Sunteți pe pagina 1din 16

PROIECT

Managementul organizaţiilor publice

Procesul de informatizare în administraţia publică

Masterand : Ciucanu Carmen Varvara


Universitatea Transilvania
Facultatea de Ştiinţe Economice
Master Bologna Management şi strategii de afaceri
Anul I
Braşov 2009
CUPRINS

Abstract, cuvinte cheie…………………………………………………….…...3


Introducere …………………………………………………………………….4
1.Primăria oraşului Târgu Ocna…………………...…………………………5
2. Procesul de informatizare al primăriei ........................................................6
2.1 Analiza situaţiei existente …………………………………….…………….6
2.2 Strategia de informatizare a primăriei şi obiective ……………….………..7
2.3 Sistemele de tip infochioşc ………...……………….……………………....8
2.4 Efectele informatizarii primăriei Târgu Ocna- cercetare……………………9
3. Concluzii……………………………………………………………………..15
4. Bibliografie…………………………………………………………………..16

2
Abstract

To provide high quality services, public administration is trying to automate the


office activities, entering computers in all units. In this way we can work more easily and
more qualitative. Infochioscurile and Smartcardurile have a very important role in
modernizing public administration.
The engine of the information society is information infrastructure communication which
encompasses, broadly:
• communication infrastructure;
• Computers and software base;
• The information of general interest (nomenclatures, general registers, data banks of
public interest).
In conclusion, the informatisation of public administration has brought benefits to
institutions and citizens. Firstly decreased during data processing, has reduced physical
effort for civil servants and most importantly have increased performance by improving
the quality of information processing productivity. On the other side the citizens would
not be standing in endless queues to be informed and find solutions to specific problems.

Cuvinte cheie : retehnologizare, funţionar public, primărie

3
Introducere

Organizaţiile sectorului public sunt constrânse să îşi schimbe politica interna, să-
şi automatizeze procesele, să devina mai deschise şi mai transparente în relaţia cu
publicul1. Informatizarea administraţiei publice poate părea o noţiune abstractă, mult prea
complexă pentru a fi înţeleasă şi mult prea costisitoare pentru a fi realizată. Pentru
instituţie, în ansamblul ei, apare dificultatea de a-şi schimba integral procedurile şi
regulile atât de bine stabilite de un sistem birocratic. Funcţionarii sunt nevoiţi să-şi
schimbe nu doar stilul de lucru, ci şi instrumentele. Sunt nevoiţi să înveţe lucruri noi, să
adopte tehnologii noi, multi refuzând să revină, în acest fel, pe băncile şcolii.
Informatizarea este răspunsul tuturor întrebărilor şi soluţia tuturor problemelor. În
calitate de cetăţeni, suntem veşnic nemulţumiţi de cozile de la ghişee, de lipsa de
consideraţie pe care ne-o arată funcţionarul, de drumurile nesfârşite la instituţii pentru a
rezolva orice problemă, de birocraţia excesivă, de pierderile de timp. Angajatul este însă
copleşit de numărul enorm de cereri, de procesul greoi de soluţionare a lor, de lipsa unor
instrumente care să economisească timp. Este nervos tocmai din cauza plângerilor
cetăţenilor, a salariului, a problemelor pe care le are. Uniunea Europeană, mass media,
organizaţiile nonguvernamentale sunt profund nemulţumite de lipsa de transparenţă a
instituţiilor. Soluţia la toate aceste probleme este informatizarea- procesul de
retehnologizare a instituţiilor publice2.
Informaţia însăşi constituie un simbol al timpului nostru care necesită instrumente
specifice: computere, telefoane, copiatoare, faxuri etc. Informaţia a devenit una din cele
mai importante resurse strategice pentru toate organizaţiile. Culegerea, procesarea,
transmiterea şi stocarea datelor sunt esenţiale pentru calitatea deciziilor şi finalitatea
acestora. Implementarea tehnologiei informaţionale în organizaţiile din sectorul public
este apreciată ca o oportunitate pentru serviciile guvernamentale care pot deveni astfel
mai eficiente. În accepţiunea lui David Mc. Kewitt, un apreciat specialist în domeniul

1
Prutianu, Ş., Comunicare şi negociere în afaceri, Ed. Polirom, Iaşi, 1998
2
Plumb, I., coord, Managementul serviciilor publice, Biblioteca on-line Academia de Studii Economice,
Bucureşti

4
managementului public, accesul la informaţiile publice conferã transparenţã procesului de
management şi în mod cert susţine dezvoltarea societãţii în ansamblul ei.
În studiul efectuat de specialistul francez Jaques Lesourne, intitulat “Penser la
société d’information” este prezentat un ghid de descifrare a societăţii virtual-
informaţionale pornind de la caracteristicile informaţiei în noul context. Informaţia
devine materia primă de bază a societăţii informaţionale şi sursa principală de modelare a
mentalităţii şi a comportamentelor oamenilor3.

Clasificare JEL - Journal of Economic Literature


Lucrarea de faţă este inclusă conform JEL la A12, deoarece poate fi introdusă în
categoria studiilor care tratează probleme legate de economie, intersectate cu alte
discipline.

1. Primăria oraşului Târgu Ocna

Oraşul Tg-Ocna este situat în judeţul Bacău şi este o staţiune turistică de interes
naţional, atractivă şi accesibilă pentru turişti şi vizitatori.
Compartimentul de Specialitate – Biroul Informatică – al Primăriei oraşului
Tg-Ocna, în contextul legislativ actual privind informatizarea administraţiei publice
locale, şi-a definit propria misiune : " Realizarea Sistemului Informatic Integrat pentru
Managementul Primăriei, conform acquis-ul comunitar în domeniul Tehnologiei
Informaţiei (IT) şi telecomunicaţiilor, interconectat cu Sistemul Electronic Naţional
(SEN), respectând principiile e-guvernare şi e-administraţie referitoare la asigurarea
serviciilor publice şi accesul la informaţii prin mijloace electronice concomitent cu
procedurile tradiţionale"4.
Informatizarea administraţiei publice reprezintă un deziderat perpetuu al mai
tuturor guvernelor ce s-au succedat de la sfârşitul anilor ’90. În acest sens, în anul 2001,
Guvernul României prin Ministerul Administraţiei Publice a elaborat Planul Naţional de
Acţiune „e-Administration” care cuprinde următoarele coordonate:5

3
Androniceanu, A., Management public, Biblioteca on-line, Academia de Studii Economice, Bucureşti
4
www.târguocna.ro
5
www.marketwatch.ro

5
• computerizarea activităţilor desfăşurate în instituţiile publice prin care să se asigure
creşterea eficienţei operaţionale în cadrul organismelor administraţiei centrale şi locale;
• computerizarea serviciilor publice pentru cetăţeni, agenţi economici de la nivelul
administraţiei centrale şi locale.

2. Procesul de informatizare al primăriei

2.1 Analiza situaţiei existente


În momentul de faţă, compartimentul informatic al Primăriei Tg-Ocna are
atribuţiuni legate de:
1.Implementare şi întreţinere programe
a.asigurarea funcţionării aplicaţiilor financiar-contabile
b.administrare aplicaţie de încasare a impozitelor şi taxelor locale (închidere –
deschidere an fiscal, auditare, modificare şi corelare constante fiscale, plăţi electronice) .
c.evaluarea cerinţelor tehnice (fişe de date, documentaţii) în vederea
implementării noilor aplicaţii
2.Suport tehnic şi întreţinere reţea (locală), service echipamente hardware
(imprimante, calculatoare, echipamente reţea)
3.Administrare baze de date şi sisteme server (servere mail, web,firewall, routere,
server plăţi electronice, server închidere – deschidere an fiscal )
Documentele care se elaborează în diferite compartimente sunt prelucrate
individual, sunt accesibile în reţea în funcţie de preferinţele utilizatorului, dar nu sunt
salvate într-o arhivă publică în vederea unor accese ulterioare (utilizatorii preferă stocarea
locală), iar versiunile intermediare nu sunt păstrate. Circulaţia documentelor se face
exclusiv în forma fizică, prin tipărirea şi mutarea acestora prin mape de la un
compartiment la altul. Există fonduri alocate în acest an pentru achiziţionarea unui soft
de management al documentelor, dar este necesara dezvoltarea infrastructurii pe partea de
registratură (reţea, computere, dispozitive profesionale de scanare şi digitizare a
documentelor fizice provenite din afara instituţiei), şcolarizarea funcţionarilor şi dotarea
fiecărui angajat cu echipament de calcul pentru a putea susţine şi implementa sistemul.

6
Din punct de vedere al dotării cu echipamente hardware, există încă birouri ce nu
sunt dotate cu mai mult de 3 echipamente de calcul necesare prelucrării electronice a
datelor, existând însă imprimante de reţea care deservesc toate compartimentele. Datorită
dezvoltării de la an la an, în momentul de faţă se impun schimbarea anumitor
echipamente şi redimensionarea altora pentru a uşura traficului de date.

2.2 Strategia de informatizare a primăriei şi obiective


Principalele obiective ale strategiei privind informatizarea activităţii sunt următoarele:
• creşterea eficienţei activităţii compartimentelor Primăriei prin reducerea timpului
de lucru necesar rezolvării problemelor curente
• acces mai rapid al tuturor funcţionarilor publici din aparatul de lucru al Primăriei
la toate informaţiile necesare
• mai bună transparenţă în actul administrativ faţă de cetăţean
• reducerea costurilor
• creşterea gradului de satisfacţie a cetăţeanului în lucrul cu autorităţile locale.
Primul pas pentru a atinge aceste obiective a constat în achiziţionarea de
calculatoare noi şi performante pe care să poată fi implementate soft-uri şi baze de date
de actualitate care să faciliteze înregistrarea şi arhivarea documentelor cât şi evidenţa şi
updatarea datelor. Etapa imediat următoare constă în instruirea şi formarea personalului
din cadrul instituţiei cu privire la utilizarea corectă şi eficientă a noilor programe.
Pentru administraţia publică se are în vedere crearea de mijloace electronice care
să uşureze procesul de informatizare a structurilor administrative şi a utilizatorilor cu care
acestea intră în contact. Astfel, se au în vedere utilizarea de centre publice de informare
pe cale electronică a cetăţenilor, inclusiv utilizarea de chioşcuri cu ecrane senzitive,
ghişee unice (one-stop-shop), carduri electronice mono sau multifuncţionale, raportări
financiare pe cale electronică, e-mail, pagini web, licitaţii electronice, semnătură digitală,
videoconferinţe, vot electronic etc.

2.3. Sistemele de tip infochioşc

7
Asigurarea unei eficienţe şi transparenţe în activitatea administraţiilor publice a
condus la realizarea unor sisteme de tip infochioşc care facilitează, pe de o parte
informarea cetăţenilor şi a societăţii de afaceri, iar pe de altă parte degrevarea
funcţionarilor publici de o serie de activităţi de rutină. Ele asigură schimbul de informaţii
atât pe plan local cât şi pe plan naţional sau internaţional.
Primăria Tg Ocna a introdus în aprilie 2009 două infochioşcuri. Acestea sunt de fapt
calculatoare situate în diferite locuri ale oraşului şi care pot fi folosite într-un mod foarte
simplu şi gratuit. Astfel, prin simpla atingere a ecranului, poţi accesa informaţii despre
principalele instituţii din oraş, poţi studia ghidul turistic sau modul de organizare al
regiilor autonome. De asemenea, infochişcurile oferă o documentaţie completă în ceea ce
priveşte diverse probleme, cum ar fi construirea unui garaj sau plata taxelor sau a
impozitelor.
Un aspect important de menţionat este faptul că cetăţenii pot adresa întrebări
primarului, viceprimarului şi celor patru direcţii : economică, urbanism, tehnică şi
patrimoniu. În cel mult 15 zile cetăţeanul are şansa să găsească răspunsul la întrebarea pe
care a adresat-o atâta timp cât întrebarea sa a fost pertinenta. Primăria se obligă să trimită
răspuns celor care îşi lasă adresa în acest scop, în cadrul fiecărei direcţii există un
funcţionar care se ocupa cu acest lucru. La rubrica de anunţuri de actualitate publicul mai
are acces la informaţii privind Bugetul Local, legi privind Administraţia Publică şi
impozitele şi taxele locale. De asemenea, informaţii privind activitatea de blocare şi
ridicare a maşinilor precum şi despre lucrări edilitare în execuţie, programul de colectare
a deşeurilor menajere. Infochioşcurile sunt şi o noua metoda de a face publicitate, contra
unor sume mici. Banii astfel obţinuţi se vor folosi pentru amplasarea mai multor astfel de
puncte informative în oraş.

Utilizarea infochioşcurilor asigură:


• crearea şi punerea la dispoziţia cetăţenilor a unui sistem de informare integrat în
domenii de interes social, cultural şi economic;
• familiarizarea cetăţenilor cu informaţia electronică şi crearea mentalităţii
că informaţia este un element de utilitate personală pentru fiecare individ;

8
• apropierea şi implicarea cetăţeanului în actul de guvernare prin acces
electronic facil la informaţii;
• informarea cetăţenilor asupra normelor şi reglementărilor în vigoare,
specifice pentru activitatea administraţiilor fiscale locale;
• informarea cetăţenilor asupra taxelor şi impozitelor locale pe care le
datorează;
• prezentarea documentelor şi etapelor pe care trebuie să le parcurgă
cetăţenii în rezolvarea unei probleme, în conformitate cu legile şi normativele în
vigoare;
• posibilitatea completării on-line a formularelor oficiale;
• posibilitatea actualizării permanente a datelor;
• regăsirea documentelor utile, prin intermediul unei funcţii de căutare;
• prezentarea în mod structurat a informaţiilor pe care le pune la dispoziţia publicului,
astfel încât rezultatul este prezentat utilizatorilor într-o maniera intuitivă, iar
domeniile asociate vor putea fi folosite ca şi criterii de căutare;
• clasificarea datelor din punct de vedere al drepturilor de acces;
• monitorizarea utilizării sistemului, prin colectarea şi raportarea de statistici asupra
modului în care este utilizat.

2.4. Efectele informatizarii primăriei Târgu Ocna- cercetare

Obiectivele cercetării
- identificarea efectelor procesului de informatizare atât asupra angajaţilor cât si
asupra îmbunătăţirii calităţii serviciilor oferite cetăţenilor oraşului;
- identificarea atitudinilor şi parerilor angajaţilor cu privire la introducerea noilor
programe informatice;
Ipoteza cercetării
- presupunem că informatizarea are efecte pozitize asupra sistemului public
administrative.
Metode şi instrumente de lucru folosite în cadrul activităţii de cercetare

9
În alegerea metodelor şi instrumentelor de lucru folosite pentru cunoaşterea
opiniilor şi atitudinilor angajaţilor primăriei am preferat metodele bazate cunoaştere
indirectă, întemeiate pe metoda chestionarului (Anexa 1).
Lotul de subiecţi
S-a stabilit un eşantion care a cuprins un număr de 20 de angajaţi ai Primăriei din
oraşul Tg. Ocna, din toate departamentele, aleşi în mod aleatoriu. Perioada de
monitorizare şi de aplicare a chestionarului a fost de trei zile (1-3 iunie 2009).

Tabel nr. 1. Tabelul de frecvenţa pentru genul persoanelor studiate

Genul Frecvenţa Procent


Masculin 8 40%
Feminin 12 60%

Tabel nr. 2. Tabelul de frecvenţa pentru vârsta persoanelor studiate

Vârsta Frecventa Procent


20-30 ani 4 20%
30- 40 ani 2 10%
40-50 ani 6 30%
50-60 ani 6 30%
60-70 ani 2 10%
Total 20 persoane 100%

Tabel nr. 3. Tabelul de frecvenţa pentru mediul de provenienţă al persoanelor studiate


Mediul Frecvenţa Procent
Urban 13 65%
Rural 7 35%

1. La întrebarea cu nr.1 a chestionarului „Ce procent din activitatea dvs îl reprezintă


lucrul cu calculatorul?” o singură persoană utilizează calculatorul în proporţie de 100%,
alte 7 persoane în proporţie de 75%, 9 persoane în proporţie de 50% şi doar 3 in
proporţie de 25%. Nu a existat nici un subiect care să nu foloseasă calculatorului.

10
Diagram a de structura pentru itemul nr.1

5%
15%

1
35% 2
3
4

45%

1. Programele utilizate cel mai des de către angajaţi sunt Word, Excel, baze de date
pentru evidenţa documentelor, soft-uri de contabilitate.
2. La întrebarea „La ce nivel cunoaşteţi programul cu care lucraţi cel mai des?” 40%
dintre subiecţi cunosc programul foarte bine, 20% bine, 30% sunt la un nivel
mediu si 10% sunt începatori.

Diagrama de structura pentru itemul 2

10%

20% 40%

30%

40 30 20 10

3. La Intrebarea „Consideraţi că a fost necesară achiziţionarea de noi calculatoare în


cadrul Primăriei?” 90% dintre subiecţi sunt de acord că era necesar achiziţionarea
de noi calculatoare şi doar 10% au răspuns negativ.

11
Diagrama de structura pentru Itemul 4

10%

90%

4. La Intrebarea „Consideraţi că programele de instruire din cadrul instituţiei


v-au ajutat în învăţarea noilor soft-uri? “ angajaţii au răspuns : 5% cred că
programele de instruire i-au ajutat în f.mică măsură, 15% în mică măsură, 5%
aşa şi aşa, 50% în mare masură si 25% în f.mare măsură.

Diagrama de structura pentru temul 5

5% 5%

15%
1
2
3
50% 4
5

25%

5. La afirmaţia “Timpul de instruire acordat utilizării noilor programe a fost”


subiecţii au raspuns în proporţie de 65 % că a fost suficient 30% că a fost scurt si
5% f. scurt.

12
Diagrama de structura pentru Itemul 6

5%

30%
1
2
3
65%

6. La întrebarea dacă “Apreciaţi că programele implementate v-au facilitat munca?”


85% au raspuns da, 10% nu si 5 % unele da unele nu.

Diagrama de structura pentru Itemul 7

5%
10%

85%

7. Printre avantajele pe care le-au enumerat angajaţii referitoare la noile programe


se numără:
• Reducerea efortului fizic, inclusiv în prelucrarea manualǎ a datelor;
• Diminuarea efortului intelectual solicitat de diversele operaţii informaţionale;
• Reducerea, prin automatizarea activitǎţilor, a timpului de prelucrare a datelor şi de
transmitere a informaţiilor;
• Creşterea performanţelor prin îmbunǎtǎţirea calitǎţii şi productivitǎţii prelucrǎrii
informaţiei (exactitate, vitezǎ de regǎsire, capacitate ridicatǎ de stocare);

8. Dezavantajele menţionate de angajaţi sunt următoarele:


• Volumul mare de noi informaţii şi cunoştinţe pe care au trebuit sa le asimileze;

13
9. La întrebarea “Pe viitor sunteţi dispuşi să asimilaţi noi programe?” 40% dintre
subiecţi au raspuns afirmativ iar 60% negativ.

În urma aplicării chestionarului se confirmă ipoteza cercetarii cum că implementarea


de noi programe şi achiziţionarea de calcultatore noi are efecte pozitive asupa
calutăţii muncii în primărie, asupra angajaţilor dar si asupra cetaţenilor. Din aanaliza
chestinarului am observat că cei mai receptivi, mai deschişi spre acumularea de noi
informaţii sunt persoanele din mediul urban, cu vărsta cuprinsă între 20-30 ani si 30-
40 de ani atât barbaţi cât si femei.

14
3. Concluzii

Prin termenul de “informatizare” se înţelege procesul de modernizare a sistemelor


de informaţii folosind ICT (informaţia şi tehnologia de comunicaţii). Informatizarea
administraţiilor publice trebuie să sprijine dezvoltarea acestora în sensul creşterii
eficienţei, orientării spre satisfacerea nevoilor cetăţenilor şi întreprinderilor şi dezvoltarea
capacităţilor de implementare a politicilor. Alte obiective importante sunt creşterea
transparenteţei factorilor de decizie şi a posibilităţii de control.
Motivele dezvoltării serviciilor publice electronice (sau e-administrator) pot fi
separate în două categorii, o categorie conectează ITC la asigurarea de informaţii
adiţionale livrate unui public mai larg, cealaltă detaliază capacitatea ITC de a îmbunătăţi
asigurarea serviciilor publice existente.
Administraţia publică trebuie să ia măsurile pentru asigurarea cadrului optim de
desfăşurare a activităţilor pentru satisfacerea cerinţelor celor implicaţi. În aceste condiţii
se impune:
• extinderea şi modernizarea infrastructurii informaţionale naţionale;
• dezvoltarea de aplicaţii şi servicii bazate pe convergenţa tehnologiilor
informaţiei, comunicaţiilor cu media, care să permită informatizări omogene şi
coordonate ale instituţiilor din administraţia publică centrală şi locală;
• îmbunătăţirea serviciilor publice şi realizarea interacţiunii societăţii civile
cu administraţia publică prin mijloace electronice adecvate.
“Eticheta de tehnologie avansata pentru sectorul adnimistrativ poate fi
aplicată oricărui lucru de la editare de text pană la exoticele sisteme decizionale tip
expert.”6

4. Bibliografie
6
Gary, J., Comportament organizaţional, Înţelegerea şi conducerea oamenilor în procesul muncii,
ed.Ecomomică Iaşi, 1998,p.nr.514

15
1. Androniceanu, A., Management public, Biblioteca on-line, Academia de Studii
Economice, Bucureşti
2. Băcanu, B.(2008), Organizaţia publică. Teorie şi management, Ed. Polirom, Iaşi
3. Gary, J.(1998), Comportament organizaţional, Înţelegerea şi conducerea
oamenilor în procesul muncii, ed.Ecomomică Iaşi.
3. Plumb, I., coord, Managementul serviciilor publice, Biblioteca on-line
Academia de Studii Economice, Bucureşti
4. Prutianu, Ş.(1998), Comunicare şi negociere în afaceri, Ed. Polirom, Iaşi
5. www.targuocna.ro
6. www.marketwatch.ro

16