04-01
 Proces verbal cod FS-04-02
 Necesar de instruire cod FS-05-01
 Program anual de instruire cod FS-05-02
 Proces verbal de instruire cod FS-05-03
 Fisa postului cod FS-05-04-01
 Formular de instruire pentru angajati noi cod FS-05-04-02
 Formular evaluare competenta angajati noi cod FS-05-04-03
 Fisa individuala de apreciere anuala pentru functii de conducere cod FS-05-04-04
 Fisa individuala de apreciere anuala pentru functii de executie cod FS-05-04-05
 Program de evaluare a competentei angajatilor cod FS-05-04-06
 Plan de instruire angajati cod FS-05-04-07
 Formular de confirmare a instruirii cod FS-05-04-08
 Fisa de pontaj cod FS-05-04-09
 Convocator cod FS-05-04-10
 Raport de neconformitate cod FS-06-01
 Registrul de neconformitati cod R-02
 Registrul de tratare a reclamatiilor cod R-03

5.1. Inregistrari aferente instructiunilor

Conform instructiunilor tehnice si altor reglementari, se indica modul de intocmire
al inregistrarilor, forma acestora, identificarea, depozitarea, protejarea, regasirea, durata
de pastrare (arhivare) si eliminarea acestor inregistrari.
In cadrul fiecarui compartiment se numeste un responsabil cu intocmirea si
pastrarea documentelor. Sefii de compartimente urmaresc intocmirea lor corecta si
dispun responsabililor numiti distribuirea sau arhivarea lor.
Periodic se fac verificari de catre RSMI in ceea ce priveste oportunitatea
modificarilor si modul lor de pastrare. In cazul aparitiei de neconformitati se procedeaza la
identificarea cauzelor si luarea de masuri, informand si Administratorul asupra celor
constatate.
Toate documentele ce privesc calitatea, mediul si sanatatea si securitatea
ocupationala se inregistreaza intr-un registru care este tinut de catre RSMI - care va avea
grija ca in acesta sa se indice emitentul, codul sau identificarea documentului si numarul
de exemplare emise.
Termenele de pastrare / arhivare se stabilesc de catre reprezentantul
managementului, daca nu exista reglementari in domeniu.

5.2 Inregistrari aferente sistemului de management integrat calitate-mediu-

sanatate si securitate ocupationala
Principalele documente care privesc sistemul de management integrat calitate –
mediu – sanatate si securitate ocupationala sunt: Manual Integrat Calitate-Mediu-SSO
cod MMI-04, ed. 4, rev. 0, precum si Procedurile de Sistem de Management Integrat -
PSMI si Procedurile Operationale de Management al Calitatii – POMQ, Procedurile
Operationale de Management de Mediu – POMM si Procedurile Operationale de
Management al Sanatatii si Securitatii Ocupationale – POMSSO ale societatii.
Acestea se pastreaza de catre Responsabilul de Sistem de Management Integrat.
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-02
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
CONTROLUL INREGISTRARILOR Page 9 / 10

In lista de distribuire se inscriu persoanele carora li s-a distribuit, data difuzarii si

semnatura de primire.
RSMI va verifica periodic existenta si modul de pastrare al documentului. In cazul
pierderii sau instrainarii unui exemplar se vor lua masuri de inlocuire a acestui document
si sanctionare a celor vinovati. De asemenea in cazul retragerii sau modificarii unor parti
din manuale si proceduri, acestea se vor consemna in formulare care se pastreaza tot de
catre Responsabilul sistemului de mangement integrat calitate – mediu – sanatate si
securitate ocupationala.
Administratorul se va informa periodic despre modul cum se gestioneaza acestea
si va dispune masurile ce le considera de cuviinta daca va constata abateri.
Documentele de calitate, mediu si sanatate si securitate ocupationala se revizuiesc
periodic in urma analizelor efectuate de management. Aceste documente se pastreaza
maxim 3 ani si se arhiveaza pe o perioada de 5 ani.

5.3. Alte inregistrari

Celelalte documente care circula in cadrul societatii sau la terti se inregistreaza in
Registrul de intrari-iesiri cod R-01 al firmei, ce se pastreaza la secretariat de catre o
persona desemnata de conducere. Se vor specifica in condica numarul de ordine,
emitentul, data inregistrarii, observatii, iar dupa luarea la cunostinta de catre
Administrator, locul sau persoana unde este distribuit sau arhivat.
Termenul de pastrare si arhivare pentru exemplarele tipizate este prevazut in
Legea nr. 16 din 2 aprilie 1996 Legea Arhivelor Nationale, modificata si completata cu
Legea 358 din 6 iunie 2002. Pentru restul exemplarelor retrase, termenul de pastrare este
de 3 ani.

6. ATRIBUTII SI RESPONSABILITATI

2.1. Administrator
- primeste documente de la terti si daca se refera la calitate, mediu si sanatate si
securitate ocupationala le distribuie conform prezentei proceduri;
- verifica prin mijloace proprii, prin sondaj sau prin cele puse la indemana de
sistemul de management integrat calitate – mediu – sanatate si securitate
ocupationala, conformitatea intre dispozitiile prezentei proceduri si situatia de
fapt;
- se preocupa de restrangerea documentelor, eliminarea celor care se suprapun
dispunand celor responsabili masurile necesare;
- dispun regimul de accesibilitate si disponibilitate al unor documente prin
intermediul RSMI.

6.2. Directorul Economic

- asigura mijloacele financiare necesare desfasurarii normale a activitatilor de
procesare si arhivare a inregistrarilor.

6.3 Responsabilul sistemului de management integrat calitate – mediu –

sanatate si securitate ocupationala - RSMI
- propune Administratorului schimbarea formularelor, retragerea celor vechi si
instruieste personalul in ceea ce priveste intocmirea si transmiterea noilor
documente;
- propune spre aprobare Administratorului masuri de restrangere a documentelor
precum si accesibilitatea si disponibilitatea lor;
 PROCEDURA DE SISTEM INTEGRAT Cod : PSMI-02
CALITATE-MEDIU-SANATATE SI SECURITATE Editia: 1
OCUPATIONALA Revizia: 0
Page 10 / 10
CONTROLUL INREGISTRARILOR -

- stabileste masuri de respectare a duratei de pastrare si de predare a

documentelor catre beneficiar.

6.4. Toate compartimentele societatii

- emit documente referitoare la calitate, mediu, sanatate si securitate
ocupationala conform instructiunilor si altor acte normative;
- sefii compartimentelor numesc persoane care sa identifice, arhiveze sau sa
distruga documentele conform procedurilor;
- primesc documente referitoare la calitate, mediu, sanatate si securitate
ocupationala de la celelalte compartimente sau de la conducere in vederea
conformarii cu prezenta procedura.
- in cazul in care se intocmesc sau se primesc documente de la terti care
angajeaza firma, acestea se prezinta Administratorului, care urmeaza sa le
difuzeze celor interesati.

7 ANEXE SI INREGISTRARI
Anexa 1 – Lista inregistrarilor de calitate, mediu, sanatate si securitate ocupationala
cod FS-02-01
Anexa 2 – Registru intrari-iesiri cod R-01
Anexa 3 – Lista procedurilor de sistem integrat calitate-mediu-sanatate si securitate
ocupationala cod FS-02-02
Anexa 4 – Lista procedurilor operationale de calitate cod FS-02-03
Anexa 5 – Lista procedurilor operationale de mediu cod FS-02-04
Anexa 6 – Lista procedurilor operationale de sanatate si securitate ocupationala
cod FS-02-05