2.

GESTIÓN DE PROYECTO

Proyecto es una operación con principio y final, para hacer frente a AMENAZAS Y
OPORTUNIDADES, que busca alcanzar las metas establecidas dentro de unos
OBJETIVOS de:

 COSTE
 TIEMPO
 CALIDAD
 SEGURIDAD

 Coste: que vendrá definido por el presupuesto económico. Se busca ejecutar el

proyecto por el importe económico presupuestado.
 Tiempo: que definirá la planificación de tiempos. Se busca terminar el proyecto en
la fecha prevista. Olympic London Stadium
 Calidad: definida por las especificaciones técnicas establecidas. Se busca que las
calidades finales obtenidas se ajusten a lo especificado. Sincrotró ALBA LHC
(Large Hadron Collider)
 Seguridad: especialmente en proyectos que comporten obras, evitar daños a
trabajadores y equipo de proyecto.

 Tanto el coste como el tiempo resultan factores críticos y de control constante a lo

largo de la ejecución del proyecto.
 El factor calidad resulta ser conflictivo al final de la ejecución del proyecto (cuando
va a resultar más complicado introducir correcciones y las soluciones van a ser más
difíciles de implantar). Suele estar afectado de forma inversa por los dos primeros
factores.

1
 Para evitar que la calidad de la ejecución no alcance lo planificado, hay que hacer
también un seguimiento exhaustivo de este factor en todas las fases del proyecto.
 Eliminar o mitigar los riesgos personales, requiere estar comprometido y concienciar
a todo el equipo humano. Es un objetivo irrenunciable.

2.2. La Innovación

 Mundo Volátil:
- Web 2.0, 2.5 a 3.0 redes sociales, apps, blogs, etc.
- Smartphones, tablets, consolas, TV interactiva, etc
 Innovar, investigar, desarrollar, … copiar in extremis si llega el caso
 I + D + i o Ejemplos: o Nespresso: Lavazza, Marcilla,…
 Ejemplos: o Nespresso: Lavazza, Marcilla,…
- Fast Pass Disney, Universal Express
- Amazon e imitadores: venta por internet

La innovación persigue ventajas competitivas por medio de un hecho / atributo

diferencial.

 Desarrollo de capacidades
 ¿cómo llegar?
- A través de know how propio o externo
- Competencia
- Ferias y Convenciones sectoriales
- Proveedores
- Clientes: atención a la post venta!!!!
- Empleados
- Grupos de trabajo específicos
- Aplicación de tecnología
- Tendencias del mercado

2
Para Innovar, se precisa una estructura organizativa, metodología y una porción
de creatividad. Se añade valor al cliente y a la empresa, el fruto será el éxito.

La Innovación no se improvisa

 Cultura de Innovación: ¿¿Hoy vamos a innovar!?? Renovación continua

 Dirección de la empresa comprometida: Liderazgo
 Formación
 Project Champion o Patrocinador
 Transversalidad
 Insight
 Marcar Objetivos
 Hoja de ruta: no tenemos todo el tiempo del mundo!
 Cuidado con el día a día, nos puede hacer perder el horizonte
 Resultados. Pocos errores
 Mirada en el futuro pero tocando el presente
 Contrataremos Consultores y Asistencias, si no llegamos
 No vale todo: Austeridad Presupuestaria

3
Colorario

 La Innovación debe ser una estrategia continua, pero para un proyecto concreto se
considera dentro de la fase de definición del mismo
 Nuestro mundo es cambiante, los mercados también
 Una empresa, un negocio siempre debe adaptarse al mercado
 No se puede ser egocéntrico
 Innovamos o el futuro será incierto. El presente es efímero
 Un competidor está esperando a que bajemos la guardia
 Una organización sin ideas está destinada al fracaso
 El futuro depende de nosotros, … casi siempre

2.3. Fases de un proyecto

4
Definición

1. Amenazas y oportunidades.
2. Respuesta.
3. Objetivo.
4. Resultados fundamentales y deseables.
5. Financiación
6. Líneas de acción.
7. Evaluación.
- Estudio de mercado
- Prueba piloto
- Simulación
8. Lista priorizada: Selección

 Esta fase del proyecto se desarrolla en un nivel estratégico de la empresa.

 La decisión de impulsar un proyecto suele ser para dar respuesta a amenazas u
oportunidades de la empresa. Por ejemplo, dando respuesta a acciones
emprendidas por la competencia o haciendo crecer el volumen de negocio
aprovechando el crecimiento de un mercado.
 Para dar una respuesta adecuada a estas amenazas u oportunidades, es crítica la
definición clara del objetivo que se quiere alcanzar.

Proyectos singulares Proyectos Operativos

• Business Plan • CapEx (Capital Expenditure)
• Plurianuales • Dentro del año
• Estrategia: mercado • Necesidades departamentales
• Organización compleja • Organización sencilla
• Pocos • Muchos

5
 A partir del objetivo, se tienen que estimar los resultados. Esta estimación tiene que
ser tan real como sea posible para evitar crear falsas expectativas y frustración
(estrategia expansionista), y/o desarrollar un proyecto demasiado conservador que
resulte escaso poco tiempo después de su inauguración (estrategia conservadora).
 Corresponde al nivel estratégico la determinación de las fuentes de financiación
(recursos propios, búsqueda de socios, capital ajeno) del proyecto, que tendrá en
cuenta la previsión de amortización de las inversiones que se quieren realizar.
 A nivel estratégico, también se propondrán varias líneas de acción (alternativas) que
serán valoradas para estimar la relación entre costes (de proyecto y de explotación)
y beneficios (directos e indirectos: merchandising, sinergias, etc).
 Con toda la información recopilada se tomará la decisión que mejor respuesta dé a
las necesidades y objetivos buscados: Selección
 Criterios de Selección: Cuantitativos / Cualitativos

Cuantitativo:
 Desvío cero: tanto dinero tantos proyectos. Se precisa lista con prioridades
 Criterio financiero: Recuperación y rentabilidad
 Dificultad de Marketing, Producción y Financiación
Cualitativo: DAFO/SWOT
 Analiza el entorno de la empresa en busca de Oportunidades y amenazas o
Riesgos.
 Analiza el interior de la empresa en busca de Puntos Fuertes y Puntos Débiles.
 Se cruzan y obtienen consecuencias.

Planificación

 El resultado de la planificación del cumplimiento de los objetivos es la

ESPECIFICACIÓN TÉCNICA DE PROYECTO y en general el CUERPO DEL
PROYECTO.
 El resultado de la planificación del coste es el PRESUPUESTO ECONÓMICO.
 El resultado de la planificación del tiempo es la PLANIFICACIÓN DE TIEMPOS.
 El resultado de la planificación de la calidad es el PLAN DE CALIDAD
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 El Estudio y el Plan de Seguridad velan por la integridad de las personas
Planificación del coste:

- Presupuesto económico detallado por partidas: A la hora de iniciar el desarrollo de

un proyecto se ha de disponer de un presupuesto detallado por partidas, que
contemplará y distribuirá todos los gastos previstos.
- La gestión de compras: (tanto de mano de obra como de materiales y equipos) se
ajustará a lo dispuesto en el presupuesto económico.
- También para esta parte del proyecto se tendrán en cuenta posibles desviaciones
utilizando técnicas probabilísticas.
- Dependiendo del tiempo y el detalle de las especificaciones técnicas, podrán
presentarse imprevistos o contingencias.

Modalidades de devengar proyectos.

 Contratación por certificación

 El proyecto contiene un listado de precios
 El proyecto contiene un listado de mediciones
 El proyecto contiene un presupuesto
 Se factura lo que realmente se ha construido
 Los problemas vienen en las unidades de obra no previstas: precios contradictorios

 Contratación llaves en mano

 El proyecto contiene un listado de precios, mediciones y presupuesto como en el
caso anterior
 El contratista se compromete a ejecutar la obra por el precio total acordado
 Los problemas vienen cuando:
 El contratista se ha “pillado los dedos” al ofertar
 El proyecto no está bien definido

7
Planificación de tiempos.

Busca encontrar el camino más corto (camino crítico) para completar el proyecto (si se
ha predefinido, siempre dentro de la fecha prevista de finalización).
Para ello, se descompondrá el proyecto en actividades (entendiendo actividad como la
ejecución de una tarea con una serie de recursos humanos y materiales) y se
determinará para cada una de ellas su duración (característica fundamental de una
actividad).

Dado el importante número de situaciones imponderables que pueden afectar al

desarrollo previsto de un proyecto, es bueno introducir aspectos de incertidumbre y
márgenes probabilísticos.
Para cada tarea o elemento en que se subdividirá el proyecto, se calcularán
estimaciones de las desviaciones posibles respecto de las fechas de finalización de
trabajos.
La planificación de tiempos influye directamente sobre los costes. Se definirá la
duración normal como aquella en la que el coste es óptimo en relación al tiempo de
ejecución del proyecto; los costes directos disminuyen en función de la duración y los
costes indirectos aumentan.

8
 El objetivo de la planificación de tiempos es buscar el camino más corto,
minimizando los tiempos muertos entre actividades sucesivas.

 Fases:
- Determinar duración de cada actividad
• Modelo determinístico
• Introduciendo factores aleatorios.
- Secuencia de actividades:
• Antes
• Después
• Simultáneas.
- Determinar para cada actividad el tiempo más pronto y el tiempo más tarde.

Planificación de la calidad.

Plan de Calidades Busca asegurar que el resultado final del proyecto funcionará de
acuerdo a lo esperado (establecido).

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Para ello, se descompondrá el proyecto en elementos que se desarrollarán
independientemente pero teniendo en cuentas sus interrelaciones, y, se elaborarán
especificaciones y requisiciones de todos los elementos.
Además de las calidades objetivo, habrá que tener en cuenta las normativas de
aplicación, tanto para los aspectos técnicos como para los de funcionamiento de las
instalaciones (Manipulación y tratamiento de Energías, Prevención de Riesgos
Laborales, Emergencias, Instalaciones de uso público, etc).

Ejecución.

 Herramientas de seguimiento.
• Diagramas de identificación de puntos de control
• Diagramas de control de proyectos
• Diagramas de eventos
• Diagramas de control presupuestario
 Supervisión de la ejecución.
• Inspecciones
• Revisiones periódicas de documentos
• Ensayos y comprobaciones
• Auditorías
 Medidas correctoras.

 Tomando como punto de partida las herramientas de planificación, se puede hacer

el seguimiento de la ejecución de un proyecto.
 Es en la fase de ejecución cuando aparecerán las dificultades para el cumplimiento
de los plazos de tiempo y del presupuesto económico.
 Estas dificultades pueden desembocar en un resultado insatisfactorio por lo que
hace al objetivo de calidad, con las que nos encontraremos en la fase de
evaluación.

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La calidad es una meta del proyecto al mismo nivel que el tiempo y los costes. Para
evitar, o al menos reducir a la mínima expresión, estas desviaciones en la calidad, en la
fase de ejecución se harán:
o Inspecciones “in situ”. Supervisión
o Revisiones periódicas de la documentación elaborada para la planificación para
actualizarla en función de las desviaciones (positivas o negativas) que se vayan
produciendo
o Ensayos y comprobaciones, haciendo tests y pruebas de las instalaciones en vacío
o con carga parcial
o Auditorías, con personal que no ha participado en la ejecución, parciales o totales.

Estas herramientas persiguen detectar desviaciones en la fase de ejecución del

proyecto respecto de lo planificado.
Para estas desviaciones (no conformidades) se establecerán medidas correctoras para
re-alinear el proyecto con los objetivos.

Evaluación

Start up: pruebas y puesta en march

 Al igual que en la fase de ejecución, para evaluar las calidades finales se hacen
ensayos y comprobaciones en vacío o a carga parcial.
 Estos ensayos, además de evaluar las calidades, permiten verificar aspectos
relacionados con la próxima explotación de las instalaciones finalizadas para:
• Introducir correcciones de última hora en el resultado final del proyecto, y
• Afinar los procesos de explotación que se hayan definido.

 Se debe disponer de todos los permisos y licencias necesarias antes de operar al

público las instalaciones  El personal de Operaciones tiene que haber sido
formado con anterioridad, conocer el espacio y disponer de procedimientos e
instrucciones de trabajo escritas.

11
 Análisis Post-Mortem

 Una vez ejecutado el proyecto, se evaluarán los resultados teniendo en cuenta:

- La meta propuesta
- los 4 objetivos básicos: tiempo, coste, calidad y seguridad.
 Los errores detectados darán lugar a un plan de trabajo con objetivos tangibles y
que deben resolverse en un corto plazo, pero sobre todo deben servir para mejorar.
 Autocrítica: nos ayudará a mejorar la organización del Project Management.

2.4. Técnicas de planificación de tiempos.

Para planificar, programar y controlar proyectos, a lo largo del s. XX se han definido

muchos métodos o sistemas:
 Gráfico de Gantt. Desde finales de la Segunda Guerra Mundial.
 PERT. Programme Evaluation and Review Technique. Desarrollado por la Marina de
EEUU a finales de los ’50 para construir submarinos nucleares.
 CPM. Critical Path Method. Desarrollado por Du Pont y coetáneo del PERT. Muy
parecido al PERT, lo confundiremos intencionadamente con él desde un punto de
vista docente. Introduce, además del tiempo crítico, la duración de las actividades
para un coste dado. Emplean tiempos de actividades deterministas o constantes. Se
diferencia del PERT en la incidencia que hace en los costes de las partes del
proyecto
 ROY: Método de los Potenciales. Desarrollado en Europa en paralelo al PERT-
CPM. Tiene como ventaja la flexibilidad para simular la interrelación entre las
actividades.
 Parolini. Método del “nuevo algoritmo del PERT”

Todos los métodos para planificar proyectos tienen como trazo común la utilización
de grafos: barras, flechas, conjunto de vértices (o puntos, o nudos) y arcos
(relaciones entre vértices).

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Gráficas de Gantt

 Es un diagrama o gráfico de barras que se usa para representar la ejecución de un

proyecto. Muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un
determinado período de tiempo.
 Tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades que se
realizan coordinadamente. Son de fácil representación y comprensión.
 Cada barra del gráfico simboliza una tarea del proyecto, en el eje horizontal se
representa el tiempo (fechas), en el eje vertical se ordenan las tareas o actividades.
 En el eje de ordenadas se representan las actividades de un proyecto en forma de
barras con la extensión de su duración, teniendo en cuenta precedencias.
 En el eje de abscisas se representa el tiempo.
 A diferencia de los PERT, los Gantt ilustran claramente el solapamiento entre las
diferentes tareas, sin embargo, no muestran demasiado bien la dependencia que
existe entre ellas.

Para desarrollar un Gráfico Gantt:

1. Identificar las tareas (actividades),
2. Determinar los tiempos de ejecución de las distintas tareas,
3. Ordenar las tareas en el tiempo en el eje de ordenadas,
4. Graduar el eje de abscisas con las fechas del proyecto,
5. Determinar las fechas de inicio y fin de cada tarea, y
6. Representar cada tarea con una barra horizontal.

En el transcurso de la ejecución de un proyecto suelen ser muy útiles para

representar y evaluar el avance de los trabajos y compararlos con lo planificado.
Para ello se solapan las barras de planificación de cada tarea con barras de
ejecución reales para cada tarea.

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Método Constructivo:
a) Dibujar los ejes horizontal y vertical.
a) Escribir los nombres de las tareas sobre el eje vertical.
a) Dibujar los bloques correspondientes a las tareas que no tienen predecesoras.
Situarlas de manera que el lado izquierdo de los bloques coincida con el instante cero
del proyecto (su inicio).
a) Dibujar los bloques correspondientes a las tareas que sólo dependen de las tareas
ya introducidas en el diagrama. Se repite este punto hasta haber dibujado todas las
tareas.

 Las dependencias fin-inicio se representan alineando el final del bloque de la tarea

predecesora con el inicio del bloque de la tarea dependiente.

 Las dependencias final-final se representan alineando los finales

de los bloques de las tareas predecesora y dependiente.

 Las dependencias inicio-inicio se representan alineando los inicios de los bloques

de las tareas predecesora y dependiente.

 Los retardos se representan desplazando la tarea dependiente hacia la derecha en

el caso de retardos positivos y hacia la izquierda en el caso de retardos negativos.

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 Los Hitos son puntos singulares, con tiempo 0, que
representan una meta u objetivo parcial.

P.E.R.T. (Program Evaluation and Review Technique)

 Aparece en 1.956 para el proyecto POLARIS (submarinos y misiles nucleares),

desarrollado por la Marina de EEUU., Lockheed & Booz y Allen & Hamilton.
 (Programme Evaluation & Review tecnique). (Técnica para la revisión y evaluación
de programas).
 Se usa en proyectos grandes y complejos (redes)

Condiciones:
- 1 número de sucesos finito
- Sólo 1 suceso inicial y final (unicidad)
- Toda actividad ij sale de un suceso i y llega a otro j, siendo i siempre menor que j
(sucesivo)
- No puede haber 2 actividades que unan los mismos sucesos de inicio y fin
(unívoco)
- Todas las actividades, excepto los sucesos inicial y final, tienen al menos una
actividad precedente y una actividad siguiente

Cuando el cumplimiento de estas condiciones no permite la representación

gráfica, se acude a las actividades ficticias (f), que no consumen ni tiempo ni
recursos y permiten resolver los problemas de dependencia planteados. Se
representa mediante una flecha discontinua.

 Actividad: tarea que consume recursos y cuya característica principal es la

duración. Se representa mediante una flecha o arco, con la notación dij (i es suceso
inicio , j es suceso destino) siendo d la duración. Siempre van hacia la derecha

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 Suceso: es un punto en el tiempo que no consume recursos y que simplemente
indica el final de una actividad y el comienzo de otra. Se representa por un círculo o
nodo dividido en tercios, siendo:
– i es el número del suceso.
– ti es el tiempo más temprano.
– Ti es el más tardío.
 Suceso inicial es un suceso del que sólo salen actividades.
 Suceso final es el suceso al que únicamente llegan actividades.
 Para que comience cualquier actividad del grafo, tendrán que haber finalizado
todas las que llegan al suceso del que es inicio.

 Duración de la actividad (dij) dij=(a+4m+b)/6

 Tiempo más pronto (ti) tj=Máx [ti+dij] con i<j
 Tiempo más tarde (Ti) Ti=mín [Tj-dij] con i<j
 Holgura(Hij) Hij=Tj-ti-dij con i<j. Es el retraso que puede sufrir una actividad sin
afectar a la duración total del proyecto.
 Suceso crítico. ti=Ti. Deben ser seguidos atentamente, pues cualquier retraso
afectará a la duración total del proyecto (diagramas de eventos).
 Actividad crítica: Hij=0
 Camino crítico: el que une las actividades y sucesos críticos y que resulta ser el
más largo posible del grafo.

ROY (Método de los Potenciales):

16
 - Si al inicio del grafo hay más de una actividad sin actividades precedentes se
crea una actividad ficticia de inicio de duración 0.
- Si al final del grafo hay más de una actividad sin actividades siguientes se crea
una actividad ficticia de finalización de duración cero.
Corolario: en un grafo de ROY sólo habrá 1 y sólo 1 actividad inicial, y una y sólo 1
actividad final.

– Tiempo de comienzo más pronto tci=máx (tfi-n)

– Tiempo de finalización más pronto tfi=tci+di
– Tiempo de finalización más tarde Tfi=min (Tci+n)
– Tiempo de comienzo más tarde Tci=Tfi-di
– Holgura Hti=Tci-tci

La Duración de las Actividades:

 Si la duración de las actividades en vez de ser ciertas y conocidas (modelo

determinístico) (CPM) siguen una distribución normalizada (modelo probabilístico)
(PERT), la duración total del proyecto puede verse afectada:
– σ²cc=Σσ²ij. Es decir y aplicando el criterio de prudencia, la varianza del camino crítico
es igual a la suma máxima de las varianzas de los caminos críticos en el caso de que
haya más de uno.
– P(Dp<=x)=P(z<=(x-Dp)/σ); Dp duración media de la actividad.
– P(Dp>x)=1-P(Dp<=x)
– P(x<Dp<=y)=P(Dp<=y)-P(Dp<=x)

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 En este caso, también la informática acude en ayuda de la planificación de tiempos.
 Existen en el mercado numerosos programas que ayudan al gestor de proyectos a
planificar la duración del proyecto. Los más destacados, desarrollados por
Microsoft, son:
- Project.
- Superproject.
 Existe software libre

2.5. El Equipo Humano

- UN POCO DE HISTORIA
- TEORIA DE HERZBERG
- MOTIVACIÓN DE PERSONAS / EQUIPOS
- EL EQUIPO DE PROYECTO

El liberalismo, S XVIII
 Antes: régimen de esclavitud, régimen feudal, gremios, etc. El hombre en un
entorno social
 Legalité, fraternité, egalité: El hombre como individuo

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 Liberalismo económico
 Revolución Industrial:
- la lanzadera de Kay
- la máquina de vapor de Wat
 La industria, el comercio interior y exterior, la banca, las comunicaciones, la bolsa…

Consecuencias del liberalismo

 Nuevos sistemas productivos: maquinismo, especialización, producción a gran
escala, etc.
 El capitalismo: Aparece el asalariado, que se concentra en zonas urbanas
abandonando el campo
 El socialismo, el Marxismo: Das Kapital, el Comunismo
 La doctrina social de la Iglesia: Encíclica Rerum Novarum
 El Sindicalismo
 El intervencionismo del Estado

 Las relaciones laborales

TEORIA DE LOS FACTORES DE HERZBERG

 Factores extrínsecos o higiénicos:

- salario, beneficios sociales, políticas físicas de la empresa, condiciones físicas y
ambientales de trabajo, estilo de dirección, reglamentos internos,
procedimientos, etc.
- Se incentiva si trabajas más
- Consecuencia: insatisfacción o no insatisfacción
 Factores intrínsecos o motivacionales:
- crecimiento individual, autorrealización, reconocimiento profesional, creatividad,
retos, estímulos, etc.

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 - Se incentiva por interés
- Consecuencia: satisfacción o insatisfacción

Motivación de Personas - Motivación de Equipos

 Más del 55% de las personas no se motivan económicamente

 El ser humano tiene muchas dimensiones, el interés económico es sólo una de
ellas
 Otros motivos
- Clima laboral y ambiente de trabajo
- No ser un número: tener responsabilidad y ejercer delegación recibida
- Plan de carrera
- Conciliación vida privada y familiar
- Desarrollo profesional: aprender
- Reconocimiento
 El jefe
- Modelo y ejemplo
 Sentirse miembro de un equipo que consigue éxitos
 Asumir retos conjuntamente y resolverlos
 Tener objetivos nuevos, evitar rutinas
 Cada miembro ejerce funciones para las que es competente = no stress
 Expectativas, futuro profesional, alcanzar objetivos, …
 Aprender de los errores, ser críticos
 Aprender del trabajo de los demás
 Seguridad en lo que se hace
 Cordialidad y apoyo
 El jefe:
- líder y motor
- Delega
- Sabe aflorar lo mejor de cada individuo

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El equipo de proyecto

Ventajas de un equipo para un proyecto en concreto

 Cada miembro conoce su puesto, lo que se espera de él y a los miembros del
equipo
 Los cambios de miembros se hacen de acuerdo a las necesidades del proyecto
 Si alguien no encaja, se autoexcluye
 Un objetivo claro y común, cosa de todos
 El director de proyecto debe hacer una selección exigente, no tiene tiempo de
rectificar, no hay una segunda oportunidad.
 Ejemplo: Concierto de una gran orquesta, todos deben afinar i seguir la batuta, si un
músico falla …

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