PROCEDIMIENTO DE GESTION CSI.GP.

06

GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0

Fecha: 22/10/2018
REUNION DE TRANSFERENCIA Y ARRANQUE Página 1 de 3

1. OBJETIVOS

Esta reunión tiene como objetivos la presentación formal del Proyecto a la organización y el ser Punto de
Control de los procesos de Transferencia 1 y Arranque2, de manera que:

- Se revise el estado del proceso de Transferencia y se comprometan las fechas para llevarlo a cabo de
manera satisfactoria, y
- Se establezcan los compromisos de la Oficina Principal para lograr un Arranque eficaz del Proyecto.

2. DESARROLLO

La Reunión de Transferencia y Arranque es convocada por el Gerente de Operaciones, luego del aviso de
otorgamiento de proyecto y una vez que el responsable del presupuesto haya preparado la presentación. En
general, esta reunión deberá ser convocada a más tardar a las dos primeras semanas de haberse obtenido la
Buena Pro.

El responsable del presupuesto debe preparar la presentación de la Reunión, de acuerdo a la agenda detallada
en el numeral 2.1. En los temas relacionados al estado del Arranque y requerimientos de soporte de la Oficina
Principal, estado de la negociación de Contrato y temas comerciales, se apoyará en el Jefe de Proyecto y en el
encargado comercial para elaborar la presentación correspondiente, tal como se indica en la misma agenda.

Se debe dejar constancia de la reunión de Transferencia y Arranque elaborando el Acta de Reunión de

Transferencia y Arranque, cuyo formato se adjunta. El encargado de elaborar esta acta es el responsable del
Proyecto.

2.1. Agenda

1. Presentación del Proyecto

1.1 Generalidades del Proyecto: cliente, supervisión, alcance, ubicación, etc.
1.2 Datos Básicos del Contrato: tipo, monto, plazos, forma de pago, seguros, fianzas, etc.

2. Aspectos importantes de la Oferta

2.1 Planeamiento
2.1.1 Layout del Proyecto y ubicación de nuestras facilidades.
2.1.2 Frentes de trabajo.
2.1.3 Partidas importantes (por costo, plazo, metrado, etc.).
2.1.4 Facilidades del Proyecto.
2.1.5 Recursos y equipos.
2.1.6 Organigrama.
2.1.7 Cronogramas (plazo, mano de obra, equipos).
2.1.8 Programas administrativos.
2.2 Presupuesto interno (Costo Directo e Indirecto).
2.3 Hoja de Riesgo. (Análisis y Valoración de los Riesgos)
2.4 Riesgos y Oportunidades.
2.5 Proveedores y Subcontratistas considerados.
2.6 Propuesta al Cliente (explicando la modalidad del presupuesto – este presupuesto servirá
en el Proyecto para las valorizaciones).
1 Ver procedimiento PG.04 – Transferencia
2 Ver procedimiento PG.05 – Arranque y Coordinación con la Oficina Principal
 PROCEDIMIENTO DE GESTION CSI.GP.06

GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0

Fecha: 22/10/2018
REUNION DE TRANSFERENCIA Y ARRANQUE Página 2 de 3

2.7 Calificaciones.
2.8 SSOMA

3. Contingencias incluidas en el presupuesto y/o posibles errores presupuestales identificados hasta

ese momento (descuentos no incluidos, MO actualizada no declarada).
4. Puntos críticos de Arranque.
5. Situación del proceso de Transferencia. (responsable: Jefe de Control de Gestión de Proyectos).
6. Temas claves comerciales (ROC). (responsable: área Comercial).
7. Status de la negociación del contrato. (responsable: área Comercial).
8. Estrategia Contractual. (Estrategia Contractual y Gestión del Cliente) (responsable: Jefe de
Proyecto).
9. Definición del Alcance del Modelo de Gestión de Ingeniería 3. (responsable: Jefe de Proyecto).
10. Asignación del Administrador del Contrato4.
(responsable: Jefe de Proyecto/Gerente de Operaciones).

2.2. Asistentes

Asistentes Obligatorios:
 Responsable del presupuesto.
 Jefe de Proyecto.
 Responsables del equipo del Proyecto.
 Gerente de Operaciones.
 Responsable Comercial.
 Jefe o responsable del Área de Control de Gestión de Proyectos

Asistentes Opcionales:
 Gerente General.
 Jefes de Área de Soporte de O.P. (Administración, Finanzas, RRHH, Contabilidad, Equipos, Logística)
– la no asistencia de las gerencias no podrá ser motivo para el incumplimiento de los acuerdos
tomados y responsabilidades asignadas en la Reunión a las Áreas de Soporte.
 Miembros de los Equipos de Presupuestos y/o Ejecución.

3. EVALUACIÓN
3.1. Sponsor de la Reunión

Esta reunión tendrá un responsable o sponsor de evaluar el cumplimiento de los objetivos y de la agenda. Los roles
del Sponsor son los siguientes:

- Fomentar que se lleve a cabo la Reunión en el plazo establecido

- Asegurar que se hayan cumplido las actividades previas a la Reunión
- Asegurar la participación de los Asistentes Obligatorios (si no pueden estar en la reunión,
deberán coordinar su asistencia remota)
- Evaluar el desarrollo de la Reunión
- Cumplir la función de moderador de la Reunión para asegurar cumplimiento de temas y
tiempos
- Asegurar que el Acta sea enviada en no más de tres días culminada la Reunión - Hacer la
evaluación formal de la reunión (ver Formato de Evaluación)

El Sponsor para esta reunión es el jefe de OT.

3 En caso de ser un proyecto EPC
4 En caso de ser un proyecto público
 PROCEDIMIENTO DE GESTION CSI.GP.06

GESTION DE PROYECTOS Revisión: 0

Fecha: 22/10/2018
REUNION DE TRANSFERENCIA Y ARRANQUE Página 3 de 3

3.2. Formato de Evaluación

Para la evaluación, el Sponsor usará el formato de evaluación GP.06.F-03.

3.3. Soporte y seguimiento

El apoyo en la reunión y seguimiento de las evaluaciones estará a cargo del área de Control de Proyectos, por lo que
en la convocatoria a las reuniones se deberá incluir a CGP. Los roles de CGP son los siguientes:

- Apoyar en la revisión de la agenda de la reuniones y contenido de la presentación

- Registrar en una Base de Datos los resultados de la evaluación de las reuniones
- Comunicar los Resultados de las Reuniones
- Elaborar Base de Datos de proyectos para seguimiento de hitos (cumplimiento, plazos,
alertas, comunicación a responsables)

3.4. Matriz de Responsabilidades

GO JP CP RP
1. Convocar a la reunión √
2. Elaborar presentación √
3. Colaborar en la elaboración de la presentación en temas específicos √ √
4. Elaborar el acta √
5. Evaluar la reunión √

GO: Gerente de Operaciones

JP: Jefe de Proyecto
CP: Jefe de Control de Proyectos
RP: Responsable de la Propuesta – Presupuesto.

4. REFERENCIAS Y ANEXOS

5.1. Documentos relacionados

 PG.04 – Transferencia
 PG.05 – Arranque y Coordinación con la Oficina Principal

5.2. Anexos

 PG.04-F02 – Verificación del Proceso de Transferencia

 PG.05-F02 – Coordinación con Áreas de Soporte
 PG.06-F01 – Agenda de Reunión de Transferencia y Arranque
 PG.06-F02 – Acta de Reunión de Transferencia y Arranque
 PG.06-F03 – Evaluación de reunión.